http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/id/1361/page/5/savoir-vivre-w-biznesie/
Savoir-vivre w biznesie
09.09.2013
„Każde społeczeństwo ma dwa rodzaje zasad: prawa i obyczaje. Prawa służą
temu, żebyśmy siebie wzajemnie nie krzywdzili. Obyczaje - żebyśmy nie
doprowadzili siebie do obłędu.” Judith Martin
Sztywna etykieta czy gwarancja sukcesu?
We współczesnym świecie biznesu wszystko zmienia się niezwykle
dynamicznie. Dotyczy to praktycznie każdej dziedziny życia i każdej branży.
Coś, co działało i było sprawdzone kilka lat temu np. w sporcie, elektronice
czy technice, dzisiaj już takie nie jest. Dzisiaj funkcjonują zupełnie inne
systemy i rozwiązania. To samo dotyczy również zasad savoir-vivre, które stale ulegają modyfikacjom
i przeobrażeniom. Można to zaobserwować np. w sposobie traktowania współczesnej kobiety. Coraz
większa część mieszkańców Europy przestaje traktować „płeć piękną” jako istotę delikatną, kruchą
i wymagającą opieki. Z drugiej strony większość współczesnych dam ani tego nie wymaga, ani już
nawet tego nie oczekuje. Dworskie obyczaje nie są już dzisiaj tak dosłownie traktowane jak
kilkanaście czy kilkadziesiąt lat temu chociażby z tego powodu, że dzisiejsze role społeczne uległy -
jeśli nie całkowitemu - to przynajmniej częściowemu odwróceniu. Dzisiaj coraz częściej to mężczyźni
zajmują się domem i wychowaniem dzieci, a kobiety biznesem i walką z „wrogami korporacji”.
Również specyficzna sytuacja i zewnętrzne środowisko konkretnych branż i firm wpływają na
kreowanie takich, a nie innych zachowań pracujących w nich ludzi. Niektóre środowiska (takie jak
dyplomacja) czy też niektóre branże lub firmy (np. finansowe i consultingowe) traktują zasady
savoir-vivre bardzo rygorystycznie i poważnie. Inne mają do nich dużo bardziej liberalny stosunek.
Jednak ten liberalizm dotyczący np. zachowań czy ubioru w biznesie posunął się już w wielu
przypadkach zbyt daleko. Niestety coraz częściej można zaobserwować osobę reprezentującą daną
firmę, która odwiedza swojego klienta ubrana np. w krótkie spodenki, sandały i (o zgrozo!) skarpetki
lub… z pępkiem na wierzchu.
Wszystko to razem wzięte niewątpliwie wpływa na panujące obyczaje i zachowania oraz na
poszukiwanie coraz bardziej praktycznych rozwiązań. Zmienia się moda, sposób ubierania
i mówienia, lecz granice dobrego smaku i gustu, szczególnie w sytuacjach biznesowych kontaktów
z klientem, nie powinny być nigdy przekraczane. Warto również pamiętać o tym, że swoim strojem,
zachowaniem i manierami reprezentujemy nie tylko siebie, ale również i firmę, w której pracujemy,
i to coraz częściej od zasad savoir-vivre zależy, jak będziemy odbierani przez klientów czy
współpracowników. Czy będziemy odbierani jak osoba i firma z klasą, budząca zaufanie, pozytywne
uczucia, w towarzystwie której chce się przebywać i z którą chce się współpracować, czy też nie.
Z tego właśnie powodu savoir-vivre w biznesie stał się jednym z najważniejszych wyznaczników
profesjonalizmu firmy. Umiejętność właściwego zachowania się w każdej sytuacji przestała być już
umiejętnością pożądaną, a stała się koniecznością. Savoir-vivre obowiązuje zarówno podczas spotkań
biznesowych, jak i towarzyskich, zaś znajomość zasad etykiety:
http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/id/1361/page/5/savoir-vivre-w-biznesie/
pozwala zbudować pożądany wizerunek firmy oraz osób w niej pracujących
●
ułatwia odnaleźć się w każdej, nawet najtrudniejszej sytuacji
●
jest podstawą budowania wzajemnego szacunku, autorytetu i relacji z klientami
●
i współpracownikami.
Savoir-vivre to zwrot pochodzący z języka francuskiego i oznacza tyle, co „potrafię żyć”.
Savoir-vivre to znajomość obyczajów i norm towarzyskich, a także umiejętność postępowania
i radzenia sobie w różnych złożonych sytuacjach życiowych i biznesowych. Jednak bon ton w biznesie
to nie tylko kwestia tego, kto komu się przedstawia pierwszy lub jak wręczyć i przyjąć wizytówkę. To
również kwestia kultury języka, stroju, zachowania i wszystkich tych elementów, które wpływają na
nasz wizerunek i odbiór przez osoby trzecie.
Powszechnie wiadomo, że tzw. pierwsze wrażenie, jakie zrobi na nas nowo poznana osoba, wpływa
na cały jej wizerunek. Przynajmniej na jakiś czas. Później w każdym jej zachowaniu, geście
i wypowiedzi doszukujemy się potwierdzenia naszej pierwszej oceny, niezależnie od tego, czy była to
ocena pozytywna, czy negatywna. Kto zatem trafi do tej lub innej szufladki, nieprędko się z niej
wydostanie. Pomimo tego, że nasza pierwsza ocena może być błędna - dokonujemy jej niezwykle
szybko. Naukowcy twierdzą, że pierwsze wrażenie powstaje w ciągu ¼ sekundy i wynika z naszych
uwarunkowań genetycznych. Już nasi przodkowie musieli w ułamku sekundy ocenić, czy zaatakować
intruza maczugą, czy uśmiechnąć się do niego i zaprosić do ogniska. Dzisiaj równie szybko
dokonujemy tej wstępnej oceny i wystarczą nam do tego nieliczne szczegóły i informacje związane
z ogólnym wrażeniem zrobionym przez daną osobę. Analizując gesty i mimikę, zachowania i mowę
ciała, intonację i barwę głosu, elementy ubrania oraz formę powitania, decydujemy, czy dana osoba
zrobiła na nas pozytywne, czy negatywne wrażenie. Dlatego też warto zastanowić się, jakie elementy
i zachowania wpływają na kreowanie pozytywnego wizerunku oraz co robić, a czego unikać, aby
zrobić na innych jak najlepsze wrażenie.
Stosowanie zasad savoir-vivre jest więc jednym z najważniejszych elementów kreujących taki
wizerunek, na jakim nam zależy, a poznanie zasad etykiety biznesowej jest podstawowym
obowiązkiem każdego menedżera i dyrektora, handlowca i negocjatora, doradcy i konsultanta,
trenera i coacha.
POWITANIE
Do powitania i jego formy od wieków przywiązywano ogromna wagę i już w średniowieczu rządziły
nim ściśle określone reguły. Niektóre z tych zasad funkcjonują do dziś. Jedną z nich było
bezwarunkowe zareagowanie na powitanie. Dzisiaj również, jeśli ktoś nie odpowie nam na powitanie,
wywołuje to w nas raczej negatywne emocje i reakcje. Inną zasadą było to, że poróżnione strony nie
witały się ze sobą, dlatego że byłoby to niezgodne z ogólnie przyjętymi zasadami. Powitanie było
więc również pewną formą gwarancji bezpieczeństwa. Dzisiaj jest podobnie. Skłócone strony rzadko
kiedy witają się ze sobą, a wylewność powitania jest wyrazem bliskości z drugą stroną oraz wyrazem
zadowolenia ze spotkania. I odwrotnie - oschłość przy powitaniu jest dla nas informacją, że nie
jesteśmy mile widzianymi gośćmi lub że druga strona trzyma wobec nas jakąś urazę. Inną zasadą
rządzącą powitaniem była jego kolejność, i tutaj obowiązywała prosta reguła „z dołu do góry”.
W praktyce oznaczało to, że osoba stojąca niżej w hierarchii zawsze miała obowiązek powitania
osobę stojącą od niej wyżej. Nigdy nie witano osoby niższej rangą, co byłoby powodem do żartów
i kpiny, a nawet mogło prowadzić do utraty autorytetu i szacunku. W filmie „Szogun” z Richardem
Chamberlainem jest scena, w której poddany stracił głowę tylko z tego powodu, że na widok
http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/id/1361/page/5/savoir-vivre-w-biznesie/
samuraja nie padł wystarczająco szybko na kolana z twarzą do ziemi. Dzisiaj zasada powitania „z
dołu do góry” wciąż obowiązuje w bardzo sformalizowanych i zhierarchizowanych środowiskach, np.
w wojsku, gdzie niższy rangą żołnierz zawsze ma obowiązek pozdrowić i zasalutować temu
wyższemu rangą.
Dzisiaj przy powitaniu obowiązuje jedna zasada: „Kto pierwszy dostrzega znajomych lub dołącza do
grupy, ten wita się pierwszy”. W praktyce zasada ta oznacza, aby witać się z każdą znaną ci osobą,
którą spotykasz niezależnie od miejsca i okoliczności. Witaj się z klientami i współpracownikami,
kiedy wchodzisz do biura, nawet jeśli jesteś prezesem lub właścicielem firmy. Witaj się, kiedy
wchodzisz do sklepu, przedziału w pociągu i do windy. Witaj się, kiedy wchodzisz do urzędu i kiedy
na wakacjach spotykasz znane ci osoby. Należy oczywiście przywitać również nieznane ci osoby,
które towarzyszą twoim znajomym. Powinieneś również przywitać się, kiedy dołączasz do grupy osób,
dlatego że grupa ma nad tobą przewagę zarówno poprzez swoją liczebność, jak i wcześniejsze
przybycie.
Forma powitania również ma znaczenie, i tutaj obowiązuje zasada dopasowania do sytuacji i osoby,
z którą się witasz. Lepiej zastosować bardziej oficjalne „dzień dobry” niż wygłupić się młodzieżowym
„hejka” lub „cze” w sytuacji, kiedy nie wiemy, jak to będzie odebrane przez innych.
Czasami zdarza się, że nasze pozdrowienie nie zostaje odwzajemnione. Powodów takiej sytuacji może
być wiele. Ktoś nie dosłyszał twojego powitania, wtedy warto je powtórzyć. Ktoś ciebie nie rozpoznał
- a wówczas warto się ponownie przedstawić i przypomnieć drugiej osobie miejsce i sytuację,
w której się poznaliście. W najgorszym wypadku ktoś może nie chcieć mieć z tobą nic do czynienia
i wówczas trzeba poczekać na poprawę sytuacji i odwilż stosunków.
PODANIE DŁONI
Z powitaniem słownym nierozerwalnie związane są czułości, którymi się wówczas obdarzamy
i odwieczny, dla wielu nierozstrzygnięty, dylemat, czy podajemy dłoń na powitanie, czy nie, a jeśli
tak, to kto komu powinien podać rękę i w jakiej kolejności.
Przy podawaniu dłoni podczas powitania obowiązuje zasada „z góry do dołu”. W praktyce to oznacza,
że osoba stojąca wyżej w hierarchii, osoba starsza lub kobieta decyduje o formie zbliżenia i o tym,
czy wyciągnie dłoń na powitanie, czy nie. Jeśli przyjmiemy założenie, że w biznesie „klient jest
najważniejszy”, to on decyduje, czy podaje nam rękę, czy nie (niezależnie od sytuacji, wieku i płci).
Nie zmienia to jednak faktu, że to my oczywiście jako pierwsi witamy się z klientem.
Wyjątkową sytuacją jest bycie gospodarzem. Jako gospodarz masz obowiązek i przywilej przywitać
wchodzących gości podaniem dłoni. W tym przypadku również mężczyzna-gospodarz wyciąga dłoń
jako pierwszy do kobiety-gościa.
Kiedy dołączasz do grupy powinieneś przywitać się ogólnie ze wszystkimi i obserwować członków
grupy. Jeśli ktoś poda ci dłoń, to powinieneś uścisnąć dłoń już wszystkim pozostałym.
Biznes i polityka nie rozróżnia wieku ani płci i przy podaniu dłoni zawsze obowiązuje zasada, która
brzmi: „osoba stojąca wyżej w hierarchii decyduje o bliskości powitania”. Tutaj prezes, będący nawet
dużo młodszym mężczyzną, jako pierwszy wyciąga dłoń na powitanie swojej współpracownicy, nawet
http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/id/1361/page/5/savoir-vivre-w-biznesie/
dużo starszej kobiety.
Poza sytuacjami zawodowymi decydującym kryterium jest wiek, a następnie płeć. To osoba starsza
od nas decyduje o podaniu nam dłoni, przy czym „starsza” oznacza różnicę wieku widoczną na
pierwszy rzut oka, np. różnicę jednego pokolenia. Jeśli różnica wieku nie odgrywa decydującej roli,
to kobieta decyduje, czy podać dłoń na powitanie mężczyźnie, czy nie.
Forma uścisku również ma duże znaczenie.
W biznesie uścisk dłoni powinien mieć tzw. męski charakter, czyli pewny i w miarę mocny. Należy
jednak uważać, aby nie ścisnąć dłoni rozmówcy (szczególnie dłoni kobiety) zbyt mocno. Taki gest
mógłby być odebrany jak gest dominacji. Z tego samego powodu należy unikać podawania dłoni
skierowanej grzbietem do góry („moje na wierzchu”) lub jednocześnie chwytając lewą dłonią łokieć
lub ramię rozmówcy („mam kontrolę nad tobą”). Również zbyt miękki, wątły i zbyt delikatny uścisk
nie jest wskazany, dlatego że może świadczyć o postawie biernej i braku poczucia pewności siebie.
Ostatnia rzecz, o której należy pamiętać, to czas trwania uścisku. Nie powinien być on zbyt długi,
ponieważ dla większości osób jest to bardzo niekomfortowa sytuacja, kiedy przez dłuższą chwilę są
zmuszani do ściskania czyjejś dłoni. Nie powinien być również zbyt krótki, ponieważ robi wrażenie
niechlujnego lub chaotycznego. Najbardziej optymalny czas trwania uścisku dłoni to około 2 sekundy.
Podczas podawania dłoni można popełnić sporo błędów, okazując tym samym brak szacunku dla
drugiej osoby. Warto mieć świadomość, że na pewno postępujesz niewłaściwie, jeśli:
podajesz komuś wilgotną dłoń
●
ściskając dłoń - nie uśmiechasz się lub nie nawiązujesz kontaktu wzrokowego, lub, co gorsza,
●
witając się z jedną osobą, już spoglądasz na kolejną
zmuszasz do podania dłoni kogoś, kto obie dłonie ma zajęte, trzymając w nich np. materiały,
●
kieliszek czy przekąski podczas spotkania
podajesz dłoń, trzymając lewą rękę w kieszeni spodni lub trzymając w lewej dłoni papierosa
●
podajesz dłoń nad przeszkodą (np. ladą, stołem czy nawet krzesłem)
●
podajesz dłoń w klubie fitness, w saunie, nie mówiąc już o toalecie, albo kiedy przed podaniem
●
dłoni kichasz lub kaszlesz, zasłaniając sobie usta prawą dłonią.
Podsumowując, należy pamiętać o generalnej zasadzie - to my witamy się pierwsi, natomiast dłoń
wyciąga do nas osoba wyższa rangą, osoba starsza lub kobieta. Warto o tym pamiętać i przygotować
się wcześniej do powitania. Kiedy wchodzisz na rozmowę lub do biura, spotykasz znajomych na ulicy
lub obsługujesz stoisko na konferencji - uwolnij swoją prawą rękę od siatek, toreb, papierosa czy
czegokolwiek innego i bądź przygotowany na uściśnięcie wyciągniętej ręki, tak aby nie robić
niepotrzebnego zamieszania z przekładaniem rzeczy z prawej do lewej ręki.
Należy również pamiętać o tym, żeby zawsze zachować się z klasą. Co to oznacza? Kiedy podaje ci
dłoń osoba, która ze względu na status lub sytuację nie ma tego prawa lub nie powinna tego robić,
pamiętaj, że nieeleganckie jest odtrącanie wyciągniętej dłoni.
PRZEDSTAWIANIE SIEBIE I INNYCH
Kiedy przedstawiasz się lub witasz się z nową osobą, warto zastosować metodę 4 kroków.
http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/id/1361/page/5/savoir-vivre-w-biznesie/
Krok 1 - „Dzień dobry”
Najpierw się przywitaj, pamiętając o kontakcie wzrokowym oraz uśmiechu. Druga osoba może
usłyszeć twój głos i dokonać wstępnej oceny.
Krok 2 - „Jestem Dyrektorem ds. Marketingu w firmie X”
Zanim się przedstawisz, powiedz drugiej osobie, dlaczego ją zaczepiasz. Twój rozmówca nie będzie
zaskoczony tym, że zwracasz się właśnie do niego, i może określić, kim dla niego jesteś.
Krok 3 - „Nazywam się Jan Kowalski”
Dopiero teraz przedstaw się, podając swoje imię i nazwisko. Teraz twój rozmówca jest już
przygotowany na zapamiętanie twojego imienia i nazwiska. Będzie mógł się zrewanżować,
przedstawiając siebie i podając ci dłoń na powitanie („Dzień dobry panie Janku. Nazywam się Artur
Raba.”). Pamiętaj, że to osoba wyższa rangą, starsza lub kobieta decyduje o podaniu dłoni podczas
powitania.
Krok 4 - „Dzień dobry panie Arturze”
Jeśli twój rozmówca przedstawił ci się, zrewanżuj się, stosując w rozmowie jego imię. Uściśnij
wyciągniętą dłoń, uśmiechnij się i przywitaj się, ponownie używając imienia, tytułu naukowego lub
nazwy stanowiska swojego rozmówcy. Twój rozmówca pomyśli o tobie pozytywnie, ponieważ każdy
lubi słyszeć swoje imię lub uznanie dla wykształcenia czy zajmowanego stanowiska.
Podczas przedstawiania siebie należy pamiętać o tym, aby podać pełne informacje: imię, nazwisko,
nazwę firmy i zajmowane stanowisko. Nie wystarczy podać tylko nazwiska lub tylko imienia czy też
tylko nazwę firmy, dlatego że pojedyncze informacje nie tworzą odpowiednio pełnego obrazu twojej
osoby. Ponadto, jeśli twoje imię, nazwisko lub nazwa firmy jest trudna fonetycznie lub gramatycznie,
należy wymówić ją wyraźnie i ewentualnie wyjaśnić fonetykę lub jej pochodzenie.
Pewnie każdy z nas był w sytuacji, kiedy mieliśmy przedstawić jedną osobę drugiej i często rodzi się
wówczas pytanie: „Jak przedstawić ich sobie wzajemnie we właściwy sposób, tak aby jedna ze stron
nie czuła się urażona?”.
Kto kogo przedstawia i w jakiej kolejności?
Wiedza to potęga, dlatego to osoba najważniejsza otrzymuje informacje jako pierwsza. Twoja rola
polega tylko na tym, aby określić, kto w danej sytuacji i relacji jest ważniejszy i tej osobie
przedstawiasz pozostałe osoby. Kolejność przedstawiania ma więc ogromne znaczenie, ponieważ
określa wzajemną hierarchię i relacje dwóch nowo poznanych osób.
PRZYKŁADY
Kiedy odwiedzasz klienta ze swoim kolegą z pracy - to klientowi przedstawiasz kolegę niezależnie od
tego, czy jest on nowym handlowcem, czy Dyrektorem Handlowym w twojej firmie. Wobec klienta
obaj jesteście reprezentantami firmy, a to „klient jest najważniejszy”.
http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/id/1361/page/5/savoir-vivre-w-biznesie/
Kiedy na kolację do domu zaprosiłeś przełożonego, którego twoja małżonka jeszcze nie zna - to ona
w tej sytuacji jest najważniejsza, dlatego że jest gospodynią i ma prawo wiedzieć, kto przekracza
próg jej domu.
Kiedy na spacerze ze swoją młodszą kuzynką spotykasz swojego starszego sąsiada, to on ma prawo
liczyć na przywilej wynikający z wieku i to on powinien jako pierwszy dowiedzieć się, kto ci
towarzyszy.
WIZYTÓWKI
Z powitaniami i wzajemnym przedstawianiem się w biznesie nierozerwalnie związany jest temat
wizytówek, ich wręczania i wymiany. Wizytówka jest twoją biznesową identyfikacją i pierwsza zasada
związana z wizytówkami jest taka, że… warto je posiadać i traktować je tak, jak chciałbyś, aby
traktowano ciebie w biznesie.
Kiedy już masz swoje biznesowe wizytówki, to:
przechowuj je w etui lub portfelu - nie wyciągaj pomiętej wizytówki z tylnej kieszeni spodni
●
jako gość na spotkaniu biznesowym wręcz swoją wizytówkę pierwszy
●
wręczaj wizytówkę każdemu z obecnych - nikogo nie pomijaj
●
z szacunkiem traktuj wizytówkę swojego rozmówcy i koniecznie ją przeczytaj
●
w obecności rozmówcy nie rób żadnych zapisków na otrzymanej od niego wizytówce
●
podczas spotkania otrzymaną wizytówkę trzymaj przed sobą na stole. Schowaj wizytówkę dopiero
●
pod koniec spotkania, tuż przed pożegnaniem.
GENERALNA ZASADA NR 1
Wobec każdej osoby należy zachowywać się taktownie i uprzejmie. Stosowanie współczesnych zasad
savoir-vivre nie ogranicza się wyłącznie do hołubienia dam, ale odnoszą się one do okazywania
szacunku wszystkim osobom, z którymi mamy do czynienia: starszym i młodszym, kobietom
i mężczyznom, klientom i współpracownikom.
GENERALNA ZASADA NR 2
Wyrazów szacunku od innych powinniśmy oczekiwać tylko wtedy, gdy na nie zasługujemy, np. ze
względu na uprzywilejowaną pozycję, wiek lub płeć. Bądźmy przygotowani na to, że inni mogą wobec
nas zachować się dwornie. Nawet jeśli nie jesteśmy do takiego zachowania przyzwyczajeni lub
chcemy zachować swoją niezależność, pozwólmy drugiej osobie na tę drobną uprzejmość skierowaną
w naszą stronę. Odrzucenie takiego uprzejmego zachowania byłoby nieeleganckie i może prowadzić
do zaburzenia relacji międzyludzkich. Z drugiej strony nigdy nie wolno nam przyjąć postawy
roszczeniowej („to mi się należy ze względu na: moją pozycję, mój wiek, moją płeć”), dlatego że
byłoby to wyrazem okazania niepotrzebnej wyższości i nadęcia, a w konsekwencji groziłoby utratą
autorytetu i szacunku.
GENERALNA ZASADA NR 3
Czasami jednak zdarza się, że nasze uprzejme zachowanie lub maniery zostaną przez innych
http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/id/1361/page/5/savoir-vivre-w-biznesie/
odrzucone lub ktoś wobec nas zachowa się w nieodpowiedni bądź niepasujący do sytuacji sposób. Co
wówczas zrobić i jak się zachować? Niewątpliwie nie warto reagować emocjonalnie. Należy
zachować spokój i nie komentować takiego zachowania niezależnie od płci, wieku czy pozycji tej
osoby, dlatego że dyplomatyczne i eleganckie zachowanie jest jedną z podstawowych zasad
savoir-vivre i dobrego wychowania.
PODSUMOWANIE
Większość z zasad savoir-vivre ma bardzo uniwersalny charakter, a ich znajomość przydaje się
w wielu różnych sytuacjach biznesowych. Wiele z nich wynosimy z domu, innych uczymy się,
podglądając inne osoby, a jeszcze inne poznajemy, wyciągając wnioski z własnych błędów. Tym
niemniej dobrze jest zapoznać się z opracowanymi już dawno zasadami etykiety biznesowej, dlatego
że przydają się one w wielu sytuacjach prywatnych i biznesowych. Stosowanie zasad savoir-vivre
w zarządzaniu, sprzedaży, negocjacjach, prowadzeniu szkoleń, sesji coachingowych i w każdej relacji
międzyludzkiej sprawia, że nasi klienci i współpracownicy nas lubią i szanują. Szkolenia biznesowe,
szkolenia menedżerskie czy też szkolenia sprzedażowe i negocjacyjne powinny więc przykładać
znacznie większą wagę do promowania i rozwijania umiejętności zachowania się w każdej sytuacji
biznesowej w zgodzie z ogólnie przyjętą etykietą biznesową.
Artur Raba
Business Trainer
Executive Coach
www.iicd.pl
http://www.iicd.pl/?artykuly,000016
Ocena:
6/6