Ochrona informacji niejawnych
Sposoby oznaczania
informacji niejawnych
Ochrona informacji niejawnych
Sposoby oznaczania
informacji niejawnych
Ochrona informacji niejawnych
1. Dokument nieelektroniczny utrwalony w
formie pisma oznacza się w następujący
sposób:
1/ na każdej stronie umieszcza się:
• na środku, jako pierwszy element w
nagłówku strony, klauzulę tajności,
• numer egzemplarza, a w przypadku gdy
dokument
wykonano
w
jednym
egzemplarzu, napis „egz. pojedynczy”
Ochrona informacji niejawnych
• sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają
się:
o literowe oznaczenie jednostki lub komórki
organizacyjnej,
o symbol oznaczenia klauzuli tajności,
o numer,
pod
którym
dokument
został
zarejestrowany, i rok rejestracji, a także, w
zależności
od
potrzeb,
inne
oznaczenia
ułatwiające
ustalenie
miejsca
wykonania
dokumentu lub też jego przynależność do
określonej sprawy,
Ochrona informacji niejawnych
•
numer strony oraz liczbę stron całego
dokumentu,
•
na środku, jako ostatni element w stopce
strony, klauzulę tajności;
2. Na pierwszej stronie umieszcza się
również:
•
nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej,
•
nazwę miejscowości i datę podpisania
dokumentu,
Ochrona informacji niejawnych
• w przypadku dokumentu, któremu
nadano bieg korespondencyjny, imię i
nazwisko lub nazwę stanowiska
adresata, a w przypadku wielu
adresatów dopuszcza się możliwość
umieszczenia
jedynie
adnotacji
„adresaci według rozdzielnika";
Ochrona informacji niejawnych
3/ na ostatniej stronie pod treścią umieszcza
się również:
• liczbę załączników,
• liczbę stron lub innych jednostek miary
wszystkich załączników lub informację
określającą rodzaj załączonego materiału i
jego odpowiednią jednostkę miary,
• klauzulę tajności załączników wraz z
numerami
pod
jakimi
zostały
zarejestrowane oraz liczbę
Ochrona informacji niejawnych
stron każdego załącznika lub informację
określającą rodzaj załączonego materiału
i jego odpowiednią jednostkę miary,
• w przypadku gdy adresatowi wysyła się
inną liczbę załączników niż pozostawia w
aktach, dodatkowo napis „tylko adresat”
– jeżeli załączniki mają być przekazane
adresatowi bez pozostawiania w aktach,
lub napis „do zwrotu” – jeżeli załączniki
mają zostać zwrócone nadawcy,
Ochrona informacji niejawnych
• stanowisko oraz imię i nazwisko lub inne
oznaczenie wskazujące osobę uprawnioną
do jego podpisania,
• liczbę wykonanych egzemplarzy,
• adresatów poszczególnych egzemplarzy albo
adnotację „adresaci według rozdzielnika",
• dyspozycję
„ad
acta"
w
przypadku
egzemplarza
pozostającego
w
aktach
nadawcy,
• imię i nazwisko wykonawcy dokumentu.
Oznaczanie dokumentu niejawnego
TAJNE
STAROSTWO POWIATOWE
W KRAKOWIE
VB – 0375/11
Egz. nr 2
Kraków, 22 luty 2012
r.
„Podlega ochronie do
31.10.2012 r.”
„Wykonanie odpisu tylko
za pisemną zgodą
nadawcy”
Oznaczanie dokumentu niejawnego
MAŁOPOLSKI URZĄD
WOJEWÓDZKI
WYDZIAŁ BEZPIECZEŃSTWA
Pan Jan Jasiński
ul. Basztowa 22
30-433 KRAKÓW
Dotyczy: kwalifikacji wojskowej
Oznaczanie dokumentu niejawnego
TAJNE
VB-0375/12 Egz.
nr 2
Treść pisma
Str. 2/3
TAJNE
Oznaczanie dokumentu niejawnego
TAJNE
VB -0375/12 Egz.
nr 2
Treść pisma
Załączniki – 2 na 2 str.
Zał. nr 1 – Tajne – DEWD -0235/12 na 1 str. – tylko adresat
Zał. nr 2 - Tajne - DEWD -0236/12 na 1 str. – tylko
adresat
STAROSTA
mgr Jan KOWALSKI
Wykonano w 2 egzemplarzach
Egz. nr 1 – adresat
Egz. nr 2 – a/a
Sporządził i wykonał P. Śliwa (tel. 123542)
Str. 3/3
TAJNE
Ochrona informacji niejawnych
2. Dokument elektroniczny oznacza się w ten
sposób, że jego metryka zawiera następujące
informacje:
• klauzulę tajności;
• sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają
się:
o klauzula tajności,
o sygnatura literowo-cyfrowa (j.w.),
o data rejestracji dokumentu,
Ochrona informacji niejawnych
• w przypadku dokumentu, któremu
nadano
bieg
korespondencyjny,
wskazanie adresatów przez podanie
imion i nazwisk lub nazw ich stanowisk;
• klauzule tajności załączników wraz z
numerami,
pod
jakimi
zostały
zarejestrowane;
• stanowisko, imię i nazwisko osoby
uprawnionej do podpisania dokumentu
Ochrona informacji niejawnych
• imię i nazwisko lub inne
oznaczenie
wskazujące
wykonawcę dokumentu;
• nazwę nadaną dokumentowi lub
określenie,
czego
dokument
dotyczy.
Ochrona informacji niejawnych
Na dokumencie nieelektronicznym
można zamieścić dyspozycję dotyczącą:
• braku zgody na kopiowanie lub tłumaczenie
części albo całości dokumentu;
• braku zgody na udzielanie informacji o
treści dokumentu;
• określenia daty lub wydarzenia, po którym
nastąpi zniesienie lub zmiana klauzuli
tajności całości lub części dokumentu.
Ochrona informacji niejawnych
Na dokumencie
nieelektronicznym
stanowiącym
załącznik
na
pierwszej
stronie
umieszcza się dodatkowo informację:
„Załącznik nr ... do dokumentu nr... z
dnia ...".
Ochrona informacji niejawnych
Jeżeli wraz z dokumentem przesyła się
załączniki zawierające informacje niejawne, to:
• dokument oznacza się klauzulą nie niższą niż
najwyższa klauzula tajności załączników;
• na dokumencie - jeżeli po trwałym odłączeniu
załączników, dokument jest jawny albo jego
klauzula tajności jest inna - na każdej stronie
pod numerem egzemplarza umieszcza się
adnotację o jego jawności albo tajności po
odłączeniu załączników.
Ochrona informacji niejawnych
Utrwalanie informacji niejawnych
w formie dźwięku lub obrazu
poprzedza się i kończy informacją o
nadanej klauzuli tajności, o ile
istnieją takie możliwości.
Ochrona informacji niejawnych
Na trwałe oprawionych zbiorach
dokumentów,
rejestrach,
książkach,
broszurach
i
reprodukcjach
klauzule
tajności
umieszcza się pośrodku, na górze i na
dole zewnętrznych ścianek okładki
oraz - jeżeli jest - na stronie tytułowej.
Ochrona informacji niejawnych
Oznaczenia zniesienia klauzuli tajności
na dokumencie nieelektronicznym utrwalonym
w formie pisma dokonuje się następująco:
• skreśla
się
wszystkie
dotychczasowe
oznaczenia znoszonej klauzuli tajności;
• nad pierwszym w kolejności skreślonym
oznaczeniem klauzuli tajności umieszcza się
napis „Zniesiono klauzulę tajności" oraz datę,
podpis, imię i nazwisko osoby dokonującej
tych adnotacji oraz podstawę jej dokonania.
Ochrona informacji niejawnych
Oznaczenia zmiany klauzuli tajności na
dokumencie nieelektronicznym utrwalonym w formie
pisma, dokonuje się następująco:
• skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia
klauzuli tajności;
• nad skreślonymi oznaczeniami umieszcza się nowe;
• nad pierwszym w kolejności skreślonym oznaczeniem
klauzuli tajności umieszcza się datę, podpis, imię i
nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę
dokonującą tych adnotacji oraz wskazuje się podstawę
dokonania tej czynności.
Ochrona informacji niejawnych
Na
dokumencie
nieelektronicznym
wytworzonym w wyniku kopiowania
lub tłumaczenia umieszcza się:
• w przypadku kopii - na pierwszej
stronie sygnaturę literowo-cyfrową
pisma,
• w pozostałych przypadkach – wszystkie
odpowiednie oznaczenia,
Ochrona informacji niejawnych
• na wszystkich stronach:
o w przypadku kopiowania napis
„Wydruk", „Kopia", „Odpis", „Wyciąg"
albo „Wypis",
• w przypadku tłumaczenia napis
„Tłumaczenie z języka (nazwa języka)"
oraz podpis, imię i nazwisko lub inne
oznaczenie wskazujące osobę
dokonującą tłumaczenia;
Ochrona informacji niejawnych
• na ostatniej stronie w przypadku
kopiowania dodatkowo potwierdzenie
zgodności z oryginałem zawierające:
o napis „Za zgodność",
o odcisk pieczęci z nazwą jednostki lub
komórki organizacyjnej, w której
wytworzono dokument,
Ochrona informacji niejawnych
o liczbie
egzemplarzy
dokumentu wytworzonego,
o dacie
wytworzenia
dokumentu,
o numerze,
pod
jakim
wytworzony dokument został
zarejestrowany.
Ochrona informacji niejawnych
Informacje niejawne przekazane przez
organizacje
międzynarodowe
lub
inne
państwa
na
podstawie
umów
międzynarodowych oznacza się polskim
odpowiednikiem
posiadanej
klauzuli
tajności:
•Top secret –
Ściśle tajne
•Secret –
Tajne
•Confidential -
Poufne
•Restricted
- Zastrzeżone.