Dyrekcja i

Administracja

w Hotelu

Zadania wypełniane przez

administrację hotelową oraz

ilość zatrudnionych w niej

osób jest uzależniona od

wielkości hotelu i jego

położenia.

W skład administracji w dużym obiekcie hotelarskim

mogą wchodzić:

sekretariat hotelu,

dział ekonomiczny,

dział personalny (kadr i szkoleń),

dział marketingu,

dział zaopatrzenia,

dział konserwacji,

dział audytu (controllingu),

dział lub stanowisko ds. BHP i ppoż.,

dział ochrony,

komórka inwestycyjno-remontowa,

–

stanowiska specjalistyczne, np. informatyk, radca prawny.

Na czele admini stracji hotelowej stoi główny dyrektor, któremu

podlegają zastępcy:

ds. eksploatacji,

ds. osobowych,

ds. finansowych i marketingu (główny księgowy).

Dyrektorowi podlega

również :

sekretariat oraz pracownicy zatrudnieni

do prowadzenia spraw kadrowo-

płacowych, kontroli wewnętrznej i

szkoleń, radca prawny, specjaliści: ds.

BHP i przeciwpożarowych, informatycy,

zaopatrzeniowcy i inni w zależności od

potrzeb. W czasie nieobecności

dyrektora jego obowiązki pełni

wyznaczony przez niego zastępca.

Dyrektor hotelu

Zatwierdza i podpisuje wszelkie polecenia, zarządzenia,

regulaminy oraz pisma dotyczące spraw osobowych

pracowników hotelu.

Ustala organizację wewnętrzną hotelu i określa zasady

współpracy poszczególnych dzia łów.

Kieruje polityką kadrową hotelu.

Rozpatruje skargi pracowników.

Współpracuje ściśle ze swoimi zastępcami, którzy sprawują

bezpośredni nadzór nad poszczególnymi działami

organizacyjnymi hotelu, za które są odpowiedzialni.

1.Organizacja

pracy

sekretariatu

hotelu

Jest on usytuowany bezpośrednio przed wejściem

do gabinetu dyrektora hotelu.

Zadania:

obsługa korespondencji hotelowej

przyjmowanie i łączenie telefonów,

dbanie o właściwy przepływ informacji przez komunikowanie się bezpośrednio lub

pośrednio ze wszystkimi zespołami hotelu,

gromadzenie i przechowywanie informacji związanych z funkcjonowaniem hotelu w

formie akt,

pośredniczenie i organizacja spotkań z pracownikami firmy oraz osobami spoza

hotelu, przygotowanie i obsługa konferencji, zebrań i odpraw, przyjmowanie

interesantów i załatwianie niektórych spraw,

uczestniczenie w planowaniu prac dyrektora, gromadzenie i przygotowy wanie

niezbędnych materiałów, załatwianie spraw dotyczących jego podróży służbowych

zapisywanie dyktowanych pism, w razie potrzeby dokonywanie tłumaczeń,

prowadzenie kontroli wszystkich terminów dyrektora oraz dat ważnych z punktu

widzenia funkcjonowania hotelu

samodzielne przygotowywanie i prowadzenie korespondencji z kontrahentami,

bieżąca obsługa urządzeń biurowych, prowadzenie rejestru skarg i pochwał,

współpraca z działem marketingu przy organizacji targów branżowych, dni

promocyjnych oraz innych imprez turystycznych i hotelarskich.

2. Dział

ekonomiczny

(finansowo-

księgowy)

Zastępca dyrektora ds. finansowych lub głów

ny księgowy

, któremu podlegają:

dział rachunkowości (księgowości),

dział finansowy,

dział rozliczeń i kalkulacji cen.

Zastępca dyrektora ds. finansowych lub

główny księgowy

odpowiada za:

planowanie gospodarki finansowej hotelu,

prowadzenie sprawozdawczości finanso wej i

ekonomicznej oraz wewnętrzną kontrolę

finansową,

określa zasady obiegu dokumentów

finansowych i prawidłowości ich

wypełniania,

prowa dzi rachunkowość hotelu zgodnie z

obowiązującymi przepisami skarbowymi i po

datkowymi,

organizuje wstępną i wtórną kontrolę

wewnętrzną w ho telu.

Zadaniem działu

rachunkowości jest

prowadzenie ewidencji i rozliczeń usłu gowej

działalności gospodarczej prowadzonej przez

hotel (mający formę organiza cyjno-prawną i

określony majątek) zgodnie z obowiązującymi

przepisami oraz pro wadzenie ksiąg

inwentaryzacyjnych majątku hotelowego.

sytuacji konieczności wymiany mebli, sprzętów

lub urządzeń technicznych konieczne jest

powołanie komisji likwidacyjnej, a następnie

sporządzenie protokołu likwidacji. .

Dział finansowy odpowiada

wszelkie rozliczenia i operacje finansowe

hotelu z kontrahentami krajowymi i

zagranicznymi: kasowe (złotowe i walutach

obcych), bankowe (przedpłaty, zaliczki,

przelewy, zaciąganie i spłata kredytów,

lokowanie oszczędności itp.),

reguluje również wszelkie bieżące płatności

stałe i zmienne (za media, surowce, towary

żywnościowe i nieżywnościowe, opłaty

licencyjne, abona mentowe, sieciowe itp.).

Dział rozliczeń i kalkulacji

cenowych

zajmuje się:

realizacją w praktyce opra cowanych

w dziale marketingu strategii

cenowych odnośnie do wszystkich

usług świadczonych przez hotel

(noclegowych, gastronomicznych i

innych dodatkowych).

3. Dział

personalny (kadr

i szkoleń)

Na czele stoi zastępca dyrektora ds. osobowych lub

kierownik działu personalnego, który:

koordynuje całokształt spraw

związanych z polityką zatrudnienia i

płac,

odpowiada za przestrzeganie

przepisów prawa pracy,

planuje organizację szkoleń, praktyk,

staży, wyznacza do prowadzenia

szkoleń odpowiednich pracowni ków lub

zleca je firmom zewnętrznym.

Zadania działu:

planowanie zatrudnienia pod względem ilościowym, kwalifikacji, doświadczenia

zawodowego, umiejętności praktycznych oraz cech charakteru pracownika,

doradzanie w zakresie rekrutacji i zatrudnienia, prowadzenie rekrutacji i selekcji

personelu,

organizowanie szkoleń wewnątrz i zewnątrz zakładowych i rozwijanie kadr,

motywowanie pracowników, ocena pracowników,

wynagradzanie

prowadzenie dokumentacji dotyczącej spraw osobowych i płacowych pracowników

hotelu

opracowywanie planów urlopowych i nadzór nad ich realizacją, analizowanie prac

wykonywanych w hotelu za pomocą różnych środków, celem stworzenia dokładnych

opisów stanowisk, zadań i systemów klasyfikacji zawodowej,

planowanie karier poszczególnych pracowników,

przeprowadzanie okresowych badań opinii pracowników i ich zadowolenia z pracy,

planowanie imprez integracyjnych dla pracowników, ich rodzin i dzieci,

sporządzanie wymaganej ewidencji i sprawozdawczości z zakresu swoich zadań,

przeprowadzanie przeglądów i ocen kadrowych.

4.Dział

zaopatrzenia

Zaopatrzenie jest procesem

planowania i realizowania

dostaw surowców do pro

dukcji, materiałów i

wyposażenia.

Celem procesu zaopatrzenia jest

zapewnienie

ciągłości funkcjonowania zakładu hotelarskiego.

Zadania:

ustalanie na specjalnych drukach ilości materiałów,

surowców i wyposażenia oraz pożądanej częstotliwości

zakupów w porozumieniu z innymi działami w hotelu,

wybór właściwych dostawców lub miejsca zakupu

składanie zamówień i podpisywanie umów na dostawę

wyszczególnionych artykułów o odpowiedniej, wymaganej

jakości, w określonym terminie i po określonej cenie,

organizacja dostaw i formy transportu,

opracowywanie planów zaopatrzenia,

prowadzenie ewidencji i kontroli zaopatrzenia pod

względem kosztowym.

Magazyny

Magazyny produktów

żywnościowych

dzielimy na:

napojów - z wydzielonymi pomieszczeniami dla

alkoholi: piwa butelkowego, win białych, wódek i wód

mineralnych z temperaturą 8-10°C, win czerwonych

(15-18°C), piwa beczkowego (3-7°C), napojów

bezalkoholowych (do 15°C),

produktów suchych - z temperaturą 10-15°C,

wilgotnością 50-65%, warzyw, ziemniaków i owoców

- suche, dobrze wietrzone z temperaturą 6-8°C,

chłodnicze - zespół komór chłodniczych

przeznaczonych do przechowy wania łatwo psujących

się artykułów, z zakresem temperatur chłodniczych

(-2 do +4° C) i zamrażalniczych (-18 do -24° C).

Magazyny artykułów

nieżywnościowych

dzielimy

na:

materiałów i wyposażenia

technicznego (części zamiennych,

mebli itp.), środków czystości i

chemicznych,

bielizny (pościelowej, stołowej, ubrań

pracowniczych) - brudnej i czystej,

zastawy stołowej i platerów,

opakowań itp.

5.Komórka ds.

konserwacji,

remontów i

inwestycji

Zakres funkcjonowania

komórki ds. konserwacji i

remontów obejmuje:

–

opracowywanie planów konserwacji i remontów.

–

opracowywanie instrukcji oraz prowadzenie szkoleń personelu

w zakresie prawidłowej obsługi urządzeń mechanicznych,

–

dokonywanie odbioru technicznego nowych urządzeń,

–

prowadzenie systematycznych przeglądów i konserwacji

wszystkich pomieszczeń, urządzeń i instalacji w hotelu,

–

realizację remontów bieżących,

–

drobne prace malarsko-budowlane,

–

nadzór i odbiór techniczny nad remontami zlecanymi firmom

zewnętrz nym,

prowadzenie garażu i warsztatów samochodowych

zarówno dla potrzeb hotelu, jak i gości oraz

zarządzanie taborem samochodowym

przedsiębiorstwa

6.Marketing i

reklama

Podlegają im :

dział handlowy

dział reklamy

public relations.

Do zadań specjalisty ds.

marketingu w hotelu

należą:

analiza i doradzanie w sposobach zbytu przez dostarczanie

produktów i usług w miejscu i czasie, kształtowanie

poziomu efektywności gospodarowania

zbieranie i weryfikacja informacji rynkowych;

analiza zmian popytu i podaż na usługi hotelu w czasie, z

uwzględnieniem zjawiska sezonowości;

analiza współzależności zjawisk ekonomicznych przy

szacowaniu popytu na usługi hotelarskie;

badanie czynników wpływających na popyt i podaż;

analiza otoczenia hotelu pod względem zmian w nim

zachodzących oraz ich wpływu na funkcjonowanie hotelu;

analiza efektywności działań hotelu w różnych układach

organizacyjnych i czasowych;

organizacja akcji promocyjno-reklamowych.

Dział handlowy:

przygotowanie ofert dotyczących sprzedaży miejsc

noclegowych i usług im towarzyszących (gastronomia,

turystyka);

współpraca z recepcją, działem rezerwacji i kasą w zakresie

obsługi gości;

współpraca z osobami odpowiedzialnymi za organizowanie

konferencji

realizacja umów z kontrahentami krajowymi i zagranicznymi

i ich nadzorowanie;

ustalenie zasad naliczania prowizji za rezerwacje dla biur

podróży; współpraca w zakresie przygotowania i realizacji

reklamy obiektu;

organizowanie, kierowanie i kontrolowanie pracy działu

marketingu, rezerwacji, stanowiska ds. reklamy i public

relations.

Public relations

opracowanie i realizacja planów reklamy obiektu;

przygotowanie materiałów i druków reklamowych

organizowanie reklamy obiektu w środkach

masowego przekazu; współudział w imprezach,

które przygotowuje hotel

zaopatrzenie hotelu w wydawnictwa reklamowe

(foldery, prospekty, mapy, wizytówki, pocztówki

itp.);

przygotowanie tekstów i artykułów reklamowych

do pism branżowych; badanie opinii klientów

hotelu co do jakości obsługi i postrzegania

wizerunku hotelu.

7.Komórka ds.

audytu

wewnętrznego i

controllingu

Audyt

- (ang. audit) jest to szczegółowa analiza

działalności danej organizacji, prowadzona przez

specjalistów w celu ujawnienia ewentualnych

problemów czy nieprawidłowości w jej

funkcjonowaniu. Audyt może dotyczyć każdego

aspektu funkcjonowania firmy.

Controlling organizacyjny

to system wzajemnie

powiązanych przedsięwzięć służących

wewnętrznemu systemowi kierowania i kontroli,

zorientowanemu na osiągnięcie planowanego przez

hotel celu.

Elementy podlegające

kontroli:

utrzymanie standardów hotelowych,

spełnianie wymagań kategoryzacyjnych,

jakość, poziom i kultura obsługi gości

hotelowych,

obecność w pracy kadr, wydajności pracy,

stosowanie i znajomość przepisów

przeciwpożarowych, sanitarnych i BHP,

sposobu wykorzystywania przez osoby

podległe uprawnień i wykonywania

obowiązków.

8. Samodzielni

specjaliści

Specjalista-informatyk:

administrowanie siecią i bazami danych,

sprawowanie nadzoru nad zainstalowanym w

hotelu oprogramowaniem hotelowym,

archiwizacja wszelkich niezbędnych informacji,

utrzymywanie kontaktów z firmami

informatycznymi - twórcami oprogramowania

zainstalowanego na wszystkich komputerach w

hotelu,

pisanie prostych programów wspomagających

pracę wybranych osób,

opracowywanie i aktualizacja wiadomości na

stronie www hotelu.

Specjalista-ogrodnik:

pielęgnacja roślin uprawianych

metodami tradycyjnymi w

doniczkach, na rabatach czy

klombach lub metodą uprawy

hydroponicznej,

utrzymanie w czystości i odśnieżanie

dróg dojazdowych i chodników w

pobliżu hotelu.

Dziękujemy.

Magda Zakrzewska

Dariusz Murzynowski

Kl. ll TH

Document Outline

Slide 1
Slide 2
Slide 3
Slide 4
Slide 5
Slide 6
Slide 7
Slide 8
Slide 9
Slide 10
Slide 11
Slide 12
Slide 13
Slide 14
Slide 15
Slide 16
Slide 17
Slide 18
Slide 19
Slide 20
Slide 21
Slide 22
Slide 23
Slide 24
Slide 25
Slide 26
Slide 27
Slide 28
Slide 29
Slide 30
Slide 31
Slide 32
Slide 33
Slide 34
Slide 35
Slide 36

Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
PodziÄkowanie dyrekcji hotelu za przygotowaie imprezy
Podziekowanie dyrekcji hotelu z Nieznany
Zarządzanie w Administracji Publicznej Rzeszów właściwe
Umowy cywilnoprawne w administracji (1)
Elementy prawa prawo administracyjne
Organy administracji do spraw ochrony środowiska
Umowy cywilnoprawne w administracji (7)
historia administracji absolutyzm oświecony
Doradztwo administracyjno prawne
PRAWO DO DOBREJ ADMINISTRACJI 2
i 14 0 Pojecie administracji publicznej

więcej podobnych podstron

Dyrekcja i Administracja w Hotelu

Document Outline