Świadczenia rzeczowe z okazji Dnia Dziecka

Z okazji Dnia Dziecka zamierzamy przekazać dzieciom pracowników paczki oraz bilety do kina i teatru. Jak ująć w księgach rachunkowych operacje z tym związane?

1. Ogólne zasady przekazywania pracownikom świadczeń rzeczowych

Ewidencja księgowa przekazanych na rzecz dzieci pracowników paczek lub biletów do kina czy teatru zależy od sposobu finansowania przez pracodawcę wymienionych świadczeń. Wydatki te mogą być sfinansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) lub ze środków obrotowych pracodawcy. Nie wszystkie bowiem jednostki są zobowiązane do tworzenia ZFŚS.

W myśl przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.), dalej zwanej ustawą o ZFŚS, jednostki zatrudniające na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą ZFŚS na zasadzie dobrowolności.

W jednostkach, które - chcąc sfinansować dodatkowe świadczenia na rzecz pracowników i ich rodzin - sięgają po własne środki obrotowe, wydatki poniesione z okazji Dnia Dziecka na zakup paczek, biletów do kina czy teatru dla dzieci pracowników ujmuje się bezpośrednio w kosztach działalności operacyjnej w miesiącu ich poniesienia. Wydatki te można zaliczyć do kosztów podatkowych, pod warunkiem jednak, że nie mają one charakteru świadczeń socjalnych.

Wydatki poniesione na ten sam cel, ale sfinansowane ze środków ZFŚS ewidencjonuje się odmiennie, obciążając stronę Wn konta 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Oznacza to, że sam wydatek poniesiony na zakup paczek lub biletów ze środków ZFŚS jest ujmowany w księgach jako zmniejszenie środków na koncie funduszu, a w kosztach działalności operacyjnej jednostki uwzględnia się go poprzez dokonywane odpisy na ten fundusz (por. art. 6 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Dla celów podatkowych - stosownie do przepisów ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.), dalej zwanej updop, oraz ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.), dalej zwanej updof - nie uważa się za koszt uzyskania przychodu wydatków na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (por. art. 23 ust. 1 pkt 42 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 updop).

Kosztem uzyskania przychodu są natomiast dokonywane w ciągu roku obrotowego odpisy na ten fundusz, pod warunkiem, że jednostka wcześniej przekazała środki pieniężne na odrębnie w tym celu utworzony rachunek bankowy funduszu socjalnego.

Należy podkreślić, że środki zgromadzone na rachunku ZFŚS pracodawca może przeznaczyć jedynie na działalność socjalną. Paczki czy bilety dla dzieci pracowników niewątpliwie spełniają ten warunek, ale przy ich przekazywaniu trzeba uwzględnić sytuację życiową, rodzinną i materialną pracowników. Wynika to z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, który uzależnia wysokość dopłat z funduszu, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń osobom do tego uprawnionym od spełnienia wyżej wymienionych warunków.

Poniższa tabela przedstawia uregulowania prawne dotyczące przekazania świadczeń rzeczowych dla dzieci pracowników w podziale na źródła ich finansowania.
 

Rodzaj świadczenia	ŚWIADCZENIA RZECZOWE DLA DZIECI PRACOWNIKÓW
		finansowane ze środków ZFŚS		finansowane ze środków obrotowych
		obowiązki podatkowe	obowiązki wobec ZUS	obowiązki podatkowe	obowiązki wobec ZUS
Paczki dla dzieci, bilety do kina, teatru	podatek dochodowy: wolna od podatku jest wartość rzeczowych świadczeń otrzymanych przez pracownika sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł, nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu (por. art. 12 ust. 1 oraz art. 21 ust. 1 pkt 67 updof) podatek VAT: przekazane dzieciom pracowników paczki oraz bilety do kina i teatru sfinansowane z ZFŚS służą działalności socjalnej jednostki. Nie są związane z prowadzoną przez jednostkę działalnością gospodarczą, w związku z tym nie dotyczą wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Przekazanie ww. świadczeń rzeczowych dzieciom pracowników nie podlega opodatkowaniu VAT. Jednostka nie ma również prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy zakupie ww. paczek i biletów	świadczenia rzeczowe finansowane ze środków ZFŚS nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, na podstawie § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) oraz art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.)	podatek dochodowy: opodatkowaniu podlega cała wartość świadczenia rzeczowego przekazana dla dzieci pracownika, a sfinansowana ze środków obrotowych pracodawcy podatek VAT:   -  jeżeli jednostce przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego przy zakupie towarów, to czynność nieodpłatnego przekazania towarów dzieciom pracowników podlega opodatkowaniu VAT. Jednostka jest wtedy zobowiązana do wystawienia faktury wewnętrznej i wykazania VAT należnego, -  jeżeli podatnik kupił towary i usługi z zamiarem ich nieodpłatnego przekazania dzieciom pracowników, to jednostka nie ma prawa odliczyć VAT naliczonego od tego zakupu i nie musi też takiego nieodpłatnego przekazania opodatkować VAT należnym (art. 7 ust. 2 oraz art. 8 ust. 2 ustawy o VAT)	świadczenia rzeczowe finansowane ze środków obrotowych pracodawcy przekazane pracownikom stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

Ewidencja księgowa przekazania świadczeń rzeczowych dzieciom pracowników zostanie przedstawiona na przykładzie zakupu paczek ze słodyczami sfinansowanych ze środków ZFŚS oraz środków obrotowych pracodawcy.

2. Ewidencja świadczeń rzeczowych dla dzieci pracowników sfinansowanych ze środków ZFŚS

Przykład

I. Założenia:

1. Z okazji Dnia Dziecka jednostka zakupiła ze środków ZFŚS paczki (słodycze) dla dzieci pracowników o wartości brutto: 6.000 zł.

2. Ustalono, że u żadnego z pracowników wartość otrzymanych świadczeń rzeczowych w roku 2010 nie przekroczyła jeszcze kwoty: 380 zł.

3. Odbiór paczek został potwierdzony przez pracowników na liście własnoręcznym podpisem.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. Faktura VAT - zakup słodyczy dla dzieci (wartości brutto faktury)	6.000 zł	30	21
2. PK - rozliczenie zakupu paczek dla dzieci pracowników na podstawie listy potwierdzającej ich odbiór	6.000 zł	85-0	30
3. WB - zapłata faktury za zakup słodyczy z rachunku bankowego ZFŚS	6.000 zł	21	13-5

III. Księgowania:

3. Ewidencja świadczeń rzeczowych dla dzieci pracowników sfinansowanych ze środków obrotowych

Przykład

Zakup słodyczy ze środków obrotowych z zamiarem przeznaczenia na paczki z okazji Dnia Dziecka

I. Założenia:

1. Z okazji Dnia Dziecka pracodawca zdecydował się na zakup paczek dla dzieci ze środków obrotowych. Wartość zakupu słodyczy na podstawie otrzymanej faktury VAT wynosi: 1.586 zł brutto.

2. Odbiór paczek pracownicy potwierdzili podpisem na osobno sporządzonej liście. Wartość paczek dodano do pozostałych składników wynagrodzenia za czerwiec 2010 r. oraz potrącono od tego świadczenia składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i zaliczkę na podatek dochodowy.

3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. Faktura VAT - zakup słodyczy do paczek dla dzieci pracowników - wartość brutto faktury (VAT nie podlega odliczeniu - zakup dokonany z zamiarem nieodpłatnego przekazania)	1.586 zł	30	21
2. PK - rozliczenie zakupu paczek dla dzieci pracowników na podstawie listy potwierdzającej ich odbiór	1.586 zł	40	30
3. WB - zapłata za zakupione słodycze	1.586 zł	21	13-0

III. Księgowania:

Przykład

Przekazanie paczek ze środków obrotowych, w sytuacji gdy przy zakupie słodyczy przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego

I. Założenia:

1. Jednostka, będąca hurtownią artykułów spożywczych, postanowiła przygotować paczki dla dzieci pracowników, korzystając z własnych towarów handlowych posiadanych w magazynie.

2. Wartość przekazanych słodyczy na paczki dla dzieci według cen zakupu netto wyniosła: 1.600 zł, a VAT naliczony, który podlegał odliczeniu przy zakupie tych słodyczy wyniósł: 352 zł.

3. Odbiór paczek pracownicy potwierdzili podpisem na osobno sporządzonej liście. Wartość paczek dodano do pozostałych składników wynagrodzenia za czerwiec 2010 r. oraz potrącono od tego świadczenia składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i zaliczkę na podatek dochodowy.

4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. PK - przekazanie słodyczy z magazynu hurtowni na paczki dla dzieci pracowników	1.600 zł	40	33-0
2. Faktura wewnętrzna - VAT należny od przekazania paczek dla dzieci pracowników	352 zł	40	22-2

III. Księgowania:

Potrącone w związku z przekazaniem paczek składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy księguje się na podstawie listy płac następującymi zapisami:

1) składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracowników oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne: Wn konto 23-0, Ma konto 22,

2) zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych: Wn konto 23-0, Ma konto 22,

3) składki na ubezpieczenia społeczne oraz FP i FGŚP w części finansowanej przez pracodawcę: Wn konto zespołu 4 lub konto zespołu 5, Ma konto 22.

---