ARCHIWUM ZAKŁADOWE, JAKO KOMÓRKA ORGANIZACYJNA
ZAKŁADU I MIEJSCE PRZECHOWYWANIA AKT

1.DEFINICJA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO.

ARCHIWUM ZAKŁADOWE to komórka organizacyjna powoływana w jednostkach

organizacyjnych, w których wytwarzane są materiały archiwalne (akta kategorii „A”). Do

jego zadań należy:

-przyjmowanie dokumentacji i innych źródeł informacji nieprzydatnych do bieżącego

działania,

-czasowego przechowywania akt,

-udostępniania akt,

-brakowania akt,

-przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego.

2. POWOŁYWANIE ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO I

NADZÓR NAD NIMI.

Archiwa zakładowe w jednostkach i instytucjach centralnych, które obejmują

zasięgiem terytorium całego państwa powołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

W instytucjach, które obejmują zakresem swojego działania teren mniejszy niż terytorium

państwa archiwa zakładowe powoływane są przez dyrektorów właściwych archiwów

państwowych. Natomiast zakłady pracy, w których powołane zostały archiwa zakładowe

otrzymały odpowiednie akty erekcyjne podpisane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów

Państwowych, lub przez dyrektorów właściwych archiwów państwowych.

W przedsiębiorstwie zazwyczaj archiwum zakładowe podlega działowi

administracyjno-gospodarczemu. Jednak z uwagi na funkcję, jaką pełni należy dążyć do

powołania, jako samodzielnej komórki organizacyjnej. Dotyczy to szczególnie dużych

zakładów, które dysponują obszernym a także często wykorzystywanym zasobem

archiwalnym.

Wszędzie tam gdzie gromadzone są materiały archiwalne lub duża ilość dokumentacji

niearchiwalnej należy zatrudnić stałego archiwistę, który sprawuje stałą opiekę nad

zgromadzonym zasobem archiwalnym.

Ilość osób zatrudnionych w archiwum zależy od :

- wielkości zgromadzonych w nim dokumentów,

- stopnia ich opracowania,

- częstotliwości i przekazywania z poszczególnych działów do archiwum,

- częstotliwości i wykorzystywania.

3. POMIESZCZENIE ARCHIWUM WYMOGI

.

Powołując archiwum zakładowe należy przeznaczyć dla niego odpowiednie

pomieszczenie. Trzeba jednak pamiętać, aby wielkość pomieszczenia była adekwatna do

ilości wytwarzanych dokumentów. Przyjmuje się że, lokal archiwum zakładowego powinien

odpowiadać potrzebom przechowywania wszystkich akt wytworzonych w zakładzie pracy w

okresie 8-10lat.

3.1 LOKALIZACJA ARCHIWUM.

Pomieszczenia archiwum powinny znajdować się w budynku administracyjno

biurowym. Najlepiej żeby były usytuowane w jego północnej części. Jeżeli archiwum

znajduje się na piętrze należy wziąć pod uwagę to, aby stropy miały odpowiednią nośność (w

przypadku regałów stacjonarnych 1200kg/m

2

, a w przypadku regałów kompaktowych

1700kg/m

2

) .

W pomieszczeniach zaadoptowanych na potrzeby archiwum należy zadbać o to, aby

były one odpowiednio ogrzewane miały sprawną wentylację. Pomieszczenia takie trzeba

zabezpieczyć przed zalaniem a także przed nadmierną penetracją promieni słonecznych. Oba

te czynniki wpływają niekorzystnie na stan gromadzonych zasobów archiwalnych.

3.2 POMIESZCZENIA W ARCHIWUM I ICH WYPOSAŻENIE

W lokalu archiwum powinny być wydzielone następujące pomieszczenia:

A. Pomieszczenie dla personelu powinno być wyposażone w niezbędny sprzęt, który

umożliwi odpowiednie warunki pracy. Warunki te powinny odpowiadać wszelkim

zawartym normom w przepisach, do których przestrzegania obowiązuje pracodawcę

kodeks pracy. Ponadto każdy pracownik archiwum powinien posiadać sprzęt

ochronny tj. fartuch, rękawiczki. Wszystkie zalecenia znajdują się w stanowiskowej

instrukcji pracy.

B. Magazyn do składowania akt powinien być wyposażony w

- regały stacjonarne muszą one być odpowiednio zakonserwowane przy użyciu

specjalistycznych farb do metali regały mogą mieć półki metalowe jak również półki

drewniane, jeżeli półki wykonane są z drewna należy je zaimpregnować substancjami

przeciw owadom.

W przypadku akt o nietypowych rozmiarach należy pamiętać, aby

odpowiednio rozmieścić półki. Regały stacjonarne należy odpowiednio rozmieścić i

oznakować tak, aby był do nich łatwy i szybki dostęp.

-regały kompaktowe to regały, które można przesuwać w płaszczyźnie poziomej.

Pozwalają one na gromadzenie większej ilości akt.

-szafy są przeznaczone do przechowywania map, planów, rysunków oraz innych

materiałów o nietypowych formatach.

-urządzenia do odczytu i reprodukcji są to urządzenia do odczytu mikrofilmów,

mikrofisz.

C. Pomieszczenie do udostępniania akt.

3.3 ZABEZPIECZENIE ARCHIWUM PRZED WŁAMANIEM

Każde pomieszczenie archiwum musi być odpowiednio zabezpieczone przed

włamaniem. Jeżeli pomieszczanie archiwum znajduje się na parterze w oknach muszą być

zainstalowane kraty. Drzwi archiwum muszą być masywne i obite blachą oraz zaopatrzone w

zamki. Po zakończonej pracy drzwi archiwum muszą być zamknięte i oplombowane.

3.4 ZABEZPIECZENIE PRZECIW POŻAROWE

W każdym pomieszczeniu archiwum musi znajdować się sprzęt przeciwpożarowy tj.

gaśnice proszkowe, koce gaśnicze i worki ewakuacyjne. Sprzęt przeciwpożarowy musi być

oznakowany i zlokalizowany w łatwo dostępnym miejscu.

W pomieszczeniach archiwum powinny być także wyznaczone i opisane drogi ewakuacyjne

na wypadek pożaru. Wszystkie te zalecenia powinny być opisane w instrukcji archiwalnej a

także instrukcji przeciwpożarowej.

Jeżeli jest taka możliwość archiwum można wyposażyć w sygnalizację alarmowa na

wypadek pożaru, z możliwością powiadamiania najbliższej jednostki straży pożarnej.

3.5 INNE WYMOGI

Innym ważnym aspektem w archiwum zakładowym jest utrzymanie w

pomieszczeniach

archiwalnych

odpowiedniej

temperatury

i

wilgotności.

Dlatego

pomieszczenia te powinny być wyposażone w termometry do pomiaru temperatury oraz

higrometry do pomiaru wilgotności. Czynniki te także wpływają na kondycję gromadzonych

tam dokumentów.

Jeżeli jest taka możliwość archiwum można wyposażyć w klimatyzację, która w

znaczny sposób wpływa na stan przechowywanych akt.

4.LITERATURA.

Eugeniusz Borodij Stowarzyszenie Archiwistów Polskich Kancelaria i archiwum zakładowe

Podręcznik

Andrzej Dziedzic Instrukcja BHP w archiwum

www.bhpdziedzic.pl

Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym

i archiwach.

Dz. U. Nr 92 poz. 460

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 3 listopada

1992 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i

terenów.

Tadeusz Dzwonkowski, Krzysztof Stryjkowski (1998) Zachodnie Centrum Organizacji w

Zielonej Górze Praktyczny poradnik kancelaryjno-archiwalny.

http://archivarius.republika.pl/html/archiwum.htm

Archiwum zakładowe.