e-Biznes, Ksi gowo w fi rmi e, Pr awo
Ksi gowo w firmie, czyli pierwsze kroki z
asn dzia ano ci gospodarcz
W publikowanych w ostatnich tygodniach artyku ach, dowiedzia si ,
e za enie swojej firmy nie jest trudne i w wielu przypadkach pozwala freelancerom na
spore oszcz dno ci. Pisali my ju tak e o tym, jakie dotacje mo esz uzyska na start
swojej dzia alno ci. Dzi czas, by dowiedzia si wszystkiego na temat, który wielu
pocz tkuj cym przedsi biorcom wydaje si najwi kszym problemem. Dowiesz si
wszystkiego, co powiniene wiedzie o ksi gowo ci.
Pawe "Alien"
To prawda, e prawo fiskalne w Polsce jest zawi e i niezrozumia e. Nie powinno ci to
jednak przera . Po przeczytaniu tego artyku u b dziesz mie podstawow wiedz , która
wystarczy do uporania si z rejestracj firmy. Pomo emy te w wyborze pomi dzy
zajmowaniem si ksi gowo ci samodzielnie, a skorzystaniem z biura rachunkowego.
Zaczniemy jednak od na wietlenia argumentów za i przeciw dla dwóch kluczowych
decyzji - czy zosta p atnikiem VAT? Oraz jak form opodatkowania wybra ?
atnik VAT: tak czy nie?
To wa na decyzja, poniewa b dzie mie bezpo redni wp yw na twoje ceny. Standardowo
ka da nowa firma jest zwolniona z podatku VAT. Obowi zek rejestracji firmy jako
atnika VAT obejmuje tylko te przedsi biorstwa, które w ci gu roku wygeneruj
przychód co najmniej 40 tysi cy z otych (je li rejestrujesz firm w trakcie roku
kalendarzowego, b dzie to kwota proporcjonalna do pozosta ego do jego ko ca okresu). Z
prawa do zwolnienia z VAT wykluczone s niektóre rodzaje dzia alno ci, ale
standardowych us ug informatycznych w ród nich nie ma.
A wi c z enie formularza VAT-R, czyli rejestracj firmy jako p atnika podatku VAT
mo esz odwlec, je li tylko chcesz. Jest nad czym si g owi , poniewa jako VAT-owiec
dziesz musia do swoich cen dolicza podatek od towarów i us ug (tzw. "VAT"),
którego stawka dla szeroko rozumianych us ug informatycznych b dzie wynosi 22%.
Czyli o tyle wzrosn twoje ceny brutto.
W zamian jednak zyskasz prawo do odliczania podatku zap aconego za te zakupy, które
stanowi koszty uzyskania przychodu twojej firmy. Mo e mie to dla ciebie bardzo du e
znaczenie, bowiem oznacza to, e ponoszone przez ciebie realne koszty spadn .
Przyjmijmy, e handlujesz sprz tem na Allegro. Sprz t sprzedajesz za 2000 z netto, a
kupujesz za 1000 z netto (1220 z brutto). Nie b c platnikiem, kupujesz sprz t realnie za
1220 z brutto - tak kwot zap acisz sprzedawcy i nie odzyskasz podatku VAT. A wi c
sprzedaj c laptopa za 2000 z masz "na czysto" 780 z zysku. Je li jeste VATowcem to
220 z podatku VAT z zakupu odzyskasz, a wi c twój realny zysk na transakcji wyniesie
1000 z . Dzi ki temu zarabiasz wi cej, jednak kosztem ró nicy w cenach dla ko cowego
nabywcy - w pierwszym przypadku sprzedajesz mu sprz t za 2000 z , a w drugim za 2440
, bo musisz doliczy VAT.
A wi c gdzie tkwi zaleta bycia "VATowcem"? Je li twoimi g ównymi klientami b
firmy, b one zdecydowanie preferowa sprzedawców, którzy s w stanie wystawi
faktur VAT, poniewa podatek VAT i tak b one mog y sobie odliczy (dla nich
realna cena zakupu od ciebie to 2000 z ). Dzi ki temu zarówno Ty jako sprzedawca, jak i
kupuj cy zarobicie. Je li jednak nastawiasz si g ównie na odbiorców indywidualnych to
pami taj, e podatku VAT nie s oni w stanie odzyska . Wtedy twoje us ugi b dla nich
po prostu dro sze.
Od 3 lat dzia a Krajowa
Informacja Podatkowa przy Ministerstwie Finansów. Pod numerem telefonu 0 801 055
055 mo esz uzyska informacje na tematy zwi zane z podatkami. Pracuj tam
do wiadczeni ksi gowi, a porady udzielane s w oparciu o najnowsze interpretacje prawa.
Wybierz form opodatkowania
Nowy przedsi biorca ma do wyboru cztery sposoby rozliczenia, z czego je li chcesz
zajmowa si dzia alno ci zwi zan z us ugami informatycznymi, dwie z nich mo esz od
razu odrzuci . Chodzi o kart podatkow , któr nasza grupa zawodowa nie jest obj ta, a
tak e o opodatkowanie w formie rycza tu ewidencjonowanego. To ostatnie informatykom
zwyczajnie si nie op aca.
Pozosta e dost pne formy opodatkowania to:
Opodatkowanie na zasadach ogólnych - podatek p acisz zgodnie z uzyskiwanymi
dochodami. Dochód wyliczasz odejmuj c od przychodu koszty jego uzyskania (w
skrócie twoim przychodem b kwoty z wystawionych faktur lub rachunków, a
kosztem - faktury odliczone, je li s zwi zane z prowadzon dzia alno ci ). Od tak
uzyskanego dochodu p acisz podatek zgodnie z obowi zuj cymi aktualnie dwoma
progami podatkowymi - wed ug stawek 18% i 32%, zale nie od wysoko ci
dochodu. Uwzgl dniona jest równie kwota wolna od podatku oraz rozmaite ulgi.
Forma wyliczenia podatku jest tutaj analogiczna do tej, jak stosuj osoby fizyczne
nie prowadz ce dzia alno ci gospodarczej.
 Opodatkowanie podatkiem liniowym - opcja podatkowa dost pna wy cznie dla
przedsi biorców. Dochód , wyliczany tak samo jak przy zasadach ogólnych,
opodatkowany jest sta stawk 19%, niezale nie od jego kwoty.
Warto zwróci uwag , e forma opodatkowania w postaci podatku liniowego b dzie
korzystniejsza przy wysokich zyskach. Mamy tutaj na my li dochody przekraczaj ce 85
500 z rocznie, przy których przedsi biorcy grozi oby wpadni cie w próg podatkowy 32%
w ramach opodatkowania na zasadach ogólnych. Ta forma opodatkowania jest jednak
mniej korzystna przy mniejszych zyskach. Dzieje si tak g ównie dlatego, e przy okazji
tegorocznej obni ki podatków "zapomniano" obni stawk podatku liniowego z 19% do
18%. W przypadku podatku liniowego nie ma równie kwoty wolnej od podatku, która
pozwala realnie p aci kilkaset z otych podatku rocznie mniej.
O wybranej formie opodatkowania decydujesz w momencie rejestrowania dzia alno ci
gospodarczej w urz dzie i mo esz j zmieni na pocz tku ka dego roku kalendarzowego.
Pit.pl
Gdy ju zaczniesz prowadzi swoj firm , wiele cennych porad ksi gowych znajdziesz w
specjalistycznych serwisach, takich jak http://www.pit.pl/, http://www.vat.pl/,
http://www.money.pl/podatki/ czy http://podatki.gazetaprawna.pl....
Ksi ga przychodów i rozchodów
Dla celów obliczania podatku b dziesz musia prowadzi tzw. ksi przychodów i
rozchodów. Jest to specjalny dokument, zgodny z urz dowymi wzorami, w którym
wpisujesz wszystkie swoje przychody oraz wszystkie koszty. Przy ka dej pozycji musisz
poda równie numer dokumentu, czyli np. faktury VAT - wystawionej lub otrzymanej.
Na tej podstawie wyliczasz nale ny urz dowi podatek.
Z podatku b dziesz móg rozlicza si co miesi c lub kwartalnie, ale uwaga - o ch ci
rozliczania si co kwarta musisz powiadomi urz d przed rozpocz ciem dzia alno ci
gospodarczej. Kwartalna forma opodatkowania dla nowych przedsi biorców wydaje si
znacznie korzystniejsza. Rzadziej nale y przygotowywa zeznania, co oznacza mniej
papierkowej roboty. Dodatkowo podatek p acisz raz na kwarta , a nie co miesi c, co
równie mo e mie swoje plusy.
Kwartalna metoda rozliczenia dotyczy zarówno podatku dochodowego, jak i podatku od
towarów i us ug (VAT).
Pami taj, e zarówno otrzymane dokumenty zakupu (wa ne s tylko orygina y), jak i
wystawione faktury i rachunki (tutaj zatrzymujesz kopie) musisz przechowywa wraz z
ksi przychodów i rozchodów przez okres 5 lat od zako czenia roku podatkowego,
których dotycz .
Faktury bez podpisu
Odr bnym tematem, który warto poruszy jest kwestia formy wystawianych i odbieranych
przez ciebie faktur VAT. Ich ogólny wzór na pewno zaproponuje ka dy dobry program
do fakturowania. Odpowiednie wzorce znajdziesz równie w internecie. Warto jedynie
zwróci uwag na to, e faktury te - wbrew pokutuj cym jeszcze w ród niektórych osób
przekonaniu - nie musz zawiera ani podpisu wystawcy, ani podpisu odbiorcy, ani te
adnych piecz tek. Faktura zaraz po wydrukowaniu jest wi c ca kowicie poprawna.
St d wzi a si praktyka przesy ania faktur VAT do samodzielnego wydruku e-mailem.
Nale y jednak zwróci uwag , e taka forma elektronicznego przesy ania dokumentów
ksi gowych jest niezgodna z prawem - faktury otrzymane e-mailem, a nast pnie
wydrukowane przez odbiorc (a nie przez wystawc ) s niewa ne. Inna sprawa, e po
wydrukowaniu PDF-a trudno jest okre li kto w ciwie go wydrukowa . St d praktyka
przesy ania tych dokumentów przez internet jest tak powszechna.
Niezale nie od prawa, cz kontrahentów b dzie oczekiwa od ciebie faktur podpisanych,
gdy w ten sposób za wiadczasz autentyczno dokumentu.
Ksi gowo - samodzielnie czy z biurem rachunkowym?
Poniewa pozna ju podstawy zwi zane z opodatkowaniem, czas odpowiedzie na
pytanie - czy podo asz za atwianiu spraw ksi gowych swojej firmy samodzielnie?
Odpowied jest spraw indywidualn .
System ifirma.pl jest czym
po rednim pomi dzy prowadzeniem ksi gowo ci samodzielnie, a korzystaniem z biura
rachunkowego. System zawiera liczne kreatory, które podpowiadaj jak w ciwie
wype ni dokumenty, a jednocze nie jest samoobs ugowy - wi c niedrogi.
Za prowadzeniem ksi gowo ci samodzielnie przemawia fakt, e "technicznie" w
zasadzie nie jest to nic trudnego. Przynajmniej w przypadku ma ych dzia alno ci
gospodarczych. Sposób wype niania ksi gi przychodów i rozchodów jest prosty do
opanowania. Podobnie wype nianie deklaracji podatkowych, które b dziesz musia sk ada
do urz du skarbowego. W obu przypadkach pomog ci programy do prowadzenia ksi gi
przychodów i rozchodów, których na rynku jest sporo.
Z kolei za biurami rachunkowymi przemawia fakt, e zawodowi ksi gowi s biegli w
rozmaitych przepisach. Pomog okre li , które koszty mo na bezpiecznie odliczy , a z
którymi lepiej uwa . B te lepiej orientowa si w temacie tzw. rodków trwa ych
(zakupów o warto ci przekraczaj cej 3500 z , których okres u ytkowania wynosi ponad 1
rok) i sposobu ich odliczania. Wreszcie, je li planujesz zatrudnia pracowników w
jakiejkolwiek formie, biuro rachunkowe zajmie si równie ich rozliczeniem.
Ceny us ug w biurach rachunkowych rozpoczynaj si od oko o 100 z otych miesi cznie
(przy ma ej ilo ci dokumentów). Na tym poziomie mo esz by jednak w stanie opanowa
obs ug ksi gowo ci we w asnym zakresie. Bardziej skomplikowana pomoc b dzie
dro sza. Z drugiej strony pami taj, e czasem ma a porada ksi gowego pozwoli ci
korzystniej rozliczy si z urz dem skarbowym i oszcz dzi wi cej ni p aci
ksi gowemu.
Ciekaw alternatyw s te us ugi internetowego systemu ifirma.pl. Jest to program do
samodzielnego prowadzenia ksi gowo ci w trybie online, ale ró ni si od standardowych
programów ksi gowych dost pnych na rynku. Jego twórcy przewidzieli bowiem wiele
kreatorów - przy ró nych operacjach jeste pytany o wiele szczegó ów ich dotycz cych i
zale nie od odpowiedzi system automatycznie zaklasyfikuje twoje koszty i przychody we
ciwy sposób.
Niezale nie od tego kto b dzie dba o twoj ksi gowo , pami taj, e temat ten przera a
tylko na pocz tku. Z czasem z podstawami ksi gowo ci si oswoisz i b dziesz móg
skoncentrowa si na swoim biznesie. A ilo biurokracji i poziom braku przyjazno ci
instytucji skarbowych powoli, ale systematycznie maleje.