Instrukcja kasowa
Podstawy prawne
Podstawę unormowań prawnych ujętych w niniejszej instrukcji stanowią następujące akty
prawne:
· ZarzÄ…dzanie Prezesa NBP z dnia 8 grudnia 1989r. w sprawie zasad gospodarki kasowej
jednostek gospodarki uspołecznionej (MP nr 43 poz. 348 z póz
niejszymi zmianami).
· ZarzÄ…dzanie Ministra Finansów z dnia 1 czerwca 1985 r. w sprawie udokumentowania
operacji kasowych jednostek gospodarki uspołecznionej MP nr 16 poz. 128 z
póz
niejszymi zmianami).
· RozporzÄ…dzenie Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych
zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych,
gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów
rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa
pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U nr 122 poz. 1333).
· Ustawa z dnia 29 wrzeÅ›nia 1994 r. o rachunkowoÅ›ci (Dz. U nr 121 poz. 591 z
póz
niejszymi zmianami).
ż 1
I Przez użyte w instrukcji określenie rozumie się:
1.  wartości pieniężne  krajowe i zagraniczne znaki pieniężne, czeki, weksle i inne
dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę.
2.  jednostka obliczeniowa - (j.o.)  jednostkę użytą do określenia limitu
przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych, wynoszącą 15-
krotność przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce uspołecznionej
za ubiegły kwartał, wg obwieszczenia Prezesa GUS.
II Przez Druki użyte w instrukcji rozumie się:
1. Dowód Kasa Wypłaci jest znormalizowanym drukiem ścisłego zarachowania.
Wystawiany jest przez upoważnionego pracownika księgowości jako dowód
zastępczy, w przypadku np. różnego rodzaju należności, zatwierdzone przez
upoważnione osoby. Dowód podpisuje osoba wystawiająca w dwóch
egzemplarzach, na oryginale podpisuje kasjer jako osoba wypłacająca osoba, która
należność pobiera. Oryginał zastępczego dowodu Kasa Wypłaci załącza się do
raportu kasowego. Wystawiony zastępczy dowód wypłaty KW, jeżeli dotyczy
wypłaty nie udokumentowanej innym dowodem, wymaga zatwierdzania przez
kierownika jednostki, natomiast wypłatę wynagrodzeń nie podjętych w terminie
Centrum doradczo-finansowe obsługa procesu inwestycyjnego
Agnieszka Janecka
może zatwierdzić główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona w oparciu
o wcześniej zatwierdzoną przez kierownika jednostki listę płac. Osoba
zatwierdzająca dowód KW sprawuje wstępną kontrolę merytoryczną. W
przypadku nie zatwierdzenia dowodu kasjer musi go anulować. Po zatwierdzeniu i
opatrzeniu datą dowód KW podlega kontroli formalno- rachunkowej przez kasjera.
W przypadku stwierdzenia błędów nie może on zrealizować wypłaty. Odbiorca
gotówki kwituje tę czynność czytelnym podpisem i datą. Ujęty w raporcie
kasowym dowód KW podlega następnej kontroli merytorycznej i formalno-
rachunkowej przed ostatecznym ujęciem go w księdze głównej. W przypadku
stwierdzenia błędu należy wystawić dowód korygujący.
2. Przychodowe dowody kasowe Kasa Przyjmie jest znormalizowanym drukiem
ścisłego zarachowania. Wystawiany jest przez upoważnionego pracownika
księgowości jako dowód zastępczy wystawia się go w 3-ech egzemplarzach.
Oryginał przychodowego dowodu kasowego przeznaczony jest dla osoby
dokonującej wpłaty do kasy, pierwsza kopia stanowi podstawę zapisów w raporcie
kasowym, natomiast trzeci egzemplarz  druga kopia zostaje w bloczku (do
rozliczenia pobranych druków ścisłego zarachowania).
3. Raport kasowy RK jest znormalizowanym drukiem ścisłego zarachowania.
Wypełniony jest przez kasjera w porządku chronologicznym, tzn. w takiej
kolejności, w jakiej następują wpłaty i wypłaty. Dokonywane operacje kasowe są
wprowadzane bieżąco. Raport kasowy może być wypełniany za okresy
kilkudniowe, z tym jednak, że zawsze musi być sporządzony z datą ostatniego dnia
miesiąca. Niewypełnione pozycje raportu kasowego winny być zakreślone.
Zamknięty raport podpisuje kasjer oraz przekazuje go głównemu księgowemu lub
osobie przez niego upoważnionej z działu księgowego wraz z załącznikami za
pokwitowaniem. Raport kasowy akceptuje główny księgowy lub osoby przez nie
upoważnione.
4. Czek gotówkowy jest drukiem ścisłego zarachowania. Ewidencjonuje się go po
pobraniu z banku. Wypełniony jest zgodnie z obowiązującą w tym zakresie
instrukcją bankową. Prawidłowo wypełniony czek podpisywany jest przez osoby
do tego upoważnione, posiadające złożony wzór podpisu w banku. Na czeku nie są
dozwolone wszelkiego rodzaju poprawki, skreślenie, wymazywania. W przypadku
pomyłki w jego wypełnianiu, blankiet danego czeku należy anulować. W
przypadku utraty czeku należy postępować zgodnie z instrukcją Narodowego
Centrum doradczo-finansowe obsługa procesu inwestycyjnego
Agnieszka Janecka
Banku Polskiego, a w szczególności niezwłocznie zawiadomić głównego
księgowego i kierownika jednostki a także bank oraz pisemnie wyjaśnić
okoliczności, w jakich nastąpiła jego utrata.
5. Czek rozliczeniowy jest drukiem ścisłego zarachowania, ewidencjonowanym po
pobraniu go z banku. Wydanie czeku do użytku osobie upoważnionej do zakupów
i innych operacji następuje wyłącznie za pokwitowaniem. Wręczony
wierzycielowi czek na określoną w rachunku kwotę musi być potwierdzony na
określoną kwotę w miejscu do tego przeznaczonym. Sposób wypełniania czeku
rozliczeniowego jest identyczny jak czeku gotówkowego. W przypadku
konieczności jego anulowania, postępuje się w sposób określony jak w czeku
gotówkowym. W przypadku utraty czeku należy postępować zgodnie z instrukcją
Narodowego Banku Polskiego, a w szczególności niezwłocznie zawiadomić
głównego księgowego i kierownika jednostki a także bank oraz pisemnie wyjaśnić
okoliczności, w jakich nastąpiła jego utrata.
6. Wszystkie wyżej wymienione formularze i druki są ewidencjonowane przez
kasjera jako druki ścisłego zarachowania w założonej na ten cel ewidencji.
III Wszystkie dowody księgowe  bez względu na ich rodzaj  powinny:
1. Określać strony uczestniczące w danej operacji gospodarczej,
2. Zawierać opis operacji gospodarczej, ( kiedy nastąpiła, na czym polega, co stanowi
jej przedmiot  ilość, cena, wartość),
3. Mieć podpisy wystawcy dokumentu,
4. Mieć datę wystawienia, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji.
IV Przed księgowaniem, a więc ujęciem w księgach rachunkowych, każdy dokument jest
poddawany kontroli formalnej, merytorycznej, rachunkowej.
ż 2
Ochrona wartości pieniężnych
1. Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należną
ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.
2. Wartości pieniężne powinny być przechowywane w kasecie stalowej, przymocowanej
trwale do podłoża lub ściany, jeżeli zapas wartości pieniężnych przekracza 0,3 j.o.
Centrum doradczo-finansowe obsługa procesu inwestycyjnego
Agnieszka Janecka
ż 3
Kasjer
1. Operacji kasowych dokonuje pracownik wyznaczony przez dyrektora. Obowiązków tych
nie wolno powierzyć głównemu księgowemu.
2. Kasjerem może być osoba o minimum średnim wykształceniu, mająca nienaganną opinię,
nie karana za przestępstwo gospodarcze lub wykroczenie przeciwko mieniu oraz
posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
3. Przejęcie  przekazanie kasy może nastąpić jedynie protokolarnie, w obecności komisji
wyznaczonej przez dyrektora. Kasjer w dowód przyjęcia odpowiedzialności materialnej
składa deklarację odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów
w zakresie dokonywania operacji kasowych, transportu gotówki i znajomości przepisów
w tym względzie obowiązujących.
4. Kasjer powinien posiadać wykaz osób upoważnionych do dysponowania gotówką i
zatwierdzania dowodów kasowych oraz wzory ich podpisów.
5. Do obowiązków kasjera należy:
a) właściwe przechowywanie i zabezpieczanie gotówki i innych walorów,
b) dokonywanie operacji gotówkowych (wypłat i przyjmowanie wpłat) na podstawie
dowodów przychodowych i rozchodowych podpisanych przez osoby upoważnione,
przejrzane pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz
zatwierdzone do wypłaty,
c) dokonywanie wypłat gotówkowych jedynie ze środków podjętych z rachunków
bankowych na określone potrzeby lub wydatki bieżące,
d) odprowadzenie przyjętych sum do banku w dniu ich pobrania, a najdalej w dniu
następnym,
e) niezwłoczne zawiadomienie dyrektora i głównego o brakach gotówkowych oraz
ewentualnych włamaniach do kasy.
W powierzonym zakresie pełnienia obowiązków, kasjer ponosi odpowiedzialność
materialnÄ… za:
· nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej,
· dokonywanie wypÅ‚at bez udokumentowania podpisami odbiorców
zamieszczonych na właściwych dowodach rozchodowych,
· nienależyte zabezpieczenia i przechowywanie gotówki,
Centrum doradczo-finansowe obsługa procesu inwestycyjnego
Agnieszka Janecka
· wypÅ‚acenie gotówki na podstawie nie zatwierdzonych dowodów do
wypłaty.
6. Poza kasjerem nie wolno przyjmować wpłat innej osobie.
7. Postępowanie w chwili ujawnienia banknotów sfałszowanych
· w chwili przyjmowania kasjer obowiÄ…zany jest zwrócić podejrzany
banknot,
· powiadomić o tym fakcie kierownika jednostki,
· powiadomić odpowiedni organ ( policjÄ™ ).
ż 4
Transport wartości pieniężnych
1. Transport wartości pieniężnych w kwocie przekraczającej 0,1 j.o. podlega ochronie przez
uzbrojony konwój.
ż 5
Gospodarka kasowa
1. Jednostka może mieć w kasie:
· niezbÄ™dny zapas gotówki na bieżące wydatki ( dla ................... jednostki
..................................................... ustala się kwotę ............. zł jako
pogotowie kasowe),
· gotówkÄ™ podjÄ™tÄ… z rachunku bankowego na pokrycie okreÅ›lonych rodzajów
wydatków,
· gotówkÄ™ pochodzÄ…cÄ… z bieżących wpÅ‚ywów do kasy jednostki.
2. Znajdującą się w kasie na koniec dnia nadwyżkę gotówki ponad ustaloną wysokość jej
niezbędnego zapasu, jednostka odprowadza w dniu powstania nadwyżki, a jeżeli posiada
warunki odpowiedniego zabezpieczenia przechowywanej gotówki  w dniu następnym 
na rachunek bankowy jednostki.
3. Jednostka nie dokonuje wpłat gotówkowych na pokrycie bieżących wydatków z
bieżących wpłat z tytułu dochodów budżetowych. Wpłaty z tytułu dochodów są
odprowadzane na rachunek bankowy w dniu ich przyjęcia do kasy, najpóz
niej w dniu
następnym.
4. Gotówka znajdująca się w kasie do wypłaty z listy płac w okresie nie przekraczającym 7
dni traktowana jest jako depozyt.
Centrum doradczo-finansowe obsługa procesu inwestycyjnego
Agnieszka Janecka
Centrum doradczo-finansowe obsługa procesu inwestycyjnego
Agnieszka Janecka
ż 6
Dowody kasowe
1. Wszelkie obroty kasowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi:
· wpÅ‚aty gotówkowe  wÅ‚asnymi przychodowymi dowodami kasowymi
(kwitariusz, KP),
· wypÅ‚aty gotówkowe  rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi sÄ…
z
ródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki
(KW) . Po otrzymaniu dokumentów zlecających dokonanie określonych
obrotów kasowych, kasjer przed ich wykonaniem sprawdza czy dowody te
są podpisane przez kierownika i księgowego jednostki ( lub osoby przez
nich upoważnione), czy są prawidłowo wypełnione oraz czy dołączone
dokumenty stanowią podstawę wystawienia odpowiednich dowodów.
2. Zastępcze dowody wypłat nie mogą być wystawione przez kasjera. Może je wystawić
dyrektor, główny księgowy .
3. Przychodowe dowody kasowe KP wystawia siÄ™ w 3-ech egzemplarzach.
Oryginał przychodowego dowodu kasowego przeznaczony jest dla osoby dokonującej
wpłaty do kasy, pierwsza kopia stanowi podstawę zapisów w raporcie kasowym,
natomiast trzeci egzemplarz  druga kopia zostaje w bloczku (do rozliczenia pobranych
druków ścisłego zarachowania). Powyższe zasady nie dotyczą dokumentowania sprzedaży
gotówkowej, które dokonuje się jednym dowodem na całą sprzedaż dzienną w jednym
punkcie sprzedaży sporządzonym na podstawie zestawienia dowodów sprzedaży
gotówkowej, tzn. faktur VAT. W przypadku sprzedaży gotówkowej dowodem dla
wpłacającego jest oryginał faktury Vat opatrzony klauzulą zapłacono gotówką.
4. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy
odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecania wypłat
lub wpłat. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być
przyjęte przez kasjera do realizacji. Nie dotyczy to przychodowych dowodów kasowych
wystawianych przez kasjera.
5. W dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wypłat lub wpłat
gotówki wyrażonych cyframi i słownie. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się
przez anulowanie błędów przychodowych lub rozchodowych dowodów kasowych lub
zastępczych dowodów w celu udokumentowania wpłat i wypłat gotówki poprzez
wystawianie nowych prawidłowych dowodów. W przypadku, gdy błędy zostały
Centrum doradczo-finansowe obsługa procesu inwestycyjnego
Agnieszka Janecka
popełnione w z
ródłowych dowodach kasowych  w celu ich skorygowania należy
dokonać wypłaty na podstawie wystawionych na ich miejsce zastępczych dowodów
wypłat gotówki.
6. Wpłaty gotówki mogą być dokonywane poprzez wystawianie dokumentu KP lub
kwitariusza przychodowego.
Na dowodzie wpłat gotówki należy podać datę wpłaty i jej tytuł oraz kwotę wpisaną
cyframi i słownie. Dowód wpłaty musi być podpisany przynajmniej przez kasjera.
7. Wypłata gotówki z kasy może nastąpić na podstawie z
ródłowych dowodów
uzasadniających wypłatę, to znaczy na podstawie:
· dowodów wpÅ‚at na wÅ‚asne rachunki bankowe, przy czym fakt dokonania
wpłaty powinien potwierdzać stempel banku na dowodzie wpłaty,
· rachunków (faktur),
· list pÅ‚ac dotyczÄ…cych wynagrodzeÅ„,
· wÅ‚asnych z
ródłowych dowodów kasowych ( np. w związku z wypłatą
zaliczek do rozliczenia na zakup materiałów lub usług),
· dowodów wypÅ‚aty  kasa wypÅ‚aci KW.
Każdy z dokumentów wymaga pokwitowania przez osobę pobierającą gotówkę. Kasjer
ma obowiązek stwierdzenia tożsamości nieznanej osoby, na rzecz której dokonuje
wypłaty gotówki z kasy, aby uchronić się w ten sposób od oszustw.
Wypłata na podstawie list płac może być dokonana również przez inna osobę ( jak kasjer),
zwaną płatnikiem, na podstawie upoważnienia dyrektora jednostki. Do dokonywania
wypłaty nie może być jednak upoważniona osoba, która sporządziła daną listę płac.
8. Wypłaty z różnego rodzaju wynagrodzeń ( np. wynagrodzeń za umowę o pracę,
świadczeń socjalnych, godzin ponadwymiarowych, dodatkowego wynagrodzenia
rocznego) powinny być ujmowane w raporcie kasowym w pełnej wysokości wynikającej
z list płatniczych
9. Po dokonaniu wypłaty z listy płatniczej, kasjer jest obowiązany:
· Dokonać adnotacji "nie podjÄ™to" w liÅ›cie pÅ‚atniczej w pozycji dotyczÄ…cej
osoby, która nie podjęła odpowiedniej wypłaty,
· Wpisać sumy nie podjÄ™tych wypÅ‚at do rejestru ( wykazu wypÅ‚at nie
podjętych) ,
Centrum doradczo-finansowe obsługa procesu inwestycyjnego
Agnieszka Janecka
· Uzgodnić kwoty wypÅ‚acone w terminie wypÅ‚aty z list pÅ‚atniczych oraz
kwoty wypłat nie podjętych z ogólna sumą list płatniczych i zgodności
obliczenia stwierdzić podpisem,
· Przyjąć nie podjÄ™te wypÅ‚aty z list pÅ‚atniczych, wystawiajÄ…c na nie dowód
wpływu gotówkowego oraz ująć go w raporcie kasowym.
10. Własne dowody kasowe, wystawione w związku z wypłata zaliczek do rozliczenia, w tym
także na koszty podróży służbowej, powinny określać termin, do którego zaliczka ma być
rozliczona. Zaliczki powinny być rozliczane nie póz
niej niż w terminie 7 dni po
wykonaniu zadania. Zaliczki stałe powinny być rozliczane po upływie okresu, na jaki
zostały udzielone oraz przed końcem roku budżetowego. Sumy zaliczek udzielonych ze
środków budżetowych, a nie wydatkowanych do końca roku budżetowego, powinny być
wpłacone do banku najpóz
niej w ostatnim dniu roboczym roku budżetowego.
11. Dowody kasowe i zastępcze dowody wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem
wypłaty sprawdzane pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.
Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach
kasowych swój podpis. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty dyrektor i główny
księgowy lub osoby przez nich upoważnione, składając swe podpisy pod klauzulą o treści:
· Sprawdzono pod wzglÄ™dem merytorycznym (data...., podpis...),
· Sprawdzono pod wzglÄ™dem formalnym i rachunkowym (data...., podpis...)
· Zatwierdzono do wypÅ‚aty na kwotÄ™ .......... zÅ‚. ( sÅ‚ownie zÅ‚otych .............)
· Główny KsiÄ™gowy ( lub osoba upoważniona ) data...., podpis...,
· Kierownik jednostki ( lub osoba upoważniona ) data...., podpis...,
KlauzulÄ™ wymienionÄ… podpisujÄ…:
· Pracownik zobowiÄ…zany do kontroli merytorycznej
· Pracownik dziaÅ‚u finansowo - ksiÄ™gowego zobowiÄ…zany do kontroli
formalnej i rachunkowej
· Główny ksiÄ™gowy i kierownik jednostki lub osoby przez nich upoważnione
12. Rachunki i faktury przedkładane kasjerowi do wypłaty pod rozliczeniem zaliczki muszą
zawierać adnotację  zapłacono gotówką .
13. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym.
Odbiorca gotówki kwituje jej odbiór na rozchodowym dowodzie kasowym w sposób
trwały atramentem lub długopisem, podając słownie kwotę i datę jej otrzymania oraz
zamieszczając swój podpis. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany
Centrum doradczo-finansowe obsługa procesu inwestycyjnego
Agnieszka Janecka
jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu, stwierdzającego
tożsamość odbiorcy gotówki oraz wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer,
datę oraz określenie wystawcy dokumentu. Jeżeli wypłata następuje na podstawie
upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie
kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego
upoważnionej. Upoważnienie powinno być dołączone do rozchodowego dowodu
kasowego.
14. Wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówki, dokonywane w danym
dniu, powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzanego przez
kasjera. Dowody kasowe wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raporcie kasowym
zbiorczo na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat gotówkowych
jednorodnych operacji gospodarczych. Wpłaty za czesne, wypożyczenie instrumentu,
spłat pożyczek mieszkaniowych mogą być księgowane zbiorczo z tym, że w
wewnętrznym dokumencie PK należy wymienić numery kwitariuszy, których dotyczy
wpłata i dołączyć je do PK.
15. W przypadku, gdy liczba wpłat i wypłat gotówki w poszczególnych dniach jest niewielka,
raporty kasowe mogą obejmować okresy kilkudniowe z tym, że należy sporządzić raport
kasowy na koniec każdego miesiąca. Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonane
chronologicznie. Zrealizowane przychodowe i rozchodowe dowody kasowe powinny być
oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym
zostały zaewidencjonowane.
16. Formularze przychodowych i rozchodowych dowodów kasowych należy ponumerować,
zachowując ciągłość numeracji w okresie każdego roku sprawozdawczego. Bloczki
formularzy dowodów kasowych mogą być wydane osobom upoważnionym wyłącznie za
pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania. Ewidencja powinna
umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stan bloczków formularzy.
17. Rozchodu gotówki z kasy nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi
nie uwzględnia się przy ustalaniu stanu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór
kasowy i obciąża kasjera.
18. Wszystkie operacje kasowe ujmuje się na bieżąco w raporcie kasowym. Raport kasowy
może być podsumowywany codziennie lub za okresy kilkudniowe, stanowiące część
okresu sprawozdawczego.
19. W raporcie kasowym wprowadza się stan gotówki na koniec okresu, za który raport jest
sporządzany. Stan ten wynika z różnicy między wpisanym do raportu kasowego stanem
Centrum doradczo-finansowe obsługa procesu inwestycyjnego
Agnieszka Janecka
poczatkowym gotówki w kasie, powiększonym o przychody i pomniejszonym o
rozchody.
20. Rzeczywisty stan gotówki w kasie powinien być zgodny ze stanem wykazywanym w
raporcie kasowym. Na podstawie raportu kasowego obroty gotówkowe rejestrowane są na
koncie "Kasa". Z oczywistych względów saldo tego konta powinno być zgodne z
rzeczywistym stanem gotówki w kasie i stanem gotówki wykazanym w raporcie
kasowym.
ż 7
Dowody kasowe nie podpisane przez uprawnione osoby nie mogą być przyjęte za podstawę
dokonania operacji kasowych. Postanowienia te nie dotyczą dowodów przychodowych
wystawionych przez samego kasjera. Poszczególne komplety kart każdego bloku
przychodowych dowodów kasowych oraz zastępczych dowodów wypłat gotówkowych musza
być ponumerowane przed oddaniem bloku do użytku. Należy oddzielnie numerować
przychodowe kwity kasowe i oddzielnie zastępcze dowody wpłat gotówkowych z
zachowaniem ciągłości numerów w okresie roku sprawozdawczego. Ilość kompletów kart
każdego bloku powinna być poświadczona przez głównego księgowego lub osobę przez niego
upoważnioną.
ż 8
Depozyty
1. Depozyty państwowych jednostek budżetowych składane w związku z postępowaniem
karnym, karno-skarbowym, administracyjnym, cywilnym oraz w sprawach o wykroczenie
jednostki te przekazują do przechowania bankom w postaci depozytu zamkniętego.
2. Przedmioty i materiały stanowiące własność obcą, które znajdują się chwilowo w kasie na
przechowaniu należy składać oddzielnie.
ż 10
Inwentaryzacja Kasy
1) Podstawowym narzędziem kontroli prowadzonej gospodarki kasowej jest inwentaryzacja
2) Walory gotówkowe powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż:
· Na dzieÅ„ koÅ„czÄ…cy rok obrotowy
· Przy zmianie kasjera
· W dowolnym czasie wedÅ‚ug decyzji kierownika jednostki
· W sytuacja losowych
Centrum doradczo-finansowe obsługa procesu inwestycyjnego
Agnieszka Janecka
ż 11
Delegacje
1. Pracownik ubiegający się o dofinansowanie w związku z wyjazdem służbowym,
zobowiązany jest wypełnić wniosek " o zwrot kosztów podróży " (załącznik nr 1)
zwiÄ…zanej z delegacjÄ….
2. Sekretariat na polecenie kierownika jednostki wystawia druk "Polecenie wyjazdu
służbowego". Fakt wystawienia dowodu odnotowuje się w rejestrze druków ścisłego
zarachowania.
3. Pracownik delegowany może wypełnić odcinek stanowiący Wniosek o zaliczkę na
wydatki związane z podróżą służbową.
4. Kierownik jednostki sprawdza druk delegacji pod względem merytorycznym, tj.
celowości i na tę okoliczność podpisuje Polecenie wyjazdu oraz odcinek polecenia
wypłaty zaliczki na wydatki związane z podróżą służbową.
5. Kasjer przeprowadza wstępną kontrolę formalno  rachunkową Wniosku o zaliczkę na
wydatki związane z podróżą służbową, czy jest on prawidłowo wypełniony i
zaakceptowany oraz wypłaca gotówką zaliczkę a następnie rejestruje dokonaną operację
w raporcie kasowym.
6. Delegowany kwituje odbiór zaliczki z kasy na Wniosku o zaliczkę na wydatki związane z
podróżą służbową poprzez podpis i datę.
7. Pracownik wracający z podróży służbowej uzupełnia drugą stronę polecenia wyjazdu
służbowego o rozliczenie  najpóz
niej 7 dnia roboczego po powrocie.
8. Główny księgowy sprawdza dowód pod względem merytorycznym i formalno 
rachunkowym, a m.in. czy:
· podróż zostaÅ‚a prawidÅ‚owo zlecona (podpis i data),
· wszystkie skÅ‚adniki rozliczenia zostaÅ‚y rozliczone i prawidÅ‚owo
udokumentowane,
· zastosowano prawidÅ‚owe stawki i wyliczenia.
9. Kierownik jednostki akceptuje do wypłaty lub zwrotu zaliczki różnice z rozliczenia
polecenia wyjazdu służbowego.
10. Kasjer ponownie sprawdza dowód rachunkowo i formalnie, tj. czy został on prawidłowo
podpisany przez osobÄ™ delegowanÄ…, kontrolujÄ…cÄ… oraz akceptujÄ…cÄ….
Centrum doradczo-finansowe obsługa procesu inwestycyjnego
Agnieszka Janecka
11. Pracownik lub kasjer kwituje odbiór gotówki, jeżeli odpowiednio zatwierdzona kwotę
(różnicę) do wypłaty lub zwrotu do kasy, na dowód tej operacji składając podpis i
wpisujÄ…c datÄ™.
12. Księgowość sprawdza prawidłowość ujęcia dowodu w raporcie kasowym, dekretuje, a
następnie księguje operację w księgach rachunkowych.
Centrum doradczo-finansowe obsługa procesu inwestycyjnego
Agnieszka Janecka
Załącznik nr 1
Wniosek
O wydanie polecenia służbowego dla ..........................................................................................
do miejscowości ...............................................................................od dnia ...............................
do dnia ..........................................................
1) Cel wyjazdu .........................................................................................................................
2) Zwrot kosztów: podróży* /wyżywienia* /zakwaterowania*/
Kosztami rozliczenia wyjazdu służbowego należy obciążyć .......................................................
.......................................................................................................................................................
UWAGA: do rozliczenia przyjmowane będą jedynie delegacje służbowe wypełnione.
............................................
podpis dyrektora
*/niepotrzebne skreślić
Centrum doradczo-finansowe obsługa procesu inwestycyjnego
Agnieszka Janecka