ZASADY ARCHIWIZOWANIA AKT

WPROWADZENIE

Podstaw prawnych wymienionego w tytule dokumentu należy szukać w ustawie z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U. Nr 171 z 2002 r.,
poz. 1396 z późn. zm.).

Zgodnie z materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych, a także działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie. Definicję tę można uzupełnić o dokumentację zapisaną na elektronicznych nośnikach informatycznych, takich jak dyskietka, czy płyta CD.

Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (art. 4. ustawy).

Ustawa w art. 6 zobowiązuje także samorządowe jednostki organizacyjne do ewidencjonowania, przechowywania i ochrony w/w materiałów archiwalnych oraz do zatwierdzania instrukcji u Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych stwierdzając, iż:

1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem, bądź utratą:

1. powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw,

2. nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w ust. 1.

2. W organach i jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, instrukcja określająca zasady i tryb postępowania z dokumentacją, o której mowa w ust. 1 wymaga zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Z art. 12 ustawy wynikają kolejne obowiązki dla jednostek organizacyjnych przechowujących materiały archiwalne, a mianowicie: zapewnienie należytych warunków ich przechowywania, chronienie przed uszkodzeniem, zniszczeniem, bądź utratą oraz zapewnienie im koniecznej konserwacji.

Art. 20 ustawy definiuje państwowy zasób archiwalny, który tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności m.in. organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych, a więc także jednostek oświatowych.

Wywóz za granicę materiałów archiwalnych stanowiących narodowy zasób archiwalny jest zabroniony. Tylko w wyjątkowych wypadkach można to uczynić na okres czasowy, za zezwoleniem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Wymieniony może także stwierdzić, że materiały archiwalne, które mają być wywiezione za granicę nie wchodzą do narodowego zasobu archiwalnego w rozumieniu ustawy.

Przy okazji warto przybliżyć pojęcie archiwum państwowego wyodrębnionego. Chodzi tu o archiwa: Urzędu Prezydenta RP, Sejmu RP, Senatu RP, Rady Ministrów, organów i jednostek MON, MSWiA i MZ, UOP oraz Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.

Istotnym dla omawianego zagadnienia jest art. 22 ust. 1 pkt 3a. ustawy:

Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzi państwowa sieć archiwalna, którą tworzą m.in. archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych oraz art. 33 ust. 1 i 3 ustawy: Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Jednostki, w których tworzy się archiwa zakładowe ustala:

1. w odniesieniu do jednostek obejmujących działalnością obszar całego Państwa - Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych,

2. w odniesieniu do innych jednostek - dyrektor właściwego archiwum państwowego.

Kierownicy tych jednostek obowiązani są zapewnić:

1. gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie oraz odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych tworzących zasób archiwalny podległych im archiwów zakładowych,

2. klasyfikowanie, kwalifikowanie i brakowanie materiałów określonych w ust. 1, a także przekazywanie ich właściwym archiwom państwowym.

Archiwa zakładowe obejmują zasięg działania oświatowych jednostek organizacyjnych, w których zostały utworzone. Ich zasoby archiwalne stanowią materiały powstałe i powstające w związku z działalnością w/w jednostek.

Archiwa te nie mogą posiadać zasobu historycznego. Służą one jedynie potrzebom jednostek, w których je utworzono.

W większości szkół, przedszkoli i innych placówek oświatowych nie funkcjonują archiwa zakładowe w rozumieniu w/w art.33, stąd istotne znaczenie ma art. 36 ustawy, mówiący o gromadzeniu dokumentacji w SKŁADNICACH AKT.

W państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, innych niż określone w art. 33 powstałą w nich i powstającą dokumentację, nie mającą już zastosowania w ich działalności, gromadzi się w składnicach akt.

Kierownicy tych jednostek obowiązani są:

1. zapewnić ochronę przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji gromadzonej w składnicach akt,

2. umożliwić właściwemu archiwum państwowemu nadzór nad brakowaniem dokumentacji przechowywanej w składnicach akt.

W składnicach akt nie prowadzi się ewidencji dokumentacji i nie jest ona udostępniana innym osobom.

Od zasady tej istnieją jednak wyjątki, kiedy to, za zezwoleniem kierownika jednostki, w której istnieje składnica, można skorzystać z jej zasobów.

Na zakończenie warto wspomnieć, iż ustawa zawiera także przepisy karne chroniące dokumentację archiwalną przed jej niszczeniem, uszkadzaniem, czy wywozem bez zezwolenia za granicę, przewidując za te czyny nawet karę pozbawienia wolności do lat 3, a w przypadku działania nieumyślnego grzywnę albo karę ograniczenia wolności.

Minister Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Technicznego wydał 25 lipca 1984 r. rozporządzenie w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41/84 poz. 216).

28 lutego 1986 r. w Monitorze Polskim ukazało się zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego 1986 r. w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (M. P. Nr 4/86 poz. 31).

Oba dokumenty zostały formalnie uchylone w czerwcu 2000 r. niemniej ich treść (z braku innych uregulowań) pozostała nadal aktualna.

Obecny stan prawny w tym względzie reguluje rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167/02 poz. 1375)

Prawidłowe archiwizowanie akt wymaga zarówno odpowiednich warunków lokalowych jak i znacznego nakładu pracy. Wiąże się również z dużą odpowiedzialnością, co sugeruje potrzebę starannego działania w oparciu o obowiązujące wymogi.

PRZEKAZYWANIE AKT DO SKŁADNICY AKT

• W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, jednostki prowadzą składnice akt.

• Akta spraw ostatecznie załatwionych jednostki przechowują na nośnikach papierowych.

• Do składnicy akt przekazuje się akta spraw ostatecznie załatwionych, kompletnymi rocznikami, po upływie roku, w którym sprawy zostały załatwione.

• Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo - odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów.

• Przez uporządkowanie akt rozumie się:

1. takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,

2. wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,

3. ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp., według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,

4. odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych,

5. opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,

• Spisy zdawczo - odbiorcze sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący składnice akt. Wzór spisu zdawczo - odbiorczego określa załącznik nr 7.

• Spisy zdawczo - odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według wykazu akt.

• Spisy zdawczo - odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący składnicę akt.

• Do przekazywanych akt dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.

• Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.

• W razie likwidacji jednostka likwidowana przekazuje protokolarnie dokumentację niearchiwalną (kategorii B) - jednostce przejmującej sprawy jednostki.

................................................................... Spis zdawczo - odbiorczy akt Nr ..............

(nazwa jednostki i komórki organizacyjnej)

Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki lub tomu	Daty skrajne od.......... do..........	Kat. akt	Liczba teczek	Miejsce przechowywania akt w składnicy	Data zniszczenia lub przekazania do archiwum
1	2	3	4	5	6	7	8

Przekazujący akta Kierownik komórki org. Przyjmujący akta

imię i nazwisko imię i nazwisko imię i nazwisko

....................................... ......................................... ..........................................

(podpis) (podpis) (podpis)

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY

z dnia 16 września 2002 r.

w sprawie postępowania z dokumentacją,

zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

(Dz. U. Nr 167/02 poz. 1375)

- wyciąg -

§ 1. Dokumentacja wytwarzania i gromadzenia przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawą”, dzieli się na:

1. materiały archiwalne - wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego;

2. dokumentację niearchiwalną - inną dokumentację, niestanowiącą materiałów archiwalnych.

§ 2. Sposób oznaczenia kategorii dokumentacji, o której mowa w § 1, ze względu na okresy jej przechowywania określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

§ 3. 1. Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania, wytwarzanej i gromadzonej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, zawierają jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane dalej „wykazami akt”.

2. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stanowią podstawę rejestracji i gromadzenia dokumentacji w akta spraw.

§ 4. 1. Dokumentacja niearchiwalna, o której mowa w § 1, podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego we właściwym wykazie akt.

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę.

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, następuje na podstawie zgody.

§ 5. 1. Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 4 ust. 3, może być:

1. jednorazowa;

2. generalna - dla całej dokumentacji niearchiwalnej lub jej części.

2. Zgodę, o której mowa w ust. 1 pkt 1, wyraża dyrektor miejscowo właściwego archiwum państwowego.

3. Zgodę, o której mowa w ust. 1 pkt 2, wyraża Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

4. Generalna zgoda na brakowanie dokumentacji nie archiwalnej, przechowywanej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, w których działają archiwa zakładowe, może być wyrażona wówczas, gdy materiały archiwalne tam przechowywane są uporządkowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną, o której mowa w art. 6 ust.2 ustawy.

§ 6. 1. Wnioski o wyrażanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, składają dyrektorowi miejscowo właściwego archiwum państwowego.

2. Miejscowo właściwym archiwum państwowym, o którym mowa w ust. 1, jest:

1. dla państwowych organów i jednostek organizacyjnych obejmujących działalnością obszar całego kraju, mających swoją siedzibę w Warszawie - właściwe archiwum państwowe o charakterze centralnym;

2. dla państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów i jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego nie wymienionych w pkt 1 - archiwum państwowe właściwie ze względu na siedzibę.

§ 7. 1. Do wniosku o zgodę jednorazową dołącza się:

1. protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia;

2. spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia, albo spis dokumentacji technicznej niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.

2. Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w ust. 1, sporządza komisja powołana przez organ lub kierownika jednostki organizacyjnej, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, w której skład wchodzą: kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe lub składnica akt, osoba kierująca lub prowadząca archiwum zakładowe albo składnicę akt oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu.

3. W przypadku trudności w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej, organ lub kierownik jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 2, zwraca się do miejscowo właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy.

§ 9. Jednostki organizacyjne przechowują w archiwum zakładowym lub w składnicy akt dokumenty brakowania, o których mowa w § 7 ust. 1, wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę bądź protokołami jej zniszczenia.

§ 10. 1. Jednostki organizacyjne przekazują materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia, z zastrzeżeniem ust. 2.

Załączniki

SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNYCH DOKUMENTACJI

1. Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.

2. Symbolem „B” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:

1. symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;

2. symbolem „Bc” oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;

3. symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązkowego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwalnych państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1, uznając ją za materiały archiwalne.

WZÓR

..................................................................

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

PROTOKÓŁ OCENY

dokumentacji niearchiwalnej

Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska służbowe członków komisji) ............................................. .................................................................................................................................................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości .................... mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.

Przewodniczący komisji ..............................................

Członkowie komisji ..............................................

............................................

............................................

(podpisy)

............................................

(miejscowość, data)

WZÓR

.......................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ)
PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE

Lp.	Nr i Lp. spisu zdawczo - odbiorczego	Symbol z wykazu akt	Tytuł teczki	Daty skrajne od ........... do ...........	Liczba tomów	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7

WZÓR

..............................................

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

Lp.	Sygn. dok. tech.	Nazwa obiektu, lokalizacja i tytuły jego projektów	Branża	Stadium	Ilość		Nazwisko projektanta	Data zakończenia opracowania projektu	Uwagi
													teczek	matryc
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

(TECHNICZNEJ) PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ

LUB ZNISZCZENIE

TRYB POSTĘPOWANIA PRZY BRAKOWANIU DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

zał.

........ kart spisu

........ pozycji spisu

• Uporządkowanie akt nieprzydatnych w bieżącej działalności jednostki

• Sporządzenie spisów zdawczo - odbiorczych akt

Komisyjna ocena przydatności dokumentacji niearchiwalnej

Sporządzenie spisu wydzielonej dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie

Wniosek do właściwego archiwum państwowego o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Po uzyskaniu zatwierdzenia przez archiwum państwowe - komisyjne zniszczenie brakowanych akt (ew. przekazanie na makulaturę w stanie uniemożliwiającym ich odtworzenie (podarcie, pocięcie).

---