03. Organising the Paper

Composing the Working Title and Abstract

• Now compose a working title and a draft abstract (that is, a short version of what you intend to say) for the paper you have not yet written. This suggestion is not as paradoxical as it may seem. You have already worked out what your conclusions are and how they relate to other work on the same subject. You have recorded your observations and made notes on what you have read. Drafting the title and abstract should therefore present no difficulties, if you know exactly what your article is to convey.

• If you are not sure of the scope of your article, composing a working title and abstract will help you to define it. Later, the working title and abstract will guide you in deciding what to include and what to leave out of the article.

• Refer back to them often while you are preparing and writing the paper.

• The working title can be as long as you like, but it must contain only one topic, which will be the main subject and point of your paper.

• In the working abstract, express concisely your hypothesis, the approach you adopted, your conclusions, and your assessment of their significance. Try to do this in four sentences: one for each item.

• The final title and abstract (see: page 18 and page 36) will play an important part in guiding the reader and in information retrieval, but the working title and abstract have quite different purpose, namely to help you, the author, to put your ideas together in an orderly form.

Organising the Paper

• Now decide the basic structure of the paper. Read the Instructions to Authors again, or examine the papers in a few issues of the journal to determine the structure most commonly used in the journal.

• In biomedical journals the conventional division is:

Introduction, Materials and Methods, Results, Discussion.

• Possible headings for a paper in a descriptive field science might be:

Introduction, Materials and Methods, Geographical Context, Analysis of Data,

Results, Discussion, Conclusions.

• Headings for a theoretical paper might be:

Introduction, Theoretical Analysis, Applications, Conclusions.

• A paper describing a new method:

Introduction, Description of Procedure, Tests of New Method, Discussion.

• You need good reason for modifying or abandoning one of the conventional patterns in your field, but you must certainly do so if your material demands it. For instance, results can sometimes be effectively combined with discussion. Again, procedural details may sometimes be placed in an appendix.

• If the journal requires or favours a section headed Conclusions, or Conclusions and Summary, take this into account in planning the Discussion section which precedes it.

• If you want to include detailed, bulky data not essential to the main theme, consider whether you will need an Appendix. An Appendix should form part of your original plan for the paper, and it will undergo editorial review with the rest of the paper.

03. Struktura publikacji

Ułożenie roboczego tytułu i abstraktu

• Przygotujmy teraz roboczy tytuł i abstrakt (czyli krótką wersję tego, co zamierzamy napisać) pracy, której jeszcze nie napisaliśmy. Sugestia ta nie jest tak paradoksalna jak na to wygląda. Przecież zastanawialiśmy się już nad wnioskami oraz nad tym, jak się one mają do innych podobnych badań. Zanotowaliśmy wyniki naszych obserwacji i zrobiliśmy notatki podczas czytania literatury. Tak więc napisanie tytułu pracy i abstraktu nie powinno nastręczać trudności jeśli tylko dokładnie wiemy, jakie informacje pragniemy przekazać czytelnikom.

• Jeśli nie jesteśmy jeszcze zupełnie pewni co do zakresu badań, które mają być zawarte w publikacji, pisanie roboczego tytułu pracy i jej abstraktu pomoże nam zdecydować o jej ostatecznej zawartości.

• W trakcie pisania pracy starajmy się często wracać myślą do roboczego tytułu i abstraktu publikacji.

• Roboczy tytuł pracy może być dowolnej długości, ale musi zawierać tylko to zagadnienie, które będzie głównym tematem publikacji.

• W roboczym abstrakcie opiszmy zwięźle naszą hipotezę, przyjęty sposób badania, najważniejsze wnioski oraz naszą ocenę naukowej wagi pracy. Starajmy się to sformułować w czterech zdaniach: po jednym o każdym z wymienionych zagadnień.

• Ostateczny tytuł i abstrakt (patrz: strona 19 i strona 37) odegrają ważną rolę w procesie zapoznawania się z pracą przez czytelnika (będą też pomocne w wyszukiwaniu przez innych przydatnej literatury przedmiotu badań), tymczasem roboczy tytuł i abstrakt mają zupełnie inne zadanie: mają pomóc nam, autorom, w skompletowaniu i uporządkowaniu myśli.

Struktura pracy

• Teraz należy zdecydować o generalnej strukturze publikacji. Przeczytajmy ponownie „Instrukcje dla autorów” lub przejrzyjmy kilka najświeższych zeszytów wybranego przez nas pisma, aby stwierdzić jaka jest struktura publikowanych w nim prac.

• W pismach biomedycznych zazwyczaj stosuje się następujący układ prac:

Wstęp, Materiały i metody, Wyniki, Dyskusja

• W przypadku opisowej terenowej pracy przyrodniczej może wystąpić taki układ:

Wstęp, Materiały i metody, Kontekst geograficzny, Analiza danych,

Wyniki, Dyskusja, Wnioski.

• Tytuły rozdziałów pracy teoretycznej mogłyby być następujące:

Wstęp, Analiza teoretyczna, Zastosowania, Wnioski

• Praca opisująca nową metodę mogłaby się składać z rozdziałów:

Wstęp, Opis procedury, Weryfikacja nowej metody, Dyskusja

• Trzeba mieć naprawdę dobry powód by zmodyfikować lub wręcz odejść od zasad obowiązujących w danej dyscyplinie nauki, ale jeśli to konieczne to oczywiście trzeba to zrobić. Na przykład może być korzystnym połączenie wyników z dyskusją, w innym przypadku szczegóły proceduralne mogą zostać umieszczone w załączniku, i temu podobne.

• Jeśli czasopismo wymaga lub preferuje zamieszczenie rozdziału Wnioski albo Podsumowanie i wnioski, trzeba to wziąć pod uwagę planując poprzedzający tę część rozdział Dyskusja.

• Jeśli chcemy zamieścić w publikacji szczegółowe i liczne dane, które jednak nie są koniecznie potrzebne do zreferowania głównego tematu pracy, rozważmy umieszczenie danych w Załączniku (Apendyks). Taki załącznik powinien być integralną częścią publikacji i jako taki wraz z całą publikacją będzie poddawany ocenie edytora.

Collecting the Material

• When you have selected the main (i.e. first-order) headings (as just discussed), write each of them at the top of a sheet of paper. On each sheet put down in random order, just as they occur to you, all the findings and thoughts that seem to belong under that heading.

• Look through you laboratory notes and records, and list everything that is relevant to the topic defined by the working title--but nothing that is not.

• Add to the relevant section any descriptions of materials, methods or results that you have already written. Take care to assign each item to the correct section as defined by the heading.

• If an item could be assigned to more than one section, decide which is the more appropriate or make a note that this decision will have to be made later.

• Do not try to assemble the items in logical order yet.

• As you go along, add any relevant tables, graphs or other illustrations that you have already made in rough form.

• Collect also all the reprints or cards giving bibliographic details of references that you are likely to need.

Designing Tables and Illustrations

• Tables and illustrations usually contain all the evidence on which a paper is based, and readers often examine them before deciding whether the text is worth of studying.

• Choosing and designing them carefully now, before you write the text, will show up any gaps in your evidence and tell you whether more experiments or observations are needed or whether you should modify (or even abandon!) your conclusions.

• It will also ensure that a reader will be able to grasp the significance of tables and illustrations without referring to the text.

• Finally, it will save you writing many extra words, because the information presented in tables and illustrations need not and should not be repeated in detail in the text.

• Every illustration and table must have a purpose and form an essential part of your argument. Aim to make each of them convey a clear message, whether it be a definitive finding or a trend in values.

• The above means that you must pay close attention to the title and legend as well as to the design of the non-verbal part of the illustration.

• Try to provide maximum information in minimum space, while keeping the whole as simple and clear as possible.

• When you can choose between presenting results in a table or a graph, base your choice on the fact that tables can more accurately present numerical results for comparison with work reported elsewhere, while graphs reveal trends and relationships more vividly.

• Keep a copy of the journal and its Instructions to Authors in front of you when you are designing and constructing the tables and illustrations, and check whether there is any limit to their number or size.

Kompletowanie materiałów

• Gdy zdecydowaliśmy już o generalnym typie pracy (co właśnie omówiliśmy), napiszmy tytuł każdego rozdziału na górze osobnej kartki papieru. Następnie na każdej kartce napiszmy w dowolnej kolejności, w miarę jak się nam przypominają, wszystkie myśli i fakty które naszym zdaniem powinny się znaleźć w odpowiednich rozdziałach pracy.

• Przejrzyjmy notatki z badań oraz protokoły laboratoryjne i wypiszmy wszystko, co się przyda w odpowiednich rozdziałach pracy (ale nic ponadto).

• Dodajmy do każdego rozdziału wszystko to, co dotychczas napisaliśmy i zanotowaliśmy na temat materiałów, metod i uzyskanych wyników. Zważajmy, by każdy z tych opisów znalazł się w odpowiednim rozdziale, zgodnie z tym co sugeruje tytuł rozdziału.

• Jeśli jakiś opis mógłby się znaleźć równie dobrze w jednym rozdziale jak i w innym, starajmy się zdecydować w którym rozdziale należy to umieścić albo przynajmniej zróbmy stosowną notatkę o tym, iż decyzję tę musimy podjąć nieco później.

• Nie starajmy się jeszcze uporządkować w logicznej kolejności uwag i notatek, które poczyniliśmy na kartkach—zaczątkach kolejnych części publikacji.

• W miarę postępów pracy dodawajmy szkice wszystkich koniecznych tabel oraz rysunków czy innych ilustracji.

• Zgromadźmy też kopie wszystkich publikacji, o których sądzimy że powinny zostać zacytowane w naszej pracy albo przygotujmy kartki z notatkami bibliograficznymi tych publikacji, o których sądzimy że będą nam potrzebne.

Projektowanie Tabel i Rysunków

• Ilustracje i tabele zwykle zawierają wszystkie dowody, na których skonstruowana jest publikacja. Często czytelnik przegląda je zanim zdecyduje, czy publikacje jest warta przeczytania.

• Projektując ilustracje i tabele zanim zaczniemy pisać pracę jednocześnie wyławiamy wszelkie luki w naszym materiale dowodowym i uświadamiamy sobie ewentualną konieczność przeprowadzenia dodatkowych obserwacji lub doświadczeń a nawet potrzebę zmodyfikowania (lub porzucenia!) niektórych wniosków.

• Umacnia to też pewność co do tego, że czytelnik uchwyci główną istotę i wagę ilustracji oraz tabel bez potrzeby uprzedniego czytania tekstu.

• Na koniec zaoszczędzi nam mnóstwo nie-koniecznych słów, gdyż informacje zawarte w ilustracjach i tabelach nie muszą i nie powinny być szczegółowo przytaczane w tekście.

• Każda ilustracja i tabela musi mieć konkretny cel i formę, tak by stanowiła ważką część formułowanego dowodu naukowego. Starajmy się też by każda z nich zawierała jasne przesłanie naukowe, które może być zarówno konkretnym odkryciem jak i pewnym trendem oznaczonych wartości.

• Oznacza to że trzeba przykładać wielką wagę zarówno do właściwego sformułowania tytułu i legendy każdej ilustracji jak i do jej formy graficznej.

• Starajmy się zawrzeć jak najwięcej informacji na jednostce powierzchni, jednocześnie czyniąc całość tak prostą jak to tylko możliwe.

• Gdy możemy wybierać pomiędzy przedstawieniem danych albo w formie tabeli albo ilustracji, podejmujmy decyzje kierując się tym, iż tabele prezentują dokładne wartości liczbowe wyników, ułatwiając ich porównywanie z wynikami innych autorów, podczas gdy ilustracje przystępniej ukazują trendy i zależności pomiędzy procesami i zjawiskami.

• Projektując ilustracje i tabele często zaglądajmy do egzemplarza periodyku do którego piszemy oraz do jego „Instrukcji dla autorów”; sprawdzajmy też czy pismo nie narzuca ograniczeń co do liczby i rozmiarów tabel i rysunków.

Tables

• Model the shape, size and framework of the tables on the style used in your target journal. The titles, column headings, entries in the first column and explanatory notes form the framework of the tables. Together they must make the tables comprehensible and independent of the text.

• Make sure that the proposed tables are all worth setting as tables: very small tables can often be converted into one or two lines of text.

• Number the proposed tables in order in which you expect them to appear in the paper; use arabic numerals (1, 2, 3 . . . ) unless the journal insists on roman numerals (I, II, III . . ).

• Write a list of tentative titles, stating in each title what the table will show (conclusions as well as numbers) and perhaps indicating the experimental design, but keeping the titles short (for example “Table 1.  Increased concentrations of aromatic amino acids in insects under zero-gravity conditions. Table 2.  Decreased total amounts of aromatic amino acids in rat brains under zero-gravity conditions.”). Listing the titles together in this way will help you to decide which tables are essential and whether their purpose will be clear to the reader.

• Compare the titles with one another and remove redundant words and inconsistent statements.

• Within each table, arrange the columns in the order that will allow readers to understand most easily what the table is about and the conclusion(s) you want them to draw. For example, put columns that have to be compared beside each other. Put control or normal values in the second column or as the top row of figures. Arrange the numbers from small to large (if it is logical to do this).

• In the body of the table, do not give numbers that imply greater accuracy than was attained. In biological work, four or more digits in a measured value are hardly ever justified.

• Give numbers to the nearest significant figure, rounding up or down as necessary (when the last number is 5, round off to the nearest even number).

• Eliminate surplus zeros from very large or small numbers by choosing the factors on units in the column headings carefully, to keep numbers between 0 and 1000 (e.g. convert 509 000 micromoles into 509 millimoles and write “509” in a column headed “mmol”).

• Avoid numbers with exponents (10⁶, 10^-3) as factors in headings; instead, convert the data into appropriate units (milli, micro, nano and so on), as listed in Appendix 2) and write mg, µm, nl and so on at the top of the column.

• Avoid putting dashes in a column: they are ambiguous. Enter a zero reading as 0; insert asterisk (*) or other symbol if an item was not measured, or if you tried but failed to obtain a value, and explain the sign in a footnote.

• Where appropriate, state which test of significance you used, give the probability (P) values and the standard deviation or standard errors of the means (making it clear which), and always state on how many observations the values are based. An entry such as 6.0 + 3.7, without explanation, does not convey accurate information.

Tabele

• Ustalmy kształt, wielkość i ogólny układ tabel, tak by były zgodne z zaleceniami wybranego przez nas pisma. Tytuły tabel oraz nagłówki poszczególnych kolumn, nazwy parametrów wymieniane w pierwszej kolumnie oraz notki wyjaśniające stanowią szkielet tabel. Wszystko razem powinno spowodować, by tabele były zrozumiałe i (w znacznej mierze, MŁ) niezależne od tekstu publikacji.

• Upewnijmy się że wszystkie tabele są wystarczająco istotne, by były samodzielnymi tabelami: bardzo małe tabele można zamienić na jedną czy dwie linie tekstu.

• Ponumerujmy projektowane tabele w takim porządku, w jakim planujemy umieścić je w tekście; stosujmy liczby arabskie (1, 2, 3 . . . ), chyba że pismo wyraźnie zaleca numerację rzymską (I, II, III . . . ).

• Napiszmy prowizoryczne tytuły tabel, tak by zawierały informację o tematyce tabel (wnioski i liczby), a być może także o układzie eksperymentu, ale pamiętajmy by tytuł był krótki (na przykład „Tabela 1. Podwyższone koncentracje aminokwasów aromatycznych u owadów przebywających w warunkach nieważkości. Tabela  2. Spadek ogólnej zawartości aminokwasów aromatycznych w mózgach szczurów przebywających w warunkach nieważkości.”). Takie wypisanie wszystkich tytułów tabel pomoże nam w zdecydowaniu, które tabele są rzeczywiście ważne dla publikacji i czy ich znaczenie będzie jasne dla czytelnika.

• Porównajmy ze sobą tytuły oraz usuńmy zbędne słowa i niespójne stwierdzenia.

• W każdej tabeli ułóżmy kolumny w takiej kolejności, która ułatwi czytelnikowi zrozumienie znaczenia tabeli oraz zawartych w niej wniosków. Na przykład ułóżmy obok siebie te kolumny, których dane będą ze sobą porównywane. Umieśćmy wartości kontrolne lub standardowe w drugiej kolumnie albo w pierwszym wierszu tabeli. Jeśli nie kłóci się to z logiką, uporządkujmy dane od wartości najmniejszych do największych.

• Wewnątrz tabeli nie podawajmy liczb, które sugerowałyby większą dokładność niż było to możliwe do uzyskania. W pracach biologicznych niemal nigdy nie występują wartości, których zapis wymagałby użycia więcej niż czterech cyfr.

• Podawajmy liczby zaokrąglone w górę lub w dół do najbliższej znaczącej wielkości (jeśli ostatnia cyfra to 5, całość zaokrąglamy w górę (MŁ: do najbliższej liczby całkowitej)).

• Wyeliminujmy nadmierną liczbę zer z bardzo małych lub z bardzo wielkich liczb, starannie zmieniając rząd jednostek miar w nagłówkach tabeli tak, by liczby zawierały się między 0 i 1000 (na przykład przeliczmy 509 000 mikromoli na 509 milimoli i napiszmy „509” w kolumnie z nagłówkiem „mmol”).

• Unikajmy umieszczania w nagłówkach liczb z wykładnikami (10⁶, 10^-3); zamiast tego przeliczmy dane tak, by wyrazić liczby w odpowiednich jednostkach (mili, mikro, nano i tak dalej), zgodnie z Załącznikiem 2, a w nagłówku kolumny napiszmy mg, µm, nl, i tak dalej.

• Unikajmy umieszczania myślników w kolumnach: są mylące. Piszmy zero gdy wynik pomiaru wynosił 0; wstawiajmy gwiazdkę (*) lub inny znak jeśli dany pomiar nie był wykon(yw)any lub jeśli próbowaliśmy ale nie udało się dokonać pomiaru; wyjaśnijmy znaczenie tego znaku w przypisie („stopce”) do tabeli.

• Wszędzie gdzie to stosowne, zaznaczamy który test istotności statystycznej został zastosowany, podajemy prawdopodobieństwo (P) wartości oraz odchylenie albo błąd standardowy (zaznaczając o który wskaźnik chodzi) wartości średnich, oraz zawsze podajemy ile wykonaliśmy pomiarów czy obserwacji. Zapis taki jak 6,0 + 3,7, bez wyjaśnienia ile było obserwacji, nie jest informacją precyzyjną.

• For referring to explanatory notes to the table, use small superscript letters or numbers ( ^a , ^b ; ¹ , ² ) or symbols approved by the journal, in the body of the table. Use explanatory notes to tables to explain all uncommon abbreviations and for giving brief details of methods. If the same methods were used for work represented in several tables, put the necessary information in the explanatory notes to the first such table, and in the others refer the reader back to the first table for the details.

• Design the tables narrow enough to fit either a column or a page of the journal. Editors dislike—but may accept—tables that have to be printed side by side on the page; they hate—and may ask you to shorten—tables stretching over two or more journal pages; and they will nearly always reject any tables necessitating a fold-out page.

• Omit any column that can easily be calculated or deduced from the data in another column(s), unless you intend to discuss those particular values in detail.

• Large collections of results or peripheral observations of interest to only a few readers can be stored with a depository or retrieval center (sometimes named in a journal's Instructions to Authors). However, you should always include enough values in tables to allow anyone repeating your experiments or basing further work on them to check their results against yours satisfactorily.

• When each table matches the journal's requirements as closely as possible, look at all of them together: they should add up to a coherent story. If they do, tidy up the draft versions and keep them by you while you write the paper. Inconsistency between tables and text is perhaps the most frequent fault of scientific papers, and surely an easily avoided one.

• Przywołując notki wyjaśniające, we wnętrzu tabeli stosujmy superskrypty małymi literami lub liczbami ( ^a , ^b ; ¹ , ² ) lub inne znaki zalecane przez dane czasopismo. Stosujmy notki wyjaśniające by wytłumaczyć nietypowe skróty albo zwięźle zreferować szczegóły metodyczne. Jeśli te same metody były stosowane w doświadczeniach przedstawionych w kilku tabelach, zamieśćmy stosowną informację tylko w notce pierwszej z tabel, a przy pozostałych powołajmy się tylko na szczegółową notkę zamieszczoną pod pierwszą tabelą.

• Projektujmy tabele na tyle wąskie, by pomieściły się w szerokości kolumny albo strony czasopisma. Edytorzy nie lubią—ale mogą zaakceptować—tabele, które trzeba wydrukować obok siebie na tej samej stronie; nie znoszą—i mogą poprosić o ich zmniejszenie—tabel które ciągną się przez dwie lub więcej strony pisma; i prawie zawsze odrzucą tabele, które wymagają wydrukowania na rozkładanej kartce.

• Usuńmy z tabeli kolumnę, której wartości mogą być łatwo wyliczone lub wydedukowane z wartości zawartych w innej kolumnie (innych kolumnach), chyba że zamierzamy wartości tej kolumny szczegółowo dyskutować w tekście publikacji.

• Duże zbiory wyników lub dodatkowych obserwacji, które zainteresują tylko niewielu czytelników, można zamieścić w centrum gromadzenia i udostępniania danych (czasami zalecanym w „Instrukcjach dla autorów” danego czasopisma). Mimo wszystko, w tabelach publikacji zawsze należy zamieścić tyle danych, by każdy kto zechce powtórzyć nasze doświadczenie mógł sprawdzić swoje wyniki, lub by każdy kto pragnie oprzeć dalsze eksperymenty na rezultatach naszych doświadczeń mógł odnieść się do wyników zawartych w naszej publikacji.

• Gdy już każda tabela spełnia (na ile to tylko możliwe) wymagania danego czasopisma, spójrzmy na nie wszystkie zestawione obok siebie razem: powinny dodawać się do siebie tak, by tworzyły zrozumiałą całość. Jeśli tak jest, uporządkujmy brudnopisy i miejmy je przy sobie podczas pisania publikacji. Niespójności między zawartością tabel i tekstem są najczęstszymi usterkami prac naukowych (a na pewno są to usterki łatwe do wyeliminowania).

Illustrations

• Like the tables, the illustrations and their captions or legends must form a separate unit, independent of the text and fully self-explanatory. Your task at this stage is to select and design the illustrations and their legends.

• There are two main kinds of illustrations: line drawings (diagrams, histograms, graphs) and photographs from which half-tone illustrations can be made.

• You can use well-designed graphs (curves or histograms) to show several trends and relationships at once, but do not try to crowd too much into one figure.

• Show the standard deviation or the standard error of the mean for each point on a graph, where appropriate, by drawing a vertical bar; in the legend tell readers what the bar represents, and on how many observations each mean is based.

• Never extrapolate a line or curve beyond the observed points without reminding the reader of the hazards of drawing conclusions from extrapolation*.

• Design illustrations so that as little lettering as possible will be needed. Draft short but informative descriptions for x and y axes and always give the units of measurements (using the Système International). Plan to use the same symbols for the same entities if they occur in several illustrations. Use the same coordinate system if values in different illustrations have to be compared.

• When your impulse is to include photographs, consider first whether this is in fact the best way of presenting your observations. Electrophoretograms, autoradiograms and similar illustrations usually reproduce poorly, and a short description often gives all necessary information just as effectively.

• When you consider it is essential to show the actual appearance of a record or object, make photographs of the highest possible quality. Do not expect a printed illustration to turn out better than its original: in printing, the image is transferred from one surface to another two or three times, losing a little in clarity each time.

• Consult the editor before you plan to include any colour illustrations. Many journals do not accept them; others may print them if you pay some or all of the very high cost.

• Editors prefer illustrations that when reduced will fit a column or page of the journal and that use the available space economically: it is cheaper to make one large block for printing several illustrations together than to make several small blocks; it is also cheaper for the journal if all the photographs are rectangles.

• When you have designed the line drawings and selected the photographs, number the illustrations (or rough versions of them) in the order in which you expect to refer to them in the text. Do not number the photographs as a separate series from the drawings unless this is the journals's standard practice.

• Now draft a set of legends for your illustrations. A legend consists of an informative title together with any necessary explanation of the illustration or the lettering or symbols included in it. It should not be placed on the illustration itself. Write all the legends in the style favoured by the journal, then type them as a consecutive series

• Do not make the final drawings or prints until you start revising the text.

_____________

* extrapolate - 1. maths to estimate (a value of a function or measurement) beyond the values already known, by the extension of a curve. Compare interpolate (sense 4).

interpolate - 4. maths to estimate (a value of a function) between the values already known or determined. Compare extrapolate (sense 1).

Collins English Dictionary

“William Collins' dream of knowledge for all began with the publication of his first book in 1819. A self-educated mill worker, he not only enriched millions of lives, but also founded a flourishing publishing house.”

Ilustracje

• Podobnie jak tabele, ilustracje wraz z ich podpisami czy tytułami muszą stanowić odrębną całość, tak by była ona niezależna od tekstu i całkowicie się „samo-objaśniała”. W tym momencie naszym zadaniem jest dokonanie wyboru oraz zaprojektowanie ilustracji i ich tytułów.

• Istnieją dwa główne rodzaje ilustracji: rysunki (diagramy czyli wykresy, histogramy, „szkice”) oraz fotografie, z których można wykonać ilustracje operujące półtonami.

• Starannie zaprojektowane rysunki (zawierające krzywe lub histogramy) mogą prezentować jednocześnie kilka trendów i zależności, nie należy jednak „upychać” zbyt wielu wątków na jednym rysunku.

• Wszędzie gdzie jest to stosowne, dla punktów umieszczonych na rysunku powinno się zaznaczać pionowymi kreskami odchylenia standardowe lub błędy standardowe wartości średnich; w legendzie należy wyjaśnić znaczenie tych pionowych kresek oraz liczbę obserwacji, składających się na każdą wartość średnią.

• Nigdy nie należy ekstrapolować linii czy krzywej poza punkty objęte obserwacjami, chyba że przypomnimy czytelnikowi niebezpieczeństwa związane z wyciąganiem wniosków na podstawie ekstrapolacji.

• Projektujmy ilustracje tak, by trzeba było użyć jak najmniejszej ilości liter. Zaprojektujmy krótkie lecz treściwe opisy osi x oraz y, zawsze podając jednostki miar (w układzie SI). Planujmy stosowanie tych samych symboli dla tych samych zmierzonych parametrów jeśli mają one wystąpić na kilku ilustracjach. Stosujmy te same systemy współrzędnych jeśli zamierzamy porównywać te same wartości występujące na różnych ilustracjach.

• Jeśli zamierzamy zamieścić fotografie, rozważmy najpierw czy rzeczywiście jest to najlepszy sposób przedstawienia naszych obserwacji. Zwykle elektroforegramy, autoradiogramy i podobne ilustracje reprodukują się dość słabo, a krótki opis informacji zawartych na tych ilustracjach zupełnie wystarcza by je dokładnie zreferować.

• Jeśli jednak uważamy że przedstawienie rzeczywistego wyglądu zapisu albo obiektu ma kluczowe znaczenie, wykonajmy fotografie o najwyższej osiągalnej jakości. Nie możemy się spodziewać, że po wydrukowaniu taka ilustracja będzie bardziej wyrazista niż jej oryginał: podczas procesu drukowania obraz jest przenoszony dwa lub trzy razy z jednej powierzchni na drugą, za każdym razem tracąc nieco ze swej wyrazistości.

• Zanim zaplanujemy zamieszczenie kolorowych ilustracji skontaktujmy się z redaktorem pisma. Wiele pism nie akceptuje barwnych ilustracji; inne mogą je wydrukować jeśli pokryjemy całość czy określoną część wysokich kosztów druku.

• Wydawcy preferują ilustracje, które po ich wydrukowaniu wypełnią kolumnę lub stronę pisma i które umożliwiają oszczędne gospodarowanie powierzchnią. Po prostu ułożenie jednego dużego bloku z kilkoma ilustracjami jest tańsze niż umieszczenie kilku małych bloków. Podobnie, najoszczędniej drukuje się fotografie gdy wszystkie są prostokątne.

• Gdy zaprojektowaliśmy już wszystkie rysunki i wybraliśmy fotografie, ponumerujmy ilustracje (czy ich szkice) w takim porządku, w jakim spodziewamy się przywoływać je w tekście publikacji. Nie numerujmy fotografii jako odrębnej serii ilustracji, chyba że takie jest zalecenie pisma do którego chcemy wysłać maszynopis.

• Teraz zaprojektujmy podpisy (tytuły) wszystkich ilustracji. Podpis pod rysunkiem zawiera tytuł ilustracji oraz wszystkie konieczne objaśnienia ilustracji, w tym użytych w niej symboli literowych i temu podobnych. Podpis nie powinien być umieszczony na tej samej kartce co ilustracja. Wszystkie opisy ilustracji powinniśmy napisać po kolei na osobnej stronie (lub stronach, jeśli ilustracje są liczne a ich opisy nie mieszczą się na jednej stronie).

• Nie przygotowujmy ostatecznych wersji rysunków czy fotografii zanim nie przystąpimy do poprawiania napisanego już maszynopisu publikacji.

Dealing with Copyright

• So far, we have assumed that the illustrations and tables are all based on your own work. But occasionally you may want to borrow such items, as well as portions of text, from other people's published or unpublished work.

• Common politeness requires that you acknowledge the source of this, including paraphrased passages. In many instances copyright law further requires you to obtain written permission to reproduce the material. It is your responsibility, not the editor's, to obtain that permission.

• Copyright law is not always clear on how much you may quote from someone else's text without permission. It is safest to ask permission to quote anything longer than a few lines, or about 200 words.

• If you want to reproduce a complete table or figure from published work, you must normally obtain written permission to do so from the copyright-holder, who may be the publisher, the author, or a third party named in one of the early pages of the book or journal in which the item first appeared.

• If the author of the item is not the copyright-holder, it is common courtesy, though not required by law, to obtain his approval as well as that of the copyright-holder.

• Even when you wish to reproduce something from an earlier publication of your own, if you have not retained the copyright you must ask permission from the copy-right holder.

• You can help to ensure a prompt reply to your request to reproduce material if you send both the copyright-holder and the author whose material you want to borrow two copies of a letter (or release form) such as the one shown on the next page.

• If the form of acknowledgement is not specified in the reply, write “Reproduced, with permission, from Smith 1973” and include the full reference in the list of references cited.

• Reproduction must be completely faithful to the original; any corrections or interpolations of your own must be identified as such.

• Where you have redrawn or rearranged a figure or table, write “Based on Smith 1973” or “Redrawn from Smith 1973”, and include the full reference in the list of references cited.

• If you quote from or refer to unpublished work (for example, work described in a letter or other informal document or in a conversation; or presented during a lecture or meeting that is not being published; or contained in an agency report of limited circulation), it is also very important to ask permission to reproduce or even to refer to it, although there may be no legal requirement to do so. The author or corporate author (an organisation) may have strong objections to the work being released in this way or at the time you expect to publish; you may have misunderstood the author or he may have made a mistake which he can now correct; or subsequent work may have invalidated the original results provided. References to unpublished work are often textual rather than tabular.

________________

^@ ELSEVIER SCIENCE PUBLISHERS B.V. All rights reserved

All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, without the prior written permission of the Publisher, Elsevier Science Publishers B.V., P.O. Box 1527, 1000 BM Amsterdam, The Netherlands.

Special regulations for readers in the USA. This publication has been registered with the Copyright Clearance Center, Inc. (CCC), Salem Massachusetts. Information can be obtained from the CCC about conditions under which the photocopying of parts of this publication may be made in the USA. All other copyright questions, including photocopying outside of the USA, should be referred to the Publsher.

Prawa autorskie

• Jak dotąd, zakładaliśmy że wszystkie ilustracje i tabele tworzymy na podstawie własnych wyników. Czasem jednak możemy chcieć zapożyczyć ilustrację, tabelę czy nawet fragmenty tekstu od autorów opublikowanych lub nieopublikowanych opracowań.

• Zwyczajna grzeczność wymaga, by odnotować źródło, z którego zaczerpnęliśmy takie materiały, włączając w to parafrazowane ustępy tekstu. W wielu przypadkach przepisy prawa autorskiego wymagają uzyskania pisemnej zgody na reprodukowanie materiału. Obowiązek ten spoczywa na nas, autorach przygotowywanej publikacji, a nie na wydawcy naszego dzieła.

• Przepisy prawa autorskiego nie zawsze precyzują, jak obszerny fragment cudzego tekstu można przywołać bez konieczności uzyskania pisemnej zgody. Byłoby najbezpieczniej gdybyśmy prosili o zgodę zawsze gdy zapożyczony fragment tekstu ma objętość kilku linii lub około 200 słów.

• Jeśli zamierzamy reprodukować całą tabelę albo ilustrację zamieszczoną w opublikowanej pracy, musimy na to uzyskać pisemną zgodę właściciela praw autorskich, którym może być wydawca, autor, albo jakaś instytucja. W każdym przypadku właściciel praw autorskich jest wymieniony na jednej z czołowych stron książki albo tomu pisma, w którym ukazała się dana publikacja.

• Nawet jeśli autor nie jest właścicielem praw autorskich, to chociaż prawo tego nie wymaga, zgodnie z zasadami przyzwoitości trzeba otrzymać zgodę autora na równi ze zgodą właściciela praw autorskich.

• Także kiedy zamierzamy reprodukować coś co wcześniej sami opublikowaliśmy, to jeśli nie jesteśmy właścicielami praw autorskich musimy uzyskać zgodę posiadacza praw autorskich naszego materiału.

• Aby nasza prośba o zgodę na reprodukowanie materiału spotkała się z szybką i przychylną odpowiedzią, wyślijmy do właściciela praw autorskich oraz do autora materiału po dwa egzemplarze listu, na przykład takiego jak zamieszczony poniżej.

• Jeśli w odpowiedzi na nasz list nie zostanie zaproponowana jakaś specjalna forma podziękowania za użyczenie materiału do reprodukcji, napiszmy „Reproduced, with permission, from Smith 1973” i umieśćmy kompletną notkę bibliograficzną w „Spisie cytowanej literatury”.

• Reprodukcja musi być całkowicie wierna oryginałowi; o jakichkolwiek wprowadzanych przez nas poprawkach czy uzupełnieniach musimy zamieścić stosowną informację.

• Gdy przerysowujemy albo zmieniamy układ rysunku czy tabeli, napiszmy „Based on Smith 1973” albo „Redrawn from Smith 1973” i umieśćmy kompletną notkę bibliograficzną w Spisie cytowanej literatury.

• Jeśli korzystamy z materiałów niepublikowanych albo się do nich odnosimy (na przykład informacji zawartych w liście lub innym nieformalnym materiale albo wiadomości uzyskanych podczas rozmowy; informacji prezentowanych podczas wykładu naukowego albo sympozjum którego materiały nie zostały opublikowane; materiałów z raportów instytucji rządowych przeznaczonych dla wąskiego kręgu odbiorców), wówczas również należy bezwzględnie poprosić o pozwolenie ich reprodukowania a nawet odniesienia się do takich informacji, także wtedy gdy sytuacja prawna nie zmusza nas do tego. Autor indywidualny czy zbiorowy (organizacja, urząd) może protestować jeśli jego praca zostanie przez nas upubliczniona w taki sposób oraz w takim terminie w jakim zamierzamy to zrobić; mogliśmy przecież źle zrozumieć autora albo autor mógł popełnić pomyłkę którą chciałby skorygować przed upowszechnieniem informacji, albo też jego następne prace mogły wykazać konieczność zrewidowania wcześniej wygłoszonych poglądów. Zamieszczone przez nas informacje o źródle reprodukowanego materiału lub przywołanych poglądów są opisowe, a nie stabelaryzowane (przywołujące liczbowe cechy publikacji, takie jak data, numery tomu i stron; MŁ).

Outlining the Paper

• Now, before you begin to write the text of the paper, make an outline. Two kinds of outline are commonly used: a topic outline and a sentence outline.

• A topic outline defines what subject will be discussed in each section or paragraph.

• A sentence outline expands the topic outline and puts into sentences the main point you want to make about each subject in the topic outline. Ideally, every sentence in the sentence outline will form the basis of a paragraph in the final text.

• Construct the topic outline by arranging the notes collected under your section headings in the order that seems most logical. Distinguish what is important or essential from what is subsidiary, supplementary or dispensable, and plan the relative amounts of space to be devoted to each topic accordingly.

• Arrange the topics in hierarchy, on preferably not more than three levels. If necessary, assign symbols to these levels: I, II, III, etc. for the first level; A, B, C, etc. for the second; 1, 2, 3, etc. for the third; and a, b, c, etc. for the fourth. Then compose a statement about each topic and thereby form the sentence outline. Topics in a topic outline may be used later as the headings and subheadings of your first draft.

• As you write more articles, you will discover (if you do not already know) whether a topic or a sentence outline best suits your needs. Some people prefer a mixed topic and sentence outline, in which each sentence is followed by a number of topics (not elaborated into sentences) that will be included in the paragraph eventually developed from the sentence. Whatever kind of outline you prefer, it will show you both the form your paper is taking and whether there are any gaps in the logic.

• When your outline is complete, with no gaps or repetitions, you are ready for the next step: writing the first draft of the text.

Plan publikacji

• Zanim zaczniemy pisać tekst, przygotujmy plan. Zwykle autorzy posługują się dwoma rodzajami planu: tematycznym albo opisowym.

• Plan tematyczny określa co będzie tematem każdego rozdziału lub akapitu.

• Plan opisowy rozwija plan tematyczny w taki sposób, że każde zagadnienie określone w planie tematycznym formułuje się jako zdanie. W idealnym przypadku, każde zdanie planu opisowego stanowiłoby podstawę akapitu ostatecznego tekstu.

• Napiszmy plan tematyczny poprzez logiczne ułożenie notatek, wcześniej zebranych jako składniki poszczególnych rozdziałów pracy. Zdecydujmy, które zagadnienia są ważne lub kluczowe a które pomocnicze, uzupełniające albo nawet możliwe do pominięcia. Zaplanujmy, ile miejsca poświęcimy na rozwinięcie każdego tematu naszego planu.

• Ułóżmy tematy hierarchicznie, najlepiej nie więcej niż na trzech poziomach. Jeśli to potrzebne, przypiszmy poziomom tej hierarchii stosowne symbole: I, II, III itd. dla poziomu pierwszego, A, B, C itd. dla poziomu drugiego, 1, 2, 3 itd. dla trzeciego i ewentualnie a, b, c itd. dla poziomu czwartego. Następnie w miejscu każdego tematu wpiszmy stosowne stwierdzenie, formułując w ten sposób plan opisowy. Tematy planu tematycznego mogą zostać przez nas wykorzystane jako tytuły i podtytuły poszczególnych fragmentów pierwszego maszynopisu publikacji.

• W miarę pisania coraz liczniejszych publikacji przekonamy się (o ile już tego nie wiemy) czy bardziej nam odpowiada stosowanie planu tematycznego czy planu opisowego. Niektórzy wolą plan mieszany: tematyczno-opisowy, w którym po każdym zdaniu następuje kilka tytułów (jeszcze nie rozwiniętych w zdania); tytuły te wejdą w skład akapitu, który powstanie w rezultacie rozwinięcia zdania. Jakikolwiek jest typ preferowanego przez nas planu, z pewnością uświadomi on nam kształt, jaki przybierze pisana przez nas praca oraz to, czy tok naszego rozumowania nie zawiera jakichś luk.

• Gdy nasz plan jest gotowy, to znaczy przemyślany i przygotowany naprawdę rzetelnie, nie posiadający luk ani powtórzeń, jesteśmy gotowi do rozpoczęcia następnego etapu: pisania pierwszej wersji tekstu publikacji.

33

03. Organising the Paper / Struktura pracy

Dear ..............

I am preparing an article entitled “Going to the Moon” for submission to Scientific Stargazer. I should be grateful if you would grant permission for the following to be reproduced:

Figs. 1 and 2 from your paper/the paper by I.M. Smith entitled “Holes in space” , published in Extraterrestrial Travel, 2: 99-101, 1973.

I am also writing separately to the copyright-holder/author requesting permission to reproduce this material. The usual acknowledgements and a full reference to the paper will of course be included. If you would like the credit line to take any special form, please let me know what this should be.

Would you please indicate your agreement by signing and returning one copy of this letter?

Thank you for your co-operation.

Yours sincerely,

Miroslaw Luczynski

I/we grant permission to reproduce the material specified above.

Signed:........................................................

(copyright-holder/author)

Date:............................................................

Credit line to be used:

....................................................................................................................................................

Ten przykładowy list nie jest chroniony prawem autorskim

This sample letter is not copyright

Szanowny Panie ..............

Przygotowuję artykuł zatytułowany “Podróż na Księżyc”, który zamierzam zamieścić w piśmie Scientific Stargazer. Byłbym wdzięczny za udzielenie mi pozwolenia na reprodukowanie następujących materiałów:

Rysunki  1 i 2 z Pańskiej pracy/z pracy I.M. Smith zatytułowanej “Dziury w przestrzeni” , opublikowanej w Extraterrestrial Travel, 2: 99-101, 1973.

Osobno zwracam się z tą samą prośbą do właściciela praw autorskich/autora materiałów, które chciałbym reprodukować. Oczywiście w moim opracowaniu zamieszczę stosowne podziękowanie oraz pełne dane bibliograficzne pracy. Jeśli życzy Pan sobie jakiejś specjalnej formy podziękowania za pozwolenie reprodukowania wymienionych materiałów, proszę o odpowiednią informację na ten temat.

Będę wdzięczny jeśli zechce Pan wyrazić swa zgodę podpisując i odsyłając na mój adres jedną kopię tego listu.

Dziękując za współpracę

Łączę wyrazy należnego szacunku.

Miroslaw Luczynski

Udzielam/udzielamy zgody na reprodukowanie wyżej wymienionych materiałów.

Podpisano:........................................................

(autor/właściciel praw autorskich)

Data:............................................................

Pożądana forma podziękowania:

....................................................................................................................................................

---