EdycjaDĹ‚ugichDokumentĂłw

Microsoft Word 2000

Edycja długich dokumentów

Niekiedy zachodzi koniecznoś ć przygotowania bardziej

obszernego dokumentu ni kilkustronicowe pismo, takiego jak praca

dyplomowa, ksi ka z rozdziałami, wielocz ś ciowy raport. Oprócz

samej edycji trzeba dodatkowo rozwi zać problemy organizacji takiej

pracy. Przykładowo uporz dkować wyst puj ce w niej tabele,

rysunki, sporz dzić spis treś ci itp. Program Word 2000 posiada wiele

funkcji, ułatwiaj cych przygotowanie długiego dokumentu. Jedn z

nich jest mo liwoś ć ogl dania pisma w ró nej perspektywie czyli w

widoku. Wyboru dokonuje si z menu Widok lub mał ikon z

poziomego paska przewijania w lewym, dolnym rogu ekranu.

Rodzaje widoków

Przy pracy z krótkimi, kilkustronicowymi dokumentami

najlepiej korzystać z widoku normalnego lub widoku układu strony.

Widok normalny ułatwia szybkie pisanie i edycj , pokazuje

formatowanie tekstu, ale upraszcza układ strony – nie pokazuje

nagłówków i stopek, układu kolumn w dokumencie, nie wyś wietla

rysunków w tekś cie (chyba, e w oknie dialogowym Formatuj

rysunek maj okreś lony styl otaczania jako Równo z tekstem).

Widok układu strony wyś wietla dokument z takim

rozmieszczeniem tekstu i grafiki na stronie, jakie b dzie widoczne na

kartkach papieru, po jego wydrukowaniu.

- 45 -

Microsoft Word 2000

Widok układu strony sieci Web

To nowoś ć edytora Word 2000, zast pił widok online

wyst puj cy w poprzedniej wersji programu (Word97). Jego funkcj

jest wyś wietlenie dokumentu w takiej postaci, któr ten uzyska, po

zapisaniu go w formacie strony sieci Web (np. dla umieszczenia w

Internecie). W widoku układu strony sieci Web widać tło, grafiki s

rozmieszczone tak jak wyś wietla je przegl darka sieciowa , a teksty

s zawijane dla dopasowania do rozmiarów witryny.

Powróć my do problemu edycji długich dokumentów. W menu

Widok programu Word 2000 znajduje si polecenie ułatwiaj ce

czytanie i przegl danie długiego pisma. To ikona Plan dokumentu.

Wciś ni cie tej ikony powoduje wyś wietlenie z lewej strony

ekranu dodatkowego, mniejszego okienka, w którym widać tylko

nagłówki dokumentu (tytuły rozdziałów i podrozdziałów), po prawej

nadal widać pełny tekst. Wybranie mysz dowolnego tytułu w

okienku planu dokumentu powoduje wyś wietlenie w oknie obok,

tego właś nie fragmentu pisma a kursor umieszczony jest w wybranym

nagłówku. Opcja ta umo liwia wi c szybkie i skuteczne

przemieszczanie si w dokumencie

Do pracy z długimi dokumentami najbardziej predyscynowany

jest widok Konspekt wraz ze znajduj cym si w nim zespołem ikon

umo liwiaj cych prac z dokumentem głównym.

Konspekt

Ten widok jest bardzo wygodny przy pracy z długim

dokumentem, głównie dla tego, e umo liwia prac na jego strukturze.

Na ekranie, w zale noś ci od potrzeby mo na zobaczyć cały dokument

lub tylko jego nagłówki (rozdziały, podrozdziały). Widok konspekt

wyś wietla je, oznaczaj c w ró ny sposób - takie, które zawieraj

teksty oznaczone s znakiem plus, a te które s jeszcze puste –

minusem:

Widok konspekt mo na wykorzystać zarówno do pracy z ju

istniej cym dokumentem, jak i do przygotowania go od samego

- 46 -

Microsoft Word 2000

pocz tku. Pełne wykorzystanie mo liwoś ci tej funkcji programu

zapewnia korzystanie ze stylów wbudowanych w edytor, szczególnie

tych przypisanych do nagłówków, okreś laj cych ich wzajemn

hierarchi .

Fragment listy stylów widać na

ilustracji.

Je eli

pisz cemu

nie

podobaj si formaty akapitów lub

wygl d

znaków

poszczególnych

stylów to mo e je zmienić w drodze

modyfikacji. (Wi cej na ten temat w

dalszej cz ś ci opracowania).

W widoku konspektu na

ekranie pokazuje si specjalny pasek

narz dzi,

pozwalaj cy

widzieć

dokument w postaci „zwini tej" lub

w całoś ci, przy jego pomocy mo na

równie wykonać wiele operacji na strukturze dokumentu np.

przenosić całe rozdziały, zmieniać ich rang w tekś cie itp.

Zamieszczony ni ej pasek ikon pokazuje si u góry ekranu, w miejsce

linijki i ma nast puj c postać :

Tworz c nowy dokument w widoku konspektu, tworzy si

przede wszystkim jego struktur , podaj c tytuły rozdziałów. Na

pocz tku edytor przypisuje kolejnym akapitom styl Nagłówek 1,

je eli jednak akapit ma być np. podrozdziałem to nale y

wskazać jego właś ciwe poło enie ikon „Obni ” .

Ikona „ Podwy sz poziom” działa odwrotnie. Istnieje te

mo liwoś ć pisania w poszczególnych podpunktach zwykłej

treś ci dokumentu. Takie przyporz dkowanie akapitowi

nadaje przycisk „Obni do tekstu podstawowego” -

wygodniej jednak edycj tekstu realizować w innym

widoku np. układu strony, bardziej do tego celu przystosowanym.

- 47 -

Microsoft Word 2000

Przy pomocy kolejnych ikon z paska narz dzi mo na spowodować

przemieszczenie si zaznaczonego nagłówka (wraz z cał zawartoś ci )

o pozycj wy ej lub ni ej. Rozdziały mo na te przesun ć przy

pomocy myszy „ci gn c” za znaczek umieszczony obok ka dego

nagłówka. Tego rodzaju czynnoś ci lepiej wykonywać bez

wyś wietlanej zawartoś ci rozdziału.

Ikona ze znakiem minus - „zwija” treś ć nagłówków (taki

nagłówek jest wówczas podkreś lony cienk lini ) a ikona

z plusem - „rozwija”.

Pasek narz dzi konspektu pozwala widzieć nagłówki

dokumentu do takiego poziomu, jakiego yczy sobie u ytkownik.

Mo e on wskazać odpowiedni ich liczb (poziomów) na przycisku

ikony lub wszystkie, cały tekst podstawowy lub tylko pierwszy wiersz

z ka dego akapitu.

Ostatnia ikona paska narz dzi w widoku konspektu wywołuje prac z

dokumentem głównym.

Dokument główny

Je eli rozmiar przygotowywanej pracy powoduje koniecznoś ć

rozdzielenia jej pomi dzy kilka osób i dokument b dzie si składał z

odr bnych plików, nale y skorzystać z mo liwoś ci tworzenia przez

edytor tzw. dokumentu głównego, dzi ki któremu mo na scalić

wszystkie elementy opracowania w jedn całoś ć a jednocześ nie

operować mniejszymi, łatwiejszymi w obsłudze dokumentami

podrz dnymi. Dokument główny pozwala mi dzy innymi na

utworzenie indeksu haseł czy te spis treś ci, bez koniecznoś ci

otwierania ka dego z dokumentów podrz dnych. Oczywiś cie, je eli

jest taka potrzeba, mo na dokument podrz dny otworzyć i edytować a

tak e wydrukować .

W widoku konspektu wyś wietlane s (obok konspektowych),

specjalne ikony przeznaczone do pracy

wieloma

plikami

tworz cymi

dokument główny. Pozwalaj one na

„rozwijanie” i „zwijanie” zawartoś ci dokumentów podrz dnych, tak e

- 48 -

Microsoft Word 2000

na ich tworzenie lub wł czanie w postaci gotowych plików do

dokumentu głównego. W zale noś ci od koncepcji całej pracy,

dokumenty podrz dne mog być te rozdzielane lub scalane.

Podczas

doł czania

plików edytor zapami tuje ich

nazwy i poło enie na dysku a w

widoku struktury dokumentu

głównego.

wyś wietla

ich

cie ki dost pu.

Umieszczanie przypisów i odsyłaczy

Dla wyjaś nienia pewnych trudnych terminów u ytych w

dokumencie czy wskazania ródła cytowanego tekstu stosuje si

przypisy. Przypis składa si z numeru odsyłacza i z tekstu

objaś niaj cego. Tworzenie przypisu rozpoczyna ustawienie kursora za

tym wyrazem, który ma być zaopatrzony w znak odsyłacza. Nale y

nast pnie wybrać z menu Wstaw | Przypis... i w okienku dialogowym

wybrać jakiego typu przypis ma być utworzony oraz jak ma być

oznaczony.

Edytor

Word

tworzy przypisy dolne i

przypisy

ko cowe.

Przypis

dolny,

jak

widać

obok,

umieszczany

jest

dołu strony lub u dołu

kolumny,

której

znajduje si odsyłacz a

mo e

być

umieszczony

bezpoś rednio pod tekstem, gdy strona nie jest zapełniona - to zale y

- 49 -

Microsoft Word 2000

od opcji wybranych w oknie dialogowym. Przypisy ko cowe znajd

si na ko cu dokumentu lub

na ko cu sekcji. Nie b dzie

problemu,

je eli

pisz cy

zmieni

zdanie.

Zamiana

przypisów

dolnych

ko cowe i na odwrót to

wybór Opcje i nast pnie

Konwertuj z kolejnego okna

dialogowego.

Oznaczanie przypisów

tak e mo e być ró ne. Mog

one

być

numerowane

automatycznie

lub

odsyłacz mo e być symbolem.

Istotn zalet numerowania automatycznego jest to,

pilnowanie kolejnoś ci odsyłaczy przejmuje program. Reaguje na

ka d zmian - przeniesienie, dodanie lub usuni cie przypisu jest

rejestrowane i nast puje automatyczne przenumerowanie odnoś ników

tak, aby kolejnoś ć była poprawna. Wybór rodzaju numeracji

automatycznej nale y natomiast do u ytkownika, nie musz to być

wcale cyfry arabskie np. dla przypisów ko cowych Word 2000 stosuje

oznaczenia - i, ii, iii...

Zdarza

si ,

pisz cy

woli

stosować

symboliczne

(niestandardowe) oznaczenia dla przypisów, sam musi wtedy

decydować , jakie znaki np. z czcionki Symbol wybrać dla kolejnych

przypisów.

Po zamkni ciu okna dialogowego edytor wyś wietla specjalne

okno przypisu (w widoku normalnym) lub przenosi kursor na dół

strony (w widoku układu strony) i nale y wpisać właś ciw treś ć

przypisu.

Okno przypisów mo na pó niej wywołać poprzez menu

Widok | Przypisy aby przejrzeć lub poprawić ich treś ć . Lini

oddzielaj c przypisy od tekstu dokumentu tzw. separator, te mo na

- 50 -

Microsoft Word 2000

zmienić ale tylko w widoku normalnym, tak e poprzez polecenia

Widok | Przypisy. Cofni cie takiej zmiany separatora to przyciś ni cie

opcji Zresetuj.

Cały przypis usuwa si , kasuj c tylko znak odsyłacza

(klawiszem Delete lub Backspace), usuwanie samej treś ci przypisu nie

jest skuteczne, gdy pozostanie pusty akapit.

W długich dokumentach mo e zaistnieć potrzeba ponownego

odwołania si do tego samego przypisu np. ródła cytatów. Polecenie

z menu Wstaw | Odsyłacz wywołuje okno dialogowe, które to

umo liwia. Trzeba wybrać w nim typ odsyłacza i dalej wskazać

konkretnie o jak pozycj chodzi.

Cz sto potrzebne s w dokumencie odsyłacze do konkretnego

miejsca w tekś cie, które u ytkownikowi trudno samodzielnie okreś lić

np. " Patrz: Tabela 1 str. 29". To samo okno dialogowe Odsyłacz

(ilustracja na nast pnej stronie) pozwala na kolejne wprowadzanie

tekstów i pozycji z listy dialogowej do treś ci odsyłacza.

Odsyłacze mo na stosować tylko w tekś cie, w którym podpisy

pod tabelami, rysunkami itp. obiektami były wprowadzane poprzez

polecenia edytora Wstaw | Podpis. Odsyłacze mog si równie

- 51 -

Microsoft Word 2000

odnosić do nagłówków sformatowanych za pomoc wbudowanych

stylów.

Po czynnoś ciach zmieniaj cych np. kolejnoś ć czy zawartoś ć

dokumentu, odsyłacze mo na zaktualizować - wszystkie poprzez

Edycja | Zaznacz wszystko i wciś ni cie klawisza F9 lub poprzez

indywidualne zaznaczenie odsyłacza i tak e przyciś ni cie klawisza

F9.

Tworzenie spisu tre ci

Spis treś ci wypisuje nagłówki w kolejnoś ci ich wyst powania

w piś mie i numery stron, na których wyst puj . Zwykle umieszcza si

go na pocz tku dokumentu.

Nie ma problemów z utworzeniem spisu treś ci, je eli do

pisania nagłówków były stosowane odpowiednie style edytora -

Nagłówek 1, Nagłówek 2, Nagłówek 3.

Pierwsz czynnoś ci powinno być ustawienie kursora

tekstowego w tym miejscu dokumentu, gdzie ma być umieszczony

spis treś ci a nast pnie wybranie z menu polecenia Wstaw | Indeks i

spisy... Na karcie Spis tre ci mo na wybrać jego format graficzny,

wł czyć do spisu numery stron i wskazać znaki wiod ce, które je maj

poprzedzać .

- 52 -

Microsoft Word 2000

Zestawienie spisu treś ci dla dokumentu, w którym

zastosowano inne style dla nagłówków ni wbudowane tak e jest

mo liwe, ale wymaga pewnych dodatkowych czynnoś ci w

omawianym oknie dialogowym. Przycisk Opcje, który si tam

znajduje pozwala przejś ć do listy wyst puj cych w dokumencie

stylów nagłówków, tak e tych zdefiniowanych przez u ytkownika, po

to aby wskazać , który z nich ma mieć najwy szy poziom, który

odpowiednio ni szy czyli aby ustalić hierarchi własnych stylów.

- 53 -

Microsoft Word 2000

Natomiast

numery

poziomów

spisu

treś ci,

odpowiadaj ce

wbudowanym stylom nagłówków edytora, których nie wykorzystano

w dokumencie, nale y z okienek Poziom spisu tre ci usun ć .

Tworzenie

spisu

treś ci

powinno

być

poprzedzone

ewentualnym utworzeniem indeksu haseł, bibliografii, czy te wykazu

ilustracji, po to, aby numery stron, na których si znajd , zostały w

przygotowywanym spisie uwzgl dnione. Tworzy si je analogicznie

jak w omówionym wy ej procesie tworzenia spisu treś ci. Na przykład,

aby utworzyć spis rysunków, tabel czy równa , nale y ustawić kursor

w wybranym miejscu dokumentu i wywołać omówione wcześ niej

okno dialogowe Indeks i spisy, wybrać kart Spis ilustracji i w niej

zaznaczyć takie cechy spisu, jakie uzna si za odpowiednie.

Warunkiem koniecznym dla tworzenia spisów przez edytor

jest stosowanie polece z menu programu Word, dla wstawiania

etykiet pod rysunkami czy tabelami (Wstaw | Podpis).

Zadanie 7

W programie Word 2000 wczyta z dyskietki plik o nazwie Konspekt

rozdziału.doc z katalogu ZADANIA. Zawarto pliku jest wy wietlona

w postaci „zwini tej”- z wy wietleniem tylko tytułów nagłówków i

pierwszego wiersza w ka dym z nich. Zobaczy jakie skutki dla

wy wietlania zawarto ci dokumentu przynosi posługiwanie si

ikonami z paska narz dzi Widoku konspektu. Przykładowo, zmieni

wybrany nagłówek rozdziału (nagłówek 1) w podrozdział (nagłówek

2), przesun

wybrany rozdział na koniec pracy, dopisa krótki tekst

(jako tekst podstawowy) do wybranego pustego rozdziału itd.

Wybra z menu Widok opcj wy wietlania plan dokumentu i

spróbowa przy pomocy okienka nawigacyjnego szybko przemieszcza

si do wybranych miejsc w dokumencie.

Zadanie 8

Dokument Konspekt rozdziału.doc wy wietli w edytorze Word w

widoku Układu strony. W tre ci wst pu wstawi dwa przypisy dolne,

numerowane automatycznie z obja nieniem u ytych tam nazw (np.

WWW i Internet). Po zredagowaniu przypisów przekonwertować je w

- 54 -

Microsoft Word 2000

przypisy ko cowe tego dokumentu. Na ko cu tekstu umieszczonego we

wst pie wstawi odsyłacz o nast puj cej tre ci „Patrz rozdział Sieć

WWW a edytor tekstów str. 3” Tytuł rozdziału i numer strony

wprowadza kolejno poprzez odpowiedni wybór z listy w oknie

dialogowym Odsyłacz. Zapami ta plik z wprowadzonymi tam

zmianami.

Zadanie 9

Na pocz tku dokumentu Konspekt rozdziału.doc utworzy przy

pomocy edytora Spis treś ci. Wybrany format dla spisu powinien

pokazywa numery stron ze znakami wiod cymi. Zapami ta now

posta pliku.

O stylach i ich modyfikacji

Edytor tekstów Word 2000 posiada zestaw stylów odpowiedni

dla rozmaitego typu dokumentów. Styl to pewien zespół cech wygl du

tekstu, okreś lony wspóln nazw . Style dost pne w dokumencie i

formaty przez nie stosowane zale od szablonu, na którym bazuje

dokument. Zwykle jest to Normalny szablon dokumentu. Przykłady

szablonów

mo na

obejrzeć

podgl dzie w oknie dialogowym

Galeria

stylów

widocznym

wybraniu polece Format | Motyw.

List stylów u ytych w danym

dokumencie

mo na

obejrzeć

klikni ciu myszk w okienku stylu, w

pasku

narz dzi

góry

ekranu.

Przykład takiej listy widać obok.

Style okreś laj typ i rozmiar czcionki,

odst py mi dzy wierszami tekstu i

akapitami, wyrównywanie tekstu, kraw dzie itd. Niektóre style s

- 55 -

Microsoft Word 2000

automatycznie dobierane przez program dla zrealizowania pewnych

polece u ytkownika. Na przykład wstawienie podpisu pod tabel

(Wstaw | Podpis) automatycznie spowoduje zastosowanie stylu

Podpis. Dla wpisania tekstu nagłówka strony edytor wykorzysta styl

Nagłówek strony. Stosowanie stylów bardzo upraszcza formatowanie

dokumentu, daje te pewne dodatkowe korzyś ci. Na przykład

u ywanie

gotowych,

wbudowanych

stylów

dla

nagłówków

(rozdziałów) czy podpisów pod rysunkami gwarantuje szybkie i

poprawne utworzenie spisu treś ci i wykazu ilustracji.

Aby sformatować wybrany (zaznaczony) fragment pisma

stylem wbudowanym, nale y rozwin ć list stylów na pasku narz dzi

i wybrać myszk nazw tego, który ma być zastosowany. Pojedynczy

akapit nie musi być zaznaczany, wystarczy, e jest w nim ustawiony

kursor. Bardziej precyzyjnie zmian stylu mo na przeprowadzić w

oknie

dialogowym

Styl, które wywołuje

ci g polece Format

Styl...

Oprócz

podgl du akapitu i

znaków stosowanych

przez dany styl, widać tam tak e dokładny opis jego formatów.

Modyfikacja stylu, to zmiana jego niektórych cech, przy nie

zmienionej nazwie. Modyfikacj najlepiej przeprowadzić u ywaj c

przykładowego tekstu, napisanego stylem, który ma ulec zmianie. Po

zaznaczeniu

tego

fragmentu, zmienić

jego

formaty

inne, przy pomocy

menu Format lub

posługuj c

paskiem

narz dzi.

Nast pnie

dwukrotnie klikn ć

myszk w oknie stylów u góry ekranu, gdzie wyś wietlona jest nazwa

modyfikowanego stylu, przycisn ć klawisz Enter i w oknie

- 56 -

Microsoft Word 2000

Modyfikuj styl wybrać aktualizacj stylu i zdecydować czy pozostałe

akapity napisane we wcześ niejszej postaci stylu maj te być

automatycznie zmienione. Opcj Ponowne zastosowanie formatu

stylu mo na wykorzystać do cofni cia zmiany.

Modyfikacj stylów, nawet kilku, mo na łatwo przeprowadzić

w oknie dialogowym - menu Format | Styl i przycisk Modyfikuj.

Wywołane w ten sposób okno Modyfikuj styl zawiera z kolei

przycisk Format, który daje mo liwoś ć

zmiany wybranego w danym stylu formatu -

akapitu,

czcionki,

ramki

in.

wprowadzeniu poprawek przycisn ć trzeba

OK.

ewentualnie

przyst pić

modyfikowania innego stylu, - zako czenie

całej pracy to wciś ni cie przycisku Zamknij.

Trzeba pami tać , e zmodyfikowane

cechy stylu zostan przeniesione na wszystkie akapity dokumentu

wcześ niej w tym stylu napisane. Je eli modyfikacji ulega. styl

standardowy, na którym bazuj inne style dokumentu, mi dzy innymi

takie jak "Tekst przypisu" czy "Nagłówek strony", to mo e si

zdarzyć , e i ich cechy zostan analogicznie zmienione, czego

u ytkownik raczej si nie spodziewa, gdy np. wybiera. inn czcionk

dla tego stylu.

Bior c pod uwag te problemy, bezpieczniej jest tworzyć nowe

style o unikalnej nazwie, które mog bazować na stylach ju

istniej cych.

Nowy styl mo na utworzyć , nadaj c zaznaczonemu w tekś cie

akapitowi nowe cechy formatów. Po klikni ciu myszk w oknie stylu

na standardowym pasku narz dzi, nale y wpisać tam now nazw dla

tak definiowanego stylu np. Mój styl 1. Nowy styl utworzony przez

u ytkownika pojawi si na liś cie stylów programu (jak na ilustracji

wcześ niej). Nazwy stylów w dokumencie nie mog si powtarzać .

- 57 -

Microsoft Word 2000

Do tworzenia nowego stylu mo na te wykorzystać okno

dialogowe Nowy styl. Wywołuje si je poleceniami menu Format |

Styl, przycisk Nowy i wygodnie, korzystaj c z opisu, podgl du i

przycisku "Format" zdefiniować i nazwać nowy styl.

To samo polecenie Format | Styl daje mo liwoś ć usuni cia

stylu, który wska e si na liś cie stylów w oknie dialogowym.

Wystarczy wcisn ć przycisk Usu .

Wszystkie akapity w piś mie, które były sformatowane

usuni tym stylem, b d miały wówczas automatycznie nadany styl

standardowy.

Nale y jeszcze wspomnieć o mo liwoś ci tworzenia stylów

tylko dla znaków. Styl znaków mo e uwzgl dniać wszystkie atrybuty,

które nadaje si znakom poprzez polecenie Format | Czcionka - to

znaczy rozmiar i typ czcionki, pogrubienie, indeksy i inne.

Nazw stylu znaków wpisuje si w polu stylu na

standardowym pasku narz dzi u góry ekranu, po zaznaczeniu kilku

znaków i nadaniu im po danego wygl du. W oknie stylów ta nazwa

jest wyś wietlana wś ród nazw stylów akapitów i mo na taki styl

nadawać dowolnej grupie wyrazów. Oczywiś cie tak mo liwoś ć

stwarza te wspomniane wy ej okno dialogowe Nowy styl, w którym

nale y jako typ stylu wybrać Znak i oczywiś cie okreś lić nazw i

cechy nowoutworzonego stylu znaków.

Na koniec warto podkreś lić , e u ytkownik bazuj c podczas

tworzenia dokumentu na konkretnym szablonie, ma w zasadzie do

dyspozycji wszystkie style potrzebne do sformatowania pisma danego

typu. Stosuj c je łatwiej zachować jednolity wygl d długiego

dokumentu, gdy pracuje przy nim kilka osób.

- 58 -