MINISTERSTWO EDUKACJI
NARODOWEJ
Barbara Arciszewska
Prowadzenie korespondencji biurowej 321[10].O1.06
Poradnik dla ucznia
Wydawca
Instytut Technologii Eksploatacji  Państwowy Instytut Badawczy
Radom 2006
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
Recenzenci:
mgr Bogusława Bebak
mgr inż. Bogusława Gajdamowicz
Opracowanie redakcyjne:
Barbara Arciszewska
Konsultacja:
mgr inż. Maria Majewska
Korekta:
Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 321[10].O1.06,
 Prowadzenie korespondencji biurowej zawartej w modułowym programie nauczania dla
zawodu technik żywienia i gospodarstwa domowego.
Wydawca
Instytut Technologii Eksploatacji  Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2006
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
1
SPIS TREÅšCI
1. Wprowadzenie 3
2. Wymagania wstępne 5
3. Cele kształcenia 6
4. Materiał nauczania 7
4.1. Stanowisko pracy biurowej 7
4.1.1. Materiał nauczania 7
4.1.2. Pytania sprawdzajÄ…ce 10
4.1.3. Ćwiczenia 10
4.1.4. Sprawdzian postępów 11
4.2. Eksploatacja urządzeń biurowych 13
4.2.1. Materiał nauczania 13
4.2.2. Pytania sprawdzajÄ…ce 16
4.2.3. Ćwiczenia 16
4.2.4. Sprawdzian postępów 18
4.3. Rodzaje dokumentów biurowych 19
4.3.1. Materiał nauczania 19
4.3.2. Pytania sprawdzajÄ…ce 21
4.3.3. Ćwiczenia 21
4.3.4. Sprawdzian postępów 23
4.4. Zasady redagowania pism 24
4.4.1. Materiał nauczania 24
4.4.2. Pytania sprawdzajÄ…ce 29
4.4.3. Ćwiczenia 29
4.4.4. Sprawdzian postępów 31
4.5. Zasady prowadzenia korespondencji 32
4.5.1. Materiał nauczania 32
4.5.2. Pytania sprawdzajÄ…ce 36
4.5.3. Ćwiczenia 37
4.5.4. Sprawdzian postępów 38
5. Sprawdzian osiągnięć 39
6. Literatura 44
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
2
1. WPROWADZENIE
Poradnik będzie Ci pomocny w poznaniu podstawowych zasad prowadzenia
korespondencji biurowej. Ponadto wzbogacisz swojÄ… wiedzÄ™ o zagadnienia dotyczÄ…ce
znajomości wysyłania wiadomości pocztą elektroniczną, obsługiwania technicznych środków
biurowych i archiwizowania dokumentów.
W poradniku zamieszczono:
 wymagania wstępne, czyli wykaz umiejętności jakie powinieneś mieć już ukształtowane,
abyś bez problemów mógł korzystać z poradnika,
 cele kształcenia, czyli wykaz umiejętności, jakie ukształtujesz pracując z poradnikiem,
 materiał nauczania, zawiera wiadomości teoretyczne niezbędne do opanowania treści
jednostki modułowej. Podzielono go na pięć tematów, ściśle ze sobą powiązanych
i realizowanych w logicznej kolejności,
 zestawy pytań, które pomogą Ci sprawdzić, czy opanowałeś zagadnienia związane
z prowadzeniem korespondencji biurowej,
 ćwiczenia, które mają na celu ukształtowanie umiejętności praktycznych,
 wykaz literatury, z jakiej możesz korzystać podczas nauki.
W materiale nauczania zostały omówione również treści dotyczące redagowania pism
w sprawach osobowych, pism z tytułem i dokumentów związanych z nawiązywaniem
stosunku pracy. Ćwiczenia zamieszczone w rozdziałach: rodzaje dokumentów księgowych,
zasady redagowania pism, zasady prowadzenia korespondencji możesz wykonać korzystając
z programów komputerowych, wykorzystując umiejętności ukształtowane na zajęciach
z technologii informacyjnej i zdobywać nowe.
Bezpieczeństwo i higiena pracy
W czasie pobytu w pracowni musisz przestrzegać regulaminów, przepisów
bezpieczeństwa i higieny pracy oraz instrukcji przeciwpożarowych, wynikających
z regulaminu pracowni.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
3
Moduł 321[10].O1
Działalność usługowa
321[10].O1.01
Przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz
ochrony przeciwpożarowej
321[10].O1.02
Nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów międzyludzkich
321[10].O1.03
Stosowanie prawa w działalności usługowej
321[10].O1.04
Ocena jakości świadczonych usług
321[10].O1.05
Prowadzenie marketingu usług
321[10].O1.06
Prowadzenie korespondencji biurowej
Schemat układu jednostek modułowych
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
4
2. WYMAGANIA WST
PNE
Przystępując do realizacji programu nauczania jednostki modułowej uczeń powinien
umieć:
 korzystać z różnych z
ródeł informacji, kart organizacyjnych stanowisk pracy
a szczególnie z Internetu,
 notować informacje w różnych ujęciach (tabele, wykresy, schematy) lub zapisywać,
 odbierać i prowadzić rozmowę telefoniczną,
 ustawiać takie parametry jak marginesy, styl, wielkość czcionki, interlinię, odstępy,
wcięcia,
 przepisać dowolny tekst,
 formatować fragmenty tekstu,
 zapisywać nowy dokument i otwierać istniejący,
 zamykać program,
 korzystać z programu Excel,
 korzystać z Internetu.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
5
3. CELE KSZTAA
CENIA
W wyniku realizacji programu jednostki modułowej uczeń powinien umieć:
 zorganizować stanowisko pracy biurowej zgodnie z wymaganiami ergonomii, przepisami
bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
 posłużyć się urządzeniami technicznymi w pracy biurowej,
 wykonać czynności związane z przyjmowaniem i wysyłaniem korespondencji,
 zastosować zasady redagowania pism i dokumentów,
 zastosować zasady archiwizacji dokumentów,
 odebrać i przekazać informacje za pomocą poczty elektronicznej i innych nośników
informacji,
 posłużyć się wyszukiwarką internetową oraz pozyskać informacje zawarte w portalach
internetowych.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
6
4. MATERIAA
NAUCZANIA
4.1. Stanowisko pracy biurowej
4.1.1. Materiał nauczania
4.1.1.1. Organizacja biura
Biuro jest to właściwie przystosowane i wyposażone pomieszczenie, w którym
wykonywane są czynności administracyjno-biurowe. Czynności te związane są głównie
z gromadzeniem, przetwarzaniem, wytwarzaniem, dystrybucjÄ… i przechowywaniem
informacji. Zaliczamy do nich:
 liczenie, pisanie, rejestrowanie, księgowanie,
 sporządzanie maszynopisów i reprodukcję dokumentów,
 opracowywanie korespondencji,
 gromadzenie, klasyfikowanie i archiwizowanie dokumentów,
 opracowywanie materiałów planistycznych, statystycznych, sprawozdań,
 udzielanie informacji.
Dobra organizacja pracy biurowej pozwala wykorzystać jeden z podstawowych
czynników determinujących skuteczność procesu zarządzania i produkcji jakim jest czynnik
czasu, ułatwiając w ten sposób osiąganie celów stawianych przed jednostkami
organizacyjnymi.
W zależności od rodzaju pracy biurowej warunki bezpieczeństwa pracy, zagrożenia
i ryzyko zawodowe są różne. Większość prac biurowych ma charakter statyczny, co
powoduje niedobór tlenu, utrudniony przepływ krwi oraz spowolnienie przemiany materii.
Podstawowym wyposażeniem miejsca pracy dla pracowników zatrudnionych w biurze są:
stoły lub biurka, krzesła lub fotele, szafy i regały, urządzenia telefoniczne, faksy, urządzenia
do pisania, urzÄ…dzenia ksero, urzÄ…dzenia elektroniczne, telewizyjne, wideo oraz komputery.
Meble, których używa każdy pracownik biurowy powinny odpowiadać warunkom
konstrukcyjnym i funkcjonalnym (PN-96/F-06000/01 Meble biurowe. Wymagania
i badania ). Meble biurowe są narzędziem pracy dla pracowników biurowych.
Ergonomia jest nauką zajmującą się dostosowaniem urządzeń technicznych,
produkcyjnych i wszystkich innych do określonych przez anatomię, fizjologię i psychologię
cech sprawności człowieka.
Planując wyposażenie biura musimy pamiętać o tym, że ergonomiczne powinny być
przede wszystkim meble, które będą:
 stwarzać warunki korzystne do racjonalnej organizacji pracy biura,
 przyczyniać się do racjonalnego wykorzystania powierzchni biura,
 stwarzać warunki do łatwego przemeblowania w zależności od potrzeb.
Przy doborze biurek i stołów należy zwracać uwagę na:
 stabilność konstrukcji,
 możliwość regulacji wysokości płyty,
 grubość płyty,
 wolną przestrzeń dla nóg pracownika,
 zabezpieczenia przed urazami,
 fakturę powierzchni (najlepsza matowa lub półmatowa o współczynniku odbicia dla
farby (lakieru), którą płyty są pokryte  wartości zalecane 20 50%.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
7
Wysokość biurka do pracy powinna wynosić 74 78 cm, a pod maszynę do pisania
o około 10 cm niższe. Szuflady nie mogą znajdować się pod kolanami, lecz po lewej lub
prawej stronie biurka.
Przy doborze krzeseł i foteli należy uwzględnić charakter pracy oraz zwrócić uwagę na
spełnienie wymagań ergonomii (certyfikat).
Wysokość i głębokość wnętrza szaf i regałów powinny zapewniać łatwy dostęp. Z tych
względów wysokość nie może przekraczać 2,2 m.
Biuro pełni funkcję reprezentacyjną i organizacyjną. Ważne jest właściwe
rozmieszczenie pomieszczeń biurowych. Należy mieć na uwadze:
 powierzchniÄ™,
 odpowiednie oświetlenie,
 wentylacjÄ™,
 wyciszenie,
 kolorystykÄ™.
Istnieją różne koncepcje urządzania powierzchni biurowych. Jedna z nich, zwana jest
systemem halowym lub  open spece  gdzie wielką przestrzeń dzieli się na małe boksy.
Druga, tradycyjna koncepcja to odrębne jedno- lub wieloosobowe pokoje.
W tradycyjnym rozplanowaniu powierzchni biurowej, pokoje mogą być rozmieszczone
w układzie:
 korytarzowym jednostronnym,
 korytarzowym dwustronnym.
Do zalet tego sposobu możemy zaliczyć:
 ciszę sprzyjającą skupieniu i większej wydajności pracy,
 gwarancję zapewniania dyskrecji i intymności podczas obsługi interesantów.
W systemie halowym duża powierzchnia biura dzielona jest na mniejsze tzw. boksy,
w których rozlokowane są stanowiska pracy zgodnie z przebiegiem procesu pracy. System ten
umożliwia kompleksowe obsługiwanie interesantów, lepsze wykorzystanie powierzchni
i stworzenie właściwych warunków pracy. Urządzone w ten sposób biuro sprzyja kolektywnej
(zachowane w pomieszczeniach biurowych) pracy, stymuluje przyjemnÄ… atmosferÄ™ w pracy.
Minimalna powierzchnia na jednego pracownika z jego niezbędnym wyposażeniem dla
różnych pomieszczeń biurowych wynosi:
 sekretarka 6 9 m²
 kierownik dziaÅ‚u 15 25 m²
 samodzielny referent 6 9 m²
 referent w pomieszczeniu wieloosobowym 5 m²
 referent w dużej sali 3 5 m²
 sala konferencyjna 0,5 m ²/osobÄ™
 poczekalnie zbiorowe 1 m ²/osobÄ™
 czytelnie 2 m²/osobÄ™
Oświetlenie pomieszczenia biurowego  najważniejszym z
ródłem światła jest światło
dzienne. Musimy uwzględnić jego kierunek podczas rozmieszczania mebli, a zwłaszcza
biurka, na które powinno podać z lewej strony. Również usytuowanie komputera winno być
takie, aby było jak najmniej odblasków światła na ekranie monitora. Oprócz światła
dziennego musimy pamiętać o świetle sztucznym. Najczęściej stosowanym sposobem
oświetlenia ogólnego jest stałe oświetlenie sufitowe w postaci paneli montowanych
w sufitach podwieszanych. Tego typu oświetlenie szczególnie nadaje się do oświetlenia
korytarzy i sal konferencyjnych. W pokojach biurowych może jednak powodować odblaski
na ekranach monitorów komputerów. Bardziej elastycznym rozwiązaniem oświetlenia mogą
być podwieszane pod sufitem segmenty świetlne. Dużego znaczenia nabiera właściwe
oświetlenie indywidualnych stanowisk pracy za pomocą lamp zainstalowanych bezpośrednio
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
8
na stanowisku pracy, znajdujących się w zasięgu ręki pracownika, oświetlających niektóre
części przestrzeni. W pomieszczeniach, gdzie praca polega głównie na trudnym
i długotrwałym pisaniu, zalecane natężenie światła powinno wynosić ponad 1000 lx.,
wymagane natężenie światła w pokojach pracowników biurowych powinno wynosić 300 lx.
(PN-84/E-02033).
Prawidłowym kierunkiem padania strumienia z
ródła światła, zwłaszcza przy pracach
ręcznych i pisaniu, jest kierunek z lewej strony. Zapewnienie odpowiedniego klimatu
świetlnego w pomieszczeniu biurowym, jak i na indywidualnym stanowisku pracy ma
znaczący wpływ na nasze samopoczucie, możliwości koncentracji, a pośrednio na wydajność
pracy.
Kolorystyka  kolorystyczne wykończenie pokoi biurowych powinno opierać się na
ciepłych, jasnych tonach o małym nasyceniu barw. Biurka powinny mieć kolor jasny
i spokojny. Sufity natomiast powinny być pomalowane na biało. Nie należy stosować
przytłaczających, nastrajających smutno i zimno barw ciemnych oraz kolorów jaskrawych
wywołujących niepokój i odwracających uwagę.
Tabela 1. Wpływ barw na człowieka [1, s. 12]
Barwa Efekt Efekt Efekt Charakter
psychologiczny fizjologiczny fizyczny aktywny
ciepło, dynamika, pobudzający myśli, bardzo rzucający żywotność, aktywność
czerwona
irytacja przenikający, ciepły się w oczy
pobudzający, sprzyjający bardzo rzucający niepokój
pomarańczowa
błyszczący, trawieniu, się w oczy
namiętny pobudzający,
emocjonalny
wesoły, żywy pobudzający zmysł radość, wesołość radość, wesołość
żółta
wzroku,
uspokajajÄ…cy
spokój, świeżość, uspokajający trudny dla szacunek, zadowolenie
purpurowa
delikatność (pobudzający) przysposobienia
wzroku
świeżość uspokajający słabo rzucający smutek, melancholia
fioletowa
(pobudzajÄ…cy) siÄ™ w oczy
spokój, świeżość uspokajający, rzucający się cierpliwość, niepokój
zielona
odpoczynek, uśmierzający w oczy
równowaga
duchowa
jasność, świeżość, uspokajający, spokój, spokój, odpoczynek
niebieska
lekkość, niosący ulgę odpoczynek
przez
roczystość,
spokój, umiłowanie
jasny, czysty obojętny jasność schludność, czystość
biała
smutek odpoczynek ciemność Uspokajający
czarna
(pobudzajÄ…cy)
Hałas  natężenie dz
więku ma wpływ na warunki pracy biurowej. Natężenie dz
więku
w miejscu pracy nie powinno przekraczać 30 45 dB (decybeli).Odgłosy powstające w biurze
i dochodzące z zewnątrz nie powinny przerodzić się w hałas.
Wymagania higieniczno-sanitarne i socjalne w biurze  opisano szczegółowo
w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 roku
(Dz.U. Nr 129, poz. 844).
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
9
Pozostałe czynniki:
 temperatura gwarantuje człowiekowi pełną sprawność psychofizyczną i powinna
dla pracy biurowej wynosić minimum 18ºC (19ºC 23ºC). Zbyt niska temperatura
uniemożliwia wykonywanie pracy, zbyt wysoka powoduje natomiast zmniejszenie
koncentracji, ospałość, znużenie, a tym samym wzrost możliwości popełniania błędów,
 wilgotność powietrza  optymalne warunki wilgotności względnej powietrza, zależne
w dużym stopniu od temperatury otoczenia, wynoszą 50 55%, a w przypadku
pomieszczeń przeznaczonych do pracy z monitorami ekranowymi nie powinna być
mniejsza niż 40%,
 prędkość przepływu powietrza nie powinna być większa niż 0,15 m/s,
 zagrożenie zjawiskiem olśnienia następuje wówczas, gdy przenosimy wzrok na
powierzchnię o znacznie większej jaskrawości. Olśnienie powoduje niewygodę widzenia
i obniża zdolność rozpoznawania przedmiotów.
Najbardziej optymalne warunki pracy może zapewnić klimatyzacja.
4.1.2. Pytania sprawdzajÄ…ce
Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń:
1. Jakie czynniki, należy uwzględnić przy doborze biurek i stolików do pracy biurowej?
2. Jakie funkcje pełni biuro w przedsiębiorstwie?
3. Jakie powinno być oświetlenie pomieszczenia biurowego?
4. Jakie znasz systemy rozmieszczenia powierzchni biurowych?
5. Jakie jest dopuszczalne natężenie hałasu w pomieszczeniach biurowych?
6. Czy kolorystyka pomieszczeń ma wpływ na samopoczucie pracownika biurowego?
7. Jaka powinna być minimalna powierzchnia sekretariatu, w którym pracuje jedna osoba?
8. Jakie czynniki, oprócz oświetlania gwarantują pracownikowi pełną sprawność
psychofizycznÄ…?
4.1.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Dokonaj pomiaru czynników mikroklimatycznych w wybranym pomieszczeniu
biurowym.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) wybrać przyrządy służące do pomiaru temperatury, wilgotności powietrza, hałasu,
2) dokonać pomiaru temperatury, wilgotności powietrza, hałasu przez kolejne trzy dni,
o tej samej godzinie,
3) zapisać otrzymane wyniki,
4) porównać swoje zapisy z wymaganiami stawianymi pomieszczeniom biurowym,
5) napisać notatkę i przedstawić wnioski,
6) wykonać plakat obrazujący wpływ czynników mikroklimatu na zdrowie i jakość pracy.
Wyposażenie stanowiska pracy:
 przyrządy do pomiaru czynników mikroklimatycznych,
 literatura.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
10
Ćwiczenie 2
SporzÄ…dz
projekt wyposażenia pomieszczenia biurowego.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) wybrać się do dowolnego sklepu oferującego wyposażenie biur, pozyskać katalogi,
2) sporządzić zestawienie niezbędnego wyposażenia pomieszczenia biurowego
z przedstawionej oferty,
3) określić przybliżone koszty jakie poniesiesz podczas urządzania biura.
Wyposażenie stanowiska pracy:
 kalkulator,
 komputer z drukarkÄ…,
 papier formatu A4,
 przybory kreślarskie,
 literatura,
 katalogi sprzętu biurowego.
Ćwiczenie 3
Zaprojektuj stanowiska pracy zgodnie z wymaganiami ergonomii.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) wykonać szkic rozplanowania pomieszczenia biurowego na podstawie danych z ćwiczenia 2,
2) zaproponować własne rozwiązanie funkcjonalne tego pomieszczenia,
3) zaproponować rodzaj oświetlenia i kolorystykę wnętrza,
4) zaprojektować stanowisko pracy dla sekretarki zgodnie z wymogami ergonomii,
5) uwzględnić przepisy bhp i ochrony przeciwpożarowej.
Wyposażenie stanowiska pracy:
 przybory kreślarskie,
 komputer z drukarkÄ…,
 program komputerowy do projektowania wnętrz pomieszczeń biurowych,
 papier formatu A4,
 literatura.
4.1.4. Sprawdzian postępów
Czy potrafisz: Tak Nie
1) określić czynniki, które mają wpływ na dobór biurek i stolików do
ð ð
pracy w pomieszczeniu biurowym,
2) określić funkcje jakie pełni biuro w przedsiębiorstwie,
ð ð
3) dokonać wyboru oświetlenia pomieszczenia biurowego,
ð ð
4) zaplanować rozmieszczenia powierzchni biurowej,
ð ð
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
11
5) określić dopuszczalne natężenie hałasu w pomieszczeniach
ð ð
biurowych,
6) dobrać kolorystykę do pomieszczeń biurowych,
ð ð
7) określić minimalną powierzchnię pomieszczenia dla sekretarki,
ð ð
8) określić czynniki, które oprócz oświetlania gwarantują
ð ð
pracownikowi pełną sprawność psychofizyczną.
9) dokonać pomiaru temperatury, wilgotności, hałasu,
ð ð
10) określić koszty wyposażenia pomieszczenia biurowego,
ð ð
11) zaprojektować stanowisko pracy zgodnie z wymogami ergonomii,
ð ð
12) sporządzić zestawienie sprzętu stanowiącego wyposażenie biurowe.
ð ð
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
12
4.2. Eksploatacja urządzeń biurowych
4.2.1. Materiał nauczania
4.2.1.1. Åšrodki techniczne
Åšrodki techniczne pracy biurowej, to wszelkie urzÄ…dzenia techniczne wspomagajÄ…ce
prace biurowÄ… poprzez:
 zwiększenie wydajności pracy biurowej
 zwiększenie precyzji i jakości pracy,
 zastosowanie nowych rozwiązań organizacyjnych.
Do typowych urządzeń biurowych, służących do przesyłania informacji zaliczamy:
 faks, telefaks,
 telefon,
 komputer z Internetem  poczta elektroniczna
 inne środki techniczne: kserokopiarki, bindownice,laminatory, gilotyny, niszczarki.
Faks  teletaks  służy do przesyłania informacji za pomocą linii telefonicznej.
Telefaksem możemy przesłać wszystko, co zamieścimy na formacie A4. Dokument, który
chcemy przesłać, umieszczamy w faksie, wybieramy numer faksu odbiorcy, następnie
uruchamiamy funkcję Start. Urządzenia te, aby dobrze pełniły funkcje muszą mieć
zapewnione odpowiednie warunki.
W ich otoczeniu należy unikać:
 wysokiej temperatury,
 dużej wilgotności,
 bezpośredniego nasłonecznienia,
 zakurzonych, z
le wentylowanych miejsc,
 oparów substancji chemicznych,
 raptownych zmian temperatury,
 miejsc z wibracjami i nierównych płaszczyzn.
Należy zapewnić prawidłową instalację oraz:
 nie używać przedłużaczy, gniazdo sieciowe powinno być uziemione,
 ze względu na konieczną wentylację, odległość urządzenia od ściany pomieszczenia
powinna wynosić co najmniej 15 cm.
Urządzenie to należy obsługiwać zgodnie z instrukcją.
Wkładanie dokumentów  należy upewnić się, czy dokumenty przygotowane do nadania
nie zawierają spinaczy, zszywek lub innych obcych przedmiotów. Dokument należy włożyć
do pojemnika odwrotnie, tzn. górną krawędzią do dołu i stroną zapisana skierowaną do
podajnika.
Zasadę działania możemy podzielić na trzy fazy:
 odczytanie przesyłanej informacji,
 modulacja,
 odbiór  drukowanie informacji.
Odbieranie kopii dokumentów  jeżeli telefaks jest przygotowany do odbioru
automatycznego, to nie należy podnosić mikrotelefonu. Po sygnale telefaks rozpocznie odbiór
automatyczny.
Nie można wysyłać dokumentów:
 wilgotnych lub mokrych,
 świeżo napisanych atramentem,
 sporzÄ…dzonych na zbyt cienkim papierze,
 zgniecionych,
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
13
 sporządzonych na takich materiałach, jak: tkaniny, dzianiny.
Telefon  to bardzo popularne urzÄ…dzenie do przekazywania informacji. W biurze warto
zainstalować taki aparat, który odpowiada naszym potrzebom np.: ma automatyczną
sekretarkę, programowalną pamięć, posiada system głośno mówiący, ma kilka linii.
Telefon komórkowy  możemy uzyskać bezpośredni kontakt, wysyłać i otrzymywać
SMS-y. Operatorzy poszczególnych sieci oferują wiele usług, do których możemy zaliczyć:
 przeniesienie połączenia,
 poczta głosowa,
 przesyłanie faksów i danych,
 oczekiwanie na połączenie,
 zawieszenie połączenia,
 zastrzeżenie numeru,
 przesyłanie wiadomości tekstowych,
 rozmowy konferencyjne,
 łączność z Internetem.
Szczegółowy sposób użytkowania telefonów komórkowych podawany jest w instrukcji
obsługi dostarczonej z telefonem.
Automatyczna sekretarka  służy do rejestracji rozmów telefonicznych. Urządzenie to
może występować jako integralna część aparatu telefonicznego lub jako przystawka-
podłączona do telefonu. Nowoczesne automaty zgłoszeniowe posiadają wiele funkcji zdalnie
sterowanych za pomocą bibera. Za jego pośrednictwem możemy połączyć się z dowolnego
miejsca z aparatem macierzystym i uruchomić automatyczną sekretarkę. Współpracuje on
tylko z aparatem  matką . Na biberze możliwe jest uzyskanie następujących informacji:
 odtwarzanie nowych wiadomości,
 przewijanie taśmy  od początku
 nagrywanie komunikatów dla rozmówców,
 włączenie aparatu głośno mówiącego,
 włączenie i wyłączenie automatu zgłoszeniowego.
Centralki telefoniczne są coraz częściej stosowane we współczesnych biurach. Pozwalają
na połączenie więcej niż jednego aparatu telefonicznego do jednej linii. Dzięki temu, telefon
staje się bardziej dostępny dla wszystkich pracowników. Do centralki można podłączyć
drukarkę rozmów telefonicznych, na której po zakończeniu rozmowy drukowane są
informacje dotyczące danego połączenie, tj. taryfa, numer telefonu, z którym była
przeprowadzona rozmowa, czas rozmowy i kwota. Dzięki temu możliwe jest wpływanie na
czas opłat za rozmowy prowadzone przez pracowników, a w konsekwencji obniżenie
kosztów.
Telewizja użytkowa (przemysłowa), to dział telewizji, który przekazuje obraz i dz
więk
za pomocÄ… sieci kablowej.
Komputer z Internetem  możemy połączyć się z całym światem i uzyskać szybkie
informacje na interesujące nasz tematy. Wysyłanie wiadomości pocztą elektroniczną jest
bardzo szybkie, równocześnie można wysłać pocztę do wielu osób, można przesłać
w załączeniu dokumenty.
Poczta elektroniczna, zwana e-mail, oznacza przygotowanie, przesłanie i odczytanie
wiadomości za pomocą techniki elektronicznej czyli przy użyciu komputera. Przesłanie
informacji pocztÄ… e-mail polega na zapisywaniu jej przy pomocy odpowiedniego
oprogramowania stosowanego w poczcie, po czym wysłanie jej przez sieć. Każda wiadomość
przesyłana pocztą powinna składać się z trzech części: nagłówka, części zasadniczej, podpisu.
Komputery są obecnie najczęściej występującymi środkami technicznymi, stosowanymi
do wspomagania prac biurowych. Zorientowane są na obsługę takich prac biurowych jak:
 planowanie zadań i kontrola ich realizacji oraz zarządzanie czasem w biurze,
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
14
 tworzenie, przekazywanie, przechowywanie oraz wyszukiwanie różnego rodzaju
dokumentów,
 zakładanie i obsługa zbioru dokumentów,
 wyszukiwanie, kopiowanie i archiwizowanie informacji oraz tworzenie raportów
i zestawień okresowych i na żądanie,
 wymiana informacji między poszczególnymi pracownikami biura i komórkami
organizacyjnymi,
 typowe obliczenia administracyjno-biurowe, tworzÄ…ce tzw. transakcje rutynowe,
 emisja informacji wewnętrznej i zewnętrznej.
Warunkiem stosowania komputera jest dostęp do odpowiedniego oprogramowania.
Oprogramowaniem nazywamy ogół środków programowych dostępnych w ramach systemu
komputerowego, w którym podstawowym elementem jest pojedynczy program. Wyróżniamy
oprogramowanie systemowe i użytkowe. Oprogramowanie użytkowe obejmuje zbiór
programów lub pakietów programowych realizujących konkretne zadania merytoryczne
i spełniające określone potrzeby poszczególnych użytkowników komputera. Do przetwarzania
informacji w pracach biurowych wykorzystywane są najczęściej cztery grupy
oprogramowania komputerowego:
 edytory tekstu,
 arkusze kalkulacyjne,
 bazy danych,
 programy do tworzenia grafiki,
 programy komunikacyjne.
Zastosowanie komputerów w jednostce organizacyjnej przynosi również korzyści trudne
do zmierzenia, do których zaliczamy:
 usprawnienie struktury organizacyjnej i informacyjnej jednostki,
 usprawnienie komunikacji jednostki z otoczeniem,
 usprawnienie komunikacji wewnętrznej,
 poprawa wizerunku jednostki w otoczeniu.
W nagłówku treści przesyłanej pocztą elektroniczną powinna składać się z trzech części:
 Data (Date): data wysyłanej wiadomości,
 Do (To): miejsce wysłania wiadomości (adres e-mail),
 Od (From): adres poczty nadawcy wiadomości,
 Sprawa (Subjekt): zwięzłe określenie sprawy, której dotyczy wiadomość,
 Kopia dla (Cc): podajemy adresy e-mail, pod które zostały przesłane kopie
korespondencji.
Część zasadniczą wiadomości oddzielamy od nagłówka pojedynczą interlinią (pusty
wiersz). Formułując tę część wiadomości używamy tylko tych znaków które, mogą być
wydrukowane tzn. tych, które są przypisane określonym klawiszom.
Tworząc tekst wiadomości e-mail powinniśmy przestrzegać następujących zasad:
 nie nadużywamy wyróżnień tekstu dużymi literami (uważane są jako krzykliwe),
 unikamy używania tabulatorów,
 stosujemy standardową szerokość wiersza tj. 65 znaków,
 do wyróżnienia fragmentów tekstu stosujemy najczęściej *gwiazdki*.
Aby wysłać wiadomość do jednego lub kilku odbiorców za pomocą programu Microsoft
Exchange należy:
 z menu programu wybrać polecenie [Zredaguj] [Nowa wiadomość],
 w polu tekstu (Do) wpisujemy adres odbiorcy poczty, jeśli adresów jest kilka to
oddzielamy je średnikiem,
 w razie potrzeby w analogiczny sposób wypełniamy pole (DW) ( do wiadomości ),
 w polu Temat wpisujemy temat wiadomości,
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
15
 wpisać w obszar roboczy treść wiadomości lub w razie potrzeby wstawić treść
wiadomości z innego dysku poleceniem [Wstaw],
 z menu programu wybrać polecenie [Plik] [Wyślij].
Program ten również jest używany do wysyłania wiadomości zapisanej w edytorze
tekstu.
Wideofony  są to aparaty telefoniczne wyposażone w mały monitor telewizyjny.
W czasie prowadzenia rozmowy, rozmówcy widzą się nawzajem na monitorach znajdujących
siÄ™ przy aparatach telefonicznych.
Komputerowy zestaw wideokoferencyjny składa się z:
 kolorowej kamery z wbudowanym mikrofonem,
 karty przetwarzania obrazu wideo,
 oprogramowania.
Dyktafon  jest niewielkim magnetofonem kasetowym, z powodzeniem mieszczÄ…cym siÄ™
w kieszeni, służącym do szybkiego zapisu i odtwarzania informacji dz
więkowej.
Wykorzystywany szczególnie do nagrywania konferencji, przemówień, dyktowania
korespondencji, rozmów itp.
Na wyposażeniu podstawowym dyktafonu powinny znalez
ć się :
 gniazdo słuchowe,
 wbudowany głośnik,
 przycisk Pause.
Przed przystąpieniem do przepisywania tekstu z taśmy, należy ją przesłuchać w całości.
W ten sposób zorientujemy się, czy nie wprowadzono poprawek w trakcie dyktowania tekstu.
Kserokopiarki  urzÄ…dzenia do kopiowania .
Laminatory  urządzenia do powlekania warstwą folii dokumentów papierowych.
Proces laminowania polega na umieszczeniu dokumentu w folii termokurczliwej, która pod
wpływem temperatury przykleja się do dokumentu. Laminator powleka materiały we
wszystkich popularnych wymiarach obwolut, aż do formatu A3, folią o grubości 75, 125, 175,
i 250 mikronów. Lampka stanu gotowości i płynna regulacja temperatury umożliwiają
użytkownikowi dostosowanie pracy urządzenia do masy folii i rodzaju produktu w celu
uzyskania optymalnych wyników.
Bindownice mechaniczne  urządzenia do oprawy dokumentów.
4.2.2. Pytania sprawdzajÄ…ce
Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń:
1. Jakie typowe urzÄ…dzenia biurowe?
2. Na czym polega zasada działania urządzeń biurowych?
3. Jakie środki służą do przekazywania informacji?
4. Jakie urządzenia służą do kopiowania dokumentów?
5. Jakie urządzenia użyjesz do oprawiania dokumentów?
6. Na czym polega zastosowanie komputera w pracy biurowej?
7. Jakie znaczenie ma poczta elektroniczna w pracy biurowej?
8. Jakie jest znaczenie skrzynki pocztowej adresata?
4.2.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie1
Przeprowadz
analizę instrukcji obsługi biurowych urządzeń technicznych.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
16
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) przeczytać uważnie instrukcje obsługi wybranych urządzeń technicznych,
2) napisać w zeszycie, jakie funkcje wykonują te urządzenia,
3) porównać funkcje obsługi dwóch urządzeń technicznych przeznaczonych do
wykonywania podobnych czynności,
4) dokonać wyboru urządzeń biurowych i uzasadnić podjęcie decyzji.
Wyposażenie stanowiska pracy:
 instrukcje obsługi wybranych urządzeń technicznych,
 literatura.
Ćwiczenie 2
Wykonaj kopie dokumentów.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zapoznać się z obsługą dowolnej kserokopiarki,
2) dokonać załadunku papieru do kasety,
3) wymienić toner,
4) wykonać kopiowanie wybranego lub wskazanego tekstu stosując różne skale
odwzorowywania (1:1, zmniejszenie, powiększenie),
5) skserować kolejno dokumenty o formacie A4 jednostronnie wypełnione, dwustronnie
wypełnione.
Wyposażenie stanowiska pracy:
 papier formatu A4,
 instrukcja obsługi kserokopiarki,
 toner,
 tekst do kopiowania,
 kserokopiarka.
Ćwiczenie 3
Odbierz i przekaż informację za pomocą poczty elektronicznej.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) utworzyć tekst do przekazania (nagłówek, część zasadnicza, podpis) informacji,
2) posłużyć się programem Outlook Ekspres do korespondowania z innymi użytkownikami
sieci,
3) podać adres poczty e- mail, nadawcy wiadomości,
4) wysłać wiadomość,
5) odebrać, odczytać i wydrukować nadesłaną wiadomość.
Wyposażenie stanowiska pracy:
 komputer z Internetem,
 drukarka,
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
17
 instrukcja zakładania skrzynki e-mail,
 instrukcja wysyłania i odbierania wiadomości,
 literatura.
Ćwiczenie 4
Nagraj tekst na dyktafon. Zalaminuj tekst przepisany na komputerze.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) czytać ze zrozumieniem instrukcje obsługi dyktafonu,
2) przygotować tekst do nagrania,
3) nagrać ten tekst,
4) odsłuchać tekst z dyktafonu,
5) tekst z dyktafonu napisać na komputerze,
6) wydrukować napisany tekst,
7) zabezpieczyć przygotowany tekst za pomocą urządzenia do laminowania.
Wyposażenie stanowiska pracy:
 tekst do nagrania,
 instrukcja obsługi dyktafonu,
 dyktafon,
 papier formatu A4,
 urzÄ…dzenie do laminowania,
 komputer z drukarkÄ….
4.2.4. Sprawdzian postępów
Czy potrafisz: Tak Nie
1) nazwać typowe urządzenia biurowe,
ð ð
2) przekazać informację za pomocą typowych urządzeń biurowych,
ð ð
3) kopiować dokumenty,
ð ð
4) oprawiać dokumenty,
ð ð
5) określić znaczenie poczty elektronicznej,
ð ð
6) pozyskać informacje z sieci Internet,
ð ð
7) określić znaczenie skrzynki pocztowej,
ð ð
8) nagrać tekst na dyktafon i przepisać go z taśmy.
ð ð
9) odebrać i przekazać informację za pomocą poczty elektronicznej,
ð ð
10) wymienić toner w kopiarce,
ð ð
11) posłużyć się programem Outlook Express.
ð ð
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
18
4.3. Rodzaje dokumentów biurowych
4.3.1. Materiał nauczania
4.3.1.1. Dokumentacja biurowa
W związku z dużą ilością i różnorodnością informacji, w każdym biurze wyróżniamy:
 dokumenty biurowe,
 akta spraw ( bieżących, załatwionych),
 dokumentacjÄ™ biurowÄ….
Dokument biurowy to każde pismo, protokół, sprawozdanie, notatka  sporządzone
w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnÄ…trz.
Akta spraw to zbiór dokumentów biurowych dotyczących jednej sprawy.
Dokumentacja biurowa to akta różnych spraw dotyczących jednego zagadnienia.
Obejmuje ona: akta spraw dotyczących jednego zagadnienia, akta spraw bieżących
i załatwionych, a także dokumentację finansową i księgową, kartoteki, księgi itp. Liczba
i rodzaj dokumentów w jednostce organizacyjnej zależy od zakresu jej działania, wielkości
i wielu innych czynników.
KorespondencjÄ™ biurowÄ… dzielimy na:
 wewnętrzną,
 zewnętrzną.
W zależności od sposobu redagowania wyróżniamy pisma: przewodnie, grzecznościowe,
informacyjne, transakcyjne, manipulacyjne.
Ponadto pisma dzielimy w zależności od rodzaju sprawy na:
 pisma z tytułem (protokół, notatki, sprawozdania, zaproszenia, regulaminy),
 pisma w sprawach osobowych (życiorys zawodowy, list motywacyjny),
 pisma handlowe (oferta, zamówienie),
 pisma pisane w języku obcym.
Korespondencję w sprawach osobowych możemy podzielić na:
 korespondencjÄ™ zwiÄ…zanÄ… z poszukiwaniem pracy,
 korespondencjÄ™ zwiÄ…zanÄ… z ubieganiem siÄ™ pracownika o pracÄ™,
 korespondencjÄ™ z czasu nawiÄ…zania i trwania stosunku pracy,
 korespondencję występującą w czasie rozwiązania stosunku pracy.
Podanie o pracę  to w zasadzie list, w którym powiadamiamy przyszłego pracodawcę,
że jesteśmy zainteresowani podjęciem pracy. List piszemy na wysokiej klasy białym, gładkim
papierze formatu A4, stosując przy rozplanowywaniu jego elementów zasady rządzące
korespondencjÄ… o charakterze formalnym.
Treść listu powinna składać się z następujących części:
 wstęp  rozpoczynamy od zdania wprowadzającego, np. W odpowiedzi na ogłoszenie
zamieszczone w ...,
 rozwinięcie  nawiązujemy do wszystkich wymogów stawianych kandydatowi
w ogłoszeniu,
 zakończenie  list kończymy zdaniem podsumowującym i zwrotem pożegnalnym.
Curriculum vitae (z łaciny przebieg życia) należy przedstawić pracodawcy w formie
maszynopisu.
Życiorys ten zawiera następujące typowe elementy:
 dane osobowe: imiÄ™ i nazwisko,
 numer telefonu kontaktowego,
 data i miejsce urodzenia.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
19
Dane konieczne:
 cel, w jakim jest składane CV, np. zatrudnienie na stanowisku magazyniera,
 wykształcenie- należy podać rok ukończenia i nazwę szkoły średniej lub wyższej, której
jesteśmy absolwentem. W tym miejscu podajemy tytuł zawodowy, specjalizację,
 doświadczenie zawodowe  podajemy nazwę firmy, miejsce i zakres obowiązków (to
czym się zajmowaliśmy). Najpierw podajemy obecne miejsce zatrudnienia, następnie
poprzednie np. 2006  obecnie, 2000 2005 w firmie ........,
 kwalifikacje, czyli wszystkie umiejętności, które wiążą się z ofertą pracy, np.:
umiejętności  obsługa komputera, prawo jazdy, certyfikaty,
 języki obce  ich znajomość powinna być określona w miarę dokładnie, np. język
niemiecki  znajomość biegła, język angielski  znajomość podstawowa,
 hobby  np. sport, psychologia, historia,
 inne elementy  można zamieścić informacje o: patentach, publikacjach, dodatkowej
działalności zawodowej itp.,
 w związku z ochroną danych osobowych należy na końcu podać formułę: Wyrażam
zgodÄ™ na przetwarzanie moich danych osobowych na potrzeby rekrutacji, zgodnie
z ustawÄ… z 29.08.97 o Ochronie Danych Osobowych DzU 1997 nr 133 poz. 883.
Elementy CV osoby szukajÄ…ce pierwszej pracy
ImiÄ™ i nazwisko
Adres
Telefony kontaktowe
Data i miejsce urodzenia
Cel
Wykształcenie
Kwalifikacje
Doświadczenie zawodowe (np. praktyki szkolne)
Dodatkowe doświadczenie
Hobby
Wyrażam zgodę na ....................
Elementy CV osoby z doświadczeniem zawodowym
ImiÄ™ i nazwisko
Adres
Telefony kontaktowe
Data i miejsce urodzenia
Cel
Doświadczenie zawodowe
Dodatkowa działalność zawodowa
Kwalifikacje
Patenty i publikacje
Wykształcenie
Języki
Hobby
Referencje (na żądanie pracodawcy)
Wyrażam zgodę na..............
List motywacyjny  jego celem jest przedstawienie naszej motywacji do uzyskania pracy
i krótkie zareklamowanie się. List ten stanowi pismo uzupełniające Curriculum vitae. List ten
pisze się w edytorze tekstu. Jest to krótkie pismo, nie może być dłuższe niż strona formatu A4.
Typowe elementy listu motywacyjnego:
dane osobowe:
 imiÄ™ i nazwisko,
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
20
 dokładny adres zamieszkania,
 numer telefonu kontaktowego,
 data i miejsce urodzenia.
dane konieczne:
 adres firmy, do której zgłaszamy ofertę,
 stanowisko, o które się ubiegamy,
 treść, na którą składa się właściwa prezentacja. Bardzo ważnym punktem jest
przedstawienie motywacji, dlaczego staramy się właśnie o tę pracę  ten punkt powinien
być bardzo dobrze opracowany. Najlepiej, gdy oferta wiąże się z naszym wykształceniem
i doświadczeniem zawodowym. Ważne jest też wyrażenie pewności, że na tym
stanowisku damy sobie radę, że jesteśmy przygotowani do wypełnienia zadań. W tym
wypadku zbyt wielka skromność nie popłaca. Nie należy pisać o swoich
niepowodzeniach. Jeśli mamy osiągnięcia to należy je opisać. Używamy czasowników
w formie dokonanej,
 zakończenie ma charakter formuły grzecznościowej np. Mam nadzieję, że moje
kwalifikacje zawodowe zainteresujÄ…...........,
 podpis.
Uwaga  nie wolno pisać z
le o poprzednich pracodawcach.
Dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy  jeżeli kandydat na pracownika
chce nawiązać stosunek pracy z pracodawcą (podpisać umowę o pracę) musi przedstawić
następujące dokumenty:
 wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z fotografiami,
 świadectwo pracy,
 dokumenty, które potwierdzają kwalifikacje zawodowe,
 orzeczenie lekarskie.
4.3.2. Pytania sprawdzajÄ…ce
Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń:
1. Jakie sÄ… typowe elementy CV?
2. Jakie dokumenty są niezbędne do nawiązania stosunku pracy?
3. Jakie dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe będziesz mieć po ukończeniu
szkoły ?
4. Z jakich typowych elementów składa się list motywacyjny?
5. Jak dzieli siÄ™ dokumentacja biurowa?
6. Co rozumiesz pod pojęciem dokument biurowy?
7. Jakie dokumenty należy przedstawić w związku z nawiązaniem pracy?
4.3.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
SporzÄ…dz
ofertę na określone stanowisko.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) napisać ofertę pracy na stanowisko sprzedawcy w sklepie spożywczym,
2) napisać ofertę pracy na stanowisko sprzedawcy w księgarni,
3) napisać ofertę pracy na stanowisko magazyniera,
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
21
4) porównać napisaną przez siebie ofertę pracy z ofertami zamieszczonymi w prasie
i Internecie.
Wyposażenie stanowiska pracy:
 przykłady ofert prasowych,
 oferty pracy zamieszczone w Internecie
 komputer, drukarka,
 papier formatu A4,
 literatura.
Ćwiczenie 2
Wypełnij druk kwestionariusza osobowego.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zapoznać się z instrukcją wypełniania kwestionariusza osobowego,
2) wypełnić arkusz osobowy,
3) wypełnić arkusz osobowy za pomocą programu komputerowego przeznaczonego do
wypełniania dokumentów.
Wyposażenie stanowiska pracy:
 druk kwestionariusza osobowego,
 komputer z oprogramowaniem,
 papier formatu A4,
 drukarka,
 literatura.
Ćwiczenie 3
SporzÄ…dz
CV i list motywacyjny.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) wybrać ofertę pracy zamieszczoną w prasie lub Internecie,
2) uważnie ją przeczytać,
3) przygotować wszystkie dane o sobie, które są podane w elementach składowych CV,
4) przygotować informacje o przyszłym pracodawcy i stanowisku pracy,
5) przygotować wszystkie informacje przydatne do pracy na oferowanym stanowisku,
6) sporządzić estetyczne pismo ręcznie i w edytorze tekstu,
7) przygotować odpowiedz
na ofertÄ™.
Wyposażenie stanowiska pracy:
 komputer z Internetem,
 przykładowe formularze CV,
 przykładowe formularze listu motywacyjnego,
 papier formatu A4,
 drukarka,
 literatura.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
22
Ćwiczenie 4
Przepisz treść pisma na blankiecie BZ w układzie z wcięciem akapitowym.
Nadawca: Firma wielobranżowa CERTYFIKAT, ul. Kwiatowa 12, 17-320 Wronki,
tel. [phone], faks (0 23) 695 35 55, www. Fw.cert.pl, numer pisma
CER/DM/23/2006, data wysłania pisma: Wronki, 23 lutego 2006. Adresat: Wojewódzkie
Centrum Kształcenia Ustawicznego, ul. Jaśminowa 15, 89-340 Kamienny Staw. Sprawa
Oferta. Treść pisma: Szanowni Państwo, odpowiadając na Państwa pismo znak:
WCK/123/12/2005 z 10 lutego br., pragnę szczególnie polecić nasze usługi w zakresie
organizacji wszelkich uroczystości i przyjęć służbowych wraz z całą oprawą public relations.
Polecam Państwu wykwintną kuchnię ze wszystkich stron świata, noclegi w luksusowych
hotelach, wycieczki krajowe i zagraniczne oraz inne atrakcje na specjalne życzenie.
Przesyłam Państwu w załączniku katalog, który jest aktualny do 2007 roku. Z poważaniem
Dyrektor mgr Michalina Kowalska.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) przeczytać uważnie treść pisma,
2) wybrać odpowiedni blankiet, na którym wykonasz zadanie,
3) zapoznać się z instrukcją pisania pism na blankietach BZ,
4) rozplanować treść pisma,
5) przepisać treść pisma.
Wyposażenie stanowiska pracy:
 blankiety BZ,
 przykładowe blankiety BZ,
 instrukcja pisania pism na blankietach BZ,
 komputer, drukarka,
 literatura.
4.3.4. Sprawdzian postępów
Czy potrafisz: Tak Nie
1) zdefiniować pojęcie dokumentu biurowego,
ð ð
2) dokonać podziału dokumentacji biurowej,
ð ð
3) wymienić elementy CV osoby szukającej pierwszej pracy,
ð ð
4) wymienić elementy CV osoby z doświadczeniem zawodowym,
ð ð
5) określić dokumenty, które są niezbędne do nawiązania stosunku pracy,
ð ð
6) wymienić dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe
ð ð
7) skompletować dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe
ð ð
8) napisać CV i list motywacyjny,
ð ð
9) przepisać tekst pisma,
ð ð
10) sporządzić ofertę pracy na dowolne stanowisko,
ð ð
11) wypełnić druk kwestionariusza osobowego.
ð ð
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
23
4.4. Zasady redagowania pism
4.4.1. Materiał nauczania
4.4.1.1. Układ graficzny pisma
W sporządzaniu korespondencji bardzo dużą wagę należy przywiązywać do wyglądu
zewnętrznego pisma oraz jego treści. Wrażenie  dobre lub złe o nadawcy pisma daje forma
zewnętrzna, czyli papier, czystość, rozplanowanie pisma na papierze. Dopiero w następnej
kolejności jego treść, która powinna być napisana starannie i poprawną polszczyzną. Przy
opracowywaniu układu graficznego pisma należy brać pod uwagę :
 marginesy boczne  mają duży wpływ na wygląd zewnętrzny pisma. Lewy margines min.
2,5 cm, prawy  1,25 cm,
 marginesy dolny i górny  poprawiają także czytelność i nadają estetyczny wygląd
(marginesy te nie powinny być mniejsze niż 2 cm),
 akapity  podział treści pisma na zaczynające się od nowego wiersza ustępy. Po
omówieniu określonego punktu należy od nowego wiersza rozpocząć omawianie
kolejnego punktu pisma  od wciÄ™cia (ukÅ‚ad aå linea) lub dodatkowego odstÄ™pu jednego
wiersza (układ blokowy),
 rozplanowanie treści  równomierne rozmieszczenie treści pisma na stronie,
 kolejne strony pisma  jeżeli pismo składa się z kilku stron, to następne strony piszemy
na papierze bez nadruku lub z nadrukiem, lecz wówczas nie powtarzamy wszystkich
standardowych danych ze strony pierwszej.
Elementy składowe pisma  w każdym piśmie wyróżniamy następujące standardowe
elementy składowe:
 nagłówek( nazwa i adresy nadawcy),
 nazwa i adres odbiorcy pisma,
 znaki powoławcze pisma,
 określenie sprawy,
 treść pisma,
 podpis osoby uprawnionej,
 elementy dodatkowe (załączniki),
 rozdzielnik.
Nagłówek (pole nadawcy)  zawiera nazwę i adres nadawcy pisma oraz inne elementy,
tj. numer telefonu, faksu, konta bankowego, REGON, NIP, nadruki reklamowe. Na
blankietach korespondencyjnych nagłówek wydrukowany jest w górnym pasie blankietu na
całej jego szerokości lub po lewej czy prawej stronie. Niektóre jednostki organizacyjne,
u góry podają tylko znak graficzny, wówczas nadruk z pozostałymi informacjami umieszcza
się na dole strony. Na papierze maszynowym nadruk zastępowany jest pieczęcią nagłówkową
jednostki organizacyjnej umieszczonej w lewym górnym rogu pisma.
Nazwa i adres odbiorcy  w polu adresowym umieszczamy pełną nazwę i adres
odbiorcy pisma. Jeśli nazwa adresata jest długa, dzielimy ją na dwa lub więcej wierszy. Adres
piszemy w układzie blokowym pionowo, stosując pojedynczy odstęp wierszowy. W adresie
wyodrębniamy dwie zasadnicze części: nazwę adresata, siedzibę adresata. Kierując pismo do
konkretnej osoby, zawsze adresowanie rozpoczynamy od formy grzecznościowej: Pan, Pani.
W następnym wierszu podajemy imię i nazwisko osoby, do której kierujemy pismo, poniżej
stanowisko i nazwę komórki organizacyjnej oraz nazwę i dokładny adres. Określenie
dotyczące charakteru przesyłki, np. poufne, tajne, umieszczamy nad adresem odbiorcy
i oddzielamy je od nazwy adresata pojedynczym odstępem wierszowym. Określenie to
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
24
powinno być wyróżnione, podkreśleniem lub pismem spacjowanym. Przy pisaniu adresu
należy unikać skrótów nie przewidzianych w zasadach pisowni. Wszystkie wyrazy
w nazwach instytucji rozpoczynamy wielkimi literami z wyjątkiem spójników.
Znaki powoławcze  zawierają datę i znak sprawy odbiorcy pisma, tj. pisma, którego
dotyczy odpowiedz
oraz datÄ™, i znak sprawy nadawcy pisma, tj. pisma stanowiÄ…cego
odpowiedz
. Na blankietach korespondencyjnych rozmieszczone są w formie nadruków
stałych w następującej kolejności: Wasze pismo z dnia Znak Nasz znak Data.
Określenie przedmiotu sprawy  jest zwięzłe sformułowanie sprawy będącej przedmiotem
pisma. Treść sprawy należy formułować w pierwszym przypadku ( mianowniku).Jeśli zamiast
słowa  Sprawa użyjemy słowa  Dotyczy  wówczas treści pisma nie formułujemy
w pierwszym przypadku.
Podpisy osoby uprawnionej  pod treścią pisma umieszczamy podpis lub podpisy osób
odpowiedzialnych za sprawę, o której mowa w treści pisma. Podpis powinien zawierać
stanowisko służbowe podpisującego oraz imię i nazwisko. Określenie funkcji lub stanowiska
podpisującego umieszcza się w odległości 2 3 pojedynczych odstępów wierszowych od
ostatniego wiersza treści pisma lub zwrotu zakończeniowego. Jeżeli pod pismem podpisują
siÄ™ dwie osoby, to podpisy zamieszcza siÄ™ w tym samym wierszu, jeden po lewej, a drugi po
prawej stronie pisma. Z lewej strony zamieszczamy podpis o niższej, z prawej o wyższej
randze w hierarchii służbowej.
Osoba podpisująca pismo, pod nieobecność osoby odpowiedzialnej za jego treść,
powinna to zrobić w następujący sposób: wz.  w zastępstwie, p.o.  pełniący obowiązki,
z up.  z upoważnienia. Podpis powinien być pełny, parafa może być umieszczana na kopiach
lub brulionie.
Podpis wirtualny  składa się pod pismem bezpośrednio, pisząc pismo w edytorze
tekstu. Podpis ten składa się z dwóch ciągów liczb, tzw. kluczy  prywatnego i publicznego.
Klucz prywatny jest tajny i służy do kodowania wiadomości. Klucz publiczny jest
przeznaczony do rozkodowania sygnatury dołączonej do pliku i sprawdzenia autentyczności
podpisu autora przekazu.
Załączniki  Z lewej strony, na tej samej wysokości co podpis, piszemy wyraz
Załączniki. Jeżeli pismo ma dwa podpisy  z prawej i lewej strony, to wyraz Załączniki
umieszczamy pod podpisem z lewej strony. Pod tym wyrazem wymieniamy załączniki,
stosując pojedynczy odstęp przy wpisywaniu. Jeżeli liczba załączników przekracza 5 sztuk, to
piszemy  Załączniki: plik dołączamy spis tych załączników.
Jeżeli dołączamy informatory, katalogi lub ulotki reklamowe, to zapowiadamy to
w tekście pisma, np.: Jako załączniki otrzymują Państwo .......... Proszę zapoznać się
z załączoną ulotką .....W takim wypadku nie wpisujemy pod treścią pisma informacji
o załącznikach.
Rozdzielnik  jest to informacja o tym, kto powinien dostać pismo do wiadomości,
oprócz adresata. Wpisujemy tę informację z lewej strony, pod Załącznikami. Z wpisywanym
tekstem nie przechodzimy poza oś symetrii blankietu. Instytucje lub osoby wpisujemy według
hierarchii służbowej lub w kolejności alfabetycznej.
Zwroty rozpoczynające i zakończeniowe (grzecznościowe)  formuły te nadają
pismom bardziej osobisty charakter, zmniejszają poczucie dystansu, oziębłości czy
sformalizowania między jednostkami prowadzącymi korespondencję. W zależności od tego,
czy osoba do której kierujemy pismo jest nam znana, czy znane jest nam jej stanowisko,
wówczas stanowiskiem służbowym. W przypadku, gdy nie wiemy do czyich rąk trafi nasze
pismo, stosujemy formułę: Szanowni Państwo. Zwrot grzecznościowy piszemy w odległości
2 4 pojedynczych skoków wałka od nadruku Sprawa.
Zwrot zakończeniowy  pisany jest jako ostatni, samodzielny wiersz treści pisma
i oddzielony jest od niego dodatkowÄ… interliniÄ…. Po zwrocie stawiamy przecinek. Do
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
25
najczęściej używanych zwrotów zakończeniowych zaliczamy: Z poważaniem, Z wyrazami
szacunku, Pozdrawiam, Z pozdrowieniami.
Części składowe pisma:
 wprowadzenie  służy do nawiązania łączności nadawcy pisma z odbiorcą i ma na celu
zorientować adresata pisma, w jakiej sprawie piszący zwraca się do niego,
 przedstawienie zagadnienia  w tej części nadawca szczegółowo wyjaśnia problem
będący przedmiotem sprawy. Część ta powinna być zredagowana jasno, zwięz
le,
wyczerpujÄ…co, jednoznacznie,
 uzasadnienie  powinno przekonać adresata pisma o słuszności stanowiska zajmowanego
przez nadawcę pisma. Uzasadnienie może być faktyczne i prawne,
 wnioski  stanowią część końcową pisma, w której podsumowujący treść pisma,
podkreślają szczególnie istotę sprawy.
Prawidłowo zredagowane pismo powinno zawsze zawierać, co najmniej dwie części:
główną i przekonywującą.
W codziennej praktyce gospodarczej sporządza się wiele dokumentów, które informują
nas o przebiegu zdarzeń, powtarzają określony stan faktyczny. Są to pisma typu
informacyjnego, do których zaliczamy m.in.: protokoły, sprawozdania, notatki.
Protokół  to pismo odzwierciedlające określony stan faktyczny. Sporządzony jest
w formie aktu, w którym ustala się przebieg wydarzeń (zebrań, posiedzeń, obrad), dokonane
czynności lub stwierdzone fakty. Do najczęściej spotykanych protokołów zaliczamy:
 protokół zebrań  odtwarza on przebieg zebrania oraz rejestruje podjęte uchwały
i wnioski. Protokół tego rodzaju powinien zawierać: tytuł, numer kolejny protokołu, datę,
miejsce sporządzenia, wyszczególnienie porządku obrad oraz wykaz osób nieobecnych
lub nieuczestniczących w zebraniu, opis przebiegu zdarzenia, podjęte uchwały i wnioski,
imię i nazwisko przewodniczącego i osoby sporządzającej protokół (protokolanta) wraz
z podpisami, formułę zakończenia,
 protokół zdawczo-odbiorczy  potwierdza stan faktyczny w chwili przekazywania
spraw lub rzeczy. Protokół ten powinien zawierać: nazwę rodzaju protokołu, datę
i miejsce sporządzenia, określenie stron (przekazującej i przyjmującej), przedmiot
przekazania  przejęcia, stan faktyczny, wykaz załączników, wykaz osób
uczestniczących w czynnościach oraz podpisy (przekazującego i przyjmującego)
i ewentualnie protokolanta,
 protokół kontroli  stwierdza istniejący stan faktyczny w czasie przeprowadzonej
kontroli, rewizji, inspekcji itp. Protokół ten zawiera: określenie rodzaju protokołu, datę
i miejsce sporządzenia, określenie stron, przedmiot kontroli, imię i nazwisko osoby lub
komisji przeprowadzającej kontrolę, opis czynności kontrolnych, stwierdzony stan
faktyczny, nieprawidłowości i niedociągnięcia, zalecenia pokontrolne oraz formułę
o zakończeniu, podpisy kontrolującego i przedstawiciela jednostki kontrolowanej,
ewentualnie protokolanta,
 protokół przesłuchań  sporządza się w ten sposób aby wynikało z niego: kto, kiedy,
gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był obecny, co ustalono
i jakie uwagi zgłoszono do protokołu,
 protokół rozpraw  sporządzany najczęściej według określonego schematu lub na
gotowych formularzach.
Budowa protokołu  każdy protokół bez względu na jego rodzaj, składa się
z następujących części:
 część wstępna protokołu obejmuje: tytuł i wstęp,. Tytuł zawiera zwięzłe określenie
rodzaju zdarzenia, stanu, faktu: określenie miejsca, daty i godziny zdarzenia. We wstępie
wymieniamy osoby uczestniczące (o ile nie jest dołączona lista obecności)
i nieobecne, z podaniem przyczyny nieobecności, oraz porządek dzienny,
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
26
 część zasadnicza składa się z opisu zachodzących zdarzeń i okoliczności, które im
towarzyszyły. Powinna zawierać opis sposobu realizacji poszczególnych punktów
porządku dziennego, wypowiedzi uczestników z podaniem ich imienia i nazwiska,
szczegóły towarzyszące obradom oraz okoliczności podjętych wniosków czy uchwał.
Każdy punkt porządku dziennego zebrania piszemy w protokole od oddzielnego ustępu,
z zaznaczeniem np. Do pkt. 1 lub Ad. 1,
 część końcowa zawiera formułę o zakończeniu obrad, godzinę zakończenia oraz podpisy
protokolanta i przewodniczÄ…cego.
Część zasadniczą możemy przedstawić w formie:
 dosłownej,
 streszczonej,
 uproszczonej.
Tytuł
CZ
ŚĆ WST
PNA
Wstęp
Przebieg zdarzenia, faktu
CZ
ŚĆ ZASADNICZA
Okoliczności towarzyszące
Wnioski, uchwały
Formuła o zakończeniu
CZ
ŚĆ KOC
COWA
Podpisy
Rys. 1. Budowa protokołu [1, s. 1]
O wyborze protokołu decyduje rodzaj tematyki zabrania, a wyboru tego powinien
dokonać przewodniczący zebrania.
Forma dosłowna  odtwarzamy wiernie przebieg poszczególnych wystąpień, nie
stosujemy skrótów. Stosuje się ją w sądownictwie, w prezentowaniu nowych metod
technologicznych. Przy sporządzaniu tego protokołu dobrze jest się posłużyć nagraniem
przebiegu zebrania na taśmie magnetofonowej oraz stenografem.
Forma streszczona  wszystkie wypowiedzi i przemówienia streszczamy
i przedstawiamy bardzo zwięz
le. Jedynie podjęte uchwały podajemy w pełnym brzmieniu,
bez żadnych skrótów.
Forma uproszczona  część dyskusyjną redukujemy do niezbędnego minimum,
ograniczając się tylko do wzmianki o charakterze syntetycznym. Opracowany w ten sposób
protokół kładzie nacisk na uchwały. Z tego względu nazywamy go też uchwałowym.
Treść protokołu możemy przedstawić w trzech układach:
 chronologicznym,
 tematycznym,
 mieszanym.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
27
Układ chronologiczny  jest najczęściej stosowany, prosty dla protokolanta. Treść
protokołu zachowuje kolejność wystąpień, zdarzeń czy faktów.
Układ tematyczny  wymaga usystematyzowania wypowiedzi pod względem
tematycznym poszczególnych zagadnień. Należy brać pod uwagę hierarchię ważności
wypowiedzi.
Układ mieszany  łączy cechy układu chronologicznego i tematycznego.
Sprawozdanie  to dokument relacjonujący dokonania pracownika, komórki
organizacyjnej, jak również całej instytucji. Sprawozdanie może dotyczyć podróży służbowej.
Powinno odzwierciedlać faktyczny przebieg wydarzeń, fakty, wypadki, stan i działalność.
Sprawozdanie należy sporządzić: rzetelnie, dokładnie, bez przemilczania informacji.
Wyróżniamy trzy formy sprawozdań:
 sprawozdania liczbowe,
 sprawozdania ankietowe,
 sprawozdania opisowe.
Budowa sprawozdania:
 tytuł sprawozdanie piszemy na środku pola pisma, bezpośrednio po tytule lub interlinii
umieszcza się (również centralnie) wstęp zawierający informacje, czego dotyczy
sprawozdanie i za jaki jest okres zostało sporządzone,
 część zasadniczą (treść) sprawozdania oddzielamy od części wstępnej podwójną
interliniÄ…,
 część końcowa  z lewej strony podajemy miejsce i datę sporządzenia sprawozdania,
a z prawej strony  stanowisko, imiÄ™ i nazwisko oraz podpis osoby sporzÄ…dzajÄ…cej.
Elementy te oddzielamy od treści sprawozdania podwójną interlinią.
TYTUA

CZ
ŚĆ WST
PNA
WST
P
CZ
ŚĆ ZASADNICZA
OPIS ZDARZEC

Miejsce i data sporzÄ…dzenia
CZ
ŚĆ KOC
COWA
Podpis sporzÄ…dzajÄ…cego
Rys. 2. Budowa sprawozdania [1, s. 124].
Notatka służbowa  to rodzaj korespondencji wewnętrznej. Za pomocą notatek
przekazywane są informacje między działami, komórkami organizacyjnymi lub
pracownikami jednostek organizacyjnych. Stosowana jest w takich wypadkach, gdy przekaz
ustny jest niewystarczający. Za pomocą notatki możemy przekazać wiadomość od razu kilku
osobom lub kilku komórkom organizacyjnym. Jest ona również dowodem ustnego
załatwiania sprawy. Cechą charakterystyczną notatki jest: prostota, szybkie opracowanie,
szybkie dostarczenie.
Notatka powinna się składać z trzech części: wstępnej, zasadniczej i końcowej.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
28
W notatce podaje siÄ™:
 miejsce i datÄ™ sporzÄ…dzenia,
 imiÄ™ i nazwisko autora notatki,
 adresata lub cel przeznaczenia,
 tytuł Notatka,
 jakiej sprawy dotyczy,
 treść notatki,
 podpis osoby sporzÄ…dzajÄ…cej.
Notatkę sporządza się odręcznie lub przy użyciu środków technicznych w dowolnym
układzie graficznym tekstu. Tytuł notatka piszemy centralnie, następnie piszemy treść
sprawy, której dotyczy, oddzielając ją od tytułu podwójną interlinią (również centralnie).
4.4.2. Pytania sprawdzajÄ…ce
Odpowiadając pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń:
1. Jakie są podstawowe elementy składowe pisma?
2. Co należy brać pod uwagę opracowując układ graficzny pisma?
3. Kiedy i w jaki sposób umieszczamy formuły grzecznościowe w pismach?
4. Jakie znasz rodzaje protokołów?
5. Jakie są podobieństwa i różnicę pomiędzy poszczególnymi protokołami?
6. Jakie są części składowe protokołu i sprawozdania?
7. Jakie różnice i podobieństwa występują w protokole i sprawozdaniu?
8. W jaki sposób redagujemy notatkę służbową?
9. Jaką rolę odgrywają w przedsiębiorstwie protokoły, sprawozdania i notatki służbowe?
4.4.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
SporzÄ…dz
protokół.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zapoznać się z instrukcją pisania protokołu,
2) rozplanować części składowe protokołu,
3) napisać protokół z zebrania samorządu klasowego,
4) wydrukować napisany protokół.
Wyposażenie stanowiska pracy:
 instrukcja pisania protokołów,
 wzory przykładowych protokołów,
 komputer, drukarka
 papier formatu A4,
 literatura.
Ćwiczenie 2
Napisz notatkÄ™ z dowolnej rozmowy telefonicznej.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
29
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zapoznać się z instrukcją pisania notatek,
2) przeprowadzić rozmowę telefoniczną,
3) zaplanować części składowe notatki,
4) napisać notatkę,
5) wydrukować napisaną notatkę.
Wyposażenie stanowiska pracy:
 instrukcja pisania notatek,
 wzory notatek,
 komputer, drukarka,
 papier formatu A4,
 literatura.
Ćwiczenie 3
Napisz sprawozdanie na formularzu sprawozdawczym i blankiecie korespondencyjnym.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zapoznać się z instrukcją pisania sprawozdań,
2) rozplanować poszczególne elementy sprawozdania,
3) napisać sprawozdanie ze spotkania samorządu klasowego,
4) udzielić odpowiedzi na pytania zawarte w formularzu sprawozdawczym,
5) wydrukować napisane sprawozdanie.
Wyposażenie stanowiska pracy:
 instrukcja pisania sprawozdań,
 wzory sprawozdań,
 komputer, drukarka,
 papier formatu A4,
 literatura.
Ćwiczenie 4
Przepisz pismo na komputerze w języku angielskim.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) zapoznać się z treścią pisma,
2) zwrócić uwagę na sposób rozmieszczenia elementów pisma,
3) posłużyć się dowolnym edytorem tekstu,
4) przepisać treść pisma,
5) wydrukować napisane pismo.
Wyposażenie stanowiska pracy:
 tekst pisma,
 papier formatu A4,
 komputer, drukarka,
 literatura.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
30
 4.4.4. Sprawdzian postępów
Czy potrafisz: Tak Nie
1) wymienić podstawowe elementy składowe pisma,
ð ð
2) opracować układ graficzny pisma,
ð ð
3) zastosować formuły grzecznościowe w pismach,
ð ð
4) wymienić rodzaje protokołów,
ð ð
5) uzasadnić potrzebę pisania sprawozdań, notatek i protokołów,
ð ð
6) wskazać podobieństwa i różnice pomiędzy poszczególnymi
ð ð
protokołami,
7) wymienić części składowe protokołu i sprawozdania,
ð ð
8) napisać notatkę służbową, napisać sprawozdanie,
ð ð
9) napisać protokół.
ð ð
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
31
4.5. Zasady prowadzenia korespondencji
4.5.1. Materiał nauczania
4.5.1.1. Cechy pism
Każde dobrze sformułowane pismo powinna cechować:
 zwięzłość  krótkie przedstawienie sprawy, bez używania zbędnych słów i powtórzeń,
pewne części pisma można ująć w formie wyliczenia, co ułatwia zrozumienie treści,
 jasność i zrozumiałość  używanie zdań pojedynczych podnosi zrozumiałość tekstu,
 konkretne sformułowania- przedmiot sprawy powinien być określony, można posługiwać
się typowymi sformułowaniami, które występują w pismach handlowych lub innych,
 uprzejma forma  w granicach uprzejmości i życzliwości można utrzymać nawet bardzo
stanowcze stanowisko czy negatywną decyzję. Nie wolno stosować słów obraz
liwych lub
pogróżek. Dozwolone są formy legalne  prawnie uzasadnione, np. zgodnie z ż ...
umowy ... sprawa zostanie skierowana do sądu. Równocześnie nie należy używać
zwrotów naiwnych lub przestarzałych, np. Za pozytywne załatwienie mojego pisma
z góry dziękuję lub Zwracam się z uprzejmą prośbą, (lepiej) Zwracam się z prośbą,
 kompletność  w piśmie muszą być zawarte wszystkie istotne informacje związane z jego
celem,
 sugestywność w stosunku do odbiorcy oparcie się na faktach, uzasadnienie zajętego
stanowiska i właściwa argumentacja powodują to, że załatwienie sprawy jest logicznym
efektem pisma.
Ponadto:
 zalecane jest, aby pismo dotyczyło tylko jednej sprawy, co umożliwia szybsze jej
załatwienie, ponieważ pismo kierowane jest wtedy do jednego działu, można używać
skrótów tylko powszechnie znanych,
 ważne treści pisma należy specjalnie zaakcentować lub wyróżnić, to co dla nadawcy jest
istotne, staje siÄ™ tak samo istotne dla odbiorcy,
 pismo powinno być przejrzyste (myśli ułożone czytelnie),
 trzeba zwrócić uwagę, aby użyta terminologia odpowiadała charakterowi pisma.
Poprawność pod względem stylistycznym, gramatycznym i ortograficznym jest podstawą
każdego pisma. Przed napisaniem pisma wskazane jest przygotowanie jego planu. Pismo
może zawierać następujące elementy:
 wstęp  zorientowanie adresata w sprawie, którą w piśmie poruszamy. Podajemy
najważniejsze dane w jednym lub kilku zdaniach. Jeżeli w danej sprawie była już wymiana
pism, to powołujemy się na zaistniały fakt, np.: Odpowiadając na Pani pismo....,
 przedstawienie zagadnienia  jest to osnowa, część główna i najistotniejsza 
przedstawienie problemu, który jest przedmiotem sprawy. Część ta powinna być
zredagowana zwięz
le, wyczerpujÄ…co, precyzyjnie i jednoznacznie. Bez tego elementu nie
byłoby wiadomo  co autor miał na myśli , ponieważ w tej części nadawca przekazuje
informację, w jakiej sprawie zwraca się z danym pismem i co chciałby, aby zostało
załatwione, np. proszę o przyznanie odszkodowania,
 uzasadnienie  część przekonująca  nadawca pisma przekonuje adresata o słuszności
swojego stanowiska. Część ta zawiera motywy i szczegółowe uzasadnienie związane
z przedmiotem sprawy. W decyzjach administracyjnych mogą wystąpić uzasadnienia
faktyczne i prawne. Uzasadnienie faktyczne wskazuje, które fakty przyjmujemy za
udowodnione i na podstawie jakich dowodów. Uzasadnienie prawne zawiera podstawę
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
32
prawną i umotywowaną pod względem prawnym ocenę stanu faktycznego. Uzasadnienie
przedstawia, dlaczego i na jakiej podstawie nadawca miał odwagę zwrócić się do odbiorcy.
 wnioski  jest to część końcowa pisma, która może stanowić rzeczowe podsumowanie
całości. W zależności od rodzaju pisma ta końcowa jego część ma na celu:
spowodowanie określonego działania, wywołanie określonego stanowiska, wywarcie na
adresacie określonego wrażenia, sformułowanie wniosków.
WPROWADZENIE
CZ
ŚĆ WST
PNA
PRZEDSTAWIENIE
TREŚĆ CZ
ŚĆ GA
ÓWNA
ZAGADNIENIA
PISMA
UZASADNIENIE
CZ
ŚĆ
przekonywujÄ…ca
WNIOSKI
CZ
ŚĆ KOC
COWA
Rys. 3. Budowa treści pisma [1. s. 110]
Nie każde pismo musi zawierać wszystkie wymienione części, np. pismo przekonujące
może zawierać dwie części (przedstawienie zagadnienia i uzasadnienie).
Bardzo ważną umiejętnością wymaganą od sekretarki, jest profesjonalne sporządzanie
korespondencji, a także czuwanie nad właściwym obiegiem pism, zgodnym z instrukcją
kancelaryjnÄ…. SporzÄ…dzone odpowiednio pismo sekretarka przygotowuje i przekazuje do
podpisu szefowi:
 wkłada pisma do specjalnej teczki z przegródkami,
 podaje bezpośrednio każde pismo szefowi, jeżeli podpis jest składany wiecznym piórem,
to suszy go bibułą.
Niektóre pisma o charakterze informacyjnym, wysyłane do wielu odbiorców, nie
wymagajÄ… oryginalnego podpisu. W takich wypadkach  w celu asygnowania pism podpisem
szefa  sekretarka posługuje się tzw. pieczęcią faksymilową. Jest to pieczęć odtwarzająca
własnoręczny podpis szefa. Podpis można również zeskanować i wstawić do dokumentu
tworzonego w edytorze tekstu. Tego typu pisma informacyjne otrzymujemy np. z banku.
W firmie może być sekretariat ogólny, do którego spływa korespondencja zewnętrzna i tam
jest rozdzielana do poszczególnych komórek organizacyjnych lub do sekretariatów
osobistych. Na czas przygotowania imprez np. jubileusz firmy powołuje się doraz
nie tzw.
sekretariat imprez, który jest odpowiedzialny za organizację przedsięwzięcia.
W korespondencji biurowej używa się następujących blankietów:
BB  blankiety bezkopertowe  są to pisma, które po złożeniu nie wymagają wkładania
do koperty, ponieważ pole korespondencyjne jest ukryte, a widoczne pozostałe pole adresata.
Na tego rodzaju blankietach są przysyłane pisma urzędowe, obecnie rzadko stosowane.
BR  blankiety reklamowe z nadrukiem firmy na szerokim górnym marginesie.
BZ  blankiety zwykłe  mają ściśle określone pola, w których wpisuje się odpowiednie
elementy pisma.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
33
BU  blankiety uproszczone dają większą swobodę rozmieszczania tekstu. Obecnie
najczęściej stosowane.
Miejscowość, data
NADAWCA
Znaki powoławcze
ADRESAT
Sprawa:
Zwrot rozpoczynajÄ…cy,
Pierwszy akapit
TREŚĆ
Drugi akapit
PISMA
Trzeci akapit
Załączniki Zwrot zakończeniowy,
podpis
Rys. 4. Układ graficzny pisma na blankiecie uproszczonym [1, s. 101]
Etapy pracy z korespondencją przychodzącą do sekretariatu ogólnego firmy (kancelarii):
 odbieranie przesyłek,
 sortowanie odbywa się według przyjętych przez instrukcję kancelaryjną zasad i może
przebiegać w następującej kolejności: poczta pilna np. priorytety, przesyłki kurierskie 
poczta specjalna np. przesyłki polecone  poczta dotycząca rozliczeń finansowych 
przesyłki zwykłe  czasopisma, foldery, druki reklamowe,
 otwieranie przesyłek, np. wszystkie oprócz poufnych, tajnych i osobistych (chyba, że szef
zadecyduje inaczej),
 kontrola poczty  sprawdzanie czy:
" adres umieszczony na kopercie zgadza się z adresem podanym wewnątrz na piśmie
(w razie pomyłki pismo należy odesłać do nadawcy),
" nie jest to list o charakterze poufnym czy prywatnym ( zdarza się, że dopiero w piśmie
jest wyjaśniony rodzaj przesyłki, jeżeli dojdzie do takiej sytuacji, to list wkładamy do
koperty i doręczamy adresatowi z wyjaśnieniem, zachowując oryginalne koperty),
" pismo zawiera nagłówek, jeśli nie, to dopinamy do pisma kopertę,
" data stempla pocztowego na kopercie jest zgodna z datą w piśmie, jeśli nie, to należy
na piśmie przystawić stempel:  wpłynęło dnia ,
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
34
" kopertę dobrze opróżniamy, czy nie pozostał w niej żaden dokument,
" informacja o załącznikach jest zgodna ze stanem rzeczywistym,
" w paczce nie znajduje się list albo inna przesyłka,
 segregowanie. które najczęściej odbywa się według ważności: przesyłki pilne listy
zamówienia, faktury, reklamacje, rachunki pisma ze specjalnym oznakowaniem np. do
rąk własnych poczta, z którą wiążą się określone terminy,
 rejestrowanie poczty zgodnie z przyjętym systemem kancelaryjnym( nadanie znaków
pisma: numer, i data wpływu),
 kompletowanie przesyłek według ich docelowego przeznaczenia  odpowiednich
komórek organizacyjnych firmy.
Jeżeli korespondencja jest skierowana bezpośrednio do szefa lub jego pracowników, to
sekretarka:
 dokładnie ją czyta,
 podkreśla istotne dla szefa informacje,
 przekazuje jÄ… szefowi,
 czeka na dyspozycje szefa odnośnie korespondencji,
 zgodnie z dyspozycjami sama załatwia sprawę lub przekazuje pismo osobie, która ma to
zrobić.
Etapy pracy z korespondencją wychodzącą z sekretariatu ogólnego firmy:
 sprawdzenie przed wysłaniem: daty i treści pisma, podpisów oraz załączników,
 znak pisma,
 wykonanie kopii pism i włożenie do odpowiedniej teczki spraw,
 rejestracja poczty  zgrupowanie pism przeznaczonych do wysyłki w specjalnej teczce
zbiorczej, zaewidencjowanie ich w kontrolkach wysyłanej korespondencji,
 sortowanie  odbywa się według przyjętego przez instytucję klucza i może przebiegać
w następującej kolejności: poczta pilna poczta specjalna poczta dotycząca rozliczeń
finansowych przesyłki zwykłe czasopisma, foldery, druki reklamowe.
Praca z dokumentami wymaga systematyczności i porządku. Wszystko, co nieważne
należy natychmiast wyrzucić. Najlepiej, jeżeli sekretarka przygotuje teczki oznaczone:
sprawy pilne do załatwienia, sprawy zwykłe do załatwienia, sprawy załatwione do wysłania-
wtedy wszystkie dokumenty, nad którymi obecnie pracuje, są uporządkowane.
System kancelaryjny  dziennikowy i bezdziennikowy
Właściwa organizacja obiegu dokumentów ma wpływ na jakość funkcjonowania firmy.
System kancelaryjny dziennikowy polega na wielokrotnym rejestrowaniu i kwitowaniu
odbioru tego samego pisma, w specjalnie do tego przeznaczonym dzienniku, tzw. dzienniku
korespondencyjnym.
Podstawowe czynności w ramach systemu dziennikowego:
 pismo wpływające rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym w sekretariacie,
 sekretariat, po rejestracji przesyła pismo za pokwitowaniem do właściwej komórki
organizacyjnej, w której pismo podlega zarejestrowaniu i nadaje im znak, tzw. znak
pisma komórki organizacyjnej, która następnie za pokwitowaniem przesyła je do
sekretariatu,
 sekretariat gromadzi do wysyłki pisma ze wszystkich komórek. Następnie wpisuje je
w tzw. pocztowym dzienniku podawczym i wysyła.
 oryginały otrzymanych pism i kopie pism wysyłanych przechowuje pracownik
załatwiający sprawę albo kancelaria w układzie chronologicznym (według dat
poszczególnych pism). Prowadzone są skorowidze alfabetyczne otrzymanych pism.
System kancelaryjny bezdziennikowy nie wymaga tak szczegółowej rejestracji pism.
Podstawowe czynności w ramach systemu bezdziennikowego:
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
35
 sekretariat na piśmie wpływającym odnotowuje datę wpływu, przykładając stempel
wpływu kancelarii ogólnej lub sekretariatu, i wpisuje odpowiedni symbol komórki
organizacyjnej do, której pismo ma być przekazane,
 pismo oznaczone data wpływu jest przesyłane z kancelarii (bez pokwitowania
i rejestracji) do komórki organizacyjnej, której symbol został odnotowany na piśmie,
 otrzymane pismo komórka organizacyjna doręcza pracownikowi (również bez
pokwitowania i rejestracji) , któremu zlecono załatwienie sprawy,
 pracownik po otrzymaniu pisma rejestruje je w spisie sprawy dołączonym do teczki,
przeznaczonej do przechowywania pism dotyczÄ…cych danej sprawy,
 pismo załatwiające sprawę pracownik przekazuje do kancelarii (sekretariatu), która bez
rejestracji wysyła pismo,
 oryginały pism otrzymanych i kopie pism wysyłanych przechowuje się w aktach sprawy.
System rejestracji komputerowej  jest nowoczesną metodą rejestracji pism. Dzięki niej
można o wiele szybciej uzyskać następujące informacje:
 jakiego rodzaju i ile pism nadeszło w danym dniu,
 kto załatwia określona sprawę,
 przeglÄ…d danych z dnia, tygodnia, miesiÄ…ca itd.
W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym pracownik nadaje każdemu pismu
odpowiedni znak, zgodny ze znakiem załatwianej sprawy.
Wykaz akt opracowuje się według dziesiętnego systemu klasyfikacji, zgodnie
z RozporzÄ…dzeniem Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173 i Dz.U. 2002 nr 167 poz. 1375. Akta dzieli siÄ™
na 10 klas zasadniczych, tj. klas pierwszego stopnia, oznaczonych symbolami liczbowymi
od 0 do 9. Każdą klasę zasadnicza można następnie dzielić na klasy cząstkowe  również
od 0 do 9. W ten sposób klasa zasadnicza może być podzielona na 10 klas drugiego stopnia,
oznaczonych symbolami dwucyfrowymi. Klasa drugie stopnia może się dzielić na 10 klas
trzeciego stopnia, oznaczonych symbolami trzycyfrowymi itd..
4.5.2. Pytania sprawdzajÄ…ce
Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń:
1. Co to jest pieczęć faksymilowa i kiedy sekretarka może jej użyć?
2. Co zrobisz, jeżeli po otwarciu koperty i sprawdzeniu pisma okaże się, że nie jest ono
kierowane do Twojej firmy?
3. Jakie etapy pracy z korespondencją przychodzącą do sekretariatu ogólnego firmy?
4. Czy sekretarka może otworzyć wszystkie przesyłki?
5. Czy przyjmowanie i wysyłanie korespondencji powinno odbywać się w ustalonych
godzinach? (odpowiedz
uzasadnij).
6. Jakie etapy wyróżnisz w pracy z korespondencją wychodząca z sekretariatu ogólnego
firmy?
7. Na czym polega kontrola poczty?
8. Na czym polega sortowanie korespondencji?
9. Jakie podstawowe czynności są przeprowadzane w ramach systemu dziennikowego
i bezdziennikowego?
10. Jaki system kancelaryjny byłby lepszy dla firmy prowadzącej usługi?
11. Na jakiej klasyfikacji opiera siÄ™ wykaz akt?
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
36
4.5.3. Ćwiczenia
Ćwiczenie 1
Dokonaj segregacji przesyłek.
Do sekretariatu wpłynęły następujące przesyłki: list zwykły, list polecony, przesyłka
priorytetowa, list z banku, czasopisma, faktury, foldery.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) przeprowadzić kontrolę otrzymanej poczty,
2) dokonać segregacji poczty zgodnie z system kancelaryjnym dziennikowym
i bezdziennikowym,
3) otworzyć przesyłkę,
4) wykonać czynności związane z pismem, które nie jest skierowane do Twojej firmy,
5) wykonać czynności (list zwykły do szefa) związane z przyjęciem przesyłki w systemie
dziennikowym,
6) wykonać czynności (list zwykły do szefa) związane z przyjęciem przesyłki w systemie
bezdziennikowym,
Wyposażenie stanowiska pracy:
 instrukcja obsługi systemu dziennikowego,
 instrukcja obsługi systemu bezdziennikowego,
 przykładowe przesyłki,
 literatura.
Ćwiczenie 2
Dokonaj archiwizacji dokumentów.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) posługując się danymi (Jednolity wykaz akt) podać jak powinny być archiwizowane
dokumenty określone hasłem klasyfikacyjnym  Zarządzanie akcjami spółki ,
2) odszukać symbol liczbowy hasła,
3) określić kategorię archiwalną w komórce macierzystej i w innych komórkach,
4) określić czas przechowywania dokumentów, w tych komórkach,
5) zapoznać się ze sposobem archiwizacji dokumentów w Twojej szkole.
Wyposażenie stanowiska pracy:
 jednolity wykaz akt (przykładowy fragment),
 literatura.
Ćwiczenie 3
Napisz oficjalne pismo na blankiecie BU.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) posługując się blankietem BU napisać pismo ,w którym Dyrektor szkoly zawiadamia
Twoich rodziców o zebraniu,
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
37
2) sporządzić listę obecności rodziców na zebraniu,
3) zaadresować kopertę.
Wyposażenie stanowiska pracy:
 wzory pism na blankiecie BU,
 wzór listy obecności,
 wzory adresowania kopert,
 papier formatu A4, koperty,
 komputer, drukarka,
 literatura.
Ćwiczenie 4
Utwórz listę uczniów swojej klasy.
Sposób wykonania ćwiczenia
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś:
1) posługując się dowolną bazą danych utworzyć listę uczniów swojej klasy zawierającą:
imiona i nazwiska, imiona rodziców, adres zamieszkania uczniów, adres zamieszkania
rodziców,
2) wydrukować sporządzoną listę.
Wyposażenie stanowiska pracy:
 papier formatu A4,
 komputer, drukarka,
 literatura.
4.5.4. Sprawdzian postępów
Czy potrafisz: Tak Nie
1) uzasadnić kiedy sekretarka może użyć pieczęci faksymilowanej,
ð ð
2) wymienić i omówić cechy dobrze sformułowanego pisma,
ð ð
3) wymienić etapy pracy z korespondencją przychodzącą do
ð ð
sekretariatu ogólnego firmy,
4) wymienić etapy pracy z korespondencją wychodząca z sekretariatu
ð ð
ogólnego firmy,
5) wykonać podstawowe czynności przeprowadzane w ramach
ð ð
systemu dziennikowego,
6) wykonać podstawowe czynności przeprowadzane w ramach
ð ð
systemu bezdziennikowego,
7) dokonać wyboru systemu kancelaryjnego dla firmy prowadzącej
ð ð
usługi,
8) napisać pismo na blankiecie BU,
ð ð
9) posegregować przesyłki,
ð ð
10) dokonać archiwizacji dokumentów.
ð ð
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
38
5. SPRAWDZIAN OSI
GNI
Ć
INSTRUKCJA DLA UCZNIA
1. Przed rozpoczęciem rozwiązywania testu przeczytaj uważnie instrukcję.
2. Podpisz imieniem i nazwiskiem kartÄ™ odpowiedzi.
3. Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.
4. Test zawiera 20 pytań. Do każdego pytania dołączone są cztery warianty odpowiedzi,
tylko jedna jest prawdziwa.
5. Za prawidłową odpowiedz
otrzymasz 1 punkt.
6. Udzielaj odpowiedzi tylko na zaÅ‚Ä…czonej karcie odpowiedzi stawiajÄ…c znak ×
w odpowiedniej rubryce. W przypadku pomyłki błędną odpowiedz
zaznacz kółkiem,
a następnie zakreśl prawidłową odpowiedz
.
7. Pracuj samodzielnie.
8. Jeżeli będziesz miał problem z odpowiedzią na któreś pytanie, to odłóż jego rozwiązanie
na póz
niej i wróć do niego jeszcze raz.
9. Na rozwiÄ…zanie testu masz 45 minut.
10. Jeśli czas Ci pozwoli, przed oddaniem swojej pracy sprawdz
odpowiedzi jeszcze raz.
Powodzenia!
Zestaw zadań testowych
1. Natężenie dz
więku w pracy biurowej powinno wynosić:
a) od 30 do 45 dB,
b) od 50 do 60 dB,
c) od 25 do 44 dB,
d) od 45 do 55 dB.
2. Przesyłki poufne mogą być otwierane:
a) przez osobÄ™ przyjmujÄ…cÄ… pocztÄ™,
b) przez osobę do tego upoważnioną,
c) przez osoby postronne,
d) przez sekretarkÄ™.
3. Bindownica służy do:
a) otwierania kopert,
b) lakowania kopert i dokumentów,
c) profesjonalnej oprawy dokumentów w warunkach biurowych,
d) wysyłania i nagrywania wiadomości.
4. Archiwum pełni rolę:
a) z
ródła informacji, z
ródła materiałów dokumentujących, z
ródła materiałów
dowodowych, przechowywania akt narzuconych przez prawo,
b) przechowywania akt narzuconych przez prawo,
c) z
ródła informacji,
d) z
ródła materiałów dokumentujących.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
39
5. Poczta elektroniczna należy do typu:
a) przechowaj informacje,
b) zarejestruj informacje,
c) prześlij informacje,
d) pobierz i prześlij dalej.
6. W pismach urzędowych margines dolny i górny nie powinien być mniejszy niż:
a) 1cm,
b) 2cm ( najczęściej 2,5 cm),
c) 3 cm (najczęściej 4 cm),
d) 1,5 cm ( najczęściej 1cm).
7. W części zasadniczej protokołu wyróżniamy:
a) tytuł i wstęp,
b) formułę o zakończeniu, podpisy,
c) tytuł, uchwały podpisy,
d) przebieg zdarzenia, okoliczności towarzyszące, wnioski i uchwały.
8. CV i list motywacyjny należą do :
a) korespondencji zwiÄ…zanej z ubieganiem siÄ™ o pracÄ™,
b) pism zatytułowanych,
c) korespondencji związanej z rozwiązaniem stosunku służbowego pracy,
d) pism handlowych.
9. Układ a linea to układ:
a) układ blokowy,
b) układ o zróżnicowanej grubości liter,
c) z zastosowaniem kursywy,
d) symetryczny z wcięciem akapitowym.
10. Notatki, sprawozdania, protokoły to pisma:
a) z tytułem,
b) w sprawach służbowych,
c) w sprawach handlowych,
d) w sprawach osobowych.
11. Notatka służbowa to rodzaj korespondencji:
a) zewnętrznej,
b) wewnętrznej,
c) dostarczonej przez pocztÄ™,
d) przekazywanej do archiwum.
12. BB to blankiet pisma:
a) reklamowy,
b) blankiet uproszczony,
c) blankiet bezkopertowy,
d) blankiet zwykły.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
40
13. Dokument biurowy to:
a) każde pismo, protokół, sprawozdanie, notatka itp. sporządzone w toku pracy
biurowej lub otrzymane z zewnÄ…trz,
b) akta różnych spraw dotyczących jednego zagadnienia,
c) zbiór dokumentów biurowych dotyczących jednej sprawy,
d) zbiór dokumentów biurowych dotyczących dotyczących podobnych spraw.
14. Ergonomia jest naukÄ…:
a) zajmującą się dostosowaniem urządzeń technicznych, produkcyjnych i wszystkich
innych do określonych przez anatomię, fizjologię i psychologię cech sprawności
człowieka,
b) zajmującą się dostosowaniem kolorystyki wnętrza do rodzaju wykonywanej pracy,
c) zajmującą się dostosowaniem oświetlenia do rodzaju wykonywanej pracy,
d) zajmujÄ…cÄ… siÄ™ dostosowaniem powierzchni biurowej do rodzaju wykonywanej pracy.
15. Protokół  to pismo:
a) informujÄ…ce o osobach obecnych na zebraniu,
b) odzwierciedlające określony stan faktyczny zebrania,
c) przedstawiajÄ…ce sprawozdanie o odbytym spotkaniu,
d) przekazanie drogÄ… elektronicznÄ….
16. Wprowadzenie w piśmie służy do:
a) nawiązania łączności nadawcy pisma z odbiorcą i ma na celu zorientować adresata
pisma, w jakiej sprawie piszÄ…cy zwraca siÄ™ do niego,
b) przedstawienia zagadnienia  w tej części nadawca szczegółowo wyjaśnia problem
będący przedmiotem sprawy. Część ta powinna być zredagowana jasno, zwięz
le,
wyczerpujÄ…co, jednoznacznie,
c) uzasadnienia, które powinno przekonać adresata pisma o słuszności stanowiska
zajmowanego przez nadawcÄ™ pisma,
d) wyjaśnienia istoty sprawy.
17. System kancelaryjny dziennikowy polega na:
a) odnotowaniu daty wpływu, przyłożeniu stempela wpływu kancelarii ogólnej lub
sekretariatu,
b) wpisaniu odpowiedniego symbolu komórki organizacyjnej do, której pismo ma być
przekazane,
c) wielokrotnym rejestrowaniu i kwitowaniu odbioru tego samego pisma, w specjalnie
do tego przeznaczonym dzienniku, tzw. dzienniku korespondencyjnym.,
d) pismo oznaczone data wpływu jest przesyłane z kancelarii (bez pokwitowania
i rejestracji) do komórki organizacyjnej, której symbol został odnotowany na piśmie.
18. Telefaksem nie należy wysyłać pism:
a) formatu A4,
b) napisanych piórem,
c) napisanych za pomocÄ… komputera,
d) wilgotnych i mokrych.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
41
19. Rozdzielnik  jest to informacja o tym:
a) kto powinien dostać pismo do wiadomości, oprócz adresata,
b) jak należy posegregować pisma,
c) jak rozdzielić poszczególne elementy pisma,
d) kto powinien pismo napisać.
20. Słuchawkę telefoniczną podnosimy najczęściej po;
a) piÄ…tym sygnale,
b) czwartym sygnale,
c) po drugim sygnale,
d) po pierwszym sygnale.
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
42
KARTA ODPOWIEDZI
ImiÄ™ i nazwisko ................................................................................................
Prowadzenie korespondencji biurowej
Zakreśl poprawną odpowiedz
.
Nr
Punkty
zadania
1
a b c d
2
a b c d
3
a b c d
4
a b c d
5
a b c d
6
a b c d
7
a b c d
8
a b c d
9
a b c d
10
a b c d
11
a b c d
12
a b c d
13
a b c d
14
a b c d
15
a b c d
16
a b c d
17
a b c d
18
a b c d
19
a b c d
20
a b c d
Razem:
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
43
6. LITERATURA
1. Bryś J.: Podstawy biurowości. Format-AB, Warszawa 1999.
2. Bułhak A.: Obsługa komputera. Help, Warszawa 1997
3. Kienzler I.: Korespondencja handlowa w języku polskim. Wzory pism, umów i innych
dokumentów. IVAX Sp. z o.o. Gdynia 1996
4. A
azarska T.: Pisanie na maszynie w języku polskim i w językach obcych. Cz. 1 4. FBC,
Warszawa 1993
5. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej. WSiP Warszawa2003
6. Wiśniewski M.: Technika biurowa. eMPi2, Poznań 1993
 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
44