Temat: Zakres i zasady ewidencji gruntów i budynków
dr M. Pracka
Ewidencja to systematycznie aktualizowany zestaw zawierający informacje o gruntach, budynkach, lokalach, ich właścicieli, a także o innych podmiotach fizycznych lub prawnych , którzy rządzą tymi gruntami, budynkami, oraz lokalami.
Informacje zawarte w ewidencji gruntów i budynków stanowią:
podstawę planowania gospodarczego,
podstawę planowania przestrzennego,
rozmiar podatków i świadczeń ,
oznaczenie nieruchomości w księgach wieczystych ,
statyki publicznej
gospodarki nieruchomościami
ewidencje gospodarstw rolnych .
Dane , które zostały zamieszczone w ewidencji gruntów i budynków są wyłączną podstawą oznaczenie nieruchomości w księgach wieczystych. W przypadku niezgodności danych zawartych w księgach wieczystych sąd wieczystoksięgowy dokonuje na wniosek właściciela nieruchomości albo wieczystego użytkownika prostowania oznaczenia nieruchomości na podstawie informacji katastru nieruchomości. Sprostowanie może być wykonane także z urzędu , na skutek bezpośredniego sprawdzenia danych w bazie danych katastru nieruchomości lub poinformowania jednostki , która prowadzi kataster nieruchomości. Na podstawie §28 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 września 2001 roku w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów, informacje z ewidencji gruntów i budynków wpisywane są do księgi wieczystej na podstawie wykresu z mapy ewidencyjnej, a także wpisu z rejestru gruntów lub innego dokumentu powstałego na podstawie przepisów o ewidencje gruntów i budynków, chyba, że oddzielne przepisy stanowią inaczej. Jeśli zmiana oznaczenia nieruchomości dotyczy tylko zmiany położenia nieruchomości, numeracji działek ewidencyjnych, obrębu ewidencyjnego, albo sposobu korzystania z nieruchomości, podstawę wpisu w księdze wieczystej stanowi wypis z rejestru gruntów. Dokumenty takie powinny posiadać klauzule właściwego organu, które prowadza ewidencje gruntów i budynków, stwierdzają , że przeznaczone są do dokonywania wpisów w księgach wieczystych.
Organami administracji geodezyjnej i kartograficznej są :
Marszałek województwa- wykonuje zadania przy pomocy geodety województwa wchodzący w skład urzędu marszałkowskiego, oraz starostwa, wykonujący zadania przy pomocy geodety powiatowego wchodzącego w skład starostwa powiatowego. Powierzone im zadania mają charakter spraw z zakresu administracji rządowej. Prowadzenie spraw należących do zakresu zadań i kompetencji starosty, w tym wydawanie decyzji administracyjnych, starosta powierza na wniosek gminy wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) w drodze porozumienia. Prowadzenie wojewódzkiego zasobu geodezyjnego i kartograficznego należy do zadań marszałka województwa, a prowadzenie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w tym ewidencji gruntów i budynków, należy do starosty.
Ewidencja obejmuje informacje dotyczące :
Gruntów – tzn. ich położenia, granic powierzchni, rodzajów użytków gruntowych, a także klasy gleboznawcze, oznaczenia ksiąg wieczystych albo zborów dokumentów, jeśli zostały założone dla nieruchomości, w skład której wchodzą grunty.
Budynków- ich położenie, przeznaczenie, przeznaczenie użytkowania i ogólnych danych technicznych.
Lokali- ich usytuowane, funkcji użytkowych, a także powierzchni użytkowej.
W ewidencji gruntów i budynków wskazuje się również :
Właściciela w odniesieniu do ziem państwowych i samorządowych- inne osoby fizyczne albo prawne, w których władaniu znajdują się grunty, budynki, albo ich fragmenty.
Miejsce zamieszkania albo siedzibę osób wskazanych w pkt.1
Informacje o wpisaniu do rejestru zabytków
Wartość nieruchomości.
W ewidencji gruntów i budynków, założonej na podstawie dekretu 2 lutego 1955 roku o ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 6, poz 32) nie wliczając właściciela, do momentu uregulowania tytułu własności, wskazuje się również osobę władającą.
Na żądanie starosty właściciele, a w odniesieniu do gruntów państwowych i samorządowych- inne osoby fizyczne lub prawne, w których władaniu znajdują się grunty, budynki albo ich części, jak również osoby władające nieruchomościami, uwidocznionymi w ewidencji na podstawie dekretu dnia 2 lutego 1955 roku o ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 6, poz 32), ich obowiązkiem jest dostarczenie dokumentów geodezyjnych, kartograficznych oraz inne niezbędne do wprowadzenia zmian w ewidencji gruntów i budynków.
Właściwe organy, sądy oraz kancelarie notarialne przesyłają staroście odpisy prawomocnych decyzji, orzeczeń i odpisy aktów notarialnych, z których wynikają zmiany danych objętych ewidencją gruntów i budynków, w terminie 30 dni od dnia uprawomocnienia się decyzji, orzeczeń, albo sporządzenia aktu notarialnego.
Informacje o gruntach, budynkach oraz lokalach zawarte są w operacie ewidencyjnym, która składa się z map, rejestrów oraz dokumentów uzasadniających wpisy do tych rejestrów. Informacje takie są jawne, a także dostępne dla osób fizycznych i prawnych, oraz innych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, które mają interes prawny w dostępie do nich. Na żądanie właściciela albo osób fizycznych oraz prawnych, w którym władaniu znajduje się grunt, budynek albo lokal, które mają interes prawny w tym zakresie, i również na żądanie zainteresowanych organów administracji rządowe i jednostek samorządu terytorialnego organ prowadzący ewidencje gruntów i budynków wydaje odpłatnie wyrysy oraz wypisy z operatu ewidencyjnego.
Ważność procesu aktualizacji wynika z tego, że dane ewidencyjne – dla prawidłowego wypełniania swych zadań - muszą być w pełni aktualne.
Organ prowadzący podejmuje szereg takich czynności które sprawiają, że dane ewidencyjne uzyskują status aktualności dla ustalonego okresu czasu.
W tym okresie odzwierciedlają one stan faktyczny i prawny obiektu oraz podmiotu ewidencyjnego.
Aktualizacja to bardzo ważny problem dla organów prowadzących ewidencje gruntów i budynków.
Fundamentalne zasady procesu aktualizacji
Aktualizacja operatu następuje poprzez wprowadzenie :
udokumentowanych zmian do bazy danych ewidencyjnych, zarówno w
części przestrzennej, jak też opisowej.
Do aktualizacji operatu wykorzystuje się następujące źródła danych:
materiały zgromadzone w PZGK, szczebla powiatowego,
pomiary geodezyjne
pomiary i opracowania fotogrametryczne,
rejestry, prowadzone przez: sądy, OAP, państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne,
dokumentację udostępnioną przez zainteresowane osoby, organy i jednostki organizacyjne,
dokumentację architektoniczno-budowlaną tworzoną oraz przechowywaną przez OAP,
wyniki oględzin obiektu.
Informacje zawarte w ewidencji gruntów i budynków podlegają aktualizacji:
na wniosek podmiotów, którymi są:
właściciel,
użytkownik,
zarządca trwały, dla jednostki organizacyjnej bez osobowości prawnej ,
państwowa osoba prawna, której SKP powierzył w stosunku do swojej nieruchomości wykonywanie prawa własności lub innego prawa rzeczowego,
OAP, który gospodaruje zasobem nieruchomościami SKP lub zasobem nieruchomości jednostki samorządu terytorialnego
użytkownik gruntu SKP lub jednostka samorządu terytorialnego,
dzierżawca, w przypadku osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej bez osobowości prawnej, który włada gruntem na podstawie umowy dzierżawy i jest zgłoszony do ewidencji gruntów i budynków
stosownie do przepisów ustawy o ubezpieczeniu społecznym
rolników,
posiadacz samoistny
z urzędu, zmiany te wynikają z dokumentów o charakterze prawno-administracyjnym takich jak:
akty notarialne,
prawomocne orzeczenia sądowe,
ostateczne decyzje administracyjne,
akty normatywne
wynikają z opracowań
opracowań geodezyjnych i kartograficznych przyjętych do ODGiK, zawierających wykazy zmian danych ewidencyjnych,
dokumentacji architektoniczno-budowlanej przechowywanej przez OAP,
ewidencji publicznych prowadzonych na podstawie innych przepisów
Aktualizacje operatu ewidencyjnego dokonuje się niezwłocznie po uzyskaniu przez organ prowadzący stosownych dokumentów określających zmiany danych ewidencyjnych o charakterze przestrzennym, gdy aktualizacja operatu wymaga wyjaśnień podmiotów lub uzyskania dodatkowych dowodów, organ prowadzący przeprowadza w tej sprawie postępowanie administracyjne lub żąda dostarczenia dokumentów geodezyjnych i kartograficznych niezbędnych do wprowadzenia zmian.
O dokonanych zmianach organ prowadzący ewidencje gruntu i budynku zawiadamia:
zainteresowane podmioty, na wniosek których została wprowadzona zmiana,
sądy rejonowe prowadzące księgi wieczyste ,
organy podatkowe,
jednostki statystyki publicznej.
Wprowadzanie zmian do ewidencji gruntów i budynków dokonywane jest w postępowaniu ewidencyjnym o cechach administracyjnych, które wynikają z przepisów kodeksu postepowania administracyjnego
Zmiany w ewidencji gruntów i budynków dotyczą podmiotu oraz przedmiotu ewidencji
Rodzaje zmian w ewidencji gruntów i budynków
Zmiany dotyczące podmiotu mają następujący zakres:
Zmiana osoby właściciela obiektu ewidencji gruntów i budynków, nazywana niekiedy zmianą stanu prawnego, występująca podczas takich czynności prawnych i działań geodezyjno-prawnych, jak:
sprzedaż bądź kupno obiektu ewidencji gruntów i budynków , na przykład działki ewidencyjnej, które stanowią nieruchomość gruntową
darowizna, na przykład prawa współwłasności budynku, przy czym współwłasność jest wyrażona ułamkiem
dział spadku, w wyniku którego przypisane zostaje prawo własności – np. do lokalu, stanowiącego nieruchomość
zasiedzenie, na przykład działki ujawnionej w ewidencji gruntów i budynków , które są w posiadaniu samoistnym przez stosowny okres czasu, przez posiadacza samoistnego, przy czym zmiany osoby właściciela mogą być rozważane w
odniesieniu do wszystkich obiektów ewidencyjnych ale, zmiany te muszą być udowodnione aktem notarialnym, orzeczeniem sądowym lub też odpisem z księgi wieczystej
podział nieruchomości,
scalenie i podział nieruchomości,
scalenie i wymiana gruntów
wywłaszczenie nieruchomości
Jeśli chodzi o zmiany osoby właściciela mogą być rozważane w odniesieniu zasadniczo do działki, stanowiącej nieruchomość gruntową (z wyjątkiem procesu wywłaszczenia, w którym może nastąpić także odjęcie prawa własności do budynku), ale zmiany te muszą być udowodnione aktem notarialnym, orzeczeniem sądowym bądź także odpisem z księgi wieczystej.
Zmiana osoby władającego, nazywana niekiedy zmianą stanu stanu faktycznego występująca podczas czynności prawnych, dokonywanych przez właściciela obiektu ewidencji gruntów i budynków i prowadzących do ustanawiania na tym obiekcie prawa uwłaszczenia bądź praw zobowiązaniowych, na przykład dzierżawy,
Zmiana nazwy podmiotu bądź miejsca zamieszkania podmiotu lub jego siedziby, dotycząca :
zmiany nazwiska - w przypadku osoby fizycznej bądź nazwy - w przypadku oprawnej, lub jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej
Zmiany w zakresie przedmiotu dotyczą działki, budynku lub lokalu, przy czym z uwagi na fakt, że zmiany związane z budynkiem lub lokalem mają zasadniczo mniejsze znaczenie formalne, ponieważ są to głównie zmiany danych atrybutów opisowych (na przykład zmiana materiału pokrycia dachu budynku), zostanie przedstawiony w tym miejscu jedynie zakres zmian dotyczący działki.
Zmiany, które dotyczą działki to:
Zmiana określenia położenia działki, przy czym mamy tu następujące zakresy możliwych do zaistnienia zmian:
zmiana nazwy miejscowości,
zmiana nazwy jednostki ewidencyjnej,
zmiana nazwy obrębu
zmiana nazwy ulicy przy której położona jest działka,
zmiana numeru arkusza mapy, na której przedstawiona jest działka,
zmiana numeru działki
zmiana nazwy nieruchomości, czyli numeru księgi wieczystej, która obejmuje działkę
Zmiana granic i powierzchni działki, jako wynik dokonanych czynności geodezyjno-prawnych powodujących zmianę granic działki, bądź też zaistnienia pewnych okoliczności powodujących zmianę, przy czym należy tu wymienić:
podział nieruchomości, po którym powstają nowe działki, definiowane granicami wyznaczonymi w terenie, a w ewidencji gruntów i budynków rejestrowane są te działki z przypisanymi nowymi numerami,
rozgraniczenie nieruchomości, po którym konfiguracja, czyli kształt działki ewidencyjnej, zostaje częściowo zmieniona w wyniku powtórnego ustalenia granicy nieruchomości, a ślad takiego działania jest rejestrowany w ewidencji gruntów i budynków poprzez zmianę granic, powierzchni, a także numeru działki, która była rozgraniczana
wywłaszczenie części nieruchomości po którym część nieruchomości gruntowej, wyznaczona poprzez podział, staje się działką ewidencyjną, o określonych granicach, powierzchni i numerze, rejestrowaną w ewidencji gruntów i budynków
siły przyrody, które powodują niekiedy niezamierzone zmiany w konfiguracji działki, a ich skutek, podobny do skutku, jaki wynika z dokonanego rozgraniczenia, musi być też ujawniony w ewidencji gruntów i budynków
stwierdzenie, że stan faktyczny granic i powierzchni działki różnią się od stanu prawnego wykazanego w księgach wieczystych lub w innych dokumentach prawnych, przy czym oznacza to konieczność dokonania tzw. regulacji stanu prawnego nieruchomości, czyli doprowadzenia do zgodności danych ewidencji gruntów i budynków i ksiąg wieczystych, oznacza to, że w ewidencji gruntów i budynków muszą być wprowadzone zmiany do działki ewidencyjnej
Zmiana w zakresie klas i użytków gruntowych, przy czym dotyczy ona:
zmiany grupy użytków gruntowych (np. użytki rolne zmieniają się w użytki leśne),
zmiany rodzajów użytków gruntowych (np. grunt orny zmienia się na pastwisko trwałe),
zmiana klasyfikacji gleboznawczej użytków, przeprowadzonej z urzędu lub na wniosek strony, oznaczająca zaliczenie dotychczasowej klasy użytku do innej klasy.
Dokumentowanie i wprowadzanie zmian dotyczących działek ewidencyjnych odbywa się przy uwzględnieniu następujących zasad:
nie wymagana jest dokumentacja pomiarowa przedstawiająca zmiany związane z działką, gdy zmiana własności bądź władania dotyczy całej jednostki rejestrowej gruntów lub poszczególnych działek,
należy sporządzić dokumentację pomiarową, czyli mapę uzupełniającą i wykaz zmian gruntowych, gdy zmiana własności dotyczy części działki powstałej podczas różnych czynności geodezyjno-prawnych, na przykład podziału.
Postępowanie przy wprowadzaniu zmian w ewidencji gruntów i budynków w zakresie dotyczącym działki
Postępowanie przy wprowadzaniu istotnych zmian takich jak: zmiana właściciela, zmiana powierzchni działki, itp. ma charakter administracyjny co oznacza, że jest zakończone decyzją organu prowadzącego ewidencje gruntów i budynków, wynikającą z przepisów zawartych w kodeksie postepowania administracyjnego.
Wprowadzanie mało istotnych zmian do operatu ewidencyjnego, takich jak: sprostowanie wyraźnej pomyłki, nie wywierającej żadnego skutku na dane ewidencyjne, poprawa mało istotnego błędu liczbowego, itp., ma charakter techniczny i nie musi być dokonywane na podstawie decyzji. Przykładem decyzji organu jest decyzja o wpisie zaistniałych zmian przedmiotowych do ewidencji gruntów i budynków, na zakończenie postępowanie ewidencyjnego wszczętego przez organ prowadzący ewidencje gruntów i budynków na wniosek podmiotu, którego dotyczą te zmiany. W takim przypadku organ prowadzący, podejmuje następujące działania:
wydaje decyzję pozytywną, jeśli wniosek był poprawny pod względem formy i treści,
wzywa podmiot do uzupełnienia wniosku, jeśli stwierdzono w nim niejasności, na przykład zauważono w nim dokumentów pomiarowych dokumentujących zmiany,
wydaje decyzję negatywną odmawiającą wpisu zmian w przypadku, gdy wniosek jest bezzasadny (na przykład gdy wnioskodawca zgłaszający zmiany nie był podmiotem ewidencji gruntów i budynków).
Jeśli chodzi o decyzje negatywne wnioskodawca ma zawsze możliwość odwołania się od tej decyzji do wojewódzkiego inspektora nadzoru geodezyjnego i kartograficznego.
Tryb i zakres postępowania przy wprowadzaniu zmian w ewidencji gruntów i budynków
Zmiany w ewidencji gruntów i budynków wprowadzane są w postępowaniu ewidencyjnym wszczynanym na wniosek podmiotu lub z urzędu. W przypadku wszczęcia postępowania na wniosek podmiotu mamy do czynienia wówczas, gdy:
podmiot składa wniosek o wszczęcie postępowania dotyczącego dokonania wpisu zaistniałych zmian, przy czym wynika to z obowiązku ustawowego
podmiot składa wniosek o wszczęcie postępowania dotyczącego wyjaśnienia niejasności, które mogą powodować w przyszłości zmiany niekorzystne dla podmiotu
Wszczęcia postępowania z urzędu następuje w następujących przypadkach:
gdy zostały wydane orzeczenia sądowe dotyczące podmiotów i obiektów ewidencyjnych,
gdy nastąpiła zmiana granic administracyjnych,
gdy dokonano zmian w istniejącej klasyfikacji gruntów,
gdy ujawniono istotne błędy merytoryczne i formalne.
Zmiany dotyczące podmiotu jak również obiektu ewidencyjnego powinny być wprowadzane bezzwłocznie, jeżeli nie wywołują żadnych wątpliwości natury merytorycznej i formalnej Przykładem stosowania zasady bezzwłocznego wprowadzania zmian, jest dokonanie czynności dotyczącej zmiany właściciela całej jednostki rejestrowej gruntów lub całej działki, ponieważ nie są w tym przypadku wymagane dokumenty pomiarowe dokumentujące zmianę w terenie. Gdyby zmiana dotyczyła części działki wymóg bezzwłocznego wprowadzenia zmiany nie mógłby być dochowany z uwagi na fakt, że podmiot musi przedstawić dokumenty pomiarowe określające zmianę. Dokumentacja pomiarowa, na podstawie której wprowadzane są zaistniałe zmiany dotyczące działki, składa się z następujących części:
mapa uzupełniająca, która przedstawia dotychczasowe granice działki wraz z nowymi granicami oraz poprzedni numer działki ewidencyjnej i nowe numery działek ewidencyjnych,
wykaz zmian gruntowych, który przedstawia rozliczenie powierzchni całkowitej działki, powierzchni użytków i klas w działce według stanu nowego, na podstawie stanu dotychczasowego.
Dokumentacja dotycząca zmian przechowywana jest dla każdego obrębu w wykazach dowodów zmian.
Dokonywanie zmian w operacie ewidencyjnym
Zmiany są wprowadzane do części przestrzennej i opisowej operatu. Dokonanie zmian w części przestrzennej polega głównie na:
wprowadzeniu do bazy nowych obiektów (na przykład działek powstałych po podziale nieruchomości), na podstawie wyników pomiaru uzupełniającego.
usunięcie nieistniejących obiektów, ale w odniesieniu do działek ewidencyjnych, przy wprowadzaniu zmian należy zauważyć, że zmieniają się granice, powierzchnie i numery działek oraz, trzeba stosować w tym procesie następujące zasady: numer nowej działki musi być nowym numerem to znaczy, że nie może się powtórzyć z żadnym innym, już istniejącym numerem działki, przed wprowadzeniem zmian w numeracji nowych działek należy dokonać czynności tak zwanego uzgodnienia mianowników, zmiany wynikłe ze zmian przebiegu granic administracyjnych są dokonywane dopiero po ich ogłoszeniu w dzienniku ustaw, dzienniku urzędowym wojewody itp.
Zmiany robione w części opisowej polega głównie na usunięciu danych nieaktualnych i wpisanie danych obowiązujących (na przykład wpisanie nowego właściciela budynku). Wprowadzanie zmian w odniesieniu do działek ewidencyjnych w rejestrze gruntów) dokonywane jest na podstawie wykazu zmian gruntowych.
Zgłaszanie zmian w ewidencji gruntów i budynków
Zasady zgłaszania zmian
podmioty ewidencyjne są zobowiązane zgłaszać organowi prowadzącemu ewidencje gruntów i budynków wszelkie zmiany w danych ewidencyjnych, w terminie do 30 dni licząc od daty powstania tych zmian, przy czym obowiązek ten nie dotyczy zmian danych wynikłych z dokonanych czynności prawnych lub geodezyjno-prawnych, zakończonych sporządzeniem stosownego dokumentu prawnego, bądź również zakończonych orzeczeniem lub decyzją właściwego organu (np: postępowanie podziałowe, zakończone decyzją wójta o podziale).
Jakiekolwiek zgłoszenia zmian wpływające do organu prowadzącego, podlegają rejestracji formalnej w komputerowym rejestrze kancelaryjnym, zwanym również „dziennikiem zgłoszeń zmian”, zgodnie z rozp’01. Dziennik zgłoszeń zmian jest częścią składową systemu informatycznego wspomagającego prowadzenie ewidencje gruntów i budynków. Na podstawie zgłoszonych zmian organ prowadzący podejmuje czynności prowadzące do wprowadzenia ich do części kartograficznej jak też i opisowej operatu ewidencyjnego. Pierwszym krokiem w tych czynnościach jest aktualizacja bazy danych ewidencyjnych. Nie wszystkie zaistniałe zmiany w danych, są wprowadzane do ewidencji gruntów i budynków. Powoduje to, że dane ewidencyjne są niekiedy nieaktualne, a skutek takiego stanu wywiera negatywny wpływ na czynności związane z wykorzystywaniem tych danych. Aby zapobiec takim przypadkom organ prowadzący podejmuje działania, których celem jest okresowa weryfikacja danych ewidencyjnych. .
Czynności, które podejmuje organ prowadzący w odniesieniu do podmiotów oraz tych wszystkich, którzy są zainteresowani uzyskaniem z ewidencji gruntów i budynków informacji w różnej formie i postaci, nazywamy obsługą stron ewidencji gruntów i budynków. Zakres czynności dotyczących obsługi stron, jest szeroki.
Czynności obsługi stron
Do podstawowych czynności dotyczących obsługi stron należą:
udostępnianie danych ewidencyjnych w formie:
wypisów z rejestrów i kartotek, dokonywanych metodą komputerową,
wyrysów z mapy ewidencyjnej, dokonywanych metodą komputerową lub tradycyjną,
plików komputerowych,
wizualnej lub ustnej;
uwierzytelnianie wydruków, wypisów i wyrysów poprzez opatrzenie ich stosowną klauzulą (na przykład: „dokument niniejszy jest przeznaczony do dokonywania wpisów w księdze wieczystej”).
przekazywanie, co najmniej raz w roku, wojewódzkiemu inspektorowi nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, kopii baz danych ewidencyjnych, w celu lepszego zabezpieczenia tych danych.
Czynności udostępniania danych oraz uwierzytelniania fragmentów dokumentacji ewidencyjnej stronom. Czynności tych dokonuje kierownik tej jednostki, działający z upoważnienia organu prowadzącego ewidencje gruntów i budynków.
Zakres i treść podstawowych dokumentów wydawanych stronom
Do podstawowych dokumentów wydawanym stronom na ich żądanie, należą:
wypis z rejestru gruntów, zawierający:
imię i nazwisko podmiotu wraz z imionami rodziców podmiotu,
numer działki,
numer jednostki rejestrowej gruntów, do której należy działka, powierzchnia całkowita działki wraz z powierzchniami użytków i klas zawartych w działce,
numer grupy rejestrowej gruntów, do której przypisana jest działka,
określenie położenia działki, poprzez podanie nazwy obrębu, numeru arkusza mapy i nazwy ulicy, przy której położona jest działka,
numer księgi wieczystej nieruchomości gruntowej, która jest oznaczona przez działkę.
wyrys z mapy ewidencyjnej, przedstawiający:
skalę opracowania,
granice działki i sposób ich oznaczenia w terenie,
oznaczenie użytków i klas zawartych w działce,
określenie położenia działki poprzez podanie nazwy obrębu, numeru arkusza mapy i nazwy ulicy, przy której położona jest działka,
szczegóły sytuacyjne znajdujące się na działce, na przykład budynki, drzewa, itp.,
imię i nazwisko podmiotu wraz z imionami rodziców podmiotu,
numer jednostki rejestrowej gruntów.
Wymienione dokumenty służą różnym celom. Najważniejszymi z nich są cele prawne, można tu wymienić np. założenie księgi wieczystej. W takich przypadkach, na dokumentach wydawanych stronom przez organ prowadzący, umieszczana jest klauzula, która w przybliżeniu brzmi "Niniejszy dokument służy za podstawę wpisu do księgi wieczystej stosownie do artykułu 21, pr g i k”. Dodatkowo w klauzuli wpisywana jest zaś informacja o granicach działki w formie jednego z następujących stwierdzeń:
granice działki wyznaczone według stanu faktycznego pomierzonego na gruncie,
granice działki wyznaczone według stanu prawnego na mocy wydanej decyzji o:
rozgraniczeniu nieruchomości,
podziale nieruchomości i wprowadzeniu nowego stanu własności,
granice działki według stanu prawnego zgodnego z prawomocnym
orzeczeniem sądu powszechnego.
Pod pojęciem stanu prawnego rozumiany jest stan granic działki, wynikający z pełnej dokumentacji stanowiącej podstawę do czynności prawnych.
Pod pojęciem stanu faktycznego rozumiany jest stan granic działki stwierdzony wcześniej na gruncie, jedynie według wskazań stron, przy czym granice te niekoniecznie odpowiadały stanowi wynikłemu z dokumentów. Jeśli się chce doprowadzić do stanu prawnego granic to należy wszcząć postępowanie rozgraniczeniowe, prowadzące do ustalenia granic prawnych. Jeżeli nie ma ustalonego stanu prawnego granic, a żądający wydania wyrysu z mapy ewidencyjnej nie zgadza się, aby na nim było wypisane stwierdzenie "granice działki według stanu faktycznego", to wydanie takiego wyrysu może nastąpić dopiero po dokonaniu rozgraniczenia, na koszt i w terminie uzgodnionym z podmiotem. W przypadku stwierdzenia, że wpisy zawarte w dziale I-o księgi wieczystej są niezgodne, z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków organ prowadzący występuje z urzędu z wnioskiem do Sądu Ksiąg wieczystych o sprostowanie wpisów. Do wniosku załączany jest wykaz zmian gruntowych dotyczących działki ewidencyjnej odpowiadającej przedmiotowej nieruchomości. Do innych, ważniejszych dokumentów wydawanym stronom na ich żądanie należą także, między innymi: wypis z rejestru budynków i wypis z rejestru lokali.
Weryfikacja danych ewidencyjnych
Aktualność danych zapewnia proces aktualizacji bieżącej, wykonywany bezzwłocznie po tym jak została zgłoszona przez podmiot zmiana danych bądź także gdy organ prowadzący został poinformowany o zmianach, przez właściwe organy i instytucje. Jednak nie wszystkie zmiany są zgłaszane. Wynika to z przyczyn subiektywnych (na przykład podmiot nie zgłosił, pomimo wymogu ustawowego, zaistniałej zmiany, którą było objęcie sąsiedniego gruntu w posiadanie samoistne), lub obiektywnych (na przykład woda płynąca zajęła grunt, stanowiący własność SKP i będący nieużytkiem, przy czym z uwagi na jego małe znaczenie zarządzający gruntem przeoczył ten fakt). Aby przeciwdziałać przypadkom braku aktualności danych ewidencyjnych, organ prowadzący ewidencje gruntów i budynków podejmuje określone przepisami działania zmierzające do zapewnienia pełnej zgodności tych danych w zakresie stanu prawnego, dotyczącego podmiotów i w zakresie stanu faktycznego dotyczącego obiektów ewidencyjnych. Te działania, o charakterze okresowym, nazywane są weryfikacją danych ewidencyjnych. Organ prowadzący ewidencje gruntów i budynków zapewnia przeprowadzenie takich okresowych weryfikacji danych ewidencyjnych w zakresie dotyczącym oceny:
zgodności tych danych z treścią dokumentów źródłowych stanowiących podstawę wpisu do ewidencji gruntów i budynków (na przykład sprawdzenie, czy użytkownik wieczysty działki stanowiącej własność SKP i ujawniony w ewidencji gruntów i budynków, został prawidłowo wpisany do rejestru gruntów),
stanu prawnego - w odniesieniu do właścicieli i władających (na przykład czy użytkownik gruntu stanowiącego działkę, jest rzeczywiście jej użytkownikiem),
zgodności treści mapy ewidencyjnej ze stanem faktycznym w terenie, przy czym czynności z tego zakresu weryfikacji dotyczą oceny zgodności położenia granic, na mapie i w terenie, obiektów powierzchniowych, czyli:
działek ewidencyjnych (na przykład mógł zaistnieć przypadek objęcia przez podmiot, na skutek nieformalnych czynności, w posiadanie samoistne pasa przygranicznego gruntu przylegającego do działki stanowiącej własność tego podmiotu,
użytków i klas (na przykład mógł zaistnieć przypadek trwałych zmian w użytkowaniu gruntu, bądź też trwałych zmian w klasie), przy czym po stwierdzeniu zaistniałych zmian w granicach obiektów powierzchniowych, sporządzana jest stosowna dokumentacja przedstawiająca te zmiany składająca się z: mapy uzupełniającej, wykazu zmian gruntowych.
Na podstawie tych dokumentów są wprowadzane zmiany do operatu ewidencyjnego, zgodnie z zasadami stosowanym podczas czynności aktualizacji bieżącej.
Weryfikację okresową danych ewidencyjnych przeprowadza się w każdym obrębie co najmniej raz na 10 lat, obejmując nią co najmniej 10% dokumentów źródłowych, przy czym jeśli w trakcie weryfikacji zostaną ujawnione istotne nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji gruntów i budynków, przeprowadza się weryfikację wszystkich danych ewidencyjnych obrębu. Taką weryfikację przeprowadza się co najmniej raz na 15 lat. Wojewódzki inspektor nadzoru geodezyjnego i kartograficznego może zarządzić weryfikację okresową oraz weryfikację okolicznościową w terminach krótszych, niż podano powyżej.
·W przypadku stwierdzenia istotnych zmian podmiotowych, na przykład faktu objęcia w posiadanie samoistne działki gruntu lub jej części, organ prowadzący ewidencje gruntów i budynków wzywa w trybie administracyjnym zainteresowaną osobę do dokonania niezbędnych czynności prawnych (na przykład do przeniesienia prawa własności do działki lub jej części w stosownej formie), bądź też do złożenia wyjaśnień w innych, mniej ważnych przypadkach. Jeżeli zainteresowana osoba, do której kierowane jest przynaglenie organu prowadzącego ewidencje gruntów i budynków, uchyli się od dokonania stosownych czynności nakazanych przez organ, popełnia wykroczenie, a wówczas organ prowadzący powinien skierować sprawę do sądu grodzkiego.
Wymiana danych ewidencyjnych
Wymiana danych ewidencyjnych ma miejsce w przypadku przekazywania i udostępniania danych pochodzących z ewidencji gruntów i budynków, do innych ewidencji i rejestrów publicznych. Przekazywanie i udostępnianie danych ewidencyjnych dokonywane jest przy zastosowaniu plików komputerowych, zgodnie z ustalonym formatem wymiany danych, którym jest, zgodnie z rozp’01, tak zwany SWDE (Standard Wymiany Danych Ewidencyjnych). Format SWDE jest pochodną formatu SWING (Standard Wymiany Informacji Geodezyjnych) i jest metodą formatowania plików typu ASCII, umożliwiającym jednoznaczną wymianę danych ewidencyjnych. Podstawowe zasady dotyczące wymiany danych ewidencyjnych są :
starosta udostępnia dane ewidencyjne między innymi w postaci plików komputerowych, zgodnie z SWDE,
starosta przekazuje systematycznie, nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy, właściwemu wojewódzkiemu inspektorowi nadzoru geodezyjnego kartograficznego, kopie baz danych ewidencyjnych przetworzonych do formatu SWDE,
każdy obiekt ewidencyjny jest opisany za pomocą tabeli, przy czym obiekt musi mieć pole określające czas systemowy jego utworzenia oraz pole określające czas ostatniej weryfikacji,
Wymiana danych ewidencyjnych będzie stanowiła jeden z ważniejszych problemów z zakresu ewidencji gruntów i budynków w ciągu kilku najbliższych lat, do czasu dokonania standaryzacji danych wszystkich danych źródłowych w działających innych rejestrach.
G. Bieniek, S. Rudnicki „Nieruchomości problematyka prawna wydane 2”, wyd. LexisNexis , Warszawa 2005r.
Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa w sprawie ewidencji gruntów i budynków Dz.U.2001.38.454 - Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków.
P. Wancke „Nieruchomości Leksykon pojęć i definicji”, wyd. Wolters Kluwer Polska Sp.z.o.o. Warszawa 2007r.
Notatki własne Nieruchomości
1. Pojęcie ewidencji gruntów i budynków, oraz dane zawarte w ewidencji 2
1. Zadania wykonywane przez organy administracji geodezyjnej i kartograficznej. 3
2. Zakres ewidencji gruntów i budynków. 3
3. Kluczowe zasady aktualizacji operatu ewidencji gruntów i budynków. 4
4.1. Zakres i tryb postępowania przy wprowadzaniu zmian w ewidencji gruntów i budynków 6