KORESPONDENCJA

HANDLOWA

W

świecie

wolnorynkowej

gospodarki
za obowiązujące uznano te formy,
które okazały się najprostsze i
najbardziej

komunikatywne.

Skutecznemu

i

precyzyjnemu

przeprowadzeniu

wszelkich

operacji

handlowych

i

gospodarczych służą wypracowane
w

wyniku

wieloletnich

doświadczeń formy korespondencji
oraz

charakterystyczna

terminologia.

PRZEDMIOT TRANSAKCJI HANDLOWYCH

PRZEDMIOT TRANSAKCJI HANDLOWYCH

WARUNKI ZAWIERANIA TRANSAKCJI

WARUNKI ZAWIERANIA TRANSAKCJI

HANDLOWYCH

HANDLOWYCH

ETAPY TRANSAKCJI KUPNA-SPRZEDAŻY

ETAPY TRANSAKCJI KUPNA-SPRZEDAŻY

ZASADY SPORZĄDZANIA DOKUMENTACJI

ZASADY SPORZĄDZANIA DOKUMENTACJI

HANDOWEJ

HANDOWEJ

ĆWICZENIA

ĆWICZENIA

W transakcji handlowej występują

zwykle dwie strony:



DOSTAWCA

DOSTAWCA

(

(

czyli sprzedający)

czyli sprzedający)



ODBIORCA

ODBIORCA

(czyli kupujący)

(czyli kupujący)

Korespondencja handlowa poprzedza
zawarcie transakcji kupna-sprzedaży.

Przedmiotem transakcji mogą być towary i
usługi zarówno już istniejące, jaki i te, które
na zamówienie będą wprowadzone do
obrotu rynkowego.

Przedmiotem korespondencji handlowej
określa się wszelkiego rodzaju pisma, jakie
wymieniane są między podmiotami
gospodarczymi, w których:
- prezentuje się towary,
- ustala warunki kupna-sprzedaży,
- określa się warunki dostaw,
- ustala się formy i sposoby płatności
itp.

W korespondencji
handlowej stosuje się:

 dokumenty typowe

sporządzane na
powszednie stosowanych
drukach,
np. faktury, zamówienia,
reklamacja

 pisma sporządzane dla

każdej transakcji na
blankietach
firmowych

Etapy korespondencji
handlowej

I etap

I etap





propozycja kupna-sprzedaży

propozycja kupna-sprzedaży

II etap

II etap





zamówienie towarów lub usług

zamówienie towarów lub usług

III etap

III etap





dostawa towaru

dostawa towaru

IV etap

IV etap





weryfikacja dostaw

weryfikacja dostaw

PROPOZYCJA

KUPNA-SPRZEDAŻY

(I etap)

D
O
S
T
A
W
C
A

O
D

B

I

O

R

C

A

ZAPYTANIE OFERTOWE

LIST REKLAMOWY

OFERTA

ZAMÓWIENIE

(II etap)

D
O
S
T
A
W
C
A

O
D
B
I
O
R
C
A

ZAMÓWIENIE

UMOWA

POTWIERDZENIE ZAMÓWEINIA

LUB ANULOWANIE
ZAMÓWIENIA

DODTAWA TOWARU

(III etap)

D
O

S

T

A

W

C
A

O
D

B

I

O

R

C
A

AWIZO

FAKTURA

DOWÓD PRZYJĘCIA TOWARÓW

PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA
TOWARÓW
LUB USŁUGI

WERYFIKACJA DOSTAW

(IV etap)

D
O

S

T

A

W

C
A

O
D
B

I

O
R
C
A

REKLAMACJA

ODPOWIEDŹ NA

REKLAMACJĘ

ZAPYTANIE OFERTOWE



Sporządza je z reguły odbiorca w sytuacji, kiedy posiada niepełne

Sporządza je z reguły odbiorca w sytuacji, kiedy posiada niepełne

informacje z takich źródeł, jak: wystawa, katalog, ogłoszenie prasowe,

informacje z takich źródeł, jak: wystawa, katalog, ogłoszenie prasowe,

strona www.

strona www.



Wysyłane są bardzo często jednocześnie do wielu firm.

Wysyłane są bardzo często jednocześnie do wielu firm.



Zapytanie ofertowe mogą przybrać różną formę, od zwykłego połączenia

Zapytanie ofertowe mogą przybrać różną formę, od zwykłego połączenia

telefonicznego po rozbudowaną korespondencję.

telefonicznego po rozbudowaną korespondencję.



Jeżeli nadawca nie prowadził dotychczas korespondencji z

Jeżeli nadawca nie prowadził dotychczas korespondencji z

przedsiębiorstwem, do którego kieruje zapytanie ofertowe, wstęp listu

przedsiębiorstwem, do którego kieruje zapytanie ofertowe, wstęp listu

powinien zawierać krótką charakterystykę własnej firmy. Wstępna część

powinien zawierać krótką charakterystykę własnej firmy. Wstępna część

zapytania ofertowego powinna zawierać wzmiankę o pochodzeniu

zapytania ofertowego powinna zawierać wzmiankę o pochodzeniu

informacji o adresacie listu. Można również powołać się na osobę czy

informacji o adresacie listu. Można również powołać się na osobę czy

przedsiębiorstwo, które poleciło nam adresata lub odwołać się do renomy

przedsiębiorstwo, które poleciło nam adresata lub odwołać się do renomy

jego produktów.

jego produktów.



Treść zapytania ofertowego najczęściej zawiera prośbę o: katalogi,

Treść zapytania ofertowego najczęściej zawiera prośbę o: katalogi,

publikacje, cenniki, próbki, wzory towarów, warunki płatności, kosztorysy,

publikacje, cenniki, próbki, wzory towarów, warunki płatności, kosztorysy,

itp.

itp.



Jeżeli powodem wysłania zapytania ofertowego był ogłoszenie prasowe,

Jeżeli powodem wysłania zapytania ofertowego był ogłoszenie prasowe,

w liście powinien znaleźć się tytuł, numer i data wydania czasopisma.

w liście powinien znaleźć się tytuł, numer i data wydania czasopisma.

POWRÓT

POWRÓT

LIST REKLAMOWY



Wysyłany do potencjalnego odbiorcy, informujący ogólnie o

Wysyłany do potencjalnego odbiorcy, informujący ogólnie o

rodzaju działalności, dobrej jakości towaru i usług, dogodnych

rodzaju działalności, dobrej jakości towaru i usług, dogodnych

warunkach

warunkach

i konkurencyjnej cenie.

i konkurencyjnej cenie.



Celem takiego listu jest promocja przedsiębiorstwa, reklama

Celem takiego listu jest promocja przedsiębiorstwa, reklama

towaru lub usługi. Z reguły nie są wysyłane samodzielnie lecz

towaru lub usługi. Z reguły nie są wysyłane samodzielnie lecz

towarzyszy im folder reklamowy. Nie zawierają szczegółów i

towarzyszy im folder reklamowy. Nie zawierają szczegółów i

informacji na temat oferowanego towaru czy usługi. Rolę

informacji na temat oferowanego towaru czy usługi. Rolę

informatora przejmują załączone materiały. Bardzo często

informatora przejmują załączone materiały. Bardzo często

załącza się również gotowy formularz zamówienia.

załącza się również gotowy formularz zamówienia.



List ten nie stanowi wiążącej propozycji kupna-sprzedaży.

List ten nie stanowi wiążącej propozycji kupna-sprzedaży.

POWRÓT

POWRÓT

OFERTA



Jest to wiążąca propozycja sprzedaży lub kupna towarów albo

Jest to wiążąca propozycja sprzedaży lub kupna towarów albo

świadczenia usług na określonych warunkach i w oznaczonym

świadczenia usług na określonych warunkach i w oznaczonym

terminie skierowana do potencjalnych nabywców.

terminie skierowana do potencjalnych nabywców.



W treści oferty należy podać:

W treści oferty należy podać:

- dokładne informacje o oferowanych towarach lub usługach,

- dokładne informacje o oferowanych towarach lub usługach,

np. nazwa, jakość,cena, ilość, opakowanie, itp..

np. nazwa, jakość,cena, ilość, opakowanie, itp..

- warunki i termin dostawy np. „

- warunki i termin dostawy np. „

dostawa na koszt i ryzyko

dostawa na koszt i ryzyko

dostawcy w terminie 7 dni os złożenia zamówienia ...

dostawcy w terminie 7 dni os złożenia zamówienia ...

Dostawa

Dostawa

na kosz i ryzyko odbiorcy w ciągu 14 dni od złożenia

na kosz i ryzyko odbiorcy w ciągu 14 dni od złożenia

zamówienia...”

zamówienia...”

- warunki i termin płatności,

- warunki i termin płatności,

- terminy składania zamówień,

- terminy składania zamówień,

- ilość i częstotliwość dostaw (np. przy dostawach produktów

- ilość i częstotliwość dostaw (np. przy dostawach produktów

spożywczych)

spożywczych)

- termin ważności oferty

- termin ważności oferty



Wyróżnia się następujące rodzaje ofert:

Wyróżnia się następujące rodzaje ofert:

POWRÓT

POWRÓT

.

.

RODZAJE OFERT

OFERTA WIĄŻĄCA

OFERTA WIĄŻĄCA

– posiada termin ważności.

– posiada termin ważności.

OFERTA WYWOŁANA -

OFERTA WYWOŁANA -

jest odpowiedzią na zapytanie

jest odpowiedzią na zapytanie

ofertowe (powinna wówczas zawierać podziękowanie za pismo,

ofertowe (powinna wówczas zawierać podziękowanie za pismo,

a następnie informacje o możliwościach spełnienia życzeń lub

a następnie informacje o możliwościach spełnienia życzeń lub

o braku takich możliwości).

o braku takich możliwości).

OFERTA WARUNKOWA

OFERTA WARUNKOWA

– zawiera warunki, od spełnienia których

– zawiera warunki, od spełnienia których

uzależnione jest zawarcie transakcji, np. uzyskanie licencji

uzależnione jest zawarcie transakcji, np. uzyskanie licencji

eksportowej, pozwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych.

eksportowej, pozwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych.

OFERTA UZUPEŁNIAJĄCA

OFERTA UZUPEŁNIAJĄCA

– zgłaszana już w trakcie

– zgłaszana już w trakcie

negocjacji,

negocjacji,

stanowi rozwinięcie, uzupełnienie lub aktualizację poprzedniej oferty.

stanowi rozwinięcie, uzupełnienie lub aktualizację poprzedniej oferty.

POWRÓT

POWRÓT

ZAMÓWIENIE



To dokument stanowiący zobowiązania odbiorcy do zakupienia

To dokument stanowiący zobowiązania odbiorcy do zakupienia

wymienionych towarów na podanych warunkach oraz do

wymienionych towarów na podanych warunkach oraz do

odbioru towaru i zapłacenia należności.

odbioru towaru i zapłacenia należności.



Zawiera:

Zawiera:

- określenie towaru (usługi), rodzaju, gatunku i ilości,

- określenie towaru (usługi), rodzaju, gatunku i ilości,

- potwierdzenie warunków płatności i dostawy,

- potwierdzenie warunków płatności i dostawy,

- określenie stron transakcji handlowej.

- określenie stron transakcji handlowej.



Zamówienie sporządza się w dwóch egzemplarzach na

Zamówienie sporządza się w dwóch egzemplarzach na

formularzach lub blankietach korespondencyjnych.

formularzach lub blankietach korespondencyjnych.



Podpisuje Główny Księgowy i Dyrektor, ich zastępcy albo

Podpisuje Główny Księgowy i Dyrektor, ich zastępcy albo

uprawnione osoby.

uprawnione osoby.

POWRÓT

POWRÓT

UMOWA O DOSTAWĘ



Sporządzana jest:

Sporządzana jest:

- w formie aktu podpisanego przez dostawcę i odbiorcę na papierze bez nadruku,

- w formie aktu podpisanego przez dostawcę i odbiorcę na papierze bez nadruku,

- przez pisemne potwierdzenie odbiorcy, informując o przyjęciu proponowanych w

- przez pisemne potwierdzenie odbiorcy, informując o przyjęciu proponowanych w

ofercie warunków,

ofercie warunków,

- przez złożenie zamówienia, którego przyjęcie do realizacji zostało potwierdzone na

- przez złożenie zamówienia, którego przyjęcie do realizacji zostało potwierdzone na

piśmie przez dostawcę.

piśmie przez dostawcę.



Umowa zawiera następujące elementy:

Umowa zawiera następujące elementy:

- rodzaj umowy (umowa kupna-sprzedaży, umowa dostawy),

- rodzaj umowy (umowa kupna-sprzedaży, umowa dostawy),

- miejsce i datę spisania lub zawarcia,

- miejsce i datę spisania lub zawarcia,

- informacje o dostawcy i odbiorcy – nazwa, adres i ewentualni pełnomocnicy,

- informacje o dostawcy i odbiorcy – nazwa, adres i ewentualni pełnomocnicy,

- dokładne informacje o przedmiocie umowy – określenie towaru, ilości, jakości,

- dokładne informacje o przedmiocie umowy – określenie towaru, ilości, jakości,

ceny, opakowania, rozmiarów, itp.,

ceny, opakowania, rozmiarów, itp.,

- warunki i termin dostawy – kto i w jakim terminie dostarczy towar, oraz na czyj

- warunki i termin dostawy – kto i w jakim terminie dostarczy towar, oraz na czyj

koszt i czyje ryzyko,

koszt i czyje ryzyko,

- warunki i termin płatności – gotówka, czek, przelew, w jakim terminie,

- warunki i termin płatności – gotówka, czek, przelew, w jakim terminie,

- warunki reklamacji – termin składania, jakie wady, braki, jakie dokumenty są

- warunki reklamacji – termin składania, jakie wady, braki, jakie dokumenty są

wymagane,

wymagane,

- odesłanie w sprawach nieuregulowanych w umowie do odpowiednich przepisów

- odesłanie w sprawach nieuregulowanych w umowie do odpowiednich przepisów

kodeksu cywilnego,

kodeksu cywilnego,

- stwierdzenie, w ilu egzemplarzach umowa została spisana , i ile egzemplarzy

- stwierdzenie, w ilu egzemplarzach umowa została spisana , i ile egzemplarzy

otrzymały strony,

otrzymały strony,

- podpisy stron umowy lub ich pełnomocników/

- podpisy stron umowy lub ich pełnomocników/

POWRÓT

POWRÓT

POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA

ZAMÓWIENIA LUB ANULOWANIE



Sporządza dostawca towaru lub zleceniodawca na formularzu lub

Sporządza dostawca towaru lub zleceniodawca na formularzu lub

blankiecie korespondencyjnym firmowym poprzez:

blankiecie korespondencyjnym firmowym poprzez:

- potwierdzenie na kopii zamówienia, którą się zwraca odbiorcy

- potwierdzenie na kopii zamówienia, którą się zwraca odbiorcy

z adnotacją (

z adnotacją (

datą, pieczątką i podpis

datą, pieczątką i podpis

),

),

- sporządzenie pisma o treści podobnej w adnotacji (

- sporządzenie pisma o treści podobnej w adnotacji (

zamówienie

zamówienie

przyjęto do realizacji data, podpis, pieczęć

przyjęto do realizacji data, podpis, pieczęć

) rozszerzonej

) rozszerzonej

o nr zamówienia, jego datę znak i rodzaj zamówionego

o nr zamówienia, jego datę znak i rodzaj zamówionego

towaru,

towaru,

- poprzez złożenie adnotacji na formularzu druku zamówienia

- poprzez złożenie adnotacji na formularzu druku zamówienia

(data, podpis i pieczęć)

(data, podpis i pieczęć)



Przekazuje się je za pośrednictwem poczty – listem poleconym lub

Przekazuje się je za pośrednictwem poczty – listem poleconym lub

faksem.

faksem.



Anulowanie zamówienia może nastąpić również z ważnych

Anulowanie zamówienia może nastąpić również z ważnych

przyczyn składającego zamówienie.

przyczyn składającego zamówienie.

POWRÓT

POWRÓT

AWIZO



Jest to krótkie zawiadomienie o przygotowaniu do odbioru lub

Jest to krótkie zawiadomienie o przygotowaniu do odbioru lub

o wysyłce towaru. Można je przekazać faksem w formie

o wysyłce towaru. Można je przekazać faksem w formie

telefonogramu.

telefonogramu.



Zawiera:

Zawiera:

- termin i miejsce odbioru towaru,

- termin i miejsce odbioru towaru,

- datę wysyłki towaru,

- datę wysyłki towaru,

- sposób przesłania (rodzaj transportu),

- sposób przesłania (rodzaj transportu),

- numery dokumentów przewozowych.

- numery dokumentów przewozowych.



Sporządza się je na formularzu lub blankiecie

Sporządza się je na formularzu lub blankiecie

korespondencyjnym.

korespondencyjnym.



Ma ona szczególne znaczenie, gdy należy przygotować dużą

Ma ona szczególne znaczenie, gdy należy przygotować dużą

powierzchnię magazynową, transport do rozładunku itp.

powierzchnię magazynową, transport do rozładunku itp.

POWRÓT

POWRÓT

FAKTURA



Jest to dokument zakupu wystawiony przez dostawcę towaru, który jest podatnikiem VAT.

Jest to dokument zakupu wystawiony przez dostawcę towaru, który jest podatnikiem VAT.

Fakturę VAT wystawia się co najmniej w 2 egzemplarzach, przy czym oryginał i kopia muszą być

Fakturę VAT wystawia się co najmniej w 2 egzemplarzach, przy czym oryginał i kopia muszą być

ważnie oznaczone napisami:

ważnie oznaczone napisami:

Oryginał

Oryginał

lub

lub

Kopia

Kopia

.

.



Faktura VAT jest podstawą zapłaty należności. Faktura VAT zawiera podatek VAT liczony wg

Faktura VAT jest podstawą zapłaty należności. Faktura VAT zawiera podatek VAT liczony wg

różnych stawek, w tym podstawowych: 0 %, 7 %, 22 %. Stosowane są też zwolnienia

różnych stawek, w tym podstawowych: 0 %, 7 %, 22 %. Stosowane są też zwolnienia

podmiotowe i przedmiotowe od tego podatku, wtedy obowiązuje jakby dodatkowa stawka, którą

podmiotowe i przedmiotowe od tego podatku, wtedy obowiązuje jakby dodatkowa stawka, którą

oznacza się jako zw. W niektórych przypadkach stosowane są inne, np. spowodowane okresową

oznacza się jako zw. W niektórych przypadkach stosowane są inne, np. spowodowane okresową

obniżką.

obniżką.



Faktura ą powinna zawierać:

Faktura ą powinna zawierać:

- nazwę i adres dostawcy i odbiorcy, ich NIP-y (numer identyfikacji podatkowej),

- nazwę i adres dostawcy i odbiorcy, ich NIP-y (numer identyfikacji podatkowej),

- numer faktury,

- numer faktury,

- miejsce i datę wystawienia,

- miejsce i datę wystawienia,

- numer konta bankowego dostawcy i odbiorcy,

- numer konta bankowego dostawcy i odbiorcy,

- sposób i termin zapłaty,

- sposób i termin zapłaty,

- datę sprzedaży,

- datę sprzedaży,

- informacje o sprzedanym towarze: określenie nazwy towaru, symbol SWW (tylko wtedy, gdy

- informacje o sprzedanym towarze: określenie nazwy towaru, symbol SWW (tylko wtedy, gdy

stawka podatku jest inna niż 22 %), jednostkę miary, cenę jednostkową netto, wartość towaru

stawka podatku jest inna niż 22 %), jednostkę miary, cenę jednostkową netto, wartość towaru

brutto, wartość łączną towaru netto i brutto oraz podatku ą ogółem i wg poszczególnych

brutto, wartość łączną towaru netto i brutto oraz podatku ą ogółem i wg poszczególnych

stawek

stawek

podatku, rodzaj opakowania,

podatku, rodzaj opakowania,

- podpis sprzedawcy,

- podpis sprzedawcy,

- podpis odbiorcy

- podpis odbiorcy

POWRÓT

POWRÓT

DOWÓD PRZYJĘCIA



Jest sporządzany przez odbiorcę w celu faktycznego stwierdzenia

Jest sporządzany przez odbiorcę w celu faktycznego stwierdzenia

zgodności otrzymanej przesyłki z zamówieniem w sytuacji gdy:

zgodności otrzymanej przesyłki z zamówieniem w sytuacji gdy:

- wraz z towarem nie dostarczono żadnych dokumentów,

- wraz z towarem nie dostarczono żadnych dokumentów,

- gdy dostarczono dowód, ale w jednym wykonaniu i po

- gdy dostarczono dowód, ale w jednym wykonaniu i po

potwierdzeniu

potwierdzeniu

na min odbioru towaru, zabiera go przedstawiciel dostawcy.

na min odbioru towaru, zabiera go przedstawiciel dostawcy.



Dowód przyjęcia należy sporządzić co najmniej w 2

Dowód przyjęcia należy sporządzić co najmniej w 2

egzemplarzach.

egzemplarzach.



Przy dostawie towaru w przypadku stwierdzenia braków

Przy dostawie towaru w przypadku stwierdzenia braków

ilościowych, czy jakościowych sporządza się

ilościowych, czy jakościowych sporządza się

protokół

protokół

różnic,

różnic,

który stanowi podstawę do wniesienia reklamacji.

który stanowi podstawę do wniesienia reklamacji.

POWRÓT

POWRÓT

REKLAMACJA



Reklamacja jest to pismo, w którym odbiorca określa swoje zaostrzenia

Reklamacja jest to pismo, w którym odbiorca określa swoje zaostrzenia

i uwagi oraz wysuwa żądania wobec dostawcy.

i uwagi oraz wysuwa żądania wobec dostawcy.



Treść reklamacji składa się z 2 części:

Treść reklamacji składa się z 2 części:

- zgłoszenie uwag i zastrzeżeń do dostarczonego towaru, czyli jego wad

- zgłoszenie uwag i zastrzeżeń do dostarczonego towaru, czyli jego wad

ilościowych lub jakościowych,

ilościowych lub jakościowych,

- zgłoszenie żądań związanych tymi uwagami i zastrzeżeniami, które mogą

- zgłoszenie żądań związanych tymi uwagami i zastrzeżeniami, które mogą

przybierać formę:

przybierać formę:

- przy wadach ilościowych: odstąpienia od umowy, zwrotu

- przy wadach ilościowych: odstąpienia od umowy, zwrotu

dostarczonych i jednocześnie zwrotu zapłaconej sumy, dosłania

dostarczonych i jednocześnie zwrotu zapłaconej sumy, dosłania

w wyznaczonym terminie brakujących towarów,

w wyznaczonym terminie brakujących towarów,

- przy wadach jakościowych: odstąpienia od umowy, wymiany

- przy wadach jakościowych: odstąpienia od umowy, wymiany

towaru wadliwego na wolny od wad, obniżenia ceny towaru

towaru wadliwego na wolny od wad, obniżenia ceny towaru

proporcjonalnie do rodzaju i wielkości wad.

proporcjonalnie do rodzaju i wielkości wad.



Reklamacja, aby była skuteczna, powinna być zawsze dobrze uzasadniona,

Reklamacja, aby była skuteczna, powinna być zawsze dobrze uzasadniona,

tzn. powinna mieć uzasadnienie faktyczne i prawne. Reklamację sporządza

tzn. powinna mieć uzasadnienie faktyczne i prawne. Reklamację sporządza

się zawsze na podstawie protokołu i powołanie się na ten protokół jest

się zawsze na podstawie protokołu i powołanie się na ten protokół jest

najlepszym uzasadnieniem faktycznym. Uzasadnieniem prawnym są warunki

najlepszym uzasadnieniem faktycznym. Uzasadnieniem prawnym są warunki

reklamacji zawarte w umowie kupna –sprzedaży lub inne przepisy które

reklamacji zawarte w umowie kupna –sprzedaży lub inne przepisy które

regulują stosunki pomiędzy dostawcą a odbiorcą, np. kodeks cywilny.

regulują stosunki pomiędzy dostawcą a odbiorcą, np. kodeks cywilny.

POWRÓT

POWRÓT

ODPOWIEDŹ NA

REKLAMACJĘ

Dostawca po otrzymaniu reklamacji

Dostawca po otrzymaniu reklamacji

przyjmuje ją lub odrzuca

przyjmuje ją lub odrzuca

sporządzając pismo zwane odpowiedzią na reklamację. W piśmie tym

sporządzając pismo zwane odpowiedzią na reklamację. W piśmie tym

dostawca ustosunkowuje się do stawianych mu przez odbiorcę

dostawca ustosunkowuje się do stawianych mu przez odbiorcę

zarzutów.

zarzutów.



Jeżeli szkoda nastąpiła z winy przewoźnika, do niego kieruje się

Jeżeli szkoda nastąpiła z winy przewoźnika, do niego kieruje się

żądania. Jeżeli zaś przesyłka była ubezpieczona, to w takim przypadku

żądania. Jeżeli zaś przesyłka była ubezpieczona, to w takim przypadku

za szkody w transporcie odpowiada właściwy zakład ubezpieczeń.

za szkody w transporcie odpowiada właściwy zakład ubezpieczeń.

POWRÓT

POWRÓT

PRZYJĘCIE REKALMACJI



Uwzględnienie reklamacji powoduje spełnienie na koszt

Uwzględnienie reklamacji powoduje spełnienie na koszt

dostawcy żądań odbiorcy – o czym niezależnie od

dostawcy żądań odbiorcy – o czym niezależnie od

wykonania żądania , powiadamia się w formie

wykonania żądania , powiadamia się w formie

pisemnej.

pisemnej.

POWRÓT

POWRÓT

ODRZUCENIE

REKALMACJI



Odrzucenie reklamacji może nastąpić z przyczyn

Odrzucenie reklamacji może nastąpić z przyczyn

merytorycznych, kiedy dostawca uważa zarzuty za

merytorycznych, kiedy dostawca uważa zarzuty za

bezzasadne lub formalnych, jeżeli odbiorca przy

bezzasadne lub formalnych, jeżeli odbiorca przy

wnoszeniu reklamacji nie dopełnił niezbędnych

wnoszeniu reklamacji nie dopełnił niezbędnych

formalności np. nie dołączył protokołu przyjęcia

formalności np. nie dołączył protokołu przyjęcia

towaru, przesłał reklamację zbyt późno.

towaru, przesłał reklamację zbyt późno.

POWRÓT

POWRÓT

KORESPONDENCJA

DOTYCZĄCA PŁATNOŚCI



Pisma te mogą wysyłać obydwie strony, zarówno dostawca jaki i

Pisma te mogą wysyłać obydwie strony, zarówno dostawca jaki i

odbiorca towaru.

odbiorca towaru.



Powodem dodatkowej korespondencji są często braki informacji

Powodem dodatkowej korespondencji są często braki informacji

np. nr NIP, podpisu, nieczytelnie wpisane dane oraz dodatkowa prośba.

np. nr NIP, podpisu, nieczytelnie wpisane dane oraz dodatkowa prośba.



Przykłady pism:

Przykłady pism:

- zawiadomienie o wystawieniu faktury i prośba o zwrot podpisanej

- zawiadomienie o wystawieniu faktury i prośba o zwrot podpisanej

kopii,

kopii,

- prośba o uregulowanie należności,

- prośba o uregulowanie należności,

- prośba o przysłanie upoważnienia,

- prośba o przysłanie upoważnienia,

- potwierdzenie otrzymania faktury,

- potwierdzenie otrzymania faktury,

- prośba o korektę faktury,

- prośba o korektę faktury,

- prośba o uzupełnienie faktury,

- prośba o uzupełnienie faktury,

- potwierdzenie zwrotu niewłaściwe wystawionej faktury,

- potwierdzenie zwrotu niewłaściwe wystawionej faktury,

- zawiadomienie o korekcie faktury

- zawiadomienie o korekcie faktury

POWRÓT

POWRÓT

PROTOKÓŁ

PRZYJĘCIA TOWARU



Jest sporządzany przez odbiorcę w celu stwierdzenia zgodności

Jest sporządzany przez odbiorcę w celu stwierdzenia zgodności

przesyłki z zamówieniem lub wykryciem ewentualnych braków

przesyłki z zamówieniem lub wykryciem ewentualnych braków

czy wad towaru. Protokół sporządza się komisyjnie w 3

czy wad towaru. Protokół sporządza się komisyjnie w 3

egzemplarzach.

egzemplarzach.



W przypadku stwierdzenia niezgodności, stanowi podstawę do

W przypadku stwierdzenia niezgodności, stanowi podstawę do

wniesienia reklamacji.Sporządza się go również w razie

wniesienia reklamacji.Sporządza się go również w razie

zagubienia lub uszkodzenia przesyłki podczas transportu.

zagubienia lub uszkodzenia przesyłki podczas transportu.



W protokole podaje się:

W protokole podaje się:

- od kogo towar otrzymano,

- od kogo towar otrzymano,

- dokładny opis towaru,

- dokładny opis towaru,

- stwierdzone braki lub wady towaru,

- stwierdzone braki lub wady towaru,

- uzasadnienie odmowy przyjęcia towaru,

- uzasadnienie odmowy przyjęcia towaru,

- ewentualne propozycje dotyczące postępowania

- ewentualne propozycje dotyczące postępowania

reklamacyjnego.

reklamacyjnego.



Wymaga on akceptacji upoważnionej

Wymaga on akceptacji upoważnionej

osoby.

osoby.

POWRÓT

POWRÓT