www.KadryOnline.pl

P

RAWO

P

RACY W

P

RAKTYCE

Z

atrudnianie

nowego

pracownika

Niniejsza darmowa publikacja zawiera jedynie fragment

pełnej wersji całej publikacji.

Aby przeczytać ten tytuł w pełnej wersji

kliknij tutaj

.

Niniejsza publikacja może być kopiowana, oraz dowolnie
rozprowadzana tylko i wyłącznie w formie dostarczonej przez
NetPress Digital Sp. z o.o., operatora

sklepu na którym można

nabyć niniejszy tytuł w pełnej wersji

. Zabronione są

jakiekolwiek zmiany w zawartości publikacji bez pisemnej zgody
NetPress oraz wydawcy niniejszej publikacji. Zabrania się jej
od-sprzedaży, zgodnie z

regulaminem serwisu

.

Pełna wersja niniejszej publikacji jest do nabycia w sklepie

internetowym

e-booksweb.pl - audiobooki, e-booki

.

S

P

IS

T

R

E

Ś

C

I

Materiał został dobrany spośród porad udzielonych
przez specjalistów z zakresu prawa pracy
Konsultacja:
Monika Frączek

główny specjalista w Departamencie Prawa Pracy
Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej

Iwona Jaroszewska-Ignatowska radca prawny prowadzący Kancelarię Prawa Pracy

Wydawca:
Piotr Gawroński

Redaktor

Szymon Sokolik

Korekta

Zespół

ISBN 978-83-7572-556-8
Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Warszawa 2008

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a,

www.wip.pl

tel. [phone], faks 0 22 617 60 10

Skład i łamanie

Raster studio

05-071 Sulejówek, ul. Konopnickiej 46, tel. [phone]

1

ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA

S

P

IS

T

R

E

Ś

C

I

www.KadryOnline.pl

S

P

IS

T

R

E

Ś

C

I

SPIS TREŚCI

I. Zanim zatrudnisz pracownika…

3

II. Umowa o pracę

11

III. Twoje obowiązki po zatrudnieniu nowego pracownika

24

ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA

2

W

S

T

ę

P

www.KadryOnline.pl

I.

Z

a

n

Im

Z

a

T

R

u

d

n

IS

Z

P

R

a

C

o

W

n

Ik

a

…



Na co uważać w trakcie rekrutacji?



Co zapisać w umowie o pracę?



O czym pamiętać po zatrudnieniu pracownika?

Chcesz znać odpowiedź na tego typu pytania? Przeczytaj tę broszurę!

Znajdziesz tu nie tylko porady, lecz także wiele przykładów, wzorów

i zestawień. Pomogą Ci one uporządkować Twoje liczne obowiązki

przy zatrudnianiu nowego pracownika, tak abyś nie musiał już sam

o wszystkim pamiętać!

przeprowadź rozmowę rekrutacyjną

wręcz zakres obowiązków

podpiszcie umowę o pracę

załóż akta osobowe

zapoznaj z regulaminem pracy

zgłoś do ZUS (urzędu pracy)

zor

ganizuj szkolenie bhp

dostarcz środki bhp

wręcz informację o warunkach

zatrudnienia i o równym traktowaniu

uwzględnij w ewidencji czasu pracy

i ewidencji wynagrodzenia

daj do wypełnienia kwestionariusz

kandydata

daj do wypełnienia kwestionariusz

pracownika

skieruj na badania wstępne

kandydat do pracy

pracownik

obowiązkowe

nieobowiązkowe

skieruj kandydata lub pracownika

Co możesz, a co musisz zrobić, gdy zatrudniasz nowego pracownika

W

S

T

ę

P

3

ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA

I.

Z

a

n

Im

Z

a

T

R

u

d

n

IS

Z

P

R

a

C

o

W

n

Ik

a

…

www.KadryOnline.pl

I.

Z

a

n

Im

Z

a

T

R

u

d

n

IS

Z

P

R

a

C

o

W

n

Ik

a

…

I. ZanIm ZaTRudnISZ PRaCoWnIka…

O co można pytać w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej?

Przepisy ściśle określają, jakich informacji możesz żądać od potencjalnego pracownika. W po-
stępowaniu rekrutacyjnym musisz też stosować zasadę równego traktowania w zatrudnieniu
(zakazu dyskryminacji). Uważaj więc, o co pytasz i co zamieszczasz w ogłoszeniach rekruta-
cyjnych. Inaczej pracownik może pozwać Cię do sądu lub zawiadomić Generalny Inspektorat
Ochrony Danych Osobowych.

Od kandydata żądać możesz jedynie niektórych danych
Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie możesz żądać jedynie danych wymienionych w art. 22

1

§ 1 kp, a więc:
– imienia (imion) i nazwiska,
– imion rodziców,
– daty urodzenia,
– miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),
– wykształcenia,
– przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
Innych informacji możesz żądać, wyłącznie jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych
przepisów.

Niektórych danych możesz żądać dopiero od pracownika
Nie możesz żądać podania przez kandydata do pracy np. miejsca urodzenia, numeru telefonu,
nazwiska rodowego oraz faktu posiadania dzieci. Dopiero gdy kandydat do pracy stanie się
pracownikiem, wolno Ci żądać od niego tego typu danych (a także imion i nazwisk oraz dat
urodzenia dzieci) – jeżeli podanie takich danych będzie konieczne ze względu na korzystanie
przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

PRZYKŁAD

Dopiero od pracownika (a nie kandydata do pracy) możesz wymagać zdjęć (tylu, ile
potrzeba do celów służbowych, np. 1 do identyfikatora i 1 do książeczki ubezpiecze-
niowej).

Uważaj na kryteria dyskryminacyjne!
Prowadząc rozmowę, czyń to w taki sposób, aby nie stworzyć wrażenia, że kandydat jest
dyskryminowany, np. ze względu na: płeć, niepełnosprawność, przynależność związkową

4

www.KadryOnline.pl

ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA

itd. Katalog przyczyn dyskryminacji (z art. 18

3a

kp) nie jest zamknięty, co oznacza, że kandy-

dat może domagać się odszkodowania, jeśli uzna, iż był dyskryminowany z innego powodu
(np. dlatego że pochodzi ze wsi, że nie jest szczupły, że to kawaler).

Niektóre dane – tylko za zgodą pracownika
Chociaż nie masz prawa, aby żądać innych danych niż ściśle wymienione w przepisach, pewne
informacje możesz uzyskać od kandydata za jego zgodą. Kandydatom zadaje się np. pytania
badające osobiste predyspozycje (jak choćby o słabe i mocne strony, największy sukces życio-
wy i porażkę itp.). Nie musisz mieć pisemnej zgody na przetwarzanie tych danych (w tym ich
uzyskiwanie). Jednak zanim zaczniesz zadawać tego rodzaju pytania, upewnij się, że kandydat
jest świadomy swojego prawa do odmowy udzielenia odpowiedzi na pytanie.

Uważaj na dane z testów psychologicznych!
Pracownika możesz kierować na testy psychologiczne, gdy pozwala na to przepis szczególny,
np. kierowców.

Dane wymagane na podstawie odrębnych przepisów
Od niektórych kandydatów do pracy możesz domagać się szerszych informacji. Jest to jednak
możliwe tylko wówczas, gdy wyraźnie stanowią tak przepisy. Istnieją zawody, np. strażnik
miejski, których wykonywanie jest dozwolone tylko osobom niekaranym – w takich przypad-
kach możesz żądać zaświadczenia o niekaralności. Dla niektórych pracodawców, jak choćby
instytucji kościelnych, istotna jest dopuszczalność pytań o wyznanie lub religię.

PRZYKŁAD

Pan Henryk prowadzi sklep. Chce zatrudnić dwóch sprzedawców, którzy podczas
codziennych obowiązków obsługują kasę. Nie wolno mu jednak żądać od kandydatów
przedstawienia zaświadczenia o niekaralności, gdyż żaden przepis prawa nie przewi-
duje, by od kandydata na kasjera można było żądać takiego zaświadczenia.

Dowodem dla Ciebie – oświadczenie lub dokumenty
Możesz poprzestać na tym, co deklaruje pracownik. Albo żądać także udokumentowania tego,
np. dowodem osobistym czy dyplomem ukończenia szkoły.

Nie wymuszaj odpowiedzi
Zwróć uwagę, aby nie wymuszać od kandydata udzielenia odpowiedzi na pytania. A zatem
nie używaj stwierdzeń typu: „Jeśli mamy panią tutaj przyjąć, to musimy wiedzieć, czy planuje
pani urodzenie dziecka”.

5

www.KadryOnline.pl

ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA

Uwaga!

Jeśli zadasz kandydatowi pytanie niezgodne z prawem, może odmówić udzielenia

odpowiedzi lub skłamać (za co potem nie wolno Ci wyciągać wobec niego konsekwencji).

PRZYKŁAD

Kandydatka została zapytana na rozmowie kwalifikacyjnej, czy w ciągu najbliższych 2 lat planuje
posiadanie dzieci. Odpowiedziała, że nie. Po roku pracy zaszła w ciążę. Pracodawca dowiedział
się, że już wcześniej tę ciążę planowała. Nie może jednak wyciągać wobec niej jakichkolwiek
konsekwencji.

Rozmowa rekrutacyjna: przykłady pytań zabronionych

Kategoria

Pytanie

Uwagi

Pochodzenie

Ma pan ciemną karnację skóry. Czy to

znaczy, że jest pan Romem?

Uważaj, aby niechcący nie zadać tego

rodzaju pytania np. w trakcie luźnej

rozmowy z kandydatem.

Przekonania

Czy uważa pan, że polityka gospodar-

cza partii X dobrze służy Polsce?

Woli pan czytać prasę prawicową czy

lewicową?

Jeśli rekrutujesz fachowca z danej dzie-

dziny, możesz zapytać go np. o mery-

toryczną ocenę skutków danego prze-

pisu prawa czy też jaką prasę fachową

czyta.

Przynależność

Czy w poprzednim zakładzie pracy na-

leżał pan do związku zawodowego?

Czy to prawda, że jest pan protestan-

tem?

Pytanie o wyznanie jest uzasadnione,

gdy wiąże się to z rodzajem i charakte-

rem działalności pracodawcy, a religia

(wyznanie) stanowi istotne i usprawie-

dliwione wymaganie.

Zdrowie

Czy jest pani w ciąży?

Ile planuje pani mieć dzieci?

Czy pali pan papierosy?

Czy nie wydaje się pani, że z pani syl-

wetką będzie pani ciasno za barem?

Zgodnie z orzecznictwem ETS pytanie

o ciążę nie jest dozwolone, nawet jeżeli

szukasz kandydatki do pracy na stano-

wisku, na którym zabronione jest za-

trudnianie ciężarnych.

Orzeczenia

organów

państwowych

Czy był pan karany?

Czy zdarzyło się panu zapłacić mandat

za przekroczenie prędkości?

Czy ma pan kredyt na mieszkanie lub

dom?

Pytanie o karalność jest dozwolone,

jeżeli na danym stanowisku na podsta-

wie odrębnych przepisów wymagana

jest niekaralność.

Inne

Jaka jest pana sytuacja materialna, np.

ile domów i samochodów Pan posiada?

Czy jest pani mężatką?

Od tej zasady są wyjątki, np. sędzia

przed objęciem urzędu musi przedsta-

wić oświadczenie majątkowe.

6

www.KadryOnline.pl

ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA

O co możesz pytać na podstawie przepisów szczególnych? (przykłady)

Kategoria

Uwagi

Podstawa prawna

Obywatelstwo, np.:

– cudzoziemiec,

– urzędnik służby cy-

wilnej

Możesz pytać o obywatelstwo

ze względu na procedury zwią-

zane z zatrudnianiem cudzo-

ziemców i przepisy o zatrudnie-

niu w administracji.

– art. 87 ustawy z 20 kwietnia 2004 r.

o promocji zatrudnienia i instytu-

cjach rynku pracy (Dz.U. nr 99,

poz. 1001),

– art. 4 ustawy z 18 grudnia 1998 r.

o służbie cywilnej (Dz.U. z 1999 r.

nr 49, poz. 483).

Karalność, np.:

– pracownik samorzą-

dowy na stanowisku

urzędniczym,

– inspektor transportu

drogowego,

– strażnik miejski

Możesz sprawdzić, czy osoby

te były karane ze względu na

wymóg niekaralności określony

w ustawie.

– art. 3 ust. 3 pkt 2 ustawy

z 22 marca 1990 r. o pracownikach

samorządowych (Dz.U. z 2001 r.

nr 142, poz. 1593 ze zm.),

– art. 76 pkt 2 ustawy z 6 wrześ nia

2001 r. o transporcie drogowym

(Dz.U. z 2004 r. nr 204, poz. 2088

ze zm.),

– art. 24 ustawy z 29 sierpnia

1997 r. o strażach gminnych

(Dz.U. nr 123, poz. 779).

Informacja o pozosta-

waniu w rejestrze bez-

robotnych:

– każdy zatrudniany

Masz obowiązek uzyskać pi-

semne oświadczenie w tym za-

kresie od każdej osoby, którą

planujesz zatrudnić.

– art. 36 ust. 6 ustawy z 20 kwietnia

2004 r. o promocji zatrudnienia

i instytucjach rynku pracy (Dz.U.

nr 99, poz. 1001 ze zm.).

Wyznanie, np.:

– katecheta,

– pracownik meryto-

ryczny episkopatu

Pytanie o wyznanie jest tu uza-

sadnione charakterem działal-

ności pracodawcy i rodzajem

stanowiska.

– art. 18

3b

§ 4 Kodeksu pracy.

§

Podstawa prawna:



art. 18

3a

–18

3e

, art. 22

1

kp,



§ 1 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez

pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu
prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.),



art. 23, art. 27, art. 43 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst

jedn.: Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),



przepisy szczególne, np. w zakresie dozwolonych testów psychologicznych: rozporządze-

nie MI z 7 lutego 2002 r. w sprawie warunków i trybu przeprowadzania badań lekarskich
i psychologicznych kierowców… (Dz.U. nr 12, poz. 117),



art. 123 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy

(Dz.U. z 2004 r. nr 99, poz. 1001 ze zm.).

7

www.KadryOnline.pl

ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA

Na co uważać przy sporządzaniu ogłoszeń o pracy?

Uważaj na to, co piszesz w ogłoszeniach o pracę!
Dyskryminacja może pojawić się nie tylko podczas rozmowy kwalifikacyjnej, ale często już
w ogłoszeniach o pracę. Nie pisz więc w ogłoszeniu, że szukasz „kobiet na stanowisko asystent-
ki dyrektora”, tylko „kandydatów do pracy na stanowisku asystent dyrektora”, „kandydatów
do pracy na stanowisku księgowy”.

Uwaga!

Ogłoszenie o pracę zredaguj po polsku, chyba że rekrutujesz kandydatów do pracy

za granicą. Na terytorium Polski przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa
się języka polskiego, jeżeli:
1) osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Polski w chwili zawarcia

umowy oraz

2) umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Polski.
Jeśli rekrutujesz do pracy na terenie Polski, pisząc nazwę stanowiska, używaj języka polskiego.
Nie pisz zatem, że szukasz osoby na stanowisko „regional sales manager”, tylko „regionalnego
kierownika sprzedaży”.

§

Podstawa prawna:



art. 18

3a

–art. 18

3e

, art. 22

1

kp,



art. 7 ust. 1 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz.U. nr 90, poz. 999 ze

zm.).

Wyślij kandydata do pracy na badania (zanim stanie się pracownikiem)

Przed przystąpieniem do pracy pracownik powinien wykonać wstępne badanie lekarskie.

Uwaga!

Jeśli chcesz uniknąć konieczności wypowiadania umowy – gdyby okazało się, że

nowo zatrudniony pracownik jest niezdolny do pracy – wybranego kandydata wyślij na badanie
wstępne jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę.
Aby przyszły pracownik wykonał badanie, musi otrzymać od Ciebie skierowanie, które
powinno zawierać:
– rodzaj badania profilaktycznego (badanie wstępne),
– określenie stanowiska pracy, na którym pracownik ma być zatrudniony,
– informację o występowaniu na stanowisku pracy czynników szkodliwych dla zdrowia lub

warunków uciążliwych.

8

www.KadryOnline.pl

ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA

PAMIĘTAJ, ŻE PONOSISZ KOSZTY BADAŃ

Musisz podpisać umowę z jednostką, która zapewni Twoim pracownikom profi-
laktyczną opiekę zdrowotną. Wówczas kierujesz kandydata lub nowo zatrudnio-
nego pracownika do takiej jednostki, a ta na koniec miesiąca wystawia Ci za to
fakturę. Ponosisz też koszty przejazdu na badania do innej miejscowości.

Po zatrudnieniu wybranego kandydata orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwska-
zań do pracy na określonym stanowisku (wynik badania wstępnego) musisz wpiąć do części
A jego akt osobowych.

§

Podstawa prawna:



art. 229 § 4 kp,



§ 1 pkt 5 w zw. z § 6 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia MPiPS w sprawie zakresu prowadzenia

przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz
sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Jeśli chcesz, wręcz kandydatowi kwestionariusz osobowy

Kwestionariusz nieobowiązkowy, ale przydatny
Przepisy przewidują dwa wzory kwestionariuszy, w których pracownicy i kandydaci do pracy
podają swoje dane osobowe: jeden dla kandydata do pracy, drugi dla pracownika (pierwszy
przechowuje się w części A, a drugi w części B akt osobowych). Możesz stosować oba wzory,
lecz nie musisz. Możesz np. poprzestać na informacjach podanych przez pracownika w CV,
pod warunkiem że wyraził na nim pisemną zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych.
CV wkłada się do części A akt osobowych zamiast kwestionariusza dla kandydata do pracy.

1 formularz – po podpisaniu umowy
Możesz też – zamiast dwóch kwestionariuszy – mieć tylko jeden dokument, w którym zamieścisz
dane zarówno z pierwszego, jak i z drugiego kwestionariusza. Jednak wówczas musi ten kwestio-
nariusz wypełniać nie kandydat do pracy, lecz dopiero pracownik. W kwestionariuszu tym będą
bowiem znajdować się informacje, których możesz żądać tylko od pracownika. Taki kwestionariusz
wypełniany przez pracownika (a nie przez kandydata) przechowuj w części B akt osobowych.

9

www.KadryOnline.pl

ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA

KWESTIONARIUSZ OSOBOWY

DLA OSOBY UBIEGAJĄCEJ SIĘ O ZATRUDNIENIE

1. Imię (imiona) i nazwisko .....................................................................................
2. Imiona rodziców ..................................................................................................
3. Data urodzenia .....................................................................................................
4. Obywatelstwo . .....................................................................................................
5. Miejsce zamieszkania (adres do korespondencji) ................................................

...............................................................................................................................

6. Wykształcenie ......................................................................................................

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

(nazwa szkoły i rok jej ukończenia), (zawód, specjalność, stopień naukowy, tytuł zawodowy, tytuł naukowy)

7. Wykształcenie uzupełniające ...............................................................................

...............................................................................................................................

(kursy, studia podyplomowe, data ukończenia nauk lub data rozpoczęcia nauki w przypadku jej trwania)

8. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia .............................................................

...............................................................................................................................

(wskazać okresy zatrudnienia u kolejnych pracodawców oraz zajmowane stanowiska pracy)

9. Dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania ....................................

...............................................................................................................................

(np. stopień znajomości języków obcych, prawo jazdy, obsługa komputera)

10. Oświadczam, że pozostaję/nie pozostaję*) w rejestrze bezrobotnych i poszukują-

cych pracy (od lutego 2009 r. tego punktu się nie wypełnia).

11. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1–4 są zgodne z dowodem osobistym seria

.................................. nr ........................................... wydanym przez ................

...............................................................................................................................

lub innym dowodem tożsamości ..........................................................................

...............................................................................................................................

....................................................

.............................................................

(miejscowość i data)

(podpis osoby ubiegającej się o zatrudnienie)

10

www.KadryOnline.pl

ZATRUDNIANIE NOWEGO PRACOWNIKA

II

.

u

m

o

W

a

o

P

R

a

C

ę

Uwaga!

Od pracownika nie można pozyskiwać odcisków palców, żeby mógł wchodzić do

firmy (tzn. nie wolno sprawdzać obecności pracownika czy też ewidencjonować czasu pracy
na podstawie czytnika linii papilarnych)

§

Podstawa prawna:



§ 6 ust. 2 pkt 1 w zw. z § 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w spra-

wie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze
stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62,
poz. 286 z późn. zm.),



załącznik nr 1 do ww. rozporządzenia.

Niniejsza darmowa publikacja zawiera jedynie fragment

pełnej wersji całej publikacji.

Aby przeczytać ten tytuł w pełnej wersji

kliknij tutaj

.

Niniejsza publikacja może być kopiowana, oraz dowolnie
rozprowadzana tylko i wyłącznie w formie dostarczonej przez
NetPress Digital Sp. z o.o., operatora

sklepu na którym można

nabyć niniejszy tytuł w pełnej wersji

. Zabronione są

jakiekolwiek zmiany w zawartości publikacji bez pisemnej zgody
NetPress oraz wydawcy niniejszej publikacji. Zabrania się jej
od-sprzedaży, zgodnie z

regulaminem serwisu

.

Pełna wersja niniejszej publikacji jest do nabycia w sklepie

internetowym

e-booksweb.pl - audiobooki, e-booki

.