10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 57 • 17.07.2008 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Podatkowa księga

przychodów i rozchodów

O tym, że program komputerowy finansowo-księgowy musi spełniać wa-

runki określone w ustawie o rachunkowości pisaliśmy w poprzednim numerze

gazety. Wydaje się, że większość dostępnych na rynku programów F-K spełnia

te warunki. Jak więc dokonać spośród nich właściwego wyboru?

Przed wyborem programu do prowadzenia ksiąg rachunkowych każda jednostka po-

winna spróbować zdefiniować, co dla niej oznacza dobry program F-K.

Dobry program F-K to program odpowiadający potrzebom i oczekiwaniom jed-

nostki, określonym przy uwzględnieniu rodzaju i zakresu prowadzonej przez nią dzia-

łalności. Pod uwagę wziąć również trzeba stopień informatyzacji firmy, tj. posiadane

zasoby informatyczne (sprzęt komputerowy, programy) i umiejętności posługiwania

się techniką komputerową przez pracowników.

Wybór programu F-K powinien zostać dokonany po dokładnym sprecyzowaniu wymagań

jednostki co do takiego programu. Na etapie wyboru programu niezbędne są uzgodnienia

z osobami wykonującymi prace wspomagane przez programy F-K, czyli z księgowymi.

Program uniwersalny czy indywidualny?

Można zakupić standardowy program F-K (niekiedy producenci przygotowują różne

wersje programów w zależności od profilu firmy, np. dla firm produkcyjnych, handlowych,

usługowych) i dostosować go do szczególnych wymagań firmy. Dostosowania tego można

dokonać we własnym zakresie – korzystając z dostępnych opcji programu. Można także

zakupić standardowy program i dodatkowo wykupić u dostawcy usługę związaną z modyfi-

kacją programu dostosowującą do rodzaju działalności jednostki. Zazwyczaj firmy oferujące

oprogramowanie podejmują się też opracowania programu na zamówienie kupującego,

wdrożenia, a nawet pilotowania przetwarzanych danych przez określony w umowie okres.

Uniwersalne programy F-K cieszą się większym zainteresowaniem niż programy two-

rzone na indywidualne zamówienie, ze względu na możliwość szybszego wdrożenia takich

programów i niższe koszty zakupu. Ponadto standardowe programy są zweryfikowane przez

wielu użytkowników, podczas gdy te indywidualne testuje wyłącznie jednostka zlecająca

opracowanie takiego programu.

Rozważać zakup programu tworzonego na zamówienie mogą firmy o nietypowej dzia-

łalności. Koszty dostosowania standardowego programu w takich firmach byłyby wysokie,

więc decydują się one na zamówienie indywidualnego oprogramowania, które będzie

bardziej efektywne i zgodne z potrzebami firmy.

Zintegrowany system czy połączenie poszczególnych aplikacji?

Zdarza się, że programy, które obsługują księgowość, środki trwałe, kadry i płace,

sprzedaż, gospodarkę magazynową, pochodzą od różnych producentów. Wówczas prze-

kazywanie danych pomiędzy tymi programami może być trudne. Decydując się na zakup

poszczególnych aplikacji trzeba zwrócić uwagę na możliwość ich zgodnej współpracy,

unikać nadmiernego różnicowania programów, ich wersji, wewnątrz firmy.

Zakup poszczególnych aplikacji może być dobrym pomysłem w firmach, które po-

szczególne informacje chcą mieć podzielone według poszczególnych działów firmy (dział

księgowości, dział kadr, dział sprzedaży, magazyn). Wtedy pracownicy poszczególnych

działów korzystają z konkretnych przydzielonych działowi aplikacji. W zasadzie większość

małych i średnich jednostek efektywnie pracuje stosując takie rozwiązanie.

Natomiast zakup zintegrowanego systemu umożliwia stworzenie wspólnej bazy

danych, z której korzystać mogą pracownicy całej firmy (stosownie do nadanych upraw-

nień dostępu). Pozwala też na łatwe przesyłanie danych między poszczególnymi modu-

łami. Dokonując wyboru takiego systemu

można najpierw zakupić część modułów,

np. moduł F-K oraz kadry i płace, a potem

bez problemu dokupić inne moduły, sto-

sownie do potrzeb jednostki. Użyteczność

zintegrowanego systemu jest wysoka, ale

niestety wysokie są też koszty jego za-

kupu. Należy też zwrócić uwagę na fakt,

że rozbudowany system może wymagać

zapewnienia sprzętu komputerowego o lep-

szych parametrach.

Jaki producent (dostawca)?

Dobrze jest kupić program producenta,

który ma renomę i doświadczenie w branży.

Ponadto można poprosić producenta (do-

stawcę) o listę referencyjną, tj. listę firm,

które zakupiły program. Listę tę należy

przejrzeć pod kątem wielkości i specyfiki

działalności firm korzystających z pro-

gramu. Jeśli jednostka odnajdzie na tej liście

znane firmy z tej samej branży i o zbliżonych

rozmiarach działalności, warto dodatkowo

uzyskać od nich opinię na temat działania

programu, a także sposobu wdrożenia, ob-

sługi serwisowej oraz rzeczywistych kosz-

tów eksploatacji.

Przed zakupem programu nie zaszkodzi

dowiedzieć się, jak rysuje się przyszłość pro-

ducenta, czy ma stabilną pozycję na rynku

i jakie są jego plany dotyczące programu.

Warto uzyskać odpowiedzi na pytania:

– czy producent dostosowuje oprogra-

mowanie do potrzeb firmy, czy tworzy

dodatkowe opcje do programu, czy dba

o merytoryczny rozwój programu?

– czy producent szybko reaguje na zmiany

w przepisach i odpowiednio często ak-

tualizuje oprogramowanie?

– czy producent w aktualizacjach uwzględ-

nia tempo zmian w informatyce (np. pro-

gramy pracujące w środowisku DOS

zastąpił podobnymi dla środowiska

Windows)?

Czym się kierować przy wyborze programu F-K?

(cz. II)

Informacji na ten temat można szukać np. na stronie internetowej producenta, analizując

dotychczasową historię programu.

Trzeba też zwrócić uwagę na to, czy producent (dostawca) zapewnia specjalistyczne

porady techniczne i merytoryczne podczas wdrażania i eksploatacji programu oraz szybką

i sprawną obsługę serwisową w razie np. awarii. Zakup programu bez zapewnienia

sobie dalszej obsługi przy jego użytkowaniu może spowodować kłopoty. Należy przy-

pilnować, by kwestie dotyczące m.in. zasad wdrożenia programu, serwisu gwarancyjnego

i pogwarancyjnego, nabywania aktualizacji programu zostały szczegółowo określone

w umowie licencyjnej lub umowie o wdrożenie programu.

Jeśli to możliwe, należy zapoznać się z działaniem programu przed jego zakupem.

Służyć temu może „trening” na wersji demonstracyjnej programu lub też udział w pokazie

działania programu przeprowadzonym przez producenta (dostawcę) programu.

Jakie funkcje?

Program komputerowy F-K powinien być przydatny, usprawniać codzienną pracę

oraz generować dane pozwalające sporządzać sprawozdania finansowe, deklaracje po-

datkowe i dane umożliwiające skuteczne zarządzanie firmą. Programy F-K mogą mieć

bardzo wiele funkcji. Analizując oferty różnych producentów należy spróbować realnie

określić, które z funkcji programów będą potrzebne. Program o dużej ilości funkcji

daje większe możliwości, ale także oznaczać może wyższy stopień skomplikowania

obsługi, a za tym iść mogą wyższe koszty (np. koszty porad informatycznych, koszty

szkoleń pracowników). Ważne jest, by program F-K był łatwy w obsłudze. Dobrze

więc, jeśli zawiera:

– czytelne i zrozumiałe komunikaty systemowe,

– funkcję podpowiadania numerów kont przy dekretowaniu, podpowiadania numerów

faktur przy regulowaniu płatności,

– funkcję kontroli zapisów, np. bilansowania się zapisu księgowego,

– szablony księgowania, czyli możliwość określenia sposobu i zasad wprowadzania

danych z poszczególnych typów dokumentów do ksiąg,

– funkcję automatycznego sporządzania bilansu i rachunku zysków i strat, deklaracji

podatkowych.

Dobry program F-K powinien ponadto umożliwiać tworzenie planu kont z wieloma

analitykami oraz przeglądanie i wydruk kont przy zastosowaniu różnych kryteriów.

Powinien też automatycznie otwierać i zamykać konta na przełomie lat, przy jednoczesnym

zapamiętywaniu danych z lat ubiegłych.

Jakie koszty?

Jasne jest, że porównanie ofert dostępnych na rynku programów F-K musi również

uwzględniać możliwości finansowe jednostki. Przy wyborze programu konieczne jest

oszacowanie kosztów zakupu, wdrożenia i eksploatacji programu F-K. Jednak celowo

ten aspekt na końcu, aby podkreślić, że dokonując wyboru programu F-K nie należy się

kierować wyłącznie jak najniższymi kosztami zakupu.

Dobry program F-K usprawni pracę w księgowości i zarządzanie firmą – w ten sposób

„zwrócą się” firmie wydatki poniesione na jego zakup. Jeśli natomiast program zostanie źle

wybrany, nie sprawdzi się, spowoduje to zamęt w księgowości, zakłócenia w zarządzaniu

firmą, a w konsekwencji nawet straty finansowe.

Dorota Przybyszewska

Sprzedaż zakładów Totolotka

Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie handlu (kiosk),

a także sprzedaję zakłady Totolotka. Na koniec miesiąca rozliczam

się ze sprzedanych zakładów i wystawiam fakturę VAT. Czy przychód

ze sprzedaży tych zakładów powinienem księgować w kolumnie 7

czy 8 księgi podatkowej?

Z pytania wynika, że podatnik prowadzi działalność handlową w kiosku,

w którym działa również kolektura Totolotka. Przychodem z działalności ko-

lektury jest wynagrodzenie prowizyjne, określone w umowie typu pośrednictwa

zawartej z Totalizatorem Sportowym. Podatnik sprzedaje zakłady Totolotka

i co miesiąc wystawia fakturę VAT z tytułu usług świadczonych na rzecz

Totalizatora, która jest podstawą ujęcia przychodów ze sprzedaży w księdze

podatkowej.

O tym, co ewidencjonować w poszczególnych kolumnach księgi, mówią

objaśnienia stanowiące załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów w spra-

wie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r.

nr 152, poz. 1475 ze zm.). Kolumna 7 „Wartość sprzedanych towarów i usług”

księgi podatkowej jest przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży

wyrobów (towarów handlowych) i sprzedaży usług. Natomiast kolumna 8 księgi

„Pozostałe przychody” służy do ewidencji pozostałych przychodów, np. przy-

chodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych,

wynagrodzenia płatnika.

Z przepisów wprost nie wynika, w której kolumnie księgi podatkowej za-

ewidencjonować przychody określone w pytaniu. Przyjęło się, że w kolumnie 7

wpisuje się przychody dotyczące podstawowej działalności podatnika, natomiast

kolumna 8 służy do ewidencji innych przychodów, nie związanych z działalnością

podstawową. W omawianej sytuacji należałoby więc rozważyć, czy działalność

polegająca na sprzedaży usług dla Totalizatora jest główną działalnością podat-

nika.

Są podmioty, których działalność polega wyłącznie na prowadzeniu punktu

kolektury Totolotka. Natomiast podatnik prowadzi działalność w zakresie handlu,

tj. sprzedaży prasy i innych towarów, i dodatkowo prowadzi sprzedaż zakładów.

Dlatego wydaje się, że w sytuacji opisanej w pytaniu wynagrodzenie prowi-

zyjne dotyczące sprzedaży zakładów Totolotka trzeba księgować w kolum-

nie 8 „Pozostałe przychody”. Jednak decyzję w tej kwestii powinien podjąć

podatnik, po rozważeniu przedmiotu swojej działalności gospodarczej.

R E K L A M A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .