Wykład 2 (26.10.2005r.)

KONTROLA ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH

Obrót gotówkowy jest dokonywany za pośrednictwem „Kasy”.

Gospodarka kasowa w przedsiębiorstwie powinna być uregulowana odpowiednim zarządzeniem (instrukcją, regulaminem wewnętrznym) sporządzonym przez kierownika jednostki. Powinno ono określać:

• lokalizację kasy

• wyposażenie w środki zabezpieczające

• instrukcję kasową

• obowiązki kasjera i osób go kontrolujących

• sposoby zapewniające prawidłową kontrolę

Kontrola środków pieniężnych obejmuje następujące zagadnienia:

1. kontrolę prawidłowości stanu gotówki i innych walorów pieniężnych w kasie,

2. kontrola prawidłowości operacji kasowych i ich udokumentowania

3. kontrola prawidłowości środków pieniężnych i operacji na rachunkach bankowych

W kasie mogą być przechowywane środki pieniężne, które nie są większe niż tzw. pogotowie kasowe, którego wysokość ustala kierownik jednostki, biorąc pod uwagę potrzeby obrotu, bezpieczeństwo i możliwości przekazywania ich do banku. W kasie powinny znajdować się tylko środki pieniężne należne do przedsiębiorstwa. Wyjątkiem są depozyty kasy zapomogowo-pożyczkowej lub związków zawodowych. Muszą być one jednak przechowywane na zasadzie depozytu (m.in. oddzielnie pakowane).

Dokumenty kasowe (KP, KW, raport kasowy) powinny być drukami ścisłego zarachowania.

Kontrola wewnętrzna kasy obejmuje następujące zagadnienia:

1. prawidłowość prowadzenia dokumentacji kasowej

2. sprawność zabezpieczenia gotówki w kasie w trakcie transportu

3. organizację pracy kasjera

4. organizację funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej kasy (dotyczy to zarówno kontroli bieżącej i okresowej)

5. sposób rozliczania niedoborów i nadwyżek

6. prawidłowość funkcjonowania kontroli bieżącej

Kontrola bieżąca może ograniczać się do sprawdzania:

1. dokumentacji dotyczących operacji kasowych pod względem formalnym i rachunkowym. Fakt przeprowadzenia kontroli powinien być przez kontrolującego potwierdzony własnoręcznym podpisem. Raport kasowy wraz z załącznikiem podlega kontroli merytorycznej dokonywanej przez głównego księgowego i zatwierdzeniu przez kierownika jednostki.

2. przestrzegania wysokości “pogotowia kasowego”

3. funkcjonowania kasy pod względem technicznym i sposobu jej zabezpieczenia

4. przestrzegania zasad transportu i przechowywania wartości pieniężnych

Bieżącej kontroli dokonują osoby upoważnione przez kierownika jednostki.

Kontrola okresowa ( inwentaryzacja) kasy powinna nastąpić co najmniej w następujących terminach:

• przy przekazaniu-przejęciu kasy (inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza)

• w dniu, w którym stwierdzono powstanie szkody (włamanie, uszkodzenie kasy)

• w dniu kończącym rok obrotowy

• w dniu poprzedzającym dzień zmiany formy prawnej jednostki

• w dniu poprzedzającym dzień otwarcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości jednostki

• w dniu zakończenia działalności jednostki

Kontrola wyciągów bankowych, która powinna być przeprowadzana codziennie (najpóźniej następnego dnia po otrzymaniu wyciągu), polega na:

1. sprawdzaniu ciągłości salda rachunku bankowego i kompletności załączników do wyciągu

2. porównanie kwot z załączników z pozycjami wyciągu

3. sprawdzenie prawidłowości załączników pojedynczych i zestawień zbiorczych

4. ustalenie błędów w wyciągach i załącznikach oraz zawiadomienie o tych błędach bank

Rady dla księgowych

1. Przyjmować do realizacji dokumenty podpisane przez dyrektora lub głównego księgowego

2. od osób nieznajomych żądać okazania dowodu osobistego

3. żądać pokwitowania odbioru gotówki za przedłożone faktury VAT, rachunki

4. przed zakończeniem dnia sprawdzić saldo gotówki w kasie z saldem raportu kasowego

5. przekazanie kasy poprzedzić inwentaryzacją

6. sprawdzić dokładnie załączniki do wyciągu bankowego

7. podpisywać tylko 1 odcinek polecenia przelewu by wzory podpisów nie były znane poza macierzystym bankiem

8. powiadomić właściwe jednostki o posiadanych rachunkach

Rady dla właścicieli:

1. wyrywkowo sprawdzać stan środków pieniężnych w kasie z raportem kasowym

2. kontrolować czy celowo nie zaniżono przychodów lub nie podwyższono rozchodów przez wadliwe sumowanie

3. sprawdzać czy między kolejnymi np. raportami kasowymi zachowana jest ciągłość salda, B.O.=B.Z.

4. Kontrolować czy kwoty pobrane czekiem z banku są przyjmowane do kasy w tym samym dniu

5. zabezpieczyć gotówkę przed kradzieżą

6. otwierać tylko tyle rachunków ile potrzeba

7. wybierać banki stosownie do charakteru działalności firmy ( duża ilość przelewów = bank gdzie prowizje z tego tytułu są najmniejsze

8. określić kompetencje w sprawie podpisywania czeków i przelewów

Cele kontroli rozrachunków

• ustalenie prawidłowości ewidencji poszczególnych rozrachunków

• sprawdzenie prawidłowości i realności sald należności i zobowiązań

• sprawdzić czy wykazuje się dostateczną troskę o terminową windykacje należności i roszczeń

• zbadanie zasadności dokonywanych odpisów umorzeniowych

• zbadanie przyczyn powstania zobowiązań przedawnionych

• analiza terminów przedawnienia roszczeń

Podczas kontroli rozrachunków sprawdza się terminy płatności co pozwala ustalić zobowiązania i należności:

1. bieżące, niebudzące wątpliwości

2. wątpliwe, nieuzasadnione właściwymi dokumentami

3. przeterminowane, nieuregulowane z winy dłużnika

4. sporne, czekające na orzeczenie sądu

5. przedawnione, podlegające spisaniu w pozostałe koszty operacyjne

Dla zwiększenia kontroli wypłat sum do rozliczenia niezbędne jest ograniczenie do minimum liczby pracowników uprawnionych do pobierania zaliczek. Przy wykonywaniu kontroli należy zwrócić uwagę na to, aby:

• nie wypłacać tej samej osobie zaliczki przed rozliczeniu się z poprzedniej zaliczki

• ściśle określono przeznaczenie zaliczki

• nie wypłacać zaliczek na zakup materiałów pracownikom, którzy sami zużywają te materiały

• obieg rachunków dokumentujących koszty podróży był taki sam w przypadku delegacji

5

---