Akta osobowe i inne dokumenty związane z zatrudnianiem pracowników

Data publikacji: 17.01.2013

Autor:

Dodaj do teczki

Drukuj

Z chwilą zatrudnienia pierwszego pracownika na pracodawcę spadają liczne obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Nie wyczerpują się one w obowiązku założenia teczki akt osobowych. Pracodawca musi prowadzić m.in. dokumentację urlopową, czasu pracy, wynagrodzeń, bhp, w zakresie ochrony danych osobowych. Poza tym musi wydać przepisy zakładowe (regulamin pracy, wynagradzania, ZFŚS). Niniejszy tekst stanowi przegląd wybranych, najważniejszych obowiązków pracodawcy w obszarze dokumentacji pracowniczej. 

Spis treści

1. Teczka
 akt osobowych

2. Dokumentacja czasu pracy

3. Dokumentacja urlopowa

4. Dokumentacja płacowa

5. Przepisy zakładowe

6. Dokumentacja z zakresu bhp

7. Inne dokumenty związane z zatrudnianiem

8. Gromadzenie dokumentów i informacji a przepisy o ochronie danych osobowych

9. Język sporządzania dokumentacji

10. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

1. Teczka akt osobowych

Dla każdego pracownika należy założyć osobną teczkę akt osobowych. Założenie teczki jest obowiązkowe dla każdej osoby znajdującej się w stosunku pracy. Podkreślenia wymaga, że stosunek pracy nawiązuje się nie tylko na podstawie umowy o pracę, ale również na podstawie mianowania, powołania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę. Tak więc, również dla osób zatrudnionych w tych formach wymagane jest prowadzenie akt osobowych.

1.1. Zakres obowiązku prowadzenia akt osobowych

Dla obowiązku założenia teczki akt osobowych nie ma znaczenia ilość zatrudnionych w firmie pracowników ani wymiar ich zatrudnienia. Obowiązek założenia teczki akt osobowych powstaje, nawet gdy pracodawca zatrudnia np. tylko 1 osobę na podstawie umowy o pracę na 1/8 etatu, ale teczkę należy założyć dopiero z chwilą, gdy zapadnie już decyzja o zatrudnieniu określonej osoby.

Ważne

Teczki dla kandydatów i dla pracujacych na podstawie umów cywilnoprawnych - niepotrzebne
Nie trzeba zakładać teczek osobowych dla kandydatów ubiegających się o zatrudnienie, nawet jeżeli w trakcie postępowania rekrutacyjnego dostarczają niektóre dokumenty. Nie ma też obowiązku zakładania i prowadzenia teczek akt osobowych dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych i  dla tzw. samozatrudnionych. Ich dokumentację można więc przechowywać np. w zwykłym segregatorze.

W praktyce wątpliwości budzi czasem, czy należy zakładać teczkę osobową dla pracowników zatrudnionych na podstawie kontraktów managerskich. W takim przypadku wszystko zależy od tego, czy kontrakt ma postać zatrudnienia pracowniczego czy też niepracowniczego. Jeżeli w danym przypadku „kontrakt” to po prostu inaczej nazwana umowa o pracę - należy zaprowadzić teczkę akt osobowych. Natomiast w sytuacji, gdy mamy do czynienia z typową, cywilnoprawną umową, nie trzeba dla managera zakładać teczki akt osobowych.

1.2. Podział dokumentów w teczce

Teczka akt osobowych powinna składać się z 3 części:

 

• części A - w której przechowuje się dokumenty zebrane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

 

• części B - w której przechowuje się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,

 

• części C - w której przechowuje się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

 

W przepisach nie określono dokładnych parametrów technicznych teczki akt osobowych (kształtu, wielkości, etc.). Z rozporządzenia wynika jedynie, że do każdej części akt osobowych należy sporządzić osobny wykaz przechowywanych w niej dokumentów.

W praktyce, najwygodniej jest zakupić gotową teczkę spośród wielu wzorów dostępnych w handlu. Zamiast tego, można przygotować teczkę samodzielnie, wykorzystując zwykłą teczkę na dokumenty lub segregator - osobne dla każdego pracownika. W teczce należy wówczas umieścić - w formie przekładek - 3 wykazy dokumentów (dla części A, B i C akt osobowych).

1.3. Umieszczanie dokumentów w aktach osobowych

Umieszczając dany dokument w aktach, należy nadać mu kolejny numer i wyszczególnić go w prowadzonym do każdej części wykazie dokumentów. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym. Określenie „porządek chronologiczny” budzi czasem wątpiwości. W tym zakresie ukształtowały się przynajmniej dwie praktyki. Część firm stosuje porządek zgodny z datą wydania dokumentu. Z kolei inni pracodawcy stosują porządek zgodny z datą doniesienia dokumentu. Biorąc pod uwagę, że normodawca nie umieścił w przepisach definicji „porządku chronologicznego”, moim zdaniem, każda z tych praktyk jest poprawna. Przy czym, metodą znacznie wygodniejszą jest umieszczanie dokumentów w porządku dostarczania ich przez pracownika. Jeżeli bowiem np. pracownik dostarczy świadectwo pracy z poprzedniego zakładu pracy dopiero po pewnym czasie, nie powstaje wówczas konieczność przenumerowania dokumentacji i zmiany wykazów.

Pracownikowi zawsze należy oddać oryginały złożonych dokumentów, zachowując w aktach jedynie ich odpisy lub kopie. Zasada ta nie dotyczy dokumentów sporządzanych przez pracodawcę lub na jego polecenie. W aktach osobowych przechowuje się np. oryginał zaświadczenia o szkoleniach bhp wystawiany przez pracodawcę. Nie wolno natomiast przechowywać oryginałów świadectw pracy z poprzedniego miejsca pracy dostarczonych przez pracownika.

1.4. Wykorzystanie starej teczki przy ponownym zatrudnieniu

Jeżeli pracodawca przyjmuje, po przerwie, pracownika, który już wcześniej był u niego zatrudniony, może wykorzystać teczkę założoną poprzednio. Żaden przepis bowiem tego nie zakazuje (nalezy jednak pamiętać o jej uaktualnieniu!). W takim przypadku, na zasadach ogólnych w części A gromadzimy dokumenty związane z ubieganiem się o kolejne zatrudnienie, w części B dokumenty z przebiegu zatrudnienia, a w części C dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.

1.5. Dokumenty w części A akt osobowych

Jak wspomniano wyżej, część A teczki akt osobowych przeznaczona jest na dokumenty zebrane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W rozporządzeniu wymieniono następujące rodzaje dokumentów, które przechowuje się w części A:

 

1. wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie 
    

Pracodawca nie ma obowiązku żądania wypełnionego kwestionariusza osobowego od kandydata do pracy lub pracownika. Ale zwykle kwestionariusz się pozyskuje, gdyż to ułatwia prowadzenie spraw pracowniczych danej osoby. Rozporządzenie regulujące zasady prowadzenia dokumentacji osobowej zawiera dwa wzory kwestionariuszy. Pierwszy z nich to kwestionariusz wręczany kandydatowi do pracy, który przechowuje się w części A akt osobowych. Drugi z nich to kwestionariusz dla pracownika, który przechowuje się w części B akt osobowych.

 

Można stosować jeden kwestionariusz zamiast dwóch.

 

Wiele firm nie stosuje kwestionariusza osobowego na etapie rekrutacji - lecz jedynie kwestionariusz dla zatrudnianej osoby. Jest to działanie poprawne i z praktycznego punktu widzenia często wygodniejsze. W takim przypadku, dla wygody można przepisać informacje z obu rodzajów kwestionariuszy na jeden formularz i dawać go do wypełnienia jedynie osobie, którą pracodawca już zatrudnił (czyli nie wcześniej niż z chwilą zawarcia umowy o pracę). Takiego „zintegrowanego” formularza w żadnym razie nie wolno dawać do wypełnienia kandydatowi.

 

 

2. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, 

 

3. dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy
    

Jeżeli do pracy na danym stanowisku wymagane są dodatkowe kwalifikacje, nie należy dopuszczać pracownika do pracy bez zgromadzenia w części A akt osobowych dokumentów potwierdzających ich posiadanie, np. dyplomu ukończenia studiów wyższych, zaświadczenia o ukończonym szkoleniu, dokumentu potwierdzającego uprawnienia zawodowe.

 

Zdarzają przypadki, gdy pracodawca poprzestaje na opisie kwalifikacji dokonanym przez pracownika w CV, po czym okazuje się, że pracownik (np. zatrudniony na stanowisku lekarza) faktycznie nie posiada wymaganych kwalifikacji . W pewnych przypadkach pracodawcy może to grozić nawet odpowiedzialnością karną.

 

 

4. świadectwa ukończenia gimnazjum — w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

 

5. orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
    

Orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku to jeden z najważniejszych dokumentów, jakie należy uzyskać przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

 

Ważne

Orzeczenie niezbędne zanim pracownik rozpocznie pracę
Nie wolno najpierw dopuścić pracownika do pracy, a dopiero po kilku tygodniach (miesiącach) wysyłać go na badania. Dopuszczenie pracownika do pracy bez orzeczenia lekarskiego stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny.

 

Wstępnym badaniom lekarskim podlegają osoby przyjmowane do pracy oraz pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.

  

Badaniom wstępnym nie podlegają jednak osoby przyjmowane ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

 

Aby pracownik uzyskał orzeczenie lekarskie, pracodawca powinien mu wystawić skierowanie na profilaktyczne badania lekarskie. Warto zwrócić uwagę, że nie można obciążać pracownika kosztami badania lekarskiego. Już od pierwszego dnia w pracy pracownik musi mieć orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku. Zdarza się także, że pracodawca dopuszcza pracownika do pracy na podstawie badań lekarskich przeprowadzonych w poprzednim miejscu pracy. Nie jest to jednak dozwolone przez przepisy prawa pracy, nawet gdyby orzeczenie lekarskie wystawiono stosunkowo niedawno. Jeżeli pracownik jest zatrudniany jednocześnie na kilku stanowiskach...

---