Strona 1

www.sgk.gofin.pl

2010-12-08 08:38:44

http://www.sgk.gofin.pl/11,2300,123155,charakterystyka-materialow-i-ewidencja-ich-z...

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości

nr

13

z dnia 2010-07-01 nr kolejny 277

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., www.sgk.gofin.pl

Charakterystyka materiałów i ewidencja ich zakupu

1. Jakie składniki aktywów zaliczamy do materiałów?

Materiały s

ą

to aktywa nabywane przez jednostk

ę

lub wytworzone we własnym zakresie, przeznaczone do zu

ż

ycia jako

surowce do wytwarzania produktów (tj. wyrobów, robót i usług) lub na cele ogólnogospodarcze, równie

ż

w celach

reklamy lub reprezentacji. Materiały charakteryzuj

ą

si

ę

tym, i

ż

zu

ż

ywaj

ą

si

ę

podczas jednego cyklu produkcyjnego

i przekazuj

ą

swoj

ą

warto

ść

w cało

ś

ci wytworzonemu produktowi. Ze wzgl

ę

du na krótki okres ich wykorzystania, do 12

miesi

ę

cy, wzgl

ę

dnie w ci

ą

gu normalnego przewidywanego dla danej bran

ż

y cyklu operacyjnego, zalicza si

ę

je

do rzeczowych aktywów obrotowych.

W

ś

ród materiałów mo

ż

na wyró

ż

ni

ć

:

a) surowce,

b) półfabrykaty obcej produkcji,

c) opakowania - chroni

ą

ce wyroby gotowe lub towary przed uszkodzeniem podczas transportu, mog

ą

by

ć

zwrotne lub jednorazowego u

ż

ytku,

d) paliwa - na przykład olej nap

ę

dowy, w

ę

giel do ogrzewania pomieszcze

ń

,

e) cz

ęś

ci zapasowe - materiały zu

ż

ywane podczas remontów i konserwacji,

f) odpadki - pozostało

ś

ci po wykorzystaniu materiałów w procesach produkcyjnych, materiały, które w wyniku

procesów technologicznych utraciły swoj

ą

warto

ść

, np.:

ś

cinki blachy pozostałej po wykrojach, trociny,

g) zwierz

ę

ta nabyte z przeznaczeniem do uboju.

Ze wzgl

ę

du na ich przeznaczenie, materiały dzieli si

ę

na:

a) materiały podstawowe - materiały bezpo

ś

rednio zu

ż

ywane w procesie wytwarzania wyrobów. Stanowi

ą

składnik wyprodukowanego wyrobu zwany surowcem. Mog

ą

to by

ć

równie

ż

półfabrykaty zamawiane

i produkowane przez inn

ą

firm

ę

, które stanowi

ą

nieodł

ą

czn

ą

cz

ęść

składow

ą

produkowanego wyrobu. S

ą

to

równie

ż

opakowania podstawowe, bez których okre

ś

lony produkt nie mógłby by

ć

sprzedany, np.: puszki, słoiki,

kartoniki,

b) materiały pomocnicze- materiały, które zu

ż

ywa si

ę

na cele administracji, sprzeda

ż

y lub ogólne cele

produkcji. S

ą

to na przykład oleje i smary słu

żą

ce do konserwacji maszyn i urz

ą

dze

ń

,

ś

rodki czysto

ś

ci, odzie

ż

robocza i ochronna, artykuły biurowe.

Z punktu widzenia stopnia przydatno

ś

ci zapasy materiałów w jednostce mo

ż

na podzieli

ć

na:

a) zapasy prawidłowe (tj. sezonowe, bie

żą

ce, rezerwowe),

b) nieprawidłowe (tj. nadmierne, zb

ę

dne).

Ze wzgl

ę

du na miejsce przechowywania materiały mo

ż

na podzieli

ć

na:

Strona 2

www.sgk.gofin.pl

2010-12-08 08:38:44

http://www.sgk.gofin.pl/11,2300,123155,charakterystyka-materialow-i-ewidencja-ich-z...

a) materiały na składzie (dziel

ą

si

ę

na: własne - materiały odebrane od dostawcy, sprawdzone pod wzgl

ę

dem

ilo

ś

ciowym i jako

ś

ciowym, przekazane osobie za nie odpowiedzialnej i przechowywane w magazynie, obce -

materiały, których przyj

ę

cia odbiorca odmówił lub te

ż

materiały przechowywane w depozycie lub jako zastaw),

b) materiały w przerobie (tj. przekazane do przerobu w celu dostosowania ich do potrzeb produkcji),

c) materiały w drodze (tj. materiały, które zostały wysłane i zafakturowane, ale nie zostały odebrane przez

odbiorc

ę

lub znajduj

ą

si

ę

ju

ż

u odbiorcy, ale nie zostały jeszcze przez niego przyj

ę

te).

2. Podstawowe dokumenty magazynowe

W celu zapewnienia ci

ą

gło

ś

ci procesu produkcyjnego jednostki przechowuj

ą

w magazynie okre

ś

lon

ą

wielko

ś

ci zapasu

materiałów. Utrzymywanie du

ż

ej ich ilo

ś

ci mo

ż

e przyczyni

ć

si

ę

do zamro

ż

enia

ś

rodków finansowych w jednostce

i zwi

ę

kszy

ć

koszty prowadzenia działalno

ś

ci. Z kolei za niskie, niewystarczaj

ą

ce zapasy mog

ą

powodowa

ć

przestoje

w produkcji i narazi

ć

jednostk

ę

na straty. Dlatego wa

ż

nym elementem działalno

ś

ci jest prawidłowa polityka

zaopatrzeniowa, która nie narazi jednostki na niepotrzebne wydatki i straty, a pozwoli wykonywa

ć

swoj

ą

podstawow

ą

działalno

ść

bez zakłóce

ń

.

Odbiór dostawy do magazynu polega na sprawdzeniu czy to, co zostało dostarczone, jest zgodne z zamówieniem pod

wzgl

ę

dem ilo

ś

ci, np. poprzez zwa

ż

enie poszczególnych opakowa

ń

, przeliczenie sztuk oraz ustalenie czy otrzymane

materiały nie zostały uszkodzone.

Wła

ś

ciwe przyj

ę

cie dostawy do magazynu lub przekazanie do produkcji nast

ę

puje dopiero po sprawdzeniu przedmiotu

dostawy, np. jego jako

ś

ci, wymiarów, składu chemicznego lub innych cech w zale

ż

no

ś

ci od rodzaju nabywanego

materiału, i na koniec wystawieniu dokumentu potwierdzaj

ą

cego jej przyj

ę

cie.

Przyj

ę

cie

materiałów

i ich

wydawanie

z magazynu

odbywa si

ę

na podstawie

odpowiednich

dokumentów

magazynowych. Do podstawowych z nich nale

żą

:

a) dowody przychodowe:

faktura dokumentuj

ą

ca zakup materiałów,

dowód „Pz - Przyj

ę

cie z zewn

ą

trz” - dokumentuj

ą

cy przyj

ę

cie materiałów do magazynu i b

ę

d

ą

cy

podstaw

ą

porównania ilo

ś

ci materiałów przyj

ę

tych do magazynu z ilo

ś

ci

ą

wykazan

ą

na fakturze

zakupu,

dowód „Zw - Zwrot materiałów” - dokumentuj

ą

cy np. zwrot materiałów do magazynu w zwi

ą

zku

z pobraniem ich nadmiernej ilo

ś

ci,

b) dowody rozchodowe:

dowód „Rw - Rozchód wewn

ę

trzny” - potwierdzaj

ą

cy rozchód materiałów na potrzeby wewn

ę

trzne

jednostki,

dowód „Wz - Wydanie zewn

ę

trzne materiałów” - potwierdzaj

ą

cy np. wydanie materiałów z magazynu

w zwi

ą

zku z ich sprzeda

żą

obcym kontrahentom lub wydaniem materiałów do przerobu obcego,

c) dowody przychodowo-rozchodowe, np. dowód „Mm - Przesuni

ę

cie mi

ę

dzymagazynowe” - dokumentuj

ą

cy

przemieszczenie materiałów mi

ę

dzy magazynami.

Strona 3

www.sgk.gofin.pl

2010-12-08 08:38:44

http://www.sgk.gofin.pl/11,2300,123155,charakterystyka-materialow-i-ewidencja-ich-z...

3. Według jakich metod mo

ż

na prowadzi

ć

ewidencj

ę

analityczn

ą

materiałów?

Wa

ż

nym elementem gospodarki magazynowej materiałów jest ich ewidencja. Zadaniem ewidencji materiałowej jest

umo

ż

liwienie bie

żą

cej kontroli przychodów i rozchodów materiałów, ustalenie wielko

ś

ci zapasu materiałów według

asortymentu i miejsca składowania oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie.

Ewidencj

ę

analityczn

ą

materiałów mo

ż

na prowadzi

ć

:

a) ilo

ś

ciowo - tj. dla poszczególnych asortymentów materiałów wył

ą

cznie w jednostkach naturalnych (sztuki,

kilogramy, metry). Ewidencj

ę

ilo

ś

ciow

ą

prowadzi magazynier, który jest zobowi

ą

zany do prowadzenia na

bie

żą

co ewidencji przychodów, rozchodów i zapasów poszczególnych materiałów. Jest on jednocze

ś

nie

odpowiedzialny maj

ą

tkowo za powierzone mu mienie, jak równie

ż

za zabezpieczenie znajduj

ą

cych si

ę

w magazynie materiałów przed kradzie

żą

oraz ich ochron

ę

przed zniszczeniem,

b) ilo

ś

ciowo-warto

ś

ciowo - tj. dla poszczególnych asortymentów materiałów lub ich grup, które posiadaj

ą

tak

ą

sama cen

ę

ewidencyjn

ą

(dla ka

ż

dego asortymentu lub ich grup ujmuje si

ę

obroty i stany w jednostkach

naturalnych i pieni

ęż

nych). Ewidencja ilo

ś

ciowo-warto

ś

ciowa umo

ż

liwia porównanie ewidencji ilo

ś

ciowej

prowadzonej w magazynie z ewidencj

ą

uj

ę

t

ą

warto

ś

ciowo w ksi

ę

gach rachunkowych na kontach analitycznych,

c) warto

ś

ciowo - ewidencj

ę

prowadzi si

ę

w dziale ksi

ę

gowo

ś

ci w układzie kont syntetycznych ustalonych

w zakładowym planie kont jednostki.

Ustawa o rachunkowo

ś

ci przewiduje równie

ż

rozwi

ą

zanie polegaj

ą

ce na pomini

ę

ciu ewidencji

magazynowej

i odnoszeniu dokonywanych zakupów materiałów bezpo

ś

rednio w ci

ęż

ar kosztów. Jest to jednak metoda mo

ż

liwa

do stosowania tylko dla niektórych jednostek, gdzie asortyment jest jednorodny i niewielki lub gdy wła

ś

ciciel jest

jednocze

ś

nie osob

ą

materialnie odpowiedzialn

ą

za zapasy.

4. W jakich cenach wykazuje si

ę

zapasy materiałów w ci

ą

gu roku?

Ewidencj

ę

zapasów materiałów mo

ż

na prowadzi

ć

według jednej z cen wymienionych w tabeli.

Rodzaj ceny

Charakterystyka

Strona 4

www.sgk.gofin.pl

2010-12-08 08:38:44

http://www.sgk.gofin.pl/11,2300,123155,charakterystyka-materialow-i-ewidencja-ich-z...

Cena zakupu

Kwota nale

ż

na sprzedaj

ą

cemu bez podlegaj

ą

cych odliczeniu podatku od towarów

i usług oraz podatku akcyzowego. Materiały mo

ż

na wycenia

ć

w cenie zakupu tylko

wtedy, gdy nie zniekształca to warto

ś

ci tych zapasów ani wyniku finansowego.

Stosuj

ą

c wycen

ę

materiałów w cenach zakupu koszty transportu, ubezpieczenia,

załadunku, wyładunku odpisuje si

ę

bezpo

ś

rednio w ci

ęż

ar kosztów działalno

ś

ci

operacyjnej

Cena nabycia

Cena zakupu obejmuj

ą

ca kwot

ę

nale

ż

n

ą

sprzedaj

ą

cemu bez podlegaj

ą

cych odliczeniu

podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, powi

ę

kszona o koszty

bezpo

ś

rednio zwi

ą

zane z zakupem materiałów, ł

ą

cznie z kosztami transportu, jak te

ż

załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obni

ż

ona o rabaty,

opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski.

Koszty zakupu mog

ą

by

ć

bezpo

ś

rednio wliczane w cen

ę

nabycia, je

ś

li jest mo

ż

liwe

przypisanie tych kosztów do konkretnej dostawy. W pozostałych przypadkach - koszty
zakupu s

ą

rozliczane w czasie proporcjonalnie pomi

ę

dzy materiały wydane do zu

ż

ycia

oraz pozostałe w magazynie jako zapasy

Cena
sprzeda

ż

y

netto

To warto

ść

składnika aktywów mo

ż

liwa do uzyskania na dzie

ń

bilansowy w razie jego

sprzeda

ż

y, bez podatku od towarów i usług i podatku akcyzowego, pomniejszona

o rabaty, opusty i inne podobne zmniejszenia oraz koszty zwi

ą

zane z przystosowaniem

składnika aktywów do sprzeda

ż

y i dokonaniem tej sprzeda

ż

y, powi

ę

kszona o nale

ż

n

ą

dotacj

ę

przedmiotow

ą

Stałe ceny
ewidencyjne

Ustalane

w celu

uproszczenia

ewidencji

przychodów

i rozchodów

materiałów

z magazynu. S

ą

to ceny niezmienne wyznaczone samodzielnie przez jednostk

ę

. Mog

ą

by

ć

stosowane pod warunkiem korygowania ich do poziomu cen rzeczywistych za

pomoc

ą

odchyle

ń

od cen ewidencyjnych. Stałe ceny ewidencyjne w przypadku

materiałów ustala si

ę

najcz

ęś

ciej na poziomie cen zakupu (nabycia).

W wyniku stosowania do bie

żą

cej wyceny materiałów stałych cen ewidencyjnych

ró

ż

ni

ą

cych si

ę

od rzeczywistych cen ich nabycia powstaj

ą

:

odchylenia kredytowe od cen ewidencyjnych materiałów (rzeczywista cena
nabycia lub zakupu jest ni

ż

sza ni

ż

przyj

ę

ta cena ewidencyjna, odchylenia

zmniejszaj

ą

warto

ść

zapasu materiałów)

odchylenia debetowe od cen ewidencyjnych materiałów (rzeczywista cena
nabycia lub zakupu jest wy

ż

sza ni

ż

przyj

ę

ta cena ewidencyjna, odchylenia

zwi

ę

kszaj

ą

warto

ść

zapasu materiałów)

Nale

ż

y pami

ę

ta

ć

,

ż

e wycen

ę

rozchodu materiałów prowadzi si

ę

w takich samych cenach co wycen

ę

ich przychodu.

Oznacza to,

ż

e je

ś

li jednostka przyjmuje do magazynu materiały po rzeczywistych cenach nabycia, to wydanie

(rozchodowanie) ich z magazynu musi si

ę

odbywa

ć

równie

ż

według rzeczywistych cen nabycia.

5. Jak zaksi

ę

gowa

ć

zakup materiałów?

Podczas zakupu materiału mo

ż

na wyró

ż

ni

ć

dwie operacje gospodarcze:

1) przyj

ę

cie dostawy do magazynu potwierdzone dokumentem Pz,

2) powstanie zobowi

ą

zania wobec dostawcy materiałów potwierdzone faktur

ą

VAT.

Bardzo cz

ę

sto w praktyce ksi

ę

gowej wymienione wy

ż

ej dokumenty wpływaj

ą

do jednostki w ró

ż

nych, niepokrywaj

ą

cych

si

ę

ze sob

ą

terminach. Dlatego istnieje potrzeba stosowania konta 30 „Rozliczenie zakupu”, które pełni w jednostce rol

ę

konta rozliczeniowego zakupu aktywów, w tym m.in. materiałów. Za pomoc

ą

konta „Rozliczenie zakupu” mo

ż

na ustali

ć

które dostawy materiałów jeszcze nie dotarły, a dla których przyj

ę

tych dostaw brakuje faktury VAT. Konto 30 mo

ż

e

wykazywa

ć

dwa salda równocze

ś

nie:

saldo debetowe, oznaczaj

ą

ce warto

ść

materiałów w drodze,

saldo kredytowe, oznaczaj

ą

ce dostawy niefakturowane.

Strona 5

www.sgk.gofin.pl

2010-12-08 08:38:44

http://www.sgk.gofin.pl/11,2300,123155,charakterystyka-materialow-i-ewidencja-ich-z...

Rozliczenie zakupu materiałów polega na przeanalizowaniu danych wynikaj

ą

cych z dokumentów Pz oraz otrzymanych

faktur VAT uj

ę

tych na koncie 30 „Rozliczenie zakupu” i ustalenie:

warto

ś

ci kosztów zakupu, którymi dostawca materiałów obci

ąż

ył jego nabywc

ę

,

odchyle

ń

od cen ewidencyjnych materiałów, je

ś

li jednostka prowadzi ewidencj

ę

materiałów w stałych cenach

ewidencyjnych, obliczaj

ą

c ró

ż

nic

ę

pomi

ę

dzy warto

ś

ci

ą

materiałów ustalon

ą

według stałych cen ewidencyjnych

a rzeczywist

ą

cen

ą

nabycia (zakupu) wynikaj

ą

c

ą

z faktury,

ró

ż

nic ilo

ś

ciowych b

ą

d

ź

warto

ś

ciowych pomi

ę

dzy faktur

ą

(rachunkiem) a dokumentem Pz, których przyczyn

ą

mo

ż

e by

ć

mi

ę

dzy innymi niedobór ilo

ś

ciowy w dostawie, bł

ę

dna warto

ść

materiałów na fakturze (rachunku),

stosowanie niewła

ś

ciwych cen w magazynie.

Przykład

Ewidencja zakupu materiałów

I. Zało

ż

enia:

1. Jednostka prowadzi ewidencj

ę

materiałów w cenach nabycia, a koszty zakupu rozlicza w czasie. Ewidencj

ę

kosztów prowadzi na kontach zespołu 4 i 5.

2. Warto

ść

materiałów w magazynie na 1 czerwca 2010 r. wynosi: 45.000 zł.

3. W czerwcu bie

żą

cego roku miały miejsce nast

ę

puj

ą

ce operacje gospodarcze:

a) przyj

ę

to do magazynu dostaw

ę

materiałów o warto

ś

ci: 20.000 zł,

b) przyj

ę

to kolejn

ą

dostaw

ę

materiałów o warto

ś

ci: 5.000 zł,

c) otrzymano faktur

ę

za zakupione materiały w kwocie brutto: 28.060 zł, w tym:

warto

ść

netto materiału: 20.000 zł,

koszty transportu i wyładunku: 3.000 zł,

VAT naliczony podlegaj

ą

cy odliczeniu: 5.060 zł.

II. Dekretacja:

Strona 6

www.sgk.gofin.pl

2010-12-08 08:38:44

http://www.sgk.gofin.pl/11,2300,123155,charakterystyka-materialow-i-ewidencja-ich-z...

Opis operacji

Kwota

Konto

Wn

Ma

1. Pz - przyj

ę

cie dostawy materiałów do magazynu

20.000 zł

31

30

2. Pz - przyj

ę

cie dostawy materiałów do magazynu

5.000 zł

31

30

3. FV - zakup materiałów:

a) warto

ść

netto materiałów

b) koszty transportu i wyładunku

c) VAT podlegaj

ą

cy odliczeniu

d) warto

ść

zobowi

ą

zania wobec dostawcy

20.000 zł

3.000 zł

5.060 zł

28.060 zł

30

30

22-1

21

4. PK - rozliczenie kosztów zakupu materiałów:

a) zarachowanie kosztów transportu i wyładunku w koszty bie

żą

cego miesi

ą

ca

3.000 zł

40

30

b) ksi

ę

gowanie równoległe w układzie kalkulacyjnym kosztów

3.000 zł

52-3

49

c) przeniesienie kosztów zakupu do rozliczania w czasie

3.000 zł

64-4 52-3

III. Ksi

ę

gowania:

Pozostałe saldo kredytowe na koncie 30 „Rozliczenie zakupu” oznacza dostawy, na które jednostka nie otrzymała

jeszcze faktur na kwot

ę

: 5.000 zł, tzw. „dostawy niefakturowane”.

6. W jaki sposób rozliczy

ć

koszty zakupu materiałów na koniec miesi

ą

ca?

Koszty zakupu ujmowane przez jednostk

ę

na koncie 64-4 „Rozliczenia mi

ę

dzyokresowe kosztów zakupu” na koniec

miesi

ą

ca nale

ż

y rozliczy

ć

pomi

ę

dzy:

a) materiały wydane do zu

ż

ycia w danym miesi

ą

cu,

b) materiały pozostałe w magazynie jako ich zapas.

Rozliczanie kosztów zakupu polega na:

1) obliczeniu wska

ź

nika narzutu kosztów zakupu,

2) obliczeniu kwoty narzutu kosztów zakupu przypadaj

ą

cej na:

a) rozchód materiałów,

b) zapas materiałów.

Strona 7

www.sgk.gofin.pl

2010-12-08 08:38:44

http://www.sgk.gofin.pl/11,2300,123155,charakterystyka-materialow-i-ewidencja-ich-z...

Wska

ź

nik narzutu kosztów zakupu oblicza si

ę

według nast

ę

puj

ą

cego wzoru:

(Kzp + Kzb)

WNkz =

× 100

(ZMk + RM)

gdzie:

WNkz - wska

ź

nik narzutu kosztów zakupu,

Kzp - koszty zakupu na pocz

ą

tek okresu,

Kzb - koszty zakupu poniesione w bie

żą

cym okresie sprawozdawczym,

ZMk - zapas materiałów na koniec okresu,

RM - rozchód materiałów podlegaj

ą

cy obci

ąż

eniu kosztami zakupu.

Narzut kosztów zakupu przypadaj

ą

cy na rozchód materiałów oblicza si

ę

za pomoc

ą

wzoru:

NKz = RM × WNkz

Narzut kosztów zakupu przypadaj

ą

cy na zapas materiałów oblicza si

ę

nast

ę

puj

ą

co:

NKz = ZMk × WNkz

Przykład

Dane do rozliczenia kosztów zakupu materiałów

1. W jednostce „X” koszty zakupu w czerwcu kształtowały si

ę

nast

ę

puj

ą

co:

a) na pocz

ą

tku czerwca wyniosły: Kzp = 2.000 zł,

b) w czerwcu wyniosły: Kzb = 3.000 zł.

2. Dodatkowo jednostka na koniec okresu ustaliła,

ż

e:

a) zapas materiałów na koniec czerwca wynosi: ZMk = 15.000 zł,

b) rozchód materiałów podlegaj

ą

cy obci

ąż

eniu kosztami zakupu wyniósł:

RM = 55.000 zł.

Rozliczenie kosztów zakupu materiałów wydanych do zu

ż

ycia

1. Obliczenie wska

ź

nika narzutu kosztów zakupu:

(2.000 zł + 3.000 zł)

WNkz =

× 100 = 7,1428%.

(15.000 zł + 55.000 zł)

2. Obliczenie narzutu kosztów zakupu przypadaj

ą

cych na:

a) rozchód materiałów: NKz = (55.000 zł × 7,1428%) = 3.929 zł,

b) zapas materiałów: NKz = (15.000 zł × 7,1428%) = 1.071 zł.

3. W ewidencji ksi

ę

gowej przeksi

ę

gowanie kosztów zakupu, dotycz

ą

cych wydanych do zu

ż

ycia materiałów

w wysoko

ś

ci: 3.929 zł, mo

ż

na uj

ąć

zapisem:

- Wn konto 50 „Koszty działalno

ś

ci podstawowej produkcyjnej”,

- Ma konto 64-4 „Rozliczenia mi

ę

dzyokresowe kosztów zakupu”.