Korzystanie z innych programów
Współpraca Excela z innymi programami
Microsoft Excel 2002 znakomicie współpracuje z całym szeregiem innych aplikacji. Odpowiednie zastosowanie takich
programów może znacznie rozszerzyć możliwości Excela:
Do skoroszytów Excela mogą być wstawiane obiekty OLE utworzone za pomocą innych aplikacji pakietu
Office oraz systemu Windows.
Skoroszyty Excela mogą być wstawiane do innych dokumentów utworzonych przez pozostałe programy z
pakietu Office.
Skoroszyty Excela mogą być wysyłane pocztą elektroniczną przy pomocy programu Microsoft Outlook.
W niniejszym rozdziale dowiesz się, w jaki sposób Excel może współpracować z takimi programami.
Rada
W niniejszym rozdziale większość czasu poświęcimy programom innym niż Excel. Pamiętaj, że aby
skorzystać z tych rad, wspomniane aplikacje muszą być zainstalowane na Twoim komputerze.
Obiekty OLE
Obiekt jest to w uproszczeniu mówiąc fragment bądz
nawet cały plik utworzony przez aplikację obsługującą standard
OLE. OLE (z ang. Object Linking and Embeeding) jest to technologia opracowana przez firmę Microsoft, pozwalająca
na wstawianie plików jako obiektów w innych dokumentach (rysunek 12.1)  nawet wtedy, kiedy dany plik został
utworzony przez zupełnie inną aplikację. Kliknięcie (a czasami dwukrotne kliknięcie) na takim wstawionym obiekcie
powoduje uruchomienie właściwej aplikacji tak, że użytkownik jest w stanie dokonać niezbędnych modyfikacji.
Za pomocą polecenia Wstaw Obiekt możesz w skoroszytach umieszczać obiekty z innych aplikacji na dwa różne
sposoby:
Utworzenie i wstawienie nowego obiektu OLE  wybranie tej metody powoduje uruchomienie odpowiedniej
aplikacji tak, że użytkownik jest w stanie za jej pomocą utworzyć nowy obiekt.
Wstawienie istniejącego obiektu OLE  wybranie tej metody pozwala na odszukanie, zaznaczenie i
wstawienie jako obiektu pliku utworzonego wcześniej i zapisanego na dysku komputera.
Rady
Wszystkie programy firmy Microsoft obsługują standard OLE, podobnie zresztą jak wiele programów innych
producentów. Mimo to, zamierzając skorzystać z nowego programu powinieneś sprawdzić w dokumentacji
programu czy jest on zgodny z tym standardem.
Excel na dzień dobry posiada zdefiniowaną długą listę programów, których obiekty mogą być wstawiane do
arkuszy. Pełny pakiet Microsoft Office udostępnia jeszcze dłuższą listę takich programów.
Więcej informacji na temat wstawiania tekstu oraz elementów multimedialnych znajdziesz w rozdziale 7.
Rysunek 12.1. Obiekt programu Microsoft Word wstawiony do skoroszytu Excela.
Aby wstawić nowy obiekt
1. Zaznacz komórkę znajdującą się w pobliżu miejsca, gdzie ma się pojawić wstawiany obiekt.
2. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw Obiekt (rysunek 12.2). Na ekranie pojawi się okno dialogowe
Obiekt.
3. Jeżeli to konieczne, przejdz
na zakładkę Utwórz nowy (rysunek 12.3).
4. Wybierz z listy Typ obiektu opcję reprezentującą typ obiektu, jaki chcesz wstawić do skoroszytu.
5. Naciśnij przycisk OK.
Excel uruchomi odpowiedni program  może to zająć kilka chwil. Na rysunku 12.4 przedstawiono ramkę
zawierającą dokument Worda osadzony na arkuszu Excela. Na górze okna aplikacji pojawia się pasek menu
oraz paski narzędzi Worda.
6. Utwórz obiekt zgodnie z wymaganiami.
7. Po zakończeniu tworzenia obiektu kliknij na zewnątrz ramki otaczającej obiekt. Ramka oraz pasek menu i
paski narzędzi aplikacji znikną i będziesz mógł kontynuować pracę z Excelem.
8. Jeżeli to konieczne, przeskaluj utworzony obiekt i przesuń go w żądane miejsce (rysunek 12.1).
Rady
Niektóre programy, których obiekty może obsługiwać Excel mogą nie być zainstalowane na Twoim
komputerze. Jeżeli zdarzy się taka sytuacja, to Excel poprosi Cię o włożenie płytki instalacyjnej danej aplikacji
do napędu CD w celu doinstalowania takiego oprogramowania.
Więcej informacji na temat korzystania z mechanizmów OLE oraz obsługiwanych programach znajdziesz w
pomocy systemowej lub poprzez Asystenta Pakietu Office.
Niektóre programy obsługujące OLE mogą po wywołaniu wyświetlać okno dialogowe z opcjami tworzenia
dokumentów. Przy ich pomocy możesz utworzyć niezbędne obiekty i wstawić je do arkusza Excela.
Rysunek 12.2. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw Obiekt.
Rysunek 12.3. Okno dialogowe Obiekt. Opcje wyświetlane na liście Typ obiektu zależą od aplikacji zainstalowanych na
danym komputerze.
Rysunek 12.4. Ramka zawierająca obiekt programu Microsoft Word osadzona w skoroszycie Excela. Pasek menu oraz
paski narzędzi również należą do Worda.
Aby wstawić istniejący obiekt
1. Zaznacz komórkę znajdującą się w pobliżu miejsca, gdzie ma się pojawić wstawiany obiekt.
2. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw Obiekt (rysunek 12.2). Na ekranie pojawi się okno dialogowe
Obiekt.
3. Jeżeli to konieczne, przejdz
na zakładkę Utwórz z pliku (rysunek 12.5).
4. Naciśnij przycisk Przeglądaj.
5. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Przeglądaj (rysunek 12.6). Odszukaj i zaznacz wybrany plik a następnie
naciśnij przycisk Wstaw.
6. W polu Nazwa pliku okna dialogowego Obiekt pojawi się ścieżka i nazwa wybranego pliku. Naciśnij przycisk
OK. Wybrany plik zostanie osadzony jako obiekt w skoroszycie Excela.
Rada
Aby poprawnie osadzić plik jako obiekt w skoroszycie Excela, aplikacja, za pomocą której taki plik został
utworzony musi być poprawnie zainstalowana na Twoim komputerze bądz
musi być dostępna poprzez sieć.
Jeżeli aplikacja nie będzie dostępna, to Excel wyświetli na ekranie okno z odpowiednim ostrzeżeniem.
Aby dopasować osadzany obiekt do własnych potrzeb
Osadz
wybrany obiekt na arkuszu korzystając z instrukcji zawartych w dwóch poprzednich podrozdziałach (tworzenie
nowego obiektu lub osadzanie obiektu istniejącego). W oknie dialogowym Obiekt (rysunek 12.3 lub 12.5) zaznacz
wybrane opcje:
 A
ącz z plikiem  tworzy łącze do pliku obiektu, dzięki czemu jeżeli zawartość pliku ulegnie zmianie, to obiekt
osadzony w skoroszycie Excela również zostanie zaktualizowany. Opcja jest dostępna tylko w przypadku
osadzania obiektu zapisanego w istniejącym pliku.
Wyświetl jako ikonę  wyświetla w skoroszycie Excela ikonę reprezentującą obiekt zamiast samego obiektu.
Dwukrotne kliknięcie na ikonie obiektu spowoduje otwarcie odpowiedniej aplikacji i wyświetlenie zawartości
obiektu.
Rysunek 12.5. Zakładka Utwórz z pliku okna dialogowego Obiekt.
Rysunek 12.6. Za pomocą okna dialogowego Przeglądaj możesz zlokalizować i zaznaczyć plik, który będzie wstawiony
do skoroszytu jako obiekt.
Rysunek 12.7. Dokument programu Microsoft Word 2002 wstawiony do skoroszytu Excela w postaci ikonki.
Wykorzystywanie Worda podczas pracy z Excelem
Word jest wchodzącą w skład pakietu Microsoft Office aplikacją przeznaczoną do edycji tekstów. Zadaniem edytora
tekstów jest tworzenie formatowanych dokumentów tekstowych (rysunek 12.8). Word potrafi również tworzyć etykiety
adresowe, łączyć tekst z danymi (np. przy korespondencji seryjnej) a także tworzyć dokumenty zawierające obrazy i
inne elementy graficzne.
Podczas pracy z Excelem możesz wykorzystywać Worda do min.:
Dołączania informacji z dokumentów Worda do skoroszytów Excela (rysunek 12.1)
Tworzenia korespondencji seryjnej w Wordzie przy użyciu danych (list adresowych) przechowywanych w
skoroszytach Excela.
Rady
Ponieważ tworzenie korespondencji seryjnej jest raczej zadaniem Worda a nie Excela, to zagadnienie to
zostało pominięte w naszej książce.
Więcej informacji na temat korzystania z Worda 2002 znajdziesz w książce  Po prostu Word 2002 wydanej
przez wydawnictwo Helion.
Rysunek 12.8. Zadaniem edytora tekstów jest tworzenie formatowanych dokumentów tekstowych.
Aby dołączyć zawartość dokumentu Worda do skoroszytu
Excela
Aby osadzić dokument Worda w postaci obiektu OLE w skoroszycie Excela skorzystaj z instrukcji podanych w
poprzednich podrozdziałach.
lub
1. Zaznacz w dokumencie Worda fragment tekstu, który chcesz dołączyć do skoroszytu Excela (rysunek 12.9).
2. Z menu głównego wybierz polecenie Edycja Kopiuj lub naciśnij kombinację klawiszy CTRL-C (rysunek
12.10).
3. Przełącz się do Excela i wykonaj jedną z poniższych operacji:
Dwukrotnie kliknij w komórce, w której chcesz umieścić kopiowany tekst  pojawi się w niej kursor
(rysunek 12.11).
Utwórz pole tekstowe i umieść w nim kursor (rysunek 12.12).
4. Z menu głównego wybierz polecenie Edycja Wklej lub naciśnij kombinację klawiszy CTRL-V (rysunek
12.13). Skopiowany tekst pojawi się w wybranej komórce (rysunek 12.14) lub polu tekstowym (rysunek
12.15).
Rada
Do kopiowania tekstu z Worda do Excela możesz wykorzystać technikę  przeciągnij i upuść . Więcej
informacji na ten temat znajdziesz w rozdziale 3.
Rysunek 12.9. Zaznacz tekst, który chcesz skopiować.
Rysunek 12.10. Z menu głównego Worda wybierz polecenie Edycja Kopiuj.
Rysunki 12.11. i 12.12. Ustaw kursor w wybranej komórce (powyżej) lub w polu tekstowym (poniżej).
Rysunek 12.13. Z menu głównego Excela wybierz polecenie Edycja Wklej.
Rysunki 12.14. i 12.15. Kopiowany tekst zostanie wklejony w wybranej komórce lub polu tekstowym.
Aby wykorzystać Excela jako z
ródło danych dla
korespondencji seryjnej Worda
1. Aby utworzyć listę i wprowadzić dane skorzystaj z instrukcji podanych w rozdziale 10 (rysunek 12.16).
2. Przejdz
do Worda i z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia Listy i dokumenty wysyłkowe
Kreator korespondencji seryjnej (rysunek 12.17).
3. Wykonuj kolejne polecenia zgodnie z instrukcjami kreatora. W kroku 3 kreatora (rysunek 12.18) wybierz
opcję Użyj istniejącej listy.
4. Naciśnij przycisk Przeglądaj, a następnie skorzystaj z okna Wybieranie z
ródła danych (rysunek 12.19) do
odszukania, zaznaczenia i otwarcia pliku Excela zawierającego listę, której chcesz użyć jako z
ródła danych do
korespondencji seryjnej.
5. Jeżeli na ekranie pojawi się okno dialogowe Wybieranie tabeli (rysunek 12.20). Zaznacz arkusz zawierający
dane, których chcesz użyć. Jeżeli pierwszy wiersz arkusza zawiera nagłówki kolumn, to upewnij się, że
zaznaczyłeś opcję Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn a następnie naciśnij przycisk OK.
6. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Adresaci korespondencji seryjnej (rysunek 12.21), które zawiera
wszystkie dane z listy Excela. Zakończ całą operację postępując zgodnie z pozostałymi poleceniami kreatora
tworzenia korespondencji seryjnej.
Rada
Ponieważ tworzenie korespondencji seryjnej jest raczej zadaniem Worda a nie Excela, to zagadnienie to
zostało pominięte w naszej książce.
Rysunek 12.16. Rozpocznij od utworzenia w Excelu listy, która będzie z
ródłem danych.
Rysunek 12.17. Z menu głównego Worda wybierz polecenie Narzędzia Listy i dokumenty wysyłkowe Kreator
korespondencji seryjnej.
Rysunek 12.18. Trzeci krok kreatora tworzenia korespondencji seryjnej.
Rysunek 12.19. Następnie skorzystaj z okna Wybieranie z
ródła danych do odszukania, zaznaczenia i otwarcia pliku
Excela zawierającego listę, której chcesz użyć jako z
ródła danych do korespondencji seryjnej.
Rysunek 12.20. Jeżeli na ekranie pojawi się okno dialogowe Wybieranie tabeli zaznacz arkusz zawierający dane,
których chcesz użyć.
Rysunek 12.21. Okno dialogowe Adresaci korespondencji seryjnej.
Wykorzystywanie Outlooka podczas pracy z Excelem
Microsoft Outlook jest wchodzącą w skład pakietu Microsoft Office aplikacją przeznaczoną do obsługi poczty
elektronicznej, grup dyskusyjnych oraz organizacji kontaktów, adresów, harmonogramów spotkań itp.
Oprogramowanie poczty elektronicznej pozwala na wysyłanie i odbieranie wiadomości poczty elektronicznej (e-mail)
(rysunek 12.22). Oprogramowanie do zarządzania informacjami osobistymi (kontakty, adresy, harmonogramy itp.)
pozwala na tworzenie, przechowywanie i organizację takich informacji (rysunek 12.23) oraz zarządzanie kalendarzem
spotkań i wydarzeń (rysunek 12.24).
Pracując z Excelem możesz wykorzystać Outlooka do wysyłania pocztą elektroniczną utworzonych skoroszytów.
Rada
Więcej informacji na temat korzystania z programu Outlook znajdziesz w jego dokumentacji oraz systemie
pomocy online.
Rysunek 12.22. Za pomocą Outlooka możesz obsługiwać pocztę elektroniczną&
Rysunek 12.23. & zarządzać informacjami o adresach i kontaktach&
Rysunek 12.24. & a także organizować spotkania, wydarzenia i rocznice.
Aby wysłać skoroszyt Excela za pomocą poczty elektronicznej
1. Otwórz dokument Excela, który chcesz wysłać pocztą elektroniczną.
2. Z menu głównego wybierz polecenie Plik Wyślij do Adresat poczty (jako załącznik)  (rysunek 12.25).
3. Excel uruchomi aplikację Outlook i wyświetli okno pustej wiadomości poczty elektronicznej (rysunek 12.26).
W polu Do& wpisz adres poczty elektronicznej osoby, do której chcesz wysłać skoroszyt.
4. Jeżeli to konieczne, zmodyfikuj zawartość pola Temat.
5. W oknie wiadomości wpisz informacje przeznaczone dla adresata, przykład przedstawiono na rysunku 12.27.
6. Aby wysłać wiadomość, naciśnij przycisk Wyślij. Outlook podłączy się do sieci internet i wyśle wiadomość.
7. Ponownie przejdz
do Excela  możesz kontynuować pracę.
Rady
Opisana powyżej procedura została przygotowana przy założeniu, że domyślnym programem obsługi poczty
elektronicznej jest Microsoft Outlook. Jeżeli domyślnym klientem poczty jest inny program, to pomiń kroki od
3 do 6 i wyślij wiadomość zgodnie z wymaganiami używanego programu.
Aby Outlook (lub inny program, którego używasz do obsługi poczty) mógł wysyłać lub odbierać pocztę musi
być poprawnie skonfigurowany. Jeżeli potrzebujesz pomocy podczas konfiguracji programu pocztowego,
powinieneś skorzystać z dokumentacji programu.
Rysunek 12.25. Z menu głównego wybierz polecenie Plik Wyślij do Adresat poczty (jako załącznik).
Rysunek 12.26. Excel uruchomi aplikację Outlook i wyświetli okno pustej wiadomości poczty elektronicznej.
Rysunek 12.27. Gotowa wiadomość może wyglądać tak jak na powyższym rysunku.