Temat: Organizacja obiegu dokumentów
Obieg pisma jest to droga pisma od momentu jego wpłynięcia do firmy do momentu załatwienia sprawy. Czynności biurowe związane z obiegiem pism, dzielone są na trzy fazy.
Faza - przyjmowanie pism,
Faza - załatwianie spraw,
Faza - wysyłanie odpowiedzi.
W każdej fazie pisma zatrzymuje się w komórkach biurowych, w których wykonywane są niezbędne czynności biurowe związane z obiegiem pism. Są to tzw. punkty zatrzymania pisma.
Typowe punkty zatrzymania pisma:
kancelaria ogólna lub sekretariat - przyjmowanie pism z zewnątrz, rozdział pism na poszczególne komórki organizacyjne, wysyłanie pism na zewnątrz,
sekretariaty komórek organizacyjnych - przyjmowanie pism z kancelarii głównej, przekazywanie pism kierownikowi w celu przydzielenia tych pism odpowiednim pracownikom biurowym,
kierownik komórki organizacyjnej - przegląda pisma, wydaje dyspozycje dotyczące sposobu załatwienia i przydziela pisma właściwym pracownikom,
pracownik biurowy (referent) — rejestruje i załatwia sprawę pod względem merytorycznym,
aprobant - wyraża zgodę na treść i sposób załatwienia sprawy,
sala komputerów lub maszyn - sporządzanie maszynopisu odpowiedzi na pismo,
kierownik - sprawdza i podpisuje czystopis.
W wymienionych punktach zatrzymania wykonuje się wiele czynności biurowych i manipulacyjnych. Pismo przebywa w punkcie zatrzymania dłużej lub krócej w zależności od wielu czynników, mających wpływ na organizację pracy biurowej. Dobra organizacja obiegu pism zapewnia właściwe i szybkie załatwianie spraw, a tym samym wpływa na sprawną działalności całej firmy. Dlatego w pracy biurowej należy kierować się zasadami racjonalnego obiegu pism.
Zasady racjonalnego obiegu pism:
jak najmniejsza, ograniczona do niezbędnych, liczba punktów zatrzymania pisma,
jak najkrótsza droga obiegu pisma,
jednorazowe przejście pisma przez dany punkt zatrzymania,
wykorzystywanie nowoczesnych środków techniki biurowej, w celu skrócenia czasu wykonywania czynności manipulacyjnych,
ograniczenie czynności biurowych w punktach zatrzymania do koniecznego minimum,
dobrze zorganizowana procedura przekazywania pism z punktów zatrzymania.
Temat: Przechowywanie akt
Dokument biurowy - to jest każde pismo, notatka, sprawozdanie, protokół, zestawienie, sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.
Akta spraw - to jest zbiór wszystkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy, np. akta osobowe pracownika.
akta spraw bieżących - obejmują sprawy oczekujące na załatwienie, w toku załatwiania i już załatwione, ale wymagające uzupełnienia lub wznowienia.
akta spraw załatwionych - obejmują sprawy ostatecznie załatwione, zamknięte i noszą nazwę akt archiwalnych.
Dokumentacja biurowa - obejmuje akta spraw bieżących i załatwionych oraz księgi, rejestry, ewidencje, kartoteki występujących zagadnień.
Przez przechowywanie akt należy rozumieć przechowywanie nośników treści dokumentacji biurowej. Przechowywanie nośników stwarza wiele problemów organizacyjno-technicznych.
Każdy rodzaj dokumentacji biurowej ma określony czas przechowywania, zgodnie z przepisami regulującymi te kwestie. Po upływie czasu przechowywania firma powinna pozbywać się niepotrzebnej dokumentacji - niszcząc ją lub przekazując do archiwów państwowych.
Przechowywanie akt bieżących
Najprostszym i jednocześnie racjonalnym sposobem jest przechowywanie akt bieżących przez pracownika biurowego w komórce organizacyjnej. Akta przechowywane są w skoroszytach, segregatorach, kartotekach według przyjętych systemów klasyfikacji. Do obowiązków pracownika biurowego należy oznaczanie akt, nadanie numeru sprawy, odłożenie ich i przechowywanie w określonym układzie.
Innym sposobem jest przechowywanie akt bieżących w registraturze centralnej. Jest to specjalnie wyposażona komórka organizacyjna, obsługiwana przez jednego lub kilku pracowników. Do jej zadań należy: przechowywanie akt spraw całej instytucji, ich rejestracja, wydawanie akt pracownikom i ich odbieranie po załatwieniu sprawy.
Przechowywanie akt archiwalnych
Odrębnym zagadnieniem jest przechowywanie akt spraw załatwionych. Sposób i czas przechowywania tych akt zależą od kategorii archiwalnej. Kategorie archiwalne akt podane są w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
Akta dzielimy na:
akta kategorii A - do tej kategorii zaliczamy wszystkie akta mające znaczenie historyczne; trwałe, nie mogą być one celowo zniszczone lub rozproszone;
akta kategorii B - do tej kategorii zaliczamy akta o czasowej wartości użytkowej dla firmy.
Akta manipulacyjne nazywa się aktami C. W wykazie akt są oznaczone symbolem Bc.
Istnieją jeszcze pewne rodzaje spraw, których kategorii nie można z góry określić. Akta te oznacza się w wykazie akt symbolem BE.
Okres przechowywania akt spraw załatwionych jest różny i zależy głównie od kategorii archiwalnej
Akta kategorii A przechowywane są wieczyście, do końca istnienia firmy, a w razie jej likwidacji przekazywane są do archiwum państwowego.
Akta kategorii B przechowywane są, zgodnie z przepisami, określoną liczbę lat, a po upływie okresu przechowywania przekazywane są na makulaturę. Lata podane są w formie cyfry arabskiej przy literze, np. B5-5 lat.
Akta oznaczone symbolem Bc przechowywane są do końca roku kalendarzowego, w którym powstały, a następnie są niszczone.
Akta oznaczone symbolem BE przechowywane są określoną liczbę lat oznaczoną cyfrą arabską przy literach, a następnie poddawane są ekspertyzie archiwalnej, w wyniku której nadana im zostaje kategoria archiwalna, tzn.: A, B, albo przeznacza sieje na makulaturę.
Wszystkie akta archiwalne przechowywane są w archiwum zakładowym lub zakładowej składnicy akt.