PODATKI
KOSZTY
W CZASIE
ROZLICZANIE W KSIĘDZE
PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
KOSZTY
W CZASIE
ROZLICZANIE W KSIĘDZE
PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
PODATKI
KOSZTY
W CZASIE
ROZLICZANIE W KSIĘDZE
PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
KOSZTY
W CZASIE
ROZLICZANIE W KSIĘDZE
PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
2
KOSZTY W CZASIE
ROZLICZANIE W KSIĘDZE PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
Spis treści
Metoda kasowa rozliczania kosztów ...................................................................... 3
Metoda memoriałowa rozliczania kosztów .............................................................. 5
Autor
Joanna Krawczyk
doradca podatkowy
Kierownik Grupy Wydawniczej
Anna Wikło
Wydawca
Beata Sawoń
Redakcja
Mariusz Olech
Korekta
Zespół
CBP 313 ISBN 978-83-7677-996-6
Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Warszawa 2010
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a,
www.wip.pl
tel. 0 22 518 29 29, faks 0 22 617 60 10
Praktyczny raport „Koszty w czasie” chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów
opublikowanych w raporcie „Koszty w czasie” – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz
nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Niniejszy raport został przygoto-
wany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy
i doświadczenia. Zaproponowane w raporcie „Koszty w czasie” wskazówki, porady i interpre-
tacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać
dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane
jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych.
W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie
zawartych w raporcie „Koszty w czasie” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkret-
nych przypadków.
3
KOSZTY W CZASIE
ROZLICZANIE W KSIĘDZE PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
Metody księgowania wydatków w KPiR wiążą się z zagadnieniem rozliczania kosztów w czasie.
Sposób rozliczania kosztów w czasie jest natomiast zależny od tego, jakiego rodzaju ewidencję
podatkową podatnik prowadzi, tj. księgę przychodów i rozchodów, czy księgę rachunkową.
W przypadku prowadzenia ewidencji w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
podatnicy mają możliwość wyboru zasad dotyczących rozliczania kosztów w czasie. Mogą bowiem
wybrać metodę rozliczania kosztów: memoriałową lub kasową. Nazewnictwa tych metod
próżno jednak szukać w przepisach podatkowych –
posługuje się nimi praktyka. Należy przy tym
pamiętać, że wybór jednej z tych metod ma wpływ na księgowanie wyłącznie kosztów zalicza-
nych do tzw. pozostałych wydatków (kolumna 13 księgi).
Metoda kasowa rozliczania kosztów
Kasowa metoda rozliczania kosztów w czasie jest dla podatników prowadzących ewidencję w formie
KPiR, podstawową metodą rozliczania kosztów. Jest również nazywana metodą uproszczoną, ze
względu na dużo mniej skomplikowany sposób rozliczania kosztów niż w metodzie memoriałowej.
Metoda kasowa polega na ujmowaniu kosztów uzyskania przychodów związanych z prowadzoną
działalnością gospodarczą w dacie ich poniesienia, niezależnie od tego, jakiego roku podatkowego
dotyczą te wydatki. Nie ma znaczenia również to, czy dany rodzaj kosztu ma bezpośredni czy pośredni
wpływ na osiąganie przychodów. A zatem wszystkie koszty (bezpośrednie i pośrednie) są rozliczane
w tym samym czasie, według tej samej reguły, czyli w dacie poniesienia kosztu.
W piśmie z 16 lipca 2008 r. (nr 1435/FB2/415/27a/07/ES) Pierwszy Urząd Skarbowy Warszawa – Śród-
mieście stwierdził, że: „W myśl ogólnej zasady zawartej w przepisie art. 22 ust. 4 updof, koszty uzy-
skania przychodów z zastrzeżeniem ust. 5 i 6 są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym
zostały poniesione (metoda kasowa). Wybór tej metody oznacza, że wydatki zaliczane są do kosztów
według daty ich poniesienia, bez względu na to, jakiego okresu dotyczą”.
A zatem jeżeli podatnik wybrał tę metodę, każdy koszt uzyskania przychodów musi kwalifikować do
kosztów danego roku podatkowego wyłącznie według daty poniesienia. Koszt musi spełniać tylko
wymogi przewidziane dla kosztu podatkowego, czyli służyć osiąganiu przychodów, zachowaniu lub
zabezpieczeniu źródła tych przychodów. Nie trzeba natomiast oceniać tego, czy ma związek z przy-
chodami danego roku podatkowego.
Przy stosowaniu metody kasowej, rozliczenia kosztu należy dokonywać w dacie jego poniesienia.
Istotne jest wobec tego rozstrzygnięcie, jaki jest to dzień. Wbrew temu, na co wskazuje słownikowe
rozumienia pojęcia „koszt poniesiony”, do celów podatkowych w tym przypadku jest to dzień wysta-
wienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia)
kosztu, a nie dzień zapłaty, czyli faktycznego poniesienia kosztu.
Jak widać, ustawodawca na potrzeby rozliczeń kosztów i stosowanych w tym zakresie metod sformu-
łował własną
definicję kosztu poniesionego. Została ona wyrażona w art. 22 ust. 6b updof. Nie ma
więc znaczenia, kiedy dany rodzaj kosztu podatnik faktycznie poniesie (zapłaci), lecz to, kiedy został
wystawiony dokument potwierdzający obciążenie firmy tym kosztem.
W piśmie z 18 grudnia 2007 r. (nr 1401/PP-I/4110-5/07/JP) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie potwier-
dził, że: „(…) za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu w przypadku podatników, którzy pro-
wadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku)
lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Powyższa definicja
nie wiąże faktu zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów z faktycznym wypły-
wem pieniędzy. Tym samym dzień dokonania zapłaty nie stanowi podstawy do rozliczenia kosztu”.
4
KOSZTY W CZASIE
ROZLICZANIE W KSIĘDZE PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
Niekiedy jednak z powodu braku innego dokumentu, który mógłby potwierdzić powstanie kosztu,
dokumentem takim będzie dowód zapłaty. Wówczas rzeczywiście data faktycznego poniesienia kosztu
pokryje się za datą wystawienia dokumentu, czyli dniem poniesienia kosztu w myśl przepisów podat-
kowych.
Ustawodawca jako datę poniesienia kosztu przykładowo wymienia datę wystawienia faktury i rachunku,
ale jednocześnie zaznacza, że może to dotyczyć również innego rodzaju dowodów poniesienia kosztów.
Nie wskazuje jednak na zamknięty katalog takich dowodów.
PRZYKŁAD
Podatnik prowadzi księgę podatkową, rozliczając koszty metodą kasową. W grudniu 2009 r. poniósł
następujące koszty zaliczane do tzw. pozostałych wydatków (kolumna13):
1) ubezpieczenie lokalu służącego prowadzeniu działalności za okres 2 grudnia 2009 r. – 1 grudnia
2010 r., dowód – polisa i pokwitowanie zapłaty z 2 grudnia 2009 r.,
2) prenumerata czasopisma na 2010 r., dowód – faktura z 2 grudnia 2009 r. (przedpłata),
3) koszty zużycia energii za okres 3 listopada 2009 r. – 29 grudnia 2009 r., dowód – faktura z 29 grud-
nia 2009 r..
Wszystkie wymienione koszty zostały ujęte w zapisach księgi za grudzień 2009 i są to zapisy prawidłowe
dla metody kasowej, ponieważ dokonane pod datą ponie sienia kosztów.
PRZYKŁAD
Firma „Meblon” jest producentem mebli kuchennych. Usługę montażu mebli zleca firmie „Usługi Maks”.
Dnia 29 grudnia 2009 r. firma „Usługi Maks” zamontowała zestaw mebli kuchennych u państwa
Regulskich.
Fakturę za wykonanie mebli wraz z wkalkulowaną w cenę wartością montażu wystawiono również
29 grudnia 2009 r. z terminem płatności do 15 stycznia 2010 r. Faktura za montaż została wystawio-
na na rzecz firmy „Meblon” 2 stycznia 2010 r. Koszt montażu jest kosztem bezpośrednio związanym
ze sprzedażą mebli, która została dokonana w grudniu 2009 r.
Gdyby firma „Meblon” prowadziła księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, to fakturę za
montaż powinna ująć w księdze za 2010 r., w dacie wystawienia faktury, czyli pod datą 2 stycznia
2010 r.
PRZYKŁAD
Firma „BUK” w lutym 2010 r. otrzymała fakturę wysta wioną 30 stycznia 2010 r. za usługi telekomunikacyjne:
połączenia telekomunikacyjne za okres od 28 grudnia 2009 r. do 27 stycznia 2010 r., wartość 560 zł
netto, abonament za styczeń 2010 r. – 70 zł netto. Jest to koszt pośredni dotyczący 2 lat podatkowych.
Gdyby firma „BUK” prowadziła księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, to całą wartość faktury,
tj. 630 zł netto powinna zaliczyć do kosztów 2010 r. i uwzględnić w zapisach księgi pod datą wysta-
wienia faktury, tj. 30 stycznia 2010 r.
PRZYKŁAD
W styczniu 2010 r. firma „MEGA” otrzymała fakturę wystawioną 2 stycznia 2010 r. za stałą obsługę
praw ną w grudniu 2009 r. Faktura taka jest wystawiana za każdy miesiąc z dołu, tj. najpóźniej do 5. dnia
miesiąca za miesiąc poprzedni z terminem płatności przypadają cym każdego 15. dnia miesiąca za miesiąc
poprzedni. Gdyby firma „MEGA” prowadziła księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, to koszt obsługi
prawnej powinna uwzględnić w księdze za 2010 r., pod datą wystawienia faktury, tj. 2 stycznia 2010 r.
5
KOSZTY W CZASIE
ROZLICZANIE W KSIĘDZE PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
Metoda memoriałowa rozliczania kosztów
Drugą metodą rozliczania kosztów w czasie, jaką mogą wybrać podatnicy prowadzący księgę podat-
kową, to
metoda memoriałowa. Polega ona na:
•
rozliczaniu kosztów bezpośrednich w okresie, którego te koszty dotyczą,
•
rozliczaniu kosztów pośrednich w dacie ich poniesienia.
W piśmie z 25 września 2007 r. (nr 1424/2140/4111/415/ 16/07/JSZ) Pierwszy Urząd Skarbowy w Rado-
miu stwierdził: „Podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i roz chodów może wybrać bardziej
skomplikowaną metodę rozli czania kosztów w czasie, według zasad określonych w art. 22 ust. 5–5c
updof dla podatników prowadzących księgi rachun kowe. Metodę tę określamy potocznie mianem me-
moriałowej. Dokonanie wyboru tej metody przez podatnika jest jednak możliwe pod warunkiem, że
stale, w każdym roku podatkowym będzie prowadził podatkową księgę przychodów i rozchodów
w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do da-
nego roku podatko wego”.
Ale na tym podobieństwo z zasadą memoriału charakterystyczną dla ksiąg rachunkowych się kończy,
ponieważ w przypadku podatników prowadzących KPiR, nieco inaczej została sformułowana definicja
kosztu poniesionego, co ma w niektórych przypadkach wpływ na sposób księgowania kosztów.
A mianowicie taki, że ujęcie danego kosztu według metody memoriałowej w księdze podatkowej
będzie inne niż ujęcie tego samego kosztu przy zastosowaniu metody memoriałowej w księgach
rachunkowych.
PRZYKŁAD
Spółka „KWANT” s.c. otrzymała w styczniu 2010 r. fakturę za zużycie energii w grudniu 2009 r., z datą
wystawienia 5 stycznia 2010 r. Jeśli spółka prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, to
koszt taki powinna zaksięgować w księdze za 2010 r. pod datą wystawienia faktury, czyli 5 stycznia
2010 r. Powinno tak być zarówno wtedy, gdy spółka będzie stosowała metodę kasową w zakresie
rozliczania kosztów w czasie, jak i wtedy, gdy będzie stosowała metodę memoriałową.
Natomiast w przypadku gdyby spółka prowadziła księgi rachunkowe, powyższy koszt powinien być
ujęty w księgach prowadzonych za 2009 r., ponieważ dotyczy tego roku. Byłoby to zgodne zarówno
z zasadami wynikającymi z rachunkowości, jak i z przepisami podatkowymi.
Należy podkreślić, że koszt poniesiony dla podatnika prowadzącego księgę przychodów i rozcho-
dów, zarówno stosującego metodę kasową, jak i memoriałową, to data wystawienia dokumentu, na
podstawie którego ujmowany jest w księdze. Będzie to więc np. data wystawienia faktury, rachunku,
dowodu wewnętrznego, dowodu poniesienia opłaty itd.
Bezbłędnie i bez stresu rozliczaj się z fiskusem!
Rozliczasz podatki w firmie? Nie wiesz jak interpretować niejasne przepisy podat-
kowe, aby nie narazić się na kary i stratę majątku? Skorzystaj z porad najlepszych
polskich doradców podatkowych i ekspertów prawa podatkowego! Rozliczając
podatki niewiele potrzeba, by narazić się na kłopoty ze strony urzędu skarbowego. Dlatego,
gdy masz jakiekolwiek wątpliwości związane z przepisami PIT i CIT, nie ryzykuj! Teraz
masz szansę wykorzystać wiedzę i doświadczenie ekspertów.
Sięgnij po poradnik
6
KOSZTY W CZASIE
ROZLICZANIE W KSIĘDZE PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
Jeżeli podatnik wybrał memoriałową metodę rozliczania kosztów, istotne znaczenie ma dla niego
podział kosztów na bezpośrednio i pośrednio związane z przychodami. W zależności bowiem od
tego, jak zakwalifikuje dany rodzaj kosztu, inne będą zasady jego ujęcia w księdze.
Koszty bezpośrednie to koszty, które służą osiąganiu przychodów, mają wpływ na ich generowanie.
Można zatem powiązać przyczynowo-skutkowo fakt poniesienia takiego kosztu z uzyskaniem kon-
kretnego przychodu. Będą to koszty, które są wymienione na pierwszym miejscu w definicji kosztu
uzyskania przychodów. Dla odmiany koszty wymienione w dalszej kolejności, jako koszty służące zacho-
waniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów, będą najczęściej zaliczane do pośrednich kosztów
uzyskania przychodów.
Na przykład dla firmy handlowej kosztami bezpośrednimi na pewno będzie zakup towarów, ale będą
to również koszty związane z pobudzaniem efektywności sprzedaży, np. w postaci wypłaty kontra-
hentowi należności za dokonanie określonej ilości sprzedaży w danym roku (innym okresie).
W piśmie z 7 sierpnia 2008 r. (nr ILPB3/423-285/08-2/HS) Izba Skarbowa w Poznaniu stwierdziła:
„Koszty bezpośrednie obejmują wydatki, które są ściśle (bezpośrednio) związane z danymi przycho-
dami, jakie osiąga podmiot gospodarczy, np. wydatki na nabycie towarów”.
Z kolei dla firmy usługowej kosztem bezpośrednim będzie na przykład koszt usługi wykonanej przez
podwykonawcę.
Jeżeli podatnik wybrał metodę memoriałową rozliczania kosztów, to koszty bezpośrednio związane
z przychodami danego roku podatkowego (odnoszące się do tych przychodów) musi ujmować w tym
roku podatkowym, w którym zostały osiągnięte przychody z nimi związane. Dotyczy to także kosztów
poniesionych w poprzednim roku podatkowym, jak też kosztów poniesionych w następnym roku.
Jak zatem ująć koszt, który został poniesiony w jednym roku, a dotyczy następnego albo poprzedniego
roku? Jest to problem techniczny – czy należy dokonać zapisu w księdze przychodów i rozchodów,
a jeśli tak, to w której kolumnie księgi?
Jest to również problem – do którego momentu oczekiwać na otrzymanie dokumentów potwierdza-
jących poniesienie kosztów dotyczących poprzedniego roku podatkowego, gdy ten już się skończył?
Pierwsza kwestia dotyczy kosztów, które już zostały poniesione, a dotyczą przychodów następnego
roku podatkowego. Koszt poniesiony to koszt, który został udokumentowany, stanowi potwierdze-
nie obciążenia podatnika danego rodzaju kosztem. Podatnik dysponuje więc dokumentem, ale nie
może go uwzględnić w bieżących rozliczeniach kosztów, tj. w bieżącym okresie.
Jak wiadomo, zapisy dokonywane w księdze służą do ujmowania wyłącznie takich zdarzeń, które mają
wpływ na bieżący wynik podatkowy. A zatem księguje się tylko takie dokumenty, które potwierdzają
uzyskanie przychodu podlegającego opodatkowaniu i takie, które dotyczą kosztów stanowiących koszty
uzyskania przychodów w danym okresie rozliczeniowym. Obejmuje to zapisy w kolumnach 7–14 księgi.
Oprócz tego istnieje jednak możliwość ujęcia w zapisach księgi takich operacji, które nie powodują
powstania przychodu danego okresu (np. otrzymanie zaliczki na poczet usługi, która zostanie wyko-
nana w następnym okresie sprawozdawczym) albo dotyczą kosztu, który może stać się kosztem uzyska-
nia przychodu, ale dopiero w kolejnym okresie sprawozdawczym. Takie zdarzenia wolno ująć fakul-
tatywnie w kolumnie 15 lub 16 księgi.
Zapisy dokonane w tych miejscach nie są brane pod uwagę przy ustalaniu wyniku podatkowego
(tj. dochodu lub straty) za bieżący okres. I tak w kolumnie 15 można uwzględnić właśnie koszty do-
tyczące następnych okresów rozliczeniowych, a w kolumnie 16 pobrane zaliczki.
7
KOSZTY W CZASIE
ROZLICZANIE W KSIĘDZE PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
Zatem w przypadku kosztów poniesionych, a dotyczących następnego roku podatkowego, warto
przemyśleć dokonanie zapisu w księdze w dacie jego poniesienia (rozumianej jako data wystawienia
dokumentu księgowego np. faktury), ale samą wartość ująć w kolumnie 15, niepodlegającej więc
uwzględnieniu w sumie kosztów za dany okres.
Następnie w roku, którego przychodów koszt dotyczy, należy dokonać zaksięgowania do właściwej
kolumny kosztowej, czyli jakby przeksięgowania z kolumny niewpływającej na wynik podatkowy do
kolumny mającej wpływ na wynik danego okresu.
W pewnym sensie taki zapis jest podobny do tego, jakiego dokonuje się w księgach rachunkowych,
tj. w roku, którym koszt został poniesiony, ujmuje się go na koncie czynnych rozliczeń międzyokreso-
wych, natomiast w roku, którego dotyczy, przeksięgowuje się go z tego konta rozliczeniowego na
właściwe konto kosztowe.
PRZYKŁAD
Firma „REM-BUD” s.c. wykonuje usługi remontowe i budowlane. W listopadzie 2009 r. rozpoczęto
remont pasażu handlowego. Zakończenie prac zostało zaplanowane na koniec stycznia 2010 r., wtedy
również nastąpi rozliczenie należności. W grudniu 2009 r. spółka otrzymała fakturę od architekta za
projekt przebudowy ścian działowych. Prace te zostaną wykonane w styczniu 2010 r. Jest to koszt
bezpośrednio związany z usługą, która zostanie wykonana i spowoduje tym samym powstanie przy-
chodu dopiero w 2010 r., wobec tego koszt tej usługi zostanie ujęty w księdze za 2009 r. w kolumnie
15 (jako koszt następnego okresu w księdze za 2010 r. w kolumnie 13, jako koszt bezpośrednio zwią-
zany z przychodami 2010 r.).
Druga kwestia, na jaką trzeba zwrócić uwagę w zakresie rozliczania kosztów poniesionych w innym
roku podatkowym niż rok, którego przychodów te koszty dotyczą, to ustalenie, do kiedy wolno je
uwzględnić w zapisach księgi za rok podatkowy, którego koszty dotyczą.
Ustawodawca określił je dosyć precyzyjnie. I tak, koszty bezpośrednio związane z przychodami danego
roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku, należy ujmować w zapisach księgi za rok,
którego dotyczą, jeśli zostały poniesione do dnia złożenia zeznania podatkowego za ten rok, nie póź-
niej jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania podatkowego.
Oznacza to, że zasadniczo granicznym terminem rozliczenia kosztu jest data złożenia zeznania podat-
kowego. Jeżeli ten termin zostanie naruszony, to ostatecznym terminem rozliczenia kosztu jest upływ
wyznaczonego przepisami ustawy terminu do złożenia zeznania. Dla podatników podatku dochodo-
wego od osób fizycznych jest to 30 kwietnia danego roku w zakresie zeznania za rok poprzedni.
PRZYKŁAD
Firma „Kreacja” sp.j. zajmuje się szyciem strojów wieczorowych. W styczniu 2010 r. wpłynął rachunek
za prace podwykonawcy (wykonanie haftów) zrealizowane w grudniu 2009 r. Stroje wieczorowe,
których te prace dotyczyły, zostały wystawione do sprzedaży już pod koniec grudnia 2009 r.
Firma „Kreacja” sp.j. prowadzi księgę przychodów i rozchodów, koszty rozlicza metodą memoriałową.
Koszty usług wykonanych w grudniu 2009 r., a potwierdzonych rachunkiem wystawionym w styczniu
2010 r. stanowią koszty bezpośrednio związane z przychodami 2009 r. (ze sprzedaży tych strojów).
Wobec tego koszt ten powinien zostać ujęty w księdze za 2009 r., tym bardziej że nie złożono jesz-
cze zeznania rocznego za 2009 r.
Z kolei w przypadku, gdy koszt bezpośrednio dotyczący danego roku podatkowego zostanie ponie-
siony po dacie złożenia zeznania podatkowego albo po dacie upływu terminu przewidzianego dla
złożenia tego zeznania, podatnik powinien go rozliczyć w roku podatkowym, w którym został ponie-
siony, czyli zgodnie z datą wystawienia dokumentu księgowego.
8
KOSZTY W CZASIE
ROZLICZANIE W KSIĘDZE PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
Poniżej zostały przedstawione przykłady rozliczania kosztów bezpośrednich w czasie, u podatników,
którzy wybrali memoriałową metodę rozliczania kosztów.
PRZYKŁAD
Firma „Meblon” jest producentem mebli kuchennych. Usługę montażu mebli zleca firmie „UMER”.
Dnia 29 grudnia 2009 r. firma „UMER” zamontowała zestaw mebli kuchennych u państwa Malinow-
skich. Fakturę za wykonanie mebli wraz z wkalkulowaną w cenę wartością montażu wystawiono
również 29 grudnia 2009 r., z terminem płatności do 15 stycznia 2010 r. Faktura za montaż została
wystawiona na rzecz firmy „Meblon” 2 stycznia 2010 r. Koszt montażu jest kosztem bezpośrednio
związanym ze sprzedażą mebli, która została dokonana w grudniu 2009 r.
Gdyby firma „Meblon” prowadziła księgę przychodów i rozchodów metodą memoriałową, to fakturę
za montaż powinna ująć w księdze za 2009 r., pod datą 31 grudnia 2009 r. jako koszt bezpośrednio
związany z przychodami za 2009 r.
PRZYKŁAD
Firma „REMONTEKS” 28 grudnia 2009 r. kupiła płyty montażowe gipsowo-kartonowe o wartości
30.000 zł netto w związku ze zleconymi pracami wykończeniowymi w nowo powstającym budynku
mieszkalnym. Prace związane z montażem tych płyt zlecone firmie „REMONTEKS” mają się zakończyć
do 15 lutego 2010 r. Wtedy również nastąpi rozliczenie wykonanych usług. Faktura za sprzedaż płyt
została wystawiona 2 stycznia 2010 r.
Gdyby firma „REMONTEKS” prowadziła księgę przychodów i rozchodów metodą memoriałową, to
zakup materiałów budowlanych powinien zostać ujęty w dacie ich otrzymania pod datą 28 grudnia
2009 r. na podstawie opisu dostawy sporządzonego przez firmę „REMONTEKS”, do którego dołączono
później otrzymaną fakturę VAT wystawioną w styczniu 2009 r.
Wartość materiałów, które nie zostały zużyte, należy ująć w spisie z natury na dzień 31 grudnia 2009 r.,
pomniejszając w ten sposób koszty uzyskania przychodów za 2009 r. Koszty tych materiałów zostaną
zaliczone do kosztów 2010 r., ponieważ wtedy zakończą się prace, w których materiały zostaną zużyte.
Tym samym wartość tych materiałów zasili koszty 2010 r. jako koszty uwzględnione w wartości spisu
z natury na dzień 1 stycznia 2010 r.
Jeżeli podatnik wybrał memoriałową metodę rozliczania kosztów w swojej firmie, musi pamiętać
o tym, że inaczej niż koszty bezpośrednie musi rozliczać
koszty pośrednie. Ustawodawca, mówiąc
o kosztach pośrednich, nie używa takiego nazewnictwa, tylko określa je jako koszty uzyskania przy-
chodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami. W praktyce dla odróżnienia od kosz-
tów bezpośrednio związanych z przychodami nazywa się je kosztami pośrednimi.
„Podatki dochodowe w praktyce”
•
Jak zmniejszyć koszty pracownicze, poprawnie interpretując przepisy podatkowe?
•
Jak ustalać wartość początkową środków trwałych, by urząd skarbowy nie mógł
zakwestionować wysokości późniejszych odpisów amortyzacyjnych?
•
Jak prawidłowo rozliczyć modernizację samochodu w firmie?
•
Jak obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy, uwzględniając składki na ubezpieczenie
społeczne i zdrowotne?
9
KOSZTY W CZASIE
ROZLICZANIE W KSIĘDZE PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
Są to koszty, których nie można powiązać z konkretnymi przychodami i które wprawdzie mają związek
z prowadzoną przez podatnika działalnością, są nawet konieczne, aby mógł ją sprawnie prowadzić,
ale nie wpływają wprost na uzyskiwanie przychodów.
W definicji kosztów uzyskania przychodów będą to m.in. koszty poniesione w celu zabezpieczenia
albo zachowania źródła przychodów. Oprócz nich do kosztów pośrednich zalicza się najczęściej koszty:
ogólnoadministracyjne, związane z świadczeniami na rzecz pracowników, na utrzymanie i remonty
obiektów biurowych, podatek od nieruchomości, ubezpieczenia majątku, czynsze i opłaty powstałe
z tytułu zawarcia najmu, dzierżawy, leasingu, zakupu materiałów biurowych, zakupu literatury facho-
wej, szkolenia właścicieli firm i pracowników, reklamy, badań marketingowych, obsługi prawnej, księ-
gowej, oraz z reguły, zużycia mediów, usług telekomunikacyjnych itd.
Trudno wymienić wszystkie rodzaje kosztów, jakie należy zaliczać do kosztów pośrednich. Niemniej
warto zauważyć, że przyporządkowanie kosztów do odpowiedniej kategorii, tj. do bezpośrednich
albo pośrednich, będzie zależało w dużej mierze od rodzaju działalności, jaką podatnik wykonuje.
A zatem oceny, czy w danym przypadku mamy do czynienia z kosztem bezpośrednio czy pośrednio
wpływającym na przychody, dokonuje sam podatnik. To on jest bowiem najlepiej zorientowany, jaką
rolę odgrywa w jego działalności konkretny wydatek. Nawet jeżeli ma w tym zakresie wypowiedzieć
się osoba niezwiązana z firmą lub pracownik organów skarbowych, to trzeba takiej osobie bardzo
dokładnie przedstawić istotę działalności i rolę, jaką odgrywają w niej poszczególne działania, ich
wpływ na ostateczny efekt np. na wytwarzany produkt.
W piśmie z 25 września 2007 r. (nr 1424/2140/4111/415/ 16/07/JSZ) Pierwszy Urząd Skarbowy w Rado-
miu zaznaczył, że ustawodawca nie zdefiniował pojęcia kosztów bezpośrednio związanych z przy-
chodami. Tak więc podział kosztów na bezpośrednie i pośrednie każdorazowo wymaga dokonania
indywidualnej oceny w warunkach konkretnego stanu faktycznego. Niewątpliwie do kosztów bezpo-
średnich należy zaliczyć te koszty, które można wprost przyporządkować do produkowanych przez
podatnika wyrobów lub świadczonych usług.
Zasadą jest, że koszty kwalifikowane do kosztów pośrednich, podlegają księgowaniu w dacie ich ponie-
sienia. Oznacza to, że niezależnie od tego, jakiego okresu te koszty dotyczą, powinno się je ujmować
w dacie poniesienia. Czyli dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozcho-
dów jest to data wystawienia dokumentu księgowego będącego podstawą zapisu w księdze.
W zakresie rozliczania kosztów pośrednich istnieje jednak pewien wyjątek. Nie wszystkie ujmuje
się bowiem w dacie poniesienia. A mianowicie, jeśli koszt pośredni dotyczy okresu przekracza-
jącego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podat-
kowego, to koszty te stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu,
którego dotyczą.
Pewne wątpliwości wzbudza tutaj określenie „okres przekraczający rok podatkowy”. Nie wiadomo,
czy wymaga się tutaj, aby był to okres trwający dłużej niż 12 miesięcy, czy też wystarczy, aby wydatek
obejmował okres przypadający na przełomie lat.
W literaturze przyjmuje się, że jest to raczej okres przypadający na przełomie lat podatkowych, nieza-
leżnie od tego, jak długo trwa. Może to więc być zarówno okres obejmujący zaledwie kilka dni, jeśli
część z nich przypada w jednym, a część w drugim roku podatkowym, jak i okres obejmujący kilka
lub więcej lat.
UWAGA!
10
KOSZTY W CZASIE
ROZLICZANIE W KSIĘDZE PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
Za każdym razem koszt pośredni dotyczący takiego okresu przypadającego na przełomie lat podat-
kowych, trzeba podzielić proporcjonalnie do lat, których dotyczy. Tutaj również trudno doszukać się
ścisłego związku kosztu z przychodami, gdyż ostatecznie chodzi o koszty pośrednie, ale ustawodaw-
ca wyraźnie żąda, aby przypisywać je jednak do okresów, jakich dotyczą. Nie tyle do przychodów, ile
do okresów, jakich dotyczyły dane wydatki.
Będzie to więc najczęściej dotyczyło usług ciągłych, takich jak: dostawa mediów, ubezpieczenie majątku,
ale także zezwoleń, koncesji, uprawnień wydanych na określony czas, z których uzyskaniem wiązały
się określone wydatki.
Wymaga podkreślenia, że takie rozliczanie kosztów pośrednich nie występuje u podatników rozlicza-
jących metodą kasową. W ich przypadku każdy rodzaj kosztu jest uwzględniany wyłącznie w dacie
poniesienia, nawet jeżeli jest to koszt dotyczący okresu przekraczającego rok podatkowy, a nawet
wielu lat.
Poniżej znajdują się przykłady rozliczania kosztów pośrednich w czasie u podatników, którzy wybrali
memoriałową metodę rozliczania kosztów.
PRZYKŁAD
Podatnik prowadzi księgę podatkową, koszty rozlicza metodą memoriałową. W styczniu 2010 r.
otrzymał fakturę VAT za zużycie energii za okres od 18 listopada 2009 r. do 16 stycznia 2010 r. (60 dni),
data wystawienia faktury – 17 stycznia 2010 r., wartość 300 zł. Koszt ten (pośredni) powinien zostać
podzielony na okresy, których dotyczy, ponieważ przypada na dwa różne lata podatkowe. I tak część
dotycząca 2009 r. to: (300 : 60) × 44 dni = 220 zł, natomiast część dotycząca 2010 r. to: (300 : 60)
× 16 dni = 80 zł.
Od dziś nie musisz już spędzać długich godzin na czytaniu tekstów ustaw i na poszuki-
waniu ich interpretacji. Przestaniesz też nękać telefonami znajomych czy Urzędy. Mo-
żesz wykonywać swoją pracę lepiej, szybciej i bez najmniejszej obawy, że popełnisz
błąd! Będziesz miał pod ręką jednoznaczne interpretacje, gotowe, sprawdzone wzory
postępowania i wskazówki – wraz z podstawami prawnymi.
Teraz, korzystając z porad ekspertów,
bezpiecznie zinterpretujesz przepisy podakowe.
Więcej porad ekspertów znajdziesz
w „Podatki dochodowe w praktyce”.
Zamów go i korzystaj bezpłatnie przez 14 dni!
Jak interpretować niejasne przepisy podatkowe,
aby nie narazić się na kary i stratę majątku?
Skąd brać bezpieczne informacje na
temat przepisów podatkowych?
Przecież nawet pracownicy urzędów
skarbowych nie są zgodni w interpretacji
przepisów!
Jeżeli chcesz uniknąć kosztownych
błędów i zyskać pewność, że działasz
zgodnie z prawem, sięgnij po
„Podatki dochodowe w praktyce”.
Jego autorzy gwarantują Ci,
że otrzymasz kompetentne
i szczegółowe porady i wskazówki.
Dowiesz się m.in.:
•
Jak zmniejszyć koszty pracownicze,
poprawnie interpretując przepisy
podatkowe?
•
Jak ustalać wartość początkową
środków trwałych, by urząd
skarbowy nie mógł zakwestionować
wysokości późniejszych odpisów
amortyzacyjnych?
•
Jak prawidłowo rozliczyć moderni-
zację samochodu w frmie?
•
Jak obliczyć zaliczkę na podatek
dochodowy, uwzględniając
składki na ubezpieczenie społeczne
i zdrowotne?
Nie zwlekaj!
Prezenty dla Ciebie!
Zamawiając poradnik na bezpłatny
test, otrzymujesz gratis:
INFORMATOR:
„Jak uniknąć kłopotów podczas
kontroli skarbowej”
NA PŁYCIE CD:
„Niezbędnik Przedsiębiorcy 2010:
Ustawy i rozporządzenia podatkowe
PIT, CIT, VAT, wzory pism i umów
z zakresu prawa cywilnego i prawa
pracy, formularze i szablony do rozli-
czeń księgowych, pełnomocnictwa,
prokura i upoważnienia oraz korespon-
dencja z klientami i kontrahentami.”