2. Kompetencje archiwum zakładowego.

67 ROZPORZĄDZENiE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, rozdział 2 Organizacja i zadania archiwum zakładowego

§ 5. Do zadań archiwum zakładowego należy: 1) przejmowanie dokumentacji: a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych, b) niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego, c) na nośniku papierowym ze składu chronologicznego, d) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośni- ków danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD, 2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, 3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji, 4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowa- nym, 5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji, 6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, 7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zda- rzeń czy problemów, 8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu, 9) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archi- wum państwowego, 10) s porządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archi- wum zakładowym, 11) d oradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozu- mieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych,

niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD czy w systemie tradycyjnym.

To znalazłam na innych stronach:

2. ARCHIWUM ZAKŁADOWE

Komórka organizacyjna powoływana w jednostkach organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne ( akta kat. "A" ) zajmująca się ;

• przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych do bieżącego urzędowania

• czasowym ich przechowywaniem

• ewidencjonowaniem dokumentacji i tworzeniem baz danych przechowywanego zasobu (również informatycznych )

• udostępnianiem

• brakowaniem

• przekazywaniem materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego

http://archivarius.republika.pl/html/archiwum.htm

Kanon zadań archiwum zakładowego kształtował się na przestrzeni dziejów, obejmując pierwotnie jedynie przechowywanie i zabezpieczanie materiałów mających istotne znaczenie dla ich właściciela. Z biegiem czasu zaczął się on jednak poszerzać i współcześnie obejmuje, poza wymienioną funkcją, ewidencję, konserwację akt, brakowanie, następnie poprzedzone staranną selekcją, udostępnianie oraz przekazywanie materiałów kat. A do archiwum państwowego, a materiałów kat. B na makulaturę. Współcześnie do jego zadań należałoby włączyć nadzór nad kancelarią oraz jego funkcję informacyjną.

Przy pisaniu powyższego tekstu korzystałem z artykułu H. Robótki "Model funkcjonalny współczesnego archiwum zakładowego".

Archiwum zakładowe
(dawniej składnica akt) komórka organizacyjna w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji społecznej zajmująca się przejmowaniem materiałów archiwalnych niepotrzebnych do bieżącego urzędowania (działalności) i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego archiwum.

http://archiwa.gov.pl/materiay/725-slownik-archiwalny.html?lang=pl&template=archiwa_edu

3. Ewidencja archiwum zakładowego.

Ewidencję archiwum zakładowego tworzą:

1. Wykaz spisów zdawczo – odbiorczych.

2. Spisy zdawczo-odbiorcze.

3. Spisy akt przekazanych do archiwum historycznego.

4. Spisy akt wybrakowanych.

5. Rejestry akt udostępnionych.

6. Protokoły akt wycofanych.

Ad. 1.

W wykazie spisów rejestrowane są wszystkie spisy zdawczo – odbiorcze akt przekazywanych przez komórki organizacyjne określonej instytucji do archiwum zakładowego. Formularz spisu www.archiwa.gov.pl Archiwum Narodowe w Krakowie nadzór formularze

Ad. 2.

Spisy zdawczo – odbiorcze są tworzone przed przekazaniem akt z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego. Przed wykonaniem spisu niezbędne jest uporządkowanie akt wewnątrz teczki, ułożenie ich zgodnie ze sprawami, wewnątrz spraw chronologicznie. Spisy zdawczo-odbiorcze mają różne formularze, inny dla dokumentacji aktowej, inny dla akt osobowych, inny dla dokumentacji technicznej, kartograficznej itp. Archiwum zakładowe może określić, jak długo w poszczególnych komórkach mogą pozostawać akta kat. A i B. Może wyznaczyć okres po którym te akta powinny zostać przekazane do archiwum zakładowego. Formularze spisów www.archiwa.gov.pl Archiwum Narodowe w Krakowie nadzór formularze

Ad.3.

Akta kategorii A są przekazywane z archiwum bieżącego do archiwum historycznego. Przed przekazaniem niezbędne są uzgodnienia pomiędzy archiwum zakładowym a historycznym. Akta przekazywane są w stanie uporządkowanym. Akta kategorii A mogą być przechowywane w archiwum zakładowym przez 25 lat zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, 2002. Akta te mogą być przechowywane dłużej jeśli istneje taka potrzeba, np. częste korzystanie z tych akt, wykorzystanie dla bieżących zadań instytucji itp. Formularze spisów zob. www.archiwa.gov.pl Archiwum Narodowe w Krakowie nadzór formularze

Ad. 4.

Brakowanie dokumentacji możliwe jest po sporządzeniu spisu dokumentacji przeznaczonej do brakowania, sporządzeniu protokołu brakowania i uzyskaniu zgody archiwum historycznego. Formularze zob. www.archiwa.gov.pl Archiwum Narodowe w Krakowie nadzór formularze

Ad.5.

W archiwum bieżącym udostępnienia powinny być udokumentowane i zarejestrowane. Formularz księgi udostępnień www.archiwa.gov.pl Archiwum Narodowe w Krakowie nadzór formularze

Ad.6.

W przypadku wycofania lub zniszczenia dokumentacji konieczne jest spisanie protokołu. Zniszczenie lub wycofanie powinno zostać odnotowane w spisach i ewentualnie wykazie spisów.

Cechy charakterystyczne dobrej ewidencji:

1. Opisy odpowiadające zawartości teczki.

2. Rejestracja wszystkich akt przechowywanych w archiwum.

3. Możliwość odnalezienia poszukiwanych akt.

4. Jasne reguły udostępniania.

5. Rejestracja akt wybrakowanych.

6. Informacja o aktach udostępnianych.

7. Informacja o aktach wycofanych lub zniszczonych.

Dobra ewidencja służy:

1. Dobrej informacji o zasobie.

2. Sprawnemu udostępnianiu.

3. Prezentacji działalności archiwum.

4. Porządkowi wewnętrznemu.

5. Zabezpieczeniu zasobu archiwum.

Zasadnicze problemy przy tworzeniu systemu ewidencji archiwum zakładowego:

1. Postępowanie z numerami w wykazie spisów ze spisami akt przekazanych do archiwum historycznego – pozostawienie w wykazie spisów jako wolnego miejsca lub zapełnienie go.

2. Postępowanie z numerami w wykazie spisów akt wybrakowanych – pozostawienie w wykazie spisów jako wolnego miejsca lub zapełnienie go.

Struktura zasobu archiwum zakładowego – modele:

1. Układ rzeczowy – poszczególne działy, np. akta zarządzania i organizacji, akta osobowe itp.

2. Układ numeryczny – zgodny z numerami z wykazu spisów.

3. Pożądane jest oddzielenie akt kategorii A i B. Służyć ono będzie lepszej ochronie akt kategorii A.

Ewidencja archiwum instytucji nie podlegającej nadzorowi Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

1. Archiwum powinno stosować ewidencję o standardach zbliżonych do stosowanych w archiwach podlegających Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

8. WARTOŚCIOWANIE DOKUMENTACJI. TEORIA I PROCEDURY

Nadzór archiwalny to nazwa używana dla określenia całości działań podejmowanych przez archiwa państwowe w zakresie kształtowania zasobu archiwalnego. Pojęcie to nie występuje w Ustawie z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ale zostało usankcjonowane w nazwach komórek organizacyjnych archiwów państwowych powołanych do wykonywania nadzoru archiwalnego.

Kształtowanie zasobu archiwalnego jest jednym z podstawowych zadań w działalności archiwów państwowych. Jego celem jest możliwie najpełniejsze zabezpieczenie dla potomności dokumentacji o wartości historycznej, powstającej w związku z działalnością twórców zespołów. Funkcja ta nabiera stopniowo znaczenia w związku z pojawieniem się masowej produkcji aktowej oraz z powodu wzrostu zainteresowania najnowszymi archiwaliami.

Współczesne metody kształtowania zasobu archiwalnego polegają na selekcji i nadzorze nad narastającym zasobem archiwalnym. Narastającym zasobem archiwalnym archiwiści określają dokumentację pozostającą u jej twórców (w biurach, archiwach zakładowych, składnicach akt), przed jej przekazaniem do archiwów z zasobem historycznym. Najwięcej uwagi archiwa poświęcają selekcji, która ma decydujące znaczenie dla kształtowania zasobu archiwalnego.

Przyczyną selekcji jest brak możliwości i miejsca na przechowywanie całej wytworzonej dokumentacji oraz występująca w niej powtarzalność dokumentów i informacji. Celem selekcji jest wydzielenie materiałów archiwalnych, które należy koniecznie zachować jako wieczyste - od pozostałej dokumentacji, z której wieczystego przechowywania można zrezygnować. Selekcja polega więc na naukowej ocenie wartości dokumentacji i poprzedza właściwe wydzielenie materiałów wieczystych z całej produkcji dokumentacyjnej (tj. brakowanie). W toku długoletnich doświadczeń archiwistów wypracowane zostały archiwalne metody selekcji, których istotnym narzędziem są kryteria oceny dokumentacji.

Kryteria oceny wartości dokumentacji (za: Bohdanem Ryszewskim):

• kryterium znaczenia twórcy zespołu,

• znaczenie historyczne twórcy zespołu,

• kryterium wartości informacyjnej dokumentacji wytworzonej przez danego twórcę,

• kryterium niepowtarzalności informacji,

• kryterium niepowtarzalności tekstów,

• kryterium typowości,

• kryterium unikatowości,

• kryterium dawności dokumentacji,

• kryterium stopnia zachowania materiałów archiwalnych.

Obok kryteriów selekcji istotne są także metody przeprowadzania selekcji dokumentacji. W tym zakresie istnieją trzy ogólne zasady:

• selekcja twórców zespołów przed samą selekcją dokumentacji,

• wieloetapowość selekcji, czyli jej przeprowadzanie na każdym etapie narastania i archiwizacji dokumentacji,

• kompleksowa ocena wartości dokumentacji, obejmująca całą dokumentację twórcy zespołu, z uwzględnieniem jego związków z innymi instytucjami, z którymi współpracował i które stanowiły jego otoczenie.

W Polsce nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym wykonywany jest przede wszystkim poprzez wyselekcjonowanie spośród wszystkich urzędów, instytucji i przedsiębiorstw pewnej liczby najważniejszych i najbardziej reprezentatywnych jednostek organizacyjnych, których dokumentacja ma po selekcji wejść do historycznego zasobu archiwów państwowych. Przepisy ustawy archiwalnej ograniczyły - w stosunku do okresu sprzed ustawy - pole działania archiwów państwowych tylko do organów państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych. Nie oznacza to jednak, że archiwa państwowe nie gromadzą dokumentacji niepaństwowych jednostek organizacyjnych.

Zasady prawidłowej selekcji instytucji ustala Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, a poszczególne archiwa państwowe opracowują i bieżąco prowadzą wykazy takich instytucji na swoim terenie działania. Od 2002 roku wykazy te prowadzone są w formie elektronicznej bazy danych o nazwie NADZÓR.

Archiwa państwowe w ramach nadzoru nad archiwami zakładowymi wyselekcjonowanych instytucji wykonują następujące czynności:

• przeprowadzają systematyczne kontrole archiwów zakładowych, tzw. kontrole archiwalne,

• opiniują i uzgadniają przepisy kancelaryjne i archiwalne,

• przeprowadzają ekspertyzy dokumentacji w archiwach zakładowych i składnicach akt oraz wyrażają zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych,

• szkolą archiwistów zakładowych i personel biurowy,

• współpracują z państwowymi i samorządowymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie odpowiedniego przygotowania i systematycznego przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

Archiwa państwowe prowadzą pełną dokumentację każdego archiwum zakładowego, przechowują w niej: protokoły kontroli archiwalnych z zaleceniami, przepisy kancelaryjne i archiwalne, dane organizacyjne, spisy akt znajdujących się w archiwum zakładowym, spisy akt wybrakowanych, korespondencję.

PROBLEMY WARTOŚCIOWANIA. DOKUMENTACJA MASOWA

masowość dokumentacji:

• występowanie dużej ilości dokumentacji

• występowanie w wielu egzemplarzach

dokumentacja masowa- jednorodny rodzaj dokumentacji występującej w dużej ilości

metody wartościowania akt osobowych:

• sampling- statystyczne metody selekcji akt (przypadkowa reprezentatywna, wg daty urodzenia-próba losowa).

• zasada D,O,T- przejmowanie akt osób o nazwiskach na te litery

• listy sprawdzające- katalog kryteriów aby wytypować akta do wieczystego przechowania

WNIOSKI

• tendencja do zachowania części dokumenatcji akt osobowych, stanowiącej socjologicznie reprezentatywny przekrój zatrudnionuch.

• utrata ich wartości informacyjnej na rzecz formalizacji

• całowita kasacja pewnych grup akt na rzecz kompleksowego zachowania innych, brak wartościowania

• najbardziej rozpowszechniona metoda statystyczna selekcji wg pierwszej litery nazwiska- ale nie spełnia wymogu reprezentatywności

• czy nie zostaną utracone bezcenne źródła historyczne na rzecz ograniczenia przyjęć?

9. RZECZOWE WYKAZY AKT

Rzeczowy wykaz akt – spis wszystkich rodzajów dokumentacji danej instytucji, uporządkowany zgodnie z różnymi systemami, m.in. strukturą instytucji.

Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej jednostki, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności jednostki oraz zawiera jej kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności jednostki organizacyjnej oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz akt służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania dokumentacji. System klasyfikacji oparty jest o dziesiętny sposób sygnowania haseł rzeczowych.

1. Czynniki wpływajace na powstawanie dokumenatcji:

- prawo

- procedury

- sposób dokumentowania spraw

2. Etapy tworzenia rzeczowego wykazu akt:

• analiza funkcji instytucji

• analiza struktury organizacyjnej instytucji

• wykonanie spisu wszystkich rodzajów dokumentacji tworzonych przez poszczególne komórki

• przyjęcie metodologii klasyfikacji- system dziesiętny

• wyodrębnienie i utworzenie klas podstawowych

• wyodrębnienie klas dla drugiego stopnia podziału

• określenie kolejnych stopni podziału

• zasady nadawania kategorii- określania czasu przechowywania dokumenatcji

• zasady nadawania kategorii- problemy podziału na akta kategorii A i B- kryteria historyczne i prawne

• opracowanie wersji roboczej jednolitego rzeczowego wykazu akt

• konsultacje z aktotwórcami

• zatwierdzenie jednolitego rzeczowego wykazu akt i wprowadzenie go decyzją kierownika

• wdrażanie jednolitego rzeczowego wykazu akt

• nadzór nad stosowaniem rzeczowego wykazu akt

Podział materiału aktowego:

• akta typowe, dotyczące zarządzania, kadr (zazwyczaj klasy 0-3)

• materiały specyficzne, dotyczące działalności podstawowej (4-9)

kategorie archiwalne:

• A- dokumenty przechowywane wieczyście

• B- dokumentacja niearchiwalna, z dodaniem cyfr arabskich, np. 5, 10, 25. Jest to dokumentacja o czasowym znaczeniu praktycznym. Po upływie obowiązującego dla niej okresu przechowywania, podlega brakowaniu

• Bc- dokumentacja, która posiada krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę.

• BE- z dodaniem cyfry arabskiej oznacza dokumentację, która po okresie przechowywania (np. BE10 po 10 latach) poddawana jest ekspertyzie przez archiwum państwowe.

II RP: decentralizacja, strukturalne wykazy akt (całość produkcji aktowej danego zakładu pracy podzielona na tyle grup rzeczowych na ile komórek organizacyjnych dzieli się dany zakład). Wykaz traci ważność przy zmianie struktury organizacyjnej zakładu.

Rozwój jednolitych rzeczowych wykazów akt po II wojnie. Niestosowane zbytnio w terenie bo: niski poziom teorii pracy biurowej u kierowników jednostek organizacyjnych, przywiązanie do strukturalnych wykazów akt

Jednolite rzeczowe wykazy akt w praktyce:

• ułatwiają pracę przy brakowaniu materiałów archiwalnych (np. wykaz dla danego zakładu pracy)

• informują o ilości i zawartości treściowej akt kategorii A, wytworzonych przez dany zakład pracy

• przydatność w pracach porządkowo-inwentaryzacyjnych (ułożenie teczek w kolejności symbolu)

WNIOSKI:

• Jednolite rzeczowe wykazy akt dostosowane bardziej do scentralizowanych registratur.

• trudne do opracowania, zwłaszcza w dużych zakładach pracy. Teczki akt o tym samym tytule we wszystkich komórkach organizacyjnych danej jednostki mają ten sam symbol

• można je uzupełniać we wszystkich klasach bez konieczności przebudowy całego wykazu

• nie musi być prowadzony dziennik korespondencyjny czy inna rejestracja pism

• łatwość porządkowania zespołów aktotwórcami

Współpraca archiwistów z zakładami pracy:

• władze centralne, nałożywszy obowiązek opracowania wykazu, powinny go kontrolować

• wprowadenie wykazów do praktyki kancelaryjnej winno być poprzedzone przeszkoleniem personelu, ewentulanie kierowników

• archiwa powinny występować z inicjatywą

• należy zastosować to do zakładów pracy wytwarzających najwięcej akt kategorii A, przejmowanych na wieczyste przechowanie do archiwów państwowych

10. Standardy przechowywania dokumentacji:

67 ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych załącznik nr 6: instrukcja kancelaryjna, rozdział 5

przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji

§ 21. Dokumentację w postaci nieelektronicznej układa się w archiwum zakładowym w sposób zapewniają- cy jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca w tym archiwum, przy czym odrębnie przechowuje się: 1) materiały archiwalne w teczkach aktowych; 2) dokumentację ze składu chronologicznego; 3) informatyczne nośniki danych ze składu tych nośników.

§ 22. 1. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zgromadzona w archiwum zakładowym jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na no- we.

Dziennik Ustaw Nr 14 — 1039 — Poz. 67

2. Podmiot poddaje konserwacji uszkodzone lub częściowo zniszczone materiały archiwalne w porozumie- niu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.

§ 23. W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, włamania do pomieszczeń magazynowych, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób kierownik podmiotu powiadamia także właściwe archiwum państwowe.

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją (jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej) niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz jednostki do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub składnicy akt.

Zakres przedmiotowy instrukcji kancelaryjnej:

• Określenie systemu kancelaryjnego oraz zdefiniowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt

• Ustalenie podziału czynności kancelaryjnych i obiegu dokumentacji

• Zasady przyjmowania, otwierania i sprawdzania przesyłek

• Obowiązki w zakresie przeglądania i przydzielania przesyłek

• Zasady rejestrowania spraw i znakowania akt oraz zakładania i prowadzenia teczek aktowych

• Formy załatwiania spraw

• Zasady sporządzania odpisów i uwierzytelnionych kopii dokumentacji

• Zasady podpisywania pism

• Ustalenia dotyczące wysyłania pism

• Zasady przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych

• Zasady przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego/składnicy akt

• Ustalenia dotyczące wykorzystania narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych

• Obowiązki w zakresie postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub jej komórki organizacyjnej.

Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego/składnicy akt reguluje postępowanie w archiwum zakładowym/składnicy akt z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego/składnicy akt danej jednostki organizacyjnej oraz reguluje:

• tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych,

• sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w archiwum,

• zasady udostępniania akt,

• wymagania dotyczące lokalu archiwum zakładowego/składnicy akt.

Zakres przedmiotowy instrukcji archiwalnej:

• Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego/składnicy akt

• Personel archiwum zakładowego/składnicy akt link do zakładki personel

• Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego/składnicy akt link do zakładki lokal

• Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego/składnicy akt

• Przechowywanie i ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym/ składnicy akt

• Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt

• Udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt

• Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt

• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym/ składnicy akt link do zakładki brakowanie

• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego link do zakładki przejmowanie

• Kontrolę archiwum zakładowego/składnicy akt

• Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub komórki organizacyjnej. 

PODMIOTY ZOBOWIĄZANE DO UZGODNIENIA/ZATWIERDZENIA PRZEPISÓW KANCELARYJNO-ARCHIWALNYCH
 
Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne zobowiązane są do opracowania i stosowania: instrukcji kancelaryjnej  i instrukcji archiwalnej i po ich zatwierdzeniu (por. art. 6 ust. 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach) oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt po jego uzgodnieniu (por. § 3 ust. 3 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych).
 
Obowiązek ten nie dotyczy organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, organów powiatu i starostw powiatowych, organów samorządu województwa oraz urzędów marszałkowskich, organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy, w których normatywy kancelaryjne i archiwalne określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Powyższego Rozporządzenia nie stosują więc takie jednostki jak, np.: gminne ośrodki pomocy społecznej, powiatowe centra pomocy rodzinie, powiatowe inspektoraty nadzoru budowlanego, szkoły, przedszkola, szpitale.

Przepisy kancelaryjne i archiwalne wprowadzają kierownicy jednostek organizacyjnych.