Zatrudniamy pracownika

Nawet w małej jednoosobowej firmie zdarzyć się może moment, w którym konieczne staje się zatrudnienie pracownika.

W tym poradniku opisujemy krok po kroku, jakie czynności należy dokonać przy powierzaniu pracy nowo przyjmowanej osobie.

Na naszych stronach zamieszczamy również przepisy Kodeksu pracy.

1. Informacje o kandydacie

2. Badania lekarskie

3. Umowa o pracę i jej rodzaje

4. Szkolenie BHP

5. Zgłoszenie do ZUS

6. Dokumentacja pracownicza

Informacje o kandydacie

Przed przyszłym pracodawcą czeka nie lada wysiłek. Spośród wielu chętnych do objęcia wakatu trzeba wybrać osobę, która najlepiej będzie pasowała do stanowiska i rodzaju wykonywanej pracy.

Ważne są zarówno kompetencje kandydata, jak i jego predyspozycje i cechy charakteru.

W procesie rekrutacji pracodawca gromadzi i przetwarza szereg informacji o kandydatach. Są one niezbędne dla oceny i wyboru najwłaściwszej osoby.

Przepisy prawa pracy ograniczają jednak pracodawcę co do ilości zbieranych danych. Nie o wszystko można zapytać kandydata do pracy.

I tak, zgodnie art. 221 kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania takich danych osobowych:

• imię (imiona) i nazwisko

• imiona rodziców

• datę urodzenia

• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)

• wykształcenie

• przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Ponadto pracodawca ma prawo żądać udokumentowania ww. danych (np. dowodem osobistym,

dyplomem ukończenia szkoły). Może również zażądać podania innych danych osobowych, ale tylko wówczas, gdy obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Jest to więc zamknięta lista informacji, które w procesie rekrutacji może zbierać i przetwarzać pracodawca. Nie wolno pytać kandydata m.in. o jego sytuację rodzinną, pochodzenie, przekonania religijne i polityczne, a nawet o miejsce zameldowania i numer telefonu.

Oto lista dokumentów, jakie może żądać pracodawca od kandydata do pracy:

• wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii

• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym

pracownik ubiega się o zatrudnienie

• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy

• świadectwo ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego

• orzeczenie lekarskie stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku

• inne dokument, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Badania lekarskie

Każda przyjmowana do pracy osoba powinna poddać się wstępnym badaniom lekarskim, które

potwierdzą brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku.

Na takie badania pracodawca wdaje skierowanie i pokrywa ich koszt.

Badaniom wstępnym nie podlegają jedynie osoby przyjmowane ponownie do pracy u danego

pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, na

podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Należy podkreślić, iż pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Umowa o pracę i jej rodzaje

Podpisanie umowy o pracę (bądź ustne jej zawarcie) oznacza, iż pomiędzy stronami tej umowy: pracownikiem i pracodawcą, nawiązany został stosunek pracy.

Nawiązanie stosunku pracy jest jednoznaczne z tym, iż:

• pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a

• pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono - w dniu zawarcia umowy.

Prawo pracy przewiduje kilka rodzajów umów o pracę.

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Pracodawca sporządza umowę o pracę co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych.

Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do rodzaju umowy oraz jej warunków.

Potwierdzenie takie również sporządza się co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i jeden z nich doręcza pracownikowi za pisemnym potwierdzeniem odbioru.

Umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

• rodzaj pracy

• miejsce wykonywania pracy

• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia

• wymiar czasu pracy

• termin rozpoczęcia pracy.

Ponadto pracodawca informuje każdego pracownika indywidualnie na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

• obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy

• częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę

• urlopie wypoczynkowym

• długości okresu wypowiedzenia umowy,

jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o:

• porze nocnej,

• miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia

• przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

W " Informacjach o kandydacie" pisaliśmy jakie dane i jakie dokumenty może żądać od kandydata pracodawca. Gdy kandydat staje się pracownikiem - ilość danych dostępnych dla pracodawcy nieco się zwiększa.

Oprócz informacji zebranych w toku rekrutacji - pracodawca może żądać od świeżego pracownika:

• innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

• numeru PESEL pracownika

Również w tym przypadku pracodawca ma prawo żądać udokumentowania ww. danych oraz żądać podania innych danych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

I tak, na podstawie odrębnych przepisów pracodawca - jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, ma prawo żądać od pracownika-podatnika podania jego numeru NIP.

Pracodawca powinien również uzyskać oświadczenie pracownika o tym, czy pozostaje lub nie w rejestrze bezrobotnych. W przypadku, gdy pracownik był zarejestrowany jako bezrobotny -

pracodawca ma obowiązek zawiadomić o fakcie jego zatrudnienia powiatowy urząd pracy - na piśmie w terminie 5 dni..

• Jakie dokumenty wiążą się z zawarciem i trwaniem stosunku pracy sprawdzić można w

punkcie

"Dokumentacja pracownicza".

Przed dopuszczeniem do pracy pracodawca powinien uzyskać od pracownika pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią:

• regulaminu pracy

• z informacjami, które pracodawca ma obowiązek wręczyć pracownikowi na piśmie w ciągu 7

dni od dnia zawarcia umowy o pracę (m.in. o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie

czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym itd.)

• z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy

• z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla

umówionego z pracownikiem rodzaju pracy

• a także z obwieszczeniem o systemie i rozkładzie czasu pracy oraz o przyjętych okresach rozliczeniowych czasu pracy

Jeżeli zachodzi taka potrzeba, pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika wystawia legitymację służbową, przepustkę albo inny dokument upoważniający pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem.

Jeżeli świadectwo pracy przedłożone przez pracownika zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo (art. 884 § 3 Kodeksu

postępowania cywilnego).

Rodzaje umów o pracę:

• Umowa na okres próbny

• Umowa na czas wykonywania określonej pracy

• Umowa na czas określony

• Umowa na zastępstwo

• Umowa na czas nieokreślony

Umowa na okres próbny

Umowa na okres próbny może poprzedzać każdą z pozostałych umów o pracę. Ten rodzaj umowy obowiązywać może pracownika i pracodawcę tylko jeden raz i to na okres nie dłuższy niż 3 miesiące.

Umowa na okres próbny jest bardzo często stosowana w praktyce. Pozwala sprawdzić umiejętności pracownika nie wiążąc stron na dłużej. Po pozytywnie zaliczonym okresie próbnym pracownicy zatrudniani są w oparciu o pozostałe formy umów o pracę.

Umowa na czas wykonywania określonej pracy

Jest to umowa o charakterze terminowym, zawierana na czas wykonania określonego zadania. Taki rodzaj umowy często pojawia się w sytuacjach, gdy w momencie zawierania umowy trudno

jednoznacznie wyznaczyć czas, w którym pracownik będzie wykonywał na rzecz pracodawcy

umówioną pracę. W związku z tym zakończenie obowiązywania takiej umowy uzależnia się od zakończenia przez pracownika powierzonej mu pracy.

Umowę na czas wykonania określonej pracy spotkamy m.in. w pracach sezonowych i dorywczych.

Umowa na czas określony

Najistotniejszą cechą tej umowy jest to, iż w jej treści strony z góry określają dokładny termin, w jakim umowa ta będzie je wiązać. Z upływem dnia, do którego umowa została zawarta - stosunek pracy ulega rozwiązaniu.

Od 1 maja 2004 roku ilość umów na czas określony zawieranych z tym samym pracownikiem na następujące po sobie okresy jest ściśle określona. Zgodnie z art. 251 kodeksu pracy:

"zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony jest równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony, jeżeli poprzednio strony dwukrotnie zawarły umowę o pracę na czas określony na następujące po sobie okresy, o ile przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy o pracę nie przekroczyła 1 miesiąca."

Należy zaznaczyć, iż wszelkie aneksy i zmiany tego typu umów, które wydłużałyby pierwotnie zapisany czas obowiązywania umowy - uważa się za zawarciekolejnej umowy o pracę na czas określony.

Przepis art. 251 k.p. stosuje się do umów o pracę zawartych lub zmienianych w sposób określony w tym przepisie od dnia wstąpienia Polski do UE. A więc przy "odliczaniu" ilości zawartych umów na czas określony należy wziąć pod uwagę tylko te umowy, które były zmieniane bądź zawierane po 1

maja 2004 roku.

Umowa na zastępstwo

Jest to szczególny rodzaj umowy na czas określony. Jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności.

Do umowy na zastępstwo nie mają zastosowania przepisy art. 251 kodeksu pracy (patrz: umowa na czas określony).

Umowa na czas nieokreślony

Najbardziej pożądana przez pracowników, mniej chętnie postrzegana przez pracodawców. Tego typu umowa wiąże strony bezterminowo, przez co daje pracownikowi stabilizację zatrudnienia, pracodawcy zaś pozwala na zbudowanie stałych więzów z cenionym pracownikiem.

Szkolenie BHP

Do obowiązków pracodawcy należyprzeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie.

Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane jedynie wówczas, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.

Szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Należy wyraźnie podkreślić, iż nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ponadto pracodawca powinien zaznajamiać pracowników z przepisami i zasadami BHP dotyczącymi wykonywanych przez nich prac oraz wydawać szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach pracy. Pracownik zaś jest obowiązany potwierdzić na piśmie zapoznanie się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zgłoszenie do ZUS

Pracodawca jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne ma obowiązek zgłosić swojego nowozatrudnionego pracownika do ZUS i odprowadzać za niego odpowiednie składki.

Zgłoszenia do ZUS dokonuje się na formularzu ZUS ZUA w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od daty zatrudnienia.

Pracownik podlega wszystkim ubezpieczeniom obowiązkowo - od momentu nawiązania stosunku pracy do daty jego ustania.

W związku z tym pracodawca powinien zgłosić pracownika do następujących ubezpieczeń:

• emerytalnego

• rentowego

• chorobowego

• wypadkowego

oraz do

• ubezpieczenia zdrowotnego

Pracodawca zobowiązany jest także do opłacania składek na Fundusz Pracy orazFundusz

Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Tabela obrazuje wysokość poszczególnych składek oraz zasady ich finansowania:

Stopa składki

Rodzaj ubezpieczenia

Pracodawca

Ubezpieczony

Emerytalne

9,76 %

9,76 %

Rentowe

6,5 %

6,5 %

Chorobowe

-

2,45 %

Wypadkowe

1,93 % *

-

Zdrowotne

-

8,50 %

Fundusz Pracy

2,45 %

-

Fundusz Gwarant. Św. Pracowniczych

0,15 %

-

*stopa ubezpieczenia wypadkowego dla płatników zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9

ubezpieczonych

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, a także na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowi

wynagrodzenie brutto pracownika.

Natomiast podstawę wymiaru składki zdrowotnej stanowi wynagrodzenie brutto pomniejszone o opłacane przez pracownika składki ZUS (emerytalne, rentowe i chorobowe).

Do obowiązków pracodawcy należy nie tylko zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń, ale także comiesięczne obliczanie, potrącanie, rozliczanie oraz wpłacanie składek na odpowiednie konto w ZUS. Ponadto co miesiąc należy przesłać do ZUS odpowiednią deklarację rozliczeniową wraz z imiennymi raportami miesięcznymi. Wszystko to należy wykonać w terminie do 15 dnia następnego miesiąca.

W przypadku zmiany bądź korekty danych ubezpieczonego pracodawca powinien również w terminie 7 dni od daty zaistnienia tych zmian lub wykrycia błędu - dokonać stosownej zmiany/korekty zgłoszenia.

Zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA) zgłasza się na formularzu ZUS ZUA.

Natomiast formularz ZUS ZIUA wypełnia się w przypadku gdy uległy zmianie lub wymagają korekty dane identyfikacyjne ubezpieczonego (tj. numer PESEL, NIP, seria i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwisko, imię pierwsze, data urodzenia), podane w bloku III formularza ZUS ZUA.

W przypadku rozwiązania umowy o pracę, a więc wygaśnięcia tytułu do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych - pracodawca powinien w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu wyrejestrować byłego pracownika z ZUS. Wyrejestrowana dokonuje się na formularzu ZUS ZWUA.

Dokumentacja pracownicza

Do istotnych zadań pracodawcy należy prowadzenie prawidłowej i pełnej dokumentacji pracowniczej.

O tym, jakie dokumenty należy gromadzić w związku z zatrudnianiem pracowników decydują przepisy prawa pracy.

Poniżej przedstawiamy wykaz dokumentów, zawarty w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.)

• Akta osobowe pracownika

• Choroby zawodowe

• Ewidencja czasu pracy

• Ewidencja wynagrodzeń

• Odzież i środki ochrony indywidualnej

Akta osobowe pracownika

Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia dla każdego pracownika z osobna tzw. akt osobowych. Akta te składają się z 3 części: A, B i C.

Należy podkreślić, iż dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

A oto szczegółowy spis dokumentów poukładanych wg trzech wspomnianych we wstępie grup.

Część A - tu pracodawca przechowuje dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących

dokumentów:

• wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii,

• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w

którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania

oferowanej pracy,

• świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Ponadto osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Część B - tutaj umieścić należy dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.

W tej części gromadzi się m.in. takie dokumenty:

• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli

pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,

• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z:

o

przepisami regulaminu pracy,

o

z informacjami, które pracodawca ma obowiązek wręczyć pracownikowi na piśmie w

ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (m.in. o obowiązującej dobowej i

tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę,

urlopie wypoczynkowym itd.),

o

z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,

o

z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla

umówionego z pracownikiem rodzaju pracy,

o

a także z obwieszczeniem o systemie i rozkładzie czasu pracy oraz o przyjętych

okresach rozliczeniowych czasu pracy

• zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art.

148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,

• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do

wyliczenia się,

• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany

tych warunków w innym trybie,

• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz

wymierzeniem kary porządkowej,

• pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,

• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867

Kodeksu pracy,

• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,

• wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy,

stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego

systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,

• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu

pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do

właściwego inspektora pracy,

• korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we

wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą

organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,

• kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio

zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,

• informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Tutaj archiwizować należy:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

• dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem

pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w

związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,

• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po

rozwiązaniu stosunku pracy.

Choroby zawodowe

Oprócz akt osobowych pracodawca prowadzić powinien dokumentację dotyczącą:

• podejrzeń o choroby zawodowe,

• chorób zawodowych,

• wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy,

• a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Ewidencja czasu pracy

Pracodawca zobowiązany jest także do założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:

• pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w

godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w

przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,

• dyżury,

• urlopy,

• zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy;

• w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu

odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

Ponadto do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Ewidencja wynagrodzeń

Osobno dla każdego pracownika założyć i prowadzić należy imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Odzież i środki ochrony indywidualnej

Podobnie jak w poprzednich punktach - i w tym przypadku każdy pracownik powinien mieć swoją kartę ewidencyjną przydziału:

• odzieży i obuwia roboczego

• środków ochrony indywidualnej,

wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Fundusz Świadczeń Socjalnych

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to specjalny fundusz tworzony przez pracodawców na finansowanie działalności socjalnej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu oraz na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych.

Środki pieniężne przeznaczone na cele Funduszu gromadzone są przez pracodawcę na

wyodrębnionym w tym celu rachunku bankowym, wpłacane w terminach oraz wydatkowane na cele określone przez przepisy.

Zasady tworzenia przez pracodawców Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz zasady gospodarowania jego środkami określa Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm).

• Tworzenie Funduszu

• Odpisy na ZFŚS

• Wydatkowanie środków ZFŚS

• Koszty uzyskania przychodu

• Kary

Tworzenie Funduszu

• kto jest zobowiązany do utworzenia Funduszu?

Zgodnie z ostatnią nowelizacją ustawy o ZFŚS (Dz.U. z 2003 r., Nr 213, poz. 2081) do utworzenia Funduszu zobligowani są pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej dwudziestu pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Obowiązku utworzenia Funduszu nie ma, gdy ilość zatrudnionych pracowników w przeliczeniu na pełne etaty jest mniejsza niż dwadzieścia osób.

Bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników Fundusz tworzą wszyscy pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych (o których mowa w ustawie o finansach publicznych).

Pracodawcy, którzy rozpoczynają działalność w trakcie roku kalendarzowego dokonują pierwszego odpisu na rachunek ZFŚS dopiero od następnego roku kalendarzowego. Jeśli jednak rozpoczęcie działalności nastąpi w roku kalendarzowym w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników, pracodawca

(zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty) musi utworzyć Fundusz.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by pracodawcy zatrudniający mniej pracowników niż określa Ustawa dobrowolnie prowadzili taki Fundusz. Zgodnie bowiem z art. 3 ust. 3 Ustawy o ZFŚS: pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w ustawie lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.

• zniesienie obowiązku tworzenia Funduszu

Pracodawcy (za wyjątkiem pracodawców sfery publicznej) mogą zwolnić się od obowiązku tworzenia i prowadzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

By tego dokonać pracodawca objęty obowiązkiem tworzenia Funduszu zobowiązany jest to zawarcia w układzie zbiorowym bądź w regulaminie wynagradzania postanowienia o nietworzeniu Funduszu.

Wprowadzenie takiego postanowienia do układu zbiorowego bądź regulaminu wynagradzania

wymaga konsultacji z pracownikami. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie nietworzenia Funduszu lub

wysokości odpisu na Fundusz wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Warto pamiętać, iż pracodawcy nie objęci układem zbiorowym pracy oraz nie zobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nie tworzenia Funduszu i nie wypłacania

świadczenia urlopowego, przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku

kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

do góry

Odpisy na ZFŚS

• zasady obliczania odpisów

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

Kwota odpisu przypadającego na jednego zatrudnionego jest wynikiem iloczynu podanej w ustawie procentowej stawki odpisu oraz przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.

Wynagrodzenie to ogłasza Prezes Głównego Urzędu Statystycznego w Monitorze Polskim nie później niż do dnia 20 lutego każdego roku.

Zgodnie z Ustawą wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego wynosi 37, 5%

przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

W przypadku pracowników młodocianych wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika kształtuje się następująco:

• w pierwszym roku nauki 5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego

• w drugim roku nauki 6% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego

• w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego

Gdy pracownik wykonuje swoje zadania w szczególnie uciążliwych warunkach pracy – przypadający na niego odpis wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.

Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć Fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

Sposoby ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych oraz przeciętnej liczby zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach pracy określone zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 168 z późn. zm).

Zgodnie z Rozporządzeniem do ustalenia liczby zatrudnionych bierze się pod uwagę następujące elementy:

• ilość pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony i określony w pełnym i częściowym wymiarze czasu pracy, na podstawie umowy o pracę, aktów powołania, wyboru, mianowania i spółdzielczej umowy o pracę w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy

• pracowników zatrudnionych w szczególnie uciążliwych warunkach pracy wg wykazów A i B, stanowiących załączniki do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego oraz wzrostu emerytur i rent inwalidzkich dla pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (Dz.U. Nr 8, poz. 43 z późn. zm.)

• pracowników przebywających na urlopach wychowawczych.

• wysokość odpisów w 2004 roku

Dla 2004 roku obowiązuje wynagrodzenie podane w Obwieszczeniu Prezesa Głównego Urzędu

Statystycznego z dnia 11 lutego 2004 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2003 r. i w drugim półroczu 2003 r.

Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2003 r. wyniosło 1829,24 zł, a w drugim półroczu 2003 r. wyniosło 1855,15 zł.

Ponieważ wynagrodzenie z drugiego półrocza jest wyższe od wynagrodzenia za cały 2003 rok –

wartość tą przyjmujemy jako podstawę do wyliczenia odpisów na ZFŚS w 2004 roku.

Podstawowe odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2004 roku wynoszą.

Na jednego zatrudnionego

37,5% 695,68 zł

Na jednego pracownika zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach pracy 50% 927,58 zł

Na pracownika młodocianego:

I rok nauki:

5%

92,76 zł

II rok nauki:

6%

111,31 zł

III rok nauki:

7%

129,86 zł

Jak wspomniano powyżej - pracodawca ma prawo do zwiększenia odpisu podstawowego o 6,25 %

przeciętnego wynagrodzenia na każdego zatrudnionego, w stosunku do którego orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. W 2004 roku kwota ta wynosi 115,95 zł. O identyczną kwotę można zwiększyć odpis na każdego emeryta czy rencistę, nad którym pracodawca sprawuje opiekę socjalną.

• terminy wpłaty odpisów

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z opisanymi zasadami na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30

września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.

do góry

Wydatkowanie środków ZFŚS

Środki Funduszu przeznaczone są na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu oraz na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych.

Osobami uprawnionymi do korzystania ze środków Funduszu są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie ZFŚS prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu.

Przez działalność socjalną ustawa o ZFŚS rozumie usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:

• różnych form krajowego wypoczynku

• działalności kulturalno-oświatowej

• działalności sportowo-rekreacyjnej

• udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także

• zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową

Mianem "zakładowych obiektów socjalnych" ustawa określa:

• ośrodki wczasowe i kolonijne

• domy wypoczynkowe

• sanatoria

• ogrody działkowe

• obiekty sportowo-rekreacyjne

• żłobki

• przedszkola

• obiekty służące działalności kulturalnej

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady

przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych.

Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z

pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Należy podkreślić, iż przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Usługi i świadczenia w zakresie różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej mogą być finansowane z Funduszu, jeżeli są świadczone wyłącznie na terenie kraju. Zasada ta dotyczy także dopłat z Funduszu do takich usług lub świadczeń.

do góry

Koszty uzyskania przychodu

Pracodawca zobowiązany jest do gromadzenia i administrowania środkami Funduszu na specjalnie do tego celu wyodrębnionym rachunku barkowym. Zdeponowane w ten sposób środki nie podlegają egzekucji, z wyjątkiem przypadków, gdy egzekucja jest prowadzona w związku z

zobowiązaniami Funduszu.

Środki nie wykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.

Do kosztów uzyskania przychodu pracodawcy zaliczają odpisy i zwiększenia na ZFŚS oraz kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych. By zaliczyć odpisy i zwiększenia do kosztów uzyskania przychodów pracodawca musi odprowadzić ww. kwoty na wyodrębniony rachunek bankowy.

Kary

Art. 12a ustawy o ZFŚS przewiduje karę grzywny dla pracodawców i osób odpowiedzialnych w imieniu pracodawcy, którzy nie wykonują przepisów ustawy albo podejmują działania niezgodne z przepisami ustawy. Kara grzywny może sięgnąć w tym przypadku kilku tysięcy złotych.

Jaki ZUS?

Oto krótki poradnik dla Przedsiębiorców, którzy zamierzają prowadzić bądź samodzielnie prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą.

Osoby samodzielnie prowadzące działalność gospodarczą, która jest ich jedynym źródłem dochodu (jedynym tytułem do objęcia ubezpieczeniami) podlegają ubezpieczeniom obowiązkowym oraz ubezpieczeniom dobrowolnym.

Do obowiązkowych należą następujące ubezpieczenia:

• emerytalne

• rentowe

• wypadkowe

oraz

• ubezpieczenie zdrowotne

Przedsiębiorcy objęci obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym odprowadzają także składkę na Fundusz Pracy.

Do dobrowolnych ubezpieczeń należy:

• ubezpieczenie chorobowe

Wysokość składek

Wysokość składek wyrażona jest w formie stóp procentowych, które wynoszą odpowiednio:

Rodzaj ubezpieczenia

Stopa %

emerytalne

19,52%

rentowe

13%

wypadkowe

1,93%*

zdrowotne

8%

Fundusz Pracy

2,45%

chorobowe

2,45%

* składka na ubezpieczenie wypadkowe od 1.01.2003 r. jest zróżnicowana i wynosi od 0,97% do 3,86% podstawy wymiaru; płatnicy składek samodzielnie ustalają odpowiednia stopę procentową stosownie do obowiązujących w tej materii przepisów.

Dla Przedsiębiorców samodzielnie prowadzących działalność gospodarczą, którzy zgłaszają do ubezpieczeń nie więcej niż 9 osób składka ta jest stała i wynosi 1,93 %.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą składki finansują w całości z własnych środków.

Podstawa wymiaru składek

Podstawa wymiaru składek jest to kwota od której naliczamy należne składki mnożąc ją przez zaprezentowane powyżej stropy procentowe.

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia:

• emerytalne

• rentowe

• wypadkowe

• chorobowe oraz

• Fundusz Pracy

jest zadeklarowana przez Przedsiębiorcę kwota, nie niższa jednak niż 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale.

Podstawa wymiaru składki na:

• ubezpieczenie zdrowotne

jest inna niż pozostałych składek i stanowi zadeklarowaną kwotę, nie niższą jednak niż 75%

przeciętnego wynagrodzenia (przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw z poprzedniego kwartału, włącznie z wypłatami z zysku).

Podstawy wymiaru składek w obu przypadkach zmieniają się co 3 miesiące w ślad za zmianami ww.

wskaźników wynagrodzeń.

Oczywiście Przedsiębiorca może zadeklarować podstawę wyższą od obowiązującej w danym okresie, nie można jednak płacić mniej niż ogłoszone przez ZUS minimum.

Aktualne minimalne wysokości składek dla Przedsiębiorców znajdziesz w Informatorze

Terminy płatności składek

Składki za dany miesiąc należy opłacać w terminie:

• do 10 dnia następnego miesiąca - jeżeli Przedsiębiorca opłaca składki wyłącznie za siebie

• do 15 dnia następnego miesiąca - w pozostałych przypadkach (np. gdy Przedsiębiorca

opłacaa składki za siebie oraz osobę współpracującą)

Składki opłaca się w formie bezgotówkowej - w drodze przelewu bankowego.

Dokumenty

• dokumenty zgłoszeniowe

W terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, tj. od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej należy zgłosić do ubezpieczeń siebie oraz dokonać zgłoszenia płatnika.

Dane teleadresowe oddziału ZUS znajdziesz w bazie oddziałów ZUS.

Zgłoszenie siebie do ubezpieczeń dokonuje się na druku ZUS ZUA natomiast zgłoszenie

płatnika składek (czyli firmy) należy złożyć na druku ZUS ZFA.

Do zgłoszenia ZFA należy dołączyćkopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP i zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON.

Skorzystaj z aktywnych formularzy

• dokumenty rozliczeniowe

Rozliczanie należnych składek, które Przedsiębiorca opłaca za siebie, dokonuje się na

deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA - za każdy miesiąc kalendarzowy.

Od kwietnia br. pewna grupa Przedsiębiorców może korzystać z ułatwienia jakim jest brak konieczności comiesięcznego składania deklaracji rozliczeniowej.

Taką możliwość mają osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które opłacają

składki wyłącznie za siebie, jeżeli w ich rozliczeniach z ZUS nie nastąpi żadna zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego.

Zwolnienie to obowiązuje również wówczas, gdy składki opłacane są od minimalnej

podstawy wymiaru składek, a zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego jest

spowodowana wyłącznie zmianą tego wynagrodzenia.

Skorzystaj z aktywnych formularzy

Program Płatnik

Do przygotowania i wydruku dokumentów ubezpieczeniowych służy specjalny program o nazwie:

"Płatnik". Wydrukowane z tego programu dokumenty przekazuje się w formie papierowej do właściwego oddziału ZUS.

Dokumenty ubezpieczeniowe można także przekazywać do ZUS drogą elektroniczną i do tego służy program "Płatnik - Przekaz Elektroniczny".