Tadeusz Manteuffel

Wykaz akt w kancelarii urzędu

Najdawniejszy sposób układania akt to układ numerowy tzw. Liczbowy. Polegał na przechowywaniu akt w

kolejności numerów jakie zostały im nadane w momencie rejestracji w dzienniku podawczym. ( dossier

załatwianej sprawy).

Był to układ bardzo prosty ale miał wady polegające na tym że łatwo było zgubić akta wkładając go pod

niewłaściwy numer. Rzadziej stosowano układ alfabetyczny. Polegający na uszeregowaniu akt w alfabetycznej

kolejności nazwisk stron, lub instytucji. Trzeci układ to układ rzeczowy polegał na układaniu akt wedle z góry

ustalonych grup przedmiotowych. Można go porównać do rzeczowego katalogu biblioteki.

Zespół haseł przewidzianych dla danej kancelarii nazywamy wykazem akt. Sygnaturę zaś posiadaną przez hasło

znakiem akt. Hasła mogą być ułożone według organizacji wewnętrznej danego urzędu. Najlepszym Sposobem

znakowania haseł jest rozbicie wykazu akt na duże grupy rzeczowe oznaczone cyframi rzymskimi i podzielone

poszczególne pozycje oznaczone cyframi arabskimi.

Oznaczenie wykazu akt sposobem dziesiętnym. Polega na podziale na 10 głównych klas oznaczonych za pomocą

Cyfr od zera do dziesięciu. Każda klasa dzieli się na zagadnienia numerowane od zera do dziesięciu. Np. ( 0 pod-

Stawy prawne, 01 Status). Każdy z działów może jeszcze być podzielony na poddział ( 0 podstawy prawne 01 St-

Atus, 011 Austria)

Celem dobrze zredagowanego wykazu akt jest to żeby nie sporządzać dodatkowych skorowidzów i żeby urzędnik kancelaryjny miał pewność że przydzielone przez niego akta do danej grupy w wykazie akt znalazły tam wszystkie poprzedniki. Również celem jest aby zrezygnować z rejestracji akt w dzienniki podawczym i posługiwać się tylko sygnaturą hasła w wykazie akt. Autor wykazu akt powinien wiedzieć że hasła mają odpowiadać zarówno chwili obecnej ale i również przyszłej. Nazwy haseł powinny być jednoznaczne. Obok hasła w nawiasie powinna znaleźć się informacja wyszczególniająca sprawy które znajdują się w danym haśle.

Wykaz akt nie powinien zawierać hasła Różne. Autor wykazu przez przygotowaniem wykazu powinien zaznajomić się z instrukcją kancelaryjną, instrukcją wewnętrzną instytucji żeby poznać jej funkcjonowanie. Warto przejrzeć w archiwum bieżącym registraturę lat poprzednich żeby sprawdzić jakie akta były opracowywane w instytucji. Autor powinien przygotować kartotekę działalności danej kancelarii. W wykazie akt powinien się znaleźć podział na kategorię A i B i określenie terminu brakowania. Przygotowany wykaz akt powinien być rozesłany do każdej komórki w celu zapoznania się z nim i zastosowany na okres próbny.