„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

MINISTERSTWO EDUKACJI

NARODOWEJ

Ewa Kawczyńska-Kiełbasa

Zarządzanie informacją i obiegiem dokumentów
419[01].Z2.03

Poradnik dla ucznia

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy
Radom 2007

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

1

Recenzenci:
mgr Agnieszka Mikina
mgr Edward Marek Klęczar



Opracowanie redakcyjne:
mgr Kawczyńska-Kiełbasa



Konsultacja:
mgr Edyta Kozieł

Poradnik stanowi obudowę dydaktyczn

ą

programu jednostki modułowej 419[01].Z2.03,

„Zarządzanie informacją i obiegiem dokumentów”, zawartego w modułowym programie
nauczania dla zawodu technik prac biurowych.

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2007

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2

SPIS TREŚCI

1.

Wprowadzenie

3

2.

Wymagania wstępne

4

3.

Cele kształcenia

5

4.

Materiał nauczania

6

4.1.

Informacja w pracy biurowej

6

4.1.1.

Materiał nauczania

6

4.1.2. Pytania sprawdzające

10

4.1.3. Ćwiczenia

10

4.1.4. Sprawdzian postępów

12

4.2.

Instrukcja kancelaryjna. Systemy kancelaryjne

13

4.2.1. Materiał nauczania

13

4.2.2. Pytania sprawdzające

16

4.2.3. Ćwiczenia

16

4.2.4. Sprawdzian postępów

19

4.3. Rodzaje akt. Rzeczowy wykaz akt

20

4.3.1. Materiał nauczania

20

4.3.2. Pytania sprawdzające

22

4.3.3. Ćwiczenia

23

4.3.4. Sprawdzian postępów

24

4.4. Obieg dokumentów

25

4.4.1. Materiał nauczania

25

4.4.2. Pytania sprawdzające

28

4.4.3. Ćwiczenia

28

4.4.4. Sprawdzian postępów

30

4.5. Przechowywanie i archiwizacja akt

31

4.5.1. Materiał nauczania

31

4.5.2. Pytania sprawdzające

34

4.5.3. Ćwiczenia

34

4.5.4. Sprawdzian postępów

36

5.

Sprawdzian osiągnięć

37

6. Literatura

41

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3

1. WPROWADZENIE

Poradnik będzie Ci pomocny w przyswajaniu wiedzy i umiejętności dotyczącej roli

informacji w pracy biurowej, uregulowania jej przepływu, sposobu rejestracji pism oraz ich
przechowywania.

W poradniku uwzględniono:

–

wymagania wstępne, w których wyszczególniono jakie umiejętności powinien posiadać
uczeń przed przystąpieniem do realizacji jednostki modułowej,

–

cele kształcenia, które pokazują jakie umiejętności uczeń opanuje po przeprowadzeniu
procesu kształcenia,

–

materiał nauczania, w którym zawarte są niezbędne treści teoretyczne, aby opanować
zasady zarządzania informacją i obiegiem dokumentów,

–

pytania sprawdzające, które umożliwią ocenę przygotowania do wykonania ćwiczeń
potwierdzających nabycie umiejętności,

–

ć

wiczenia do samodzielnego rozwiązania zawierające: polecenie, sposób wykonania oraz

wykaz materiałów do wykonania ćwiczenia, pomogą ukształtować umiejętności
praktyczne i zweryfikować nabytą wiedzę teoretyczną,

–

sprawdzian postępów, który pomoże ocenić poziom wiedzy po wykonaniu ćwiczeń,

–

sprawdzian osiągnięć, który po zrealizowaniu wszystkich tematów jednostki modułowej
pozwoli ocenić poziom nabytych umiejętności w procesie kształcenia,

–

wykaz literatury.

Schemat układu jednostek modułowych

Moduł 419[01].Z2

Organizacja

i funkcjonowanie biura

419[01].Z2.01

Stosowanie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,

ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środowiska

419[01]. Z2.02

Prowadzenie

korespondencji

419[01]. Z2.03

Zarządzanie informacją

i obiegiem dokumentów

419[01]. Z2.04

Organizowanie pracy

w sekretariacie

419[01]. Z2.05

Obsługa klienta

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4

2. WYMAGANIA WSTĘPNE

Przystępując do realizacji programu nauczania, powinieneś umieć:

−

posługiwać się słownictwem związanym z praktyką gospodarczą i pracą biurową,

−

wyjaśniać podstawowe pojęcia ekonomiczne,

−

rozróżniać podstawowe środki techniczne pracy biurowej (telefon, faks, kserokopiarka),

−

pozyskiwać, utrwalać i przekazywać informacje drogą elektroniczną,

−

obsługiwać nowoczesne urządzenia biurowe,

−

wydrukować dokument,

−

posługiwać się słownictwem obcojęzycznym w zakresie podstawowego słownictwa
zawodowego,

−

charakteryzować pisma stosowane w korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej,

−

wyodrębniać części składowe pisma,

−

wypełniać formularze,

−

obsługiwać komputer w podstawowym zakresie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5

3. CELE KSZTAŁCENIA

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej, powinieneś umieć:

−

wyodrębnić elementy struktury informacji,

−

rozróżnić nośniki informacji najczęściej występujących w biurze,

−

wyjaśnić istotę i zakres zarządzania informacją wewnątrz instytucji,

−

odebrać i przekazać informacje za pomocą nowoczesnych urządzeń biurowych,

−

wykorzystać instrukcję kancelaryjną do ustalania obiegu pism i dokumentów,

−

pozyskać i dokonać selekcji informacji,

−

zaklasyfikować informacje według różnych kryteriów,

−

zarejestrować sprawy i oznakować je,

−

zarejestrować pisma w dzienniku korespondencyjnym,

−

zaklasyfikować akta spraw, stosując klasyfikację dziesiętną,

−

zaklasyfikować akta spraw według kategorii archiwalnych,

−

zaklasyfikować materiały archiwalne do likwidacji lub konserwacji,

−

przygotować akta do archiwizowania,

−

wykonać

typowe

czynności

związane

z

porządkowaniem,

prowadzeniem

i archiwizowaniem powierzonej dokumentacji i akt jednostki organizacyjnej.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

6

4. MATERIAŁ NAUCZANIA

4.1.

Informacja w pracy biurowej

4.1.1. Materiał nauczania

Informacja stanowi istotny element procesu decyzyjnego (rys. 1). Dostarcza wiedzy na

temat zmian jakie zachodzą w przedsiębiorstwie, jak i w otoczeniu tego przedsiębiorstwa. Jej
zakres, rzetelność, aktualność, zrozumiałość, szybkość dostępu będzie miała wpływ na
podejmowane decyzje, będące świadomym wyborem, np. wybór kontrahenta, wybór banku,
w którym jednostka będzie prowadziła rachunek bankowy lub zaciągnie kredyt.

Podjęta decyzja na podstawie uzyskanych informacji będzie wywoływała określone

działania lub prowadziła do ich zaniechania. Przeprowadzone działania podlegają kontroli,
w wyniku której porównywane są ich rezultaty z założeniami i stwierdzane są ewentualne
nieprawidłowości. Kontrola też jest źródłem informacji. Stwarza możliwość wprowadzania
korekt do prowadzonych działań lub podejmowania innych decyzji.

Rys. 1. Elementy procesu decyzyjnego [opracowanie własne]

Pomimo, że w przedsiębiorstwie występuje różnorodność informacji, każda z nich ma

jednakową strukturę, na którą składają się:

−

treść informacji (sprawozdanie finansowe, specyfikacja, pełnomocnictwo, oferta),

−

nośnik informacji, na którym jest przechowywana (płyta CD, dyskietka, pismo, dysk
wymienny, magnetyczny, optyczny, kaseta magnetofonowa, kaseta VHS, protokół,
wypełnione druki i formularze, dokumentacja finansowa, zdjęcia i inne),

−

identyfikacja informacji w postaci symbolu, nazwy,

−

sposób przesyłania informacji (nowoczesne urządzenia biurowe, media, kontakt
bezpośredni).
Ponieważ informacja stanowi główny produkt pracy biurowej, o jej użyteczności stanowić

będą przeprowadzone czynności biurowe, składające się na obieg informacji:

−

przyjmowanie informacji z zewnątrz (np.: od innych przedsiębiorstw, bezpośrednio od
interesantów, od firm konsultingowych, od agencji reklamowych, drogą telefoniczną,
internetową, korespondencyjną),

−

selekcja, weryfikacja informacji w celu wyeliminowania informacji nieprzydatnych
i nieprawdziwych – poprzez samodzielne sprawdzenie lub uzyskanie opinii osób
kompetentnych,

−

segregacja i klasyfikacja informacji, np.: według podmiotów, zagadnienia, którego
dotyczy, chronologii, alfabetu,

INFORMACJA

DECYZJA

KONTROLA

DZIAŁANIE

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

7

−

obieg informacji wewnątrz przedsiębiorstwa – przekazywanie dyspozycji przez
kierownictwo pracownikom (przepływ pionowy w dół), przekazywanie informacji przez
pracowników kierownictwu (przepływ pionowy w górę), przekazywanie informacji
między pracownikami (przepływ poziomy),

−

opracowanie informacji na potrzeby przedsiębiorstwa – rejestrowanie, przetwarzanie
w formie pojedynczych informacji, np.: o wysokości kosztów w danym miesiącu bądź
w formie sprawozdań, raportów, zestawień zawierających więcej informacji,

−

przesyłanie danych na zewnątrz – do kontrahentów, urzędów, banków i innych instytucji
drogą pisemną, nowoczesnych urządzeń łączności, Internetu, bezpośredniego kontaktu –
za każdym razem istotne jest przekazanie informacji w taki sposób, aby budować
pozytywny wizerunek firmy,

−

przechowywanie informacji – informacje uzyskiwane w trakcie roku powinny być
odpowiednio przechowywane, np.: w segregatorach, na dyskietkach, płytach CD,
kasetach, dyskach, zdjęciach lub innych nośnikach informacji,

−

archiwizowanie informacji – informacje, które nie są już wykorzystywane na bieżąco
powinny być przekazywane do archiwum zakładowego lub państwowego.

Na sprawny przepływ informacji ma wpływ struktura organizacyjna przedsiębiorstwa,

która pokazuje wzajemne powiązania funkcjonalne i hierarchiczne komórek organizacyjnych
i stanowisk pracy.

Każdy rodzaj struktury ma inny zakres podporządkowania, który będzie determinował

sprawność przepływu informacji.

Rozróżnia się trzy zasadnicze rodzaje struktur organizacyjnych:

−

liniową,

−

funkcjonalną (wieloliniową),

−

sztabowo-liniową.

Struktura Liniowa

Rys. 2. Schemat struktury liniowej [opracowanie własne]

W strukturze liniowej istnieje zasada jednoosobowego kierownictwa oraz wyraźny układ

hierarchiczny, w którym komórki niższego szczebla podlegają komórkom wyższego szczebla

KIEROWNIK

JEDNOSTKI

ZASTĘPCA

KIEROWNIKA

JEDNOSTKI

ZASTĘPCA

KIEROWNIKA

JEDNOSTKI

DZIAŁ I

DZIAŁ II

DZIAŁ III

DZIAŁ IV

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

8

a podwładny otrzymuje informację od jednego przełożonego i jednemu przełożonemu
przekazuje informacje zwrotne.

Przekazane informacje podwładnym są przejrzyste i nie zawierają sprzecznych poleceń.

Istnieje łatwość zapewnienia dyscypliny służbowej i ustalenia odpowiedzialności za przekaz
informacji zwrotnych do przełożonych. Jeżeli występuje duża ilość szczebli może mieć to
wpływ na spowolnienie przebiegu informacji.

Przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi w kierunku poziomym wymaga

już koordynacji

.

Struktura liniowa jest najstarszą formą organizacyjną. Najczęściej stosowana jest

w małych przedsiębiorstwach, w których odpowiedzialność za podejmowane decyzje,
dotyczące różnych zadań może być skupiona w rękach jednego zwierzchnika.

Struktura funkcjonalna (wieloliniowa)

Rys. 3. Schemat struktury funkcjonalnej (wieloliniowej) [opracowanie własne]

W strukturze wieloliniowej podwładni mają przełożonych hierarchicznych, którzy

przekazują informacje (polecenia) co ma być wykonane oraz przełożonych funkcjonalnych,
którzy decydują o sposobie wykonania zadań. Podwładny ma kilku zwierzchników, od
których może otrzymywać kilka poleceń jednocześnie.

Aby przepływ informacji w przedsiębiorstwie o strukturze funkcjonalnej był prawidłowy

i aby nie powstawały spory kompetencyjne wymagana jest od przełożonych i pracowników
duża samodyscyplina. W przeciwnym wypadku powstaną trudności w uzgadnianiu zadań
a pracownicy otrzymają sprzeczne informacje co osłabi ich odpowiedzialność.

Struktura wieloliniowa zapewnia fachowość podejmowania decyzji, ale charakteryzuje

się również powolnością przepływu informacji a co za tym idzie powolnością podejmowania
decyzji.

Stosowana jest w dużych przedsiębiorstwach o skomplikowanej działalności, w których

istnieje konieczność zatrudnienia różnych fachowców, a w celu podejmowania prawidłowych
decyzji ustanowienia wieloosobowego kierownictwa.

KIEROWNIK

JEDNOSTKI

ZASTĘPCA

KIEROWNIKA

JEDNOSTKI

ZASTĘPCA

KIEROWNIKA

JEDNOSTKI

DZIAŁ B

DZIAŁ A

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

9

Struktura sztabowo-liniowa

Rys. 4. Schemat struktury sztabowo-liniowej [opracowanie własne]

Struktura sztabowo-liniowa łączy w sobie cechy struktury liniowej i funkcjonalnej.

Zachowana jest zasada hierarchiczności taka jak dla struktury liniowej, ale do dyspozycji
kierownika jednostki przewidziane są również komórki sztabowe.

Komórki sztabowe mają charakter doradczy, a ich pracownicy to przede wszystkim

specjaliści i eksperci. Zadaniem komórek sztabowych jest przygotowanie informacji na
podstawie zebranych danych, które umożliwią kierownikowi jednostki podejmowanie decyzji
i wydanie poleceń o wysokim stopniu trafności oraz kontrolę wykonania powierzonych zadań.

Struktura sztabowo-liniowa znajduje zastosowanie przede wszystkim w dużych

przedsiębiorstwach.

Kierunki przepływu informacji w przedsiębiorstwie:

−

pionowo w dół – od zwierzchników do podwładnych (polecenia, instrukcje wykonania).

Rys. 5. Przepływ informacji pionowo w dół [opracowanie własne]

−

pionowo w górę – od podwładnych do zwierzchników (raporty, sprawozdania, analiza)

Rys. 6. Przepływ informacji pionowo w górę [opracowanie własne]

KIEROWNIK

JEDNOSTKI

ZASTĘPCA

KIEROWNIKA

JEDNOSTKI

ZASTĘPCA

KIEROWNIKA

JEDNOSTKI

DZIAŁ A

DZIAŁ B

DZIAŁ C

DZIAŁ D

KOMÓRKA

SZTABOWA

KOMÓRKA

SZTABOWA

ZWIERZCHNIK

PODWŁADNY

ZWIERZCHNIK

PODWŁADNY

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

10

−

poziomo – między podwładnymi

Rys. 7. Przepływ informacji poziomy [opracowanie własne]

4.1.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jaka jest rola informacji w działalności przedsiębiorstwa?
2. Jakie elementy składają się na strukturę informacji?
3. Jakie czynności biurowe składają się na obieg informacji?
4. Jakie są kierunki przepływu informacji wewnętrznej?
5. Na jakich nośnikach można przechowywać informacje?
6. W której strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa jest łatwy przepływ informacji?
7. Która struktura organizacyjna jest najtrudniejsza dla przepływu informacji?
8. Która struktura organizacyjna sprzyja podejmowaniu decyzji o wysokim stopniu trafności?

4.1.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Ustal, jakie informacje będą potrzebne przy wyborze banku w wybranej miejscowości

(regionie), w którym przedsiębiorstwo chce zaciągnąć kredyt lub ulokować środki pieniężne.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

wyszukać banki komercyjne funkcjonujące w wybranej miejscowości (regionie),

3)

ustalić warunki udzielania kredytów w poszczególnych bankach, w wybranej
miejscowości (regionie),

4)

ustalić warunki zakładania lokat w poszczególnych bankach, w wybranej miejscowości
(regionie),

5)

wybrać najlepszy bank, w którym przedsiębiorstwo mogłoby zaciągnąć kredyt
lub ulokować środki pieniężne,

6)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

7)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,

−

materiały zebrane w bankach funkcjonujących w wybranej miejscowości – ulotki,
foldery, materiały promocyjne, informacja udzielona w banku.

Ćwiczenie 2

Ustal kierunki przepływu informacji w Twojej grupie klasowej oraz nośniki tych

informacji. Przedstaw graficznie ustalone kierunki przepływu informacji.

PODWŁADNY

PODWŁADNY

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

11

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

ustalić sytuacje, w których przekazywane są informacje w grupie klasowej,

3)

dobrać kierunki przepływu informacji do określonych wcześniej sytuacji,

4)

ustalić nośniki informacji wykorzystywane w grupie klasowej przez uczniów
i nauczycieli,

5)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

6)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenie 3

Wymień i scharakteryzuj czynności związane z obiegiem informacji, które należy

wykonać w celu zorganizowania wycieczki klasowej. Przedstaw graficznie etapy obiegu
informacji związane ze zorganizowaniem wycieczki szkolnej.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

ustalić w grupie kierunek wycieczki,

3)

zebrać oferty wycieczek, wykorzystując do tego celu sieć Internetu,

4)

wskazać informacje, które zadecydują o wyborze konkretnej oferty,

5)

poinformować o wyborze oferty opiekuna grupy,

6)

przygotować plan wycieczki,

7)

zapisać informacje na wybranym nośniku,

8)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

9)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,

−

stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu,

−

kartki papieru,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenie 4

Opracuj schemat organizacyjny swojej szkoły. Scharakteryzuj i oceń przepływ informacji

w kierunku pionowym i poziomym w szkole według kryterium skuteczności, szybkości
i rzetelności.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

12

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

zapoznać się z treścią zadania,

2)

ustalić komórki organizacyjne i stanowiska pracy w szkole,

3)

powiązać komórki organizacyjne i stanowiska w strukturę,

4)

ustalić kierunki przepływu informacji zgodnie ze strukturą organizacyjną,

5)

zaprezentować ćwiczenie,

6)

podczas prezentacji wskazać zalety i wady struktury organizacyjnej szkoły pod względem
przepływu informacji,

7) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,

−

stanowisko komputerowe,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenia 5

Wskaż elementy struktury informacji zawarte w ofercie kredytowej banku.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

przeczytać ofertę kredytową uzyskaną w banku,

3)

rozróżnić elementy struktury informacji,

4)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

5)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.1 poradnika dla ucznia,

−

materiały zebrane w bankach w wybranej miejscowości do ćwiczenia 1 – oferta
kredytowa lub oferta kredytowa przygotowana przez nauczyciela,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

4.1.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) wyjaśnić rolę informacji w działalności przedsiębiorstwa?

□

□

2) wymienić elementy struktury informacji?

□

□

3) wymienić czynności biurowe składające się na obieg

informacji?

□

□

4) scharakteryzować obieg informacji?

□

□

5) wskazać kierunki przepływu informacji wewnętrznej?

□

□

6) wskazać nośniki informacji?

□

□

7) wyjaśnić zależność między rodzajem struktury

organizacyjnej a przepływem informacji?

□

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

13

4.2.

Instrukcja kancelaryjna. Systemy kancelaryjne

4.2.1. Materiał nauczania

Konieczność określenia trybu postępowania podczas gromadzenia, porządkowania,

przekazywania do obiegu oraz przechowywania dokumentów wymaga regulacji i ustalenia
zasad postępowania. W tym celu przedsiębiorstwa tworzą instrukcje kancelaryjne.

Instrukcja kancelaryjna stanowi zbiór wewnętrznych przepisów, zasad i norm

regulujących wykonywanie czynności biurowych oraz sposób postępowania z pismami
i aktami.

Stopień szczegółowości instrukcji kancelaryjnej zależy od rozmiarów działalności

przedsiębiorstwa, jego struktury organizacyjnej oraz branży. Jednak niezależnie od tych
czynników typowa instrukcja kancelaryjna określa:

−

cel instrukcji,

−

zastosowane w instrukcji pojęcia i terminy dotyczące czynności biurowych,

−

rodzaj systemu kancelaryjnego przyjętego w przedsiębiorstwie,

−

zasady obiegu pism,

−

czynności sekretariatu lub kancelarii przyjmowania, przekazywania i wysyłania pism,

−

zasady korespondencji wewnętrznej (przesyłanie, doręczanie pism poszczególnym
komórkom organizacyjnym),

−

sposób rejestrowania pism,

−

rzeczowy wykaz akt

−

sposób znakowania pism,

−

osoby upoważnione do akceptacji i podpisywania pism,

−

zasady postępowania z pismami tajnymi, poufnymi i zastrzeżonymi,

−

zasady kontroli czynności biurowych,

−

zasady przekazywania akt do archiwum,

−

zasady przechowywania akt.
Do instrukcji dołącza się wzory druków, formularzy, sposób ich sporządzenia, wzory

pieczątek. Instrukcję kancelaryjną wprowadza wewnętrzne zarządzenie kierownika jednostki.

Jednym z istotnych elementów, który określa instrukcja kancelaryjna jest system

kancelaryjny.

System kancelaryjny reguluje sposób przyjmowania, rejestrowania,

gromadzenia, porządkowania, oznaczania, obiegu i przechowywania pism.

Najczęściej stosowane są dwa systemy kancelaryjne:

−

dziennikowy,

−

bezdziennikowy.

W niektórych przedsiębiorstwach stosuje się również system mieszany.

System kancelaryjny dziennikowy

Istotą

systemu

kancelaryjnego

dziennikowego

jest

wielokrotne rejestrowanie

i kwitowanie pism w dzienniku korespondencyjnym (dzienniku podawczym), które wpływają
do przedsiębiorstwa. Dziennik jest prowadzony przez pracowników sekretariatu lub
kancelarii.

Może być prowadzony w systemie:

−

jednodziennikowym,

−

dwudziennikowym.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

14

W praktyce częściej używa się systemu jednodziennikowego, w którym rejestruje się

zarówno pisma wpływające, jak i wysyłane. Lewa strona dziennika służy do rejestracji
wpływających a prawa do rejestracji pism wysłanych.

Do dziennika korespondencyjnego po lewej stronie wpisywane są:

−

kolejny numer pisma,

−

data otrzymania pisma,

−

data i numer, którymi opatrzone jest pismo u nadawcy,

−

nazwa nadawcy pisma,

−

krótka charakterystyka treści pisma,

−

ilość załączników dołączonych do pisma,

−

inicjały pracownika lub skrócony podpis pracownika odbierającego pismo.

Nr kolejny

Numer

Data otrzymania

korespondencji

Data otrzymanej

korespondencji

Od kogo

Treść otrzymanej korespondencji

Z

ał

ą

cz

n

ik

i

Znak

referenta

Rys. 8. Dziennik korespondencyjny – strona lewa [opracowanie własne]

Po prawej stronie dziennika wpisuje się pisma wysyłane stanowiące odpowiedź na pismo

zapisane po lewej stronie dziennika (na poziomie tych samych wierszy co pismo wpływające)
lub pisma nowe.

Do dziennika korespondencyjnego po prawej stronie wpisywane są:

−

data wysłania pisma,

−

nazwa adresata pisma,

−

krótka charakterystyka treści pisma,

−

numer pisma poprzedniego, gdy w danej sprawie prowadzona już była korespondencja,

−

numer pisma stanowiącego odpowiedź na pismo otrzymane,

−

numer akt sprawy, jeżeli jest prowadzona dodatkowo numeracja akt spraw.

D

at

a

w

y

sł

an

ej

k

o

re

sp

o

n

d

en

cj

i

Do kogo

Treść wysłanej korespondencji

N

r

k

o

re

sp

o

n

d

en

cj

i

p

o

p

rz

ed

n

ie

j

N

r

o

d

p

o

w

ie

d

zi

n

a

k

o

re

sp

o

n

d

en

cj

ę

w

y

sł

an

ą

Nr akt

Uwagi

Rys. 9. Dziennik korespondencyjny – strona prawa [opracowanie własne]

W systemie dwudziennikowym korespondencja wchodząca i wychodząca rejestrowana

jest w dwóch oddzielnych dziennikach korespondencyjnych.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

15

Wielokrotność rejestrowania i kwitowania odbioru pisma jest główną cechą systemu

kancelaryjnego dziennikowego. Polega na wykonaniu czynności:

−

rejestracji wpływu pisma w dzienniku korespondencyjnym w komórce organizacyjnej
(kancelaria, sekretariat),

−

przesłania pisma za pokwitowaniem do komórki organizacyjnej, dla której jest
przeznaczone, gdzie podlega powtórnej rejestracji w dzienniku tej komórki,

−

przekazania pisma za pokwitowaniem do sekretariatu przez komórkę organizacyjną
załatwiającą sprawę,

−

rejestracji w dzienniku korespondencyjnym sekretariatu pisma do wysłania
załatwiającego sprawę oraz nadaniu znaku pisma.

Zaletą systemu kancelaryjnego dziennikowego jest między innymi łatwość ustalenia: czy

pismo wpłynęło do przedsiębiorstwa, do którego pracownika zostało skierowane, czy została
wysłana odpowiedź na pismo. Umożliwia to kontrolę załatwiania sprawy.

Wadą systemu kancelaryjnego dziennikowego jest duża pracochłonność i długi czas

załatwiania sprawy. Dlatego system ten sprawdza się w małych jednostkach, do których
napływa mała ilość korespondencji.

Jednostki duże preferują system bezdziennikowy.

System kancelaryjny bezdziennikowy

Istotą systemu kancelaryjnego bezdziennikowego jest rejestracja spraw. Pojedyncze

pisma nie podlegają rejestracji. Pisma dotyczące sprawy znajdują się w jednej teczce
oznaczonej symbolem sprawy. Wymaga to stworzenia wykazu akt spraw, które mogą
wystąpić w przedsiębiorstwie. W oparciu o wykaz akt przedsiębiorstwo klasyfikuje pisma
wpływające i wychodzące dotyczące tej samej sprawy.

Pisma rejestrowane są w „spisie spraw", który jest dołączony do teczki sprawy.

Stosowanie systemu kancelaryjnego bezdziennikowego wymaga wykonania czynności:

−

przyjęcia wpływającego pisma przez sekretariat (naniesienia daty wpływu pisma:
„Wpłynęło dnia ………..”),

−

naniesienia symbolu komórki organizacyjnej, do której pismo ma być przekazane,

−

przekazania pisma odpowiedniej komórce organizacyjnej zajmującej się załatwieniem
sprawy,

−

przekazania pisma referentowi, któremu przydzielono sprawę,

−

zarejestrowania przez referenta pisma w spisie spraw, który jest dołączony do każdej
teczki sprawy (każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje ten sam znak i jest
dołączone do pism otrzymanych wcześniej),

−

przekazania przez referenta do sekretariatu pisma w celu wysłania odpowiedzi
i załatwienia sprawy (bez rejestracji w sekretariacie).

…….

(rok)

…………

(referent)

……………………

(symbol kom. org.)

…………………

(oznaczenie

teczki)

…………………………………………..

(tytuł teczki wg rzeczowego wykazu akt)

DATA

OD KOGO

WPŁYNĘŁA

Lp.

SPRAWA (krótka treść)

znak pisma

z

dnia

wszczęcia

sprawy

ostateczn

ego

załatwien

ia

Uwagi:

sposób

załatwie

nia

Rys. 10. Wzór spisu spraw [opracowanie własne]

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

16

System bezdziennikowy pozwala na szybkie załatwienie sprawy, jest mniej pracochłonny.

Za załatwienie sprawy obarcza się odpowiedzialnością jednego pracownika. Jednak w razie
nieobecności pracownika odpowiedzialnego za załatwienie sprawy, sprawa oczekuje. Brak
konieczności rejestracji pism może utrudnić kontrolę obiegu pisma (np.: ustalenia miejsca
jego zagubienia).

Stosowanie systemu bezdziennikowego wymaga wysokich kwalifikacji pracowników

zajmujących się sprawą, podziału zadań wykonywanych przez pracowników, opracowania
rzeczowego wykazu akt i dobrej organizacji.

System bezdziennikowy wymaga nadania pismu znaku. Znak pisma składa się najczęściej

z czterech części:

−

skrótu nazwy komórki organizacyjnej zajmującej się sprawą,

−

symbolu sprawy zgodnym z rzeczowym wykazem akt,

−

kolejnego numeru sprawy,

−

oznaczenia roku, w którym powstała sprawa.

Przedsiębiorstwa mogą zastosować system kancelaryjny mieszany, łączący cechy systemu

dziennikowego i bezdziennikowego (np.: rejestrowanie pism tylko w niektórych komórkach
organizacyjnych).

4.2.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.

Czym jest instrukcja kancelaryjna?

2.

Jakie informacje określa instrukcja kancelaryjna?

3.

Czym jest system kancelaryjny?

4.

Jakie są rodzaje systemów kancelaryjnych?

5.

Na czym polega system jednodziennikowy?

6.

Na czym polega system dwudziennikowy?

7.

Na czym polega system bezdziennikowy?

8.

Jakie są zalety i wady systemu dziennikowego?

9.

Jakie są zalety i wady systemu bezdziennikowego?

10.

W jaki sposób zbudowany jest znak pisma?

4.2.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Dokonaj analizy instrukcji kancelaryjnej Twojej szkoły lub przedsiębiorstwa, w którym

odbywałeś praktykę zawodową. Sprawdź, jakie czynności biurowe reguluje.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

zapoznać się z instrukcją kancelaryjną szkoły lub innej jednostki,

3)

przeanalizować instrukcję kancelaryjną,

4)

ustalić, jakie czynności biurowe instrukcja reguluje,

5)

zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia,

6)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

17

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,

−

instrukcja kancelaryjna szkoły lub innej jednostki.

Ćwiczenie 2

Wspólnota Mieszkaniowa w Zgierzu stosuje system kancelaryjny dziennikowy.

Zarejestruj w dzienniku korespondencyjnym pisma, które wpłynęły i które zostały wysłane.

Pisma otrzymane

Data otrzymania

Nadawca

Dotyczy

Data pisma

Znak pisma

15.01.2007 r.

Ośrodek Szkolenia
i Doskonalenia
Kadr

Zawiadomienie
o terminie szkolenia

12.01.2007 r.

OSDK-140-35/07

19.01.2007 r.

Łódzki Zakład
Energetyczny SA

Zmiana taryfy za
centralne ogrzewanie

16.01.2007 r.

ŁZE-543-243/07

23.01.2007 r.

Urząd Miasta
Zgierza

Remont drogi
dojazdowej

18.01.2007 r.

UM-714-67/07

24.01.2007 r.

Zakład
Ubezpieczeń
Społecznych

Zawiadomienie
o błędach
w dokumentach

20.01.2007 r.

210500/M/1375

27.01.2007 r.

WODKAN – SA
Wodociągi
i Kanalizacja

Zawiadomienie
o zmianie sposobu
rozliczeń

25.01.2007 r.

WK-380-37/07

Pisma wysłane

Data wysłania

Adresat

Dotyczy

Data pisma

Znak pisma

25.01.2007 r.

Urząd Miasta
Zgierza

Remont drogi
dojazdowej (odpowiedź
na pismo z dnia
23.01.2007 r.)

25.01.2007 r.

WM-410-12/07

26.01.2007 r.

Grzegorz
Marczyński

Wezwanie do zapłaty

23.01.2007 r.

WM-320-11/07

28.01.2007 r.

Bank PKO BP
SA

Anulowanie błędnie
pobranych prowizji

26.01.2007 r.

WM-390-13/07

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

zarejestrować podane pisma w dzienniku korespondencyjnym,

3)

zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia,

4)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,

−

druk dziennika korespondencyjnego.

Ćwiczenie 3

Wskaż oraz przeanalizuj zalety i wady systemu kancelaryjnego dziennikowego

i bezdziennikowego według przedstawionego schematu:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

18

System kancelaryjny dziennikowy

System kancelaryjny bezdziennikowy

zalety

wady

zalety

wady

−

−

−

−

−

−

−

−

−

−

−

−

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

wskazać wady i zalety systemu kancelaryjnego dziennikowego i bezdziennikowego,

3)

zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia analizując przedstawione zalety i wady,

4)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,

−

tabela według wzoru w ćwiczeniu naniesiona na arkusz papieru – 4 sztuki, po jednej dla
każdego zespołu,

−

pisaki.

Ćwiczenia 4

Przedsiębiorstwo „X” w Łodzi ma zamiar przeprowadzić szkolenie dla wybranej grupy

pracowników w zakresie wykorzystywania społecznych funduszy europejskich i sporządzania
wniosków. Sprawie nadano znak SZ.EFS-1401-01/07. Osobą odpowiedzialną za załatwienie
sprawy ustanowiono Magdalenę Cis – pracownicę działu zatrudnienia – referenta do spraw
szkoleń krajowych. Dokonaj rejestracji otrzymanych pism w „spisie spraw”:
1.

05.02.2007 r. pismo od Fundacji Inkubator w Łodzi FS-5601-05/07 – oferta
przeprowadzenia szkolenia w zakresie pozyskiwania środków z EFS i sporządzania
wniosków,

2.

08.02.2007 r. pismo od Fundacji Inkubator w Łodzi FS-5601-06/07 – warunki
przeprowadzenia szkolenia dla pracowników,

3.

09.02.2007 r. pismo z Urzędu Pracy w Łodzi ZP-7011-233/07 – w sprawie informacji
o zapotrzebowaniu pracowników na regionalnym rynku pracy.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

zarejestrować podane pisma w spisie spraw,

3)

zaprezentować rozwiązanie ćwiczenia,

4)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.2 poradnika dla ucznia,

−

druki strony spisu spraw.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

19

4.2.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) wyjaśnić rolę instrukcji kancelaryjnej?

□

□

2) rozróżnić system kancelaryjny dziennikowy

i bezdziennikowy?

□

□

3) wskazać zalety i wady systemu dziennikowego?

□

□

4) wskazać zalety i wady systemu bezdziennikowego?

□

□

5) wskazać czynności opisane w instrukcji kancelaryjnej?

□

□

6) nadać znak pisma?

□

□

7) zarejestrować sprawę w systemie dziennikowym?

□

□

8) zarejestrować sprawę w sysytemie bezdziennikowym?

□

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

20

4.3.

Rodzaje akt. Rzeczowy wykaz akt

4.3.1.

Materiał nauczania

Każde przedsiębiorstwo w toku swojego działania generuje dokumentację biurową. Zbiór

wszystkich dokumentów biurowych odnoszących się do określonych spraw stanowi akta
spraw. Generalnie akta spraw dzielą się na:

−

akta spraw bieżących – będące w toku załatwiania, oczekujące na załatwienie, oczekujące
na uzupełnienie lub wznowienie,

−

akta spraw załatwionych – dotyczące spraw ostatecznie zamkniętych.
Aby zapewnić precyzyjność, rzetelność i porządek załatwiania spraw przedsiębiorstwo

powinno posiadać rzeczowy wykaz akt.

Rzeczowy wykaz akt jest narzędziem klasyfikacji dokumentów i spraw przedsiębiorstwa.

Umożliwia klasyfikowanie nowych spraw oraz sprawne odszukanie już zaistniałych.
Wskazuje miejsce sprawy w systemie klasyfikacyjnym. Stanowi element instrukcji
kancelaryjnej.

Rzeczowy wykaz akt dzieli akta według zagadnień, których one dotyczą. Zagadnienia

ogólne dzielone są na coraz bardziej szczegółowe.

Konstruując rzeczowy wykaz akt należy wziąć pod uwagę charakter przedsiębiorstwa

i wszystkie sprawy, które mogą w nim wystąpić oraz strukturę organizacyjną.

Rzeczowy wykaz akt dzieli akta na 10 klas zasadniczych (haseł pierwszego rzędu) od 0

do 9.

Klasy zasadnicze (hasła pierwszego rzędu):

0

Organizacja i zarządzanie

1

Kadry

2

Ś

rodki rzeczowe podział dla spraw typowych

3

Rachunkowość i finanse

4

………………

5 ………………

6 ……………… podział dla spraw uwzględniających
7 ……………… specyfikę przedsiębiorstwa
8 ………………
9 ………………

Każda klasa zasadnicza dzielona jest na 10 klas II stopnia szczegółowości od 00 do 09.

Klasy II stopnia można podzielić na 10 klas III stopnia od 000 do 009, klasy III stopnia na
kolejnych 10 klas IV stopnia od 0000 do 0009, np.:

1 Kadry
10 Ogólne zasady pracy i płac
..
14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników
140 Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego
1400 Zasady, formy, metody i treści szkolenia
1401 Plany i programy szkolenia
……

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

21

… ……….
149 ……….
1490 ………..
…. ………..
1499 ………..
.. ………
19 ………

Pozycje w klasyfikacji IV stopnia są jednocześnie nazwami teczek, które są zakładane dla

sprawy. Teczki zakładane są dla każdej sprawy według najwęższej podgrupy wykazu akt.
Dopuszcza się, aby nazwy teczek odpowiadały trzycyfrowemu symbolowi klasyfikacji jeżeli
takie są potrzeby przedsiębiorstwa.

Każde przedsiębiorstwo powinno mieć jednolity wykaz akt, który wskaże symbol

klasyfikacyjny dla sprawy oraz kategorię archiwalną akt danej sprawy.

Tabela 1. Przykładowy fragment rzeczowego wykazu akt [opracowanie własne]

Symbol klasyfikacyjny

Hasło klasyfikacyjne

Kategoria

archiwalna

Uwagi

1

2

3

4

5

6

7

1

Kadry

13

Bezpieczeństwo i higiena pracy

132

Wypadki przy pracy

….

…..

….

…..

….

…..

1323

Odszkodowania

za

wypadki,

zapomogi

bezzwrotne powypadkowe

B5

….

….

Poniższy rysunek (Rys. 11) pokazuje sposób opisu teczki sprawy.

Rys. 11. Opis teczki sprawy [opracowanie własne]

Symbol klasyfikacyjny




Nazwa (symbol)
komórki organizacyjnej
Hasło klasyfikacyjne





Rok

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

22

Rodzaje wykazów akt:

−

zakładowy – jednolity dla wszystkich komórek organizacyjnych w danym
przedsiębiorstwie,

−

strukturalny – wydziałowy, tworzony odrębnie dla poszczególnych komórek
organizacyjnych, jeżeli nie ma możliwości zastosowania wykazu jednolitego (ma
zastosowanie w dużych jednostkach organizacyjnych).
Opracowanie rzeczowego wykazu akt powinno brać pod uwagę:

−

problematykę spraw występującą na bieżąco oraz tę, która może wystąpić w przyszłości,

−

odrębność tematyczną haseł (nazwy haseł nie mogą brzmieć tak samo lub bardzo
podobnie),

−

jednoznaczność nazwy hasła,

−

nazwy haseł wyższych klas powinny wiązać się logicznie z hasłami niższego rzędu.

Rzeczowy wykaz akt

wprowadza kierownik jednostki zarządzeniem wewnętrznym.

4.3.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.

Co należy rozumieć pod pojęciem akta spraw?

2.

Jakie są rodzaje akt?

3.

Czemu służy rzeczowy wykaz akt?

4.

Jakie są rodzaje wykazów akt?

5.

Jak zbudowany jest rzeczowy wykaz akt?

6.

W jaki sposób oznacza się teczki spraw?

4.3.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Na podstawie instrukcji kancelaryjnej Twojej szkoły lub przedsiębiorstwa, w którym

odbywałeś praktykę zawodową przeanalizuj konstrukcję rzeczowego wykazu akt i ustal, które
klasy zasadnicze wykazu dotyczą spraw typowych, a które odzwierciedlają specyfikę szkoły
lub przedsiębiorstwa.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

odszukać w instrukcji kancelaryjnej rzeczowy wykaz akt,

3)

dokonać analizy rzeczowego wykazu akt,

4)

ustalić klasy zasadnicze dotyczące spraw typowych,

5)

ustalić klasy zasadnicze uwzględniające specyfikę analizowanej jednostki,

6)

zaprezentować wykonanie ćwiczenia,

7)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.3 poradnika dla ucznia,

−

instrukcja kancelaryjna szkoły lub przedsiębiorstwa,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

23

Ćwiczenie 2

Na podstawie ćwiczenia 1 wypisz wszystkie podziały spraw wybranej klasy zasadniczej

według schematu:
X – klasa zasadnicza
X0 – podział II stopnia
X00 – podział III stopnia
X000 – podział IV stopnia
…. – …………
X01 – …………
X010 – ………….
… – …………
…. – …………

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)

przeczytać treść zadania,

2)

zapoznać się z rzeczowym wykazem akt,

3)

wybrać klasę zasadniczą,

4)

wypisać podziały wybranej klasy zasadniczej na arkuszach papieru,

5)

zaprezentować wykonane ćwiczenia, np.: metodą plakatową.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.3 poradnika dla ucznia,

−

rzeczowy wykaz akt szkoły lub przedsiębiorstwa,

−

arkusze papieru lub zeszyt.

Ćwiczenie 3

Do działu kadr wpłynęło pismo dotyczące programu szkolenia pracowników. Pracownik

nadał znak sprawy: DK-1401-2/2007. Na podstawie nadanego znaku wydziel elementy znaku
sprawy i krótko opisz ich znaczenie.
1. ….. – ………………………………………………………………………………………….
2. ….. – ………………………………………………………………………………………….
3. ….. – ………………………………………………………………………………………….
4. ….. – ………………………………………………………………………………………….

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś

1)

przeczytać treść zadania,

2)

podzielić znak sprawy na elementy,

3)

krótko opisać znaczenie każdego elementu znak,

4)

zaprezentować wykonanie ćwiczenia,

5)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.3 poradnika dla ucznia,

−

treść ćwiczenia,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

24

−

arkusze papieru lub zeszyt.

4.3.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) zdefiniować pojecie akta spraw?

□

□

2) rozróżnić rodzaje akt?

□

□

3) wyjaśnić znaczenie rzeczowego wykazu akt?

□

□

4) wyjaśnić konstrukcję rzeczowego wykazu akt?

□

□

5) rozróżnić elementy znaku sprawy?

□

□

6) nadać znak sprawy?

□

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

25

4.4.

Obieg dokumentów

4.4.1.

Materiał nauczania

Na nowoczesne zarządzanie i organizację przedsiębiorstwa ma wpływ między innymi

optymalny system obiegu dokumentów (przepływ informacji w formie pisemnej). Zatem
obieg dokumentu to droga, jaką przebywa dokument od daty wpływu do przedsiębiorstwa do
daty załatwienia sprawy, której pismo dotyczy.

Obieg dokumentu powinien być tak zorganizowany, aby zapewniał szybkie załatwienie

sprawy. śeby było to możliwe, optymalna organizacja obiegu dokumentów powinna
uwzględniać:

−

ograniczenie liczby punktów zatrzymania – pismo powinno trafić tylko do tych komórek
organizacyjnych, dla których informacje zawarte w piśmie są ważne i niezbędne do
załatwienia sprawy,

−

najkrótszy, niezbędny czas zatrzymania pisma w komórce organizacyjnej,

−

jednokrotny przepływ pisma w danym punkcie zatrzymania,

−

zastosowanie nowoczesnych środków techniki biurowej,

−

wykonywanie w punktach zatrzymania tylko niezbędnych czynności biurowych.

Czynności związane z obiegiem pism dotyczą:

−

przyjmowania korespondencji,

−

podziału pism,

−

załatwiania sprawy,

−

wysyłania pism.

Przyjmowanie korespondencji
Pisma kierowane do jednostki trafiają do sekretariatu lub kancelarii, w których są

porządkowane, np.; przesyłki polecone, poczta pilna, paczki, reklamy, poczta służbowa
i osobista, poczta błędnie dostarczona. Następnie poczta jest otwierana. Przesyłki poufne,
kierowane do rąk własnych oraz osobiste otwierane są przez osoby upoważnione lub osoby,
do których pismo jest kierowane. Jeżeli w adresie pisma na pierwszym miejscu znajduje się
nazwa firmy a później nazwisko osoby, do której pismo jest kierowane, należy pismo
traktować jako służbowe. Jeżeli na pierwszym miejscu znajdzie się nazwisko a później nazwa
firmy pismo powinno być traktowane jako osobiste.

Po otwarciu przesyłek sprawdza się kompletność przesyłki, zgodność adresów, charakter

przesyłki oraz dokonuje się segregacji pism według odbiorców przesyłek.

Odrębnie segreguje się przesyłki przeznaczone dla kierownictwa jednostki oraz dla

poszczególnych komórek organizacyjnych.

Po uporządkowaniu przesyłek pisma podlegają rejestracji zgodnie z przyjętym systemem

kancelaryjnym. Na piśmie umieszcza się pieczątkę wpływu z datą i symbolem komórki, która
jest adresatem pisma.

Rys. 14. Wzór pieczątki wpływu [opracowanie własne]

URZĄD WOJEWÓDZKI

w Łodzi

Wp. dn. ………… L. dz. ………….
Skierowano do ……………………
Załączniki ………………………...
Podpis …………………………….

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

26

Podział pism
Po wykonaniu czynności przyjęcia pism kierowane są one do kierownika jednostki, który

je przegląda, a następie zgodnie z dekretacją pisma kieruje do odpowiedniej komórki
organizacyjnej (np.: załatwić pozytywnie do dnia ………., data ………., podpis kierownika
jednostki ………..).

Załatwianie sprawy
Pracownik, który otrzymał pismo zapoznaje się z jego treścią, dokonuje rejestracji

w spisie spraw i dokonuje czynności niezbędnych do załatwienia sprawy. Sprawa powinna
być załatwiona zgodnie z przepisami prawa (powinny być spełnione wymogi formalne) oraz
zgodnie z meritum sprawy, której dotyczą pisma.

Po ustaleniu sposobu załatwienia sprawy pracownik przedstawia swój projekt

kierownikowi jednostki lub komórki organizacyjnej do akceptacji lub upoważnionemu
pracownikowi.

Po uzyskaniu akceptacji sprawa zostaje ostatecznie załatwiona. Pracownik przygotowuje

pismo do wysyłki.

Wysyłanie pisma
Przygotowane pismo poddane jest kontroli pod względem poprawności stylistycznej

i ortograficznej, a także pod względem kompletności (podpisy, załączniki).

Jeżeli pismo jest poprawne sekretariat przekazuje je do podpisu kierownikowi jednostki

lub upoważnionym pracownikom.

Podpisane pismo przygotowane do wysłania podlega rejestracji zgodnie z obowiązującym

systemem kancelaryjnym.

Przed wysłaniem nadawany jest pismu znak:

−

w systemie dziennikowym – znak pisma symbol komórki-nr kolejny pisma/miesiąc/rok

−

w systemie bezdziennikowym – znak sprawy symbol komórki/symbol sprawy/nr
sprawy/rok
Znak pisma lub sprawy należy także umieścić na kopercie w lewym górnym rogu pod

nazwą nadawcy.

Wkładając pismo do koperty treść zawsze powinna znajdować się wewnątrz złożonego

pisma.

Wysyłanie pisma odbywa się taki sam sposób jak dostarczanie, np.: pocztą, kurierem,

poprzez gońca, faksem, e-mailem.

Schemat obiegu dokumentów powinien uwzględniać punkty zatrzymania i wykonywane

w tych punktach czynności biurowe. Rys. 12 przedstawia typowe punkty zatrzymania pisma
oraz typowe czynności wykonywane w tych punktach.

Zasady obiegu dokumentów zawarte są w instrukcji kancelaryjnej.

Instrukcja obiegu dokumentów może mieć formę graficzną lub opisową. Częściej

stosowana jest forma graficzna gdyż jest bardziej czytelna i szybciej pozwala określić drogę
i czas obiegu pisma. Forma opisowa nie pozwala na szybkie ustalenie miejsc zatrzymania
pisma i wykonywane czynności biurowe w poszczególnych miejscach.

Schemat graficzny obiegu dokumentów może zawierać symbole informujące

o czynnościach biurowych, którym pismo zostało poddane.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

27

Rys. 12. Typowe punkty zatrzymania pisma [opracowanie własne]

Przykład schematu obiegu dokumentów przedstawia Rys. 13.

SEKRETARIAT/KANCELARIA GŁÓWNA

Przyjmowanie pism, rejestrowanie, przekazywanie pism kierownikowi

jednostki lub bezpośrednio innym komórkom organizacyjnym

KIEROWNIK JEDNOSTKI

Zapoznanie z treścią, przekazanie sprawy do załatwienia odpowiedniej

komórce organizacyjnej (ewentualnie wskazanie sposobu załatwienia sprawy)

SEKRETARIAT KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ

Przyjmowanie pism z sekretariatu głównego, przekazywanie pism

kierownikowi komórki organizacyjnej

KIEROWNIK KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ

Zapoznanie z treścią, przekazanie właściwemu pracownikowi w celu

załatwienia sprawy (ewentualnie wskazanie sposobu załatwienia sprawy)

PRACOWNIK KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ

Rejestracja pisma, przygotowanie odpowiedzi z wykorzystaniem

nowoczesnych środków techniki biurowej, zaproponowanie sposobu

załatwienia sprawy

KIEROWNIK KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ

Zapoznanie ze sposobem załatwienia sprawy, wyrażenie zgody na sposób

załatwienia sprawy, złożenie podpisu

KIEROWNIK JEDNOSTKI

Aprobata, podpis pisma

SEKRETARIAT/KANCELARIA GŁÓWNA

Wysłanie pism na zewnątrz

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

28

Punkty

zatrzymania


Czynności

Sekretariat

Kierownik

jednostki

Sekretariat

komórki

organizacyjnej

Kierownik

komórki

organizacyjnej

Pracownik

komórki

organizacyjnej

1

2

3

4

5

6

7

8

Rys. 13. Przykładowy schemat obiegu dokumentów [opracowanie własne]

Stworzenie optymalnego obiegu dokumentów jest uwarunkowane:

−

istniejącą strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa,

−

poziomem kwalifikacji zatrudnionej kadry pracowniczej,

−

warunkami pracy w biurze,

−

właściwą współpracą między pracownikami odpowiedzialnymi za załatwienie sprawy,

−

dysponowaniem i umiejętnością wykorzystania nowoczesnych środków techniki
biurowej.

4.4.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.

Czym jest obieg dokumentów?

2.

Jakie znaczenie ma racjonalny obieg dokumentów?

3.

Jakie elementy przedsiębiorstwo powinno wziąć pod uwagę tworząc obieg dokumentów?

4.

Co powinna uwzględniać optymalna organizacja obiegu dokumentów?

5.

Jakie są typowe punkty zatrzymania pisma?

6.

Jakie czynności biurowe wykonywane są w punktach zatrzymania pisma?

7.

Gdzie zawarte są zasady obiegu dokumentów?

4.4.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Zaproponuj schemat obiegu dokumentów w Przedsiębiorstwie Handlowym, które posiada

sztabowo-liniową strukturę organizacyjną. Przedsiębiorstwo posiada wyodrębniony dział
kadr, zaopatrzenia i marketingu, reklamacji, finansowo-księgowy. Dział kadr i finansowo-
księgowy podlega kierownikowi do spraw ekonomicznych, dział zaopatrzenia i marketingu
oraz reklamacji – kierownikowi do spraw zaopatrzenia i sprzedaży. Komórką sztabową jest
dział planowania i organizacji pracy.

Sposób wykonania ćwiczenia

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

29

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś

1)

przeczytać treść zadania,

2)

narysować strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa,

3)

ustalić punkty zatrzymania pism i dokumentów,

4)

przedstawić w formie algorytmu punkty zatrzymania pism i dokumentów,

5)

zaprezentować wykonanie ćwiczenia,

6)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.4 poradnika dla ucznia,

−

treść ćwiczenia,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenie 2

Ustal punkty zatrzymania oraz czynności biurowe w tych punktach dla otrzymanych pism

w Przedsiębiorstwie Handlowym (dane z ćwiczenia 1) dotyczących:
1) zamówienia towarów przez odbiorcę,
2)

faktury zakupu towarów od dostawcy,

3)

reklamacji towarów przez odbiorcę,

4)

odpowiedzi na ofertę zatrudnienia – CV, list motywacyjny,

5)

promocji towarów przez dostawcę.

Dokonaj analizy przyczyn i skutków przetrzymywania pisma lub dokumentu

w poszczególnych punktach zatrzymania.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś

1)

przeczytać treść zadania,

2)

ustalić punkty zatrzymania,

3)

określić czynności biurowe wykonywane w tych punktach zatrzymania.

4)

powiązać punkty zatrzymania,

5)

zaprezentować wykonanie ćwiczenia,

6)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.4 poradnika dla ucznia,

−

treść ćwiczenia,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

30

4.4.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) wyjaśnić pojecie obiegu dokumentów?

□

□

2) określić znaczenie racjonalnego obiegu dokumentów?

□

□

3) określić zasady optymalnego obiegu dokumentów?

□

□

4) scharakteryzować drogę obiegu dokumentów?

□

□

5) wymienić punkty zatrzymania pisma?

□

□

6) scharakteryzować czynności biurowe w punktach

zatrzymania pisma?

□

□

7) wskazać, gdzie zawarte są zasady obiegu dokumentów?

□

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

31

4.5.

Przechowywanie i archiwizacja akt

4.5.1.

Materiał nauczania

Dokumenty spraw bieżących jak i załatwionych podlegają przechowywaniu.
Akta bieżące przechowywane są w komórce organizacyjnej zajmującej się załatwieniem

sprawy. Duże przedsiębiorstwa mogą wyodrębnić komórkę organizacyjną, tzw. registraturę
zajmującą się przechowywaniem akt spraw całego przedsiębiorstwa oraz wydawaniem akt
w trakcie załatwiania sprawy i odbieraniem po załatwieniu sprawy. Wskazane byłoby, aby
przedsiębiorstwo niezależnie od przepisów państwowych posiadało wewnętrzną instrukcję
przechowywania i archiwowania akt.

Podstawowe akty prawne, które regulują zasady przechowywania i archiwizacji

dokumentów to:

−

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr
171 z 2002 r., poz. 1396 – j.t. ze zm. w Dz. U. Nr 241 z 2002 r., poz. 2074 i w Dz. U. nr
137 z 2003 r., poz. 1302),

−

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania
z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167
z 2002 r., poz. 1375),

−

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 12 maja 2003 r. w sprawie warunków
przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej (Dz. U. Nr 98 z 2003 r., poz. 901).

Ponadto należy uwzględnić także przepisy branżowe dotyczące prowadzenia,

przechowywania i archiwizacji akt.

Sposób przechowywania akt powinien zapewniać łatwy i szybki dostęp do dokumentów

aktualnie

załatwianych

spraw

oraz

dokumentów

archiwalnych.

Najczęściej

wykorzystywanymi nośnikami do przechowywania akt są nośniki tradycyjne: teczki,
skoroszyty, segregatory, kartoteki, obwoluty oraz nośniki elektroniczne: dyskietki, płyty CD,
dysk twardy, dysk przenośny.

Przechowywane akta muszą być odpowiednio oznakowane według przyjętego systemu

klasyfikacji. Każdy dokument powinien być oznakowany symbolem alfanumerycznym (litery
oznaczają symbol komórki organizacyjnej, cyfry – symbol akt, w których dokument jest
gromadzony).

Akta powinny być oznakowane w formie etykiety lub karty ewidencyjnej, np.:

Nazwa jednostki

Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe Sp. z o.o.

„Ewika” w Łodzi

Nazwa komórki organizacyjnej

Dział Kadr

Symbol komórki organizacyjnej - akt

DK-120

Rodzaj akt

Akta osobowe

Kategoria archiwalna

B50

Okres

2003-2007

Numer kolejny akt (teczki)

03

Rys. 15. Przykładowy sposób oznakowania akt [opracowanie własne]

Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazywane są do archiwów zakładowych lub

zakładowych składnic akt po upływie minimum roku licząc od pierwszego dnia roku

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

32

następującego po roku, w którym sprawa została załatwiona (np.: data załatwienia sprawy
20.01.2007 r. – data przekazania do archiwum zakładowego 01.01.2009 r.) Do archiwum akta
przekazywane są na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego między pracownikiem
przekazującym a pracownikiem archiwum zakładowego - dla akt kategorii A w czterech
egzemplarzach, dla akt kategorii B w trzech egzemplarzach.

Uporządkowanie akt przekazywanych do archiwum zakładowego polega na:

−

chronologicznym ułożeniu pism dotyczących jednej sprawy poczynając od pisma
rozpoczynającego,

−

ułożeniu akt w teczkach według spisu spraw,

−

załączeniu do teczek spisu spraw,

−

oznakowaniu teczek kartą ewidencyjną o zawartości.
Wszystkie akta przechowywane w komórce organizacyjnej, składnicy akt i archiwum

powinny być ujęte w rejestrze akt.

Dalsze przechowywanie akt zależy od kategorii archiwalnej nadanej aktom i wykazanej

w jednolitym rzeczowym wykazie akt przedsiębiorstwa.

W przypadku wypożyczenia akt z archiwum należy w ich miejsce sporządzić kartę

zastępczą, w której podaje się nazwisko osoby wypożyczającej, datę wypożyczenia.

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ………….

Lp.

Znak teczki

Tytuł teczki

Daty skrajne

od-do

Kategoria

archiwalna

Liczba
teczek

Miejsce

przechowywania

Data

zniszczenia

akt lub

przekazania

do

archiwum

Rys. 16. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego [opracowanie własne]

Akta dzieli się na dwie kategorie archiwalne:

−

kategoria A – obejmuje materiały archiwalne podlegające przechowywaniu przez czas
nieograniczony (o znaczeniu historycznym, dowodowym, prawnym – najpierw
w archiwum zakładowym, po 25 latach lub w razie likwidacji firmy w archiwum
państwowym) – najczęściej do tej kategorii zalicza się m. in.: akty założycielskie,
dokumentację struktury organizacyjnej, protokoły i uchwały organów stanowiących,
finansowe sprawozdania roczne, akty własności,

−

kategoria B – obejmuje materiały niearchiwalne, które ze względu na okres
przechowywania dzielą się na trzy grupy:
1.

Bc – dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, która po pełnym
wykorzystaniu, przechowywana jest najczęściej do końca roku kalendarzowego,
w którym powstała, a następnie niszczona,

2.

Bn – dokumentacja o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie
obligatoryjnego czasu przechowywania akt podlega zniszczeniu – „n” oznacza
liczbę lat przechowywania akt licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku,
w którym dokumentacja powstała, np.:
–

B50 oznacza, że dokumentację przechowuje się przez 50 lat – akta osobowe, listy
płac, karty wynagrodzeń, inne imienne ewidencje płacowe,

–

B10 oznacza, że dokumentację przechowuje się przez 10 lat – m. in. ewidencja
czasu pracy, ewidencja urlopów, ewidencja BHP, ewidencja spraw socjalnych,
deklaracje podatkowe, deklaracje ZUS,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

33

–

B5 oznacza, że dokumentację przechowuje się przez 5 lat – dokumentacja
bieżąca o charakterze operacyjnym,

3.

BEn z dodaniem cyfr arabskich (np.: BE25) oznacza, że dokumentacja, po upływie
określonego cyframi arabskimi czasu podlega ekspertyzie przez archiwum
państwowe, po wykonaniu ekspertyzy dokumentom nadawana jest kategoria A lub B
bądź podejmowana jest decyzja o zniszczeniu dokumentacji.

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U.

Nr 171 z 2002 r., poz. 1396 – j.t. ze zm. w Dz. U. Nr 241 z 2002 r., poz. 2074 i w Dz. U.
Nr 137 z 2003 r., poz. 1302) wyodrębnia dwa rodzaje materiałów archiwalnych:

−

materiały archiwalne zaliczane do narodowego zasobu archiwalnego,

−

materiały archiwalne nie zaliczane do narodowego zasobu archiwalnego.

Materiały archiwalne zaliczane do narodowego zasobu archiwalnego stanowi

dokumentacja o znaczeniu historycznym, o działalności Państwa Polskiego, jego
poszczególnych organów, jego stosunkach z innymi państwami. Działalność w zakresie
państwowego zasobu archiwalnego prowadzona jest przez archiwa państwowe. Obok
archiwów państwowych tworzy się archiwa zakładowe i składnice akt.

Archiwa zakładowe obowiązkowo tworzone są w tych jednostkach, w których powstają

materiały archiwalne, w pozostałych tworzone są składnice akt. Jednostki, w których powinny
działać archiwa zakładowe określa Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

Jednostki, w których powstają materiały archiwalne nie zaliczane do zasobu archiwalnego

nie mają obowiązku stosować przepisów o narodowym zasobie archiwalnym. Konieczność
przechowywania akt wynika z innych przepisów, np.: podatkowych, ubezpieczeń
społecznych.

Archiwum zakładowe powinno się składać z oddzielnego pomieszczenia biurowego

i magazynu. Zakładowa składnica akt może się składać tylko z magazynu.

Pomieszczenie magazynowe musi spełniać określone warunki:

−

musi być odpowiednio zabezpieczone (okratowane okna, podwójny zamek w drzwiach,
drzwi wychodzące na zewnątrz muszą być wzmocnione),

−

musi być wyposażone w sprzęt przeciwpożarowy,

−

musi być usytuowane w najniższej kondygnacji budynku,

−

musi zapewniać łatwy dostęp do pojedynczych akt i dokumentów w aktach,

−

musi skutecznie zabezpieczać przed wilgocią, zagrzybieniem, pożarem, zniszczeniem
przez szkodniki, utratą (kradzieżą).

Do zadań archiwum zakładowego należy:

−

przyjmowanie akt od komórek organizacyjnych,

−

prowadzenie rejestru akt,

−

udostępnianie akt dla celów służbowych,

−

przekazywanie akt kategorii A do archiwum państwowego,

−

przechowywanie i konserwacja akt,

−

brakowanie akt kategorii B.

Brakowaniu podlegają dokumenty, których obligatoryjny czas przechowywania minął.

Sporządzany jest protokół brakowania akt, na podstawie którego dokonuje się niszczenia akt
w niszczarkach, w taki sposób, aby zniszczenie uniemożliwiło odtworzenie dokumentu.

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym

i archiwach (Dz. U. Nr 97 z 2006 r. poz. 673 t.j. ze zmianami Dz. U. Nr 64 z 2007 r. poz. 426)
dopuszcza się, aby zlecić przechowywanie dokumentów wyspecjalizowanym firmom:

−

spółkom kapitałowym za zezwoleniem wojewody,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

34

−

archiwom państwowym,

−

Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich.

4.5.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.

W jaki sposób przechowuje się akta bieżące?

2.

Jakie akty prawne regulują zasady przechowywania i archiwizacji dokumentów?

3.

Jakie nośniki służą do przechowywania akt?

4.

W jaki sposób powinny być oznakowane przechowywane akta?

5.

W jaki sposób przekazywane są akta do archiwum zakładowego?

6.

Jakie wyodrębnia się kategorie archiwalne?

7.

Jakie jednostki mają obowiązek prowadzić archiwum zakładowe?

8.

Jakie warunki musi spełnić pomieszczenie magazynowe archiwum lub składnicy akt?

9.

Jakie są zadania archiwum zakładowego?

4.5.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Posługując się rozporządzeniem

Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie

postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167
z 2002 r., poz. 1375) nadaj kategorie archiwalne podanym dokumentom oraz dokonaj analizy
okresu przechowywania dokumentów.

Lp.

Dokument

Kategoria

Okres przechowywania

dokumentów

1.

faktura VAT

2.

lista płac

3.

oferta handlowa

4.

karta wynagrodzeń

5.

deklaracja podatkowa

6.

akt notarialny zawiązania spółki

7.

paragon fiskalny

8.

bilans spółki

9.

ewidencja wypadków w pracy

10.

uchwała Walnego Zgromadzenia

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś

1)

przeczytać treść zadania,

2)

przeczytać rozporządzenie wymienione w treści ćwiczenia,

3)

dokonać analizy dokumentów określonych w ćwiczeniu pod kątem nadania kategorii
archiwalnej na podstawie rozporządzenia wymienionego w treści ćwiczenia,

4)

nadać kategorie archiwalne dokumentom,

5)

dokonać analizy okresu przechowywania dokumentów,

6)

zaprezentować wykonanie ćwiczenia,

7)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

35

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.5 poradnika dla ucznia,

−

rozporządzenie

Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania

z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167
z 2002 r., poz. 1375).

Ćwiczenie 2

Na podstawie instrukcji kancelaryjnej Twojej szkoły lub przedsiębiorstwa, w którym

odbywałeś praktykę zawodową podaj po kilka przykładów akt różnych kategorii
archiwalnych:

−

kategoria A …………………………………………………………………………………

−

kategoria BE ……………………………………………………………………………….

−

kategoria B50 ………………………………………………………………….…………...

−

kategoria B10 ………………………………………………………………………………

−

kategoria B5 ………………………………………………………………………………..

−

kategoria B3 ………………………………………………………………………………..

−

kategoria B2 ………………………………………………………………………………..

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś

1)

przeczytać treść zadania,

2)

przeczytać instrukcję kancelaryjną szkoły lub innej jednostki,

3)

dokonać analizy instrukcji kancelaryjnej - odszukać jednolity rzeczowy wykaz akt,

4)

wybrać przykłady akt stosownie do podanych w ćwiczeniu kategorii,

5)

zaprezentować wykonanie ćwiczenia,

6)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.5 poradnika dla ucznia,

−

instrukcja kancelaryjna szkoły lub innej jednostki,

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

Ćwiczenie 3

Opracuj dla celów archiwalnych kartę ewidencyjną wyciągów bankowych z rachunku

bieżącego Przedsiębiorstwa Usługowego QBA w Łodzi za rok 2008. Wyciągi bankowe mają
numery w kolejności od 1 do 156. Pozostałe niezbędne dane na podstawie analizy własnej
w oparciu o posiadane już wiadomości ustal samodzielnie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś

1)

przeczytać treść zadania,

2)

ustalić komórkę organizacyjną na podstawie analizy własnej,

3)

nadać symbol komórki organizacyjnej i akt w maksymalnie możliwym rozwinięciu na
podstawie analizy własnej,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

36

4)

na podstawie analizy własnej nadać nazwę dokumentom przeznaczonym do archiwizacji

5)

zaprezentować wykonane ćwiczenie,

6)

dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura punktu 4.5 poradnika dla ucznia,

−

rozporządzenie

Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania

z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167
z 2002 r., poz. 1375),

−

arkusze papieru,

−

pisaki.

4.5.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) wyjaśnić w jaki sposób przechowuje się akta bieżące?

□

□

2) posługiwać się przepisami prawnymi regulującymi zasady

przechowywania i archiwizacji dokumentów ?

□

□

3) dobierać nośniki przechowywania akt?

□

□

4) oznaczać dokumenty przeznaczone do archiwizacji?

□

□

5) wykonywać czynności przygotowujące do przekazania akt

do archiwum zakładowego?

□

□

6) wyodrębnić kategorie archiwalne?

□

□

7) rozróżniać, które jednostki mają obowiązek prowadzić

archiwum zakładowe?

□

□

8) wskazać warunki jakie musi spełnić pomieszczenie

magazynowe archiwum zakładowego lub składnicy akt?

□

□

9) wskazać zadania archiwum zakładowego?

□

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

37

5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ

INSTRUKCJA DLA UCZNIA

1.

Przeczytaj uważnie instrukcję.

2.

Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.

3.

Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.

4.

Zestaw zawiera 20

zadań.

5.

Do każdego zadania przyporządkowane są 4 możliwości odpowiedzi, jedna odpowiedź
jest prawdziwa.

6.

Udzielaj odpowiedzi na załączonej karcie odpowiedzi stawiając znak x . W przypadku
pomyłki zakreśl błędną odpowiedź kółkiem i zaznacz x odpowiedź prawidłową.

7.

Za każdą prawidłową odpowiedź otrzymujesz 1 punkt, za złą odpowiedź lub jej brak 0
punktów.

8.

Rozwiązuj zadania samodzielnie.

9.

Na rozwiązanie testu masz 40 min.

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH

1. Przekazanie informacji przez kierownika pracownikowi jest przepływem informacji

a)

pionowo w górę.

b)

pionowo w dół.

c)

poziomo.

d)

równoległym.

2. Przechowywanie informacji jest elementem

a)

struktury informacji.

b)

procesu decyzyjnego.

c)

obiegu informacji.

d)

struktury organizacyjnej.

3. Najmniej skomplikowany przepływ informacji występuje w strukturze organizacyjnej

a)

liniowej.

b)

sztabowo-liniowej.

c)

funkcjonalnej.

d)

zdecentralizowanej.

4. Zasady obiegu pism określa

a)

regulamin organizacyjny.

b)

regulamin pracowniczy.

c)

instrukcja pracy sekretariatu.

d)

instrukcja kancelaryjna.

5. Rejestrowanie zbioru dokumentów dotyczącego tej samej sprawy jest charakterystyczne dla

a)

systemu kancelaryjnego dziennikowego.

b)

systemu kancelaryjnego bezdziennikowego.

c)

systemu rejestracji jednodziennikowej.

d)

systemu rejestracji dwudziennikowej.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

38

6. Szczegółowość opracowania instrukcji kancelaryjnej jest zależna miedzy innymi od

a)

liczby zatrudnionych pracowników biurowych.

b)

struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa.

c)

ilości przyjmowanych i wysyłanych pism.

d)

przepisów prawnych.

7. Rejestracja pism wchodzących i wychodzących w jednym dzienniku jest

charakterystyczna dla
a)

systemu kancelaryjnego dziennikowego.

b)

systemu kancelaryjnego bezdziennikowego.

c)

systemu rejestracji bezdziennikowej.

d)

systemu rejestracji dwudziennikowej.

8. W dzienniku korespondencyjnym wpisuje się, między innymi informacje

a)

nazwisko osoby dostarczającej pismo.

b)

nazwisko osoby otrzymującej.

c)

datę stempla pocztowego.

d)

krótką treść pisma.

9. O przydatności informacji decydują cechy

a)

sposób jej przechowywania.

b)

sposób jej przekazania.

c)

wiarygodność.

d)

odpowiednie zarejestrowanie.

10.

Wykaz akt sporządza się, między innymi, według

a) sposobu otrzymania pisma.
b)

klasyfikacji dziesiętnej.

c)

sposobu przekazania pisma.

d)

nośnika przechowywania.

11. Okres przechowywania akt zależy od

a)

kategorii archiwalnej.

b)

sposobu klasyfikacji pisma.

c)

zarządzenia kierownika jednostki.

d)

nośnika przechowywania.

12. Do akt niearchiwalnych, którym nadano kategorię B zaliczymy

a)

akta osobowe.

b)

sprawozdanie finansowe.

c)

akt założycielski przedsiębiorstwa.

d)

protokoły organów stanowiących.

13. Cechy charakterystyczne dla systemu kancelaryjnego bezdziennikowego to

a)

duża pracochłonność.

b)

mała szybkość obiegu pism.

c)

możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwiania sprawy.

d)

rejestracji podlega sprawa, a nie pismo.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

39

14. Akta spraw, które przechowywane są trwale i nie podlegają zniszczeniu to

a)

akta kategorii A.

b)

akta kategorii B5.

c)

akta kategorii Bc.

d)

akta kategorii BE.

15. Akta archiwalne przechowywane są w

a)

kasie pancernej.

b)

archiwum zakładowym.

c)

magazynie.

d)

sekretariacie.

16. Uporządkowanie listy pracowników według alfabetu jest etapem obiegu informacji

a)

selekcji.

b)

segregacji.

c)

zbierania.

d)

weryfikacji.

17. System kancelaryjny zawarty jest w

a) dzienniku kancelaryjnym.
b) rzeczowym wykazie akt.
c) instrukcji kancelaryjnej.
d) archiwum zakładowym.

18. Sklasyfikowanie sprawy w rzeczowym wykazie akt jako „11 – zatrudnienie” jest

a)

podziałem I stopnia.

b)

podziałem II stopnia.

c)

podziałem III stopnia.

d)

podziałem IV stopnia.

19. Poziomy kierunek przepływu informacji przedstawia schemat

a)

kierownik → pracownik.

b)

pracownik → kierownik.

c)

pracownik ↔ pracownik.

d)

wszystkie z powyższych.

20. Poszczególne elementy znaku sprawy „KA-1201-5/2007” oznaczają

a)

symbol komórki organizacyjnej, symbol hasła klasyfikacyjnego, kolejny numer sprawy
w danym roku.

b)

symbol hasła klasyfikacyjnego, symbol komórki organizacyjnej, kolejny numer sprawy
w danym roku.

c)

kategorię archiwalną, symbol hasła klasyfikacyjnego, numer sprawy w danym roku.

d)

kategorię archiwalną, symbol komórki organizacyjnej, numer sprawy w danym roku.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

40

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko ..........................................................................................

Zarządzanie informacją i obiegiem dokumentów

Zakreśl poprawną odpowiedź.

Nr

zadania

Odpowiedź

Punkty

1

a

b

c

d

2

a

b

c

d

3

a

b

c

d

4

a

b

c

d

5

a

b

c

d

6

a

b

c

d

7

a

b

c

d

8

a

b

c

d

9

a

b

c

d

10

a

b

c

d

11

a

b

c

d

12

a

b

c

d

13

a

b

c

d

14

a

b

c

d

15

a

b

c

d

16

a

b

c

d

11

a

b

c

d

12

a

b

c

d

19

a

b

c

d

20

a

b

c

d

Razem:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

41

6. LITERATURA

1.

Bogusławska T.: Praca biurowa cz. 2 – Praca w nowoczesnym biurze. Wydawnictwo
REA, Warszawa 2003

2.

Komosa A.: Technika biurowa. Ekonomik, Warszawa 2003

3.

Mirecka E.: Wyszukiwanie, selekcjonowanie i gromadzenie informacji – Cz.1. WSiP
S.A., Warszawa 2003

4.

Rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania
z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167
z 2002 r. poz. 1375

5.

Sasin W.: Przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji przedsiębiorstwa według
nowych zasad. Wydawnictwo Sigma, Skierniewice 2004

6.

Stefaniak-Piasek E.: Technika pracy biurowej. WSiP, Warszawa 2003

7.

Witek E.: Technika biurowa. eMPi

². Poznań 2006

8.

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr
97 z 2006 r. poz. 673 t.j. ze zmianami Dz. U. Nr 64 z 2007 r. poz. 426)