Adam
Falkiewicz
OBSA
UGA RUCHU
TURYSTYCZNEGO
RODZAJE IMPREZ
TURYSTYCZNYCH
KRAJOWA WYJAZDOWA
KRAJOWA
ZAGRANICZNA WYJAZDOWA
ZAGRANICZNA
ZAGRANICZNA PRZYJAZDOWA
WYJAZDOWA
IMPREZA
TURYSTYCZNA
KRAJOWA PRZYJAZDOWA
PRZYJAZDOWA
ETAPY OBSA
UGI IMPREZY
Przyjęcie zlecenia
Odprawa pilota
Przygotowanie merytoryczne do
imprezy
Obsługa imprezy
Rozliczenie pilota
PRZYJ
CIE ZLECENIA
Przed przyjęciem zlecenia należy uzyskać z biura
następujące
informacje:
" termin i trasa imprezy,
" rodzaj imprezy,
" charakterystyka grupy,
" zakres obowiązków,
" ewentualne przewidywane utrudnienia,
" wynagrodzenie.
Przyjęcie zlecenia najczęściej nie jest potwierdzane
pisemnie
(ew. e-mail).
Po zaakceptowaniu usługi uzgadnia się termin odprawy
pilota.
ODPRAWA PILOTA (I)
W czasie odprawy z pracownikiem biura OBSA
UGUJ
CYM
IMPREZ
(!!!) pilot powinien otrzymać:
dokumenty imprezy:
" program imprezy,
" warunki uczestnictwa,
" wzór umowy zawartej z klientami,
" lista uczestników z dodatkowymi informacjami przesłanymi przez
zleceniodawcę, takimi jak wymagania klientów dot.
zakwaterowania, diety, chorób itp.,
" zlecenie obsługi imprezy,
" umowę pilota z biurem na obsługę imprezy,
" wzór sprawozdania (*),
" kopie zamówień usług i polisy ubezpieczeniowej wraz z warunkami,
" teczkę imprezy (do wglądu!),
" materiały informacyjne i reklamowe (*),
zaliczkę, czeki, kartę płatniczą, bilety komunikacyjne  liczymy,
kwitujemy,
zabieramy kopię pokwitowania.
(*) te załączniki nie są niezbędne.
ODPRAWA PILOTA (II)
Inne ważne informacje od referenta imprezy:
" adres biura i referenta (telefony alarmowe dostępne całą dobę
 tylko dla pilota!),
" numery telefonów usługodawców (przewodnicy, posiłki, noclegi,
...)
" adresy placówek konsularnych przy imprezie zagranicznej,
" sposób dojazdu w ważne dla realizacji programu miejsca, ew.
mapy itp.
" zasady korzystania z pomocy medycznej dla obcokrajowców,
" informację o limitach (cenowych, kilometrowych, czasu pracy
kierowcy,
ew. funduszu awaryjnego, reprezentacyjnego, opłatach
parkingowych
i innych) i możliwościach ich wykorzystania i przenoszenia.
" termin i miejsce spotkania z grupą,
" formy płatności za poszczególne świadczenia i WZÓR
NAGA
ÓWKA FAKTURY Z NIP-em biura (najlepiej kilka sztuk),
" sposób rozliczenia rozmów telefonicznych z zagranicy,
" termin rozliczenia pilota i płatności wynagrodzenia.
 TECZKA
PILOTA
przykład zawartości
PRZYGOTOWANIE
MERYTORYCZNE DO IMPREZY
polega na gromadzeniu wiedzy i materiałów
niezbędnych do obsługi imprezy takich jak:
mapy (kupione, pożyczone z biura, zdrukowane z
internetu),
informacje krajoznawczeinformacje o przepisach
granicznych,
reguły odprawy granicznej,
słownik podręczny jezyka klienta lub kraju,
apteczka pilota,
wyposażenie specjalne (zależne od specyfiki imprezy
 GPS, kompas,
latarka, radiotelefony itp.),
igła, nici, konstrukcyjna taśma klejąca, klej
uniwersalny...
PRZYGOTOWAĆ DO ZABRANIA TELEFON KOMÓRKOWY
I A
ADOWARK
, załatwić roaming.
PROWADZENIE IMPREZY
CZYNNOŚCI ORGANIZACYJNO 
TECHNICZNE, FINANSOWE
" zbiórka
" podróż różnymi środkami lokomocji
" zakwaterowanie
" wyżywienie
" zwiedzanie
" opuszczenie obiektów
ZBIÓRKA UCZESTNIKÓW
Na zbiórkę pilot przychodzi zwykle wcześniej,  przygotowuje
sobie miejsce, obserwuje klientów.
Dobrze jest wcześniej zapoznać się z kierowcą autokaru
i z wyposażeniem (mikrofon, oświetlenie miejsca pracy pilota,
schowek podręczny, kosze na śmieci, sygnalizacja i panel
pasażera, obsługa foteli) uzgodnić z kierowcą zasady
korzystania z toalety i barku, zaplanować postoje.
O umówionej godzinie spotkania witamy (w imieniu biura i
własnym) zebranych, sprawdzamy frekwencję, omawiamy
sprawy organizacyjne
i procedurę wyjazdu, sprawdzamy paszporty, rozdajemy
materiały z biura i dokumenty podróży - bilety. Informujemy o
sposobie załadunku bagażu.
Niektóre biura przydzielają miejsca siedzące wg kolejności
zapisów. Niektóre nie respektują tego. Pilot powinien
dopilnować żeby bagaż przenieść do luków bagażowych. Na
lotnisku do bramek funkcje gospodarza pełni pilot. Od bramek
tą funkcję pełni gestor lotniska.
 Autokarowy
Lotniczy:
lot kursowy,
lot charterowy.
Wodny:
statek pasażerski,
prom morski,
krótki rejs.
Publiczny
kolejowy
autobusowy
RODZAJE
metro
TRANSPORTU
koleje górskie
TRANSPORT
Pilot sprawuje opiekę zarówno nad klientami jak i ich
bagażem.
W stosunku do kierowcy wynajętego autokaru jest
dysponentem.
Wewnątrz środka transportu nadal (chociaż na innych
zasadach)
ma obowiązek opieki nad klientami.
Należy poinformować uzestników o czasie podróży,
częstotliwości postojów, sposobie sygnalizacji problemów,
ciekawych miejscach mijanych po drodze.
Na postojach informujemy o czasie postoju (terminie
wyjazdu), lokalizacji toalet i punktów usługowych,
zasadach bezpieczeństwa.
Po dojez
dzie na miejsce omawiamy sposób odbierania
bagaży, wskazujemy miejsce zbiórki grupy i
przypominamy o zabraniu rzeczy osobistych.
ZAKWATEROWANIE
Rozdziału miejsc noclegowych dokonuje najczęściej pilot 
jest to potencjalne z
ródło konfliktów.
Najpierw przydzielamy pokoje rodzinom i małżeństwom,
potem według płci, wieku, sugestii z biura podróży, życzeń
klientów. Dobrze jeśli wcześniej biuro przygotuje nam
rozkład miejsc noclegowych w obiekcie i propozycję
rozdziału  a i tak będą zmiany.
Pilot musi mieć osobny pokój (w ostateczności z
kierowcą).
Kierowcę umieszczamy z dala od grupy i nie ujawniamy
grupie numeru jego pokoju.
Informujemy grupę o sposobie komunikacji z pilotem i
miejscu pełnienia dyżuru, możliwości skorzystania z sejfu,
usługach wewnątrz hotelu, miejscu i czasie posiłków,
przepisach porządkowych, meldunkowych, urządzeniach
technicznych wewnątrz pokoju, rozdajemy klucze (karty
chipowe) karty hotelowe.
WYŻYWIENIE
Pilot wchodzi do obiektu bez grupy (uczestnicy oczekują w
recepcji, autokarze) i anonsuje grupę, dowiaduje się które
miejsca ma zająć grupa, przypomina o wcześniej
zarezerwowanych posiłkach specjalnych (dania
wegetariańskie, diety). Zaprasza grupę do obiektu,
wskazuje stoliki, gdy wszyscy klienci mają miejsca siada
do posiłku. W trakcie posiłku uzgadnia rozliczenie usługi 
przekazuje na kogo ma być wystawiona faktura. Jeśli nie
było płatności przelewem  opłaca gotówką lub kartą.
Jeśli w menu są dania nietypowe  regionalne przed
podaniem krótko o nich informuje grupę, może też
wytłumaczyć jak należy je spożywać.
ZWIEDZANIE OBIEKTÓW
Pilot wchodzi do obiektu (podchodzi do kasy) bez grupy
(uczestnicy oczekują w recepcji, autokarze, mogą
skorzystać z toalety) i anonsuje grupę, opłaca wstęp,
odbiera bilety i fakturę, materiały informacyjne (przy
zwiedzaniu indywidualnym), doprowadza przewodnika po
obiekcie do klientów i przedstawia. Wyjaśnia w którym
miejscu i kiedy będzie zbiórka grupy po zakończeniu
zwiedzania.