portal wiedzy dla biznesu
10 zasad zarzÄ…dzania zmianÄ…
2013­01­23 08:00:00
Training Partners Sp. z o.o.
ZarzÄ…dzanie zmianÄ… nie jest trudne, jeÅ›li bÄ™dziemy przestrzegać 10 prostych zasad ­ dowodzÄ…
John Jones, DeAnne Aguirre i Matthew Calderone z firmy doradczej Booz Allen Hamilton.
Zasady te zaprezentowali na Å‚amach magazynu "Strategy+business".
Opowieść o dobrych czasach dla zarządów firm można by rozpocząć: dawno, dawno temu
menedżerowie w dużych i średnich przedsiębiorstwach mieli przed sobą prosty cel. Ich zadanie
polegało na utrzymaniu stabilności firmy przez dłuższy czas. Akcjonariusze nie oczekiwali niczego
innego, jak stopniowego wzrostu swoich dochodów, a zadaniem kierownictwa firmy było im to
zapewnić. Działając na w miarę stabilnym i przewidywalnym rynku, menedżerowie bez trudu radzili
sobie z osiąganiem celów, nieco tylko modyfikując z roku na rok strategie swoich korporacji. Ceny
pozostawaÅ‚y na tym samym poziomie, ludzie pracowali dÅ‚ugie lata w jednym przedsiÄ™biorstwie ­ z
dzisiejszej perspektywy było naprawdę wspaniale.
Obecnie ­ jak twierdzÄ… niektórzy ­ jedynÄ… stalÄ… rzeczÄ… w biznesie jest zmiana. Uwaga zarzÄ…dów i wyższych rangÄ… menedżerów skierowana
jest więc na zjawisko, którego wcześniej unikali jak ognia: na wprowadzanie zmian.
Jeszcze nikt na świecie nie wymyślił niezawodnej metody przeprowadzania zmian w firmie. Konsultanci Booz Allen Hamilton zaproponowali
jednak 10 przykazań, które powinny być przestrzegane, by zaangażować pracowników do wspólnego wdrażania nowości w ich miejscu
pracy. A bez tego zaangażowania, każda zmiana pozostanie na papierze ­ pracownicy jÄ… zignorujÄ…, albo wrÄ™cz stawiÄ… aktywny opór.
Po pierwsze, zmiany wprowadzajÄ… ludzie
I bez nich żaden menedżer firmy nie zreorganizuje. UczestniczÄ… oni w procesie wprowadzania zmian ­ dostajÄ… inne zakresy obowiÄ…zków,
praca na początku wydaje się im trudniejsza, wymagane są nowe umiejętności i specjalistyczna wiedza. To powoduje, że szeregowi
pracownicy są najczęściej przeciwni reformom proponowanym przez zarząd.
Nie sposób poradzić sobie z tym udając straż pożarną, która gasi konflikty między ludz
mi i uspokaja, że nie zostaną nagle zwolnieni. O wiele
bardziej skuteczne jest zadbanie o to, aby zmiany wprowadzać planowo i ­ co ważne ­ od najwyższego szczebla w firmie. Badacze z
Harvard Business School podkreślają, że kiedy konieczna jest reorganizacja firmy, trzeba zacząć od rzeczy ogólnych, czyli misji, dziedziny
działalności, najważniejszych klientów, strategii na najbliższe lata. Dopiero w dalszej kolejności należy przebudować strukturę
organizacyjną, zwolnić pracowników albo zmieniać sposoby wykonywania pracy. Na każdym etapie podwładni muszą widzieć, że zmiany
mają sens i że nie odbędą się bez ich zaangażowania.
Po drugie, zacznij od zarzÄ…du
Liderzy mający wizję zmian w przedsiębiorstwie, często popełniają przy ich wprowadzaniu kilka podstawowych błędów. Nakazują
pracownikom pracować bardziej efektywnie, zmuszają ich do podnoszenia kwalifikacji, zmieniają zakresy obowiązków. Ale jednocześnie
tak wprowadzają zmiany, by nie dotknęły one zarządu. Tymczasem, jeśli ludzie nie widzą szczerego zaangażowania po stronie
kierownictwa, większość wysiłków idzie na marne.
Od dawna wiadomo, że praca w zespole jest bardziej efektywna, niż zajęcie samotnika. Zespołowi musi przewodniczyć jednak lider, który
jest świadomy swojej roli we wprowadzaniu zmian. To on, a w dużym przedsiębiorstwie zarząd firmy, jest brany za wzór w postępowaniu.
Jeśli deklaracje kierownictwa rozmijają się z rzeczywistością, firma pozostaje w fazie wiecznej reorganizacji. A wieczna reorganizacja na
globalnym rynku to prosta droga do zamknięcia interesu.
Po trzecie, zaangażuj sprzątaczki
Z pozoru pomysÅ‚ może wydawać siÄ™ dziwny ­ co o strategii majÄ… do powiedzenia portierzy, sprzÄ…taczki, pracownicy recepcji albo
serwisanci? Jednak, to właśnie te grupy zawodowe mają wiele informacji "z pierwszej reki". np. recepcjonistki wysłuchują skarg klientów, a
sprzątaczki słyszą często to, co pracownicy baliby się powiedzieć wprost prezesowi. Ich opinie często są przesadzone albo nieprawdziwe.
Ale równie często jest w nich wiele ważnych sygnałów, które do zarządu jeszcze nie dotarły.
Brak zaangażowania wszystkich szczebli w hierarchii firmy najczęściej kładzie na łopatki wprowadzanie w niej poważanych zmian. W
praktyce, w pierwszej fazie reorganizacji determinacjÄ™ wykazuje albo tylko zarzÄ…d dekretujÄ…c nowe metody pracy, albo pracownicy,
przekonani, że zmiany będą dla nich korzystne. Aby jednak reorganizacja przebiegała sprawnie, wszystkie zainteresowane strony muszą ze
sobą współpracować.
Po czwarte, zbuduj mapÄ™ zmian
W szkołach często uczą, że człowiek podejmuje decyzje racjonalnie. Jednak w przypadku wprowadzaniu zmian górę biorą emocje,
przyzwyczajenia i lęk przez nieznanym. To kierownik działu albo lider zespołu może rozwiać wątpliwości pracowników. Kroki, które
powinien podjąć, są często bardzo proste. Po pierwsze, zaprezentować swoim podwładnym korzyści z sytuacji w firmie po wprowadzeniu
zmian. Po drugie, przekonać ich, że wspólnie uda się osiągnąć cel. I w końcu nakreślić jasny i zrozumiały plan działań, którym pracownicy
będą posługiwać się jak mapą w podróży z punktu A do B.
Po piÄ…te, nie zapomnij o motywacji
Nie tylko wÅ‚asnej, ale ­ co równie ważne ­ swoich podwÅ‚adnych. Pasywna postawa pracowników, albo opór wobec nowych rozwiÄ…zaÅ„,
powoduje, że stworzona mapa zmian pozostaje na papierze. Jeśli nie ma możliwości zapłaty za dodatkową pracę lub godziny nadliczbowe,
trzeba pomyśleć o bonusach pozamaterialnych: np. możliwości awansu lub podnoszenia kwalifikacji.
Po szóste, podziel się wiedzą
Wszyscy zdają sobie sprawę, jak ważny w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa jest poprawny obieg informacji. Wielu menedżerów jednak
zaniedbuje ten aspekt wprowadzania zmian, uważając, że pracownicy sami domyślą się celu reorganizacji albo sami wymyślą sposoby na
jej przeprowadzenie. Kanały komunikacji w zmieniającej się firmie powinna być zaprojektowane jeszcze przed ogłoszeniem wprowadzania
zmian. Główną tubą informacyjną jest zarząd, a potem kierownicy na niższych szczeblach. Plotka nie może stać się obowiązującą prawdą.
Po siódme, oceń kulturę organizacyjną
Na sposób postępowania podczas wprowadzania zmian wpływa obowiązująca w firmie kultura organizacyjna. Często słyszy się od
pracowników, że utożsamiają się ze swoją firmą, co oznacza, że zasymilowali się z panującą tam kulturą i realizują założoną misję firmy. W
takiej sytuacji zmiana jest często czymś normalnym i łatwym do zaakceptowania. Inaczej jest, gdy pracownicy nie identyfikują się ze swoim
pracodawcą. Jednak w obu przypadkach menedżerowie powinni być świadomi, jakie są wartości cenione przez pracowników, zwyczaje w
miejscu pracy i wytyczone wcześniej cele dla poszczególnych działów.
Po ósme, wprowadzaj zmiany stopniowo
Inaczej nie tylko zmniejszy się efektywność pracy, ale w niekontrolowany sposób zacznie się zmieniać kultura organizacyjna. A to,
zwłaszcza w małych i średnich przedsiębiorstwach, ma duże znaczenie. Wprowadzając zmiany należy raczej odwoływać się do tradycji,
dobrych zwyczajów w firmie i zaufania pracowników do pracodawcy. Takie działania zminimalizują wstrząs po wprowadzeniu zmian i dają
poczucie bezpieczeństwa zatrudnionym.
Po dziewiÄ…te, przygotuj siÄ™ na niespodzianki
Nie było jeszcze przedsiębiorstwa, w którym wprowadzanie zmian nie obyłoby się bez niespodzianek. Mogą one wynikać ze złego
rozeznania w sytuacji firmy, braku planowania wprowadzania zmian albo braku czasu na ciągłe informowanie pracowników o celach
reorganizacji. Badacze z Harvard Business School podkreślają, że przed wprowadzaniem zmian warto zaprojektować sposób zbierania i
analizowania danych mówiących o postępie prac. Nie chodzi tylko o dane wyrażone w liczbach, ale również opinie i uwagi pracowników.
Po dziesiąte, traktuj pracowników indywidualnie
Reorganizacja firmy to nie tylko biznesowe wyzwanie. To także osobiste doświadczenia każdego z pracowników oraz pokonanie przez nich
oporów wobec nowej sytuacji. Ludzie spędzają w pracy więcej niż jedną trzecią swojego życia, a zmiany organizacyjne czasem
przewracają ich świat do góry nogami. Na każdym kroku wprowadzania zmian menedżer powinien pomagać im zrozumieć sens
reorganizacji i pomagać w adaptacji do nowych warunków.
Opracowano na podstawie magazynu "Strategy+business", numer "wiosna 2005".
O nas | Produkty | Kariera | Aktualności | Kontakt | Szkolenia | Sale i ośrodki | Praca | Download | Oprogramowanie
Copyright © 2005­2013 Nowoczesna Firma Sp. z o.o.