Gazeta Podatkowa nr 45 • 4.06.2007 r.

www.gazetapodatkowa.pl

10

Rachunkowość dla każdego

Porady eksperta

Środki Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych są przede wszystkim przezna-

czane na finansowania działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych

do korzystania z Funduszu. Oprócz tego mogą być przeznaczane także na dofinansowanie

zakładowych obiektów socjalnych. Wynika to z art. 1 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu

świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.). Przy czym mianem zakłado-

wych obiektów socjalnych określa się ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe,

sanatoria, obiekty sportowo-rekreacyjne, a także ogrody działkowe, żłobki i przedszkola

oraz obiekty służące działalności kulturalnej.

Zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności

socjalnej, w tym także na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych określa pra-

codawca w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (art. 8 ust. 2 ustawy

o ZFŚS).

Koszty utrzymywania zakładowych obiektów socjalnych – co do zasady – obciążają koszty

działalności zakładu pracy, który jest ich właścicielem. Przeznaczenie środków Funduszu

na dofinansowanie kosztów ich utrzymania nie jest obowiązkowe i powoduje uszczuplenie

środków na działalność socjalną.

W regulaminie, określającym zasady przeznaczania środków Funduszu na działalność

socjalną, jednostka może uwzględnić kwotę dofinansowania obiektów socjalnych – należy

jednak pokreślić, że regulamin wymaga uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związ-

kowymi lub z pracownikiem wybranym przez załogę, jeżeli pracownicy nie są zrzeszeni

w związku zawodowym.

Ewidencja kosztów utrzymania zakładowych

obiektów socjalnych

Koszty utrzymania zakładowych obiektów socjalnych w jednostkach, które prowadzą

ewidencję kosztów na kontach zespołów 4 i 5, ujmuje się na koncie 53 „Koszty działalności

pomocniczej”. Koszty te obejmują w szczególności amortyzację obiektów socjalnych, zuży-

cie energii, gazu, wody, ogrzewanie, wynagrodzenia pracowników obsługi bazy socjalnej

wraz z narzutami, koszty remontów i konserwacji oraz usługi sprzątania tych obiektów.

Faktycznie poniesione koszty, na podstawie źródłowych dowodów księgowych, ujmuje się

w księgach rachunkowych, zapisem:

- Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”,

-

Ma konta zespołu 0, 1, 2, 3

oraz równocześnie

-

Wn konto 53 „Koszty działalności pomocniczej” (w analityce: Koszty utrzymania

zakładowych obiektów socjalnych),

- Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Na koniec okresu sprawozdawczego (miesiąca) koszty utrzymania zakładowych obiektów

socjalnych przenosi się na konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” – jako że są to koszty

pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o ra-

chunkowości – Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.), zapisem:

Zaliczka na zagraniczną podróż służbową

wypłacona w złotówkach

W celu odbycia zagranicznej podróży służbowej pracownikowi wypłaco-

no zaliczkę w złotówkach. Jaki kurs należy przyjąć do rozliczenia kosztów

zagranicznej podróży służbowej? Zaznaczam, że jednostka nie posiada

rachunku walutowego.

Na pokrycie niezbędnych kosztów podróży i pobytu poza granicami kraju pracownik

otrzymuje zaliczkę w walucie obcej – tak stanowi § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra

Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków

ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub

samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami

kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.). Zaliczka ta może być wypłacona w walucie

polskiej za zgodą pracownika. W takim przypadku zaliczka powinna być wypłacona

w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie

obcej – możliwość taką dopuszcza ust. 2 wskazanego wcześniej rozporządzenia.

W ciągu 14 dni od zakończenia podróży pracownik obowiązany jest przedłożyć roz-

liczenie kosztów podróży, załączając dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków

(bilety, faktury, rachunki). Nie dotyczy to diet i wydatków objętych ryczałtami. Nato-

miast jeśli nie było możliwe uzyskanie dokumentu, pracownik powinien złożyć pisemne

oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Rozliczenia tego można dokonać w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymie-

nialnej albo w walucie polskiej.

Zgodnie z przepisami ustaw o podatku dochodowym koszty poniesione w walucie

obcej przelicza się na walutę polską według kursu średniego ogłaszanego przez NBP

z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztów – tak stanowi

art. 15 ust. 1 ustawy o pdop oraz art. 22 ust. 1 ustawy o pdof. Z literalnego brzmienia

tych przepisów wynika, że do rozliczenia zagranicznej podróży służbowej należałoby

przyjmować następujące kursy walut:

- do przeliczenia kosztów udokumentowanych fakturami, rachunkami czy biletami

– kurs średni NBP z ostatniego dnia poprzedzającego dzień wystawienia doku-

mentu,

- do przeliczenia diet i wydatków objętych ryczałtami – kurs średni NBP z ostatniego

dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży służbowej.

Stosowanie wielu kursów walut bardzo komplikowałoby rozliczanie kosztów zagranicz-

nej podróży służbowej. Powszechnie więc przyjmuje się, że w sytuacji, gdy na pokrycie

kosztów zagranicznej podróży służbowej wypłacono pracownikowi zaliczkę w walucie

polskiej, przeliczenia wszystkich wydatków wyrażonych w walucie obcej (koszty udoku-

mentowane np. fakturami, diety i wydatki objęte ryczałtami) dokonuje się przy zastoso-

waniu jednego tylko kursu, tj. kursu średniego NBP z ostatniego dnia poprzedzającego

dzień rozliczenia kosztów tej podróży.

Dofinansowanie z ZFŚS do kosztów utrzymania

zakładowych obiektów socjalnych

- Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” (w analityce: Koszty utrzymania za-

kładowych obiektów socjalnych),

-

Ma konto 53 „Koszty działalności pomocniczej” (w analityce: Koszty utrzymania

zakładowych obiektów socjalnych).

Jednostki sporządzające rachunek zysków i strat w wersji porównawczej powinny do-

konywać przeniesienia kosztów utrzymania zakładowych obiektów socjalnych w ciężar

pozostałych kosztów operacyjnych przy zastosowaniu pomocniczych kont: 79-0 „Obroty we-

wnętrzne” i 79-1 „Koszty obrotów wewnętrznych”, zapisami: Wn konto 79-1, Ma konto 53

oraz Wn konto 76-1, Ma konto 79-0. Ujęcie kosztów utrzymania zakładowych obiektów

socjalnych na kontach pomocniczych 79-0 i 79-1 ułatwia kontrolę i uzgodnienie zamkniętego

kręgu kosztów, jak również sporządzenie porównawczego rachunku zysków i strat.

Ewidencja dofinansowania obiektów socjalnych ze środków ZFŚS

Dofinansowanie z ZFŚS do kosztów utrzymania zakładowych obiektów socjalnych jest

ujmowane w księgach rachunkowych jako pozostały przychód operacyjny, skutkiem czego

koszty poniesione na ich utrzymanie zostaną w wyniku finansowym jednostki częściowo

„zrównoważone” przez kwotę dofinansowania.

Ewidencja księgowa dofinansowania z ZFŚS do kosztów utrzymania zakładowych obiek-

tów socjalnych może więc przebiegać zapisem:

- Wn konto 85 „Fundusze specjalne” (w analityce: Zakładowy fundusz świadczeń

socjalnych),

- Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne” (w analityce: Dofinansowanie

zakładowych obiektów socjalnych).

Równocześnie należy dokonać przelewu środków pieniężnych z rachunku bankowego

Funduszu na rachunek bieżący jednostki. W księgach ujęte to zostanie zapisem:

-

Wn konto 13-0 „Rachunek bieżący”,

-

Ma konto 13-5 „Rachunek bankowy wyodrębnionych środków pieniężnych ZFŚS”.

Koszty utrzymania i dofinansowanie z ZFŚS a podatek dochodowy

Koszty utrzymania zakładowych obiektów socjalnych w części, w której zostały pokryte

ze środków ZFŚS, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Mówi o tym art. 16 ust. 1

pkt 55 ustawy o pdop (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) oraz odpowiednio art. 23

ust. 1 pkt 51 ustawy o pdof (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).

Zauważmy, że ma to swoje konsekwencje w podatku VAT – nie przysługuje prawo

do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentują-

cych koszty utrzymania zakładowych obiektów socjalnych – w części, w której koszty te

finansowane są środkami ZFŚS (art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT – Dz. U. z 2004 r. nr 54,

poz. 535 ze zm.).

Ponadto kwota dofinansowania z ZFŚS do kosztów utrzymania tych obiektów nie jest

przychodem podatkowym.

Dorota Przybyszewska

Moim zdaniem, takie rozwiązanie w sposób znaczący upraszcza rozliczenie kosztów

podróży służbowej i nie powinno być kwestionowane przez organy podatkowe. Jednostki

zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych powinny pamiętać o zamieszczeniu

stosownego zapisu w tej sprawie w dokumentacji (polityce) rachunkowości.

Przykład

Założenia

1. Pracodawcanieposiadającyrachunkuwalutowegowypłaciłpracownikowi–zajego

zgodą–zaliczkęwkwocie3.000złnapokryciekosztówzagranicznejpodróżysłuż-

bowejdoBerlina.

2. Dorozliczeniakosztówzagranicznejpodróżysłużbowejpracodawcastosujekurs

średniNBPzostatniegodniapoprzedzającegodzieńrozliczeniapodróżysłużbowej

–stosownyzapiswtejsprawieznajdujesięwdokumentacjiopisującejprzyjęte

zasadyrachunkowości.

3. Pracownikprzebywałwpodróżywdniachod7do11maja2007r.

4. Rozliczeniekosztówpodróżypracownikprzedłożyłwdniu15maja2007r.,zktórego

wynika,że:

a)kosztynocleguudokumentowanerachunkiemwyniosły380euro(limitwynosi

103euro×4noclegi=412euro),

b) 4,5diety×42euro=189euro,

c) pozostałewydatki(wtymkosztyprzejazduudokumentowanebiletami)wyniosły

200euro,

d)razemkosztywyniosły769euro.

5. Średnikurseurozdnia14maja2007r.wynosił3,7610złza1euro(tabelanr92/A/

NBP/2007).

6. Łącznekosztyzagranicznejpodróżysłużbowejwyniosły2.892,21zł(769euro×

3,7610złza1euro).

7. Jednostkaprowadziewidencjękosztównakontachzespołu4.

Dekretacja

1. KW – wypłata zaliczki na pokrycie kosztów zagranicznej

podróży służbowej:

3.000,00 zł,

-

Wn konto 10 „Kasa”,

-

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

(w analityce: Pozostałe rozrachunki – zaliczki),

2. PK – rozliczenie kosztów zagranicznej podróży

2.892,21 zł,

- Wn konto 40

„Koszty według rodzajów”

(w analityce: Pozostałe koszty),

-

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

(w analityce: Pozostałe rozrachunki – zaliczki).

3. KP – zwrot niewykorzystanej zaliczki przez pracownika do kasy

107,79 zł

-

Wn konto 10 „Kasa”,

-

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

(w analityce: Pozostałe rozrachunki – zaliczki).

Ewa Gruchot