Instrukcja kancelaryjna

wykaz akt

Instrukcja kancelaryjna

• Instrukcja kancelaryjna – przepisy

normujące zasady i tryb wykonywania
czynności kancelaryjnych oraz
postępowania z aktami do momentu
przekazania ich do archiwum

• Cel tworzenia instrukcji kancelaryjnej
• Jednostki zobowiązane do posiadania

instrukcji kancelaryjnej

Instrukcja kancelaryjna

• Instrukcja kancelaryjna określa:

– System kancelaryjny
– Obieg akt (elektroniczny i klasyczny)
– Zasady przyjmowania i przesyłania pism
– Odbiór i wysyłanie korespondencji
– Rejestrowanie pism lub spraw
– Formy załatwiania spraw
– Podpisywanie pism
– Terminy załatwiania spraw
– Tryb przekazywania dokumentacji do archiwum

System kancelaryjny

System kancelaryjny

dziennikowy

bezdziennikowy

bezrejestrowy

rejestrowy

Znak sprawy

• Znak sprawy - cecha rozpoznawczą

całości akt danej sprawy

• Znak sprawy zawiera następujące

elementy:

– oznaczenie komórki organizacyjnej;
– symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
– kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu

spraw;

– cztery (dwie) cyfry roku kalendarzowego, w

którym sprawa się rozpoczęła.

Wykaz akt

• Wykaz akt II spis teczek
• Wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych

oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi,
kwalifikacją archiwalną, a wyrażający
rzeczową klasyfikację akt twórcy zespołu

• Rodzaje wykazów akt

– Alfabetyczno-rzeczowy
– Strukturalny
– Jednolity rzeczowy

• Strukturalny wykaz akt

Jednolity dziesiętny rzeczowy wykaz

akt

• 10 grup zasadniczych (klasy 1.

rzędu)

• Klasy 2. rzędu: 00-99
• Klasy 3. rzędu: 000-999
• Akta typowe

– 0 – Zarządzanie
– 1 – Kadry
– 2 – Środki rzeczowe
– 3 – Ekonomika

Jednolity dziesiętny rzeczowy wykaz

akt

0

– zarządzanie

1

– kadry

2

– środki rzeczowe

3

– ekonomika

4

– inwestycje

5

– technika

6

– jakość

7

– dokumentacja produkcyjna

8

– marketing

Jednolity dziesiętny rzeczowy wykaz

akt

0

– zarządzanie

00

– organy kolegialne

01

– organizacja i metody pracy

02

– akty normatywne, obsługa prawna

03

– planowanie, sprawozdawczość,

zestawienia statystyczne

04

– systemy informacyjne i

informatyczne

Jednolity dziesiętny rzeczowy wykaz

akt

0

– zarządzanie

01

– organizacja i metody pracy

010

– dokumenty statutowo-prawne

011

– Organizacja własnej jednostki

012

– Organizacja prac kancelaryjnych. Archiwum

zakładowe

0120

– przepisy kancelaryjne i archiwalne

0121

– środki ewidencji i kontroli obiegu akt

0122

– formularze

0123

– wzory odciskowe pieczęci i stempli

02

– akty normatywne, obsługa prawna

020

– przepisy wewnętrzne