przechowywanie akt

Temat: Organizacja obiegu dokumentów

Obieg pisma jest to droga pisma od momentu jego wpłynięcia do firmy do momentu załatwienia sprawy. Czynności biurowe związane z obiegiem pism, dzielone są na trzy fazy.

  1. Faza - przyjmowanie pism,

  2. Faza - załatwianie spraw,

  3. Faza - wysyłanie odpowiedzi.

W każdej fazie pisma zatrzymuje się w komórkach biurowych, w których wykonywane są niezbędne czynności biurowe związane z obiegiem pism. Są to tzw. punkty zatrzymania pisma.

Typowe punkty zatrzymania pisma:

W wymienionych punktach zatrzymania wykonuje się wiele czynności biurowych i manipulacyjnych. Pismo przebywa w punkcie zatrzymania dłu­żej lub krócej w zależności od wielu czynników, mających wpływ na organi­zację pracy biurowej. Dobra organizacja obiegu pism zapewnia właściwe i szybkie załatwianie spraw, a tym samym wpływa na sprawną działalności całej firmy. Dlatego w pracy biurowej należy kierować się zasadami racjo­nalnego obiegu pism.

Zasady racjonalnego obiegu pism:

Temat: Przechowywanie akt

  1. Dokument biurowy - to jest każde pismo, notatka, sprawozdanie, pro­tokół, zestawienie, sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.

  2. Akta spraw - to jest zbiór wszystkich dokumentów biurowych dotyczą­cych określonej sprawy, np. akta osobowe pracownika.

  1. akta spraw bieżących - obejmują sprawy oczekujące na załatwienie, w toku załatwiania i już załatwione, ale wymagające uzupełnienia lub wznowienia.

  2. akta spraw załatwionych - obejmują sprawy ostatecznie załatwione, zamknięte i noszą nazwę akt archiwalnych.

  1. Dokumentacja biurowa - obejmuje akta spraw bieżących i załatwio­nych oraz księgi, rejestry, ewidencje, kartoteki występujących zaga­dnień.

Przez przechowywanie akt należy rozumieć przechowywanie nośników treści dokumentacji biurowej. Przechowywanie nośników stwarza wiele problemów organizacyjno-technicznych.

Każdy rodzaj dokumentacji biurowej ma określony czas przechowywania, zgodnie z przepisami regulującymi te kwestie. Po upływie czasu przechowy­wania firma powinna pozbywać się niepotrzebnej dokumentacji - niszcząc ją lub przekazując do archiwów państwowych.

Przechowywanie akt bieżących

Najprostszym i jednocześnie racjonalnym sposobem jest przechowywanie akt bieżących przez pracownika biurowego w komórce organizacyjnej. Akta przechowywane są w skoroszytach, segregatorach, kartotekach według przyję­tych systemów klasyfikacji. Do obowiązków pracownika biurowego należy oznaczanie akt, nadanie numeru sprawy, odłożenie ich i przechowywanie w określonym układzie.

Innym sposobem jest przechowywanie akt bieżących w registraturze cen­tralnej. Jest to specjalnie wyposażona komórka organizacyjna, obsługiwana przez jednego lub kilku pracowników. Do jej zadań należy: przechowywanie akt spraw całej instytucji, ich rejestracja, wydawanie akt pracownikom i ich odbieranie po załatwieniu sprawy.

Przechowywanie akt archiwalnych

Odrębnym zagadnieniem jest przechowywanie akt spraw załatwionych. Sposób i czas przechowywania tych akt zależą od kategorii archiwalnej. Kategorie ar­chiwalne akt podane są w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Akta dzielimy na:

  1. akta kategorii A - do tej kategorii zaliczamy wszystkie akta mające zna­czenie historyczne; trwałe, nie mogą być one celowo zniszczone lub roz­proszone;

  2. akta kategorii B - do tej kategorii zaliczamy akta o czasowej wartości użytkowej dla firmy.

Akta manipulacyjne nazywa się aktami C. W wykazie akt są oznaczone symbolem Bc.

Istnieją jeszcze pewne rodzaje spraw, których kategorii nie można z góry określić. Akta te oznacza się w wykazie akt symbolem BE.

Okres przechowywania akt spraw załatwionych jest różny i zależy głównie od kategorii archiwalnej

  1. Akta kategorii A przechowywane są wieczyście, do końca istnienia fir­my, a w razie jej likwidacji przekazywane są do archiwum państwowego.

  2. Akta kategorii B przechowywane są, zgodnie z przepisami, określoną liczbę lat, a po upływie okresu przechowywania przekazywane są na makulaturę. Lata podane są w formie cyfry arabskiej przy literze, np. B5-5 lat.

Akta oznaczone symbolem Bc przechowywane są do końca roku kalenda­rzowego, w którym powstały, a następnie są niszczone.

Akta oznaczone symbolem BE przechowywane są określoną liczbę lat oznaczoną cyfrą arabską przy literach, a następnie poddawane są ekspertyzie archiwalnej, w wyniku której nadana im zostaje kategoria archiwalna, tzn.: A, B, albo przeznacza sieje na makulaturę.

Wszystkie akta archiwalne przechowywane są w archiwum zakładowym lub zakładowej składnicy akt.


Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
Archiwizacja i przechowywnie akt
Leki w fizjot 2 akt
FUO akt
Metody pozyskiwania, konserwacji i przechowywania surowców roślinnych
Prezentacja Rynki akt
POBIERANIE I PRZECHOWYWANIE MATERIAŁÓW DO BADAŃ wiRUSOLOGICZNYCH prezentacja
Zasady przechowywania ziarna zbóż, nasion roślin strączkowych i oleistych
AKT POKUTY2
Akt oddania życia Jezusowi, MODLITWY
UMOWA PRZECHOWANIA, WZORY UMÓW-SKARBÓWKA,SĄD-ugody,skargi,zlecenia i inne
Jak promować siebie bez przechwalania, MOTYWATORY
Akt zawierzenia Maryi swojego powołania do życia konsekrowanego, Modlitwy - Różne
TECHNIKa 2006 zapis i przechowywanie informaji gr1, Do szkoły, GIM TECHNIKA
AKT POŚWIĘCENIA SIĘ RODZINY NIEPOKALANEMU SERCU MARYI, Katecheza, 5 PIERWESZYCH SOBOT
Akt prawny postepowanie powypadkowe, BHP
AKT PARYSKI KONWENCJI?RNEŃSKIEJ O OCHRONIE DZIEŁ LITERACKICH I ARTYSTYCZNYCH
Akt nadania tytulu 10 wzor

więcej podobnych podstron