Kadry
OPTYMALIZACJA ZATRUDNIENIA W FIRMIE TRANSPORTOWO-SPEDYCYJNEJ
Struktura operacyjna firmy transportowo spedycyjnej
Na bazie doświadczeń firmy InterLAN
Autor artykułu jest dyrektorem zarządzającym firmy InterLAN, oferującej
jak i benchmarkingu najlepszych
systemy informatyczne wspomagające zarządzanie firmami transportowymi.
na rynku firm transportowo
wanie w przypadku wystąpienia odstępstw łatwego zysku oraz wsparcia działalności trans-
spedycyjnych, pracujących
od przyjętych założeń w postaci alertów, zada- portowej. Taki krok pozwala na uzupełnienie bra-
na systemie interLAN SPEED,
zaniem jest także zapewnienie jak największej niem dyspozytora pozostaje przekazanie zlecenia kującego wolumenu zleceń dla w pełni efektyw-
w niniejszym opracowaniu została
liczby tzw. zleceń stałych (na bazie kontrak- do kierowcy i reagowanie na sygnały generowane nego wykorzystania floty. Ponadto daje możliwość
tów). Celem zapewnienia wysokiego udziału przez system, plus bieżące odpowiedzi na pytania przyjęcia zleceń, których realizacja własną flotą
przedstawiona koncepcja optymalnej
tego typu zleceń w całym wolumenie przyj- i wątpliwości. nie jest możliwa lub w danym momencie po prostu
struktury operacyjnej w firmie
mowanych do realizacji zadań transportowych, nie jest opłacalna. Minimalny udział usług spedy-
transportowo spedycyjnej.
niezbędne jest wydzielenie w firmie działu han- Fakturowanie cyjnych w całości zleceń przyjmowanych do reali-
Do analizy wzięto pod uwagę osiem założeń: dlowego, który skupiał się będzie na opracowy- Wykonanie zleceń przez kierowców z wyko- zacji przez omawianą firmę powinien wynosić 20
Z' Tabor własny składa się ze stu zestawów
waniu ofert przetargowych, udziału w targach rzystaniem systemu telematycznego skutkuje proc. Zatrudnienie w tym obszarze powinno być
ciężarowych.
logistycznych jak i sprzedaży bezpośredniej. wprowadzeniem do programu interLAN SPEED pochodną wyników finansowych działalności
Z' Obsługiwane kierunki: Europa Zachodnia.
Ważnym jest, aby te działania nie ograniczały danych z karty drogowej (w tym dat i godzin spedycyjnej. Liczba zatrudnionych spedytorów
Z' Możliwie duża część zleceń pochodzi
się tylko do podmiotów prowadzących działal- za- i wyładunków, wagi ładunków, liczników może być zwiększana tak długo, dopóki poziom
z tzw. kontraktów długoterminowych.
Z' W trakcie pauzy tygodniowej kierowcy ność w Polsce, gdyż niezbędnym jest pozyska- na za- wyładunkach, przejść granicznych jak zysku i jakość pracy jest satysfakcjonująca.
i pojazdy pozostają na parkingu.
nie zleceń zarówno w eksporcie jak i imporcie. i kosztów z trasy). Efektem tej sytuacji jest to, że Działalność transportowo spedycyjna
Z' Średni czas trwania delegacji  dwa
pracownicy biura odpowiedzialni za rozliczenie wymaga także dbałości o środki transportu.
tygodnie.
Planista i dyspozytor kierowców mają za zadanie jedynie zweryfikować Można tu przytoczyć wiele obszarów, nad
Z' Sytuacja na rynku jest stabilna.
Przyjmując, że dział handlowy zapewni 40-50 wprowadzone uprzednio przez kierowcę dane, jak którymi należy mieć kontrolę, w tym m.in.
Z' Pracownicy biurowi i kierowcy
pracują na zintegrowanym systemie proc. zleceń, dla działu spedycji pozostaje i oznaczyć zwrot dokumentów potwierdzających nadzór techniczny czy przekazywanie pojaz-
informatycznym, tj. systemie operacyjnym
pozyskanie około 40 zleceń dziennie na rzecz realizację zleceń. Na bazie przyjętych założeń dów, aktualizacja polis i nadzór nad usunię-
InterLAN SPEED połączonym z mapą
maksymalnego wykorzystania floty własnej. o czasie trwania delegacji, średnia dzienna ilość ciem i rozliczeniem zgłoszonych szkód, win-
cyfrową, systemem telematycznym oraz
Kolejno obsługą zleceń powinien zająć się kart drogowych do rozliczenia wynosi około 10 dykacja niezapłaconych w terminie faktur,
finansowo księgowym i kadrowym.
planista i dyspozytorzy. Zadaniem planisty szt. Efektem końcowym wykonania zleconych rozliczanie zbiorczych faktur za obsługę
Z' W firmie zatrudnieni są kompetentni
pracownicy. jest optymalne planowanie taboru względem zadań jest ich zafakturowanie. Zakładając pra- kart flotowych czy naliczanie wynagrodzeń.
przyjętych zleceń z jednoczesnym uwzględnie- widłowe wykorzystanie systemu interLAN SPEED Biorąc pod uwagę powyższe czynniki, liczba
Dział handowy niem wszelkich ograniczeń w postaci wyboru przez wszystkich użytkowników, proces wysta- zatrudnionych pracowników, poza wcześniej
Biorąc pod uwagę te założenia, można na ich odpowiedniego środka transportu, czasu pracy wienia faktury polega jedynie na jej fizycznym wspomnianymi, powinna ujmować 1,5 etatu
bazie oszacować liczbę zleceń realizowanych kierowców, aspektów technicznych, potrzeb wygenerowaniu w programie, skompletowaniu w dziale technicznym, pół etatu w obszarze
przez tabor własny w zdefiniowanym czasie. pozabiznesowych (jak np. miejsce zamieszkania dokumentów potwierdzających realizację zlece- polis i szkód oraz rozliczania kart flotowych,
Przyjmując średni czas realizacji transportu kierowcy, czas pobytu kierowcy poza domem nia i wysłaniu całości pocztą do zleceniodawcy. 1 etat w dziale kadrowym i w obszarze win-
w ruchu międzynarodowym jako 1,5 dnia  etc.). Ze względu na to, że optymalizację uzy- Biorąc pod uwagę, że połowa zleceń pochodzi dykacji (uwzględniając wsparcie po stronie
oznacza to, że flota 100 zestawów ciężarowych skujemy w całym zbiorze floty własnej, ilość z kontraktów, z czego wynika konieczność two- handlowców i spedytorów).
wymaga przyjęcia około 70 zleceń dziennie. planistów powinna być możliwie mała. Fakt rzenia dla nich faktur zbiorczych, osoba odpowie- Przedstawiona analiza to nic innego jak studium
Biorąc pod uwagę tygodniowe pauzy kierow- zaplanowania zlecenia powoduje możliwość dzialna za fakturowanie ma do wystawienia około przypadku, pokazujące jak optymalizować zatrud-
ców i jednoczesny postój pojazdów w tym cza- jego podjęcia przez dyspozytora i przekazania 40 faktur dziennie. nienie przy zaistnieniu konkretnych warunków
sie oraz fakt pięciodniowego tygodnia pracy do realizacji przez kierowcę, a następnie nad- działalności przedsiębiorstwa transportowego.
po stronie pracowników biurowych, można zór nad jego wykonaniem. W związku z tym, że Transport i spedycja Nie ulega wątpliwości, że każda firma działa
przyjąć, że zapewnienie pracy 100 zestawom system interLAN SPEED pozwala Na podstawie zdefiniowanych danych wejściowych w charakterystycznych tylko dla siebie warunkach
ciężarowym wymaga pozyskania około 75 na reago- i powyższego opisu organizacji pracy, obsługa pro- rynkowych, przy czym dąży do realizacji określo-
zleceń dziennie. Z punktu widzenia firmy cesów operacyjnych wymaga zatrudnienia: nych i zaplanowanych celów. Ta analiza miała
Z' dział handlowy  2 etaty
optymalnym rozwią- na celu wskazanie obszarów, które powinny
Z' dział spedycji  4 etaty
zostać wzięte pod uwagę przy organizacji
Z' dział planowania  1 etat
pracy firmy transportowo spedycyjnej. Należy
Z' dział dyspozycji  2 etaty
również zwrócić uwagę na rolę jaką odgrywają
Z' dział rozliczeń  0,5 etatu
Podsumowując, łączna ilość pracowników ope- obecnie systemy informatyczne takie jak inter-
racyjnych niezbędna do efektywnego wykorzy- LAN SPEEED. Ich funkcja nie polega wyłącznie
stania floty 100 pojazdów to 9,5 etatu. na rejestracji i przechowywaniu danych, ale idzie
Funkcja współczesnych systemów
Jak każda działalność, w tym i usługi transpor- o krok dalej, a w więc pozwala na automatyzację
informatycznych wspierających
towe nie powinny opierać się na jednej działalno- i optymalizację wielu procesów, które dotychczas
zarządzanie firmami nie polega wyłącznie
ści podstawowej, gdyż jakikolwiek kryzys w tym wymagały olbrzymiego nakładu pracy i czasu
na rejestracji i przechowywaniu danych,
obszarze może spowodować poważne perturbacje pracowników. Obecnie te same osoby mogą
ale idzie o krok dalej, a w więc pozwala
w prowadzonym biznesie. Dlatego też zasadnym zostać przekierowane do pracy związanej choćby
na automatyzację i optymalizację wielu procesów,
jest rozszerzenie zakresu świadczonych usług z pozyskiwaniem nowych kontraktów.
które dotychczas wymagały olbrzymiego nakładu pracy
i czasu pracowników. o spedycję, która jest gwarantem stosunkowo Patryk Grzelak
2
28 - Truck&Business
8
-
T
r
u
c
k
&
B
u
s
i
n
e
s
s
Fot. Fotolia