Podatkowa księga przychodów i rozchodów

SPIS TREŚCI:

1. Podmioty zobowiązane do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

2. Dowody księgowe i terminy ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych

3. Sposób ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w poszczególnych kolumnach księgi

4. Przykłady ewidencjonowania niektórych operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

5. Obowiązek sporządzania spisu z natury.

Bibliografia

Podmioty zobowiązane do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów uregulowane są w rozporządzeniu ministra finansów z dnia 15 grudnia 2000 r. - w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U Nr 116 z 2000 r. poz. 1222). Rozporządzenie to wydane zostało na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 24a ust. 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Do 6 października 2001 r., na podstawie art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obowiązek prowadzenia podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów miał zastosowanie jedynie w stosunku do osób fizycznych i wspólników spółek cywilnych. W wyniku nowelizacji ustawy o rachunkowości, dokonanej ustawą zmieniającą z dnia 23 sierpnia 2001 r., opublikowanej w Dz. U. Nr 102 poz. 1117, możliwość rozliczania się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zyskały spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie. W następstwie powyższej nowelizacji, dokonano zmiany dostosowawczej, rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zmiana ta została opublikowana w Dz. U. Nr 128 z 2001 r. poz. 1421.
Z powyższego wynika zatem, że niektóre spółki mimo tego, że są spółkami prawa handlowego zyskały obecnie możliwość prowadzenia ewidencji w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jednocześnie, znowelizowana ustawa o rachunkowości zobowiązuje podatników takich jak: osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie do prowadzenia ksiąg rachunkowych, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wynosiły co najmniej wartość 800.000 euro. Wymienieni podatnicy, po przekroczeniu wskazanego limitu przychodów, muszą obligatoryjnie prowadzić księgi rachunkowe. Obowiązek prowadzenia tych ksiąg powstaje dopiero od początku roku podatkowego, następującego po roku, w którym przekroczono limit 800.000 euro, a nie z chwilą jego przekroczenia.

Natomiast w sytuacji, gdy podatnicy byli zobowiązani do przejścia na księgi rachunkowe, a następnie za dany rok podatkowy ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów, i operacji finansowych nie przekroczyły równowartości 800.000 euro, nic nie stoi na przeszkodzie, aby powrócili ponownie do uproszczonej formy prowadzenia ewidencji, jaką jest podatkowa księga przychodów i rozchodów.

Poza omówionym wyżej zakresem podmiotowym, na podstawie art. 24a ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dotyczy również osób:
- wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów,
- prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg,
- duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Przepisy ustawy określają jednocześnie sytuacje, w których podatnicy nie mają obowiązku prowadzenia podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów. Obowiązek prowadzenia księgi nie dotyczy osób, które:
- opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych, przy czym, jeżeli przychód z tytułu wykonywania działalności gospodarczej opodatkowanej w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych przekroczy za rok podatkowy kwotę ustawowo określaną (za rok 2001 r. jest to kwota 470.745,00 zł), wówczas podatnik traci prawo do opodatkowania w sposób zryczałtowany i jest zobowiązany do zaprowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
- wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym,
- wykonują wyłącznie zawód adwokata w zespole adwokackim,
- dokonują sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności,
- prowadzą księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

W nowym rozporządzeniu brak jest funkcjonującego do końca 2000 r., zwolnienia z obowiązku prowadzenia księgi dla rolników prowadzących gospodarstwo rolne bez zatrudniania w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujących osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym działalność gospodarczą. Z tym, że jeżeli dochód osiągnięty przez te osoby nie przekroczy w roku podatkowym kwoty 10.000,00 zł, prowadzą oni księgę w sposób uproszczony zgodnie z par. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Ponadto, rolnicy ci mogą ubiegać się o uzyskanie zwolnienia z obowiązku prowadzenia księgi na zasadach ogólnych, tak jak inni podatnicy.

Dowody księgowe i terminy ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych

Zgodnie z par. 11 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, księga musi być prowadzona w sposób niewadliwy i rzetelny. Sposoby ewidencjonowania, operacji gospodarczych normują zawarte w rozporządzeniu, objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej, na podstawie odpowiednich dokumentów księgowych. Rozporządzenie wskazuje podatnikom, na podstawie jakich dowodów księgowych mogą być ewidencjonowane operacje gospodarcze w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Podstawą do zapisów operacji w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są następujące dowody:
- faktury, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach,
- inne dowody wymienione w par. 13 i w par.14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej (np.: dzienne zestawienie dowodów dotyczących sprzedaży, noty księgowe sporządzone w celu skorygowania błędnego zapisu, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych i bankowych),
- dowody wewnętrzne sporządzone na udokumentowanie niektórych wydatków ( np.: zakup bezpośrednio od producenta krajowego, produktów roślinnych lub zwierzęcych nie przerobionych sposobem przemysłowym, wartość produkcji rolnej pochodzącej z własnych upraw, zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych, koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej osób prowadzących działalność, wydatki związane o opłatami czynszu, energii elektrycznej, telefony itp., w części przypadającej na działalność gospodarczą, znaków opłaty skarbowej i inne).

Terminy ewidencjonowania zdarzeń w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, są zróżnicowane i uzależnione od rodzaju operacji gospodarczej, a także od tego, czy podatnik sam prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, czy prowadzi ją biuro rachunkowe.

Zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane na podstawie wystawionych faktur, a w przypadku sprzedaży nie udokumentowanej fakturami - na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zapisów na podstawie wystawionego dowodu wewnętrznego dokonuje się jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Jeżeli w danym dniu podatnik wystawia wiele faktur, zapisów w księdze można dokonywać jedną sumą wynikającą ze sporządzonego dziennego zestawienia tych faktur. Zestawienie sprzedaży powinno zawierać co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, numery od-do faktur objętych zestawieniem, sumę zbiorczą tych faktur oraz podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie. Podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych, z tym, że mogą dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych (cechy takiego zestawienia posiada raport łączny okresowy, który należy wydrukować z kasy w ostatnim dniu miesiąca). Obrót należy ewidencjonować pomniejszony o łączną kwotę podatku i skorygowany o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji. Podatnicy ewidencjonujący obrót za pomocą kasy fiskalnej nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zarejestrowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących, natomiast są obowiązani do połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur. Jeżeli podatnik prowadzi odrębną ewidencję sprzedaży dotyczącą podatku VAT, zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji. Zestawienie to powinno zawierać co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług oraz o wartość towarów i usług nie stanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nie objęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku od towarów i usług.

Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Otrzymanie materiałów podstawowych i pomocniczych, i towarów handlowych musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła. Jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup - zgodnie z przepisami rozporządzenia - dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis musi być przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi w dniu otrzymania faktury. Podatnik może nie sporządzać opisu, jeżeli zakup udokumentowany jest specyfikacją dostawcy, pod warunkiem, że specyfikacja spełnia wymogi określone dla opisu.

Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podstawą zapisu w księdze dotyczącego wydatków są rachunki i inne dokumenty potwierdzające ich poniesienie. Zasadą jest ewidencjonowanie kwot wydatków z datą otrzymania rachunku dokumentującego ten wydatek, przy czym nie ma znaczenia fakt i data zapłaty wydatku.

W przypadku prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe, zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów księgowych oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji sprzedaży, przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Sposób ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w poszczególnych kolumnach księgi

Podatkowa księga przychodów i rozchodów składa się z 17 kolumn. Zapisy dotyczące operacji gospodarczych dokonywane są w poszczególnych kolumnach księgi. Jak już sama nazwa wskazuje, w księdze dokonuje się ewidencji przychodów i rozchodów. W treści rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zawarte są objaśnienia, które wskazują podatnikom, jakie zapisy winny być dokonywane w poszczególnych kolumnach księgi. Po zakończeniu miesiąca wpisy dokonane w poszczególnych kolumnach księgach, winny być podkreślone i zsumowane. Podatnik może pod podsumowaniem danego miesiąca wpisać w poszczególnych kolumnach sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i w kolejnej pozycji wpisać w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku. W oparciu o objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, poszczególne kolumny księgi służą do ewidencjonowania:

• Kolumna 1 - przeznaczona jest do wpisywania kolejnego numeru zapisów do księgi. Ten sam numer powinien się znaleźć na dowodzie stanowiącym podstawę zapisów do księgi.

• Kolumna 2 - służy do wpisywania daty wynikającej z dokumentu księgowego, na podstawie którego dokonujemy wpisu (np.: datę poniesienia wydatku, przyjęcia towaru do magazynu, lub uzyskania przychodu).

• W kolumnie 3 należy wpisywać numer rachunku lub innego dowodu księgowego, na podstawie którego dokonuje się wpisu (np. numer faktury, numer dowodu wewnętrznego czy zestawienia sprzedaży).

• W kolumnach 4 i 5 umieszcza się imię i nazwisko lub nazwę kontrahenta oraz jego adres, kolumn tych nie wypełnia się w przypadku ewidencjonowania dowodów wewnętrznych lub zestawień utargów.

• Kolumna 6 - służy do wpisywania opisu zdarzenia gospodarczego tj.: rodzaju wydatku lub przychodu.

• W kolumnie 7 należy wpisywać przychody ze sprzedaży towarów lub usług. Wartość sprzedanych towarów i usług wpisuję się do księgi na postawie wystawionych faktur, a w przypadku sprzedaży nie udokumentowanej fakturami lub rachunkami, na podstawie dowodu wewnętrznego wystawionego na koniec dnia, w którym podajemy łączną kwotę przychodu uzyskanego danego dnia. Od tej zasady wyjątkiem jest sytuacja gdy podatnik prowadzi ewidencję sprzedaży lub rejestruje sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, wówczas ewidencjonuje sprzedaż w księdze jednym zapisem na koniec miesiąca, wówczas podstawą tego wpisu jest miesięczny raport fiskalny lub dowód wewnętrzny wynikający z podsumowania wpisów w ewidencji sprzedaży.

• Kolumna 8 - przeznaczona jest do wpisywania pozostałych przychodów, np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, otrzymanych odszkodowań, wynagrodzenia płatnika. Przykładem może być wpis dokonany przy sprzedaży środka trwałego, kiedy do kolumny 8 wpisujemy wartość wynikającą z dokumentu sprzedaży (faktury lub rachunku) a następnie określamy koszty tej sprzedaży które stanowi nie zamortyzowana wartość środka trwałego i wpisujemy ją do kolumny 14 księgi.

• Kolumna 9 przeznaczona jest do wpisywania łącznej kwoty przychodów zaewidencjonowanych w kolumnach 7 i 8 .

• W kolumnie 10 należy wpisywać wartość zakupionych towarów i materiałów w cenie zakupu, Zakup materiałów podstawowych oraz towarów musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Nie należy wpisywać do księgi materiałów powierzonych przez zleceniodawcę, należy jednak posiadać dowód określający zleceniodawcę; w innym przypadku materiał uważa się za zakupiony bez udokumentowania.

• Kolumna 11 przeznaczona jest do wpisywania kosztów ubocznych zakupu a w szczególności kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.

• Koszty poniesione przez podatnika na reprezentację i reklamę umieszcza się w kolumnie 12 księgi. Dotyczy to tylko wydatków na reprezentację i reklamę prowadzoną w sposób niepubliczny. Limit wydatków z tego tytułu, które mogą stanowić koszt uzyskania przychodu wynosi 0,25% kwoty przychodu.

• W kolumnie 13 księgi ewidencjonuje się wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom (w gotówce i w naturze). Wpisów dokonuję się na podstawie list płac oraz innych dokumentów poświadczających kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze. W tej samej kolumnie ewidencjonuje się również kwoty wypłacone osobom z tytułu umów zlecenia i o dzieło.

• Kolumna 14 przeznaczona jest do wpisywania wszystkich pozostałych kosztów, które są związane z prowadzeniem pozarolniczej działalności gospodarczej, a których nie należało wpisać w kolumnach od 10 do13).W kolumnie 14 wpisujemy wszystkie koszty, które zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia, koszty używania prywatnego samochodu osobowego, koszty podróży służbowej, i inne.

• Kolumna 15 jest przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty wydatków wykazanych w kolumnach 12-14.

• Kolumna 16 jest wolna. W kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kol. 1-14. W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych).

• Kolumna 17 jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2-16. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek lub obrotu opakowaniami zwrotnymi

PODATKOWA

KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

.............................

Imię i nazwisko (firma)

.............................

Adres

Rodzaj działalności

Lp.	Data		Kontrahent			Przychód
	zdarzenia gospodarcze go	Nr dowodu księgowego	imię i nazwisko (firma)	adres	Opis zdarzenia gospodarczego	wartość sprzedanych towarów i usług		pozostałe przychody		razem przychód (7+8)
						zł	gr	zł	gr	zł	gr
1	2	3	4	5	6	7		8		9
					Suma strony
					Przeniesienie z poprzedniej strony
					Razem od początku roku

Wydatki (koszty)

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

koszty reprezentacji i reklamy objęte limitem

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13+14)

Uwagi

zł

gr

zł

g r

zł

g r

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

g r

10

11

12

13

14

15

16

17

Przykłady ewidencjonowania niektórych operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Poniżej przedstawiony zostaje sposób ewidencjonowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, niektórych zdarzeń gospodarczych.

1. Podatnikowi skradziono samochód osobowy, który był ujęty w ewidencji środków trwałych.

Założenia:
Samochód ten został ubezpieczony dobrowolnym ubezpieczeniem AC; wartość początkowa samochodu wynosiła 30.000,00zł; dotychczasowe odpisy amortyzacyjne wynosiły 6000,00zł.
Pytanie:
Czy można stratę z tytułu kradzieży samochodu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli tak, to na podstawie jakich dokumentów i w jaki sposób zaewidencjonować to zdarzenie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?
Odpowiedź:
Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych można stwierdzić, że strata powstała w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, będzie stanowić koszt uzyskania przychodów, jeżeli samochody te były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym. Stratę w wysokości 24.000,00zł (różnica między wartością początkową a dotychczasowymi odpisami amortyzacyjnymi), należy wpisać do kolumny 14 w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, na podstawie dowodu wewnętrznego sporządzonego przez podatnika. Ponadto, należy posiadać dokumenty potwierdzające kradzież, np. protokół z policji.

2. Podatnik prowadzący sklep owocowo-warzywny, poniósł stratę w postaci ubytków owoców i warzyw.

Założenia:
Wartość ubytków w cenie zakupu wynosiła 3000,00zł; obrót roczny podatnika wynosi średnio 40.000,00 zł
Pytanie:
Czy stratę taką podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Odpowiedź:
Straty z tytułu tego rodzaju ubytków mogą stanowić koszt uzyskania przychodów. W przepisach prawa nie ma w tym zakresie maksymalnych dopuszczalnych norm ubytków. Będą one stanowić koszt uzyskania przychodów w całości. Nie będą natomiast w ogóle ewidencjonowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dlatego, że przy tego rodzaju ewidencji zakup towarów handlowych w całości został ujęty w kosztach w momencie dokonania zakupu towarów. Ujęcie w kosztach ubytków spowodowało by powtórne obciążenie kosztów. Podatnik natomiast powinien sporządzić protokół ubytków, który może być mu pomocny przy ewentualnej kontroli.

3. Podatnik otrzymał odszkodowanie za zalany sprzęt komputerowy.

Założenia:
Zniszczenie sprzętu miało miejsce w październiku 2001r.; wartość nie zamortyzowana (netto) sprzętu wynosiła 15.000,00zł; odszkodowania za szkodę podatnik otrzymał w listopadzie 2001r w kwocie 12.000,00zł.
Pytanie:
Czy strata w środkach trwałych jest kosztem uzyskania przychodów ?
Odpowiedź:
Straty w środkach trwałych w części nie pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych są kosztem uzyskania przychodów. Zatem kwotę 15.000,00zł należy ująć jako koszt w kolumnie 14 księgi, na podstawie sporządzonego dokumentu wewnętrznego przez podatnika - w październiku. Natomiast kwota odszkodowania, będąca przychodem z pozarolniczej działalności gospodarczej, wina być wpisana do kolumny 8 księgi, pod datą jego otrzymania, czyli w listopadzie, na podstawie dowodu potwierdzającego otrzymanie odszkodowania, np. wyciągu bankowego.

4. Podatnik poniósł koszty reklamy, prowadzonej w sposób niepubliczny.

Założenia:
Podatnik wydał we wrześniu na reklamę niepubliczną kwotę 4000,00zł.;obrót podatnika za okres od stycznia do września wynosi 520.000,00zł.
Pytanie:
Czy podatnik może tego rodzaju wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów ?
Odpowiedź:
Opłaty za reklamę niepubliczną mogą stanowić koszt uzyskania przychodów do wysokości limitu wynoszącego 0,25% od przychodu. W powyższym przykładzie cała kwota 4000,00zł może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów we wrześniu, gdyż limit ten jest określany w stosunku rocznym. Kwota ta powinna być wpisana do kolumny 12 - koszty reprezentacji i reklamy objęte limitem. Ważne jest to, aby podatnik zmieścił się w limicie w skali całego roku podatkowego, natomiast w poszczególnych miesiącach limitu takiego się nie określa.

5. Podatnik przekazał telewizor, który był jego towarem handlowym tytułem darowizny.

Założenia:
Podatnik handluje sprzętem RTV i przekazał na rzecz Domu Dziecka telewizor o wartości w cenie rynkowej 1500,00zł; w cenie wartość tego telewizora wynosiła 1100,00zł.
Pytanie:
Jak zaksięgować przekazanie darowizny w podatkowej księdze przychodów i rozchodów ?
Odpowiedź:
Fakt przekazania towaru handlowego tytułem darowizny rodzi obowiązek zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów o kwotę 1100,00zł. Kwota ta wcześniej zaliczona była do kosztów, dlatego obecnie należy z kolumny 10 księgi (na czerwono lub ze znakiem"-") wyksięgować kwotę 1100,00zł, na podstawie sporządzonego przez podatnika dowodu wewnętrznego. Jednocześnie darowizny przekazane na rzecz Domu Dziecka mogą być odliczone od podstawy opodatkowania. W tej sytuacji podatnik będzie miał prawo kwotę 1500,00zł odliczyć w swojej deklaracji podatkowej Pit-5,bądź w zeznaniu rocznym.

6.Podatnik dokonał zakupu towarów.

Założenia:
Podatnik zakupił towar handlowy w dniu 15. X. 2001r; fakturę otrzymał w dniu 21. X. 2001r.; bezpośrednio po otrzymaniu, towar został przekazany do magazynu.
Pytanie:
Czy można przeznaczyć do dalszej sprzedaży towary, których zakup nie został udokumentowany fakturą ?
Odpowiedź:
W sytuacji, gdy podatnik otrzymuje towar bez faktury lub np. specyfikacji, wówczas winien sporządzić tzw. opis zakupionego towaru i na podstawie tego opisu niezwłocznie wpisać wartość zakupionego towaru w kolumnie 10 księgi .Podatnik nie może przeznaczać do dalszej odsprzedaży towarów, które nie są zaewidencjonowane w księdze. Natomiast może to zrobić już po ich zaewidencjonowaniu. Podstawą do zaewidencjonowania w tym wypadku będzie opis towaru sporządzony przez podatnika. W dniu otrzymania faktury, podatnik dokonuje ewentualnej korekty w kolumnie 10 na zwiększenie lub na zmniejszenie wartości zakupionego towaru. Jeżeli wartość z opisu jest zgodna z fakturą, wówczas faktury tej nie księguje się, natomiast przy pozycji, w której zaksięgowano opis, należy w kolumnie 15 (uwagi) wpisać, że wartość opisu jest zgodna z fakturą.

7. Podatnik sprzedał środek trwały wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej, który nie był przez niego amortyzowany.

Założenia:
Podatnik sprzedał samochód ciężarowy, który był wykorzystywany do prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej za kwotę 15.000,00zł.; podatnik nie dokonywał odpisów amortyzacyjnych od tego samochodu, nie był on ujęty w ewidencji środków trwałych.
Pytanie:
Czy przychód uzyskany ze sprzedaży tego samochodu jest przychodem z działalności ?
Odpowiedź:
Przychody ze sprzedaży składników majątku wykorzystywanych do prowadzenia działalności są przychodem z pozarolniczej działalności gospodarczej. Podatnik ma obowiązek przychód ze sprzedaży tego samochodu ująć w kolumnie 8 w podatkowej księdze. Bez znaczenia dla powyższego jest fakt, że podatnik nie dokonywał odpisów amortyzacyjnych od tego środka trwałego.

8. Podatnik dokonał likwidacji wyposażenia.

Założenia:
Podatnik kupił w 1998r wyposażenie o wartości 2000,00zł. W listopadzie 2001r, zlikwidował ten składnik ze względu na jego całkowite zużycie.
Pytanie:
Jakich księgowań powinien dokonać podatnik w podatkowej księdze przychodów i rozchodów ?
Odpowiedź:
Likwidacja wyposażenia nie podlega ewidencji w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Na podstawie protokołu likwidacji sporządzonego przez podatnika, fakt likwidacji powinien być odnotowany tylko w ewidencji wyposażenia.

9. Podatnik otrzymał postanowienie o nieściągalności wierzytelności.

Założenia:
Podatnik sprzedał wyroby kontrahentowi na kwotę 5500,00zł. Kontrahent należności nie płacił, podatnik uzyskał postanowienie o nieściągalności tej wierzytelności.
Pytanie:
Jakich księgowań powinien dokonać podatnik w podatkowej księdze ?
Odpowiedź:
Podatnik, którego należności zostały zaliczone do przychodów a następnie wierzytelności te zostały uznane za nieściągalne mogą być zaliczone do kosztów uzyskana przychodów. W tej sytuacji podatnik na podstawie postanowienia o nieściągalności, zalicza kwotę 5500,00 do kosztów uzyskania przychodów do kolumny 14 księgi

10. Podatnik sprowadził towar handlowy z zagranicy.

Założenia:
Podatnik zakupił towary handlowe o wartości 45.000,00zł, zapłacił cło w wysokości 4500,00zł , poniósł koszty transportu towaru w kwocie 1.800,00zł
Pytanie:
Jak podatnik powinien zaksięgować powyższy zakup w księdze ?
Odpowiedź: Podatnik powinien kwotę 45.00,00 zaksięgować w kolumnie 10 księgi, kwotę 4.500,00 (cło) też w kolumnie 10 księgi, ponieważ zwiększa ona wartość zakupionych towarów, natomiast kwotę 1.800,00 tytułem kosztów transportu, należy ujęć w kolumnie 11 księgi jako koszty uboczne zakupu towarów.

Obowiązek sporządzania spisu z natury.

W rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazane są okoliczności, w których podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mają obowiązek sporządzania spisu z natury. I tak podatnicy są obowiązani do sporządzania spisu w następujących sytuacjach:
- przed zaprowadzeniem księgi,
- na koniec roku podatkowego,
- w przypadku zmiany wspólnika,
- w przypadku zmiany proporcji udziałów wspólników,
- w przypadku likwidacji działalności,
- w przypadku zarządzenia jej przez urząd skarbowy.

Powyżej wskazane są sytuacje, w których podatnik musi sporządzać spisy z natury. Oczywistym jest fakt, że podatnik również sam może w dowolnych terminach sporządzać taki spis. Spis z natury podlega wpisaniu do księgi. Spisem tym należy objąć towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, wyroby gotowe, braki i odpady. W przypadku gdy podatnik, likwiduje działalność gospodarczą, spisem tym powinien objąć również wyposażenie.
Podatnicy mają obowiązek informowania urzędu o zamiarze sporządzenia spisu z natury. Zawiadomienie urzędu musi nastąpić w sytuacji, gdy spis jest sporządzany w innym terminie niż na dzień 1 stycznia, na 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Zawiadomienie w formie pisemnej składa się do właściwego urzędu skarbowego w terminie co najmniej siedmiu dni przed datą sporządzenia tego spisu.
Przepisy rozporządzenia wskazują również, w jakim terminie i w jaki sposób powinna być dokonana wycena spisu z natury. I tak podatnik jest obowiązany wycenić materiały i towary handlowe objęte spisem z natury według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia; spis z natury półwyrobów (półfabrykatów), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia, a odpadów użytkowych, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowani Wycena tego spisu winna być dokonana w terminie14 dni od jego zakończenia.
Dla podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, fakt obowiązkowego sporządzania spisu z natury, łączy się z obowiązkiem ustalenia kosztów uzyskania przychodów z uwzględnieniem różnicy remanentowej (różnicy między wartością remanentów z początku i z końca okresu rozliczeniowego), i co za tym idzie ustaleniem dochodu do opodatkowania w należytej wysokości.

Przykład:
Ustalenie dochodu z uwzględnieniem różnic remanentowych dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów.
Założenia:
Spis z natury towarów na początek roku podatkowego wynosił - 32.000,00zł,spis z natury towarów na koniec roku podatkowego wynosił - 45.000,00zł, podatnik w roku 2001r osiągnął przychody ze sprzedaży towarów w kwocie - 452.000,00zł, dokonał zakupu towarów na kwotę - 275.000,00zł,poniósł koszty uboczne w wysokości - 4.500,00zł, poniósł pozostałe wydatki w wysokości - 84.000,00zł.
Wyliczenia:
1) Koszy uzyskania przychodów wynoszą: 350.500,00zł
- spis z natury towarów na początek roku podatkowego - 32.000,00zł
- "+"zakupy towarów - 275.000,00zł
- "+"koszty uboczne zakupu - 4.500,00zł
- "+"pozostałe wydatki - 84.000,00zł
- "-"spis z natury towarów na koniec roku podatkowego - 45.000,00zł

2) Dochód podatnika wyniósł: 101.500,00zł
- przychody - 452.000,00zł
- "-" koszty - 350.500,00zł

Wszyscy podatnicy, którzy zaprzestają prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej muszą liczyć się z obowiązkiem sporządzenia tzw. remanentu likwidacyjnego i zapłaty zryczałtowanego 10% podatku dochodowego. Zgodnie z art. 24 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych spisem tym należy objąć pozostałe na dzień likwidacji towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, wyroby gotowe, braki i odpadki oraz rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością, nie będące środkami trwałymi. Powyższy spis należy wycenić według cen zakupu. Spisem tym nie należy obejmować środków trwałych. Oznacza to, że od środków trwałych na dzień likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej, nie ustala się zryczałtowanego podatku dochodowego. Obowiązek podatkowy w tym przypadku wystąpi dopiero w momencie zbycia środków trwałych wykorzystywanych do prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej.
Od wartości spisu, sporządzonego na dzień likwidacji ustala się dochód do opodatkowania. Dochód ten należy ustalić przy zastosowaniu wskaźnika procentowego, który wylicza się na podstawie udziału dochodu w przychodach z okresu ostatnich trzech miesięcy poprzedzających miesiąc likwidacji, a jeżeli dochód w tym okresie nie wystąpił - z roku poprzedzającego rok w którym nastąpiła likwidacja. Ustalony w powyższy sposób dochód jest opodatkowany zryczałtowanym 10% podatkiem. Podatek ten jest płatny w terminie do 20- tego następnego miesiąca po miesiącu, w którym nastąpiła likwidacja działalności lub w terminie złożenia zeznania rocznego, jeżeli likwidacja działalności nastąpiła w grudniu. Odpowiednio do ostatniej deklaracji podatkowej, bądź do zeznania rocznego podatnik jest zobowiązany dołączyć spis z natury, sporządzony na dzień likwidacji.

Ponadto, istotnym jest fakt, że zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ustala się dochodu na dzień likwidacji działalności gospodarczej w przypadku, gdy nastąpiła zmiana formy prawnej lub gdy nastąpiło połączenie przedsiębiorców i w wyniku powyższych zmian wartość składników majątku została wniesiona w formie wkładu do nowopowstałego lub istniejącego przedsiębiorcy.

Przykład:
Ustalenie zryczałtowanego 10% podatku od wartości remanentu likwidacyjnego.
Założenia:
Spis z natury sporządzony na dzień likwidacji działalności tj. na 15.11.2001r, według cen zakupu, opiewa na 28.500,00zł. Za okres od sierpnia do października 2001r podatnik osiągnął przychody w kwocie 458.000,00zł, dochód w kwocie 125.000,00zł.
Wyliczenie:
1) Wskaźnik udziału dochodu w przychodach wynosi - 27,29% (125.000,00zł: 458.000,00zł x 100),
2) Dochód z remanentu likwidacyjnego wynosi - 7.777,65 (28.500,00zł x 27,29%),
3) Zryczałtowany podatek dochodowy wynosi - 777,80zł (7.777,65zł x 10%).

---