PODATKI

www.PodatkiDochodowe.pl

PODATKOWA

KSIĘGA

PRZYCHODÓW

I ROZCHODÓW

ZAGADNIENIA PRAKTYCZNE

PODATKOWA

KSIĘGA

PRZYCHODÓW

I ROZCHODÓW

ZAGADNIENIA PRAKTYCZNE

2

www.PodatkiDochodowe.pl

PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

ZAGADNIENIA PRAKTYCZNE

Spis treści

Podmioty zobowiązane do prowadzenia KPiR ............................................................ 3
Podmioty, które nie mają obowiązku prowadzenia księgi .............................................. 5
Obowiązek zgłoszenia kpir w urzędzie skarbowym ...................................................... 6
Sposób i miejsce przechowywania księgi ................................................................. 6
Księga prowadzona w formie komputerowej ............................................................. 7
Prowadzenie księgi przez biuro rachunkowe ............................................................. 7
Warunki, które musi spełniać kpir ......................................................................... 8
Poprawianie błędów w księdze ............................................................................ 8
Podatkowe skutki wadliwości i nierzetelności księgi ..................................................... 9

Mariusz Olech

prawnik specjalizujący się w prawie podatkowym

Kierownik Grupy Wydawniczej

Anna Wikło

Wydawca

Beata Sawoń

Redakcja

Mariusz Olech

Korekta

Zespół

CBP 315 ISBN 978-83-7677-998-0

Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2010

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a,

www.wip.pl

tel. [phone], faks 0 22 617 60 10

Praktyczny raport „Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów” chroniony jest prawem autorskim.

Przedruk materiałów opublikowanych w raporcie „Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów”

– bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się

na źródło. Niniejszy raport został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wyko-

rzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia. Zaproponowane w raporcie „Podatkowa

Księga Przychodów i Rozchodów” wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typo-

wych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych

konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko orga-

nów i urzędów państwowych.

W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie

zawartych w raporcie „Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów” wskazówek, przykładów,

informacji itp. do konkretnych przypadków.

3

www.PodatkiDochodowe.pl

PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

ZAGADNIENIA PRAKTYCZNE

Pomimo tego, że podatkowa księga przychodów i rozchodów jest uproszczoną ewidencją

w porównaniu z księgami rachunkowymi, to jednak wcale nie oznacza, że jej prowadzenie jest łatwe

i może sie odbywać w dowolnie przyjęty sposób. Z tego tekstu dowiesz się, na co zwrócić uwagę,

aby urzędnicy skarbowi nie zarzucili Ci naruszenia obowiązujących w tym zakresie przepisów.

Podmioty zobowiązane do prowadzenia KPiR

Zasady prowadzenia księgi zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 sierpnia

2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475

ze zm.). Natomiast krąg podmiotów, które tego rodzaju księgę powinny prowadzić, został zasadniczo

określony w przepisach ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej:

updof.

Stosownie do treści art. 24a ust. 1 updof,

obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozcho-

dów spoczywa na wykonujących działalność gospodarczą:

•

osobach fizycznych,

•

spółkach cywilnych osób fizycznych,

•

spółkach jawnych osób fizycznych,

•

spółkach partnerskich.

Zauważ, że wprawdzie prowadzenie przez ww. podmioty ksiąg jest obowiązkowe, jednak to, czy pro-

wadzona będzie KPiR, czy księgi rachunkowe, zależy w dużym stopniu od wyboru podatnika. Ozna-

cza to, że w ich przypadku KPiR nie jest obligatoryjną formą prowadzenia ewidencji podatkowej,

gdyż alternatywą w tym zakresie jest prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Jednak możliwość dokonania przez te podmioty wyboru, czy chcą prowadzić podatkową księgę

przychodów i rozchodów, czy księgi rachunkowe, jest w dość istotny sposób ograniczona.

Musisz bowiem mieć na względzie zapis art. 24a ust. 4 updof, zgodnie z którym obowiązek prowa-

dzenia ksiąg rachunkowych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych

osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody, w rozumieniu art. 14, za poprzedni

rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w prze-

pisach o rachunkowości. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy 29 września 1994 r. o rachunkowości,

jest to kwota 1.200.000 euro.

W celu ustalenia obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2010 r., należy kwotę

1.200.000 euro przeliczyć według średniego kursu NBP tej waluty z 30 września 2009 r. Ponie-

waż według tabeli kursów NBP nr 191/A/NBP/2009 z tego dnia wspomniany kurs wynosił

4,2226 zł, zatem limit przychodów, który należy brać pod uwagę w tym zakresie, wynosi:

1.200.000 euro × 4,2226 zł = 5.067.120 zł.

Wynika z tego, że podmiotom, o których mowa w art. 24a ust. 1 updof, wolno wybrać i prowadzić

KPiR, dopóki nie zostaną zobligowane do prowadzenia ksiąg rachunkowych w związku z przekrocze-

niem określonego w przepisach limitu przychodów za poprzedni rok podatkowy. Po przekroczeniu

wspomnianego limitu przedsiębiorcy prowadzący księgę przychodów i rozchodów będą bowiem

obowiązani założyć i prowadzić księgę rachunkową. Prowadzenie tej księgi należy w takim przypadku

rozpocząć od nowego roku podatkowego.

UWAGA!

4

www.PodatkiDochodowe.pl

PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

ZAGADNIENIA PRAKTYCZNE

Często zdarza się, że podatnicy błędnie rozumieją omawiany limit przychodów i uznają, że obowią-

zek przejścia z KPiR na pełną księgowość następuje z momentem przekroczenia w danym roku kwoty

1.200.000 zł. Oczywiście nie jest to rozumowanie prawidłowe i wspomniany obowiązek w takim

przypadku nie powstaje, ponieważ limit ten zawsze należy odnosić do roku poprzedniego.

Z drugiej strony, jak już zostało wcześniej zasygnalizowane, przepisy nie zabraniają prowadzenia

ksiąg rachunkowych przedsiębiorcom uprawnionym do prowadzenia KPiR. Tego rodzaju księgi mogą

zatem prowadzić również przedsiębiorcy, których przychody z działalności gospodarczej za poprzedni

rok podatkowy były niższe niż równowartość w walucie polskiej kwoty 1.200.000 euro.

Wprawdzie praktyka obrotu gospodarczego pokazuje, że tego rodzaju dobrowolna rezygnacja z pro-

wadzenia KPiR na rzecz ksiąg rachunkowych należy raczej do rzadkości, jednak nie jest pozbawiona

racjonalnych przesłanek.

Za omawianym rozwiązaniem przemawiają bowiem większe niż w przypadku podatkowej księgi

przychodów i rozchodów możliwości dokonania pełnej i obiektywnej oceny sytuacji finansowej firmy,

co ułatwia podejmowanie prawidłowych decyzji związanych z jej funkcjonowaniem. KPiR nie daje takiej

wiedzy na temat tej sytuacji jak księgi rachunkowe oraz sporządzane na ich podstawie sprawozda-

nia finansowe jednostki. Prawidłowo prowadzona księga rachunkowa umożliwia śledzić na bieżąco

poszczególne obszary związane z działalnością firmy, w tym m.in. stany zapasów oraz należności

i zobowiązań, co daje pełniejszy obraz jej kondycji oraz tego, jak układają się relacje z kontrahentami,

zarówno z dostawcami, jak i odbiorcami.

Możliwość dokonania wyboru rodzaju ewidencji podatkowej, w tym KPiR, nie dotyczy natomiast innych

kategorii podmiotów niż te, które zostały bezpośrednio wymienione w treści art. 24a ust. 1 updof.

W konsekwencji pozostałe podmioty będą zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, bez

względu na wysokość osiąganych przychodów. Potwierdzały to w swoich interpretacjach organy po-

datkowe, czego dowodem jest m.in. pismo Naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa-Targówek

z 30 maja 2006 r. (nr 1437/ZI/423/172/DJW/06).

Ponadto obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy osób:

1) wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia,

zawartych na podstawie odrębnych przepisów,

2) prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg,

3) duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Użyte w treści art. 24a ust. 2 pkt 2 updof wyrażenie: „jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych

ksiąg” – wskazuje na to, że

podatnicy prowadzący działy specjalne produkcji rolnej mają prawo,

a nie obowiązek, prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Bezbłędnie i bez stresu rozliczaj się z fiskusem!

Rozliczasz podatki w firmie? Nie wiesz jak interpretować niejasne przepisy podat-

kowe, aby nie narazić się na kary i stratę majątku? Skorzystaj z porad najlepszych

polskich doradców podatkowych i ekspertów prawa podatkowego! Rozliczając

podatki niewiele potrzeba, by narazić się na kłopoty ze strony urzędu skarbowego. Dlatego,

gdy masz jakiekolwiek wątpliwości związane z przepisami PIT i CIT, nie ryzykuj! Teraz

masz szansę wykorzystać wiedzę i doświadczenie ekspertów.

Sięgnij po poradnik

„Podatki dochodowe w praktyce”

.

5

www.PodatkiDochodowe.pl

PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

ZAGADNIENIA PRAKTYCZNE

Do prowadzenia KPiR tacy podatnicy będą zobligowani tylko wówczas, gdy swój zamiar w tym zakre-

sie zgłoszą właściwemu organowi podatkowemu w terminie określonym w art. 15 updof. Przepis ten

stanowi, że o zamiarze założenia ksiąg podatnik jest obowiązany zawiadomić właściwego naczelnika

urzędu skarbowego przed rozpoczęciem roku podatkowego albo przed rozpoczęciem prowadzenia

działów specjalnych produkcji rolnej, jeżeli nastąpiło w ciągu roku. Z przepisu tego nie wynika nato-

miast, że zgłoszenie zamiaru rezygnacji z ksiąg jest skuteczne w odniesieniu do ksiąg rachunkowych,

jeżeli zostanie przekroczony limit przychodów, o którym była mowa wcześniej.

Dodatkowo podatkową księgę przychodów i rozchodów powinni prowadzić rolnicy prowa-

dzący gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni

produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujący działalność gospodarczą osobiście lub z udzia-

łem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym – jeżeli łączny przychód

z tej działalności gospodarczej nie przekracza 10.000 zł w roku podatkowym. Podmioty te prowadzą

księgę według uproszczonego wzoru, która w odróżnieniu od „zwykłej” księgi 16-kolumnowej, składa

się tylko z 6 kolumn (wzór tej księgi stanowi załącznik nr 2 do rkpir). W przypadku, gdy przychód rol-

nika z wykonywanej działalności gospodarczej przekroczy w roku podatkowym 10.000 zł, ma on obo-

wiązek prowadzić księgę według ogólnego wzoru, czyli taką, jaką prowadzą pozostali przedsiębiorcy.

Podmioty, które nie mają obowiązku prowadzenia księgi

Niektóre kategorie podatników wolą ustawodawcy zostały wyłączone z obowiązku prowadzenia podat-

kowej księgi przychodów i rozchodów. Mianowicie obowiązek ten nie dotyczy osób, które: opłacają

podatek dochodowy w formach zryczałtowanych (karta podatkowa, ryczałt od przychodów ewiden-

cjonowanych); prowadzą księgi rachunkowe na podstawie ustawy o rachunkowości; wykonują wy-

łącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym; wykonują zawód adwokata wyłącznie

w zespole adwokackim; dokonują sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności.

Ponadto w wyjątkowych sytuacjach istnieje możliwość zwolnienia podatnika od obowiązku prowa-

dzenia KPiR. Przepisy stanowią bowiem, że w niektórych przypadkach naczelnik urzędu skarbowego

na wniosek podatnika może zwolnić go zarówno od obowiązku prowadzenia księgi, jak i od poszcze-

gólnych czynności z zakresu prowadzenia księgi. Przypadki te muszą być jednak uzasadnione szcze-

gólnymi okolicznościami, zwłaszcza takimi jak: rodzaj wykonywanej działalności; jej rozmiar, wiek

podatnika, stan jego zdrowia.

Aby tego rodzaju zwolnienie było możliwe, wniosek w tej sprawie musi spełniać określone w przepi-

sach kryteria. Mianowicie w przypadku gdy:

•

składa go podatnik kontynuujący działalność – wniosek musi zostać złożony co najmniej na 30 dni

przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby nastąpić,

•

mamy do czynienia z rozpoczęciem wykonywania działalności lub powstaniem obowiązku pro-

wadzenia księgi w ciągu roku podatkowego – wniosek należy złożyć w terminie 14 dni od dnia rozpo-

częcia działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi (§ 7 rkpir). Ważne jest, aby wniosek

należycie uzasadnić, podając przyczynę, która ma być podstawą do zastosowania zwolnienia.

Trzeba jednak podkreślić, że decyzja naczelnika urzędu skarbowego w tym zakresie ma charakter uzna-

niowy. Oznacza to, że nawet spełnienie przez podatnika powyższych kryteriów oraz prawidłowe wy-

pełnienie wniosku, nie obliguje wspomnianego organu do pozytywnego ustosunkowania się do tego

wniosku, czyli udzielenia zwolnienia od obowiązku prowadzenia księgi. Dlatego również wtedy, gdy

podatnik uważa, że spełnia warunki do zwolnienia go ze wspomnianego obowiązku, może otrzymać

decyzję odmowną.

6

www.PodatkiDochodowe.pl

PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

ZAGADNIENIA PRAKTYCZNE

Obowiązek zgłoszenia kpir w urzędzie skarbowym

Przepisy podatkowe nakładają obowiązek zawiadomienia o prowadzeniu księgi właściwego naczel-

nika urzędu skarbowego. Zgodnie z § 10 ust. 2 rkpir, obowiązek, o którym mowa, spoczywa na po-

datnikach, którzy:

•

rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej, albo

•

w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem do-

chodowym, lub

•

w poprzednim roku podatkowym prowadzili księgi rachunkowe.

Zawiadomienia takiego należy dokonać w formie pisemnej, w terminie 20 dni od dnia założenia po-

datkowej księgi przychodów i rozchodów. Pismo w tej sprawie składa się do naczelnika urzędu skar-

bowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika, który księgę założył.

Jeżeli natomiast działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej

osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie składają wszyscy wspólnicy naczelnikowi

urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania każdego z nich.

Należy podkreślić, że urząd skarbowy nie poświadcza księgi ani jej nie rejestruje. Wspomniane zawia-

domienie jest dla niego po prostu informacją, że zgłaszający rozlicza podatek dochodowy na zasadach

ogólnych.

Sposób i miejsce przechowywania księgi

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, księga oraz dowody, na podstawie których są w niej dokony-

wane zapisy, musi znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskaza-

nym przez podatnika jako jego siedziba.

Wyjątki dotyczą podatników, którzy:

•

zlecili prowadzenie księgi biuru rachunkowemu – w takim przypadku księga powinna być prze-

chowywana w miejscu wskazanym przez podatnika. Określa się je w umowie zawartej z biurem

rachunkowym,

•

prowadzą przedsiębiorstwo wielozakładowe – wówczas księgi muszą znajdować się w każ-

dym zakładzie. Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako jego

siedziba, pod warunkiem że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja

sprzedaży, a w razie wykonywania działalności kantorowej lub działalności lombardowej – rów-

nież ewidencje przewidziane w odniesieniu do wspomnianych działalności, tj. odpowiednio ewi-

dencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych oraz ewidencja pożyczek i zastawionych rzeczy,

•

prowadzą działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego – w tej sytuacji księga musi

znajdować się w miejscu wykonywania działalności. Jeżeli zaś podatnik prowadzi ewidencję sprze-

daży, to w miejscu wykonywania działalności musi znajdować się co najmniej ta ewidencja.

Natomiast termin przechowywania księgi określa art. 86 ustawy Ordynacja podatkowa. Stosownie

do tego przepisu, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i zwią-

zane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podat-

kowego. Przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje zaś, stosownie do treści art. 70 op,

z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

7

www.PodatkiDochodowe.pl

PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

ZAGADNIENIA PRAKTYCZNE

Księga prowadzona w formie komputerowej

Do prowadzenia księgi podatkowej najczęściej wykorzystuje się technikę komputerową. Przepisy poz-

walają na dokonywanie zapisów w ten sposób, jednak aby księga prowadzona za pomocą technik

informatycznych była uznana za prawidłową, konieczne jest spełnienie następujących warunków:

•

określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywa-

nego do prowadzenia księgi,

•

stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonanych zapi-

sów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,

•

przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku

zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych

albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Na koniec każdego miesiąca w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem,

lecz nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, podatnik jest obowiązany

sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc. Wspomniany wydruk powinien być zgodny

z wzorem księgi określonym w załączniku nr 1 do rkpir.

Podatnik posługujący się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania księgi według

określonego wzoru, jest zobowiązany założyć księgę i po zakończeniu każdego miesiąca wpisywać

do odpowiednich kolumn sumy miesięczne wynikające z jego wydruku.

Z praktycznego punktu widzenia programy oferowane na rynku spełniają te wymagania. Aby jednak

uzyskać pewność, że program do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów faktycznie jest zgodny

z przepisami omawianego rozporządzenia, przed zakupem warto zażądać od sprzedawcy szczegóło-

wej instrukcji jego obsługi. W zestawie komputerowym, który będzie służył do obsługi programu,

powinna się znajdować drukarka umożliwiająca szybkie wydrukowanie danych. Dokonany wydruk

powinien być zgodny z wzorem księgi.

Prowadzenie księgi przez biuro rachunkowe

Podatnicy zobowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie muszą robić

tego samodzielnie, lecz mogą zlecić prowadzenie księgi podmiotowi zewnętrznemu, tj., biuru rachun-

kowemu. Na taką możliwość wskazuje wprost § 8 rkpir. Zgodnie z powołanym przepisem, podatnik,

który zlecił prowadzenie księgi biuru rachunkowemu, jest zobowiązany:

•

w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika

urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując

nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów zwią-

zanych z jej prowadzeniem,

•

prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży, a w razie wykonywania

działalności kantorowej lub udzielania pożyczek pod zastaw – także ewidencje, które są przewi-

dziane dla tych form działalności. Obowiązek ten nie dotyczy jednak podatników, którzy ewiden-

cjonują obrót za pomocą kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 marca

2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535).

Wymaga ponadto podkreślenia, że w razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe, zapisy są

dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów księgowych oraz sum miesięcz-

nych przychodów wynikających z ewidencji sprzedaży lub danych wynikających z miesięcznych zesta-

wień raportów dobowych. Materiały te powinny być przekazywane przez podatnika zgodnie z posta-

nowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz

nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (§ 30 rkpir). Tę samą zasadę sto-

suje się do podatników prowadzących przedsiębiorstwa wielozakładowe.

8

www.PodatkiDochodowe.pl

PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

ZAGADNIENIA PRAKTYCZNE

Warunki, które musi spełniać kpir

Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa

się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi.

Natomiast księga przychodów i rozchodów uważana jest za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy

odzwierciedlają stan rzeczywisty. Jednak księgę uznaje się za rzetelną również wtedy, gdy podatnik

popełni drobne błędy. Margines błędów, które nie skutkują uznaniem KPiR za nierzetelną, wyznacza

§ 11 ust. 4 rkpir. Zgodnie z tym przepisem, księgę podatkową uznaje się za rzetelną również wtedy, gdy:

•

niewpisanie lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0, 5% przychodu wy-

kazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do

dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub

•

brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym,

które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub

•

błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów pole-

gających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów

handlowych oraz kosztów robocizny, lub

•

podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem

kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej,

•

błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiada-

jące warunkom przewidzianym w przepisach prawa.

Za rzetelną zostanie uznana księga także w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub błędnych za-

pisów dotyczących kosztów uzyskania przychodu.

Warto podkreślić, że wskazówki jak prowadzić księgę zawarte są nie tylko w przepisach rkpir, ale rów-

nież objaśnieniach do tego rozporządzenia. Dlatego podatnicy, aby ustrzec się błędów, w tym także

tych, które grożą negatywnymi sankcjami w przypadku ewentualnej kontroli, powinni bardzo dokład-

nie zapoznać się również z tymi objaśnieniami.

Zapisów w księdze należy dokonywać wyłącznie w języku polskim i w polskiej walucie. Przepisy sta-

nowią ponadto, że trzeba to robić w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych

i rzetelnych dowodów. Podatnik jest ponadto zobowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponume-

rować jej karty.

Poprawianie błędów w księdze

W praktyce przy wypełnianiu księgi mogą pojawiać się błędy, jednak przepisy rkpir zawierają szcze-

gółowe wskazówki, jak te błędy prostować. Trzeba przy tym podkreślić, że podatnik ma prawo popra-

wienia błędów zarówno w samej księdze przychodów, jak i w dowodach księgowych, które wystawił.

Żeby jednak tego rodzaju poprawki były prawnie skuteczne, muszą być dokonywane na zasadach

określonych w rozporządzeniu. Mianowicie stwierdzone

błędy w zapisach księgi wolno poprawiać

na jeden z dwóch dopuszczonych przez przepisy sposobów:

•

pierwszy z nich polega na skreśleniu dotychczasowej treści i wpisaniu nowej, z zachowaniem czy-

telności błędnego zapisu. Następnie należy podpisać poprawkę oraz umieścić datę jej dokonania.

•

natomiast drugim wskazanym przez rkpir sposobem, jest wprowadzenie do księgi niewpisanych

dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przycho-

dy lub koszty mogą być w tym przypadku również dokonywane dwojako: ze znakiem minus (–)

lub kolorem czerwonym (§ 12 ust. 2 rkpir).

9

www.PodatkiDochodowe.pl

PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

ZAGADNIENIA PRAKTYCZNE

Nie wolno natomiast poprawiać błędów w księdze poprzez inne sposoby ingerencji w treść, jak np.

wielokrotne przekreślanie, zamazywanie korektorem czy ścieranie wpisów gumką. Tego rodzaju nie-

dopuszczalne poprawki skutkować uznaniem księgi za wadliwą.

Z kolei

błędy w dowodach księgowych, zgodnie z § 12 ust. 5 rkpir, wolno poprawiać wyłącznie

przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub

liczbę pierwotną, i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgo-

wym musi być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki.

Reguły tej nie stosuje się jednak do dowodów księgowych, dla których ustalono odrębnymi przepi-

sami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, oraz do dowodów obcych. Dowody obce mogą

być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty). Podob-

nie tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty) wolno poprawiać uprzednio przesłane kon-

trahentowi własne dowody zewnętrzne.

Podatkowe skutki wadliwości i nierzetelności księgi

Stosownie do przepisów Ordynacji podatkowej, jedynie księga prowadzona rzetelnie i niewadliwie

stanowi dowód tego, co wynika z jej zapisów.

Treść art. 193 § 1 op wskazuje na to, że mamy tutaj do czynienia z domniemaniem prawnym praw-

dziwości ksiąg. Istotą wspomnianego domniemania jest zasada, że to nie podatnik ma obowiązek

udowodnienia, iż ewidencja jest rzetelna, ale to organ podatkowy musi dowieść, że jest inaczej.

W tym miejscu należy podkreślić, że w myśl Ordynacji podatkowej, księgi podatkowe uważa się za

rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Natomiast za niewadliwe

uważa się księgi podatkowe prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów.

W przypadku KPiR niewadliwa będzie zatem ewidencja, która jest prowadzona zgodnie z wymaga-

niami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadze-

nia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Ksiąg prowadzonych nierzetelnie lub w sposób wadliwy, organ podatkowy nie uznaje za dowód,

o którym mowa powyżej. Wskazuje na to jednoznacznie treść art. 193 § 4 op.

Trzeba jednak wyraźnie podkreślić, że w przeciwieństwie do nierzetelności, Ordynacja podatkowa

rozróżnia 2 rodzaje wadliwości ksiąg. Są to:

•

wadliwość niemająca istotnego znaczenia dla sprawy – wtedy organ podatkowy uznaje księgę za

dowód tego, co wynika z zawartych w niej zapisów,

•

wadliwość mająca istotne znaczenie dla sprawy – wtedy organ podatkowy nie uznaje księgi za

dowód tego, co wynika z zawartych w niej zapisów.

Skutkiem nieuznania ksiąg podatkowych jako dowodu w postępowaniu kontrolnym w wyniku ich

nierzetelności jest, najczęściej ustalenie podstawy opodatkowania w drodze oszacowania (art. 24b

ust. 1 updof, art. 23 op). Może się to wiązać z koniecznością zapłaty dużo wyższego podatku niż za-

deklarował podatnik, który te księgi prowadził.

Podatnik, który narusza przepisy dotyczące prowadzenia KPiR, naraża się ponadto na sankcje prze-

widziane w ustawie z 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (tekst jedn.: Dz.U. z 2007 r. nr 111,

poz. 765 ze zm.).

Więcej porad ekspertów znajdziesz

w „Podatki dochodowe w praktyce”.

Zamów go i korzystaj bezpłatnie przez 14 dni!

Jak interpretować niejasne przepisy podatkowe,

aby nie narazić się na kary i stratę majątku?

Skąd brać bezpieczne informacje na

temat przepisów podatkowych?

Przecież nawet pracownicy urzędów

skarbowych nie są zgodni w interpretacji

przepisów!

Jeżeli chcesz uniknąć kosztownych

błędów i zyskać pewność, że działasz

zgodnie z prawem, sięgnij po

„Podatki dochodowe w praktyce”.

Jego autorzy gwarantują Ci,

że otrzymasz kompetentne

i szczegółowe porady i wskazówki.

Dowiesz się m.in.:

•

Jak zmniejszyć koszty pracownicze,

poprawnie interpretując przepisy

podatkowe?

•

Jak ustalać wartość początkową

środków trwałych, by urząd

skarbowy nie mógł zakwestionować

wysokości późniejszych odpisów

amortyzacyjnych?

•

Jak prawidłowo rozliczyć moderni-

zację samochodu w frmie?

•

Jak obliczyć zaliczkę na podatek

dochodowy, uwzględniając

składki na ubezpieczenie społeczne

i zdrowotne?

Nie zwlekaj!

Zamów „Podatki dochodowe

w praktyce” jeszcze dziś!

Prezenty dla Ciebie!

Zamawiając poradnik na bezpłatny

test, otrzymujesz gratis:

INFORMATOR:

„Jak uniknąć kłopotów podczas

kontroli skarbowej”

NA PŁYCIE CD:

„Niezbędnik Przedsiębiorcy 2010:

Ustawy i rozporządzenia podatkowe

PIT, CIT, VAT, wzory pism i umów

z zakresu prawa cywilnego i prawa

pracy, formularze i szablony do rozli-

czeń  księgowych, pełnomocnictwa,

prokura i upoważnienia oraz korespon-

dencja z klientami i kontrahentami.”