www.sgk.gofin.pl Strona 1
Przygotowanie do sporządzenia sprawozdania finansowego
za 2010 r.
Dodatek do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości
nr z dnia 2010-10-01
12
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., www.sgk.gofin.pl
Zestawienie obrotów i sald jako narzędzie weryfikacji zapisów
Jakie błędy w zapisach księgowych można wykryć za pomocą zestawienia obrotów i sald?
Zestawienie obrotów i sald jest uporządkowanym wykazem kont syntetycznych, które zawiera salda początkowe, obroty
oraz salda końcowe ustalone dla danego okresu sprawozdawczego.
Zestawienie obrotów i sald jest zgodne (prawidłowo sporządzone) wtedy, gdy:
1) suma obrotów debetowych wszystkich kont równa jest sumie obrotów kredytowych,
2) suma sald debetowych wszystkich kont jest równa sumie sald kredytowych.
Salda debetowe kont bilansowych zestawienia obrotów i sald stanowią aktywa, a salda kredytowe kont bilansowych -
pasywa bilansu, natomiast obroty kont przychodów i kosztów są podstawą do sporządzenia rachunku zysków i strat.
Zestawienie obrotów i sald pełni bardzo istotną funkcję kontrolną, bowiem umożliwia ujawnienie błędów w zapisach
księgowych, które spowodowały naruszenie zasady podwójnego zapisu lub też błędne zsumowanie obrotów.
Błędami, które można wykryć za pomocą zestawienia obrotów i sald, są:
1) zaksięgowanie operacji tylko na jednym koncie (tzn. opuszczenie zapisu przeciwstawnego),
2) zaksięgowanie operacji na dwóch kontach, ale po tych samych stronach (tzn. na obu kontach po stronie Wn
lub na obu kontach po stronie Ma),
3) zaksięgowanie innej kwoty operacji na jednym koncie, a innej na drugim, np. po stronie Wn konta 01 "Środki
trwałe" zaksięgowano kwotę: 4.500 zł, a po stronie Ma konta 08 "Środki trwałe w budowie" zaksięgowano kwotę:
5.400 zł,
4) błędne sumowanie obrotów na kontach, tzn. suma obrotów po stronie Wn nie zgadza się z sumą obrotów po
stronie Ma,
5) nietypowe dla danego konta saldo, np. konto 10 "Kasa" wykazuje saldo kredytowe, podczas gdy powinno
wykazywać saldo debetowe. Błędne saldo wskazuje na pomyłki w księgowaniu operacji lub pomięciu
księgowania.
Zestawienie obrotów i sald nie wykryje takich błędów jak:
1) zaksięgowanie operacji po przeciwnych stronach (tzn. zaksięgowanie prawidłowej sumy operacji na
właściwych kontach, ale odwrotnie niż należało), np. zapłatę należności na rachunek bankowy zaksięgowano:
Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami", Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący", gdy poprawny zapis to: Wn
,
konto 13-0, Ma konto 20
2) zaksięgowanie operacji w niewłaściwej kwocie, ale na właściwych kontach i po właściwych stronach, np.
wydanie zaliczki na delegację dla pracownika z kasy firmy zaksięgowano: Wn konto 23-4 "Rozrachunki
z pracownikami", Ma konto 10 "Kasa" w kwocie: 10.000 zł, zamiast 1.000 zł,
http://www.sgk.gofin.pl/11,2363,126063,zestawienie-obrotow-i-sald-jako-narzedzie-wer... 2010-12-08 08:55:25
www.sgk.gofin.pl Strona 2
3) zaksięgowanie operacji na niewłaściwych kontach (tzn. zaksięgowanie właściwej kwoty, ale na
niewłaściwych kontach), np. zapłacone odsetki od kredytu zaksięgowano: Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty
operacyjne", Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący", zamiast zapisu prawidłowego: Wn konto 75-1 "Koszty
finansowe", Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący",
4) zaksięgowanie tej samej operacji dwukrotnie,
5) całkowite pominięcie księgowania danej operacji gospodarczej.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera spowodowało, iż większość pomyłek w księgowaniu została
zredukowana przez oprogramowanie. Obecnie to system księgowy wylicza saldo konta, sumuje obroty, uniemożliwia
m.in. zaksięgowanie operacji po stronie Wn w innej kwocie niż po stronie Ma, wymusza na użytkowniku utrzymywanie
zasady podwójnego zapisu, może też informować dodatkowymi komunikatami o błędach w zaksięgowanym dokumencie.
Pomimo komputeryzacji systemu księgowego w praktyce niezgodności w zestawieniu obrotów i sald nadal się pojawiają.
Dlatego niezwykle ważne jest zweryfikowanie poprawności zapisów ewidencyjnych. Żeby wykryć pomyłki związane
z błędną kwalifikacją operacji gospodarczych na kontach księgowych, można korzystając z zestawienia obrotów i sald
przeanalizować salda kont - czy występują po odpowiednich stronach, np. czy salda kont należności występują po stronie
Wn, a salda zobowiązań po stronie Ma, czy saldo konta 10 "Kasa" jest saldem debetowym.
Szczególnie należy sprawdzić zapisy po stronie Ma kont kosztów oraz zapisy po stronie Wn kont przychodów, bowiem
zapisy takie powinny jedynie dokumentować korektę kosztów lub przychodów.
Zestawienie obrotów i sald na pewno nie straciło na swojej funkcji informacyjnej i sprawozdawczej. Jest z
ródłem
informacji dla księgowych oraz biegłych rewidentów o stanie składników majątku i kapitału.
http://www.sgk.gofin.pl/11,2363,126063,zestawienie-obrotow-i-sald-jako-narzedzie-wer... 2010-12-08 08:55:25