Biznes plan stanowi zestawienie dokumentów, różnych analiz i programów, w które prezentują cele firmy i sposobów ich realizacji uwzględniające sytuacje ekonomiczno - finansowa firmy, a także uwarunkowania rynkowe, organizacyjne, technologiczne, kadrowe firmy.
W trakcie funkcjonowania każdej firmy można wyróżnić pewne, szczególne momenty, które wymagają opracowania biznes planu. Dotyczy to przede wszystkim następujących sytuacji:
1) przed założeniem nowej firmy,
2) podczas łączenia się firm,
3) w trakcie pozyskania zewnętrznych środków na finansowanie swojej działalności
4) w okresie krytycznym dla funkcjonowania firmy np.:
- zmian form własności,
- zmiany profilu działalności,
- ukierunkowania działań firmy na nowe rynki,
- realizacji dużych inwestycji,
- modernizacji technologii, parku maszynowego.
Analizując różne biznes plany można wskazać na pewne właściwe dla tych dokumentów cechy:
jest dokumentem planistycznym - ponieważ przedstawia opis przyszłych zadań marketingowych, produkcyjnych, personalnych i finansowych danej firmy
może być opracowany dla całej firmy lub prezentować cele działania poszczególnych zakładów i wydziałów firmy - wtedy staje się planem taktycznym
można go opracować w 3 wersjach :
podstawowej - zawiera charakterystykę 4 obszarów działalności: marketingu, produkcji, zarządzania personelem i finansów danej firmy
rozbudowanej - wtedy obejmuje obok wyżej wymienionych dziedzin także: doskonalenie struktury organizacyjnej, badania i rozwój, techniczne przygotowanie produkcji, inwestycje, ekologię organizacje produkcji i administracji, rachunkowość
zagregowanej - przedstawia syntetyczna charakterystykę prognozowanej działalności przedsiębiorstwa
Sposób realizacji celów zawarte w biznes planie można zaprezentować w:
- bliskim horyzoncie czasowym tj od 0,5 do 2 lat
- perspektywicznym horyzoncie czasowym - 2 - 5 - 10 lub 25 lat
5) Struktura biznes planu ulega pewnym modyfikacjom , w zależności od jego adresata - odbiorcy:
- właściciele , kierownictwo firmy - PB1
- potencjalni inwestorzy - PB2
- banki lub wierzyciele - PB3
Z opracowania biznes planu dla firmy wynikają następujące korzyści:
1) stanowi instrument zarządzania firmą ponieważ konkretyzuje działania firmy, ustala metody osiągania celów firmy, przy uwzględnieniu wszystkich istniejących ograniczeń
2) ułatwia komunikowanie się w firmie i podejmowanie decyzji przez kierowników
3) umożliwia i wskazuje sposoby kontroli realizowanego przedsięwzięcia
4) daje możliwość uniknięcia błędów poprzez opracowanie analiz i prognoz dla planowanej działalności
5) stanowi bodziec do przeglądu całej działalności firmy.
6) pokazuje wysokość nakładów finansowych, sposób ich wykorzystania
7) wymusza tworzenie wiele wariantów realizacji celów i określenia skutków ich realizacji
8) służy do rozwijania pomysłów związanych prowadzeniem firmy
9) stanowi bank danych o konkurencji i potrzebach klientów
10) służy do zachęcania inwestorów poprzez przedstawienie dokładnych sposobów realizacji założonych celów.