Biuro Naczelnictwa ZHR

1

Instrukcja organizacji obozów i biwaków oraz innych statutowych form rekreacji i szkolenia cz³onków ZHR.

22.03.2010

Instrukcja organizacji obozów i biwaków oraz innych statutowych

form rekreacji i szkolenia cz³onków ZHR.

(Za³¹cznik do uchwa³y Naczelnictwa ZHR nr 231/2 z dnia 22.03.2010 r.)

I.

Przepisy wprowadzaj¹ce.

§ 1

Instrukcja reguluje zasady przygotowania i prowadzenia obozów letnich, zimowych, biwaków
oraz innych statutowych form rekreacji i szkolenia organizowanych przez jednostki Zwi¹zku
a tak¿e inne zorganizowane zespo³y cz³onków ZHR oraz okreœla zasady nadzoru nad nimi.

§ 2

W rozumieniu niniejszej Instrukcji:

a) obozem jest ka¿de dzia³anie jednostki organizacyjnej ZHR lub innej grupy cz³onków

ZHR, obejmuj¹ce wspólny program, zakwaterowanie i wy¿ywienie, przeprowadzane
w okresie ferii letnich lub zimowych wynikaj¹cych z kalendarza roku szkolnego.

a

1

) obozem jest tak¿e dzia³anie jednostki organizacyjnej ZHR lub innej grupy cz³onków

ZHR, obejmuj¹ce wspólny program, zakwaterowanie i wy¿ywienie, przeprowadzane
poza okresem ferii letnich i zimowych, je¿eli trwa d³u¿ej ni¿ 5 postêpuj¹cych po sobie
nocy.

b) pod pojêciem "obóz" rozumieæ nale¿y w szczególnoœci: obozy sta³e, zgrupowania

obozów sta³ych, obozy wêdrowne, kolonie zuchowe, kolonie dzieciêce i integracyjne,
rejsy, sp³ywy, wyprawy;

c) je¿eli uczestnikami obozu s¹ dzieci i m³odzie¿ szkolna, obóz taki prowadzony jest w

oparciu o przepisy niniejszej instrukcji, z zachowaniem zasad wynikaj¹cych z
przepisów pañstwowych, dotycz¹cych organizacji placówek wypoczynku dzieci i
m³odzie¿y szkolnej;

d) zasady wynikaj¹ce z niniejszej instrukcji stosuje siê w odpowiednim zakresie tak¿e do

obozów, których uczestnikami s¹: m³odzie¿ akademicka, m³odzie¿ pracuj¹ca i doroœli;

e) biwakiem jest ka¿de dzia³anie jednostki organizacyjnej ZHR lub innej zorganizowanej

grupy cz³onków ZHR, obejmuj¹ce wspólny program, zakwaterowanie i wy¿ywienie w
okresie nie krótszym ni¿ 1 doba i nie d³u¿szym ni¿ 5 postêpuj¹cych po sobie nocy
przeprowadzane poza okresem ferii letnich lub zimowych wynikaj¹cych z kalendarza
roku szkolnego;

f) innymi statutowymi formami rekreacji i szkolenia cz³onków ZHR s¹ w szczególnoœci:

wycieczki, rajdy, zloty, manewry, kursy, harce, zawody i konkursy obejmuj¹ce wspól-
ny dla uczestników program, zakwaterowanie i wy¿ywienie w okresie nie krótszym
ni¿ 1 doba i nie d³u¿szym ni¿ 5 postêpuj¹cych po sobie nocy przeprowadzane poza
okresem ferii letnich lub zimowych wynikaj¹cych z kalendarza roku szkolnego.

II. Organizacja obozów.

§ 3

Organizacja obozu sk³ada siê z czterech czêœci:

a) planowanie,
b) zatwierdzanie,
c) okres trwania obozu,
d) rozliczenie.

§ 4

Ka¿dorazowo, najpóŸniej do dnia 30 paŸdziernika w zakresie akcji zimowej i do dnia 28
lutego w zakresie akcji letniej, w³aœciwy Zarz¹d Okrêgu uchwala i publikuje kalendarz obej-
muj¹cy organizacjê obozów przez podleg³e mu jednostki organizacyjne (Kalendarz Akcji
Zimowej/Letniej).

§ 5

1. W trakcie planowania obozu nale¿y przygotowaæ za³o¿enia programowo-organizacyjne

oraz finansowo-kwatermistrzowskie obozu.

2. Zakoñczeniem planowania obozu jest pisemne zg³oszenie zamiaru organizacji obozu

w³aœciwej hufcowej lub hufcowemu oraz w³aœciwemu Zarz¹dowi Okrêgu.

3. Zg³oszenie powinno zawieraæ:

a) nazwê organizatora,
b) planowany termin,
c) planowane miejsce (trasê) i termin obozu,
d) planowan¹ iloœæ uczestników i sk³ad kadry.

§ 6

1. W trakcie zatwierdzania obozu, w terminie przewidzianym "Kalendarzem Akcji" nale¿y:

a) zakoñczyæ dzia³ania kwatermistrzowskie (pisemne uzyskanie zgody w³aœciciela

terenu, pisemne potwierdzenie rezerwacji noclegów, zgromadzenie niezbêdnego
sprzêtu itp.),

b) zatwierdziæ u w³aœciwej prze³o¿onej lub w³aœciwego prze³o¿onego Plan Pracy Obozu,
c) zakoñczyæ dzia³ania formalne (w szczególnoœci uzyskaæ wymagane dokumenty na

podstawie przepisów pañstwowych i niniejszej Instrukcji),

d) z³o¿yæ komendantce chor¹gwi lub komendantowi chor¹gwi zatwierdzony Plan Pracy

Obozu wraz z list¹ kadry instruktorskiej do akceptacji,

e) przygotowaæ preliminarz finansowy obozu oraz "raport przedobozowy",
f) z³o¿yæ w³aœciwemu Zarz¹dowi Okrêgu lub upowa¿nionym przez Zarz¹d Okrêgu

osobom komplet wymaganych dokumentów wraz z akceptacj¹ programu i kadry doko-
nanej przez w³aœciwych prze³o¿onych oraz udokumentowaæ posiadanie niezbêdnych
œrodków finansowych koniecznych do przeprowadzenia obozu.

2. Rodzaj dokumentów wymaganych do zatwierdzenia obozu w³aœciwy Zarz¹d Okrêgu

podaje do wiadomoœci zainteresowanych wraz z "Kalendarzem Akcji".

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, zwi¹zanych z wymaganiami donatorów i

sponsorów w³aœciwy zarz¹d okrêgu, z pominiêciem Kalendarza Akcji, mo¿e okreœliæ

Biuro Naczelnictwa ZHR

2

Instrukcja organizacji obozów i biwaków oraz innych statutowych form rekreacji i szkolenia cz³onków ZHR.

22.03.2010

rodzaj dodatkowych dokumentów, koniecznych do otrzymania dotacji lub dofinansowa-
nia obozu.

4. Zakoñczeniem procedury zatwierdzenia obozu jest uzyskanie przez organizatora zgody

na organizacjê obozu, poprzez:
a) dokonanie w ksi¹¿ce finansowej obozu, przez osoby upowa¿nione przez Zarz¹d

Okrêgu, wpisu zawieraj¹cego zatwierdzenie preliminarza finansowego i zgodê na jego
organizacjê,

b) og³oszenie w rozkazie w³aœciwej komendantki chor¹gwi lub w³aœciwego komendanta

chor¹gwi faktu zatwierdzenia obozu oraz mianowania komendantki lub komendanta
obozu, kwatermistrzyni lub kwatermistrza obozu,

c) je¿eli komendantk¹ albo komendantem obozu ma zostaæ mianowana osoba

wymieniona w § 10 maj¹ca przydzia³ s³u¿bowy na terenie okrêgu innego ni¿ w³aœci-
wy do zatwierdzenia obozu, do jego mianowania konieczna jest zgoda prze³o¿onej
komendantki chor¹gwi lub prze³o¿onego komendanta chor¹gwi.

§ 7

1. Obóz pod wzgl¹dem programowym zatwierdzany jest przez hufcow¹ lub hufcowego a

nastêpnie uzyskuje akceptacjê komendantki chor¹gwi lub komendanta chor¹gwi. Pod
wzglêdem finansowym zatwierdzany jest przez Przewodnicz¹cego lub Skarbnika
Zarz¹du Okrêgu lub inne osoby na podstawie udzielonych im przez Zarz¹d Okrêgu
pe³nomocnictw.

2. Dla zatwierdzenia Zgrupowania Obozów, w sk³ad którego wchodz¹ jednostki organiza-

cyjne z terenów ró¿nych okrêgów, wymagane jest uzyskanie zgody od w³aœciwych
prze³o¿onych wszystkich jednostek (hufcowa/y, kom. chor¹gwi i Zarz¹d Okrêgu).

3. Szczegó³owe zasady programowego zatwierdzania obozów ka¿dorazowo ustalaj¹ w³aœci-

wi prze³o¿eni. Zasady te powinny byæ podane do wiadomoœci w terminie przewidzianym
dla "Kalendarza Akcji".

4. Zatwierdzenie obozu pod wzglêdem finansowym polega na:

a) stwierdzeniu czy jednostka organizuj¹ca obóz zaplanowa³a i posiada œrodki finansowe

niezbêdne do jego przeprowadzenia,

b) sprawdzeniu pod wzgl¹dem merytorycznym i rachunkowym przedstawionego prelim-

inarza finansowego,

c) sprawdzeniu prawid³owoœci i kompletnoœci wymaganej dokumentacji,
d) sprawdzeniu czy obóz i jego uczestnicy oraz kadra zostali w odpowiedni sposób ubez-

pieczeni,

e) sprawdzeniu udokumentowanych kwalifikacji kadry obozu.

5. Zarz¹d Okrêgu okreœla ka¿dorazowo tryb wspó³pracy pomiêdzy osobami odpowiedzial-

nymi za programowe i finansowe zatwierdzanie obozów oraz wyznacza osobê
odpowiedzialn¹ z ramienia Zarz¹du Okrêgu za prawid³owe przeprowadzenie akcji letniej
lub zimowej.

§ 8

Pozyskane dotacje w³adz pañstwowych lub samorz¹dowych do obozów, biwaków albo innych

Biuro Naczelnictwa ZHR

3

Instrukcja organizacji obozów i biwaków oraz innych statutowych form rekreacji i szkolenia cz³onków ZHR.

22.03.2010

statutowych form rekreacji lub szkolenia, s¹ przyznawane wy³¹cznie tym organizatorom,
których jednostki na bie¿¹co op³aci³y sk³adki organizacyjne i wywi¹za³y siê z obowi¹zku pod-
dania siê dorocznemu spisowi.

§ 9

1. W momencie zatwierdzania obozu organizator musi mieæ spe³nione wymagania, o

których mowa w § 6 oraz posiadaæ:
a) wype³nione karty kwalifikacyjne wszystkich uczestników obozu, wg wzorów stanow-

i¹cych za³¹czniki nr 2 i 3 do niniejszej instrukcji, przy czym dopuszcza siê stosowanie
przez organizatorów innych kart kwalifikacyjnych, pod warunkiem, ¿e zawieraj¹
wszystkie dane zgodne z za³¹czonymi wzorami,

b) polisy ubezpieczeniowe uczestników (NW) i kadry obozu (OC), z zastrze¿eniem ust.

3,

c) kserokopie uprawnieñ specjalistycznych,

- ratowników (dla obozów zaplanowanych nad zbiornikami wodnymi),
- przewodników górskich (dla obozów w górach w wypadkach gdy pañstwowe przepisy

wymagaj¹ prowadzenia wêdrówek przez uprawnionych przewodników),

- ¿eglarskich (przy rejsach),
- innych w wypadku obozów specjalistycznych, o ile pañstwowe przepisy wymagaj¹

takich uprawnieñ,

d) ksi¹¿kê finansow¹ obozu z wype³nionymi dzia³ami: raport przedobozowy i prelimi-

narz finansowy.

2. Ponadto organizator obozu sta³ego musi posiadaæ:

a) pisemn¹ zgodê w³aœciciela terenu lub potwierdzenie rezerwacji miejsc noclegowych
b) przy obozach o których mowa w § 2 lit c), ponadto:

- kopiê zg³oszenia wypoczynku w³aœciwemu kuratorowi oœwiaty wraz z kopi¹
do³¹czonych do niego dokumentów,
- zaœwiadczenie o zg³oszeniu wypoczynku wydane przez w³aœciwego kuratora oœwiaty,
z zastrze¿eniem ust. 4,
- wymagane przez w³adze sanitarne dokumenty potwierdzaj¹ce zdolnoœæ i ew.
uprawnienia kadry i personelu do sprawowania wyznaczonych im funkcji (np.
ksi¹¿eczki zdrowia, zaœwiadczenia, lekarskie, minimum sanitarne itp.).

3. Je¿eli w momencie zatwierdzania obozu istniej¹ uzasadnione w¹tpliwoœci co do ostate-

cznej liczby uczestników obozu, obóz mo¿e zostaæ zatwierdzony warunkowo z obow-
i¹zkiem przedstawienia osobie upowa¿nionej przez Zarz¹d Okrêgu op³aconej polisy NW
najpóŸniej w dniu wyjazdu na obóz.

4. Je¿eli w momencie zatwierdzania obozu organizator nie posiada zaœwiadczenia o

zg³oszeniu placówki wypoczynku a jedynie dowód jego z³o¿enia we w³aœciwym kurato-
rium oœwiaty, obóz taki mo¿e zostaæ zatwierdzony warunkowo, z obowi¹zkiem przed-
stawienia osobie upowa¿nionej przez Zarz¹d Okrêgu, najpóŸniej jeden dzieñ przed jego
rozpoczêciem wymaganego zaœwiadczenia.

Biuro Naczelnictwa ZHR

4

Instrukcja organizacji obozów i biwaków oraz innych statutowych form rekreacji i szkolenia cz³onków ZHR.

22.03.2010

§ 10

1. Funkcjê komendantki obozu powinna pe³niæ instruktorka ZHR w stopniu podhar-

cmistrzyni lub harcmistrzyni, funkcjê komendanta obozu powinien pe³niæ instruktor ZHR
w stopniu podharcmistrza lub harcmistrza.

2. W uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu pozytywnej opinii w³aœciwej hufcowej lub

w³aœciwego hufcowego, funkcjê komendantki lub komendanta obozu mog¹ pe³niæ:
instruktorka w stopniu przewodniczki, instruktor w stopniu przewodnika.

3. W uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu pozytywnej opinii w³aœciwej hufcowej lub

w³aœciwego hufcowego, funkcjê komendantki lub komendanta obozu mog¹ tak¿e pe³niæ
starsza harcerka lub starszy harcerz, cz³onek wspó³dzia³aj¹cy ZHR spe³niaj¹cy warunki
okreœlone przez komendantkê chor¹gwi harcerek lub komendanta chor¹gwi harcerzy.

4. W przypadku obozów o których mowa w § 2 lit c), osoba przewidziana na funkcjê

komendantki lub komendanta musi posiadaæ uprawnienia kierownika placówek
wypoczynku dzieci i m³odzie¿y szkolnej, wymagane odpowiednimi przepisami pañst-
wowymi.

§ 11

1. W przypadku obozów, biwaków i innych statutowych form rekreacji i szkolenia o charak-

terze specjalistycznym oraz kolonii zuchowych Naczelnictwo Zwi¹zku mo¿e okreœliæ w
drodze uchwa³y dodatkowe wymagania wobec organizatorów, w formie odrêbnych
instrukcji.

2. W uzasadnionych przypadkach komendantka chor¹gwi harcerek lub komendant chor¹g-

wi harcerzy w porozumieniu z przewodnicz¹cym Zarz¹du Okrêgu mog¹ odst¹piæ od nie-
których wymagañ okreœlonych w niniejszej instrukcji pod warunkiem, ¿e nie zagrozi to
bezpieczeñstwu harcerek i harcerzy i nie naruszy odpowiednich przepisów pañstwowych.

III.

Szczególe obowi¹zki komendantek obozów, komendantów obozów, biwaków lub

innych statutowych form rekreacji i szkolenia.

§ 12

W czasie trwania obozu, biwaku lub innej statutowej formy rekreacji i szkolenia jego komen-
dantka lub komendant s¹ odpowiedzialni za:

a) w³aœciw¹ realizacjê programu,
b) bezpieczeñstwo i zdrowie uczestników,
c) powierzony maj¹tek,
d) spe³nienie wymagañ wynikaj¹cych z w³aœciwych przepisów pañstwowych,
e) zapewnienie odpowiedniej opieki medycznej uczestnikom i kadrze,
f) rzetelne prowadzenie dokumentacji finansowej zgodnie z przepisami finansowo-

gospodarczymi ZHR,

g) skrupulatne i terminowe rozliczenie.

Biuro Naczelnictwa ZHR

5

Instrukcja organizacji obozów i biwaków oraz innych statutowych form rekreacji i szkolenia cz³onków ZHR.

22.03.2010

§ 13

Komendantka lub komendant obozu, biwaku, innej statutowej formy rekreacji i szkolenia,
zobowi¹zani s¹ niezw³ocznie powiadomiæ Zarz¹d Okrêgu oraz swojego bezpoœredniego
prze³o¿onego albo inne osoby wyznaczone przez Zarz¹d Okrêgu o zaistnieniu:

a) ka¿dego wypadku, w wyniku którego uczestnicy lub kadra doznali uszczerbku na

zdrowiu lub ¿yciu, oraz ka¿dego nag³ego zachorowania zwi¹zanego z hospitalizacj¹,

b) zaginiêcia lub ucieczki uczestnika,
c) trudnoœci formalnych o charakterze organizacyjnym, administracyjnym lub prawnym,
d) zaistnienia na szkodê uczestników lub kadry przestêpstwa lub groŸnego w skutkach

wykroczenia,

e) dopuszczenia siê przez uczestnika lub cz³onka kadry groŸnego w skutkach

wykroczenia lub przestêpstwa,

f) innego wa¿nego wydarzenia mog¹cego rodziæ roszczenia odszkodowawcze wobec

ZHR,

g) zaistnienia istotnych zmian organizacyjnych (zmiany na funkcji komendanta, kwater-

mistrza, innych istotnych zmian w sk³adzie kadry obozu, zmianie miejsca obozu,
znacz¹cej zmianie liczby uczestników itp.).

IV. Rozliczenie i podsumowanie obozów, biwaków, innych form rekreacji i szkolenia.

§ 14

1. Przyjêcia rozliczeñ obozów dokonuj¹ osoby upowa¿nione przez Zarz¹d Okrêgu.
2. Komendantka lub komendant obozu s¹ zobowi¹zani rozliczyæ obóz i przedstawiæ raport

poobozowy nie póŸniej ni¿ w ci¹gu 14 dni od daty zakoñczenia obozu - chyba, ¿e Zarz¹d
Okrêgu w "Kalendarzu Akcji" ustali inny termin.

3. Rozliczenie obozu polega na z³o¿eniu zakoñczonej ksi¹¿ki finansowej wraz z kompletem

dokumentów Ÿród³owych.

4. Do rozliczenia obozu nale¿y do³¹czyæ:

a) listê uczestników obozu wraz z wykazem wp³at z tytu³u uczestnictwa w obozie,
b) wype³nione karty kwalifikacyjne wszystkich uczestników obozu,
c) orygina³y lub kopie ksi¹¿ek pracy,
d) dokumenty lub ich kopie wymagane przy organizacji danego obozu,
e) arkusze, protoko³y, pisma i decyzje powsta³e w wyniku przeprowadzanych na obozie

kontroli i wizytacji.

5. Rozliczenie finansowe obozu trwaj¹cego krócej ni¿ 5 dni, biwaku oraz innej formy

rekreacji i szkolenia dokonywane jest w ramach dzia³alnoœci finansowo-gospodarczej jed-
nostki - chyba, ¿e z uwagi na koniecznoœæ odpowiedniego rozliczenia pozyskanych
dotacji lub inny wa¿ny interes Zwi¹zku, Zarz¹d Okrêgu w stosunku do konkretnej formy
postanowi inaczej.

§ 15

Podsumowanie programowe obozu odbywa siê wed³ug zasad sformu³owanych przez w³aœci-

Biuro Naczelnictwa ZHR

6

Instrukcja organizacji obozów i biwaków oraz innych statutowych form rekreacji i szkolenia cz³onków ZHR.

22.03.2010

w¹ komendantkê chor¹gwi harcerek lub w³aœciwego komendanta chor¹gwi harcerzy albo huf-
cow¹ lub hufcowego.

V. Organizacja biwaków i innych statutowych form rekreacji i szkolenia.

§ 16

1. Biwaki i inne statutowe formy rekreacji i szkolenia podlegaj¹ pisemnemu zg³oszeniu u

w³aœciwego bezpoœredniego prze³o¿onego co najmniej 6 dni przed terminem rozpoczêcia.

2. Przyjmuj¹cy zg³oszenie, jeœli nie wnosi zastrze¿eñ do organizowanej imprezy,

niezw³ocznie przekazuje zg³oszenie Zarz¹dowi Okrêgu.

3. Organizator zobowi¹zany jest zastosowaæ siê do zastrze¿eñ i poleceñ przyjmuj¹cego

zg³oszenie oraz poleceñ Zarz¹du Okrêgu.

4.

Zg³oszenie, o którym mowa w ust. 1, polega na z³o¿eniu informacji zawieraj¹cej:

a) nazwê organizatora,
b) imiê, nazwisko i stopieñ komendanta oraz sk³ad kadry,
c) miejsce lub trasê,
d) czas trwania,
e) miejsce i rodzaj noclegów,
f) liczbê uczestników,
g) numer polisy ubezpieczeniowej,
h) przewidywany przebieg (harmonogram) imprezy.

5. Obowi¹zek zg³oszenia spoczywa na komendantce lub komendancie jednostki organizu-

j¹cej lub wyznaczonej komendantce albo komendancie.

6. Zg³oszenia dokonuje siê osobiœcie, faksem lub elektronicznie na formularzu stanowi¹cym

za³¹cznik nr 1 do niniejszej instrukcji.

IV.

Nadzór i wizytacje.

§ 17

1. Ze wzglêdu na bezpieczeñstwo harcerek i harcerzy oraz zasady ideowe lub wychowaw-

cze albo wa¿ny interes ekonomiczny lub prawny Zwi¹zku, w³aœciwa komendantka
chor¹gwi harcerek lub w³aœciwy komendant chor¹gwi harcerzy w porozumieniu z prze-
wodnicz¹cym Zarz¹du Okrêgu mo¿e:
a) zaleciæ wprowadzenie zmian w sposobie organizacji lub programie obozu biwaku,

innej statutowej formy rekreacji i szkolenia,

b) zakazaæ organizacji obozu biwaku, innej statutowej formy rekreacji i szkolenia, a w

czasie ich trwania - nakazaæ likwidacjê,

2. Z przyczyn okreœlonych w ust. l ka¿da instruktorka i ka¿dy instruktor Zwi¹zku maj¹

obowi¹zek
a) reagowaæ na zauwa¿one nieprawid³owoœci, a w szczególnoœci:
b) zwróciæ uwagê komendantce lub komendantowi albo kadrze, niezw³ocznie za-

wiadomiæ w³aœciwy zarz¹d okrêgu o zauwa¿onych nieprawid³owoœciach lub zagro¿e-
niach,

Biuro Naczelnictwa ZHR

7

Instrukcja organizacji obozów i biwaków oraz innych statutowych form rekreacji i szkolenia cz³onków ZHR.

22.03.2010

3. Zasady wizytacji podleg³ych im jednostek, w zakresie objêtym niniejsz¹ instrukcj¹,

okreœla Zarz¹d Okrêgu w porozumieniu z w³aœciw¹ komendantk¹ chor¹gwi, w³aœciwym
komendantem chor¹gwi i Komisj¹ Rewizyjn¹ Okrêgu.

4. W razie stwierdzenia ra¿¹cych uchybieñ przy organizacji obozu w rozumieniu §3

niniejszej instrukcji, w³aœciwy Zarz¹d Okrêgu mo¿e podj¹æ uchwa³ê o na³o¿eniu na
komendantkê lub komendanta, kwatermistrza lub kwatermistrzyniê odpowiednich sankcji
organizacyjnych, a w szczególnoœci: udzieliæ upomnienia lub na³o¿yæ zakaz prowadzenia
obozów na czas okreœlony albo wyst¹piæ z wnioskiem do odpowiedniego prze³o¿onego o
wymierzenie kary na podstawie Regulaminu s³u¿by instruktorskiej ZHR.

V.

Koszty poœrednie.

§ 18

1. W przypadku braku œrodków niezbêdnych do sfinansowania kosztów zwi¹zanych z orga-

nizacj¹ i nadzorowaniem obozów, biwaków oraz innych statutowych form rekreacji i
szkolenia cz³onków ZHR, w³aœciwy Zarz¹d Okrêgu mo¿e zobowi¹zaæ organizatorów do
zaplanowania a nastêpnie dokonania wp³aty na rzecz okrêgu odpowiedniej sumy
"kosztów poœrednich" w wysokoœci wyliczonej zgodnie z zasadami wynikaj¹cymi z
"Instrukcji w sprawie realizacji projektów finansowanych z dotacji i grantów".

2. Je¿eli organizator nie korzysta z dotacji lub dofinansowañ pozyskanych za poœred-

nictwem Zarz¹du Okrêgu lub Naczelnictwa koszty poœrednie mog¹ byæ naliczone od
wp³at uczestników w wysokoœci nie wiêkszej ni¿ 1,5%.

VI. Szczególne zasady organizacji obozów, biwaków i innych statutowych form rekreacji
i szkolenia prowadzonych poza granicami kraju.

§ 19

Organizacja obozów biwaków i innych statutowych form rekreacji i szkolenia prowadzonych
poza granicami kraju odbywa siê na zasadach okreœlonych w niniejszej instrukcji z
zachowaniem nastêpuj¹cych wymagañ:

a) obóz, biwak wycieczka, rajd, ekspedycja organizowanie poza granicami kraju podle-

gaj¹ obowi¹zkowemu zg³oszeniu Komisarzowi Zagranicznemu ZHR, któremu w tym
wypadku przys³uguj¹ uprawnienia o których mowa w § 17 niniejszej instrukcji,

b) zatwierdzenie programu obozu zagranicznego wymaga uprzedniej pozytywnej opinii

Komisarza Zagranicznego ZHR lub innych wyznaczonych przez niego osób,

c) opiniê o której mowa w ust 2, Komisarz Zagraniczny ZHR lub upowa¿niona przez

niego osoba wydaj¹ w terminie do 10 dni od otrzymania planu pracy obozu i przesy³a-
j¹ j¹ faxem lub poczt¹ elektroniczn¹ organizatorowi i w³aœciwemu Zarz¹dowi Okrêgu,

d) po zatwierdzeniu obozu dodatkowy egzemplarz raportu przedobozowego i planu pracy

Zarz¹d Okrêgu przekazuje Komisarzowi Zagranicznemu ZHR,

e) w programie obozu zagranicznego nale¿y w miarê mo¿liwoœci uwzglêdniæ spotkanie

ze skautami kraju goszcz¹cego lub inn¹ lokaln¹ grup¹,

f) w przypadku wspólnego obozu zagranicznego z dru¿yn¹ skautow¹ lub grup¹ dzieci i

m³odzie¿y kraju goszcz¹cego, nale¿y w miarê mo¿liwoœci zorganizowaæ wczeœniejsze

Biuro Naczelnictwa ZHR

8

Instrukcja organizacji obozów i biwaków oraz innych statutowych form rekreacji i szkolenia cz³onków ZHR

.

22.03.2010

spotkanie kadry z obu stron,

g) w chwili zatwierdzania obozu zagranicznego nale¿y przedstawiæ dodatkowo:
- dokumentacjê niezbêdn¹ do przeprowadzenia obozu w danym kraju lub pisemne

oœwiadczenie partnera zagranicznego o spe³nieniu wymogów krajowych,

- polisê ubezpieczenia zdrowotnego lub inny honorowany w kraju goszcz¹cym doku-

ment zapewniaj¹cy dostêp do œwiadczeñ zdrowotnych,

- polisê ubezpieczeniow¹ uczestników (NW) i kadry obozu (OC) wa¿n¹ na wyjazd

zagraniczny,

- plan pracy z opini¹ Komisarza Zagranicznego,
h) w przypadku gdy obóz, biwak oraz inna forma rekreacji i szkolenia organizowane s¹

w kraju, gdzie funkcjonuje organizacja zrzeszaj¹ca polsk¹ m³odzie¿ harcersk¹ lub
skautow¹ i jest ona partnerem ZHR, Komisarz Zagraniczny ZHR zawiadamia o przy-
jeŸdzie odpowiedni¹ w³adzê tej organizacji, której w takim wypadku przys³uguje
prawo sk³adania wizyt obserwatorskich,

i) wykaz organizacji polskiego harcerstwa - partnerów ZHR i innych zagranicznych

partnerów ZHR, Komisarz Zagraniczny og³asza w formie komunikatu corocznie
najpóŸniej do dnia 28 lutego,

j) jeœli zagraniczny obóz, biwak oraz inna statutowa forma rekreacji i szkolenia jest dofi-

nansowywany przez zewnêtrzne podmioty, krajowe, zagraniczne lub miêdzynaro-
dowe, nale¿y przed jego zatwierdzeniem przedstawiæ szczegó³owo planowane wp³ywy
z tych Ÿróde³ oraz warunki rozliczania siê z donatorami, w szczególnoœci nale¿y przed-
stawiæ wszelkie zawarte w tej sprawie umowy,

k) w czasie pobytu zagranicznego jego komendantka lub komendant s¹ odpowiedzialni

za rzetelne prowadzenie dokumentacji finansowej zgodnie z przepisami finansowo-
gospodarczymi ZHR, a w przypadku imprez dofinansowywanych przez inne podmio-
ty, równie¿ zgodnie z wymogami tych podmiotów,

l) komendant lub komendantka obozu zagranicznego, biwaku oraz innej statutowej

formy rekreacji i szkolenia, dofinansowywanego przez podmioty o których mowa w
pkt.9, zobowi¹zani s¹ rozliczyæ siê z uzyskanych œrodków wed³ug zasad wyznac-
zonych przez donatorów,

m) w sk³ad kadry obozu zagranicznego, biwaku oraz innej statutowej formy rekreacji i

szkolenia obowi¹zkowo wchodzi co najmniej jedna osoba w³adaj¹ca jêzykiem urzê-
dowym kraju goszcz¹cego lub innym pozwalaj¹cym siê na komunikowanie siê,
wzglêdnie jednym z europejskich jêzyków konferencyjnych (j.angielski, j.niemiecki.
j.rosyjski. j.francuski, j.hiszpañski),

n) komendant lub komendantka obozu zagranicznego, biwaku oraz innej statutowej

formy rekreacji i szkolenia, obowi¹zany jest znaæ i dbaæ o przestrzeganie porz¹dku
prawnego i zgodnych z Prawem Harcerskim zwyczajów kraju goszcz¹cego,

o) w przypadku wszelkich zdarzeñ losowych, wypadków oraz trudnoœci zaistnia³ych w

czasie pobytu za granic¹ nale¿y niezw³ocznie zawiadomiæ Komisarza Zagranicznego
ZHR lub Biuro Naczelnictwa ZHR, a w przypadku jakichkolwiek k³opotów ze s³u¿ba-
mi o charakterze porz¹dkowo - policyjnym (policja, milicja, ¿andarmeria, policja
municypalna, stra¿ miejska, stra¿ po¿arna, stra¿ graniczna, s³u¿by celne, policja skar-

Biuro Naczelnictwa ZHR

9

Instrukcja organizacji obozów i biwaków oraz innych statutowych form rekreacji i szkolenia cz³onków ZHR.

22.03.2010

bowa, urz¹d imigracyjny), nale¿y tak¿e niezw³ocznie podj¹æ kontakt z najbli¿sz¹
placówk¹ konsularn¹ RP,

p) jednostka organizacyjna, która przeprowadzi³a obóz zagraniczny, biwak wzglêdnie

inn¹ formê rekreacji i szkolenia zobowi¹zana jest w terminie do 2 miesiêcy od
zakoñczenia przes³aæ Komisarzowi Zagranicznemu ZHR pisemny raport z przebiegu
imprezy.

VII Przepisy koñcowe i przejœciowe.

§ 20

W przypadku gdy obóz biwak lub inn¹ statutow¹ formê rekreacji i szkolenia organizuje
Naczelnictwo i podleg³e mu jednostki lub wydzia³y, G³ówna Kwatera Harcerek albo G³ówna
Kwatera Harcerzy lub podleg³e im wydzia³y czy szko³y, uprawnienia do programowego
zatwierdzenia przys³uguj¹ odpowiednio Przewodnicz¹cemu ZHR, Naczelniczce Harcerek,
Naczelnikowi Harcerzy lub wyznaczonej przez nich osobie. Kompetencje Zarz¹du Okrêgu w
takim przypadku przys³uguj¹ Skarbnikowi ZHR.

Biuro Naczelnictwa ZHR

10

Instrukcja organizacji obozów i biwaków oraz innych statutowych form rekreacji i szkolenia cz³onków ZHR.

22.03.2010

Za³¹cznik nr 1
do Instrukcji organizacji obozów i biwaków oraz innych statutowych form rekreacji i szkolenia cz³onków ZHR.

Karta zg³oszenia biwaku,

innej statutowej formy rekreacji i szkolenia

1

.

Rodzaj imprezy*(biwak, rajd, wycieczka, zlot, manewry, harce, inny jaki).................................

cel imprezy....................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

miejsce lub opis trasy....................................................................................................................

......................................................................................................................................................

termin....................................iloœæ dni........................liczba uczestników....................................

komandatka/komendant................................................................................................................

/stopieñ, imiê i nazwisko, adres, telefon/

iloœæ pe³noletnich opiekunów.........................., miejsce i rodzaj noclegów..................................

......................................................................................................................................................

planowane œrodki lokomocji.........................................................................................................

nr polisy ubezpieczenia NW i nazwa ubezpieczyciela..................................................................

Zobowi¹zanie: zobowi¹zuje siê przestrzegaæ przepisy wewnêtrzne ZHR oraz pañstwowe
dotycz¹ce zasad bezpieczeñstwa na organizowanej imprezie:

Pe³noletni opiekunowie: Komendantka/Komendant

............................................... ...................................................

...............................................

...............................................

1 zgodna z treœci¹ ROZPORZ¥DZENIA MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ I SPORTU z dnia 8 listopada 2001r. w sprawie warunków i sposobu organi-
zowania przez publiczne przedszkola, szko³y i placówki krajoznawstwa i turystyki. (Dz. U. Nr 135 poz. 1516 z 2001r.)
* w³aœciwe zakreœliæ lub wpisaæ

Biuro Naczelnictwa ZHR

11

Instrukcja organizacji obozów i biwaków oraz innych statutowych form rekreacji i szkolenia cz³onków ZHR..

22.03.2010

PRZEWIDYWANY HARMONOGRAM IMPREZY

adnotacje zarz¹du okrêgu zgoda na organizacjê

............................................

hufcowa/hufcowy, ew. kom. chor¹gwi

Biuro Naczelnictwa ZHR

12

Instrukcja organizacji obozów i biwaków oraz innych statutowych form rekreacji i szkolenia cz³onków ZHR.

22.03.2010

data i godzina

iloϾ

program dzienny

miejsce docelowe

wyjazdu/wyjœcia

kilometrów

/noclegowo-

¿ywieniowe/