Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?
1. Ustalenie podstawy ekwiwalentu
składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględniamy w
wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, zmienne składniki za okresy
jednomiesięczne przyjmujemy w średniej wysokości z trzech ostatnich miesięcy (pod uwagę
bierzemy składniki z trzech ostatnich miesięcy, poprzedzających miesiąc, w którym ustalana jest
kwota ekwiwalentu). Do takich składników wynagrodzeń należą składniki, wypłacane nie rzadziej
niż raz na miesiąc, np. prowizje, premie miesięczne itp., ale również wynagrodzenie za pracę w
godzinach nadliczbowych bÄ…dz
wynagrodzenie za pracÄ™ w porze nocnej.
Składniki przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, w średniej wysokości z ostatnich 12
miesięcy. Do składników wynagrodzeń należą premie kwartalne lub roczne.
2. Określenie współczynnika urlopowego
od liczby dni w danym roku kalendarzowym odejmujemy Å‚Ä…cznÄ… liczbÄ™ przypadajÄ…cych w danym
roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie
pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzielimy przez 12.
w roku 2013 współczynnik wynosi 20,92.
Współczynnik służący do obliczenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu jest określony odrębnie w
każdym roku kalendarzowym.
Ważne: Ustalony dla danego roku współczynnik stosuje się przy ustalaniu ekwiwalentu,
do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku, bez względu na to, czy jest to
urlop zaległy, czy bieżący.
Dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, współczynnik urlopowy ustala
się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, przykładowo:
dla 1/2 etatu 10,46
dla 3/4 etatu 15,69
dla 1/4 etatu 5,23
dla 1/3 etatu 6,97
3. Obliczenie ekwiwalentu za 1 dzień urlopu
podstawę ekwiwalentową dzielimy przez wcześniej ustalony współczynnik. Przy obliczaniu
ekwiwalentu za urlop osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy współczynnik
ekwiwalentowy ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu w stosunku do etatu.
4. Obliczenie ekwiwalentu za 1 godzinÄ™ urlopu
bez względu na to, czy pracownik zatrudniony na część etatu pracuje  zgodnie z obowiązującym
go rozkładem czasu pracy  po 4, 5 czy 6 godzin na dobę, kwotę ekwiwalentu za 1 dzień urlopu
należy dzielić przez osiem godzin.
5. Wyliczenie wysokości należnego ekwiwalentu za urlop
otrzymaną stawkę godzinową mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
Przykład
Pracownik był zatrudniony na cały etat, w okresie od 01.10.2013 do 31.12.2013, miał ustalone
wynagrodzenie 1800 zł brutto. Pracownikowi pozostało 5 dni niewykorzystanego urlopu. Jaki
ekwiwalent pieniężny będzie mu przysługiwał?
Pracownik ma określone wynagrodzenie w stawce miesięcznej w stałej wysokości, przy ustalaniu
ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy uwzględnia się składniki wynagrodzenia w wysokości należnej
w miesiÄ…cu nabycia prawa do ekwiwalentu.
Obliczenie ekwiwalentu:
Podstawa ekwiwalentu: 1800 zł
należy obliczyć wysokość wynagrodzenia za jeden dzień, kwotę tę dzielimy przez współczynnik
ekwiwalentowy , który w roku 2013 wynosi 20,92
1800 zł :20,92= 86,04 zł
Powyższa kwota to ekwiwalent za 1 dzień urlopu.
należy obliczyć wynagrodzenie pracownika za 1 godzinę pracy, dzielimy kwotę wynagrodzenia
pracownika za jeden dzień przez 8 godzin pracy:
86,04 zł : 8= 10,75 zł
ustalamy liczbÄ™ godzin urlopu:
5 dni urlopu x 8 godzin pracy = 40 godzin
obliczamy ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, mnożymy liczbę godzin urlopu przez kwotę
wynagrodzenia za 1 godzinÄ™ pracy:
40 x10,75 zł= 430,00 zł
Reasumując; pracownikowi za 5 dni niewykorzystanego urlopu należy wypłacić ekwiwalent w
wysokości 430,00 zł.
Przykład
Z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę z dniem 31 marca 2013 roku. Przysługuje mu
ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w wymiarze sześciu dni (48 godzin). Jak obliczyć ekwiwalent
jeżeli pracownik byÅ‚ zatrudniony na ¾ etatu pracÄ™ Å›wiadczyÅ‚ przez 5 dni w tygodniu po 6 godzin
dziennie, a jego pensja składa się ze stawki miesięcznej w stałej wysokości w kwocie 2 000 zł oraz
zmiennych premii miesięcznych?
Pracownik otrzymał następujące premie:
luty 2013r.  500 zł
styczeń 2013r.  600 zł
grudzień 2012r.  400 zł
Do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop ze zmiennych składników przyjmujemy przeciętną
wysokość premii miesięcznych (należy pamiętać że pod uwagę bierzemy składniki z trzech
ostatnich miesięcy, poprzedzających miesiąc, w którym ustalana jest kwota ekwiwalentu):
500 zł + 600 zł + 400 zł = 1 500 zł
1 500 zł : 3 miesiące = 500 zł
Ustalamy podstawę ekwiwalentu sumując stałe i zmienne składniki wynagrodzenia:
2 000 zł + 500 zł = 2 500 zł
Wysokość współczynnika przy zatrudnieniu na ¾ etatu:
20,92 x 3/4 etatu = 15,69
Obliczamy ekwiwalent za jeden dzień urlopu:
2 500 zł : 15,69 = 159,33 zł
Obliczamy ekwiwalent za 1 godzinę urlopu. Ekwiwalent za 1 dzień urlopu dzielimy przez 8 godzin:
159, 33 : 8 = 19,91 zł
obliczamy ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, mnożymy liczbę godzin urlopu niewykorzystanego
przez kwotÄ™ wynagrodzenia za 1 godzinÄ™ pracy:
48 x 19,91 zł = 955,68 zł
Pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent za urlop w kwocie 955,68 zł.
Śmierć pracownika
W razie śmierci pracownika ekwiwalent za urlop niewykorzystany w roku, w którym stosunek pracy
wygasł, należy się małżonkowi oraz innym osobom uprawnionym do uzyskania renty rodzinnej po
zmarłym pracowniku. W razie zaś braku takich osób prawo do ekwiwalentu wchodzi do spadku (art.
631 ż 2 k.p.).
Brak obowiązku wypłacenia ekwiwalentu
Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w przypadku gdy strony
postanowiÄ… o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na
podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po
rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Podstawa prawna:
-RozporzÄ…dzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie
szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za
czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
- Dz.U. 1998 nr 21, poz. 94