Manteuffel T., Wykaz akt w kancelarii urzędu.
Podstawowym warunkiem prawidłowego funkcjonowania urzędu jest zorganizowana kancelaria. Koniecznym warunkiem jej sprawnego funkcjonowania musi był planowe uporządkowanie będących w jej posiadaniu akt.
W XVIII wieku znacznie wzrosła działalność kancelaryjna urzędów. Zaczęły one wówczas przechowywać wszelkie ślady pisemne swojej działalności, a więc obok pism wchodzących bruliony własnych odpowiedzi i pism wysyłanych z urzędu, protokoły narad, sprawozdania, referaty i zapiski sporządzane przez referentów.
„Księgi wpisów” zaczęły przekształcać się w księgi kontrolne, rejestrujące w wielkim jedynie skrócie akty wchodzące i wychodzące, czyli tzw. „dzienniki korespondencyjne” albo „podawcze”.
Jednym z najdawniejszych systemów był „układ numerowy”, zwany niekiedy „liczbowym”. Polega on na przechowywaniu akt w kolejności numerów jakie zostały im nadane w momencie rejestracji w dzienniku podawczym. Niedogodność- zmusza przy większej ilości akt do posługiwania się skorowidzami osobowymi i rzeczowymi, bez których pomocy nie sposób dotrzeć szybko do potrzebnego materiału. Łatwo również przy niewielkiej uwadze zagubić akt wkładając go pod niewłaściwy numer.
Dossier- zbiór dokumentów i akt dotyczących jakiejś osoby lub sprawy.
Rzadziej stosowano w urzędach „układ alfabetyczny”. Polega on na uszeregowaniu akt w alfabetycznej kolejności nazwisk, stron lub instytucji, z którymi urząd pozostawał w stosunkach. Inaczej zwany „pochodzeniowym”. Niedogodność- przy bardziej skomplikowanych zagadnieniach, w których występuje równocześnie paru kontrahentów zawodzi całkowicie i staje się powodem rozlicznych nieporozumień.
Trzecim systemem klasyfikacji akt kancelaryjnych jest „układ rzeczowy”. Polega na układaniu akt wedle z góry ustalonych grup przedmiotowych. Tytuł takiego działu jest pozbawiony cech indywidualnych jakie tkwią w pojęciu dossier, nazywamy go więc „hasłem” registratury. Zespół „haseł” nazywa się „wykaz akt”, sygnatura posiadana przez „hasło”- „znak akt”.
O wiele bardziej przydatny jest system znakowania haseł przyjęty w registraturach pruskich i zapożyczony od nich przez wiele urzędów polskich. Polega on na rozbiciu wykazu akt na duże grupy rzeczowe oznaczone cyframi rzymskimi i podzielone z kolei na poszczególne pozycje, oznaczone cyframi arabskimi. Stroną ujemną takiego znakowania jest skomplikowany na ogół znak hasła. Toteż coraz więcej zwolenników posiada obecnie system dziesiętny odznaczający się zarówno wielką logiczności znakowania, jak i elastycznością budowy.
Idea klasyfikacji dziesiętnej, stworzonej dla potrzeb bibliotekarstwa zawdzięcza swe powstanie M. Dewey'owi (1873). Opracowany przezeń system został udoskonalony w roku 1905 przez Międzynarodowy Instytut Bibliograficzny w Brukseli. Polega on na podziale całości klasyfikowanego materiału na 10 głównych klas oznaczonych za pomocą symboli składających się z liczb jednocyfrowych od zera do dziewięciu. Zagadnienia ogólne z reguły SA w nim oznaczone przez symbol 0. każda z klas dzieli się z kolei i 10 działów, które otrzymują symbol złożony z liczb dwucyfrowych.
Celem dobrze zredagowanego wykazu akt jest tego rodzaju rozklasyfikowanie materiału aktowego, aby stało się rzeczą zbędną sporządzanie dlań dodatkowych skorowidzów i aby urzędnik kancelaryjny miał pewność, że przydzielony przezeń pod dane hasło akt znajdzie tam wszystkie poprzedniki tzn. zostanie włączone do dossier właściwej sprawy. Dalszym celem, który w Polsce nie został dotąd osiągnięty jest takie udoskonalanie klasyfikacji akt, aby można było zrezygnować całkowicie z ich rejestracji w dzienniku podawczym i posługiwać się jedynie sygnaturą hasła jako jedynym znakiem rozpoznawczym aktu.
Szereg obowiązków autora wykazu akt:
- unikanie nadmiernego indywidualizowania poszczególnych haseł
- ścisłe rozgraniczenie treściowe poszczególnych haseł
- obok tytułów haseł należy podawać w nawiasie wyszczególnienie tych spraw, jakie powinny się pod daną pozycją znaleźć
- wystrzeganie się zbytniego ograniczenia liczby liczy haseł jak i nadmiernego ich mnożenia
- hasła zawierające z natury rzeczy obfity materiał powinny posiadać wewnątrz pomocniczy podział alfabetyczny
- dobrze opracowany wykaz akt nie może zawierać pozycji „różne”
Opracowanie dobrego wykazu akt nie należy do rzeczy łatwych. Trzeba doskonale orientować się w charakterze działalności urzędu dla którego wykaz akt ma być sporządzony. Pierwszym obowiązkiem urzędnika jest dokładne zaznajomienie się zarówno ze statutem organizacyjnym jak i obowiązującymi instrukcjami wewnętrznymi i kancelaryjnymi danego urzędu. System kartkowy jest przy tej pracy ze wszech miar wskazany, daje bowiem dużą swobodę grupowania poszczególnych haseł w większe działy rzeczowe, pozwala nadto ustalić hierarchię poszczególnych pozycji przyszłego wykazu akt.
Zgromadzona kartoteka stać się dla nas jedynie szkicem roboczym.
Dla orientacji w dużym wykazie akt i szybkiego odnajdywania potrzebnych haseł jest rzeczą pożądaną, a nawet konieczną sporządzenie alfabetycznego skorowidza.
Praca dokonana przez autora wykazu akt uprawnia go w pełni do zakwalifikowania poszczególnych haseł do kategorii A lub B oraz określenia terminu, po upływie którego akta kategorii B mogą być zniszczone.
3