Archiwa zakładowe i

składnice akt

Wewnętrzna komórka organizacyjna, której

zadaniem jest gromadzenie, przechowywanie,
ewidencjonowanie, zabezpieczanie i
udostępnienie całości materiałów danego
aktotwórcy wytwarzającego materiały
archiwalne (kategoria A), tworzące jego zasób
archiwalny, a także okresowe brakowanie
dokumentacji niearchiwalnej oraz
przekazywanie materiałów archiwalnych, w
określonym przepisami czasie do właściwego
archiwum państwowego

Archiwum zakładowe



Całość zagadnień dotyczących
funkcjonowania archiwum zakładowego
powinna być ujęta w formie instrukcji



W państwowych i samorządowych
jednostkach organizacyjnych obowiązuje
„instrukcja w sprawie organizacji i działania
archiwum zakładowego”



Znajduje się tam rozdział dotyczący
przekazywania materiałów archiwalnych do
właściwego archiwum zakładowego



Zgodnie z ustawą archiwalną archiwa są
powoływane obligatoryjnie jedynie w tych
państwowych i samorządowych jednostkach
organizacyjnych, gdzie wytwarza się
materiały archiwalne (kat. A)

Gdzie są archiwa
zakładowe



Przechowują dokumentację niearchiwalną
(kat. B), w tych jednostkach, które w ogóle
nie wytwarzają materiałów archiwalnych



W praktyce standardy panujące w
archiwach zakładowych i składnicach akt są
zbliżone

Składnice akt



Gromadzenie całej dokumentacji po upływie okresu
przechowywania w komórce organizacyjnej określonego w
instrukcji kancelaryjnej, bez względu na kategorię
archiwalną



W celu utworzenia archiwum zakładowego aktotwórca
musi:

1.

Wprowadzić komplet normatywów kancelaryjno-archiwalnych w
porozumieniu z państwową służbą archiwalną

2.

Przygotować odpowiedni lokal dla archiwum zakładowego oraz go
wyposażyć

3.

Zatrudnić stałego pracownika z odpowiednim wykształceniem lub
po przeszkoleniu

4.

Systematycznie szkolić personel biurowy w zakresie tworzenia akt
oraz ich odpowiedniego przekazania do archiwum zakładowego

Cele i zadania archiwów
zakładowych i składnic akt

1.

Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego
tworzenia teczek spraw i ich przygotowania do przekazania
archiwum zakładowemu

2.

Przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych

3.

Przechowywanie, zabezpieczanie i ewidencjonowanie posiadanych i
przejmowanych akt

4.

Porządkowanie akt niewłaściwie opracowanych

5.

Udostępnianie akt do celów służbowych i innych

6.

Prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B),
której okres przechowywania już upłynął

7.

Dbanie o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie
fizycznym

8.

Przekazywanie materiałów do archiwów państwowych

9.

Utrzymywanie stałych kontaktów z właściwym archiwum
państwowym nadzorującym archiwum zakładowe

Cele i zadania archiwów
zakładowych i składnic akt



Warunki przechowywania akt określa PN-ISO
11799 z 2006 r.



Nie są one jednoznaczne, gdyż zależą od
rodzaju przechowywanej dokumentacji



Pomocnicze przepisy: Rozporządzenie
ministra kultury z 15 lutego 2005 r. w
sprawie warunków przechowywania
dokumentacji osobowej i płacowej
pracodawców

Lokal archiwum
zakładowego



Pomieszczenia archiwum powinny być w budynku biurowym
(administracyjnym), najlepiej w północnej jego części



Jeżeli archiwum znajduje się na górnych kondygnacjach to stropy
powinny wytrzymać obciążenie 1200 kg na m

2

(w przypadku

regałów stacjonarnych) lub 1700 kg (w przypadku regałów
kompaktowych)



Lokal archiwum powinien być w pomieszczeniach suchych,
widnych, z możliwością wietrzenia, powinien mieć klimatyzację



Preferowane są wyższe kondygnacje, unikać należy piwnic



Lokal powinien przechowywać wszystkie akta wytworzone przez
ostatnie 10-15 lat. Do zmagazynowania 1000 mb akt potrzeba
170 m

2

regałów stacjonarnych. Maksymalna powierzchnia

archiwum zakładowego powinna wynosić 200 m

2



Osobne pomieszczenie powinno istnieć tylko dla materiałów kat.
A



Bardziej opłacalne są regały kompaktowe: 170
m

2

– 1000 mb akt na regałach stacjonarnych

lub 1800 mb na regałach kompaktowych; jest
to jednak rozwiązanie bardziej kosztowne



Regały stacjonarne powinny mieć szerokości
40 (przy ścianach magazynu) i 80 cm; powinny
być w ciągach nie dłuższych niż 10 m, a
przestrzeń pomiędzy nimi powinna wynosić co
najmniej 75 cm



Regały powinny być odpowiednio oznakowane:
regały cyfrą rzymską, półki cyfrą arabską

Regały



Najczęściej odbywa się na początku każdego
roku kalendarzowego



Za przygotowanie akt do przekazania
odpowiedzialni są pracownicy biurowi



Archiwum powinno gromadzić akta wszystkich
komórek organizacyjnych zakładu pracy

◦

Konfrontacja spisów zdawczo-odbiorczych z jednolitym
rzeczowym wykazem akt oraz ze spisami teczek akt
dla poszczególnych komórek organizacyjnych



Archiwum powinno przejmować akta
uporządkowane i kompletnymi rocznikami

Przejmowanie akt przez
archiwum zakładowe



Porządkowanie akt szczególnie przy materiałach kat. A: ułożenie pism w
teczkach zgodnie z instrukcją kancelaryjną i według spisu spraw

◦

Sprawy najstarsze pod okładką tytułową, najmłodsze na dole teczki



W obrębie spraw pisma również powinny mieć układ chronologiczny (taki sam,
daty wyekspediowania lub otrzymania), np. pismo ze stycznia na samej górze, z
grudnia na samym dole



Usunięcie wszystkich części metalowych, brudnopisów oraz kopii pism



Paginacja stron



Materiały archiwalne powinny otrzymać nowe, kartonowe okładki oraz być
zszyte, sklejone lub oprawione introligatorsko



Liczba stron powinna być podana na oddzielnym arkuszu lub na wewnętrznej
części tylnej okładki



Wszystkie te czynności (a także opisanie teczek) powinny odbywać się w
komórkach organizacyjnych



W jednej teczce powinny się znaleźć materiały tej samej kategorii archiwalnej
(np. w jednej teczce akta kat. B25, w innej kat. A, w innej kat. B5)



Grubość teczki nie powinna przekraczać 3-4 cm (300-400 stron maszynopisu);
jeżeli jest więcej, to akta należy podzielić na tomy

Porządkowanie akt – materiały
archiwalne



Sprawdzenie kompletności wszystkich
spraw występujących w danej teczce



Nadanie aktom w razie potrzeby nowych
obwolut lub okładek



Właściwe ich opisanie i zewidencjonowanie
na spisach zdawczo-odbiorczych



Akta personalne oraz dokumentacja
płacowa – prowadzi się dodatkowo rejestry i
skorowidze akt osobowych

Porządkowanie akt – materiały
niearchiwalne



Odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych –
druk Pu-A-30, które powinny być wypełnione przez
komórkę organizacyjną zdającą akta w trzech
egzemplarzach



Osobne spisy powinno się prowadzić dla materiałów kat. A
i kat. B



Pracownik archiwum zakładowego uzupełnia jedynie dwie
ostatnie rubryki spisu: znak i miejsce przechowywania akt
w archiwum zakładowym i datę wybrakowania lub
przekazania akt do archiwum państwowego



Pracownik archiwum zakładowego podpisuje się pod
spisem zawierającym akta, które dostają się do archiwum
zakładowego

Przejmowanie akt przez
archiwum zakładowe



Z trzech egzemplarzy spisów zdawczo-
odbiorczych jeden jest zwracany, natomiast dwa
pozostają w archiwum zakładowym



Spisy zdawczo-odbiorcze wpisywane są do wykazu
spisów zdawczo-odbiorczych (druk PU-A-31)

◦

Każdy spis ma numer wynikający z wykazu. Numeru tego
nie można zmienić



Jeden egzemplarz spisu powinien być włączony do
teczki zbiorczej spisów zdawczo-odbiorczych,
drugi natomiast powinien być w teczce
prowadzonej w archiwum zakładowym dla
poszczególnych komórek organizacyjnych

Przejmowanie akt przez
archiwum zakładowe



Akta oznacza się sygnaturą archiwalną

◦

Do jej utworzenia służy numer spisu zdawczo-
odbiorczego łamany przez poszczególną pozycję
tego spisu (liczba porządkowa oznaczająca numer
teczki), np. 13/8



Najlepszym sposobem jest ułożenie akt według
komórek organizacyjnych. Otrzymują one
swoje miejsce na regałach i półkach



Innym sposobem jest układanie akt na półkach
w miarę dopływu do archiwum. Nie ma tu
znaczenia przynależność akt do komórek
organizacyjnych. W przypadku brakowania
powstaje miejsce, które zapełniając nowymi
aktami tworzy się bałagan



Na półkach powinny być ściśle oddzielone
materiały archiwalne od niearchiwalnych

Gromadzenie i układ akt w
archiwum zakładowym



Systemy ułożenia akt:

◦

Pionowy – sposobem bibliotecznym

◦

Pionowo-płaski – teczka jedna obok drugiej na przemian grzbietami
do góry i do dołu

◦

Poziomy – powstanie stosów



Podczas układania należy zwrócić uwagę na zachowanie
porządku teczek aktowych, zgodnie z kolejnością
poszczególnych pozycji spisu zdawczo-odbiorczego



W archiwum zakładowym powinny być przechowywane
tylko akta własnej jednostki organizacyjnej, jeżeli są też
akta inne to należy je wydzielić



W przypadku likwidacji zakładu pracy akta
przechowywane przez jego archiwum powinny być
przekazane następcy lub likwidatorowi

Gromadzenie i układ akt w
archiwum zakładowym



Z akt archiwum zakładowego można korzystać przede wszystkim
na miejscu – w lokalu archiwum



W uzasadnionych przypadkach (dla potrzeb urzędowych) akta
można wypożyczać na zewnątrz na podstawie karty
udostępniania akt podpisanej przez osobę, która chce korzystać z
akt i kierownika komórki organizacyjnej, z której akta pochodzą –
w okresie do jednego miesiąca



Osobom z zewnątrz nie udostępnia się akt mających klauzulę
„zastrzeżone”



Wydawanie akt poza zakład pracy – tylko w wyjątkowych
sytuacjach i za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej. Należy
tu określić datę powrotu akt i założyć księgę-rejestr wypożyczeń



W miejsce akt wyjętych z półki należy włożyć zakładkę z kartą
zastępczą – rewersem. Należy tam wpisać dane dotyczące
wyjętych i udostępnionych akt wraz z datą ich wypożyczenia

Udostępnianie
dokumentacji



Jedno z najważniejszych zadań archiwum
zakładowego



Materiały archiwalne przekazuje się do
archiwów państwowych na podstawie
stosownych spisów zdawczo-odbiorczych

◦

Powinny być one w 3 egzemplarzach, z których jeden
zostaje w archiwum zakładowym, natomiast dwa
przekazane do archiwum państwowego

◦

Każda jednostka spisu odpowiada jednej jednostce
aktowej (teczce, poszytowi, księdze)

◦

Liczba porządkowa powinna być naniesiona na każdą
jednostkę aktową

Przekazywanie akt do archiwum
państwowego



Szczególnie ważne jest przekazywanie
kompletnych materiałów co 5 lub 10 lat



Niedopuszczalne jest przekazywanie akt, w
których występują luki w latach



Materiały archiwalne powinny być spisane na
spisach zdawczo-odbiorczych zgodnie z
kolejnością na danym wykazie akt (najpierw akta
grupy 0, potem 1, 2 itd.)



Spisy trzeba dostarczyć co najmniej 2 tygodnie
przed planowanym przekazaniem akt – Archiwum
ma czas na zgłoszenie uwag do spisów

Przekazywanie akt do archiwum
państwowego



Jeżeli akta przekazywane są po raz pierwszy to należy do
nich dołączyć notatkę informacyjną zawierającą krótki rys
historyczny instytucji przekazującej oraz schemat jej
struktury organizacyjnej



Archiwa państwowe przejmują tylko akta uporządkowane
oraz w dobrym stanie fizycznym

◦

Akta powinny być przesznurowane



AP może zażądać wykonania dodatkowych pomocy
ewidencyjnych, takich jak:

◦

Inwentarz kartkowy

◦

Skorowidz (dla akt metrykalnych)



AP przekazuje się również dokumentację nieaktową, która
występuje nie tylko na nośniku papierowym, ale też np. na
cyfrowym

Przekazywanie akt do archiwum
państwowego



W systemie EZD funkcję archiwum
zakładowego spełnia jego moduł



Przejęcie dokumentacji przez archiwum
zakładowe polega na uznaniu tej dokumentacji
za dokumentację archiwum zakładowego i
przekazanie nadzoru nad nią archiwiście



Do archiwum zakładowego przejmowane są
także dane elektroniczne ze składów
informatycznych nośników danych oraz
dokumentacja nieelektroniczna ze składu
chronologicznego

Archiwa zakładowe w systemie
EZD



Nazwa przekazującego podmiotu i komórki
organizacyjnej



Imię i nazwisko pracownika, który przygotował spis



Imię i nazwisko pracownika odpowiedzialnego za skład
informatyczny lub chronologiczny



Imię, nazwisko i podpis archiwisty przejmującego
materiały do archiwum zakładowego



Data przekazania spisu oraz, tylko w przypadku
dokumentacji przekazywanej ze składu
chronologicznego:

◦

Informacja, czy jest to dokumentacja ze składu
chronologicznego, dla które dokonano pełnego
odwzorowania cyfrowego

Spis zdawczo-odbiorczy w
systemie EZD



Dla każdej pozycji spisu informatycznych nośników danych
odnotowuje się następujące informacje:

◦

Liczba porządkowa

◦

Oznaczenie nośnika, czyli jego trwała identyfikacja

◦

Określenie typu nośnika

◦

Odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym
nośnik jest powiązany

◦

Numer seryjny nośnika



Dla każdej pozycji ze składu chronologicznego odnotowuje
się:

◦

Liczba porządkowa

◦

Informacja o skrajnych identyfikatorach przesyłek, czyli unikatowy
identyfikator

◦

Rok rejestracji w systemie EZD przesyłek umieszczonych w pudle
lub paczce

Spis zdawczo-odbiorczy w
systemie EZD



Dokumentacja jest udostępniana poprzez
umożliwienie dostępu do systemu EZD lub
kopii zapisanej na elektronicznym nośniku
danych



Wycofanie dokumentacji polega na złożeniu
wniosku przez kierownika lub pracownika
komórki organizacyjnej do archiwum
zakładowego i otrzymaniu uprawnień do
wnioskowanej sprawy

Udostępnianie i wycofanie
dokumentacji w systemie EZD