Zdzisława Anna Koz
min
Standardy korespondencji
 jak korespondować na wysokim poziomie treści i formy
(vademecum + wzory + ćwiczenia)
Zawieranie umów.
Skrypt opracowany w ramach działalności
Instytut Europejski

Studium Prawa Europejskiego
w Warszawie
ul. Prosta 2/14 lok. 204
00-850 Warszawa
tel./fax: [phone]
www.uniaeuropejska.net.pl e-mail: [e-mail]
Copyright by
Instytut Europejski
2
SPIS TREÅšCI
I. Kluczowe zasady tworzenia korespondencji 4
1. Wiadomości wstępne 4
2. Zasady sporzÄ…dzania poprawnych pism 4
3. Układ pisma i jego elementy 5
4. Formułowanie treści pisma 9
5. Adresowanie kopert, blankiety korespondencyjne 14
6. Używanie skrótów, skrótowców, klauzul tajności 19
II. Korespondencja w firmie 20
1. Pisma informacyjne i przekonywujÄ…ce 20
2. Pisma przewodnie 27
3. Pełnomocnictwa 29
4. Protokoły, sprawozdania, notatki służbowe, Memo 32
5. Zawiadomienia i zaproszenia 39
6. Listy na różne okazje 42
7. Korespondencja dyplomatyczna 48
8. Wewnętrzne akty normatywne 49
9. Korespondencja handlowa 51
III. Zawieranie umów 56
1. Definicja umowy i jej formy 56
2. Umowy o pracÄ™ regulowane kodeksem pracy 57
3. Umowy o pracÄ™ regulowane kodeksem cywilnym 62
4. Inne istotne umowy regulowane przez kodeks cywilny 63
IV. Podsumowanie 68
Bibliografia 69
3
I. Kluczowe zasady tworzenia korespondencji
1. Wiadomości wstępne
Słowo korespondencja pochodzi od wyrazu łacińskiego correspondentio, czyli pisanie
listów i odpowiadanie na nie. Stąd też przez korespondencję rozumiemy zarówno czynności
związane ze sporządzaniem pism, wymianą myśli i ustalania bądz
uzgadniania stanowisk.
Korespondencja biurowa jest ważną i nie odłączną częścią pracy biurowej. Szczególne zna-
czenie ma korespondencja w działalności zakładów pracy. Zadania postawione przed nimi
wymagają bowiem albo stałych, albo doraz
nych kontaktów, nawiązywanych najczęściej
w formie wymiany pism. Prowadzą różnorodną korespondencję z osobami fizycznymi oraz
jednostkami organizacyjnymi. Każde pismo reprezentuje nadawcę na zewnątrz i jest jego wi-
zytówką. Umiejętność prawidłowego opracowywania pism zapewnia między innymi należyte
funkcjonowanie aparatu państwowego i gospodarczego.
2. Zasady sporzÄ…dzania poprawnych pism
Umiejętność pisania była ważna już przed kilkoma tysiącami lat, a dzisiaj, w dobie
cywilizacji nazwanej informacyjną, jest bezcenna. Dziś umiejętność poprawnych pism polega
na skuteczności oddziaływania na adresata, co ma wielkie znaczenie dla osiągnięcia sukcesu.
Skuteczne pisanie ma trzy aspekty:
- aspekt ludzki (autor  czytelnicy),
- aspekt merytoryczny (cel autora, treść tekstu, forma tekstu),
- aspekt sytuacyjny (okoliczności, kontekst).
We współczesnym życiu gospodarczym i społecznym ogromna większość czytelników to
ludzie zapracowani, a na dodatek zasypywani lawiną rozmaitych listów, sprawozdań, rapor-
tów, próśb i wniosków. Bezbłędnie i przejrzyście przygotowana korespondencja przekazuje
informację dla odbiorcy, że nasza firma jest solidna a jej pracownicy to prawdziwi profesjo-
naliści. Przedmiotem korespondencji są: zapytania, wyjaśnienia, informacje, decyzje powodu-
jące niejednokrotnie powstawanie praw i obowiązków.
W biurach występuje masowa wymiana pism. Na całość składa się wiele ich rodzajów:
informacyjne, przekonywujące, przewodnie, grzecznościowe itp. Korespondencję należy re-
4
dagować w stylu urzędowym, którego główne cechy to rzeczowość, oficjalność, zwięzłość,
przejrzystość, fachowość.
Co te cechy oznaczajÄ… w praktyce?
Używając stylu urzędowego należy być bardzo precyzyjnym, nie rozwijać pobocznych wąt-
ków sprawy, ale skupić się wyłącznie na jej meritum. Należy używać przejrzystych nie skom-
plikowanych zdań pojedynczych, stosować jednoznaczne słownictwo, ograniczyć udział
pierwiastków emocjonalnych oraz stosować słownictwo specjalistyczne. W celu stworzenia
przejrzystej i prostej prezentacji treści należy zastosować formy wyliczeń i wypunktowań.
Należy także pamiętać o użyciu zwrotów grzecznościowych oraz utrzymaniu uprzejmego
tonu całej wypowiedzi. Wyznacznikami stylu urzędowego jest także: stosowanie strony bier-
nej, posługiwanie się formami nieosobowymi czasowników oraz powszechnie znanymi skró-
tami i skrótowcami.
3. Układ pisma i jego elementy
Układ graficzny pism jest ujednolicony, gdyż tę sprawę regulują:
- Polska norma,
- Instrukcje kancelaryjne,
- Kodeks postępowania administracyjnego.
Pisma mogą być sporządzane albo na blankiecie korespondencyjnym, albo też na papierze
maszynowym. Blankiet korespondencyjny, zwany także  papierem firmowym czy  blankie-
tem firmowym , ma bardzo duży wpływ na kształtowanie wizerunku firmy. Pisma kierowane
do różnych kontrahentów, także potencjalnych odbiorców, wpływają na kształtowanie opinii
o nadawcy korespondencji. List jest nie tylko środkiem porozumiewania, ale także wywiera-
nia wrażenia na adresacie. List lub pismo zawsze ma charakter dokumentu. Możemy też spo-
rządzić na papierze bez nadruku. Papier powinien być formatu A4 (210x297mm) w układzie
pionowym lub A5 (210x148.5mm) w układzie poziomym. Należy zachować marginesy wg
wymiarów: lewy  2,5  3, prawy  1  1,5 górny 1,5  2, dolny 2 -3, tak aby można było
dokument bez problemu wpiąć do segregatora.
5
Pole nagłówkowe (oznaczenie nadawcy)
Nagłówek, w którym zapisujemy nazwę, adres, nr telefonu i faksu nadawcy umieszcza się
bezpośrednio przy lewym i pod górnym marginesem w kształcie prostokąta z pojedynczymi
odstępami pomiędzy wierszami, gdy piszemy na papierze bez nadruku.
Blankiet firmowy zawiera w nagłówku nadruk dotyczący informacji o nadawcy. Może być
bardziej rozwinięty, np. numery REGON, NIP, konto bankowe, telefon, faks itp.
Blankiet reklamowy może zawierać informacje o szczególnych osiągnięciach w dziedzinie
przedmiotu swojej działalności.
Przykład
Serwis komputerowy  Myszka BILFINGER BERGER
ul. Chodkiewicza 24 BUDOWNICTWO S.A.
03-733 Warszawa ul. Francuska 54
tel./fax. [phone] Warszawa
tel/fax Centrala + 48 22 26 34 521
Pole adresowe (odbiorcy pisma)
Nazwę odbiorcy pisma (adresata) umieszczamy po prawej stronie (dwa odstępy poniżej daty)
w kształcie prostokąta z pojedynczymi odstępami pomiędzy wierszami. Dane te wpisuje się
w mianowniku. Po imieniu i nazwisku lub nazwie przedsiębiorstwa należy zrobić podwójną
interlinię, a następnie piszemy nazwę ulicy, nr domu, kod pocztowy i miejscowość.
Przykład
Pan Szanowny Pan
mgr Adam Kowalski inż. Bartosz Golus
Prezes Spółki z.o.o. BUDREX
ul. Kwiatowa 24
30-052 Kraków ul. Wesoła 20
40- 305 Katowice
UrzÄ…d Miasta Pani
Wydział Geodezji Renata Śliwińska
ul. Długa 32 ul. Kilińskiego 40
6
03-730 Warszawa 42-207 Częstochowa
Pole wpływu
Pole wpływu  miejsce na pieczątkę wpływu oraz adnotacje dotyczące obiegu i formy zała-
twienia, zlokalizowane po lewej stronie dokumentu, na wysokości danych adresata. Pieczęć
wpływu zawiera: datę otrzymania pisma i adnotacje, do której komórki organizacyjnej skie-
rowano do merytorycznego załatwienia sprawy. Przeglądając korespondencję kierownik (dy-
rektor) decyduje, jaką jej część załatwia sam, a jaką przydziela do załatwienia właściwym
wydziałom bądz
stanowiskom pracy. Po przejrzeniu korespondencji, w polu wpływu umiesz-
cza dyspozycje zwaną dekretacją, która ustala sposób i termin załatwienia sprawy, aprobaty
załatwienia oraz kto podpisuje czystopis.
Do przekazywania dyspozycji stosuje się następujące typowe skróty:
-  m.a.  moja aprobata, oznacza że wydający dyspozycję zachowuje dla siebie ostateczny
sposób załatwienia,
-  p.m.  proszę mówić, oznacza że otrzymujący wpływ powinien w tej sprawie omówić
z wydającym dyspozycję sposób załatwienia przed przystąpieniem do załatwienia sprawy,
-  p.r.  proszę referować, oznacza że otrzymujący wpływ po przygotowaniu projektu zała-
twienia powinien omówić go z wydającym dyspozycję,
-  m.p.  mój podpis, oznacza że wydający dyspozycję zastrzega sobie prawo podpisania
czystopisu załatwienia pisma,
-  a/a  ad akta, oznacza że pismo należy dołączyć do akt sprawy.
Pole znaków powoławczych
Data pisma i jego znak (nr ewidencyjny) identyfikuje pismo. W tym polu umieszcza siÄ™ in-
formacje dotyczące daty i znaku pisma, które sporządzamy i pisma, na które udzielamy od-
powiedzi np.:
Pismo z dnia Wasz znak Nasz znak Data
12.11.2010 US- PD-3/10 PKS-DK-18/10 15.11.2010
lub datÄ™ piszemy : 2010  11  12 2010  11 - 15
Znak pisma oznacza symbol: jednostki organizacyjnej (PKS, US), komórki organizacyjnej
(DK, PD), numer kolejnej sprawy (18,3), końcówkę roku (10). Numer kolejnej sprawy zależy
7
od przyjętego systemu kancelaryjnego. Może być kolejny nr dziennika korespondencyjnego
w systemie dziennikowym lub nr spisu spraw w systemie bezdziennikowym.
Pisanie daty
Zgodnie z PolskÄ… NormÄ… PN-90N-01204, regulujÄ…cÄ… numeryczne zapisywanie dat i czasu,
data zapisywana jest następująco: rok, miesiąc, dzień. Jej poszczególne elementy mogą być
oddzielanie znakiem graficznym Å‚Ä…czÄ…cym lub dzielÄ…cym wyrazy, np.: 2010-11-18. DatÄ™ tÄ™
można zapisywać także w następujący sposób:  18 listopada 2010 . Nie wolno wtedy jednak
skracać nazwy miesiąca. Miejsce i datę sporządzenia pisma umieszczamy bezpośrednio pod
górnym marginesem po prawej stronie pisma, gdy piszemy na papierze bez nadruku. Dane te
powinny być umieszczone w jednej linii.
Rozpoczynanie pism
Obecnie jest zwyczaj rozpoczynania pism służbowych od zwrotów grzecznościowych typu
 Szanowny Panie ,  Szanowna Pani czy też  Szanowni Państwo . Coraz częściej wprowa-
dza się tego typu zwroty do korespondencji biurowej, uzupełniając je dodatkowo: tytułami
czy stanowiskami, np.  Szanowna Pani Dyrektor,  Szanowny Panie Prezesie . Nie należy
w zwrocie grzecznościowym wymieniać nazwiska, np. Szanowny Panie Dyrektorze Kowal-
ski. Po zwrocie grzecznościowym rozpoczynającym list można, ale nie trzeba postawić prze-
cinek. Jeśli go postawimy to musimy pamiętać o tym, aby treść pisma po tym zwrocie rozpo-
cząć małą literą. Może ten zwrot grzecznościowy zostawić też bez żadnego znaku interpunk-
cyjnego  wtedy treść pisma rozpoczniemy dużą literą.
Sprawa
Celem tej części pisma jest bardzo krótkie określenie jego treści tak, aby przy przeglądaniu
korespondencji nie zachodziła konieczność odczytywania całego długiego pisma. W krótkich
pismach pomija się z reguły ten element. Nazwanie przedmiotu sprawy umieszcza się trzy
linie poniżej pola adresata lub po zwrocie grzecznościowym rozpoczynającym list. Przy le-
wym marginesie zapisujemy  sprawa , zawsze w pierwszym przypadku.
Przykład
Sprawa: dokumentacja handlowa
Sprawa: reklamacja
Sprawa: sprostowanie świadectwa
8
4. Formułowanie treści pisma
W myśl zasady, że  dobry list to krótki list korespondencja powinna być zwięzła, uprzejma
i powinna zawierać konkretne informacje. Każdą myśl należy ujmować w odrębnym akapicie,
między którymi powinien istnieć logiczny związek. Sprawy najważniejsze zapisywane są na
początku. Uprzejmość w listach to elegancja stylistyczna i ortograficzna, poprawność wypo-
wiedzi oraz estetyczny wygląd pisma. Sposób formułowania treści musi być dostosowany do
rodzaju sprawy. Zależy on także od stosunków, jakie łączą nadawcę i adresata listu. Coraz
częściej pojawiają się w polskiej korespondencji pisma, których głównym celem jest tworze-
nie przyjaznych stosunków między jego odbiorcą a nadawcą. Do takiego rodzaju pism zalicza
się przede wszystkim, listy z życzeniami świątecznymi czy noworocznymi, z okazji jubile-
uszu, gratulacje itp. Korespondencja taka występuje także między pracodawcą a pracowni-
kiem. Jej przykładem może być list od pracodawcy dla pracownika z gratulacjami z okazji
ślubu, podwyższenia kwalifikacji zawodowych itp.
Sporządzenie korespondencji powinno opierać się na zasadach, z których najważniejsze
to:
- nie wolno dopuścić do popełnienia błędu w nazwisku lub w nazwie firmy adresata,
- pierwszy list, jaki wysłany jest do potencjalnego kontrahenta powinien być wyjątkowo krót-
ki, rzeczowy i konkretny. Wskazane jest, po krótkim przedstawieniu własnej firmy, podanie
informacji o tym, skąd posiadamy wiedzę o istnieniu firmy, do której wysyłamy pismo,
- w piśmie muszą być wszystkie informacje, niezbędne do prawidłowego zrozumienia treści,
a także informacje umożliwiające kontakt (np. telefon),
- przed wysłaniem, list powinien być ponownie przeczytany i to tak, jakby od czytywał go
odbiorca pisma. Przy czytaniu należy zastanowić się, czy adresat będzie odbierał treść listu
zgodnie z naszymi intencjami.
W zależności od tego, jakiej sprawy pismo dotyczy, może być krótkie  kilkuzdaniowe lub
długie. Zdania powinny być krótkie, język zrozumiały dla każdego. Listy dłuższe muszą być
pisane tak, aby posiadały logiczną, przejrzystą strukturę. Zapewnić tę strukturę można po-
przez wyodrębnienie części pisma.
Typowe części pisma:
- wprowadzenie,
- przedstawienie zagadnienia,
9
- uzasadnienie,
- wnioski.
Nie oznacza to, że każde pismo musi zawierać te cztery wyodrębnione elementy. Szczególnie
czwarty z wymienionych elementów - wnioski łączony jest często z częścią dotyczącą uza-
sadnienia. Te połączone części nazywa się często podsumowaniem. W sprawach służbowych
wypada się ograniczyć do precyzyjnego przekazu informacji.
Listy w interesach nie powinny być pisane odręcznie. List odręczny wygląda całkowicie nie-
profesjonalnie. Jeżeli to tylko możliwe, listy powinno się adresować do konkretnej osoby
wymienionej z imienia i nazwiska, gdyż zwiększa to szanse na odpowiedz
. Rzeczywistość
jednak weryfikuje powszechnie przyjęte zasady. Dlatego redagowanie pism wymaga od nas
staranności i dbałości o szczegóły. W listach urzędowych jak i firmowych często spotyka się
podstawowe błędy jak: przenoszenie wyrazów, umieszczanie danych nadawcy w błędnym
miejscu, skracanie nazwy adresata. Ponadto należy ustalić wewnętrzne zasady formatowania
dokumentów i konsekwentnie je stosować.
Przy ich ustalaniu należy kierować się konsekwencją i estetyką:
" unikać używania różnych stylów czcionki i stosowania kilku krojów na raz,
" używania czcionki mniejszej niż dziewięciopunktowa,
" wybrać jeden styl dla wszystkich tytułów, podtytułów i śródtytułów,
" dzielić tekst na akapity,
" stosować jeden styl dla podkreślenia najważniejszych wiadomości np. pogrubienie,
" zadbać o światło w dokumencie, nie może on być za bardzo przeładowany tekstem.
Na koniec dokonać korekty tekstu pod względem: merytorycznym, stylistycznym, ortogra-
ficznym, gramatycznym i interpunkcyjnym. Należy więc dostosować się do stylu odbiorcy
i do celu listu. Od autora listu wymagane jest takie potraktowanie odbiorcy, by czuł się wy-
różniony, zadowolony i usatysfakcjonowany. Listy powinny mieć pozytywny wydz
więk, wo-
bec czego staramy się unikać tonacji negatywnej. Każdy list powinien reklamować firmę po-
przez wysoką jakość listu.
10
Przenoszenie treści na drugą stronę
Listy urzędowe sporządza się jednostronnie. Jeżeli treść pisma jest na tyle obszerna, że nie
można jej zmieścić na jednej stronie, to w prawej części dolnego marginesu, stawia się znak
przeniesienia : ./.. (lub słowo -verte- ).
Jeżeli do przeniesienia na drugą stronę pozostaje jedynie jedno lub dwa krótkie zdania, to
należy ponownie rozważyć możliwość rozmieszczenia tekstu w taki sposób, aby zmieścił się
na jednej stronie. W przypadku dłuższej korespondencji (kilkustronicowej) pisze się jedno-
stronnie i numeruje strony. Na odwrocie dopuszcza się jedynie umieszczenie tzw. elementów
dodatkowych, do których zalicza się: załączniki i rozdzielnik. Rozdzielnik może mieć postać
słów: do wiadomości, kopie otrzymują.
Akapit
Treść pisma powinna być ujęta w akapity. Akapit to odstęp, który wyróżnia każdą nową myśl,
dokonuje się poprzez zastosowanie układu blokowego pisma lub układu a linea czyli z wcię-
ciem. Układ z wcięciem powinien być stosowany obowiązkowo w pismach do osób fizycz-
nych, niezależnie od nadawcy. W układzie a linea pierwsze znaki ustępów pisane są w odle-
głości od dwóch do pięciu znaków lub jednego tabulatora w edytorze  od lewego marginesu.
W układzie blokowym pierwsze znaki każdego wiersza tworzą linie prostą, a poszczególne
akapity oddziela się podwójnym skokiem. Układ ten należy stosować obowiązkowo w kore-
spondencji pomiędzy jednostkami organizacyjnymi, czyli w sytuacjach, gdy nadawcą
i adresatem pisma sÄ… instytucje lub firmy.
Przykład:
układ blokowy treści pisma
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
............
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.........................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
...................................
11
Przykład:
układ a linea treści pisma
.............................................................................................................................
................................................................................................................................
.............................................................................
.............................................................................................................................
................................................................................................................................
..................................................................
.............................................................................................................................
................................................................................................................................
............................................................................
Zwrot kończący pismo
Podobnie jak zwroty rozpoczynające pisma, coraz częściej w polskiej korespondencji poja-
wiają się zwroty grzecznościowe kończące je. Do zwrotów tych zalicza się:  Z poważaniem ,
 Z wyrazami szacunku czy (rzadziej stosowane)  A
Ä…czÄ™ wyrazy szacunku , itp. Po zwrocie
pożegnalnym nie stawiamy żadnych znaków interpunkcyjnych.
Podpisywanie pism
Podpis osoby upoważnionej  umieszczamy po prawej stronie, 1  2 interlinie poniżej zwrotu
grzecznościowego. Pisma, z reguły podpisywane są przez jedną, upoważnioną do tego osobę
(prezes, dyrektor). W celu ułatwienia identyfikacji podpisu umieszcza się przy nim stanowi-
sko podpisującego oraz jego imię i nazwisko. Jeżeli list podpisywany jest przez dwie osoby
(np. dyrektora i głównego księgowego), to ich podpisy umieszczone są obok siebie w tym
samym wierszu, przy czym podpis osoby wyższej rangą w hierarchii danej instytucji umiesz-
czany jest po prawej stronie.
Elementy dodatkowe
Umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony na wysokości podpisu. Jeżeli brak miejsca pod
treścią, to wyjątkowo można umieścić na odwrocie pisma w lewym górnym prostokącie. Ma-
ją one postać informacji, jakie dokumenty (dowody) potwierdzają niniejszą treść oraz dla ko-
go sÄ… przeznaczone kopie niniejszego pisma.
Jeżeli te dwa elementy występują łącznie, to w pierwszej kolejności umieszcza się załączniki.
12
Załączniki
Jeżeli do pisma załączone są jakieś dokumenty, to należy ten fakt w nim zaznaczyć. Zaznacza
się go po lewej stronie, w tym samym wierszu, w którym wpisywane jest stanowisko osoby
podpisującej pismo. Stosuje się dwa sposoby zapisywania w piśmie załączników.
Na przykład w treści pisma jest zapis:  dokumentując treść dołączamy reklamację i fakturę ,
wtedy można przyjąć zapis  Załączniki: 2.
Jeżeli w treści będzie  na potwierdzenie wiarygodności dołączamy stosowne dokumenty ,
wtedy piszemy np.
Załączniki:
1. reklamacja
2. faktura
 Do wiadomości
W pewnych sytuacjach z treścią pisma powinny się zapoznać, oprócz adresata, także i inne
instytucje lub osoby.
W takich przypadkach z lewej strony pisma, w trzecim wierszu po zakończonej treści, wpisu-
je się:  Do wiadomości: lub  Otrzymują: , a następnie nazwę instytucji lub imię i nazwi-
sko osoby oraz dokładny adres, która ma otrzymać kopię pisma. W obiegu wewnętrznym
można posługiwać się symbolami literowymi komórek organizacyjnych. Na każdej z kopii
przekreśla się nazwę na polu adresowym i jednocześnie podkreśla nazwę i adres podmiotu, do
którego dana kopia będzie wysłana.
Przykład
Do wiadomości: Otrzymują:
- Jan Kowalski - adresat
ul. Jasna 2/14 - Dz. Finansowy w/m
00-502 Warszawa - UrzÄ…d Skarbowy
- a/a ul. Spokojna 2
78-300 PÅ‚oty
- a/a
W dużych jednostkach organizacyjnych stosuje się symbole literowe dla komórek organiza-
cyjnych, wtedy zamiast nazw umieszcza siÄ™ symbol,
np. OtrzymujÄ…:
DP, DK. KF, a/a
13
5. Adresowanie kopert, wzory blankietów korespondencyjnych
Należy przestrzegać następujących zasad, przy adresowaniu kopert:
" dane adresata umieszczamy w sferze prostokątnej nie bliżej niż 5 mm od prawego brzegu
koperty i nie bliżej niż 15 mm od jej dolnego brzegu,
" dane zapisuje się w kolejności: nazwa lub imię i nazwisko nadawcy, nazwa ulicy i nr do-
mu, kod pocztowy i nazwa miejscowości,
" po nazwie adresata robimy odstęp, aby oddzielić tę część od adresu,
" w adresie nie tworzymy skrótów, nie dotyczy to skrótów takich jak: ul., al., mgr, dr, inż.,
" przesyłka powinna mieć odpowiednio dopasowaną do swojej objętości kopertę, której nie
powinno się zaklejać taśmą klejącą lub zszywać zszywaczem,
" adnotacje dotyczÄ…ce rodzaju listu (np. polecony, priorytetowy) umieszczamy nad adresa-
tem.
14
Wzory blankietów korespondencyjnych
BZ1  układ pionowy formatu A4, wymiary 210x297 mm
15
 W  pole wpływu przeznaczone na adnotacje wpływu, obiegu decyzji itp.
16
Przykład pisma (według standardu polskiego)
Nagłówek Miejscowość i data ..............
(nadruk na blankiecie, pieczęć firmy)
Znak pisma .....................
ADRESAT
Rozpoczęcie
(zwrot grzecznościowy,
przedmiot sprawy)
TREŚĆ
właściwa część listu  układ a linea
.....................................................................................................................
..........................................................................................................................
..............................................................................
.....................................................................................................................
..........................................................................................................................
............................................................................................................
Zakończenie
(zwrot grzecznościowy)
Załączniki: Podpis
.............................. (imiÄ™, nazwisko, stanowisko)
..............................
Do wiadomości:
..............................
..............................
17
Przykład pisma (według standardu europejskiego)
Nagłówek
(nadruk blankietu firmowego
Miejscowość i data
ADRESAT
Rozpoczęcie
(zwrot grzecznościowy,
przedmiot sprawy)
TREŚĆ
(część właściwa  układ blokowy)
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
......................................................................
..............................................................................................................................
.............................................................................................................................
...............................................................................................................
Zakończenie
(zwrot grzecznościowy)
Podpis
(imiÄ™, nazwisko, stanowisko)
Załączniki:
..............................
..............................
18
6. Używanie skrótów i skrótowców, klauzul tajności
Skróty i skrótowce, ale tylko powszechnie używane są dozwolone w pismach, np. skróty tytu-
łów zawodowych, naukowych, jednostek miar lub połączeń wielowyrazowych, do których
należą i tak dalej (itd.), ciąg dalszy nastąpi (cdn.), to jest (tj.).
Niewłaściwe jest pozorne skracanie wyrazu typu Wiceprezes na V-ce prezes.
Oto przykłady najczęściej stosowanych skrótów:
zebranie - zebr. spotkanie - spt. mgr - magister
narada - nar. wezwanie  wezw. dr - doktor
odprawa - odp. telefon - tel. inż. - inżynier
Skrótowce są to wyrazy powstałe z pierwszych liter tworzących nazwę:
NBP  Narodowy Bank Polski, ZUS  Zakład Ubezpieczeń Społecznych, PKP  Polskie Ko-
leje Państwowe, LO  Liceum Ogólnokształcące, FUH  Firma Handlowo  Usługowa, GUS
 Główny Urząd Statystyczny, PESEL  Powszechny System Ewidencji Ludności, S.A. 
Spółka Akcyjna.
Klauzule tajności
W korespondencji mogą występować informacje, które podlegają szczególnej ochronie
i można je sklasyfikować jako jawne i niejawne. Informacje jawne to wszelkie dokumenty
występujące w obiegu i nie objęte klauzulą tajności. Informacje niejawne stanowią tajem-
nicę państwową i oznacza się je klauzulą  ściśle tajne , lub  tajne :
 ściśle tajne  w przypadku, gdy ich nieuprawnione ujawnienie może spowodować istotne
zagrożenie dla niepodległości, albo polityki zagranicznej, stosunków międzynarodowych,
albo narazić państwo na szkodę w wielkich rozmiarach;
 tajne  w przypadku, gdy ich nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować zagrożenie
dla międzynarodowej pozycji państwa, interesów obronności, bezpieczeństwa państwa i oby-
wateli.
Informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznacza się klauzulą:  poufne ,
 zastrzeżone :
 poufne  w przypadku, gdy ich nieuprawnione ujawnienie powodowałoby szkodę dla inte-
resów państwa, interesu publicznego lub prawnie chronionego interesu obywateli;
 zastrzeżone  w przypadku, gdy ich nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować
szkodę dla prawnie chronionych interesów obywateli albo jednostki organizacyjnej.
19
Klauzulę tajności przyznaje osoba, która jest uprawniona do podpisywania dokumentu.
II. Korespondencja w firmie
Zakłady pracy prowadzą różnorodną korespondencję z jednostkami organizacyjnymi i oso-
bami fizycznymi, gdyż zadania postawione przed nimi wymagają stałych albo doraz
nych kon-
taktów, nawiązywanych najczęściej w formie wymiany pism. Na całość korespondencji skła-
da się wiele rodzajów pism o charakterze informacyjnym i przekonywującym,
kurtuazyjnym, itp.
1. Pisma informacyjne i przekonywujÄ…ce
Pisma informacyjne charakteryzują się tym, że nie zawierają w treści czynnika nakłaniającego
odbiorcę pisma do zajęcia określonego stanowiska. Zawierają informacje dotyczące określo-
nego stanu faktycznego lub zaistniałego zdarzenia, np. protokoły, sprawozdania, zawiadomie-
nia itp. Jeżeli treść pisma zawiera argumenty i przekonuje o słuszności stanowiska nadawcy
lub odbiorcy pisma w danej sprawie  to korespondencja ma charakter przekonywujÄ…cy,
np. reklamacje, skargi, wnioski, podania itp.
20
Przykład rozmieszczenia elementów pisma
Warszawa, dnia ...................
Nazwa nadawcy
Znak: ............ ADRESAT
Zwrot grzecznościowy
(rozpoczynajÄ…cy list)
T R E Ś Ć
Załączniki: Zwrot grzecznościowy
(kończący list)
Do wiadomości:
Podpis
osoby uprawnionej
Przykłady treści pism informacyjnych
Szanowna Pani
Pozwalamy sobie na przesłanie faktury VAT nr ........ do dostarczonych
towarów. Prosimy o odesłanie podpisanej kopii faktury VAT oraz o prze-
słanie nam upoważnienia do wystawiania faktur bez Pani podpisu, co
ułatwi naszą dalszą współpracę.
Załącznik:1 Z poważaniem
(podpis)
21
 Szanowny Panie Dyrektorze
Po telefonie z Pańskiego Działu Księgowości wyjaśniamy co następuje:
Jak już informowaliśmy poprzednio, nie jesteśmy w stanie zapłacić naszego
zobowiÄ…zania.
Prosimy o nie wnoszenie sprawy do sądu. Obecnie mamy kłopoty finansowe,
ale wkrótce one miną. W terminie jednego miesiąca uregulujemy należność.
Bardzo przepraszamy za zwłokę, ale w naszej sytuacji jest to wszystko,
co możemy dla Państwa zrobić.
Z poważaniem
(podpis)
Szanowny Panie Dyrektorze
Z przykrością zawiadamiam Pana, że z powodu trudności finansowych firmy
nie jesteśmy w stanie uregulować naszych należności w ustalonym terminie.
Zrobimy wszystko, żeby należność uregulować do dnia ..............
Zwracam się z uprzejmą prośbą o uwzględnienie naszej sytuacji i wyrażenie
zgody na opóz
nienie terminu płatności
Z poważaniem
(podpis)
22
Nadruk firmy miejscowość, dnia ....................
Wg r o z d z i e l n k a
KOMUNIKAT
Uprzejmie informujemy, że Okręgowy Inspektorat Pracy w Gdańsku nie rozpatruje kore-
spondencji otrzymanej pocztą elektroniczną, która niespełna wymogów określonych w art.
63 ż 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku  Kodeks postępowania administracyjnego.
Zgodnie z wymienionym przepisem podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie oso-
by, od której pochodzi, jej adres i określać żądanie.
Oznacza to, że treść kierowanej korespondencji powinna zawierać wskazanie:
1. osoby, od której pochodzi (jej imienia i nazwiska),
2. adresu (kodu pocztowego, miejscowości, ul. nr domu i mieszkania) tej osoby,
3. przedmiot sprawy, którego dotyczy,
OtrzymujÄ…:
- wszystkie podmioty gospodarcze Województwa Pomorskiego
- prasa lokalna ....................................
- tablica ogłoszeń Okręgowego Inspektoratu Pracy podpis
- a/a (Dyrektor OIP)
Szanowna Pani Dyrektor
Składam serdeczne podziękowanie Pani za spotkanie, które zaowocowało podpisaniem
umowy intencyjnej dotyczącej naszego wspólnego projektu.
Jesteśmy dumni, że będziemy współpracować z partnerami mającymi długoletnie doświad-
czenie oraz wiele sukcesów i osiągnięć w branży turystyczno  hotelarskiej na rynkach kra-
jowych i zagranicznych.
Pozostajemy w nadziei, że realizacja wspólnych zamierzeń przyczyni się do rozwoju obu
firm i zaowocuje sukcesem.
Z poważaniem
Justyna Mazurkiewicz
23
Raporty
Raporty zalicza się do dokumentów informacyjnych. Obecnie określenie to ma szerokie za-
stosowanie wypierając nazwy  sprawozdanie lub  protokół . Przygotowując raport, należy
zastanowić się nad tym, jaką funkcję powinien on spełniać, czy ma dostarczać jedynie infor-
macji o faktach interesujÄ…cych adresata raportu. Ten typ raportu nazywamy raportem infor-
macyjnym lub używamy angielskiego określenia, które przenika już do języka polskiego
progress report. Jeżeli raport ma uwzględniać analizę, interpretację, wyciągnięcie wniosków
oraz sugestie dalszych działań decyzyjnych, to taki raport nazwiemy raportem analitycz-
nym. Przy pisaniu raportu obowiązuje w znacznym stopniu sformalizowany język. Nie można
pozwolić sobie na swobodę w posługiwaniu się językiem. Język używany w raportach powi-
nien być formalny, uporządkowany, logiczny, a więc precyzyjny i pozbawiony niedomówień.
Przygotowanie raportu
Raport musi wyglądać profesjonalnie pod każdym względem. Okładka i grzbiet powinien
robić doskonałe wrażenie. Tekst zaopatrzony w szeroki margines z przeznaczeniem na notatki
czytelnika i nieskazitelnie wydrukowany. Szefowie firm nie lubią długich raportów i z
le napi-
sanych. Dlatego warto przestrzegać poniższych zasad.
Zasady pisania raportów
1. Staraj się, by raport był jak najkrótszy.
2. Wez
pod uwagę czytelnika, jego poglądy i doświadczenie.
3. Pisz naturalnie - płynny styl jest najbardziej efektywny.
4. Staraj się, aby każdy element raportu nawiązywał do jego celu.
5. Upewnij się, że treść zawiera wszystkie aspekty konieczne do naświetlania
celu.
6. Unikaj zbędnych słów, które sprawiają wrażenie nadmiernego gadulstwa.
7. Używaj znajomego słownictwa, unikaj słów rzadkich i zbyt wyszukanych.
8. Staraj się utrzymać poważny ton wypowiedzi, służący poważnemu celowi.
9. Unikaj zagmatwanych zdań i starannie przeplataj długie i krótkie słowa.
10. Pisz tak, by wyraz
nie wyrażać myśli, a nie robić wrażenia.
24
Dogodną formą dokumentowania treści raportu są załączniki w formie tablic, wykre-
sów, diagramów itp.:
Wykresy  to forma graficznego przedstawienia zmienności zjawiska, procesu, wielkości
zależności lub jakichkolwiek danych. Liczba sposobów graficznego przedstawiania danych
jest nie ograniczona. W zależności od tego, jaką figurą geometryczną się posługujemy, wy-
kres może być: liniowy, punktowy, słupkowy, kołowy, pierścieniowy, płaszczyznowy, ko-
lumnowy itp. Najbardziej popularne rodzaje wykresów to: liniowe, słupkowe, przestrzenne,
punktowe i wskaz
nikowe.
Przykłady prezentacji danych w formie wykresów:
1. wykres słupkowy
2. wykres kołowy wg płci
25
3. wykres kołowy wg wieku
4. Spółki  prezentacja danych (wykres słupkowy)
26
2. Pisma przewodnie
W korespondencji biurowej bardzo często sporządza się krótkie, nawet jednozdaniowe pisma
zwane - listami przewodnimi. Z reguły są to pisma towarzyszące innym dokumentom lub
zawierają informacje uzupełniające treść przekazywanych dokumentów. W piśmie przewod-
nim w części zasadniczej powinna znalez
ć się informacja dla adresata o tym, jakie dokumenty
i w jakiej ilości, przesyłamy w załączeniu. Początek pisma i jego zakończenie wypełniają
zwroty grzecznościowe. Na dole pisma są umieszczone podpisy osób uprawnionych  repre-
zentujących firmę lub działających w jej imieniu na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
Pisma przewodnie bez dodatkowych informacji stosuje siÄ™ jednak w sytuacji, kiedy nadawca
chce mieć pisemne potwierdzenie wysłania dokumentów. Pisma te są wyrazem dobrych oby-
czajów nadawcy korespondencji. Pismo przewodnie powinno towarzyszyć wszelkiego rodza-
ju dokumentom typu: rachunki, faktury, broszury, cenniki, dokumentacji, ulotki itp.
Wzór pisma przewodniego na blankiecie bez nadruku
Pieczęć firmy ..............................
(miejscowość i data)
znak: ......... Pan
Adam Kowalski
Dyrektor Spółki
 BOG  MUR
ul. Ogrodowa 24
44-120 Piotrowice
Szanowny Panie Dyrektorze
W nawiązaniu do naszej telefonicznej rozmowy w dniu 12.10.br. przesyłam
w załączeniu katalogi i cennik naszych wyrobów.
Prosimy o kontakt, jeżeli Państwo oczekujecie dodatkowych informacji.
Załączniki: 4
Z poważaniem
(podpis)
27
Wzór pisma na blankiecie firmowym
Logo firmy Warszawa, dnia 28.10.2010 r.
UrzÄ…d Skarbowy
ul. Mazurska 20
43-311 Myszków
Pismo z dnia Znak Nasz znak Data
- - TBS  DK/16/10 2010  10  28
Sprawa: pismo przewodnie
Nawiązując do przeprowadzonej rozmowy w dniu 26.10.2010 r. w załączeniu
przesyłam oryginał decyzji Urzędu Miasta w Myszkowie z dnia 10. 09.2010 r.
w sprawie podjęcia zawieszonej działalności w celu dołączenia do akt sprawy
Nr US-15/10.
Załącznik: 1 Główny Księgowy
Podpis
Pisma przewodnie - przykłady typowych zwrotów:
1. Szanowni Państwo
Spełniając Państwa prośbę, przesyłamy katalog naszych wyrobów. Dziękujemy za
zapytanie o ofertę i oczekujemy współpracy.
Z poważaniem
2. Pozwalamy sobie na przesłanie faktury VAT do zamówionych przez Panią towarów. Pro-
simy o odesłanie podpisanej kopii faktury VAT oraz przesłanie nam upoważnienia do wysta-
wiania faktur bez Pani podpisu, co znacznie ułatwi naszą dalszą współpracę.
Z poważaniem
3. Potwierdzam otrzymanie od Państwa pisma z dnia ..................................
W załączeniu przesyłam dwie kopie żądanych dokumentów do wykorzystania.
28
 Załączniki: 2
podpis
4. W załączeniu przesyłam następujące dokumenty:
1 ........................................................................................................................
2 .......................................................................................................................
w celu uzupełnienia akt sprawy nr I P 26/10 z wniosku Anny Nowak.
podpis
5. W załączeniu przesyłam projekt aneksu do umowy w celu zajęcia stanowiska i zgłoszenia
ewentualnych poprawek merytorycznych w ciÄ…gu 7 dni.
podpis
3. Pełnomocnictwa
Pełnomocnictwo polega na dokonywaniu przez pełnomocnika czynności prawnych w imieniu
mocodawcy. Prawo do dokonywania czynności prawnych w imieniu innej osoby wynika
z udzielonego pełnomocnictwa, które może mieć formę zwykłą pisemną, z poświadczonym
notarialnie podpisem lub w formie szczególnej w postaci aktu notarialnego. Forma wynika
z przepisów prawnych i zależy od zakresu umocowania. Pełnomocnictwo jest to jednostronne
oświadczenie woli mocodawcy, które określa osobę pełnomocnika i zakres tzw. umocowania.
Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna i zdolna do czynności prawnych.
Wyróżnia się trzy rodzaje pełnomocnictwa: ogólne, rodzajowe, szczególne.
Pełnomocnictwo ogólne upoważnia pełnomocnika do dokonywania czynności zwykłego
zarzÄ…du majÄ…tkiem mocodawcy.
Pełnomocnictwo rodzajowe upoważnia pełnomocnika do dokonywania w imieniu moco-
dawcy powtarzalnych, określonych w pełnomocnictwie, czynności prawnych, np. zawieranie
umów sprzedaży czy umów o pracę.
Pełnomocnictwo szczególne upoważnia pełnomocnika do dokonania jednej, określonej przez
mocodawcę, czynności prawnej przekraczającej zakres zwykłego zarządu, np. sprzedaż nieru-
chomości.
Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa. Może być udzielona przez niektóre
spółki prawa handlowego. Zakres czynności, która osoba upoważniona może wykonywać na
podstawie prokury, jest określony w kodeksie handlowym.
Udzielenie przez spółkę prawa handlowego prokury podlega wpisowi do rejestru handlowego.
29
Przykłady pełnomocnictw
.........................dnia .................
miejscowość data
PEA
NOMOCNICTWO PROCESOWE
W sprawie ......................................... przeciwko ...................................................
nazwa i adres firmy powoda nazwa firmy pozwanej
o ...................................................ustanawiam pana ..............................................
określenie sprawy imię i nazwisko
radcÄ™ prawnego, prowadzÄ…cego KancelariÄ™ PrawniczÄ… .....................................
w ........................ pełnomocnikiem w postępowaniu przed Sądem Rejonowym
w.............................................. oraz sÄ…dami drugiej instancji.
Pełnomocnictwo jest ważne na czas trwania postępowania sadowego aż do pra-
womocnego zakończenia.
Prezes
Jan Nowak
Warszawa, dnia 14.01.2011r.
PEA
NOMOCNICTWO DO UDZIAA
U W ZGROMADZENIU
WSPÓLNIKÓW SPÓA
KI Z O. O.
Jako wspólnik uczestniczący w Spółce z o.o. pod firmą JUSTER z siedzibą
w Warszawie ul. Ciasna 24 upoważniam pana Jana Jaworskiego zamieszkałego
w Otwocku ul. Wesoła 6/8 do uczestniczenia i wykonywania praw wspólnika
w moim imieniu na Nadzwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników tej Spółki
zwołanego na dzień 22 lutego 2011 roku.
Pełnomocnictwo upoważnia do swobodnego wykonywania prawa głosu na
Zgromadzeniu, w granicach jakie uzna pełnomocnik za stosowne.
Pełnomocnik może ustanowić dla mocodawcy dalszego pełnomocnika.
Pełnomocnictwo niniejsze może być odwołane.
Zrzekam się prawa żądania zwrotu dokumentu pełnomocnictwa.
Podpis
30
PEA
NOMOCNICTWO
Ja, niżej podpisany...............................zamieszkały w ...................................przy
imię i nazwisko miejscowość
ul ..............legitymujÄ…cy siÄ™..................................wydanym w dniu .....................
ulica nazwa dokumentu i numer data
przez ...................................... oświadczam, że do prowadzenia w moim imieniu
działalności gospodarczej ustanawiam pełnomocnika.
Pełnomocnictwa udzielam Panu(i) ....................................................urodzony(a)
Nazwisko i imiÄ™
w dniu ................. w ........................... stale zamieszkały(a) w ............................
Data miejscowość miejscowość
przy ul. ................. legitymujÄ…cy(a) siÄ™ .......................nr .........................wydany
ulica nazwa dokumentu numer dokumentu
w dniu .................. przez ...................................................i upoważniam go/ją do
data wystawienia organ wystawiajÄ…cy dokument
występowania w moim imieniu przed wszystkimi organami władzy, instytucja-
mi, przedsiębiorstwami, bankami, innymi podmiotami gospodarczymi oraz do
składania wszelkich oświadczeń i wniosków, a także do reprezentowania mnie
przed sądami w charakterze strony, wnioskodawcy, uczestnika postępowania
i do udzielania w moim imieniu dalszych pełnomocnictw.
Niniejsze pełnomocnictwo upoważnia do prowadzenia i zarządzania moim
Przedsiębiorstwem pod nazwą .......................... mieszczącym się w ...................
nazwa firmy miejscowość
przy ul. ........................... zarejestrowanym w .....................pod nr ......................
ulica miejscowość nr rejestracyjny
oraz do zawierania umów w zakresie jego działalności, dokonywania wszelkich
rozliczeń finansowych i podejmowania innych czynności, które okażą się ko-
nieczne w związku z prowadzeniem przedsiębiorstwa.
Odwołanie niniejszego pełnomocnictwa może nastąpić w każdym czasie.
.......................... dnia ................... ..............................
miejscowość data podpis
31
4. Protokoły, sprawozdania, notatki służbowe, memo
Wiele czynności w trakcie pracy biurowej wymaga udokumentowania w formie protokołu.
Protokół jest szczególnym rodzajem sprawozdania.
Schemat budowy protokołu
Tytuł
Część
wstępna
Wstęp
Przebieg zdarzenia, faktu
Część
Okoliczności towarzyszące
zasadnicza
Podejmowanie wniosków,
uchwał
Formuła o zakończeniu
Część
Końcowa
Podpisy
Każdy protokół, bez względu na jego rodzaj, składa się z trzech głównych części: wstępnej,
zasadniczej, końcowej.
32
W przedsiębiorstwach i spółkach najczęściej organizuje się:
Odprawy, czyli spotkania przełożonego z podwładnymi, na których omawiane są sprawy
bieżące oraz wydawane polecenia. Trwają krótko (15-20 min.) i odbywają się często (co-
dziennie, raz lub dwa razy w tygodniu).
Posiedzenia, zebrania odbywają się rzadziej niż odprawy (raz w miesiącu lub kwartale)
i trwają dłużej (1-3 godz.). Porusza się na nich sprawy obejmujące większe przedziały
czasowe, a po dyskusji podejmowane sÄ… decyzje dotyczÄ…ce, np. funkcjonowania firmy.
Zgromadzenia odbywają się jeszcze rzadziej (1 lub 2 razy w roku) i są dłuższe, trwają
kilka godzin. Zwołuje się je celem wspólnego omówienia ważnych spraw i podjęcia kole-
gialnych decyzji (np. walne zgromadzenie członków spółdzielni, spółki lub akcjonariu-
szy).
Podejmuje się na nich ważniejsze decyzje, np. podział zysku, wybory nowych organów
Zgromadzenie wymaga pisemnego zawiadomienia uczestników wg poniższego przykła-
du:
Zarząd Przedsiębiorstwa Komunikacji Miejskiej
 TRANSPORT Katowice ul. DÄ…browskiego 12 Sp. z o.o.
zawiadamia wszystkich wspólników,
że na podstawie ż 8 Regulaminu Spółki zwołuje
Zwyczajne Walne Zgromadzenie Wspólników
na dzień 30 marca 2011 r. o godzinie 14.00
w siedzibie Spółki w Katowicach przy ul. Dąbrowskiego 12 w sali konferencyjnej
PorzÄ…dek obrad:
1. Otwarcie Zgromadzenia i wybór Przewodniczącego
2. Przyjęcie porządku i regulaminu obrad
3. Wybór Komisji Mandatowej i Skrutacyjnej
4. Sprawozdanie Zarządu Spółki za 2010 r.
5. Sprawozdanie Rady Nadzorczej za 2010 r.
6. Przedstawienie bilansu i rachunków zysku oraz strat za 2010 r.
7. Podjecie uchwał w sprawach:
zatwierdzenie bilansu i rachunku wyników
podział zysku
ustalenia zasad wyboru ZarzÄ…du
8. Wybór Zarządu Spółki na następną kadencję
9. Wolne wnioski
10. Zakończenie obrad
Materiały informacyjno  statystyczne na obrady Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia
będą udostępnione w sekretariacie Spółki 14 dni przed terminem zgromadzenia.
Zarząd Spółki
33
Protokół zebrania lub innego zgromadzenia ma na celu odtworzenie przebiegu zebrania
i powinien być sporządzony w następującym układzie:
nazwa i numer protokołu  numerem protokołu jest kolejny numer zebrania w danym ro-
ku, Å‚amany przez rok, np.
Protokół nr 2/2010
z Walnego Zgromadzenia Wspólników
Przedsiębiorstwa Handlowo  Usługowego  LEWITEX Spółka z o.o.
w dniu 10 grudnia 2010 r.
Data i miejsce sporządzenia protokółu  to miejsce i data zebrania, informacja. Może być
podana w formie: które odbyło się dnia 10 grudnia 2010 roku w sali konferencyjnej spół-
ki. Często popełnianym błędem jest podawanie godziny zebrania w formie o godz. 1400,
podczas gdy zebranie nie odbyło się przecież o godzinie 1400, o tej godzinie jedynie się
rozpoczęło. Poprawnie więc należy napisać, po kropce: Początek zebrania o godzinie
1400 ;
Wyszczególnienie osób uczestniczących lub nieobecnych  w zależności od liczby
uczestników zebrania do protokołu wpisuje się nazwiska obecnych (gdy liczba uczestni-
ków nie przekracza 20) albo  przy większej liczbie uczestniczących  tylko nazwiska
nieobecnych, można także podać wyłącznie liczbę obecnych i nieobecnych oraz dodać
formułę: zgodnie z załączonymi listami obecności  jednocześnie do takiego protokołu na-
leży zawsze załączyć listy obecności na zebraniu: Obecnych na zebraniu 98 osób , nie-
obecnych 18, zgodnie z załączonymi listami obecności.
Imię i nazwisko przewodniczącego oraz protokolanta, np. Obradom przewodniczył Jaro-
sław Dutkiewicz, a protokołowała Zuzanna Latkowska lub Na przewodniczącego zebrania
w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów wybrano Jarosława Dutkiewicza. Pro-
tokołowała Zuzanna Latkowska.
Porządek zebrania - przy układaniu tego punktu protokołu może być typowy porządek
zebrania, z którego należy wybrać tylko niezbędne elementy:
1. Otwarcie obrad i wybór przewodniczącego.
2. Przyjęcie protokołu z poprzedniego zebrania w dniu ..................
3. Sprawozdanie z realizacji uchwał i wniosków z poprzedniego zebrania.
4 . Propozycje zmian ekonomiczno- organizacyjnych.
5. Wybór komisji skrutacyjnej i wniosków.
6. Dyskusja.
34
 7. Podjecie uchwał i wniosków.
8. Zamknięcie obrad.
Nie należy ujmować w porządku obrad wyboru przewodniczącego zebrania, jeżeli funkcja ta
została przydzielona wcześniej.
Opis przebiegu zebrania  należy odnosić do porządku zebrania np.
Ad 4. Propozycje zmian przedstawił ...
Ad 5. W drodze tajnego głosowania powołano komisje &
Ad 6. W dyskusji głos zabrali: ...
Ad 7. Podsumowania dyskusji dokonał przewodniczący zebrania.
Podjęte uchwały i wnioski  oprócz odnotowania w dyskusji, wpisuje się je w oddzielnym
punkcie, bez skrótów i uproszczeń. Należy odnotować sposób podjęcia uchwał czy też wnio-
sków, dlatego trzeba zawsze zaznaczać, czy uchwały podjęto w głosowaniu jawnym, czy też
tajnym. Ważne jest też zaznaczenie liczby głosów  za ,  przeciw oraz  wstrzymujących
się . Częstym błędem popełnianym przy braku głosów jest stwierdzenie: Uchwałę przyjęto
jednogłośnie. Jest to błąd, gdyż za uchwałą nie padł przecież tylko jeden głos. Poprawna for-
ma jest następująca: Uchwałę przyjęto jednomyślnie lub Uchwałę przyjęto w głosowaniu
jawnym, zwykłą większością głosów. Głosów przeciwnych nie było.
Formuła o zakończeniu  można użyć formuły w najprostszym jej brzmieniu, czyli: Na tym
protokół zakończono.
Podpisy przewodniczącego zebrania i protokolanta  przewodniczący składa podpis po pra-
wej stronie, a protokolant na tej samej wysokości, po lewej.
Protokół zebrania sporządza się według ustalonych schematów.
Sprawozdania
Sprawozdania   stanowią relacje z przebiegu pewnych zdarzeń bądz
określenie pewnego
stanu rzeczy, np. sprawozdanie z podróży służbowej, wykorzystania samochodu służbowego,
realizacji planu urlopu wypoczynkowego.
Sprawozdania sporzÄ…dza siÄ™:
" na formularzach zawierają z góry ustalone pytania, umożliwiają uzyskanie pożąda-
nych wiadomości, np. danych statystycznych,
35
" na blankietach korespondencyjnych sÄ… przeznaczone dla jednego odbiorcy, stanowiÄ…
dowód faktów, np. z działalności zarządu spółki, rady nadzorczej, wykonania zadań
produkcyjnych, finansów (bilans).
Część sprawozdań jest sporządzanych na formularzach, np. dla Głównego Urzędu Statystycz-
nego (GUS), Urzędu Skarbowego, w celu ujednolicenia informacji.
Przykład data ...................
ImiÄ™ i Nazwisko
stanowisko Pan
Artur Mazur
Dyrektor Firmy X
SPRAWOZDANIE
z podróży służbowej do Szczyrku
w dniu .................
Zgodnie z poleceniem służbowym nr 20/10 odbyłam podróż służbową do Przedsiębiorstw
Usług Turystycznych w Szczyrku w sprawie kursokonferencji w Hotelu  Klimczok .
Przeprowadziłam wstępne rozmowy i wizję lokalną. Na powyższą okoliczność został sporzą-
dzony list intencyjny, który w załączeniu przedkładam.
Załącznik: 1.
Do wiadomości: podpis
- Główny Księgowy
- a/a
Notatki służbowe
Notatki spotyka się w wewnętrznym przekazywaniu informacji między komórkami lub pra-
cownikami zakładu pracy, gdy ustne komunikowanie się jest niemożliwe lub gdy za pisemną
formą przemawiają specjalne okoliczności.
Notatki zawierają zwięzłą relację podaną w prosty, zwięzły sposób, z użyciem słownictwa
mniej wyszukanego niż w zwykłej korespondencji. W nagłówku notatki wskazuje się zazwy-
36
czaj, dla kogo jest przeznaczona, od kogo pochodzi i jakiego przedmiotu dotyczy. Można ją
sporządzić odręcznie, ale czytelnie.
Przykłady: (treść notatki służbowej)
1. Pan Jan Nowacki  kierowca w dniu ............... samowolnie skorzystał z samochodu służ-
bowego do celów prywatnych. Uniemożliwił pilny wyjazd do Banku przez okres 90 minut.
podpis
2. W dniu ............... doręczałam osobiście pismo rozwiązujące umowę o pracę z Panem Ada-
mem Kolskim. Wymieniony zapoznał się z treścią pisma, oryginał zniszczył i odmówił po-
twierdzenia odbioru.
Wzór:
NOTATKA SA
UŻBOWA
z narady w Przedsiębiorstwie Handlowo- Usługowym  TAN  w Warszawie
w dniu 18 listopada 2010 r.
w sprawie aneksu do regulaminu pracy.
Uczestnicy: Dyrektor X, Radca Prawny Y, Menedżer ds. organizacji i kadr Z Tematem obra-
dy było przyjęcie propozycji aneksu do regulaminu pracy, który uwzględnia aktualny stan
prawny. Nowelizuje urlopy wypoczynkowe na żądanie oraz macierzyńskie. Projekt aneksu
przyjęto jednomyślnie.
Notatkę sporządziła
Julia Majska
M E M O  korespondencja wewnętrzna
Jest to krótka wiadomość do innego członka tej samej organizacji, kierowana z góry na dół
lub z dołu do góry, kanałami formalnymi lub nieformalnymi. Jest to korespondencja pomię-
dzy poszczególnymi pracownikami na różnym szczeblu hierarchii i pomiędzy różnymi ko-
mórkami organizacyjnymi.
W krajach anglosaskich, a szczególnie w Stanach Zjednoczonych korespondencja jest zjawi-
skiem powszechnym, często stosuje się dla niej uproszczoną formę o nazwie MEMO (od sło-
wa  memorandum ).
37
W Polsce jeszcze często odbywa się to za pomocą zwyczajnych listów lub przy użyciu telefo-
nu, ale ta forma staje się coraz bardziej powszechna, ponieważ forma takich m e m o bardzo
przypomina listy elektroniczne (e-maile).
Duża część korespondencji nie przedostaje się na zewnątrz poza mury firmy, w której jest
przygotowywana i stanowi korespondencje wewnętrzną tzw. memo.
Najczęściej celem takich listów jest:
zapytanie,
przekazanie prośby, polecenia lub sugestii,
informacja,
pozostawienie pisemnego śladu sprawy.
Memo to najczęściej krótkie teksty, rzadko przekraczające jedną stronę. Uważa się po-
wszechnie, że maksymalnie mogą być to trzy strony. Przy dłuższych tekstach nie należy za-
stosować formy m e m o , ale raportu.
Porównując z korespondencją zewnętrzną, memo charakteryzuje się zwięzłością i rezygnacją
ze wszystkich kurtuazyjnych ozdobników.
Memo może nam się także kojarzyć z notatką, a nie z formalnym listem.
Układ memo jest następujący:
Do: imiÄ™ i nazwisko, stanowisko w firmie
Od: imiÄ™ i nazwisko autora, stanowisko w firmie
Dotyczy: tematyka listu
Data: dzień, miesiąc, rok, a czasem także godzina
Otrzymują: lista odbiorców, jeśli jest ich wiecej niż tylko adresat, w przeciw-
nym razie pomijasz (takie wyszczególnienie adresatów niektórzy
umieszczają na końcu listu).
Załączniki: jeśli istnieją,(w przeciwnym razie pomijasz)
Dokumenty związane: jeśli istnieją istotnie, nie załączane dokumenty.
Dalej następuje treść listu i podpis  zazwyczaj tylko inicjałami.
Przykład memo z informacją
Do: Wszyscy pracownicy spółki DAR-TOM
Od: Adam Sawicki Kierownik Zatrudnienia i Kadr
Dotyczy: Sukcesu naszej koleżanki Eweliny Brońskiej
38
Data: 28.11.2010 r.
Otrzymuje: Dyrektor ds. Pracowniczych Janusz Kaliski
Miło mi poinformować, że nasza koleżanka Ewelina Brońska zdobyła certyfikat najlepszej
asystentki, przystępując do ogólnopolskiego konkursu Techniki Perswadowania. Będziemy
mieli okazję pogratulować o godz.15.30 w Barze u Oli na II piętrze, gdzie za pomyślność wy-
chylimy kieliszek szampana.
Kierownictwo i wszyscy pracownicy biura sÄ… serdecznie zaproszeni
Przykład memo z wyrazami uznania
Do: Alicja Jabłońska, Dział Technologiczny
Od: Mariusz ZÅ‚otnicki, Dyrektor Naczelny
Dotyczy: Osiągnięć kwalifikacyjnych
Data: 08.12.2010 r.
PrzekazujÄ™ Pani wyrazy mojego uznania i serdeczne gratulacje w zwiÄ…zku obronÄ… pracy ma-
gisterskiej i pomyślnymi próbami wdrożenia nowej technologii, co przyczyni się do wzrostu
wydajności w produkcji i może ułatwić naszą dominacje na rynku.
Życzę dalszych osiągnięć w życiu zawodowym i osobistym.
M.Z.
5. Zawiadomienia i zaproszenia
Zawiadomienia mogą mieć postać zaproszeń, zawiadomień i informacji.
Zawiadomienia i informacje służą jedynie o poinformowaniu o zdarzeniu lub fakcie, mogą
być przesyłane do jednej osoby lub być skierowane do grupy osób. Natomiast zaproszenia są
kierowaną wyłącznie do oznaczonej osoby i powinny zawierać prośbę o przybycie. Zaprosze-
nie może zawierać: informacje o nazwie imprezy, jej dacie, miejscu oraz godzinie rozpoczę-
cia, przebieg imprezy  jej porządek, prośba o przybycie. Sporządza się je zgodnie z typowym
układem graficznym. Z uwagi na ich charakter powinny być sporządzone na blankietach ko-
respondencyjnych. Często do sporządzania zaproszeń używa się formularz.
39
Przykłady pism
Miejscowość, dnia ................
Nadruk firmy Pani
Aneta Bojarska
ul. Konwaliowa 12/4
03-459 WARSZAWA
Z A P R O S Z E N I E
Serdecznie zapraszamy w środę 20 grudnia 2010 roku, na uroczystą promocję
naszej nowej kolekcji wyrobów wełnianych ZDROWY SEN.
Oczekujemy Pani z osobą towarzyszącą przy wejściu do Hotelu Belwederskie-
go w Warszawie ul. Sobieskiego 22.
Impreza rozpocznie się o godzinie 17.00 i trwać będzie do godz. 20.00.
Zapewniamy wiele atrakcji oraz gratisowe korzystanie z bufetu.
....................................
(Podpisy członków Zarządu)
Pieczęć firmy ............ dnia .............
ADRESAT
Z A P R O S Z E N I E
Szanowny Panie
Zapraszamy do wzięcia udziału w uroczystości pożegnania naszego wielolet-
niego pracownika Adama Kowalskiego odchodzÄ…cego na emeryturÄ™.
Uroczystość organizujemy dnia 29 grudnia 2010 roku o godz. 18.00 w lokalu
Pod Dębem w Jachrance ul. Warszawska 12.
Panu Adamowi Kowalskiemu zostanie wręczony okolicznościowy upominek.
W dalszej części imprezy zapraszamy na wspólną kolację i zabawę do białego
rana.
Oczekujemy potwierdzenia przybycia.
....................................
(Podpisy ZarzÄ…du)
40
Dane Nadawcy ..............., dnia ...............
Pan
Janusz Konarski
Dyrektor Przedsiębiorstwa
Handlowego
ul. Mazurska 16
01-415 WARSZA
Zawiadomienie
Z przyjemnością zawiadamiam, że nowym agentem handlowym na ternie Państwa regionu
będzie Pan Marek Dudziński zatrudniony od dnia 01.10.2010 r. Wymieniony reprezentował
naszą firmę już na innych rynkach i posiada spore osiągnięcia.
Pan Marek Dudziński złoży wizytę w Państw firmie w dniu 04.12.2010 roku.
ProszÄ™ o potwierdzenie terminu.
Z poważaniem
Dyrektor ds. Handlowych
Ewa i Adam Osińscy A
ódz
dnia, 15.12.2010
ADRESAT
Szanowni Państwo
Wysoko cenimy sobie otrzymane zaproszenie do wzięcia udziału w uroczystej
kolacji, organizowanej dnia 29 grudnia 2010 roku z okazji Jubileuszu Firmy.
Z przykrością musimy zawiadomić, że na ten dzień mamy inne wcześniej za-
planowane zobowiÄ…zanie.
Serdecznie dziękujemy za zaproszenie i mamy nadzieję na wspólne spotkanie
w innym najbliższym terminie.
Z poważaniem
............................
(Podpisy)
41
6. Listy na różne okazje
Listy są nie tylko środkiem porozumiewania się, ale wywierają duże wrażenie, gdyż jak pi-
szesz, tak Cię oceniają. Każdy list bez względu na jego treść musi być we właściwy sposób
opracowany. Wszystkie listy powinny być zredagowane według pewnych zasad dotyczących
właściwego ujmowania myśli, odpowiedniego układu treści i obowiązującego stylu. Styl jest
określony przez wiele czynników, np. przez dobór słów, budowę zdania, układ tekstu.
Dlatego najważniejszą regułą jest: pisać świadomie i z zastanowieniem. List jest środkiem do
osiągnięcia celu, dlatego musi być zredagowany odpowiednio do sytuacji. Jeżeli chcemy pi-
sać poprawnie, to musimy dostosować się do stylu odbiorcy i do celu listu.
Zawarta w liście informacja powinna być jednoznaczna lub konstrukcja listu powinna narzu-
cać interpretację danej informacji. Jedną z najważniejszych umiejętności pożądanych od auto-
ra listu jest takie potraktowanie odbiorcy, by czuł się wyróżniony, zadowolony i usatysfak-
cjonowany. W każdym zdaniu listu należy podkreślać samodzielność jego decyzji.
Odbiorca powinien być przekonany o szczególnym traktowaniu przez nadawcę.
Listy motywacyjne
Kandydat do pracy przekonuje pracodawcę, że jest najodpowiedniejszą osobą na dane stano-
wisko z racji posiadanych kwalifikacji zawodowych i osobistych predyspozycji. Na list składa
się wiele danych, które umieszcza się w odpowiednich polach. Są to: nazwisko i adres
nadawcy i odbiorcy listu, data sporządzenia, treść i zwroty grzecznościowe, własnoręczny
podpis, (mogą być kopie dokumentów stanowiące załączniki). List można napisać odręcznie
lub komputerowo.
Listy intencyjne
W handlu międzynarodowym coraz powszechniej stosowany jest list intencyjny. Pojawił się
w naszej korespondencji w okresie zmian gospodarczych po 1989 r. Istnieje pewna dowol-
ność w formułowaniu treści listu i kręgu jego odbiorców. Nie ma mocy prawnej, gdyż nie
zawiera wiążących zobowiązań. Zwykle taki list określa intencje obu stron i w sposób ogólny
z dużą ostrożnością określa zamiary stron w kwestii podjętej przez siebie współpracy. W co-
dziennej prasie są publikowane listy intencyjne nowych właścicieli prywatyzowanych przed-
siębiorstw, w których informują o celach swojej działalności. List intencyjny podpisuje się,
gdy dochodzi do porozumień państwowych lub na szczeblu samorządów lokalnych. Może
42
również list intencyjny stanowić odpowiedz
na złożony list motywacyjny. List intencyjny ma
formę zwykłego listu handlowego lub dokumentu partnerów.
Listy kurtuazyjne
Tworzą specjalną kategorię, której wymagania co do formatu, układu treści i sposobu pisania
mogą być zdecydowanie różne od tego, o czym już dotychczas wiemy.
Do listów kurtuazyjnych zaliczamy:
zaproszenia,
podziękowania
gratulacje i wyrazy uznania
życzenia,
listy pożegnalne i kondolencje.
Zaproszenia miewają dwie różne formy. Mogą być wyrażone zwyczajnym listem bądz
sfor-
malizowanym drukiem.
Sformalizowane druki, szczególnie przy zaproszeniach na uroczystości dyplomatyczne, rzą-
dowe itp., mają dość standardową postać.
Listy kurtuazyjne powinny zawierać:
Określenie okazji, z jakiej organizowana jest impreza. (Czasem do standardowego druku
dopina siÄ™ karteczkÄ™ z takÄ… informacjÄ…).
ImiÄ™ i nazwisko oraz stanowisko osoby zapraszajÄ…cej.
Imię i nazwisko, tytuł, stanowisko osoby zapraszanej.
DatÄ™, godzinÄ™ i miejsce imprezy.
Charakter imprezy, czasem także czas jej trwania.
Informacje o wymaganym stroju.
Niekiedy prośba o potwierdzenie przyjęcia zaproszenia, kryje się za literkami R.S.V.P.,
bÄ™dÄ…cymi akronimem francuskiego sformuÅ‚owania respondent s´il vous plait, czyli proszÄ™,
odpowiedz
. Obok podany jest numer telefonu, pod który taka odpowiedz
powinna być
skierowana. Tak czy inaczej, prośby organizatorów imprezy koniecznie trzeba spełniać,
a jest to łatwe, bowiem wystarczy zatelefonować.
43
Aby podkreślić, że zapraszający nie oczekuje potwierdzenia, np. gdy zaproszenie było już
przyjęte w rozmowie telefonicznej, umieszcza się literki PM, co jest akronimem słów pour
memoire, czyli: dla pamięci.
Przykład zaproszenia
Godło Państwa
Minister Spraw Zagranicznych
Arkadiusz Majcher wraz z Małżonką
ma zaszczyt zaprosić
Pana Juliusza Mazura
na obiad wydany na cześć
Ministra Gospodarki Przestrzennej Królestwa Holandii
Jego Ekscelencji
Pana Johana  Mario Wolfa
w poniedziałek, 18 grudnia 2010 roku, o godz. 20.00
Pałac na Wodzie, A
azienki Królewskie
strój: ciemny garnitur, krótka suknia R.S.V.P.
tel. [phone]
LOGO
Stanisław Młynarski
Prezes ZarzÄ…du Bilinger S.A. Polska
ma zaszczyt zaprosić
Pana Janusza Pawłowskiego z osobą towarzyszącą
do wzięcia udziału w noworocznym toaście połączonym
z otwarciem nowego gmachu Spółki
w piÄ…tek 14 stycznia 2011 roku, o godz. 14.00
Siedziba Spółki BILINGER S.A.
Gdańsk, ul. Pod Mostem 8 z prośbą o potwierdzenie
Tel. [phone]
44
Przykłady podziękowań
Szanowny Panie
Pragnę Panu podziękować za przytomne zachowanie się podczas napadu
w kasie. Jestem dumny, że zatrudniam Pana, gdyż Pan dba ze szczególną troską
o bezpieczeństwo mojego mienia oraz życia i zdrowia klientów.
Pana odważne działanie i przytomność umysłu zapobiegło tragedii i w porę
udzielono pomocy ratując życie naszej klientce i kasjerce.
Jeszcze raz serdecznie Panu dziękuję i w dowód wyróżnienia przyznaję Panu
nagrodę pieniężną.
Z poważaniem
Właściciel
Szanowny Panie
Serdecznie dziękuję za miłe pismo, w którym pochwala Pan zachowanie jedne-
go z naszych sprzedawców. Kopię Pańskiego pisma przekazaliśmy do działu
personalnego i zostanie załączone do dokumentacji osobowej tego pracownika.
Rzadko się zdarza, aby klient zdobył się na napisanie listu pochwalnego.
Chcielibyśmy Pana wyróżnić i dlatego wraz z podziękowaniem prosimy o przy-
jęcie załączonego kuponu upoważniającego do 20% rabatu na zakupione towa-
ry. Mamy nadzieję, że nasze obopólne zadowolenie zaprocentuje lepszą współ-
pracą z klientami i będzie dodatkowym atutem na konkurencyjnym rynku.
W imieniu całej firmy jeszcze raz serdecznie dziękujemy.
Z poważaniem
Prezes
45
Gratulacje i wyrazy uznania
Gratulacje i wyrazy uznania wyrażasz listownie, jeśli adresat odniósł sukces (gratulacje) lub
też osiągnął doskonały rezultat w swej działalności (uznanie).
Wyrazy uznania i mniej formalne gratulacje piszesz tak jak każdy list, a więc stosując zasady,
o których już wcześniej była mowa. (Oczywiście nie umieszczasz identyfikatora listu, listy
załączników czy też rozdzielnika).
Ale uwaga: jeśli chcesz być niezwykle kurtuazyjna, to gratulacje bardzo formalne piszesz na
oficjalnej papeterii, ale odręcznie. Taki list jest zawsze bardzo krótki.
Przykład gratulacji i wyrazy uznania
Mariusz Zakrzewski
ul. Jastrzębska 12 Kraków, dnia 30.11.2010
30-050 Kraków
Szanowny Pan
Adam Murarski
ul. Kwiatowa 35
43-305 Bielsko Biała
Szanowny Panie Dyrektorze
Pragnę przekazać Panu moje najserdeczniejsze gratulacje i wyrazy uznania
w związku z odznaczeniem Złotym Krzyżem Zasługi.
To wyróżnienie jest dowodem uznania dla wszystkich Pańskich osiągnięć
w pracy zawodowej oraz działalności społecznej na rzecz środowiska natural-
nego i jego ochrony. Jest to dla nas powód do dumy i cieszymy się, że Pana
trudna praca została dostrzeżona i wyróżniona w ten zaszczytny sposób.
Życząc Panu dalszych osiągnięć w pracy zawodowej, społecznej oraz w życiu
osobistym, przekazujÄ™ wyrazy szacunku i podziwu.
Mariusz Zakrzewski
46
Życzenia
Życzenia wysyłasz solenizantom, jubilatom (i to zarówno osobom, jak i obchodzącym jubile-
usz instytucjom), pracownikom odchodzącym na rentę czy emeryturę itp. Powinny to być
krótkie ale serdeczne teksty pisane na Twojej oficjalnej papeterii. Możesz je albo drukować
i podpisać, albo  jeśli chcesz podkreślić osobisty związek z adresatem  napisać ręcznie.
W ten sposób sprawisz mu wielką przyjemność i tworzysz historię.
Przykład życzeń
Urząd Wojewódzki
w Gdańsku Gdańsk, dnia 28.11.2010
Pan
Wojciech Grabowski
Burmistrz Miasta
ul. Skromna 12
81-125 Wólka
Szanowny Panie
Składamy na Pana ręce serdeczne życzenia z okazji pierwszej rocznicy nadania
praw miejskich.
Życzymy, aby miasto Wólka stanowiło w danym rejonie ośrodek przemysłowy
i kulturalny dla całego regionu. Rozwój przemysłu i gospodarki przestrzennej
przyczyni siÄ™ w znacznym stopniu do zmniejszenia stopy bezrobocia.
Warto przypomnieć, że z małej osady przekształciło się w miejski ośrodek go-
spodarczy z perspektywą pracy dla kilku pokoleń. Jesteśmy dumni tak dużego
rozwoju gospodarczego, trafnych decyzji, co wiąże się ze wzrostem liczby
mieszkańców miasta a także całego regionu.
Serdecznie życzymy dalszych pomyślnych przedsięwzięć i wymiernych efek-
tów pracy.
Wojewoda Gdański
47
7. Korespondencja dyplomatyczna
Międzynarodowa współpraca gospodarcza, likwidacje barier dzielących kraje, a także wejście
Polski do struktur Unii Europejskiej wymaga poznania także nowych zasad, by mogły uczest-
niczyć w tych przemianach.
W międzynarodowych kontaktach gospodarczych są wykorzystywane niektóre formy pism
dyplomatycznych. Znajdują one zastosowanie szczególnie w resortach zajmujących się han-
dlem zagranicznym, np. przy zawieraniu międzynarodowych umów gospodarczych, wymia-
nie listów lub not dyplomatycznych, wystawianiu pełnomocnictw, wymianie korespondencji
z organami państwowymi i instytucjami drugiego kraju.
W korespondencji dyplomatycznej wyróżnia się następujące rodzaje pism:
" Listy uroczyste, podpisane przez prezydenta i adresowane do głowy innego państwa
z okazji ważnego wydarzenia (wyboru na stanowisko, jubileuszu pełnienia funkcji
itp.), pisane na wysokogatunkowym papierze dużego formatu i zaopatrzone tłoczoną
pieczęcią państwową.
" Listy gabinetowe stosuje siÄ™ w kontaktach oficjalnych, ale nie uroczystych. Stosowane
są dla przedstawienia jakiegoś problemu politycznego, zajęcia osobistego stanowiska
wobec wydarzeń, przekazania lub przyjęcia zaproszenia, podziękowania za otrzymane
gratulacje lub życzenia.
" Listy odręczne niekoniecznie pisane są własnoręcznie przez głowę państwa. Własno-
ręczne pismo ogranicza się do odezwy i końcowych słów formuły grzecznościowej.
Wykorzystywane sÄ… dla przedstawienia nieoficjalnego stanowiska lub poglÄ…du na
sprawę. Mogą być także formą nieoficjalnej interwencji.
" List osobisty, półoficjalny lub prywatny jest formą szeroko stosowaną wśród dyploma-
tów. Pisany jest na arkuszu mniejszym, z datą umieszczoną w prawym górnym rogu
pierwszej strony i adresem w dolnym lewym rogu. List taki podpisany jest tylko na-
zwiskiem. Najczęściej dotyczy spraw protokolarnych lub osobistych  zaproszenia,
podziękowania, informacji o wyjez
dzie.
W korespondencji urzędowej zalecane jest zachowywanie i przestrzeganie zasad stosowanych
w korespondencji dyplomatycznej, w szczególności tych, które pozwalają na wyrażenie sza-
cunku dla adresata. Nie majÄ… natomiast powszechnego zastosowania tradycyjne formy i zwro-
ty grzecznościowe, charakterystyczne dla not dyplomatycznych. Adresując korespondencję
48
najpierw wymieniamy imię i nazwisko adresata, jego funkcję, a następnie instytucję i adres.
Jeśli adresat posiada tytuł naukowy, wówczas przed jego nazwiskiem napiszemy: Pan Profe-
sor Stanisław Kopański, Pan Dr Stanisław Kopański. Ogólna zasada nakazuje pisanie tytułów
zawodowych i naukowych bez używania skrótów: dyrektor, profesor, prezes, ambasador itd.
Wyjątek stanowią: doktor, magister, inżynier; wówczas piszemy Dr, Mgr, Inż.
Pisanie listów to jedna z najważniejszych umiejętności w dobie rozwiniętych kontaktów mię-
dzynarodowych. Czasem jedynie od doboru odpowiednich zwrotów, form lub stylu zależą
rezultaty prowadzonej korespondencji.
KorespondencjÄ™ dyplomatycznÄ… cechujÄ… specyficzne formy pism oraz powszechne stosowa-
nie formuł grzecznościowych i tradycyjnych
8. Wewnętrzne akty normatywne
Akty normatywne stosowane są nie tylko na szczeblu centralnym czy wojewódzkim, ale rów-
nież na poziomie jednostek organizacyjnych (w firmach).
Do wewnętrznych aktów normatywnych zalicza się:
" zarządzenia, które regulują szczegółowo sprawy wynikające z aktów prawnych wyż-
szego rzędu (ustaw, rozporządzeń), które ze względu na ich ważność muszą być
unormowane i wymagają trwałych ustaleń i jedności działania;
" okólniki, w których reguluje się konkretne sprawy dla danych jednostek organizacyj-
nych;
" pisma okólne, które służą przekazywaniu informacji dotyczących wykonania decyzji
lub tylko informacji do wiadomości;
" instrukcje, regulują sposoby postępowania, zawierają wskazówki, wytyczne lub zale-
cenia dotyczące metod i trybu wykonywania określonych zadań, noszących charakter
zadań powtarzalnych;
" regulaminy, określają podstawowe przepisy, zasady i ustalenia normujące szczegóło-
wo funkcjonowanie całej organizacji lub jej części oraz określają prawa i obowiązki
jej członków;
" polecenia służbowe, regulują pojedyncze sprawy i problemy, dla których nie zachodzi
potrzeba wydawania zarządzeń dyrektora, a które wymagają doraz
nego uregulowania
względnie podjęcia ustaleń na krótki okres czasu;
" komunikaty, które zawierają informację o ważniejszych decyzjach i wydarzeniach.
49
Każdy akt ogólny, niezależnie od jego rangi i rodzaju jest identycznie zbudowany i składa się
zawsze z: tytułu, treści, podpisu.
Schemat budowy aktu ogólnego
Określenie rodzaju aktu
Tytuł Data aktu
Zwięzłe określenie przedmiotu aktu
Podstawa prawna (cel aktu)
Przepisy ogólne
Treść Przepisy szczegółowe
Przepisy przejściowe
Przepisy końcowe
Podpis Stanowisko służbowe, imię i nazwisko
Przykłady:
akt ogólny - normatywny
ZarzÄ…dzenie nr 24/2010
Dyrektora Policealnej Szkoły Medycznej w Gdyni
z dnia 10 listopada 2010 roku
w sprawie zakazu palenia tytoniu na terenie szkoły
Na podstawie art.14 ustawy o zwalczaniu nałogu palenia tytoniu (Dz. U nr.... poz....... 2010 r.)
zarządzam, co następuje:
1. Zakaz palenia tytoniu obowiązuje wszystkie osoby przebywające na terenie budynków
szkolnych, dziedzińców i terenów przylegających do szkoły w zasięgu 10 m.
2. Użyte określenie  palenie tytoniu oznacza: papierosy, fajki, cygara i inne skręty.
3. Naruszenie zakazu palenia tytoniu spowoduje zastosowanie następujących sankcji:
a) przez pracownika:
- kara grzywny w wysokości 50 zł w przypadku pierwszego naruszenia zakazu,
- kara grzywny w wysokości 100 zł w przypadku drugiego naruszenia zakazu,
- pozbawienia prawa do premii motywacyjnej w przypadku trzeciego naruszenia
zakazu.
50
b) przez ucznia:
- udzielenie pisemnego upomnienia w przypadku pierwszego naruszenia zakazu,
- udzielenie kary nagany w przypadku drugiego naruszenia zakazu,
- skreślenie z listy słuchaczy w przypadku trzeciego naruszenia zakazu.
3. Zobowiązuję opiekunów grup do sprawowania bezpośredniego nadzoru w zakresie prze-
strzegania postanowień zarządzenia i w przypadku stwierdzenia naruszenia zakazu skła-
dania pisemnego wniosku do Dyrekcji Szkoły o zastosowanie kary.
4. Wicedyrektorowi Szkoły powierzam nadzór nad przestrzeganiem postanowień niniejszego
zarzÄ…dzenia.
5. Traci moc obowiązującą Zarządzenie nr 5/ 2001 Dyrektora Zespołu Szkół Medycznych
w Gdyni w sprawie palenia tytoniu na terenie szkoły.
6. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od podania do wiadomości w dniu rozpo-
częcia roku szkolnego.
Do wiadomości:
- słuchacze PSM Dyrektor PSM
- opiekunowie grup
- tablica ogłoszeń mgr Jacek Zalewski
- a/a
Akty normatywne podpisują osoby do tego upoważnione na mocy odrębnych przepisów.
Do chwili podpisania akt jest tylko projektem. Z chwilÄ… podpisania staje siÄ™ aktem obowiÄ…zu-
jącym. Dzień złożenia podpisu jest dniem wydania aktu.
9. Korespondencja handlowa
W świetle wolnorynkowej gospodarki za obowiązujące uznano te formy, które okazały się
najprostsze i najbardziej komunikatywne. Skutecznemu i precyzyjnemu przeprowadzeniu
wszelkich operacji handlowych i gospodarczych służą wypracowane formy korespondencji
oraz charakterystyczna terminologia. Mianem korespondencji handlowej określa się wszel-
kiego rodzaju pisma między podmiotami gospodarczymi.
W transakcji kupna  sprzedaży występują strony, z których jedną jest dostawca (sprzedają-
cy), a drugÄ… odbiorca (kupujÄ…cy).
Przedmiotem transakcji handlowej mogą być towary i usługi istniejące już na rynku oraz te,
które na zamówienie zostaną wprowadzone do obrotu rynkowego.
51
Korespondencja handlowa poprzedza zawarcie transakcji kupna  sprzedaży. Są to różne pi-
sma, prezentuje się towary, ustala warunki kupna - sprzedaży, dostawy, zapłaty, reklamacji
itp. Większość czynności kupna  sprzedaży jest sporządzona w formie pisemnej.
Do typowych pism handlowych zalicza siÄ™:
- zapytanie o ofertÄ™,
- ofertÄ™,
- list intencyjny,
- umowy i zamówienia,
- awizo,
- specyfikacjÄ™,
- fakturÄ™,
- reklamacjÄ™.
Wymienione pisma nie wyczerpują wszystkich dokumentów. W transakcji handlowej wyróż-
nia się cztery etapy a w każdym etapie występują różne rodzaje pism i dokumentów.
I. etap  propozycja kupna  sprzedaży obejmuje listy reklamowe, zapytania ofertowe, ofertę,
listy intencyjne;
II. etap  zamówienie towaru lub usługi obejmuje długoterminowe umowy o
dostawę, zamówienia, potwierdzenie zamówienia lub anulowanie zamówienia
z ważnych przyczyn - przed terminem realizacji;
III. etap  dostawa towaru obejmuje awizo czyli zawiadomienie o wysyłce towaru
lub przygotowania do odbioru, specyfikację towarów, fakturę, dowód
przyjęcia towaru, protokół przyjęcia towaru i inne dokumenty w zależności
od potrzeb;
IV. etap  weryfikacja dostaw, która obejmuje reklamację w przypadku, gdy
dostawa nie odpowiada warunkom zamówienia.
W każdym z etapów mogą wystąpić dodatkowe pisma o charakterze informacyjnym i prze-
wodnim.
Oferta
Oferta zawiera informację o rodzaju działalności pomiotu gospodarczego lub stanowi propo-
zycję nawiązani współpracy na podanych w niej warunkach. Ma charakter wiążący, zobowią-
zuje do dotrzymania przedstawionych propozycji.
52
Przykład treści oferty
Warszawa, dnia ................
Szanowny Panie
Jako ogólnopolski dealer samochodów firmy Ford mam przyjemność poinfor-
mować, że firma, którą reprezentuję ma zamiar nawiązać z Państwa firmą
współpracę w zakresie dostarczania części zamiennych oraz napraw samocho-
dów powypadkowych.
Nasza firma zapewnia ciągłe dostawy oraz szybki odbiór pojazdów. Zapew-
niamy również korzystne rozliczenia za świadczone usługi.
W przypadku podjęcia współpracy mamy dla pracowników Państwa firmy ko-
rzystną propozycję polegającą na rabacie w wysokości 10 % przy zakupie sa-
mochodu w jednym z naszych salonów na terenie całego kraju.
Mam nadzieję, że oferta mojej firmy będzie dla Państw interesująca i zaowocu-
je pomyślną współpracą.
Z poważaniem
Podpis
Zamówienie
Zamówienie stanowi dokument, który jest zobowiązaniem odbiorcy do odbioru zamówionego
towaru i zapłacenia należności. Zawiera następujące elementy:
- określenie stron transakcji handlowej,
- wyszczególnienie zamawianego towaru lub usługi (rodzaj, gatunek, ilość),
- potwierdzenie warunków dostawy i płatności.
SporzÄ…dza siÄ™ na formularzach lub blankietach korespondencyjnych.
Podpisują upoważnione osoby.
Faktura
Jest to dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży oraz podstawą wszelkiego rozliczenia
między przedsiębiorcami jak i rozliczeń z Urzędem Skarbowym.
Faktura zawiera nr faktury, miejsce i datÄ™ wystawienia, dane wystawcy faktury i odbiorcy
towaru, wyszczególnienie elementów dostawy, kwotę i termin zapłaty oraz sposób odbioru
lub dostawy. Fakturę podpisuje upoważniona osoba.
53
Reklamacja
Reklamacja to skarga na złą jakość towaru lub usługi albo brak zgodności z zamówieniem.
Składa ją odbiorca towaru na ręce sprzedawcy albo producenta. Reklamację pisze się tak, jak
typowe pismo urzędowe. Treść reklamacji składa się zazwyczaj z dwóch akapitów. Pierwszy
to wyjaśnienie jej przyczyny, np. informacja, że towar z
le działa, popsuł się po krótkim użyt-
kowaniu, czy że usługa została niewłaściwie wykonana. Drugi akapit to prośba o wymianę
zakupionego towaru, naprawienie go lub ponowne wykonanie usługi itp. Zazwyczaj ten aka-
pit kończy zdanie zawierające informację, że sprawa jest dla nas pilna i ważna, co ma zobli-
gować adresata do szybkiego spełnienia naszych żądań. Reklamację należy odręcznie podpi-
sać. Jeżeli do reklamacji dołączamy załączniki w postaci paragonu, protokołu przyjęcia do-
stawy lub umowy, zamówienia, to pod treścią po lewej stronie umieszcza się informację
o załącznikach.
Odpowiedz
na reklamacje
Każda reklamacja wymaga wnikliwego rozpatrzenia i udzielenia pisemnej odpowiedzi. Do-
stawca ustosunkuje się do zarzutów odbiorcy. Może reklamację uwzględnić i wykonać żąda-
nie odbiorcy albo reklamację odrzucić i wskazać rzeczowe uzasadnienie. Powodem odrzuce-
nia reklamacji mogą być przyczyny merytoryczne lub formalne.
W przypadku postępowania reklamacyjnego obowiązuje zasada, że trzeba pisać konkretnie
i krótko.
Przykłady treści różnorodnych pism występujących w transakcjach handlowych:
Szanowny Panie
W związku z tym, że do naszej faktury VAT nr .............. z dnia ..........................
wkradł się błąd, na który zwróciła nam uwagę Pańska księgowa.
Prosimy o przyjęcie i zaksięgowanie załączonej faktury oraz odesłanie nam -
naszej poprzedniej błędnie wystawionej.
Załącznik: 1 Z poważaniem
54
 Przepraszamy za kłopot związany z niewłaściwie wystawioną przez nas fakturą
VAT, której zwrot potwierdzamy. W załączeniu przesyłamy właściwą fakturę
VAT nr ...................
Podpis
Szanowna Pani Dyrektor
Z przykrością stwierdzamy, że na nasze konto bankowe nie wpłynęła należność
w kwocie 15.000 zł. (słownie złotych piętnaście tysięcy) na podstawie faktury
nr 45/10 z dnia 05.08.2010 r. Termin zapłaty upłynął 31.10.2010 r.
Prosimy o niezwłoczne uregulowanie, a w przypadku poważnych problemów
finansowych prosimy o osobiste spotkanie w celu uzgodnienia ostatecznego
terminu. Współpracujemy z Państwem od wielu lat i dlatego pragniemy sprawę
rozwiązać polubownie.
Podpis
Przykład Reklamacji
Anna Mazurska Gdynia, dnia 28.12.2010 r.
ul. Zgody 2/4
81-300 Gdynia SKLEP A G D
ul. Zwycięzców 12
81-361 Gdynia
R E K L A M A C J A
Dot.: Zamrażarko  Chłodziarki ZANUSSI ZRD 27, JB
W dniu 08.112010 r. zakupiłam wyżej wymienioną lodówkę i ma ona wady:
1. wadÄ™ jawnÄ…  brak oryginalnej karty gwarancyjnej producenta,
2. wadÄ™ ukrytÄ…  stwierdzonÄ… przez serwis.
Dowód: adnotacja dostawcy dotycząca pkt. 1.
adnotacja zakładu serwisowego
W dniu dostawy nie otrzymałam karty gwarancyjnej - bez podania przyczyny.
Moja interwencja w sklepie została załatwiona dopiero w 18.12.2010 r. po
upływie ponad jednego miesiąca, lecz doręczono mi kserokopię karty gwaran-
cyjnej innego producenta.
55
Z uwagi na fakt, że w czasie pierwszych dni używalności lodówki ujawniły się
wady ukryte chciałam podjąć postępowanie reklamacyjne. Brak karty gwaran-
cyjnej udaremnił zgłoszenie reklamacji i korzystania z lodówki. Moje interwen-
cje w sprawie karty gwarancyjnej nie były załatwione w ustalonych terminie .
Po otrzymaniu karty gwarancyjnej niezwłocznie w dniu 30 grudnia br. wezwa-
łam serwis, który stwierdził, że lodówka posiada wadę ukrytą, którą opisał
w nieoryginalnej karcie gwarancyjnej,. Wada stanowi złą jakość produktu (nie
nabyta w czasie transportu ani użytkowaniu). Jest towarem nie pełno warto-
ściowym.
W związku z powyższym stawiam do dyspozycji sklepu zareklamowaną lodów-
kę i wnoszę o wymianę na towar pełnowartościowy lub zwrot zapłaconej go-
tówki. Lodówkę należy odebrać w miejscu mojego zamieszkania na własny
koszt.
Oczekuję niezwłocznego załatwienia niniejszej reklamacji, gdyż przez opieszałe
działanie sklepu zostałam narażona na zwłokę ze złożeniem reklamacji i inne
koszty związane z brakiem możliwości korzystania z lodówki. Dotychczasowe
postępowanie obsługi sklepu okazało się jako nie rzetelne wobec klienta.
Anna Mazurska
III. Zawieranie umów
1. Definicja umowy i jej formy
Umowa  oznacza zgodne porozumienie dwóch lub więcej stron, ustalające ich wzajemne
prawa lub obowiązki. Według bardziej szczegółowej definicji umowa to stan faktyczny, pole-
gający na złożeniu dwóch lub wiecej zgodnych oświadczeń woli zmierzających do powstania,
uchylenia lub zmiany uprawnień i obowiązków podmiotów składających te oświadczenia
woli. Umowy są zawsze co najmniej dwustronnymi czynnościami prawnymi. Występuje jed-
nak wyjÄ…tek jednostronny  dotyczy to podpisania weksla.
W prawie polskim od 1990 roku obowiÄ…zuje wywodzÄ…ca siÄ™ jeszcze z prawa rzymskiego za-
sada swobody umów, wyrażona w kodeksie cywilnym:
 strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby
jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom
współżycia społecznego .
W świetle tej zasady strony mogą w ramach swobody umów, nie przekraczając pewnych gra-
nic, umówić się o wszystko, co prawo uznaje za podlegające jego uregulowaniom.
56
Wśród umów dwustronnie zobowiązujących wyróżnia się umowy wzajemne, w których
świadczenie jednej ze stron ma odpowiadać świadczeniu drugiej strony (być jego ekwiwalen-
tem). Przykładem tego typu umów jest, np. umowa sprzedaży, której jedna ze stron zobowią-
zuje się przenieść własność rzeczy, a druga strona zobowiązuje się w zamian za to zapłacić
odpowiednią cenę. Prawo może uzależniać skutki prawne umowy od zawarcia jej z zachowa-
niem określonej formy.
Ze względu na formę wyróżnia się umowy zawarte:
ustne,
w formie pisemnej,
w formie pisemnej z urzędowym potwierdzeniem podpisu,
w formie pisemnej z urzędowym potwierdzeniem daty,
w formie aktu notarialnego,
w formie przewidzianej ustawą szczególną.
2. Umowy o pracÄ™  regulowane Kodeksem Pracy
Umowa o pracę  jest czynnością prawna, obejmującą zgodne oświadczenia woli pracownika
i pracodawcy. Każda umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie z wyraz
nym określe-
niem rodzaju i warunków.
W szczególności powinna określać:
rodzaj pracy,
miejsce jej wykonywania,
termin rozpoczęcia pracy,
wynagrodzenie odpowiadajÄ…ce rodzajowi pracy.
Jeśli umowa nie została zawarta na piśmie, pracodawca niezwłocznie, nie póz
niej jednak niż
w dniu rozpoczęcia pracy, powinien potwierdzić pracownikowi na piśmie rodzaj umowy i jej
warunki. W prawie pracy rozróżnia się umowy bezterminowe, zawierane na czas z góry nie
określony, oraz terminowe, które z woli stron lub z mocy ustawy zostają rozwiązane z upły-
wem oznaczonego okresu bÄ…dz
z chwilą wykonania określonej pracy.
57
Kodeks pracy rozróżnia następujące rodzaje umów o pracę:
1. na okres próbny,
2. na czas określony,
3. na czas wykonania określonej pracy,
4. na czas nieokreślony,
5. na czas zastępstwa nieobecnego pracownika.
O rodzaju umowy o pracę nie decyduje jednak tylko nazwa  najistotniejsza jest jej treść.
Jeżeli nazwa nie wskazuje, o jaki rodzaj umowy chodzi, a z treści nie wynika, że zostaje za-
warta umowa terminowa, należy przyjąć, iż jest to umowa na czas nieokreślony.
Umowa na czas próbny
Umowa na okres próbny może poprzedzać każdą z umów o pracę, a więc w zakresie zawiera-
nia umów na okres próbny istnieje dobrowolność stron stosunku pracy. Okres próbny nie mo-
że przekraczać trzech miesięcy.
Umowa na czas określony
Umowa na czas określony jest umową terminową. Termin najczęściej jest oznaczony wska-
zaniem konkretnej daty rozpoczęcia i zakończenia pracy. Strony mogą tylko dwukrotnie za-
wrzeć umowę na czas określony na następujące po sobie okresy. Trzecia kolejna umowa jest
w skutkach prawnych umową na czas nieokreślony.
Umowa na czas wykonania określonej pracy
Umowa na czas wykonania określonej pracy jest odmianą terminowej umowy o pracę. Zawie-
ra się ją w celu świadczenia pracy  wykonania z góry ograniczonego w czasie zadania, np.
sporządzenie bilansu, projektu. Zakończenie stosunku pracy następuje z dniem całkowitego
ukończenia określonego zadania.
Umowa na czas nieokreślony
Umowa na czas nie określony jest umową bezterminową, w ramach której strony nie oznacza-
ją terminu końcowego jej trwania.
Jest najkorzystniejszą umową dla pracownika, gdyż stwarza najdalej idącą ochronę trwałości
stosunku pracy. Umowa zawarta na czas nie określony może być przez pracodawcę rozwiąza-
na w drodze wypowiedzenia tylko z uzasadnionych powodów, po uprzedniej konsultacji ze
58
związkami zawodowymi. Pracownik ma możliwość bez ograniczeń wypowiedzieć umowę
o pracę nawet w czasie choroby, innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Umowa o pracę na czas zastępstwa
Umowa o pracę na czas zastępstwa jest umową okresową lecz termin jej trwania określa sytu-
acja powodująca zawarcie takiej umowy. Umowa może być zawarta wyłącznie na czas
usprawiedliwionej nieobecności, która wynika z faktu udzielenia urlopu wychowawczego,
urlopu bezpłatnego i długotrwałej choroby. Uprawnienia pracownicze wynikają z kodeksu
pracy lecz przepisy są niekorzystne dla kobiet w ciąży, które nie podlegają ochronie w przy-
padku rozwiÄ…zania umowy terminowej.
Umowa o pracę  wzór
................................................. ...............................................
(Pieczęć firmowa pracodawcy) (Miejscowość data)
UMOWA O PRAC

Zawarta w dniu ........................................... w ...........................................................................
(data zawarcia umowy)
pomiędzy ....................................................................................................................................
(nazwa i siedziba pracodawcy)
zwanego dalej PracodawcÄ…, reprezentowanym przez Pana .......................................................
(imiÄ™ i nazwisko, stanowisko)
a PaniÄ… ..................................................................................... zwanÄ… dalej pracownikiem.
(imiÄ™ i nazwisko, adres)
1. Zatrudnienie i rodzaj pracy
Z dniem ............................. Pracodawca zatrudnia Pracownika na stanowisku .....................
............................................ w wymiarze .............................................. .................................
(rodzaj pracy  stanowisko) (podać ułamkową część wymiaru gdy niepełny etat)
Pracownik zobowiązany jest zgłosić się do pracy w dniu ......................................................
Miejscem pracy Pracownika jest siedziba pracodawcy w .....................................................
2. Wynagrodzenie
Z tytułu świadczonej pracy Pracownik otrzymuje wynagrodzenie miesięczne, którego
wysokość jest określona według poniższych zasad:
a) część stała
w wysokości ...................................zł brutto (słownie złotych ........................................)
b) część zmienna
premia uznaniowa .................................................
Na pisemny wniosek Pracownika wynagrodzenie jest wypłacane przelewem, na wskazany
rachunek bankowy.
Pracownik zobowiązuje się do dochowania w tajemnicy wysokości zarobków. Wyjątek sta-
nowi obowiązek udzielania informacji stosownym władzom zgodnie z obowiązującymi
przepisami.
3. Samochód i inne urządzenia
W celu wypełniania zadań wynikających z umowy Pracownik otrzymuje do dyspozycji:
59
 - samochód służbowy,
- telefon komórkowy,
- komputer i inne przedmioty.
4. Urlop wypoczynkowy
Pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze określonym w przepisach.
kodeksu pracy z uwzględnieniem wykształcenia i stażu pracy.
5. Pracodawca zapewnia Pracownikowi
- ubezpieczenie na życie,
- prywatny system opieki zdrowotnej firmy i inne ...........
6. Czas trwania umowy
1. Umowa zostaje zawarta na czas nie określony.
2. Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem ..............................
okresu wypowiedzenia zgodnego z przepisami kodeksu pracy
albo
1 . Umowa została zawarta na czas określony  próbny  wykonania określonej pracy.
2. Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron z zastosowaniem przepisów
kodeksu pracy w zależności od rodzaju umowy.
7. Zachowanie tajemnicy, działalność konkurencyjna
1. Pracownik zobowiÄ…zuje siÄ™ do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, w
których posiadanie wszedł w czasie obowiązywania niniejszej umowy, a których uja-
wnienie mogłoby narazić Pracodawcę na szkody.
2. W czasie trwania niniejszej umowy Strony podpiszÄ… umowÄ™ o zakazie konkurencji
w czasie trwania oraz po ustaniu stosunku pracy.
8. Postanowienia końcowe
1. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania.
2. W sprawach nie uregulowanych niniejszÄ… umowÄ… majÄ… zastosowanie przepisy kodeksu
pracy oraz przepisy wykonawcze.
3. Wszelkie zmiany treści niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej.
4. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym
dla każdej ze stron.
Pracownik poświadcza, że został zapoznany z obowiązującymi u pracodawcy regulaminami
(pracy i wynagradzania) i zobowiÄ…zuje siÄ™ do ich przestrzegania.
PRACODAWCA PRACOWNIK
............................. ...........................
(Podpis i pieczęć) (Podpis)
60
Umowa o pracę na czas zastępstwa  wzór
........................................ .........................................
(pieczęć pracodawcy) (miejscowość i data)
UMOWA O PRAC
NA CZAS ZAST
PSTWA
Zawarta w dniu ............... r. w ................................ z siedzibÄ… w ................................... przy
ul. .............................. reprezentowanym przez ..........................., zwanym dalej PracodawcÄ…,
a .........................., zamieszkałym w .........................przy ul. ......................legitymującym się
dowodem osobistym Nr ..................., wydanym przez ....................... Nr PESEL ....................,
NIP ........................., zwanym dalej Pracownikiem, o treści następującej:
pkt 1
Pracodawca zatrudnia Pracownika na czas nie świadczenia pracy przez ...................................
(wskazać kogo ma zastępować), którego nieobecność jest usprawiedliwiona i wynika z faktu
................................... (np. udzielenia urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego, długo-
trwałej niezdolności do pracy).
Przez powyższy okres Pracownik będzie zatrudniony w wymiarze (pełnym, niepełnym) czasu
pracy na stanowisku ..............................
pkt 2
Pracownik będzie wykonywać pracę w (określić miejsce) ......................................
pkt 3
W czasie trwania stosunku pracy Pracownik będzie otrzymywał wynagrodzenie za wykonaną
pracę w wysokości:
a) wynagrodzenia zasadniczego  w kwocie ..............zł (miesięcznie, za godzinę) brutto,
(do 10 dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu przepracowanym),
b) premia do wynagrodzenia zasadniczego, w wysokości na zasadach określonych w
regulaminie wynagradzania.
pkt 4
Każda ze stron oświadcza, że zapoznała się z treścią niniejszej umowy oraz przyjęła do wia-
domości i wykonania, a także otrzymała po jednym egzemplarzu umowy
.................................................... ...................................................
(podpis pracodawcy lub osoby reprezentujÄ…cej (data i podpis pracownika)
pracodawcę albo osoby upoważnionej do
składania oświadczeń w imieniu pracodawcy)
Oświadczam, że zapoznałem się z treścią obowiązujących u Pracodawcy przepisów prawa pracy, tj. regulaminu
pracy oraz przepisów dotyczących wynagrodzenia (układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagrodzenia) i
przepisy powyższe akceptuję i zobowiązuję się do ich stosowania i przestrzegania.
.......................................................
(data i podpis pracownika)
61
3. Umowy o pracÄ™  regulowane Kodeksem Cywilnym
Innymi umowami o pracę zawieranymi na czas określony, a podlegającymi pod kodeks cy-
wilny sÄ…:
1. umowa o dzieło,
2. umowa zlecenie.
Umowa o dzieło
Jest to umowa rezultatu, nie podlegajÄ…ca pod kodeks pracy. W umowie tej zobowiÄ…zanie po-
dejmują dwie strony  zamawiający dzieło, który zobowiązuje się do zapłaty za nie i przyjmu-
jący zamówienie, który zobowiązuje się do jego wykonania.
Umowa taka powinna ściśle określać:
- datÄ™ podpisania umowy,
- oznaczenie stron podpisujÄ…cych umowÄ™,
- termin wykonania dzieła,
- konkretne określenie dzieła, np. stworzenie programu komputerowego,
napisanie artykułu itp.
Umowa zlecenie
Jest to umowa starannego działania. Wykonawca nie odpowiada za rezultat  obowiązuje na-
leżyta staranność. Przez taką umowę, osoba przyjmująca zlecenie zobowiązuje się dokonać
określonej czynności prawnej, np. maszynopisanie czy doradztwo podatkowe.
Umowa taka, powinna w swojej treści zawierać:
- datÄ™ podpisania umowy,
- oznaczenie stron podpisujÄ…cych umowÄ™,
- datę, do której zlecenie ma być wykonane,
- określenie terminu, do którego ma być dokonana zapłata.
62
Wzór umowy zlecenia
UMOWA ZLECENIE
W dniu .............. w ...................... pomiędzy ........................, zwanym dalej Zleceniodawcą,
reprezentowanym przez ..................... . .................................z siedzibÄ… w ............................
a ........................... ........................ zwanym dalej Zleceniobiorcom, została zawarta umowa
następującej treści:
1..Zleceniodawca zleca, a Zleceniobiorca do wykonania przyjmuje
..........................................................................................................
2. Zleceniobiorca może powierzyć wykonanie zlecenia osobie trzeciej
3. Zlecenie określone w ust. 1 winno zostać wykonane do dnia ....................................
4. Strony zgodnie ustalają wynagrodzenie Zleceniobiorcy na kwotę .............................. zł
(słownie ..........................................................), płatne na wskazany rachunek bankowy,
w terminie 7 dni od daty wykonania zlecenia.
5. Zleceniodawca z chwilą podpisania umowy wypłaca Zleceniobiorcy zaliczkę w wysoko-
ści..........% wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1. której odbiór Zleceniobiorca
niniejszym kwituje.
6. Umowa może zostać wypowiedziana przez każdą ze stron z zachowaniem 1 miesięcznego
okresu wypowiedzenia , który upływa z końcem miesiąca.
7. W sprawach nie uregulowanych umową mają zastosowanie właściwe przepisy kodeksu
cywilnego.
8. Wszelkie koszty zwiÄ…zane z zawarciem niniejszej umowy ponosi Zleceniodawca.
9. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają dla swej ważności zachowania formy
pisemnej.
10.Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze
stron.
Zleceniodawca Zleceniobiorca
4. Inne istotne umowy regulowane przez kodeks cywilny
" umowa sprzedaży,
" umowa najmu,
" umowa użyczenia,
" umowa przewozu,
" umowa spółki,
" umowy w zakresie czynności bankowych itp.
Każdą umowę można zawrzeć w formie aktu notarialnego. Nie każda jednak dla swojej waż-
ności tego wymaga. U notariusza obowiązkowo należy sporządzić umowy: sprzedaży nieru-
63
chomości, darowizny nieruchomości, oddania gruntu w użytkowanie wieczyste, zbycia spół-
dzielczego prawa własnościowego do lokalu, wszystkie umowy spółek. Należy pamiętać, ze
zawarcie umów w innej formie niż akt notarialny powoduje nieważność takiej umowy. Usta-
wodawca wymaga w formie aktu notarialnego tylko najistotniejsze umowy dla obrotu praw-
nego.
Data ......................
UMOWA UŻYCZENIA
Użyczający: legitymujący się dowodem osobistym seria ................ nr .................. wydanym
przez ....................................... zamieszkałym w .............................przy ul. .............................
BiorÄ…cy: legitymujÄ…cy siÄ™ dowodem osobistym seria .................. nr .................. wydanym
przez ...................................... zamieszkałym w .............................przy ul. ..............................
ż1
Przedmiotem użyczenia jest ......................................Użyczający jest właścicielem i oświad-
cza, że przedmiot użyczenia jest sprawny i w dobrym stanie technicznym.
ż2
Biorący, potwierdza pisemnie odbiór wyżej przedmiotu użyczenia, poniżej tekstu umowy.
ż3
Biorący zapewnia, że będzie używał przedmiotu użyczenia zgodnie z jego przeznaczeniem.
Ponadto zobowiązuje się nie oddawać go do używania osobom trzecim, w przeciwnym wy-
padku Użyczający ma prawo odstąpić natychmiast od niniejszej umowy.
ż4
Koszty używania rzeczy ponosi Biorący. Na Biorącym ciąży również obowiązek dokonywa-
nia napraw przedmiotu oddanego do używania.
ż5
64
Użyczający oddaje Biorącemu do bezpłatnego używania przedmiot użyczenia wymieniony
w ż1 na okres od dnia......................... do dnia ......................... Po upływie niniejszego terminu
na Biorącym ciąży obowiązek zwrotu przedmiotu użyczenia w stanie nie pogorszonym.
ż6
Wszelkie ewentualne zmiany umowy mogą nastąpić tylko w formie pisemnej pod rygorem
nieważności.
ż7
W sprawach nie uregulowanych w umowie majÄ… zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.
ż8
Umowa zostaje sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej
ze Stron.
Użyczający Biorący do używania
UMOWA SPRZEDAŻY UDZIAA
ÓW
Umowa zawarta w dniu .................................................... pomiędzy:
1. ...................................................... zamieszkałym w ...................................................... przy
ul......................................., legitymujÄ…cym siÄ™ dowodem osobistym .........................................
zwanym dalej SPRZEDAJ
CYM.
a
2. .......................................................zamieszkałym w ........................................................przy
ul........................................, legitymujÄ…cym siÄ™ dowodem osobistym .........................................
zwanym dalej KUPUJ
CYM.
65
Strony oświadczają co następuje:
1. Sprzedający oświadcza, że jest Wspólnikiem w Spółce .............................Sp.z o.o z siedzi-
bÄ… w ...................................... zarejestrowanej w ........................pod nr KRS ........................
2. Kapitał zakładowy Spółki w dniu podpisania niniejszej umowy wynosi:
...................................... (słownie: ....................................) złotych i dzieli się na .....................
udziałów o wartości nominalnej ...................... (słownie ...................................) złotych każdy.
3. Sprzedający posiada w powołanym kapitale zakładowym ( ilość....................................)
udziałów o wartości nominalnej .......................... (słownie ...............................) złotych każdy,
o łącznej wartości ........................... (słownie ............................) złotych.
4. Sprzedający oświadcza, że dnia ........................................ roku Nadzwyczajne
Zgromadzenie Wspólników Spółki ..................................... Sp. z o.o podjęło uchwałę
o wyrażeniu zgody na zbycie przez Sprzedającego posiadanych przez niego
udziałów w kapitale Spółki.
5. Strony zgodnie oświadczają, że nie ma żadnych ograniczeń do zawarcia niniejszej umowy.
Ustalono co następuje:
Art. 1. Przedmiot umowy
Przedmiotem niniejszej umowy jest przeniesienie przez SprzedajÄ…cego na rzecz
Kupującego prawa własności ........................... (słownie .........................) udziałów o wartości
nominalnej ............................ (słownie .................. ) złotych każdy, o łącznej wartości
........................... ( słownie ..........................) złotych, posiadanych przez Sprzedającego
w kapitale zakładowym Spółki .................................................... Sp. z o.o.
Art. 2. Cena
Strony ustalają, że udziały, będące przedmiotem niniejszej umowy, zostają
sprzedane za cenę .............................. (słownie .............................) złotych.
66
Art. 3 Sposób zapłaty ceny
Należność za udziały zostanie zapłacona gotówką do rąk Sprzedającego w terminie 7 dni od
daty podpisania niniejszej umowy.
Art. 4. Oświadczenie sprzedającego
1. Sprzedający oświadcza, że jest właścicielem przedmiotowych udziałów, że zostały one
należycie opłacone, nie są zastawione i nie są obciążone żadnymi innymi prawami na rzecz
osób trzecich.
2. Sprzedający oświadcza, że nie zalega wobec Spółki z żadnymi płatnościami.
3. Sprzedający oświadcza, że niniejsza umowa nie narusza postanowień umowy Spółki
...................................................... Sp. z o.o.
4. Kupujący oświadcza, że zobowiązuje się zawiadomić Spółkę ...............................................
Sp. z o.o. o nabyciu udziałów będących przedmiotem niniejszej umowy.
Art. 5. Koszty
1. Strony ustalają, że wszelkie koszty związane z jej zawarciem ponosi Kupujący, a w szcze-
gólności koszt uiszczenia podatku od czynności cywilnoprawnych.
Art. 6. Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszÄ… umowÄ… majÄ… zastosowanie odpowiednie przepisy
prawa polskiego, a w szczególności przepisy kodeksu spółek handlowych.
2. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze
stron.
...................................................... ................................................
SPRZEDAJ
CY KUPUJ
CY
Niniejsza umowa wymaga potwierdzenia podpisów stron przez Notariat.
67
IV. Podsumowanie
Korespondencja biurowa jest bardzo ważną i nieodłączną częścią pracy biurowej. Każdy pra-
cownik biurowy, niezależnie od zajmowanego stanowiska, w czasie swojej pracy redaguje
wiele pism o różnej problematyce. Wydajność pracownika mierzy się liczbą załatwionych
spraw w określonym czasie, które zależą od skuteczności sporządzonej korespondencji.
W korespondencji ogromne znaczenie ma pierwsze wrażenie odbiorcy po otrzymaniu pisma.
Spogląda na sposób zaadresowania koperty, a po jej otwarciu na jej układ graficzny tekstu.
Bardzo ważna jest bezbłędna pisownia. Uprzejmy i pozytywny ton pisma udziela się adresa-
towi w trakcie czytania i pozytywnie nastawia go do nadawcy. Dobrze świadczy o autorze
pisma stosowanie zwrotów grzecznościowych. Szególnie pisma odmowne powinny być zre-
dagowanie w takim tonie, aby adresat mimo odmowy czuł, że jest kimś ważnym dla nadawcy.
Każde pismo reprezentuje nadawcę na zewnątrz, jest jego wizytówką. Korespondencja ma
więc bardzo duży wpływ na wizerunek firmy. Poprawna korespondencja gwarantuje opinię,
że firma jest dobrze zorganizowana i solidna, a pracownicy i kierownictwo są profesjonali-
stami.
68
Bibliografia
" Fuchsel H., Korespondencja w firmie, Poltext, Warszawa 2006 r.
" Ryba J., Praktyczne zasady sporządzania korespondencji i innych prac biurowych, Ośro-
dek Doskonalenia i Doradztwa Kadr sp. z o.o. Gdańsk 1996 r.
" Witek E., Technika biurowa, Oficyna Edukacyjna Wydawnictwa eMPi s.c. Poznań 2006 r.
Opracowania własne
Koz
min Z., Miesięcznik Sekretariat, Infor, Warszawa 1996  2010 r.
69