10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
www.gazetapodatkowa.pl
Czym się kierować przy wyborze programu F-K? (cz. II)
O tym, że program komputerowy finansowo-księgowy musi spełniać wa- Informacji na ten temat można szukać np. na stronie internetowej producenta, analizując
runki określone w ustawie o rachunkowości pisaliśmy w poprzednim numerze dotychczasową historię programu.
gazety. Wydaje się, że większość dostępnych na rynku programów F-K spełnia Trzeba też zwrócić uwagę na to, czy producent (dostawca) zapewnia specjalistyczne
te warunki. Jak więc dokonać spośród nich właściwego wyboru? porady techniczne i merytoryczne podczas wdrażania i eksploatacji programu oraz szybką
i sprawną obsługę serwisową w razie np. awarii. Zakup programu bez zapewnienia
Przed wyborem programu do prowadzenia ksiąg rachunkowych każda jednostka po- sobie dalszej obsługi przy jego użytkowaniu może spowodować kłopoty. Należy przy-
winna spróbować zdefiniować, co dla niej oznacza dobry program F-K. pilnować, by kwestie dotyczące m.in. zasad wdrożenia programu, serwisu gwarancyjnego
Dobry program F-K to program odpowiadający potrzebom i oczekiwaniom jed- i pogwarancyjnego, nabywania aktualizacji programu zostały szczegółowo określone
nostki, określonym przy uwzględnieniu rodzaju i zakresu prowadzonej przez nią dzia- w umowie licencyjnej lub umowie o wdrożenie programu.
łalności. Pod uwagę wziąć również trzeba stopień informatyzacji firmy, tj. posiadane Jeśli to możliwe, należy zapoznać się z działaniem programu przed jego zakupem.
zasoby informatyczne (sprzęt komputerowy, programy) i umiejętności posługiwania Służyć temu może  trening na wersji demonstracyjnej programu lub też udział w pokazie
się techniką komputerową przez pracowników. działania programu przeprowadzonym przez producenta (dostawcę) programu.
Wybór programu F-K powinien zostać dokonany po dokładnym sprecyzowaniu wymagań
Jakie funkcje?
jednostki co do takiego programu. Na etapie wyboru programu niezbędne są uzgodnienia
z osobami wykonującymi prace wspomagane przez programy F-K, czyli z księgowymi. Program komputerowy F-K powinien być przydatny, usprawniać codzienną pracę
oraz generować dane pozwalające sporządzać sprawozdania finansowe, deklaracje po-
Program uniwersalny czy indywidualny?
datkowe i dane umożliwiające skuteczne zarządzanie firmą. Programy F-K mogą mieć
Można zakupić standardowy program F-K (niekiedy producenci przygotowują różne bardzo wiele funkcji. Analizując oferty różnych producentów należy spróbować realnie
wersje programów w zależności od profilu firmy, np. dla firm produkcyjnych, handlowych, określić, które z funkcji programów będą potrzebne. Program o dużej ilości funkcji
usługowych) i dostosować go do szczególnych wymagań firmy. Dostosowania tego można daje większe możliwości, ale także oznaczać może wyższy stopień skomplikowania
dokonać we własnym zakresie  korzystając z dostępnych opcji programu. Można także obsługi, a za tym iść mogą wyższe koszty (np. koszty porad informatycznych, koszty
zakupić standardowy program i dodatkowo wykupić u dostawcy usługę związaną z modyfi- szkoleń pracowników). Ważne jest, by program F-K był łatwy w obsłudze. Dobrze
kacją programu dostosowującą do rodzaju działalności jednostki. Zazwyczaj firmy oferujące więc, jeśli zawiera:
oprogramowanie podejmują się też opracowania programu na zamówienie kupującego,  czytelne i zrozumiałe komunikaty systemowe,
wdrożenia, a nawet pilotowania przetwarzanych danych przez określony w umowie okres.  funkcję podpowiadania numerów kont przy dekretowaniu, podpowiadania numerów
Uniwersalne programy F-K cieszą się większym zainteresowaniem niż programy two- faktur przy regulowaniu płatności,
rzone na indywidualne zamówienie, ze względu na możliwość szybszego wdrożenia takich  funkcję kontroli zapisów, np. bilansowania się zapisu księgowego,
programów i niższe koszty zakupu. Ponadto standardowe programy są zweryfikowane przez  szablony księgowania, czyli możliwość określenia sposobu i zasad wprowadzania
wielu użytkowników, podczas gdy te indywidualne testuje wyłącznie jednostka zlecająca danych z poszczególnych typów dokumentów do ksiąg,
opracowanie takiego programu.  funkcję automatycznego sporządzania bilansu i rachunku zysków i strat, deklaracji
Rozważać zakup programu tworzonego na zamówienie mogą firmy o nietypowej dzia- podatkowych.
łalności. Koszty dostosowania standardowego programu w takich firmach byłyby wysokie, Dobry program F-K powinien ponadto umożliwiać tworzenie planu kont z wieloma
więc decydują się one na zamówienie indywidualnego oprogramowania, które będzie analitykami oraz przeglądanie i wydruk kont przy zastosowaniu różnych kryteriów.
bardziej efektywne i zgodne z potrzebami firmy. Powinien też automatycznie otwierać i zamykać konta na przełomie lat, przy jednoczesnym
zapamiętywaniu danych z lat ubiegłych.
Zintegrowany system czy połączenie poszczególnych aplikacji?
Jakie koszty?
Zdarza się, że programy, które obsługują księgowość, środki trwałe, kadry i płace,
sprzedaż, gospodarkę magazynową, pochodzą od różnych producentów. Wówczas prze- Jasne jest, że porównanie ofert dostępnych na rynku programów F-K musi również
kazywanie danych pomiędzy tymi programami może być trudne. Decydując się na zakup uwzględniać możliwości finansowe jednostki. Przy wyborze programu konieczne jest
poszczególnych aplikacji trzeba zwrócić uwagę na możliwość ich zgodnej współpracy, oszacowanie kosztów zakupu, wdrożenia i eksploatacji programu F-K. Jednak celowo
unikać nadmiernego różnicowania programów, ich wersji, wewnątrz firmy. ten aspekt na końcu, aby podkreślić, że dokonując wyboru programu F-K nie należy się
Zakup poszczególnych aplikacji może być dobrym pomysłem w firmach, które po- kierować wyłącznie jak najniższymi kosztami zakupu.
szczególne informacje chcą mieć podzielone według poszczególnych działów firmy (dział Dobry program F-K usprawni pracę w księgowości i zarządzanie firmą  w ten sposób
księgowości, dział kadr, dział sprzedaży, magazyn). Wtedy pracownicy poszczególnych  zwrócą się firmie wydatki poniesione na jego zakup. Jeśli natomiast program zostanie z
le
działów korzystają z konkretnych przydzielonych działowi aplikacji. W zasadzie większość wybrany, nie sprawdzi się, spowoduje to zamęt w księgowości, zakłócenia w zarządzaniu
małych i średnich jednostek efektywnie pracuje stosując takie rozwiązanie. firmą, a w konsekwencji nawet straty finansowe.
Natomiast zakup zintegrowanego systemu umożliwia stworzenie wspólnej bazy
Dorota Przybyszewska
danych, z której korzystać mogą pracownicy całej firmy (stosownie do nadanych upraw-
nień dostępu). Pozwala też na łatwe przesyłanie danych między poszczególnymi modu-
łami. Dokonując wyboru takiego systemu
R E K L A M A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Podatkowa księga
można najpierw zakupić część modułów,
np. moduł F-K oraz kadry i płace, a potem
przychodów i rozchodów
bez problemu dokupić inne moduły, sto-
sownie do potrzeb jednostki. Użyteczność
zintegrowanego systemu jest wysoka, ale
Sprzedaż zakładów Totolotka
niestety wysokie są też koszty jego za-
kupu. Należy też zwrócić uwagę na fakt,
Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie handlu (kiosk),
że rozbudowany system może wymagać
a także sprzedaję zakłady Totolotka. Na koniec miesiąca rozliczam
zapewnienia sprzętu komputerowego o lep- się ze sprzedanych zakładów i wystawiam fakturę VAT. Czy przychód
szych parametrach.
ze sprzedaży tych zakładów powinienem księgować w kolumnie 7
czy 8 księgi podatkowej?
Jaki producent (dostawca)?
Dobrze jest kupić program producenta, Z pytania wynika, że podatnik prowadzi działalność handlową w kiosku,
który ma renomę i doświadczenie w branży. w którym działa również kolektura Totolotka. Przychodem z działalności ko-
Ponadto można poprosić producenta (do- lektury jest wynagrodzenie prowizyjne, określone w umowie typu pośrednictwa
stawcę) o listę referencyjną, tj. listę firm, zawartej z Totalizatorem Sportowym. Podatnik sprzedaje zakłady Totolotka
które zakupiły program. Listę tę należy i co miesiąc wystawia fakturę VAT z tytułu usług świadczonych na rzecz
przejrzeć pod kątem wielkości i specyfiki Totalizatora, która jest podstawą ujęcia przychodów ze sprzedaży w księdze
działalności firm korzystających z pro- podatkowej.
gramu. Jeśli jednostka odnajdzie na tej liście O tym, co ewidencjonować w poszczególnych kolumnach księgi, mówią
znane firmy z tej samej branży i o zbliżonych objaśnienia stanowiące załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów w spra-
rozmiarach działalności, warto dodatkowo wie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r.
uzyskać od nich opinię na temat działania nr 152, poz. 1475 ze zm.). Kolumna 7  Wartość sprzedanych towarów i usług
programu, a także sposobu wdrożenia, ob- księgi podatkowej jest przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży
sługi serwisowej oraz rzeczywistych kosz- wyrobów (towarów handlowych) i sprzedaży usług. Natomiast kolumna 8 księgi
tów eksploatacji.  Pozostałe przychody służy do ewidencji pozostałych przychodów, np. przy-
Przed zakupem programu nie zaszkodzi chodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych,
dowiedzieć się, jak rysuje się przyszłość pro- wynagrodzenia płatnika.
ducenta, czy ma stabilną pozycję na rynku Z przepisów wprost nie wynika, w której kolumnie księgi podatkowej za-
i jakie są jego plany dotyczące programu. ewidencjonować przychody określone w pytaniu. Przyjęło się, że w kolumnie 7
Warto uzyskać odpowiedzi na pytania: wpisuje się przychody dotyczące podstawowej działalności podatnika, natomiast
 czy producent dostosowuje oprogra- kolumna 8 służy do ewidencji innych przychodów, nie związanych z działalnością
mowanie do potrzeb firmy, czy tworzy podstawową. W omawianej sytuacji należałoby więc rozważyć, czy działalność
dodatkowe opcje do programu, czy dba polegająca na sprzedaży usług dla Totalizatora jest główną działalnością podat-
o merytoryczny rozwój programu? nika.
 czy producent szybko reaguje na zmiany Są podmioty, których działalność polega wyłącznie na prowadzeniu punktu
w przepisach i odpowiednio często ak- kolektury Totolotka. Natomiast podatnik prowadzi działalność w zakresie handlu,
tualizuje oprogramowanie? tj. sprzedaży prasy i innych towarów, i dodatkowo prowadzi sprzedaż zakładów.
 czy producent w aktualizacjach uwzględ- Dlatego wydaje się, że w sytuacji opisanej w pytaniu wynagrodzenie prowi-
nia tempo zmian w informatyce (np. pro- zyjne dotyczące sprzedaży zakładów Totolotka trzeba księgować w kolum-
gramy pracujące w środowisku DOS nie 8  Pozostałe przychody . Jednak decyzję w tej kwestii powinien podjąć
zastąpił podobnymi dla środowiska podatnik, po rozważeniu przedmiotu swojej działalności gospodarczej.
Windows)?
Gazeta Podatkowa nr 57 " 17.07.2008 r.