Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych:
Pracodawca, zgodnie z art. 16 oraz art. 94 pkt. 8 Kodeksu pracy, jest zobowiązany do prowadzenia, stosownie do możliwości i warunków, działalności socjalnej. Instrumentem, który pozwala realizować powyższy obowiązek wobec pracowników, ich rodzin oraz byłych pracowników jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
Obowiązek tworzenia specjalnego funduszu, z którego finansuje się uznaniową pomoc socjalną postrzegany jest przez wielu pracodawców jako zbędna ingerencja państwa w działalność podmiotów gospodarczych. Pracownicy natomiast nadal domagają się prawa do korzystania z pomocy socjalnej u pracodawcy.
Uregulowania prawne dotyczące zasad tworzenia funduszu socjalnego oraz gospodarowanie jego środkami zawarte są w ustawie z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 1996r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
Zagadnienia związane z odpisami i zwiększeniami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz świadczeń urlopowych reguluje także prawo podatkowe (od strony przychodów i kosztów).
Ustawa o Funduszu była kilkakrotnie nowelizowana, chodziło m.in. o dostosowanie na bieżąco działalności socjalnej do specyfiki funkcjonowania pracodawców zatrudniających małą liczbę pracowników. Stąd też wprowadzono od 1 stycznia 1997r. instytucję "świadczenia urlopowego".
Założeniem ustawy jest to, aby pomoc socjalna obejmowała pracowników, którzy znajdują się w trudnej sytuacji materialnej czy rodzinnej.
Ze względu na specyfikę zagadnienia oraz konieczność dostosowania polskiego prawa pracy do wymogów i standardów obowiązujących w Unii Europejskiej oczywistym jest, iż następować będą zmiany systemu socjalnych obowiązków pracodawcy wobec zatrudnionych u niego pracowników i zmniejszanie się arbitralnej funkcji państwa w tej dziedzinie.
Środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przeznacza się na finansowanie działalności socjalnej - na rzecz osób uprawnionych, jak również na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych.
Działalność socjalna, o jakiej mowa w ustawie, to usługi, jakie świadczy pracodawca na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo rekreacyjnej, udzielania pomocy materialnej jak również zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Z uwagi na to, że ustawodawca posługuje się pewnymi pojęciami w ustawie, zasadnym jest wskazać, co one oznaczają, i tak:
osoby uprawnione do korzystania z funduszu to pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści będący byłymi pracownikami i ich rodziny. Mogą to być również inne osoby, które mają prawo do korzystania ze świadczeń funduszu, jednakże musi to wynikać z regulaminu o funduszu (np. wychowankowie domu dziecka);
zakładowe obiekty socjalne są to ośrodki wczasowe bądź kolonijne, sanatoria, domy wypoczynkowe, ogrody działkowe, żłobki, przedszkola, obiekty sportowo-rekreacyjne oraz obiekty służące działalności kulturowej;
coroczny odpis podstawowy jest to równowartość dokonanych odpisów na rachunek bankowy funduszu w wysokości i na zasadach określonych w ustawie.
Zasady tworzenia Funduszu
Fundusz mają obowiązek utworzyć pracodawcy zatrudniający powyżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia danego roku kalendarzowego.
Zmiany w stanie zatrudnienia w ciągu roku kalendarzowego u pracodawcy nie mają wpływu na to, czy pracodawca ma obowiązek tworzenia funduszu czy nie. Zmiany zatrudnienia będą zaś miały wpływ na wysokość odpisów na fundusz u pracodawców zobowiązanych do jego tworzenia.
Pracodawcy będący jednostkami organizacyjnymi, które prowadzą gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych, tworzą fundusz bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników.
Pozostali pracodawcy mogą, ale nie muszą, tworzyć fundusz na zasadach określonych w ustawie. W sytuacji gdy jednak nie zdecydują się na utworzenie funduszu, spoczywa na tych pracodawcach obowiązek wypłacania świadczeń urlopowych. Świadczenie to ma wówczas charakter obligatoryjny.
Świadczenia urlopowe stanowią formę finansowej rekompensaty na pokrycie kosztów wypoczynku dla pracowników tych zakładów, w których nie istnieją zakładowe fundusze świadczeń socjalnych.
Przepis wprowadzający świadczenie urlopowe obowiązuje od 1 stycznia 1997r. W sytuacji gdy liczba zatrudnionych pracowników zmienia się w trakcie roku kalendarzowego i w pewnym momencie jest wyższa niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, podstawą do wypłaty świadczeń urlopowych jest liczba zatrudnionych z 1 stycznia danego roku. Pracownicy zachowują prawo do świadczenia urlopowego także wtedy, gdy korzystają z urlopu wypoczynkowego po zatrudnieniu powyżej 20 pracowników. Zasada taka została wprowadzona nowelizacją do Ustawy o ZFŚS - Ustawa z dnia 9 maja 1997r. o zmianie ustawy o związkach zawodowych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 82, poz. 518).
Prawo do świadczenia urlopowego mają pracownicy, którzy korzystają w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Świadczenie urlopowe jest kwotą równą kwocie odpisu podstawowego na ZFŚS w danym roku. Odpis ten stanowi 37,5% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenie w gospodarce w poprzednim roku, lub w II półroczu poprzedniego roku (jeżeli okaże się, że to wynagrodzenie było wyższe). W 2000r. wysokość świadczenia wynosiła:
561,86 zł,
842,79 zł dla pracownika zatrudnionego w warunkach szczególnych,
74,92 zł dla pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki,
89,90 zł dla pracownika młodocianego w drugim roku nauki,
104,88 zł dla pracownika młodocianego w trzecim roku nauki.
Świadczenie urlopowe:
w kwocie równej odpisowi podstawowemu nie jest wliczane do wynagrodzenia,od którego nalicza się składki na ubezpieczenie społeczne,
jest kosztem uzyskania przychodu dla pracodawcy,
dla pracownika jest przychodem, który podlega opodatkowaniu.
Pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze godzin przysługuje świadczenie urlopowe ustalone proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
Świadczenie należy pracownikowi wypłacić najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu.
Należy pamiętać, iż układy zbiorowe pracy mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz, mogą także postanowić, że Fundusz nie będzie tworzony lub, że świadczenie urlopowe nie będzie wypłacone.
Obowiązki pracodawcy rozpoczynającego działalność
Pracodawca rozpoczynający działalność w danym roku kalendarzowym i zobowiązany do utworzenia funduszu, tworzy go dopiero od następnego roku. Podobnie jest z wypłatą świadczenia urlopowego. Jeśli jednak rozpoczęcie działalności następuje na skutek przekształceń restrukturyzacyjnych: w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników, wówczas przepis o odroczeniu tworzenia funduszy (czy wypłaty świadczenia urlopowego) nie ma zastosowania.
Zasady tworzenia odpisu podstawowego
Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.
Przeciętne miesięczne wynagrodzenie ogłasza Prezes Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" nie później niż do 20 lutego każdego roku.
Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku 6%, w trzecim 7% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.
Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika zatrudnionego w warunkach szczególnych wynosi 50% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.
Wysokość odpisu może być zwiększona o 6,25% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia na każdego zatrudnionego w stosunku do którego orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.
Przedsiębiorca sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami może również zwiększyć odpis o 6,25% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia na każdego emeryta lub rencistę uprawnionego do tej opieki.
Odrębne zasady tworzenia Funduszu
Odrębna regulacja prawna w zakresie tworzenia zakładowego funduszu socjalnego dotyczy:
szkół wyższych działających na podstawie przepisów o szkolnictwie wyższym,art. 122 ustawy o szkolnictwie wyższym,
szkół i placówek objętych systemem oświaty w stosunku do nauczycieli podlegających przepisom Karty Nauczyciela - art. 53 Karty Nauczyciela.
Dla tych grup zawodowych tworzy się fundusz w wysokości 8% planowanych rocznych środków przeznaczonych na wynagrodzenia osobowe, dla emerytów i rencistów w wysokości 5% pobieranych przez nich emerytur i rent.
pracowników cywilnych zatrudnionych w jednostkach budżetowych podległych MON, MSWiA oraz MS.
Przepisy ustawy o ZFŚS zawierają delegacje ustawowe dla ministrów tych resortów do wydania odrębnych regulacji prawnych regulujących zagadnienia funduszu. I tak:
rozporządzenie MON z 6 grudnia 1994r. (Dz.U. Nr 132, poz. 678),
rozporządzenie MSW z 11 kwietnia 1995r. (Dz.U. Nr 43, poz. 225 ze zm.),
rozporządzenie MS z 22 marca 1995r. (Dz.U. Nr 37, poz. 182).