ORGANIZACJA GOSPODARCZA JAKO OBIEKT ZASTOSOWAŃ INFORMATYKI

W przedsiębiorstwach można wyróżnić takie systemy jak:

System zarządzania

System informacyjny

System wykonawczy

Do zadań systemu zarządzania należy wyznaczanie celów działania i ustalanie zadań (planowanie, prognozowanie) dla sytemu wykonawczego oraz symulowanie wykonania zadań i stopnia realizacji celów. W systemie tym największa rola przypada decydentom szczebla strategicznego i taktycznego.

System wykonawczy odpowiada za produkcję, dystrybucję i świadczenie usług. Tak więc do tego systemu należą komórki produkcyjne, usługowe i pomocnicze. Za sprawność jego działania odpowiada system zarządzania.

Funkcjonowanie systemu zarządzania i sytemu wykonawczego integruje system informacyjny. Obejmuje on swym zasięgiem całą działalność przedsiębiorstwa. System ten obejmuje szeroko rozumiany proces przetwarzania danych i dostarczanie informacji wynikowych decydentom na poszczególnych szczeblach zarządzania. Poglądowe zależności między tymi trzema systemami i otoczeniem przedstawia poniższy rysunek:

Przedsiębiorstwo

informacje o stanie otoczenia zadania i polecenia dla

z systemu wykonawczego systemu wykonawczego

informacje z otoczenia informacje dla

otoczenia

zadania sprawozdania

i polecenia o wykonaniu zadań

i zakłóceniach

środki produkcji produkty pracy

TYPOLOGIA SIZ

Zależność między celem systemu, a typami systemów jakie należy wybierać przedstawia poniższa tabela:

Cel SI	Typ SI
Gromadzenie i uzyskiwanie informacji	Systemy transakcyjne Systemy automatyzacji biura Systemy przechowywania danych - biblioteczne
Wspomaganie podejmowania decyzji	Systemy informowania kierownictwa Systemy wspomagania decyzji Systemy ekspertowe Systemy wspomagania zarządu
Analiza i realizacja decyzji	Urządzenia sterowane komputerowo - OSN, bankomat Systemy produkcyjne wspomagane komputerowo - monitorowania procesów, roboty przemysłowe

Przyjmuje się, że dane to każde dowolne przedstawienie faktów, liczb, pojęć w sformalizowanej postaci, umożliwiające przekazywanie i dokonywanie na nich różnorodnych czynności przetwarzania. Tak więc dane to „surowe fakty”, znaki zapisane na jakimś medium (na przykład na materiale lub urządzeniach technicznych)

Współczesny system informatyczny zarządzania jest konglomeratem różnorodnych składników, na które składają się przede wszystkim:

Biorąc pod uwagę przede wszystkim pełnione funkcje przez systemy informatyczne w przedsiębiorstwie, można wyróżnić ich następujące kategorie:

• systemy dziedzinowe (transakcyjne),

• systemy informacyjno-decyzyjne,

• zintegrowane systemy informatyczne zarządzania,

• systemy zarządzania łańcuchem dostaw,

• systemy zarządzania relacjami z klientami,

• systemy zarządzania dokumentami i procesami,

• systemy pracy grupowej,

• systemy automatyzacji prac biurowych i administracyjnych,

• elektroniczna wymiana dokumentów,

• e-biznes,

PROCES PROJEKTOWANIA SIZ

Sekwencje spójnych o interdyscyplinarnym charakterze i wielokryterialne ocenianych działań różnie ustrukturalizowanych:

Proces ten obejmuje:

• opracowanie koncepcji informatyzacji organizacji, rozpoznanie potrzeb informacyjnych, zdefiniowanie problemu (zadania) projektowego;

• implementacja;(zapisanie projektu w systemie)

• utrzymanie;

• modernizacja;

• rozwój systemu.

CEL PROJEKTOWANIA SIZ

Zapewnienie skutecznego, efektywnego i szybkiego zbierania
i przetwarzania informacji niezbędnych do podejmowania decyzji gospodarczych.

CYKL ŻYCIA SYSTEMU (ANG. SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE)

Ciąg wyodrębnionych, wzajemnie spójnych etapów, pozwalających na pełne i skuteczne zaprojektowanie oprogramowania, a następnie użytkowanie systemu informatycznego.

Modele cyklu życia sytemu:

• model tradycyjny, liniowym kaskadowy (waterfall)

• model ewolucyjny

• model przyrostowy

• model Fry'ego

• model z prototypem

• model spiralny

METODYKA TWORZENIA SIZ

Spójny, logicznie uporządkowany zbiór metod, technik, zasad wykorzystywanych w procesie realizacji cyklu życia systemu, a w szczególności w fazie analizy i projektowania.

Każda metodyka musi przede wszystkim:

• obejmować cały cykl życia systemu

• wykorzystywać w procesie SIZ techniki i narzędzia komputerowe

• operować standardami

PODEJŚCIE STRUKTURALNE

1. Orientacja na funkcje i procesy (model logiczny procesów realizowany przez system)

2. Orientacja na dane (tworzy się model logiczny danych)

3. Analiza zstępująca z góry na dół (top-down) - koncentrujemy się bardziej na ogólnych funkcjach i danych, później są one dekompletowane na dane szczegółowe

4. Priorytet analizy logicznej (koncentracja na logicznych aspektach systemu, najważniejsze jest modelowanie logiczne)

5. Wadą jest odrębność modelowania danych i procesów (rozdział pomiędzy modelowaniem danych i procesów, może nastąpić rozbieżność między danymi i procesami)

6. Ustrukturalizowane narzędzia i techniki

GŁÓWNE PROBLEMY INFORMATYZACJI:

1. Czy w organizacji istnieje potrzeba informatyzacji i w jakich dziedzinach?

2. Jakie cele strategiczne zamierza organizacja osiągnąć w wyniku wdrożenia SIZ?

3. 
   Czy organizacja posiada środki inwestycyjne na realizacją informatyzacji

CZYNNIKI WPŁYWAJĄCE NA OKREŚLENIE STRATEGII INFORMATYZACJI

DOKUMENTACJA FAZY STRATEGICZNEJ

• Charakterystyka wybranego wycinka działalności gospodarczej, dla którego projektujemy system

• Definicja celów informatyzacji

• 
  Opis zakresu SIZ

• Opis podstawowych funkcji SIZ

• Ogólny model SIZ

• Opis sposobu realizacji SIZ

• Kosztorys

• Harmonogram prac.

MODEL KASKADOWY

Założenia:

1. Na początku każdego projektu istnieje stabilny zestaw potrzeb.

2. Potrzeby nie zmieniają się w trakcie życia systemu.

3. Proces budowy systemu odbywa się stopniowo, po skończeniu jednej fazy zaczynane jest następne.

4. Każdy kolejny etap oznacza uszczegółowienie i przybliżenie do rzeczywistości.

5. Powoduje to powrót do poprzednich etapów w momencie gdy nie znamy wszystkich elementów procesu projektowego.

MODEL EWOLUCYJNY

Założenia:

1. Cały system jest dzielony na moduły.

2. Każdy z modułów odbywa przejście przez kolejne fazy cyklu budowy systemu.

3. Na końcu działań projektowych przystępuje się do specjalnego etapu polegającego na integracji całego systemu i przeprowadzeniu testów.

4. W systemie podzielonym na części, których realizacja jest przesunięta w czasie łatwiej nadążać za zmieniającym się celem działania.

5. Ponieważ każdy moduł stanowi początkowo organicznie odrębną całość należy zwrócić uwagę na niebezpieczeństwo związane z koniecznością integracji modułów w całość. MODEL PRZYROSTOWY

Założenia:

1. Przeprowadzona analiza dla całego systemu. Powstaje koncepcja wstępna systemu.

2. System podzielony jest na moduły realizacyjne, projektowany, programowany, testowany jako kolejno dla każdego z nich.

3. Spójność systemu zapewniają założenia systemu oraz wspólne końcowe etapy instalacji i wdrożenia, w których przeprowadzana jest też integracja systemu.

MODEL SPIRALNY

FAZY MODELU SPIRALNEGO

1. Rozpoczyna się od ustalenia wstępnych wymagań i analizy ryzyka ich realizacji.

2. Na tej podstawie buduje się pierwszy prototyp i tworzy konceptualny plan całości.

3. Po kolejnej analizie ryzyka budowany jest następny prototyp i tworzy się wymagania dotyczące oprogramowania.

4. Powstaje plan tworzenia i odbywa się kolejny etap zakończony projektem oprogramowania.

Kolejny obieg przynosi projekt szczegółowy, oprogramowanie, testy i wdrożenie.

Analiza systemu informacyjnego - Analiza potrzeb informacyjnych użytkowników

Funkcje analizy:

1. Ma dokładnie sprecyzować Po co? ma być zastosowany system informatyczny.

2. Musi być dokładnie zdefiniowany zakres SIZ.

3. Jak system ma działać? Jaki będzie sposób działania SIZ?

ETAPY ANALIZY:

1. Badanie potrzeb informacyjnych użytkowników - dotychczasowego systemu przetwarzania danych

2. Opracowanie modelu logicznego systemu.

Wynikiem analizy powinien być opis 3 struktur:

1. struktura funkcjonalna - dotyczy zadań i funkcji, jakie system ma wykonywa oraz powiązań z innymi systemami działającymi w przedsiębiorstwie;

2. struktura informacyjna - dokładny opis danych źródłowych (wejściowych), które są dostarczane; dokładny opis informacji wynikowych; struktura ta zawiera opis relacji pomiędzy danymi wejściowymi a wynikowymi;

3. struktura techniczno-technologiczna - zawiera dokładny opis sprzętu, oprogramowania i technologii tworzenia systemu.

Określenie w jakich obszarach firmy ma działać system. Jakie są potrzeby bieżące i przyszłe użytkowników. Należy przewidzieć rozwój potrzeb w miarę rozwoju przedsiębiorstwa. Jest to proces bardzo pracochłonny i kosztowny, wiążący się z przeprowadzaniem rozmów, wywiadów, ankiet z użytkownikami, zbieraniem

informacji o przedsiębiorstwie. Jeżeli ten etap jest prawidłowo przeprowadzony możemy mieć pewność, że system będzie działać prawidłowo.

Sposoby badania potrzeb użytkowników:

1. Analiza dokumentacji

2. Wywiad

3. Ankieta

4. Analiza dokumentów

5. Obserwacja

Żadna z tych technik nie jest uniwersalna, ani samowystarczajaca tzn., że równocześnie trzeba przeprowadzać analizę kilkoma metodami.

Pierwsza faza o zbieraniu potrzebnych informacji (o istniejących systemach, itd.). Dotyczy ona np. analizy schematów organizacyjnych, opisu stanowisk pracy i przepływu dokumentów miedzy nimi, opisu procedur wewnętrznych, sprzedaży, systemu szkoleń itd.

Należy prześledzić ją w celu zobaczenia jaki jest profil działalności danego przedsiębiorstwa.

Niebezpieczeństwa związane z tą metodą:

• nie uwzględnia całkowicie przyszłych potrzeb użytkowników, ponieważ analizujemy dokumentację teraźniejszą a nawet przeszłą.

• Brak dokumentacji

• Dokumentacja nieaktualna

Najczęściej wykorzystywany sposób badania potrzeb użytkowników. Analitycy mają za zadanie zebrać informacje i weryfikują wiedze o potrzebach teraźniejszych i przyszłych użytkowników. W trakcie wywiadu uzyskują oni akceptację lub dezaprobatę użytkowników.

Podczas wywiadu buduje się zaufanie użytkowników do przyszłego systemu, do zespołu, który ten system będzie wdrażać.

Najczęstsze problemy podczas wywiadu:

• wywiad przeprowadzony z niewłaściwymi osobami i w niewłaściwym czasie;

• zadawanie złych pytań i otrzymywanie nieprawidłowych odpowiedzi;

• wytworzenie niewłaściwych stosunków między analitykami a użytkownikami.

Jak przygotować prawidłowy wywiad:

Przed wywiadem:

1. Ustalić celu wywiadu, który ma być podany do wiadomości użytkownikowi (powinien być jasny i szczegółowy).

2. Wyznaczenie przez analityków i użytkowników czasu i miejsca przeprowadzenia wywiadu i uzgodnienie z osobą udzielającą wywiadu

3. Wcześniejsza autoryzacja wywiadu przez kierownictwo danego przedsiębiorstwa, komórki

4. Ustalenie listy pytań

W trakcie wywiadu:

• punktualność;

• przestrzegać zasad dobrego wychowania

• w prosty sposób przedstawić na początku cel wywiadu

• kontrolować wywiad, wypowiedzi użytkowników

• zadawać pytania, co do których jest prawdopodobieństwo odpowiedzi

• używać fachowej terminologii

• komentować w sposób raczej pochlebny niż krytyczny

• nie przedłużać rozmów, robić planowane przerwy, w razie konieczności wyznaczać następne terminy

• sporządzać notatki w trakcie wywiadu

• zakończyć wywiad streszczeniem uzyskanych informacji

• sporządzić oficjalny protokół i przedłożyć go do zatwierdzenia użytkownikowi.

Może ona poprzedzać wywiad, w celu zebrania szerszych informacji, lub też po wywiadzie w celu potwierdzenia informacji jakie analitycy uzyskali od użytkownika w trakcie wywiadu.

Najczęstsze problemy z ankietą:

• różna interpretacja pytań i niejednoznaczność odpowiedzi;

• możliwość uzyskania odpowiedzi od nielicznej liczby respondentów;

• brak możliwości wyjaśnienia wątpliwości;

• brak możliwości oddziaływania na nastawienia respondentów - brak kontaktu z użytkownikiem;

• ankieta zwiększa możliwość odpowiedz na pytania kontrowersyjne.

Zasady budowania poprawnej ankiety:

1. Jasne postawienie celu ankiety (w nagłówku) i jej tytułu;

2. Wyjaśnienie respondentowi celu ankiety we wstępie lub piśmie przewodnim;

3. Formułowanie pytań jednoznacznych, zwięzłych, bezstronnych, nie sugerujących żadnych odpowiedzi, odnoszących się do jednego zagadnienia;

4. Wyrażanie pytań w języku eksperta danej dziedziny;

5. Uporządkowanie pytań w logicznej kolejności, od najbardziej ogólnych do szczegółowych, pogrupowanych tematycznie.

6. Pogrupowanie pytań powiązanych ze sobą merytorycznie

7. Takie skonstruowanie ankiety, by możliwe było jej komputerowe sprawdzanie

Polega ona na przeglądnięciu dokumentów, które funkcjonują w przedsiębiorstwie. Podczas tej analizy musimy uzyskać odpowiedzi na następujące pytania:

1. Kto tworzy dokument?

2. Jak dokument jest przygotowywany?

3. Jakie dane z dokumentów są wykorzystywane?

4. Kto używa dokumentów?

5. Do jakich celów dokumenty są używane?

6. Jak dokumenty są przechowywane

7. Jak długo są dokumenty przechowywane?

UWAGA! Projektowany system powinien być udoskonaleniem systemu już istniejącego.

Ten sposób polega na obserwacji istniejącego systemu, na obserwacji co dzieje się w przedsiębiorstwie, jaki jest przepływ dokumentów, itd. Pozwala to na zauważenie elementów, które nie są udokumentowane.

Otoczenie organizacji

• rynek oprogramowania i sprzętu

• technologie informatyczne

• metodologie i techniki

• rozwiązania stosowane w innych organizacjach

Plan strategiczny działalności organizacji

Plan strategii informatyzacji:

• Cele, zakres, funkcje

• Zasoby finansowe, kadrowe, technologiczne, organizacyjne

• Harmonogram informatyzacji

Projekt zmian w działalności organizacji

Projekt informatyzacji:

• Projekt procesów

• Projekt danych

• Projekt technologii

• Projekt zasobów ludzkich

Bieżąca działalność organizacji

Bieżący stan informatyzacji:

• Istniejące procesy

• Istniejące dane

• Istniejące technologie

• Istniejące zasoby ludzkie

Metody i techniki analizowania, projektowania oraz programowania

Zbiory danych oraz bazy danych

Strategie, reguły i procedury zarządzania w przedsiębiorstwie

Zespoły ludzkie

SYSTEM INFORMATYCZNY ZARZĄDZANIA

Infrastruktura oprogramowania

(software)

Infrastruktura techniczna (hardware)

Infrastruktura bezpieczeństwa i ochrony zasobów informacyjnych

przetwarzanie i analiza danych

wnioskowanie i uczenie się

„Surowe” fakty zapisane na określonym medium

Informacje

Wiedza

System informacyjny

System wykonawczy

System zarządzania

Organizacja

• strategia gospodarcza

• środowisko sprzętowo-programowe

• możliwości finansowe

• możliwości kadrowe

• możliwości organizacyjne

Taki dokument powinien być podpisany, zaakceptowany przez zespół wdrażający projekt oraz przez władze danej organizacji

Wdrożenie

Instalacja

Testowanie

Programowanie

Projektowanie

Analiza

Integracja i testy

...

Programowanie

Projektowanie

Analiza

Testowanie

Analiza

Wdrożenie

Instalacja

Programowanie

Projektowanie

Wdrożenie

Instalacja

Analiza

Testowanie

Programowanie

Projektowanie

Testowanie

Programowanie

Projektowanie

Testowanie

Programowanie

Projektowanie

Sformułowanie

i Analiza

Potrzeb

Modelowanie konceptualne

Modyfikacja

i Adaptacja

Twórca Systemu

Projektowanie fizyczne

Eksploatacja

i Kontrola

Wdrożenie

Model Fray'ego

KONSTRUOWANIE

PLANOWANIE

ANALIZA RYZYKA

WERYFIKACJA

GOTOWY SYTEM

wstępne wymagania i planowanie projektu

analiza ryzyka oparta na wstępnych wymaganiach

analiza ryzyka oparta na reakcji użytkownika

kontynuować czy nie?

wstępny prototyp

kolejny prototyp

skonstruowany system

weryfikacje dokonywane przez użytkownika

AD. 1 ANALIZA DOKUMENTACJI

AD. 2 WYWIAD

AD. 3 ANKIETA

AD. 4 ANALIZA DOKUMENTÓW

AD. 5 OBSERWACJA

---