Okres rozliczeniowy
w systemach czasu pracy
Elastyczne planowanie dni
i godzin pracy
Okres rozliczeniowy
w systemach czasu pracy
Elastyczne planowanie dni
i godzin pracy
Autor: Joanna Kaleta, Szymon Sokolik
Kierownik Grupy Wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi
Wydawca: Agnieszka Gorczyca
Redaktor prowadzący: Kamil Surawski
ISBN 978-83-269-3987-7
Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Warszawa 2015
Skład i łamanie: Raster studio
05-071 Sulejówek, ul. Konopnickiej 46, tel. 603 59 59 71
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa
tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10
Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim.
Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na
źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich za-
stosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania
nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych.
W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych
w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
3
SPIS TREŚCI
Do czego służy okres rozliczeniowy
Ile wynosi maksymalna długość okresu rozliczeniowego w poszczególnych
systemach czasu pracy
W jaki sposób ustala się i zmienia okres rozliczeniowy
Jakie wymogi trzeba spełnić, aby wprowadzić okres roczny
Co rozumieć pod pojęciem „przyczyny obiektywne, techniczne lub
organizacyjne” 7
Jakie korzyści daje długi okres rozliczeniowy
Co oznacza możliwość wydawania tzw. rozkładów cząstkowych
O jakich zasadach należy pamiętać przy ustalaniu długich okresów
rozliczeniowych 9
4
OKRES ROZLICZENIOWY W SYSTEMACH CZASU PRACY
WSTĘP
Im dłuższy okres rozliczeniowy, tym elastyczniej pracodawca może planować dni i godziny
pracy w poszczególnych miesiącach. Obecnie wolno wydłużać okresy rozliczeniowe aż do
12 miesięcy. Warunkiem jest jednak zawarcie w tej sprawie porozumienia ze związkami za-
wodowymi (lub – w razie ich braku – z przedstawicielami pracowników) oraz powiadomienie
o nim inspekcji pracy. Jest też trzeci warunek – przedłużenie musi być uzasadnione przyczy-
nami obiektywnymi lub technicznymi albo dotyczącymi organizacji pracy. Ale w praktyce ten
ostatni warunek niemal zawsze będzie uznany za spełniony, w przypadku gdy związki lub de-
legat pracowników zgodzą się na dłuższy okres rozliczeniowy.
5
OKRES ROZLICZENIOWY W SYSTEMACH CZASU PRACY
Do czego służy okres rozliczeniowy?
W ramach okresu rozliczeniowego czasu pracy:
`
`
planuje się liczbę godzin i dni pracy w granicach obowiązującego pracownika dobo-
wego i tygodniowego wymiaru czasu pracy, a także
`
`
rozlicza się czas pracy tego pracownika – np. pilnuje się zachowania norm czasu pra-
cy, przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, przeciętnie maksymalnie 48-godzinnego
tygodnia pracy (łącznie z nadgodzinami) itd.
Artykuł 129 kp posługuje się miesięcznymi długościami okresu rozliczeniowego i w praktyce
u większości pracodawców okresy rozliczeniowe obejmują miesiąc lub jego wielokrotność.
Nie ma jednak przeszkód, aby okres rozliczeniowy objął wielokrotność tygodnia (np. był 4-ty-
godniowy czy 8-tygodniowy).
Okres rozliczeniowy obejmujący miesiąc lub jego wielokrotność zwykle rozpoczyna się
pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego. Może jednak również rozpoczynać się w trakcie
miesiąca. W takim przypadku pracodawca powinien jednak określić dokładnie moment roz-
poczęcia i zakończenia okresu rozliczeniowego (np. od 15 dnia pierwszego miesiąca okre-
su rozliczeniowego do 14 dnia ostatniego miesiąca okresu rozliczeniowego). W przeciwnym
razie zastosowanie znajdzie art. 112 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U.
nr 16, poz. 93 z późn. zm.), który przewiduje, że jeżeli początek okresu liczonego w miesią-
cach przypada w trakcie miesiąca, będzie się kończyć z upływem dnia, który datą odpowiada
początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostat-
nim dniu tego miesiąca.
Okres rozliczeniowy nie musi być ustalony jednolicie dla wszystkich zatrudnionych w zakła-
dzie. Jego długość może być różna dla poszczególnych grup pracowników (np. pracownicy
biurowi – okres rozliczeniowy miesięczny, pracownicy produkcji – 4-miesięczny).
Ile wynosi maksymalna długość okresu rozliczeniowego
w poszczególnych systemach czasu pracy?
Maksymalna długość okresów rozliczeniowych zależy od systemu czasu pracy. Przedstawia
się następująco:
`
`
w tzw. podstawowym systemie czasu pracy (wykonywanie pracy przez 8 godzin na
dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu) dopuszczalny okres rozliczeniowy wynosi
do 4 miesięcy,
`
`
w systemach równoważnego czasu pracy dopuszczających przedłużenie dobowego
wymiaru czasu pracy do 12 albo do 24 godzin okres rozliczeniowy wynosi, co do za-
sady, 1 miesiąc; w szczególnie uzasadnionych przypadkach może być przedłużony do
6
OKRES ROZLICZENIOWY W SYSTEMACH CZASU PRACY
3 miesięcy, a przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych
– do 4 miesięcy (art. 135 i art. 137 Kodeksu pracy),
`
`
w systemie równoważnego czasu pracy dopuszczającym przedłużenie dobowego wy-
miaru czasu pracy do 16 godzin dopuszczalny okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc,
bez możliwości jego przedłużenia (art. 136 Kodeksu pracy),
`
`
w systemie skróconego tygodnia pracy oraz w tzw. systemie pracy weekendowej
dopuszczalny okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc bez możliwości jego przedłużenia
(art. 143 i art. 144 Kodeksu pracy),
`
`
w tzw. systemie pracy w ruchu ciągłym obowiązuje odrębny okres rozliczeniowy
wynoszący do 4 tygodni (art. 138 Kodeksu pracy).
Ponadto nowelizacja przepisów o czasie pracy z sierpnia 2013 roku ustanowiła zasadę, że
w każdym z systemów czasu pracy można wydłużyć okres rozliczeniowy maksymalnie do
12 miesięcy.
W jaki sposób ustala się i zmienia okres rozliczeniowy?
Okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Każda
zmiana w tym zakresie wymaga więc zmiany tych dokumentów. Ze względu na skomplikowa-
ną procedurę zmiany układu zbiorowego, wygodniejsze jest ustalanie systemów i rozkładów
w regulaminie pracy. Pracodawca powinien skonsultować zmianę w regulaminie z zakłado-
wą organizacją związkową. Zmieni jednak go sam w przypadku:
`
`
braku porozumienia z organizacją związkową,
`
`
gdy organizacje związkowe nie przedstawią po upływie 30 dni jednolitego stanowiska,
`
`
gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.
Jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie musi wydawać regulaminu pra-
cy, okresy rozliczeniowe ustala w obwieszczeniu, które wydaje jednostronnie. Natomiast za-
równo zmiana regulaminu, jak i ta wynikająca z obwieszczenia wchodzą w życie dopiero po
upływie 2 tygodni od podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego
pracodawcy.
O tym, czy występują szczególnie uzasadnione przypadki, które uzasadniają wydłużenie okre-
su rozliczeniowego z 1 miesiąca do 3 miesięcy w systemie równoważnym, decydują:
`
`
strony układu zbiorowego pracy lub
`
`
pracodawca i zakładowa organizacja związkowa albo sam pracodawca jako podmiot
ustanawiający regulamin pracy bądź wydający ogłoszenie.
Natomiast pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także praco-
dawca, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na wydłużenie okresu
rozliczeniowego czasu pracy do 3 lub 4 miesięcy, może stosować dłuższe okresy rozliczenio-
we czasu pracy po uprzednim zawiadomieniu właściwego inspektora pracy.
7
OKRES ROZLICZENIOWY W SYSTEMACH CZASU PRACY
Wszystkie opisane dotychczas zasady dotyczą jednak wprowadzania zwykłych okresów roz-
liczeniowych (np. wydłużenia okresu rozliczeniowego z 1 miesiąca do 4 miesięcy w systemie
podstawowym czy z 1 do 3 w systemie równoważnym). Natomiast w przypadku wprowadza-
nia okresów dłuższych (do 12 miesięcy) obowiązuje odrębna procedura.
Jakie wymogi trzeba spełnić, aby wprowadzić okres roczny?
Nowe przepisy pozwalają natomiast w każdym systemie czasu pracy wydłużyć okres rozli-
czeniowy aż do 12 miesięcy. Pod warunkiem jednak że:
`
`
jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi orga-
nizacji pracy i zarazem
`
`
zostaną zachowane ogólne zasady dotyczące ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pra-
cowników.
A zatem również w tych systemach czasu pracy, w których okres rozliczeniowy może wynosić
maksymalnie 1 miesiąc, można zastosować 12-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy.
Przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy ustala się:
`
`
w układzie zbiorowym lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związko-
wymi (jeśli nie da się porozumieć ze wszystkimi związkami, wystarczy porozumienie
z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241
25a
) albo
`
`
w porozumieniu z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym
u danego pracodawcy – jeżeli w zakładzie nie działają związki.
Pracodawca musi ponadto przekazać kopię porozumienia w sprawie przedłużenia okresu roz-
liczeniowego właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. Ma na to 5 dni roboczych od dnia
zawarcia porozumienia. Chodzi tu tylko o powiadomienie okręgowego inspektora (pocztą),
a nie o jego zgodę. A zatem już od dnia wysłania informacji można stosować dłuższy okres
rozliczeniowy.
Co rozumieć pod pojęciem „przyczyny obiektywne, techniczne lub
organizacyjne”?
Przepisy nie definiują, co należy rozumieć przez „przyczyny obiektywne, techniczne lub orga-
nizacyjne”, które uzasadniają przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy. W praktyce
o tym, czy przesłanki te zachodzą, zdecyduje więc pracodawca w porozumieniu z zakładowy-
mi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników.
Jeśli strony porozumienia uznają, że takie przyczyny istnieją, trudno będzie potem pracow-
nikowi podważać długość okresu rozliczeniowego przed sądem. Niemniej jednak lepiej nie
stosować 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych, gdy nie jest to niczym uzasadnione, np.
sezonowym natężeniem pracy, warunkami atmosferycznymi itd. Może się też okazać, że nie
trzeba wydłużać okresu rozliczeniowego aż do roku, lecz jedynie np. do 6 miesięcy.
8
OKRES ROZLICZENIOWY W SYSTEMACH CZASU PRACY
Jakie korzyści daje długi okres rozliczeniowy?
Dłuższe okresy rozliczeniowe czasu pracy mają pomóc pracodawcom racjonalnie planować
pracownikom zajęcia, ale również wydłużyć okres, w którym można zrekompensować nadgo-
dziny czasem wolnym. Godziny nadliczbowe dobowe (powstałe z przekroczenia dobowej nor-
my lub przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy) rekompensuje się bowiem następująco:
`
`
do końca miesiąca, w którym powstały takie nadgodziny, pracodawca musi zdecydo-
wać, czy zapłaci za nie wynagrodzenie wraz dodatkiem, czy też udzieli czasu wolnego,
`
`
jeśli w tym terminie nie zdecyduje się na rekompensatę czasem wolnym, musi zapłacić
pracownikowi wynagrodzenie wraz z dodatkiem w terminie wypłaty pensji za miesiąc
powstania nadgodzin
Co oznacza możliwość wydawania tzw. rozkładów cząstkowych?
Harmonogram czasu pracy zasadniczo sporządza się na cały okres rozliczeniowy. W przy-
padku rocznych okresów byłoby to jednak bardzo kłopotliwe, gdyż trudno przewidzieć, ja-
kie będzie zapotrzebowanie na pracę za rok. Dlatego nowe przepisy pozwalają na tworzenie
cząstkowych harmonogramów czasu pracy, obejmujących poszczególne odcinki okresu rozli-
czeniowego – nie mniejsze jednak niż miesiąc. Każdy z takich cząstkowych harmonogramów
trzeba podać do wiadomości pracownika co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem okresu,
na który jest wyznaczony.
Oczywiście czas pracy rozlicza się w okresie rozliczeniowym, a nie w ramach okresu objęte-
go harmonogramem. A zatem cząstkowy harmonogram np. na sam październik może zakła-
dać pracę przez większą liczbę godzin i dni, niż wypada do przepracowania. Jednak tylko pod
warunkiem że pracodawca zrekompensuje to w innym cząstkowym harmonogramie tego sa-
mego okresu rozliczeniowego.
Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania indywidualnych rozkładów czasu pracy,
jedynie wówczas gdy:
1. pracownik będzie zatrudniony w systemie zadaniowym,
2. rozkład jest stały i wynika z przepisów prawa pracy (także zakładowych, np. regulaminu
pracy czy układu zbiorowego), np. zawsze od 8.00 do 16.00 w dniach od poniedziałku do
czwartku, a w piątki od 9.00 do 17.00,
3. rozkład jest stały i pracodawca ogłasza go w obwieszczeniu (chodzi o pracodawcę, który
nie musi wprowadzać regulaminu pracy),
4. na wniosek pracownika stosuje się do niego systemy ruchomego czasu pracy i indywidu-
alny rozkład czasu pracy (ale ruchomy czas pracy narzucony przez pracodawcę wymaga
już rozkładu).
9
OKRES ROZLICZENIOWY W SYSTEMACH CZASU PRACY
O jakich zasadach należy pamiętać przy ustalaniu długich okresów
rozliczeniowych?
Przedłużenie okresu rozliczeniowego nie zwalnia jednak pracodawcy z obowiązku przestrze-
gania przepisów dotyczących okresów odpoczynków, dni wolnych od pracy oraz niedziel
i świąt. A zatem nawet w okresach intensywniejszej pracy:
`
`
trzeba w każdym tygodniu pracowniczym (tygodnie te liczy się jako kolejne 7 dni,
począwszy od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego) zagwarantować 35 godzin
nieprzerwanego odpoczynku, a zatem praca może trwać maksymalnie 6 dni w każdym
takim tygodniu,
`
`
należy zapewnić wolne niedziele (a w przypadkach, w których art. 151
10
dopuszcza
pracę w niedzielę – co najmniej co czwarta niedziela powinna być wolna),
`
`
nie wolno planować więcej godzin pracy na dobę, niż wynosi dobowy wymiar dla
danego systemu czasu pracy (czyli np. podstawowego – 8 godzin, równoważnego – co
do zasady, 12 godzin).
Jak przykładowo może wyglądać roczny okres rozliczeniowy?
Pracodawca ma duże zróżnicowanie zapotrzebowania na pracę w poszczególnych miesiącach
roku, zdecydował się więc na wprowadzenie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego (na co
uzyskał zgodę przedstawiciela pracowników). Może więc w niektórych okresach planować
po 6 dni pracy. Jednocześnie ma system równoważny, który pozwala mu wydłużać dobowy
wymiar czasu pracy do 12 godzin. Dzień 29 sierpnia oznaczono jako wolny (WŚ) w zamian
za święto 1 listopada, które przypada w wolną sobotę (W5).
Rozkład czasu pracy na 2014 rok (albo kilka krótszych rozkładów na 2014 rok) mógł
więc wyglądać następująco:
styczeń – 120 godzin pracy
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
WŚ
W
W
W5 WN WŚ
W
W
W
W
W5 WN
W
W
W
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
W
W
W5 WN
12
12
12
12
12
W5 WN
12
12
12
12
12
luty – 220 godzin pracy
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
W5 WN
12
12
12
12
12
W5
WN
12
12
12
12
12
W5
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
WN
10
10
10
10
10
W5 WN
10
10
10
10
10
10
OKRES ROZLICZENIOWY W SYSTEMACH CZASU PRACY
marzec – 176 godzin pracy
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
W5 WN
W
4
4
4
4
W5
WN
8
8
8
8
8
W5
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
WN
12
12
12
12
12
W5 WN
12
12
12
12
12
W5 WN
W
kwiecień – 168 godzin pracy
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
8
8
8
8
W5 WN
8
8
8
8
8
W5 WN
8
8
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
8
8
8
W5 WN WŚ
8
8
8
8
W5 WN
8
8
8
maj – 72 godziny prac
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
WŚ WŚ W5 WN
W
W
W
W
W
W5 WN
W
W
W
W
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
WŚ W5 WN WN
W
W
W
12
W5
WN
12
12
12
12
12
W5
czerwiec – 240 godzin pracy
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
WN
12
12
12
12
12
W5 WN
12
12
12
12
12
W5 WN
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
12
12
12
WŚ
12
W5 WN
12
12
12
12
12
W5 WN
12
lipiec – 112 godzin pracy
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
10
10
10
10
W5 WN
10
10
10
10
10
W5 WN
12
10
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
W
W
W
W5 WN
W
W
W
W
W
W5 WN
W
W
W
W
sierpień – 0 godzin pracy
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
W
W5 WN
W
W
W
W
W5
W5
WN
W
W
W
W
WŚ
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
W5 WN
W
W
W
W
W
W5
WN
W
W
W
W
WŚ W5 WN
11
OKRES ROZLICZENIOWY W SYSTEMACH CZASU PRACY
wrzesień – 220 godzin pracy
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
8
8
8
8
8
W5 WN
8
8
8
8
8
W5 WN
8
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
12
12
12
12
W5 WN
12
12
12
12
12
W5 WN
12
12
październik – 276 godzin pracy
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
12
12
12
W5 WN
12
12
12
12
12
W5 WN
12
12
12
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
12
12
W5 WN
12
12
12
12
12
W5 WN
12
12
12
12
12
listopad – 144 godziny pracy
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
W5 WN
8
8
8
8
8
W5
WN
8
WŚ
8
8
8
W5
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
WN
8
8
8
8
8
W5 WN
8
8
8
8
8
W5 WN
grudzień – 252 godziny pracy
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
12
12
12
12
12
W5 WN
12
12
12
12
12
W5 WN
12
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
12
12
12
12
W5 WN
12
12
12
WŚ WŚ W5 WN
12
12
12
w5 dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy
wn dzień wolny z tytułu niedzieli
wś
dzień wolny z tytułu święta
ISBN
978-83-269-3987-7
2BC14