ORGANIZACJA PRAC KONTROLNO-ANALITYCZNYCH
Istota i funkcje kontroli wewnętrznej
zarządzanie jest celową działalnością, przejawiającą się w wykonywaniu następujących funkcji:
-planowania
-organizowania i koordynacji
-motywacji
-kontroli.
Wymienione funkcje są ze sobą sprzężone.
Dzięki sprzężeniu zwrotnemu które jest specyficzna cechą kontroli, jest możliwe oddziaływanie na przyszłość na podstawie wniosków wynikających z kontroli odnoszącej się do przyszłości.
Istotą kontroli jest porównanie.
Porównanie pozwala ocenić realizację (wykonanie) zamierzeń.
W przebiegu kontroli można wyodrębnić następujące fazy:
-stworzenie bazy porównawczej
- poznanie stanu faktycznego
-ustalenie odchyleń w drodze porównania stanu faktycznego z zakładanym
- badanie przyczyn odchyleń.
Szczególnie ważne dla skuteczności i efektywności kontroli ma jakość bazy porównawczej. Porównania mogą być przeprowadzone w następujących płaszczyznach:
-w odniesieniu do założeń
- w czasie
-w przestrzeni.
Porównania w odniesieniu do założeń najczęściej dotyczą planów
Na ich podstawie można ocenią przebieg realizacji zamierzeń oraz stopień osiągnięcia założonego celu.
Planowanie i kontrola wzajemnie się warunkują i uzupełniają
Plany stanowią podstawę wykonania czynności kontrolnych, natomiast kontrola pozwala ujawnić ewentualne usterki planów oraz ocenić realizację sprzyjając opracowaniu lepszych planów w przyszłości.
Porównania w czasie mogą być przeprowadzone w okresie do okresu ubiegłego albo do okresu przyjętego jako bazowy.
Porównania to pozwalają kontrolować rozwój zjawisk gospodarczych, ich dynamikę w zestawieniu z innymi okresami.
W porównaniu w przestrzeni za podstawę mogą być przyjęte wielkości z innych jednostek gospodarczych tej samej branży o podobnych rozmiarach i warunkach prowadzenia działalności gospodarczej.
Podstawę mogą stanowić średnie wielkości dla danej branży w kraju bądź za granicą.
Rezultatem porównań dokonanych w czasie kontroli jest ustalenie odchyleń zdarzeń rzeczywistych od danych bazowych.
Odchylenia mogą być pozytywne gdy poziom/ przebieg kontrolowanych zdarzeń jest korzystniejszy od podstawy porównań.
Odwrotny charakter mają odchylenia negatywne.
Odchylenie może być wyrażone w wielkościach bezwzględnych albo względnych (wskaźniki stosunkowe, procentowe)
W praktyce wartości względne są uważane za bardziej przydatne, ponieważ określają stopień odchylenia wielkości rzeczywistych od zakładanych.
Kontrola nie ogranicza się do stwierdzenia odchylenia i określenia jego charakteru.
Należy dokonać dokładnego poznania odchyleń, a zwłaszcza ustalenie, czy mają one charakter:
rzeczywisty
czy pozorny
W celu określenia, czy mamy do czynienia z takimi odchyleniami należy ocenić, czy:
właściwa i aktualna jest baza porównawcza
wiarygodne i rzetelne są informacje o badanym zjawisku
prawidłowo zostały wykonane czynności kontrolne
Po wyeliminowaniu odchyleń pozornych należy określić przyczyny o rzeczywistym charakterze (złe zarządzanie, niewłaściwa realizacja)
Badając przyczyny odchyleń należy wyjaśnić czy są to odchylenia:
wewnętrzne
zewnętrzne
zależne od jednostki
niezależne od jednostki
Z badaniem odchyleń powstałych w wyniku działań kontrolnych łączy się:
określenie czynników wpływających na odchylenia
miejsce powstania
osoby odpowiedzialne za odchylenia
możliwość przeciwdziałania
Tego typu działania wymagają przeprowadzenia badań przyczynowo-skutkowych, co oznacza łączenie funkcji porównawczej z analityczną.
Działania kontrolne wymagają sprzężenia kontroli z analizą, pozwalającą zinterpretować rezultaty kontroli.
Istotą analizy jest wyodrębnienie cech lub części składowych jakiejś całości (zjawiska lub przedmiotu) oraz badanie ich właściwości, a także powiązań i zależności między nimi.
Analiza zajmująca się badaniem działalności gospodarczej jest określona mianem analizy ekonomicznej.
W ramach analizy ekonomicznej można wyróżnić analizę:
techniczno-ekonomiczną- zajmującą się określonymi fragmentami działalności jednostki gospodarczej i wykorzystaniem czynników produkcji
finansową- obejmującą swym zakresem całokształt działalności gospodarczej z wykorzystaniem syntetycznych wielkości odzwierciedlających finansowe aspekty działalności
Działy analizy działalności gospodarczej stanowią całość wzajemnie się uzupełniającą
Zasadniczym zdarzeniem analizy sprzężonej z kontrolą jest interpretacja odchyleń ujawnionych podczas kontroli.
Łączy się to z ustaleniem przyczyn kontroli, dzięki czemu jest możliwe sformułowanie wynikających z kontroli i wykorzystania jej wyników w procesie zarządzania w celach:
diagnostycznych- ocenia sytuację
optymalizacyjnych- weryfikacja założeń planowanych i podejmowanych działań
korygujących- eliminacja skutków niepożądanych odchyleń
Przyczyny odchyleń
Kryterium podziału |
Rodzaj przyczyny |
Charakterystyka |
Miejsce powstania |
|
|
Źródła powstania |
|
|
Badania kontrolno-analityczne spełniają następujące funkcje:
informacyjną- kontrola jako „system alarmowy” w przedsiębiorstwie
profilaktyczne- kontrola jako instrument zapobiegania
instruktażowe- wykorzystanie wniosków z kontroli
pobudzające- powiązanie z kontrolą systemu motywującego
Zakres i charakter wymienionych zdarzeń zależy od momentu i celu przeprowadzania badań kontrolno-analitycznych.
Badania ze względu na moment ich przeprowadzania mogą mieć charakter:
wstępny (ex ante)- gdy przedmiotem są zarządzenia (plany, decyzje) o różnym horyzoncie czasowym, ze szczególnym uwzględnieniem ich realności, prospektu rozwoju, ryzyka osiągnięcia celu, ewentualnych zagrożeń
bieżący (operatywny)- gdy badania dotyczą realizujących operatywnych zadań gospodarczych, badania te powinny stwarzać podstawy reakcji na powstające zagrożenia, pojawiające się zakłócenia itp.
następny (ex post) gdy badania wiążą się z oceną osiąganych wyników z punktu widzenia zamierzeń efektywności gospodarowania
incydentalny- gdy badania odnoszą się do wybranych zagadnień czy problemów wynikających z pojawiających się potrzeb
Na każdym szczeblu zarządzania kontrolna i analiza muszą sprzyjać realizacji funkcji zarządzania nastawionego na osiąganie celów gospodarowania.
Badania kontrolno-analityczne powinny charakteryzować się następującymi cechami:
przydatnością
powiązaniem z zakresem odpowiedzialności w jednostce gospodarczej
orientacja na cele
odpowiednią częstotliwością i szybkością
zrozumiałością i prostotą
pożądaną szczegółowością i elastycznością
obiektywizmem
rzetelnością i wiarygodnością
Wystąpienie przedstawionych cech badań kontrolno-analitycznych zależy od:
zastosowanych metod badawczych
jakości materiałów źródłowych
organizacji i techniki prac kontrolno-analitycznych
Definicja:
System kontroli wewnętrznej- całościowy system kontroli finansowych i pozafinansowych, ustalony przez kierownictwo jednostki w celu:
prowadzenia działalności gospodarczej jednostki w sposób uporządkowany i efektywny
zapewnienia przestrzegania zasad ustalonych przez kierownictwo
zabezpieczaniu zasobów, zagwarantowanie na ile to możliwe, kompletność i dokładności zapisów księgowych
kontrola wewnętrzna- określona procedura lub zasada stanowiąca pojedynczy element systemu kontroli wewnętrznej…
Cechy:
być „szczelny” , tzn. uwzględniać wszystkie obszary podlegające kontroli
mieć charakter zorganizowany, a nie przypadkowy
być powiązany z systemem rachunkowości i strukturą organizacyjną
odpowiadać branży, wielkości i specyfice jednostki
ujmować zagadnienia kompleksowo, a nie fragmentarycznie
być operatywny, tzn. bieżąco sygnalizować sytuacje nieprawidłowe
być elastycznym, tzn. otwartym na zmiany
być skuteczny i efektywny
Rodzaje kontroli wewnętrznej
Do wyodrębnienia rodzajów kontroli wewnętrznej mogą być przyjęte różne kryteria.
Do najczęściej stosowanych metod należą:
moment przeprowadzania kontroli
podmiot kontrolujący
podstawa przeprowadzania kontroli
zakres kontroli
częstotliwość kontroli
miejsce wykonywania kontroli
Ze względu na moment przeprowadzania kontroli:
kontrola wstępna (uprzednia)- następuje po przystąpieniu do realizacji czynności będącymi przedmiotem kontroli, kontrolą objęty jest zamiar (plan) podjęcia określonych czynności albo decyzja o przystąpieniu do nich, do przeprowadzenia tej kontroli jako materiał badany wykorzystuje się dokumentację planistyczną, projektową, kosztorysową albo dokumenty dyspozycyjne np. zlecenia robocze, polecenia wypłaty gotówki, wydania materiałów itp.
kontrola bieżąca (operatywna)- jest przeprowadzana jednocześnie z czynnością będącą przedmiotem kontroli, tj. w czasie trwania kontrolowanej czynności, co umożliwia natychmiastowe ujawnienie odchyleń i bieżącą reakcję na nie, przeprowadzenie tej kontroli wymaga odpowiednio przygotowanych dokumentów. Umożliwiających bieżące śledzenie stopnia realizacji zamierzeń
kontrola następna (ex post)- jest przeprowadzona po zakończeniu czynności, będącą przedmiotem kontroli, przy czym im krótszy jest odstęp między momentem kontroli a zakończeniem kontrolowanej czynności, tym większa jest skuteczność kontroli i możliwości reakcji na negatywne odchylenia w celu usunięcia albo złagodzenia ich skutków, podstawą tej kontroli może być dokumentacja źródłowa, ewidencja, sprawozdawczość
kontrola powtórzona- jest ona powtórzeniem wcześniej przeprowadzonej kontroli, jeżeli istnieją wątpliwości co do wiarygodności jej efektów
kontrola uzupełniająca- celem tej kontroli jest wyjaśnienie dodatkowych okoliczności lub uzupełnienie luk wcześniejszej kontroli