ZARZ
DZANIE, ORGANIZACJA, NADZÓR
ZARZ
DZANIE
Ciągłe doskonalenie
w administracji publicznej
Istnieją projekty doskonalenia odnoszące się jednocześnie do funkcjonowania całego pań-
stwa. Zaczynając od fizycznego usprawniania miejsc pracy, kończąc na poprawianiu me-
chanizmów, których celem jest efektywna i szybsza obsługa obywateli. Tym sposobem jest
system KAIZEN.
systemem KAIZEN możemy zapoznać się na nie ich. Nie jest to możliwe bez udania się na gemba,
przykładzie projektu zrealizowanego na wyspie czyli tam, gdzie te procesy się realizują. Należy zaob-
ZMauritius dla administracji publicznej. serwować, jak rzeczy dzieją się w rzeczywistości (a nie
jak wydaje się, że się dzieją) i na podstawie tej obser-
wacji wspólnie z ludz
mi realizujÄ…cymi te procesy wpro-
wadzać zmiany, mające na celu wyeliminowanie mar-
Czym jest KAIZEN
notrawstwa.
KAIZEN to połączenie 2 japońskich słów KAI
 zmiana i ZEN  dobre, co w wolnym tłumaczeniu ro-
zumie się jako zmiana na lepsze lub ciągłe doskonale-
Projekt na Mauritius
nie. Jednak sama nazwa  ciągłe doskonalenie nie od-
daje w pełni sensu tego określenia. Jest to doskonalenie Działanie w sektorze publicznym na Mauritius roz-
krok po kroku, każdego dnia, dokonywane przez każ- poczęły się w 2001 r. od bardzo wysokiego szczebla za-
dego pracownika. rzÄ…dzania, czyli od samego prezydenta. RealizacjÄ™ pro-
W budowaniu kultury KAIZEN główną rolę odgry- jektu oparto na modelu 3P (z ang.):
wają takie określenia, jak: 1. Physical workplace improvement  Doskonalenie fi-
% straty  inaczej zwane marnotrawstwem (jap. zycznego miejsca pracy.
muda) oraz 2. Process improvement  Doskonalenie procesów.
% rzeczywiste miejsce tworzenia wartości (jap. 3. People involvement  Zaangażowanie ludzi.
gemba). Doskonalenie fizycznego miejsca pracy to narzÄ™-
Konieczne jest dostrzeżenie w procesach elementów, dzie zwane w kulturze KAIZEN 5S. Jest to narzędzie
które nie dodają rzeczywistej wartości, i wyeliminowa- mające na celu uzyskanie i utrzymanie dobrze zorga-
Wprowadzenie w pracy zasad KAIZEN
pozwala zredukować biurokrację.
gazeta samorzÄ…du i administracji nr 11 1.06.2009 31
ZARZ
DZANIE, ORGANIZACJA, NADZÓR
nizowanego, czystego i wydajnego miejsca pracy. Jest
to 5 kroków:
% selekcja,
% systematyka,
% sprzÄ…tanie,
% standaryzacja i
% samodoskonalenie.
Selekcja to wybranie niezbędnych na stanowisku
narzędzi do pracy (pozbycie się wszystkich tzw. przy-
da-siÄ™). Systematyka to odpowiednie ich uporzÄ…dko-
wanie, np. według częstości używania (najbardziej po-
trzebne i najczęściej używane przedmioty  pod
ręką ). Sprzątanie to także sprawdzanie (wykrywa-
nie usterek, np. sprzętu). Standaryzacja, czyli przy-
jęcie i stosowanie pierwszych dwóch kroków w innych
obszarach. Samodoskonalenie  zwane także samo-
dyscyplinÄ…  czyli bycie konsekwentnym w utrzyma-
niu uzyskanych efektów (najlepiej poprzez system au-
dytów 5S).
Doskonalenie procesów to przyjrzenie się im pod
1/2 strony
kątem likwidacji lub skrócenia czasu takich marno-
trawstw, jak: czekanie obywateli na obsługę przez urzęd-
nika, uproszczenie zbyt zawiłych procedur czy proce-
sów oraz zaoszczędzenie zasobów.
Zaangażowanie ludzi to pozyskanie urzędników
państwowych do realizacji pierwszych dwóch P.
Wynikiem tak prowadzonych działań w postaci zbu-
dowania świadomości różnicy pomiędzy wartością doda-
ną a marnotrawstwem wśród uczestników projektu, a na-
stępnie już fizyczne zmienianie tych elementów są np.:
% Wydział Paszportów i Emigracji  skrócenie ocze-
kiwania do 5 min. z 30.
% Jednostka Zarządzania Ruchem i Bezpieczeństwa
Dróg  zmniejszenie magazynu o 35%, poprzez
stworzenie rodzin produktów i sposobu przechowy-
wania przedmiotów.
% Poczta  zredukowanie czasu załadunku toreb do
samochodów o 75% (z 45 min do 10).
% Policja  Wydział Ruchu Drogowego  marnotraw-
stwo oczekiwania zostało skrócone o ponad 50%,
natomiast kolejki z 35 40%, do 5 6%.
Wymienione przykłady pokazują, jak efekty projek-
tu pozytywnie wpływają nie tylko na wewnętrzne dzia-
łanie poszczególnych jednostek, ale także obsługę oby-
wateli.
Okazuje się, że mimo  produkcyjnego pochodze-
nia narzędzi KAIZEN, można je z sukcesem stosować
nie tylko w firmach typowo usługowych, ale także w ad-
ministracji publicznej.
Warto zacząć od swojego stanowiska pracy i rozpo-
cząć działania doskonalące krok po kroku, a być mo-
że uda się w polskiej administracji publicznej wyelimi-
nować zbędną rozrzutność.
Dominika Tesler
Menedżer Projektów, KAIZEN® Institute Polska
32 www.gsia.infor.pl