Kiedy możemy spodziewać

się niezgodności danych?

I Etap

Szef Projektu sprawdza zgodność danych z
poszczególnych działów.

Opis przykładowych

niezgodności

Niezgodności mogą dotyczyć takich

obszarów danych jak:

-koszty

-przychody

-poziom produkcji

-jakość

Koszty i Przychody

Niezgodności mogą wynikać z

różnych źródeł dany np.

poszczególne Wydziały korzystają z

faktur z różnych okresów(data

zaksięgowania faktury). Kolejnym

źródłem rozbieżności może być brak

jednoznacznej definicji

wykorzystywanych środków.

Wskaźnik DPO

Opis przykładowych

niezgodności

Wskaźnik DPO

Wartość raportów składowych(dotyczących kosztów) / koszt
przygotowania tych raportów x liczba dni potrzebnych na
przygotowanie tych raportów

2000/1000x30=60

Poziom Produkcji

Wskaźnik DPMO

W wypadku wskaźnika DPMO istotne są rozbieżności pomiędzy
liczbami zawartymi w poszczególnych raportach składowych.
Należy obliczyć wskaźnik DPMO tylko dla raportu zawierającego
dane dotyczące produktów dopuszczonych do sprzedaży. Takim
raportem jest sprawozdanie pochodzące z Wydziału Produkcji.
Pozostałe raporty składowe zawierają informacje na temat
poziomu produkcji również w zakresie planu (budżet projektu)
oraz w zakresie produktów wycofanych już w czasie produkcji
(środki trwałe).

DPMO = 1000,000 x 500 / 3000,000 = 166,1

DPMO = (total defects * 1,000,000) / total
opportunities

Poziom Produkcji

Wskaźnik DPO

Wartość raportów składowych(dotyczących poziomu
produkcji) / koszt przygotowania tych raportów x liczba dni
potrzebnych na przygotowanie tych raportów

4000/2000x40=80

Jakość

W założonym przypadku dane dotyczące

jakości pochodzą z dwóch źródeł,

wewnętrznego Wydziału Kontroli oraz z

raportu zewnętrznego specjalisty ds.

jakości.

Zakładamy konieczną podwójną kontrolę

Jakości, pomijając oczywiście bieżącą

kontrolę w trakcie produkcji. Wybrane

raporty z kontroli jakości dotyczą tylko

produktów dopuszczonych do sprzedaży.

Jakość

Wskaźnik DPO

Wartość raportów składowych(dotyczących jakości) / koszt
przygotowania tych raportów x liczba dni potrzebnych na
przygotowanie tych raportów

5000/2000x40=100

Jakość

Raporty (wewnętrzny i zewnętrzny)

prawdopodobnie nigdy nie będą się

całkowicie pokrywać. Należy zatem

uśrednić ich wyniki.

Wskaźniki skuteczności tych raportów

można obliczyć dopiero kiedy minie

zakładany czas bezawaryjności

produktu (gwarancja).

Jakość

Przyjmując że średnia ze składowych raportów

pozwala na ustalenie wskaźnika DPMO na

poziomie 120, możemy ustalić że taki poziom

awaryjności jest normą. Każdy wadliwy produkt

ponad ten wskaźnik będzie świadczył o błędach w

trakcie kontroli jakości.

Można przyjąć wskaźnik x/120 = liczba błędnych

kontroli, gdzie x to wskaźnik DPMO dla produktów

dopuszczonych do sprzedaży i używanych przez

czas określony jak objęty gwarancją

Etap II

Raport jest weryfikowany w Systemie

Online

Opis przykładowych

niezgodności

Na tym etapie możliwe jest jedynie odrzucenie

raportu przez system online z powodu
matematycznej niezgodności danych. (wymaga
to ponownego przeliczenia i wprowadzenia
danych przez Szefa Projektu)

Jako liczbę błędów przyjmujemy ilość

odrzuconych przez system sprawozdań.

Wskaźnikiem w tym wypadku może być

stosunek liczby raportów odrzuconych przez
system online w poprzednich projektach.

Etap III

Raport jest weryfikowany przez

Kierownika Wydziału Sprzedaży.

Opis przykładowych

niezgodności

Na tym etapie przygotowania raportu nie jest

sprawdzana zgodność danych tylko to czy zapis
treści podsumowujących projekt jest zgodny z
wcześniejszymi założeniami.
Ewentualne poprawki, konsultacje generują czas a
co za tym idzie koszty. Przyjmujemy że w naszej
firmie czas który możemy przeznaczyć na
konsultacje na tym etapie wynosi dwa dni. Dzień
roboczy ma wartość 400 zł, oznacza to że każdy
następny dzień to min. 400 zł strat dla firmy. W tym
wypadku wyznacznikiem są dodatkowe koszty (lub
ich brak).

Etap IV

Czas realizacji raportu.

Możliwe niezgodności

Do pomiaru w tym wypadku
wykorzystujemy KPI określający
ostateczny termin realizacji raportu oraz
konsekwencje które generuje opóźnienie.

Przyjmujemy że raport musi być gotowy
najpóźniej 30 dni od daty zakończenia
projektu. Konsekwencją opóźnień może
być pismo ponaglające z Zarządu Firmy.

W czasie realizacji wyznacznik
stanowi ewentualne opóźnienie,
sytuacją optymalną jest wykonanie
raportu w terminie krótszym niż 30
dni.

Podsumowanie

• Niezgodności w procesie

raportowania mogą wynikać z:

o Braku odpowiednich procedur
o Braku ustalonego słownika pojęć

obowiązującego w organizacji

o Różnych źródeł wykorzystywanych

danych

o Opóźnień wywołanych przez komórki

dostarczające dane

Podsumowanie cd.

• W przypadku raportowania głównym

wyznacznikiem jest czas wykonania
raportu oraz poprawność danych w
nim zawartych

o Stosowanie wyznaczników takich jak

DPO oraz DPMO jest możliwe jednak
wymagają one pewnych modyfikacji,
nie można przenieść ich
bezpośrednio na produkt jakim jest
raport