10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 77 • 27.09.2010 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Aby zapewnić sobie dostęp do fachowych opracowań, przedsiębiorcy

w bieżącym roku wykupują prenumeratę prasy specjalistycznej na rok na-

stępny. Koszt prenumeraty prasy dotyczy więc całego 2011 r., a jest ponie-

siony w 2010 r. i dokumentuje go faktura z tego roku. Jak ująć go w księgach

rachunkowych i księdze podatkowej, przy uwzględnieniu przepisów o podatku

dochodowym?

Koszty prenumeraty w księgach rachunkowych

Wszelkie koszty w księgach rachunkowych ujmuje się zgodnie z zasadą memoriału,

która stanowi, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte,

przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami

dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (art. 6 ust. 1 ustawy

o rachunkowości). Jeśli więc koszty prenumeraty dotyczą 2011 r., muszą być ujęte

w księgach tego roku. Nie stoi temu na przeszkodzie fakt otrzymania i opłacenia faktury

za prenumeratę na 2011 r. w bieżącym roku.

Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, do aktywów

lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące

przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie

zostały poniesione (art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Ponieważ poniesione w 2010 r.

koszty rocznej prenumeraty na 2011 r. dotyczą przyszłego okresu sprawozdawczego

(roku), powinny być ujęte w księgach 2010 r. jako rozliczenia międzyokresowe kosztów.

Wynika to z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Obciążą one wynik finansowy 2011 r.

Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do

upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasad-

niony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 39 ust. 3

ustawy o rachunkowości).

W rachunkowości duże znaczenie ma istotność danych zdarzeń gospodarczych. W za-

sadach (polityce) rachunkowości można stosować uproszczenia, jeżeli nie wywierają one

istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej, finanso-

wej i wyniku finansowego (art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Mając to na względzie,

jednostki zapisują w zasadach (polityce) rachunkowości, że koszty dotyczące przyszłych

okresów są rozliczane w miesięcznych odpisach, jeśli stanowią istotną kwotę. W przeciw-

nym razie nie dokonuje się ich comiesięcznego rozliczania.

Jeśli więc koszt prenumeraty na 2011 r. będzie w ocenie jednostki istotny, powi-

nien być rozliczany proporcjonalnie w okresie, którego dotyczy (roku), tj. w ratach

wynoszących 1/12 łącznej kwoty kosztu prenumeraty w poszczególnych miesiącach

od stycznia do grudnia 2011 r. Natomiast gdy jednostka uzna, że kwota prenumeraty

na 2011 r. nie jest istotna – może wówczas ująć ją w kosztach jednorazowo w styczniu

2011 r.

W zależności od tego, jaki rachunek kosztów działalności operacyjnej jednostka pro-

wadzi, rozliczenie kosztów prenumeraty w księgach rachunkowych może przedstawiać

się następująco:

Treść

operacji

Wybrany rachunek kosztów

Tylko

w zespole 4

Tylko

w zespole 5

W zespole 4 i 5

1. Koszt zakupu

prenumeraty na

2011 r. na podsta-

wie faktury wysta-

wionej w 2010 r.

– Wn konto 40 „Koszty

według rodzajów”

(w analityce:

Pozostałe koszty),

– Ma konto 30

„Rozliczenie zakupu”

– Wn konto 40 „Koszty

według rodzajów”

(w analityce:

Pozostałe koszty),

– Ma konto 30

„Rozliczenie zakupu”

2. Zarachowanie

kosztu do rozli-

czenia w czasie

– zapis w 2010 r.

– Wn konto 64

„Rozliczenia między-

okresowe kosztów”,

– Ma konto 49

„Rozliczenie kosztów”

– Wn konto 64

„Rozliczenia między-

okresowe kosztów”,

– Ma konto 30

„Rozliczenie zakupu”

– Wn konto 64

„Rozliczenia między-

okresowe kosztów”,

– Ma konto 49

„Rozliczenie kosztów”

3. Rozliczenie

kosztu rocznej

prenumeraty

w 2011 r.– odpis

jednorazowy lub

comiesięczny

– Wn konto 49

„Rozliczenie kosztów”,

– Ma konto 64

„Rozliczenia

międzyokresowe

kosztów”

– Wn konto 55 „Koszty

zarządu”,

– Ma konto 64

„Rozliczenia

międzyokresowe

kosztów”

– Wn konto 55 „Koszty

zarządu”,

– Ma konto 64

„Rozliczenia

międzyokresowe

kosztów”

Nieco inaczej będą przebiegały zapisy księgowe u jednostek, które prowadzą rachunek

kosztów w zespole 4 lub w zespole 4 i 5 oraz stosują uproszczenie w ewidencji kosztów

rozliczanych w czasie. W takich jednostkach koszty te ujmuje się bezpośrednio na koncie

64 z pominięciem wstępnego ujęcia na koncie 40. Wówczas należy pamiętać, że salda konta

64 nie uwzględnia się przy ustalaniu zmiany stanu produktów.

Opracowania zawarte w prasie fachowej mogą być bardzo pomocne przy prowadzeniu

czy rozliczaniu działalności gospodarczej. Przykładowo, prasa o tematyce podatkowo-

‑księgowej zawiera informacje z dziedziny m.in. podatków, składek ZUS, księgowości

– zapoznanie się z wyjaśnieniami czy informacjami o zmianach przepisów w tym zakresie

umożliwia podatnikowi właściwe prowadzenie ewidencji księgowej i dokonywania rozli-

czeń podatkowo‑składkowych. Uznać więc należy, że wydatek na zakup prasy fachowej

jest uzasadniony z punktu widzenia firmy i jako taki może stanowić koszt uzyskania

przychodów. Prenumerata prasy należy do kosztów pośrednio związanych z uzyskiwanymi

przychodami. Takie koszty uwzględnia się w rachunku podatkowym w dniu ujęcia kosztu

w księgach rachunkowych (zaksięgowania) na podstawie otrzymanej faktury, rachunku

lub innego dowodu. Mówi o tym art. 15 ust. 4d–4e ustawy o pdop oraz art. 22 ust. 5c–5d

ustawy o pdof.

W przypadku gdy koszty pośrednie dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy,

a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego – stanowią

koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Zasada

ta nie ma jednak zastosowania w omawianej kwestii, bo koszty prenumeraty od stycznia

do grudnia 2011 r. „mieszczą się” w jednym roku podatkowym, tj. 2011 r.

Zatem koszty opłaconej w 2010 r. prenumeraty rocznej na 2011 r. powinny być

zaliczone do kosztów podatkowych roku 2011, tj. roku, w którym zaksięgowany

zostanie koszt bilansowy. Przy tym stają się kosztami podatkowymi w tych samych

okresach i w tych samych kwotach, jak w ujęciu bilansowym (tj. jednorazowo lub w mie-

sięcznych ratach).

Koszty prenumeraty prasy na 2011 r.

poniesione w 2010 r.

Przykład

Założenia

1. Jednostka we wrześniu 2010 r. opłaciła prenumeratę czasopism na 2011 r. Faktura VAT

otrzymana we wrześniu 2010 r. zawierała kwotę brutto: 1.898 zł (w tym VAT: 124,17 zł).

2. Koszt prenumeraty jednostka uznała za nieistotny. Z dokumentacji opisującej przyjęte za-

sady (politykę) rachunkowości wynika, że jednostka nie rozlicza takich kosztów co miesiąc.

3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.

Dekretacja w księgach września 2010 r.

Opis operacji

Kwota

Konto

Wn

Ma

1. WB – wpłata na prenumeratę czasopisma:

1.898,00 zł 21

13-0

2. Faktura VAT potwierdzająca zakup prenumeraty:

a) wartość w cenie zakupu

b) naliczony podatek VAT podlegający odliczeniu

c) łączna kwota zobowiązania

1.773,83 zł

124,17 zł

1.898,00 zł

30

22-2

21

3. Zarachowanie kosztu do rozliczenia w 2011 r.:

a) ujęcie w zespole 4

b) przeniesienie do rozliczenia

1.773,83 zł

1.773,83 zł

40

64

30

49

Księgowania

Konto 13-0

„Rachunek bieżący”

Konto 21

„Rozrachunki z dostawcami”

Konto 22-2 „VAT naliczony

i jego rozliczenie”

S.p.)

X

1.898,00

(1 1)

1.898,00 1.898,00 (2c 2b)

124,17

Konto 30

„Rozliczenie zakupu”

Konto 40 „Koszty według

rodzajów” (w analityce:

Pozostałe koszty)

Konto 49

„Rozliczenie kosztów”

2a) 1.773,83 1.773,83 (3a 3a) 1.773,83

1.773,83 (3b

Konto 64 „Rozliczenia

międzyokresowe kosztów”

3b) 1.773,83

Dekretacja w księgach stycznia 2011 r.

Opis operacji

Kwota

Konto

Wn

Ma

1. PK – jednorazowy odpis kosztów prenumeraty:

1.773,83 zł 55

64

Księgowania

Konto 55 „Koszty zarządu”

Konto 64 „Rozliczenia

międzyokresowe kosztów”

1)

1.773,83

S.p.) 1.773,83 1.773,83 (1

Jednostka uwzględni koszty prenumeraty w kwocie 1.773,83 zł w kosztach uzyskania

przychodów w styczniu 2011 r.

Koszty prenumeraty w księdze podatkowej

Koszty prenumeraty wpisuje się w kolumnie 13 księgi podatkowej „Pozostałe wydatki”.

Moment dokonania wpisu uzależniony jest od przyjętej metody księgowania kosztów.

Jeżeli podatnik ujmuje koszty w księdze zgodnie z metodą określoną w art. 22

ust. 4 ustawy o pdof, zwaną uproszczoną lub kasową – koszty uzyskania przychodów

wpisuje w momencie ich poniesienia. Za dzień poniesienia kosztu w przypadku podatników

prowadzących księgę podatkową przyjmuje się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub

innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b

ustawy o pdof). W przypadku prowadzenia księgi zgodnie z tą metodą, podatnik fakturę za

prenumeratę roczną na 2011 r., wystawioną w 2010 r., ujmie w kolumnie 13 „Pozostałe

wydatki” pod datą tej faktury (w 2010 r.). Nie ma w tym przypadku żadnego znaczenia,

że koszt dotyczy następnego roku podatkowego.

Natomiast gdy podatnik stosuje metodę określoną w art. 22 ust. 5–5c i 6 ustawy o pdof,

zwaną memoriałową – koszty pośrednio związane z przychodami, takie jak prenumerata

prasy, jeśli nie dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, ujmuje się w księdze podat-

kowej w dacie poniesienia (czyli zasadniczo w dacie faktury – art. 22 ust. 6b ustawy o pdof).

Przy tej metodzie ważne jest przyporządkowanie kosztów pośrednich do roku, którego dotyczą,

a koszty prenumeraty dotyczą w całości 2011 r. Dlatego koszt z faktury za prenumeratę,

wystawionej w 2010 r., powinien zostać ujęty w kolumnie 13 księgi w 2011 r. Kosztu tego

nie trzeba rozliczać na poszczególne miesiące roku podatkowego, którego dotyczą. Ujmuje się

go w pełnej kwocie w kolumnie 13 księgi podatkowej w styczniu 2011 r., ale pod datą faktury.

W 2010 r. fakturę tę można ewentualnie wpisać do kolumny 15, w której ewidencjonuje się

m.in. wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych).

Przykład

Przedsiębiorca zakupił prenumeratę Gazety Podatkowej na cały rok 2011. Jest podat-

nikiem VAT. W dniu 22 września 2010 r. otrzymał fakturę za prenumeratę wystawioną

20 września 2010 r. w kwocie brutto 320 zł (w tym VAT: 20,93 zł, kwota netto: 299,07 zł).

Wariant I – podatnik prowadzi księgę podatkową metodą kasową

W dniu 22 września 2010 r. podatnik zaksięgował kwotę netto z tej faktury wynoszącą

299,07 zł w kolumnie 13 księgi „Pozostałe wydatki”. W kolumnie 2 „Data zdarzenia go-

spodarczego” wpisał datę wystawienia faktury, tj. 20 września 2010 r.

Wariant II – podatnik prowadzi księgę podatkową metodą memoriałową

W dniu 22 września 2010 r. podatnik ujął kwotę netto z faktury (299,07 zł) w kolumnie 15

księgi podatkowej. Zapisu dokonał pod datą wystawienia faktury, tj. 20 września 2010 r.

Natomiast w styczniu 2011 r. podatnik zaksięgował tę kwotę w kolumnie 13. W kolumnie 2

księgi wpisał datę wystawienia faktury, tj. 20 września 2010 r.

Podstawa prawna:

– ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.),

– ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.),

– ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.),

– rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów

i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Dorota Przybyszewska