Zasady archiwizacji, gromadzenia

i przechowywania akt

Każda jednostka organizacyjna zarówno państwowa, jak i prywatna, prowadząc swoja działalność wytwarza rozmaitą dokumentację, którą utrwala się na różnego rodzaju nośnikach. W dokumentacji tej jest zarejestrowany sposób działania
i zarządzania konkretnej instytucji, czy przedsiębiorstwa. Część akt posiada trwałą wartość historyczną i stanowi narodowy zasób archiwalny. Kiedy upłynie obowiązujący okres przechowywania w danej jednostce organizacyjnej, materiały te przekazywane są do właściwego archiwum państwowego. Pozostałe akta stanowią dokumentację niearchiwalną, mającą jedynie znaczenie praktyczne. Tak więc po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu.

Postępowanie z dokumentacją nie jest więc dowolne i opiera się na określonych zasadach prawnych. Najważniejszym aktem prawnym w zakresie polskiego prawa archiwalnego jest: Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r., nr 97, poz. 673 z późn. zm.).

Szczegóły dotyczące postępowania z dokumentacją określają również przepisy wykonawcze do wymienionej ustawy. Są to przede wszystkim:

• rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 16 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
  (Dz. U. z 2011 r., nr 14, poz. 67),

• rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
  (Dz. U. z 2002 r., nr 167, poz. 1375),

• rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 r. w sprawie określenia szczegółowych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2008 r.,
  nr 156, poz. 970),

• rozporządzenie Ministra Kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców
  (Dz. U. z 2005 r., nr 32, poz. 284).

Proces archiwotwórczy obejmuje dwa etapy:

1. powstawanie akt w wyniku działalności jednostek organizacyjnych,
   proces registratury- rejestracji,

2. przechowywanie akt.

Przechowywaniem akt w jednostkach organizacyjnych zajmują się archiwa zakładowe bądź składnice akt, zależnie od kwalifikacji wytwarzanych dokumentów. I tak archiwa zakładowe są wewnętrzną komórką w takiej jednostce,
a do ich zadań należy „gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie, zabezpieczanie i udostępnianie całości zbioru dokumentacji danego aktotwórcy uznanego za wytwarzającego materiały archiwalne, tworzące jego zasób archiwalny,
a także okresowe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie materiałów archiwalnych, w określonym przepisami czasie, do właściwego rzeczowo archiwum państwowego”. Natomiast w składnicach akt jest przechowywana jedynie dokumentacja niearchiwalna w tych jednostkach organizacyjnych, które w ogóle nie wytwarzają materiałów archiwalnych.

Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu przekazuje się je archiwum zakładowego (składnicy akt). Aby to było możliwe dokumentacja musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych oraz musi zostać uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego do tego celu pracownika w danej komórce organizacyjnej. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona. Kategorię archiwalną oznacza się poprzez nadanie dokumentacji odpowiedniego symbolu:

• symbolem "A" oznacza materiały archiwalne (przechowywane wieczyście);

• symbolem "B" oznacza się dokumentację niearchiwalną, z tym że:

1. symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentacje
   o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, np. B5, B12, B50;

2. symbolem "BC" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;

3. symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie (ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe).

Uporządkowanie dokumentacji archiwalnej oraz dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania jest dłuższy niż 10 lat, polega na:

• ułożeniu akt spraw wewnątrz teczek w kolejności spisu spraw zaczynając od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw - chronologicznie;

• wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism;

• dołączeniu do teczek aktowych spisów spraw;

• przesznurowaniu dokumentacji w teczkach po usunięciu z niej wszelkich metalowych i plastikowych elementów;

• dokonania paginacji materiałów archiwalnych przez naniesienie ołówkiem numery strony w prawym górnym rogu (liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki);

• teczki aktowe powinny być wiązane z tektury bezkwasowej o grubości nieprzekraczającej 5 cm;

• opisaniu teczek aktowych, czyli umieszczeniu na okładce teczki następujących elementów: pełnej nazwy podmiotu oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej, części znaku sprawy (tj. oznaczenia komórki organizacyjnej
  i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt), kategorii archiwalnej, tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt, roku założenia teczki aktowej uzupełnionego rokiem najpóźniejszego pisma w teczce, numeru tomu - jeśli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek;

• ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazy akt.

Natomiast porządkowanie pozostałej dokumentacji niearchiwalnej polega na:

• umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych o grubości nie przekraczającej 5 cm;

• dołączeniu do teczek spisów spraw;

• opisaniu teczek aktowych;

• ułożeniu teczek zgodnie z kolejnością wynikającą z wykazu akt.

Przy przekazywaniu akt do archiwum zakładowego sporządza się formularz spisu zdawczo - odbiorczego akt, który zawiera informacje o nazwie akt, część ich znaku spraw, liczbie tomów, datach skrajnych teczek, kategoriach archiwalnych oraz miejscu przechowywania w archiwum zakładowym. Należy pamiętać, że spisy zdawczo - odbiorcze sporządza się oddzielnie dla materiałów archiwalnych i oddzielnie dla dokumentacji nie archiwalnej.

Pomieszczenia magazynowe archiwum zakładowego powinny być tak dostosowane aby zapewniały warunki do zabezpieczenia przechowywanej w nich dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. W pomieszczeniach tych powinny znajdować się ponumerowane metalowe regały zabezpieczone przed korozją oraz sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza. Dokumentacja powinna być układana w sposób zapewniający jej odpowiednią ochronę, jak również pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca.

Archiwista zakładowy (lub inny pracownik sprawujący opiekę nad archiwum zakładowym/składnicą akt) zobowiązany jest do okresowego dokonywania przeglądu przechowywanych materiałów w celu ich odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe, jak również - w przypadku dokumentacji elektronicznej - wykonać jej kopię bezpieczeństwa.

Bibliografia:

• red. Eugeniusz Borodij, Kancelaria i archiwum zakładowe, Warszawa 2009.

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym
  i archiwach (Dz. U. z 2006 r., nr 97, poz. 673 z późn. zm.).

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 16 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
  (Dz. U. z 2011 r., nr 14, poz. 67).

• Rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
  (Dz. U. z 2002 r., nr 167, poz. 1375).

red. Eugeniusz Borodij, Kancelaria i archiwum zakładowe, Warszawa 2009, s. 105.

Załącznik nr 1 (Instrukcja kancelaryjna) do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 16 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., nr 14, poz. 67).

Rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie zasad klasyfikowania
i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r., nr 167, poz. 1375).

---