Przesłanki wdrażania Systemu Zarządzania Jakością
I. Określenie celów projektu
Motywy wdrażania systemu zarządzania jakością zgodnego z normami ISO.
- stworzenia sprawnego i przejrzystego systemu organizacji i zarzÄ…dzania: 96%
- zaliczenie uzyskania certyfikatu do strategii przedsiębiorstwa: 75%
- uzyskanie przewagi konkurencyjnej: 69%
- wymóg kontrahentów: 56%
- zwiększenie możliwości eksportu: 45%
- zmniejszenie kosztów złej jakości: 25%
- wymóg dostawców: 19%
Cel wdrażania systemu
Przed podjęciem decyzji o wdrażaniu Systemu Zarządzania Jakością należy zadać sobie
pytanie  na czym nam zależy? Czy na uzyskaniu certyfikatu jako elementu
marketingowego, czy też na usprawnieniu organizacji przedsiębiorstwa?
Celem nie powinien być certyfikat potwierdzający zgodność wdrożonego systemu
zarządzania jakością z wymaganiami zawartymi w normie, ale system jako narzędzie
kształtujące efektywność organizacji poprzez systemowe uregulowania dotyczące jakości.
Decyzja o rozpoczęciu prac nad Systemem Zarządzania Jakością
Podjęcie decyzji o wdrażaniu Systemu Zarządzania Jakością powinno być poprzedzone
analizą przedsięwzięcia. Z jednej strony analiza powinna dotyczyć sfery finansowej projektu,
a z drugiej aspektu organizacyjnego przedsięwzięcia. Decyzja podjęta w oparciu o
udokumentowane wyniki analizy z pewnością przyczyni się od samego początku do
powodzenia projektu.
Celem analizy jest uzyskanie informacji czy w danym momencie korzystne jest podjęcie
decyzji o rozpoczęciu projektu implementacji Systemu Zarządzania Jakością.
Nieprzemyślane decyzja może bowiem w jednej chwili przynieść katastrofalne następstwa
dla przedsiębiorstwa i jego dalszej egzystencji. W najgorszym wypadku zostaną
zmarnotrawione określone środki zaangażowane w nie doprowadzony do końca projekt, co
to może niestety powodować daleko idące skutki.
1
II. Analiza ekonomiczna przedsięwzięcia.
Analiza SWOT
Dla dokonania analizy przedsięwzięcia jakim jest wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością
można wykorzystać metodę SWOT. Metoda koncentruje się na dokonaniu analizy silnych i
słabych stron organizacji (czynników wewnętrznych) oraz możliwości i zagrożeń (czynników
zewnętrznych).
Czynniki wewnętrzne
Czynniki wewnętrzne koncentrują się na elementach wewnątrz organizacji, które bądz

pozytywnie, bÄ…dz
negatywnie mogą wpływać na powodzenie projektu, np. zaangażowanie
pracowników w jednej firmie może być zaliczone do mocnych stron organizacji, a w innej do
stron słabych ze względu na małe zaangażowanie i nie identyfikowanie się pracowników z
organizacjÄ….
W ramach czynników wewnętrznych można między innymi wyróżnić:
 zaangażowanie pracowników,
 zasoby finansowane na realizacjÄ™ projektu,
 rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej,
 kulturę organizacyjna przedsiębiorstwa,
 wewnętrzną organizację procesów,
 liczbę niezgodności,
 liczbÄ™ reklamacji,
 jakość oferowanych produktów, świadczonych usług.
Czynniki zewnętrzne
Czynniki zewnętrzne koncentrują się na elementach znajdujących się na zewnątrz
organizacji. Czynniki te mogą dotyczyć zarówno mikrootoczenia (najbliższego otoczenia
przedsiębiorstwa) jak i makrootoczenia (całego rynku). W ramach czynników zewnętrznych
(podobnie jak przy wewnętrznych) ta sama kategoria w zależności od przedsiębiorstwa może
wpływać na korzyść realizacji projektu jak i przemawiać na rzecz odrzucenia projektu.
W ramach czynników zewnętrznych można między innymi wyróżnić:
 konkurencyjność w branży,
 realizowane strategie marketingowe,
 uregulowania prawne,
 życzenia klientów,
 dofinansowanie projektu przez różnorodne organizacje.
III. Służby niezbędne do powodzenia projektu.
Pełnomocnik/ grupa robocza/ zespoły do poszczególnych tematów/ najwyższe kierownictwo
firmy  wszystko uzależnione od wielkości organizacji itp.
2
IV. Harmonogram wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością
PROCESY/OKRESY
Powołanie Pełnomocnika Zarządu ds. Systemu
Zarządzania Jakością
Ustalenie zespołu operacyjnego
Ustalenie struktury Systemu ZarzÄ…dzania
Jakością
Zdefiniowanie i zatwierdzenie Polityki Jakości
Rozdzielenie odpowiedzialności pomiędzy
pracownikami
Przeprowadzenie wstępnej diagnozy organizacji
na zgodność z wymaganiami normy
Weryfikacja i zatwierdzenie wstępnej diagnozy
Szkolenie pracowników
Ustalenie listy dokumentów systemowych
Wyznaczenie liderów dokumentów systemowych
SporzÄ…dzenie dokumentacji systemowej
Zatwierdzenie dokumentacji
Sporządzenie Księgi Systemu Zarządzania
Jakością
Dystrybucja dokumentacji
Wdrażanie systemu
Audyty wewnętrzne
Działania korygujące i zapobiegawcze
Audyt certyfikacyjny
3
MiesiÄ…c 1
MiesiÄ…c 2
MiesiÄ…c 3
MiesiÄ…c
4
MiesiÄ…c 5
MiesiÄ…c 6
MiesiÄ…c 7
MiesiÄ…c 8
MiesiÄ…c 9
MiesiÄ…c 10
MiesiÄ…c 11
MiesiÄ…c 12
MiesiÄ…c 13
V. Wyznaczenie nakładów koniecznych do wdrożenia SZJ
1. Początkowy etap wdrażania systemu zarządzania jakością
ª% szkolenie najwyższej kadry kierowniczej nt. norm ISO serii 9000, zaÅ‚ożeÅ„ systemu
zarządzania jakością, etapów prac
ª% zatrudnienie zewnÄ™trznego konsultanta  wynagrodzenie przez wszystkie etapy
ª% powoÅ‚anie peÅ‚nomocnika ds. systemu  wynagrodzenie przez wszystkie etapy
ª% szkolenie peÅ‚nomocnika (Kurs auditora wiodÄ…cego)
ª% zorganizowanie stanowiska pracy  wyposażenie biurowe, komputer, itp.
ª% koszty prenumeraty fachowych czasopism oraz tematycznych książek
ª% zakup norm ISO
2. Wstępny przegląd systemu zarządzania jakością
ª% przeprowadzenie wstÄ™pnego przeglÄ…du w przedsiÄ™biorstwie (zawarte w wynagrodzeniu
konsultanta)
ª% koszty materiałów biurowych (papier do ankiet, do stworzenia raportów, eksploatacja
drukarki)
ª% poÅ›wiecenie czasu przez pracowników (koszt alternatywny  poÅ›wiecenie czasu na
czynności dochodowe)
3. Projektowanie systemu zarządzania jakością
ª% ewentualny zakup oprogramowania do mapowania procesów
ª% poÅ›wiÄ™cenie czasu przez pracowników na ewentualne dyskusje nad listÄ… procesów i
dokumentów
ª% konsultacje z zewnÄ™trznym doradcÄ…
ª% szkolenie wszystkich pracowników nt. systemu zarzÄ…dzania jakoÅ›ciÄ… i Å›rodowiskiem
4. Wybór liderów dokumentów oraz członków zespołu opiniująco-wykonawczego
ª% czas poÅ›wiÄ™cony na konsultacje, przekonywanie liderów o sÅ‚usznoÅ›ci ich wyboru
ª% szkolenie liderów dokumentów przez zewnÄ™trznego doradcÄ™ (w kosztach doradztwa)
ª% lub szkolenie przeprowadzone przez peÅ‚nomocnika
ª% ewentualne wynagrodzenia pracowników zwiÄ…zane z funkcjÄ… lidera, czÅ‚onka zespoÅ‚u
opiniujÄ…co-wykonawczego
5. Etap sporzÄ…dzenia dokumentacji systemowej
ª% koszty materiałów biurowych (papier, eksploatacja drukarek, kserokopiarek, segregatory
do dokumentacji, itp.)
ª% czas poÅ›wiecony przez pracowników na opracowywanie dokumentacji (nie zajmowanie
się bieżącymi sprawami)
4
6. Etap dystrybucji dokumentów systemu zarządzania jakością
ª% koszty materiałów biurowych
ª% koszty eksploatacji drukarki, kserokopiarki
ª% koszty zwiÄ…zane z zakupem programu komputerowego do nadzorowania dokumentacji
systemowej w wersji elektronicznej
ª% ewentualnie koszty przygotowania i druku folderu informacyjnego dla pracowników
7. Etap wdrażania systemu zarządzania jakością
ª% szkolenia wskazujÄ…ce postÄ™powanie przy wdrażaniu systemu (prowadzone przez
zewnętrznego konsultanta bądz
pełnomocnika)
ª% materiaÅ‚y biurowe zwiÄ…zane z powstawaniem zapisów
KOSZTY TRUDNE DO OSZACOWANIA PRZY PLANOWANIU a zwiÄ…zane z reorganizacjÄ…,
porzÄ…dkowaniem stanowisk pracy, np.:
ª% identyfikacja towarów w magazynach,
ª% remont magazynu,
ª% oznaczenie miejsc przyjmowania towarów,
ª% legalizacja, oznaczenie sprzÄ™tu kontrolno-pomiarowego
8. Wybór auditorów wewnętrznych oraz audity wewnętrzne systemu zarządzania
jakością
ª% szkolenie auditorów wewnÄ™trznych (przez zewnÄ™trznego konsultanta)
ª% ewentualne wynagradzanie auditorów wewnÄ™trznych za prowadzone audity
ª% koszt alternatywny (nie wykonywanie bieżących zadaÅ„ przez pracowników bÄ™dÄ…cych
auditorami wewnętrznymi)
ª% dezorganizacja pracy w auditowanych komórkach
INNE:
ª% audity kontrolne (okresowe) zewnÄ™trzne
ª% audity wewnÄ™trzne
ª% okresowa legalizacja sprzÄ™tu kontrolno-pomiarowego
ª% archiwizowanie zapisów
5