5. Savoir-vivre a telefon
Korzystanie z telefonu w sytuacji służbowej
Czasem zdarza się, że w trakcie pracy musimy odebrać lub wykonać prywatny
telefon. Zazwyczaj nikt nam tego nie zabrania, bo całkowity zakaz używania telefonu
w pracy mógłby być uznany za niezgodny z prawem (obowiązuje bowiem zasada
wolności i ochrony tajemnicy komunikowania), jednakże są sytuacje, w których lepiej
telefon wyłączyć.
Taką sytuacją jest np. spotkanie biznesowe, zebranie z szefem lub rozmowa z
klientem. Niedopuszczalne jest odbieranie telefonu w momencie, gdy ktoś w naszym
towarzystwie wypowiada się służbowo. Najbezpieczniej jest wyłączyć dz
więk, albo w
ogóle nie zabierać ze sobą telefonu. Połączenia można odbierać tylko wtedy, gdy
faktycznie można rozmawiać, odbieranie w trakcie spotkań jest nietaktem.
Jeśli w pracy dzielimy biuro z innymi współpracownikami  powinniśmy odbierać
telefon tylko wtedy, gdy możemy rozmawiać i innym nie będzie to przeszkadzało.
Rodzaj dz
więku dzwonka również nie jest bez znaczenia  lepiej zrezygnować z
irytujących piosenek, które postawią na baczność połowę biura.
Jak kulturalnie rozmawiać przez telefon służbowy?
Aby komunikacja telefoniczna przebiegała jasno i bezkonfliktowo należy przestrzegać
pewnych zasad.
Za każdym razem, gdy podnosisz służbową słuchawkę i rozpoczynasz rozmowę,
Twój rozmówca tworzy sobie wyobrażenie Ciebie i firmy, którą reprezentujesz. To, w
jaki sposób rozmawiasz, jakich słów używasz i jak intonujesz głos, decyduje o Twoim
wizerunku zewnętrznym.
Jeśli odbierasz telefon służbowy  zawsze powinieneś się przedstawić imieniem i
nazwiskiem oraz nazwą miejsca pracy. Jeśli zaś Ty dzwonisz do kogoś  lepiej nie
zaczynaj od słów: Kto mówi? Bo prawdopodobnie uzyskasz odpowiedz
: No przecież
to Pani/Pan do mnie dzwoni! Gdy dzwonisz gdziekolwiek  powinieneś wiedzieć z
kim chcesz rozmawiać i w jakim celu wykonujesz telefon.
Najlepiej jest odbierać telefon jak najszybciej. W momencie, gdy nie możemy
rozmawiać  należy przeprosić i zaproponować oddzwonienie potem. Nigdy nie
powinniśmy prosić swojego rozmówcy o czekanie! Każda chwila spędzona przy
telefonie z drugiej strony wydaje się dłuższa kilka razy niż z Twojej perspektywy.
Istotne jest również wyczucie czasu telefonów służbowych - wykonuje się je w
godzinach urzędowania, a więc maksymalnie do godziny 17. Jeśli zaś dotyczą
ważnych spraw trzeba pamiętać, aby mimo wszystko nie wykonywać ich po 22!
Najlepiej też unikać godzin lunchowych, bo wtedy istnieje ryzyko, że osoba, do której
dzwonimy, nie będzie dostępna.
Jeśli już się dodzwonimy i rozmowa przebiegnie pomyślnie, przychodzi moment jej
zakończenia. Każdy telefon powinien być zakończony podziękowaniem za rozmowę i
pożegnaniem. Tak samo jak w przypadku przedstawiania się i podawania ręki 
obowiązują tu zasady pierwszeństwa. Pierwszeństwo zakończenia rozmowy leży po
stronie dzwoniącego, szefowi i osobom starszym.
COGITORS.pl